Tải bản đầy đủ

Tài liệu CHƯƠNG 2: TÍNH CHỈNH THỂ CỦA DỰ ÁN doc


16
CHѬѪNG 2: TÍNH CHӌNH THӆ CӪA DӴ ÁN

MӨC ĈÍCH
- HiӇu ÿѭӧc tính chӍnh thӇ cӫa dӵ án thông qua công tác lұp kӃ hoҥch, tӯ ÿó thҩy ÿѭӧc tҫm
quan trӑng cӫa công tác lұp kӃ hoҥch toàn diӋn ҧnh hѭӣng sâu sҳc ÿӃn tính chӍnh thӇ, hӋ
thӕng cӫa dӵ án.
- Nhìn nhұn toàn bӝ dӵ án tӯ kӃ hoҥch tәng thӇ ÿӃn tӯng kӃ hoҥch bӝ phұn; hiӇu ÿѭӧc cách
th
ӭc lұp kӃ hoҥch dӵ án.
- Nҳm ÿѭӧc các nӝi dung
vӅ giám sát viӋc thӵc hiӋn kӃ hoҥch
- Xác ÿӏnh ÿѭӧc vӏ trí cӫa công viӋc kiӇm soát thay ÿәi kӃ hoҥch, tӯ ÿó áp dөng các kӻ
thuұt ÿӇ kiӇm soát thay ÿәi
GIӞI THIӊU CHUNG
Theo mӝt nghiên cӭu mӟi tiӃn hành năn 1998 thì có tӟi 51% sӕ dӵ án công nghӋ thông tin
(CNTT) quy mô lӟn ÿã vѭӧt qua ngân sách trung bình khoҧng 189% ( Gartner 2000.107 ).Có mӝt
sӕ nhân tӕ ҧnh hѭӣng ÿӃn thӵc tӃ này. Trѭӟc ÿây chúng ta ÿã xác ÿӏnh ÿѭӧc mӝt trong sӕ các
nhân tӕ này liên quan trӵc tiӃp ÿӃn các yêu cҫu vӅ chӭc năng, yêu cҫu kӻ thuұt ÿѭӧc xây dӵng
không ÿҫy ÿӫ. NӃu nhѭ quá trình lұp kӃ hoҥch không ÿѭӧc thӵc h

iӋn ÿúng cách thì ҧnh hѭӣng cӫa
nó có thӇ sӁ là mӝt thҧm hӑa. Ngѭӧc lҥi, nӃu quá trình lұp kӃ hoҥch dӵ án ÿѭӧc thӵc hiӋn tӕt, thì
nhӳng lӛi trong yêu cҫu kƭ thuұt có thӃ ÿѭӧc xác ÿӏnh sӟm và dӵ án có thӇ ÿѭӧc ÿѭa trӣ vӅ mӝt
nӅn tҧng vӳng chҳc. Trong bài hӑc này bҥn sӁ hӑc cách ÿһt nӅn tҧng cho mӝt dӵ án.
Bҧn chҩt ÿӝng và sӵ phӭc tҥp cӫa các
dӵ án công nghӋ thông tin ÿòi hӓi mӝt giám ÿӕc dӵ
án xuҩt sҳc phҧi thiӃt lұp ÿѭӧc mӝt nӅn tҧng vӳng chҳc. ThiӃt lұp ÿѭӧc nӅn tҧng nhѭ vұy ÿòi hӓi
phҧi có sӵ hiӇu biӃt vӳng chҳc vӅ phân tích mӝt cҩu trúc chi tiӃt công viӋc ( Work Breakdown
Structure, viӃ
t tҳt WBS ) và cách sӱ dөng các sѫ ÿӗ mҥng (
Network Diagram ), phѭѫng pháp
ÿѭӡng tӟi hҥn ( Critical Path Method ), lӏch trình dӵ án ( Project Schedules) và ngân sách dӵ án.
Không nҳm vӳng ÿѭӧc nhӳng vҫn ÿӅ này thѭӡng dүn tӟi viӋc dӵ án hoҥt ÿӝng vӟi hiӋu quҧ không
әn ÿӏnh thұm chí có thӇ thҩt bҥi. Tuy nhiên, nӃu bҥn nҳm vӳng nhӳng công cө này, bҥn sӁ dҫn
thҩy mình có mӝt cѫ sӣ vӳng chҳc bҩt kӇ bҥn ÿang
làm cho Dӵ án CNTT nào.
1. KǤ vӑng cho quy trình lұp kӃ hoҥch
Ĉһt nhӳng kǤ vӑng có tính thӵc tӃ cho quy trình lұp kӃ hoҥch và thҧo luұn vӅ các phѭѫng
pháp truyӅn tҧi nhӳng kǤ vӑng này trѭӟc khi bҳt ÿҫu công viӋc lұp kӃ hoҥch dӵ án.
Là mӝt giám ÿӕc dӵ án CNTT, bҥn ÿѭӧc ÿánh giá chӫ yӃu trên cѫ sӣ thành công hay thҩt

i cӫa các dӵ án m
à bҥn ÿang tham gia, tuy nhiên bҥn lҥi có thӇ ÿѭӧc giao mӝt chút thӡi gian quý
giá hoһc nguӗn lӵc ÿӇ lұp kӃ hoҥch. Do các dӵ án CNTT rҩt phӭc tҥp và luôn biӃn ÿӝng nên
chúng ÿòi hӓi quá trình lұp kӃ hoҥch tәng thӇ phҧi thành công. NӃu muӕn dӵ án cӫa mình hoàn
thành ÿúng thӡi hҥn, ÿúng ngân sách và ÿúng yêu cҫu kӻ thuұt thì bҥn phҧi ÿҧm bҧo ban quҧn lý
dӵ án có nhӳng kǤ vӑng
hӧp lý vӅ thӡi gian và tài nguyên ÿӇ hoàn thành công viӋc.
a. Lұp kӃ hoҥch



Xác ÿӏnh các phѭѫng pháp, tài nguyên và công viӋc cҫn thiӃt ÿӇ ÿҥt ÿѭӧc mөc tiêu.

17
Ĉӏnh nghƭa:
Lұp kӃ hoҥch là mӝt phѭѫng thӭc tiӃp cұn có hӋ thӕng, cách nhìn chӍnh thӇ, toàn diӋn dӵ
án nhҵm xác ÿӏnh các phѭѫng pháp, tài nguyên và các công viӋc cҫn thiӃt ÿӇ ÿҥt ÿѭӧc mөc tiêu.
Mөc tiêu cӫa các Dӵ án CNTT là hoàn thành ÿúng thӡi hҥn, ÿúng ngân sách, cung cҩp hiӋu quҧ
hoҥt ÿӝng mong muӕn vӅ mһt kӻ thuұt ÿѭӧc chҩp nhұn cӫa nhà tài trӧ/khách hàng. Quá trình lұp



hoҥch xác ÿӏnh cҫn phҧi là
m gì? Làm nhѭ thӃ nào? Ai là ngѭӡi thӵc hiӋn và thӵc hiӋn khi nào?
Mөc ÿích chính cӫa quá trình lұp kӃ hoҥch vҥch ra phѭѫng hѭӟng, quan trӑng hѫn ÿӇ tránh các
vҩn ÿӅ rҳc rӕi, rӫi ro. Lѭӧng thӡi gian và tiӅn bҥc dành cho quá trình lұp kӃ hoҥch cҫn phҧi tӍ lӋ
trӵc tiӃp vӟi chi phí tiӅm năng tӯ các lӛi gһp phҧi do thiӃu quá trình lұp kӃ hoҥch. Mөc tiêu là chi

ÿӫ tài nguyên trong quá trình lұp kӃ hoҥch nhҵm thúc ÿҭy thӵc hiӋn thành công dӵ án chӭ không
phҧi là chi phí quá nhiӅu tài nguyên ÿӃn mӭc không còn ÿӫ cho quá trình thӵc hiӋn dӵ án. Lұp kӃ
hoҥch dӵ án là mӝt quá trình lһp diӉn ra bҩt cӭ khi nào có nhӳng thay ÿәi quan trӑng trong dӵ án.
Ví dө:
Khi các nhà tài trӧ giao cho thӵc hiӋn mӝt dӵ án phát triӇn Web, Giám ÿӕc dӵ án
Phong ÿã rҩt phҩn khӣi nhѭng anh cNJng biӃt rҵng có rҩt nhiӅu viӋc ÿang ӣ phía trѭӟc bӣi vì anh
vүn còn chѭa quen vӟi các ӭng dөng theo mô hình chӫ khách 3 tҫng. Anh ÿã tìm thҩy mӝt tài
nguyên rҩt quý ÿó là mӝt SME vӅ Web làm cho mӝt công ty tѭ vҩn có mӕi quan hӋ rҩt tӕt vӟi
công ty anh và anh ÿã dùng ngѭӡi này vào viӋc xây dӵng các
yêu cҫu kӻ thuұt. Anh ÿã bӓ ra mӝt
sӕ tiӅn trong ѭӟc tính vӅ chi phí ÿӇ có ÿѭӧc sӵ giúp ÿӥ tӯ bên ngoài. Bây giӡ là lúc lên lӏch cho
chuyên gia tѭ vҩn giúp anh tách cҩu trúc chi tiӃt ÿӇ anh có thӇ ÿӏnh nghƭa các gói công viӋc, lұp hӗ
sѫ mҥng, lên lӏch trình dӵ án và ngân sách chính xác.
b. KӃ hoҥch dӵ án công nghӋ thông tin





NӃu bҥn gһp mӝt Giám ÿӕc Dӵ án CNTT và hӓi “ Ông có kӃ hoҥch không? ” “ B
ҥn ng

rҵng câu trҧ lӡi sӁ ra sao? ” “ Tҥi sao chӭ, ÿѭѫng nhiên rӗi! ”. Mӛi ngѭӡi ÿӅu có mӝt kӃ hoҥch cho
dù ÿôi khi nó chҷng khác gì nhӳng dòng chӳ viӃt vӝi vàng trên mӝt chiӃc khăn ăn. Cái gì tҥo nên
mӝt bҧn kӃ hoҥch dӵ án? Mӝt bҧn kӃ hoҥch dӵ án thӵc sӵ bao gӗm nhӳng gì? HiӇu biӃt rõ ràng
mӝt bҧn kӃ hoҥch dӵ án phҧi bao gӗm nhӳng gì
có thӇ là vô giá trong viӋc thiӃt lұp kǤ vӑng ÿӕi
vӟi ban quҧn lý dӵ án.
Ĉӏnh nghƭa:

KӃ hoҥch dӵ án CNTT ( IT Project Plan ) là mӝt tài liӋu dӵ án chính thӭc do giám ÿӕc dӵ
án, nhà tài trӧ, các ÿӕi tѭӧng liên quan ÿӃn dӵ án và các thành viên ÿӝi dӵ án xây dӵng vӟi mөc
ÿích giám sát viӋc thӵc hiӋn dӵ án. Kích thѭӟc và mӭc ÿӝ chi tiӃt cӫa bҧn kӃ hoҥch dӵ án phҧi
tѭѫng ӭng vӟi loҥi dӵ án. Mӝt bҧn kӃ hoҥch dӵ án tӕi thiӇu phҧi có nhӳng thành phҫn quan trӑng

sau:
- Tôn chӍ dӵ án ( Project Charter )
- Báo cáo phҥm vi ( Scope Statement )
- Cҩu trúc chi tiӃt công viӋc (Work Breakdown Structure)
- Ma trұn trách nhiӋm ( Responsibility Matrix ) ÿӕi vӟi kӃt quҧ chuyӇn giao chính.
- Mөc ÿích giám sát viӋc thӵc hiӋn dӵ án
- Các thành phҫn cӫa bҧn kӃ hoҥch dӵ án
- KӃ hoҥch chi tiӃt cho nhӳng lƭnh vӵc cө thӇ

18
- Ma trұn phân bӕ tài nguyên cho viӋc thӕng kê các kӻ năng, nguyên vұt liӋu và cѫ sӣ vұt
chҩt cҫn thiӃt.
- Ѭӟc tính chi phí và thӡi gian cho dӵ án.
- Lӏch trình cӫa dӵ án, bao gӗm cҧ ngày tháng cho tҩt cҧ các mӕc quan trӑng.
- Ngân sách cӫa dӵ án, bao gӗm cҧ chi phí cѫ sӣ ( Cost Baselines)
- KӃ hoҥch quҧn lý rӫi ro.
- KӃ hoҥch truyӅn thông. ( Communication Plan )
Nhӳng Dӵ án CNTTcó quy mô lӟn v
à ÿӝ phӭc tҥp cao ÿòi hӓi phҧi có kӃ hoҥch chi tiӃt hѫn
cho nhӳng lƭnh vӵc cө thӇ. Nhӳng kӃ hoҥch quҧn lý chi tiӃt này bao gӗm:
- KӃ hoҥch quҧn lý phҥm vi
- KӃ hoҥch quҧn lý lӏch trình
- KӃ hoҥch kiӇm thӱ hay quҧn lý chҩt lѭӧng
- KӃ hoҥch quҧn lý nhân sӵ
- KӃ hoҥ
ch quҧn lý m
ua sҳm.
- KӃ hoҥch phҧn ӭng trѭӟc rӫi ro hoһc ÿӕi phó vӟi nhӳng bҩt ngӡ trong dӵ án.
Không phҧi mӑi kӃ hoҥch dӵ án ÿӅu ÿòi hӓi phҧi có nhӳng yӃu tӕ này mӟi ÿҥt tính hiӋu quҧ.
Ĉӕi vӟi nhӳng dӵ án lӟn và phӭc tҥp nên có tҩt cҧ nhӳng yӃu tӕ này. Tuy nhiên, các nhân tӕ hӛ
trӧ và tài liӋu ÿѭӧc dùng ÿӇ lên kӃ hoҥch cho dӵ án cNJng rҩt quan
trӑng và cҫn thiӃt phҧi có ÿӇ
kiӇm tra theo dõi các giҧ ÿӏnh và kӻ thuұt ( PMI 2000, 45 ).
NӜI DUNG
1. TRIӆN KHAI Kӂ HOҤCH DӴ ÁN
- Giӟi thiӋu vӅ ÿӕi tѭӧng, lƭnh vӵc quҧn lý trong kӃ hoҥch dӵ án
- Cҩu trúc phân rã chi tiӃt công viӋc (WBS)
- Các thành phҫn cѫ bҧn cӫa mӝt bҧn kӃ hoҥch dӵ án toàn diӋn
Trong chӫ ÿӅ này, ngѭӡi hӑc sӁ dùng nhӳng thành phҫn ÿã ÿѭӧc ÿӅ cұp trong phҫn giӟi
thiӋu chung ÿӇ biên soҥn mӝt bҧn kӃ hoҥch dӵ án toàn diӋn.
Lұp kӃ hoҥch là mӝt kӻ năng mà nhiӅu ngѭӡi nghƭ rҵng mình ÿã có kinh nghiӋm, tuy
nhiên rҩt ít ngѭӡi thӵc sӵ có ÿѭӧc kӻ năng này. Ĉӯng nhҫm lүn, lұp kӃ hoҥch là mӝt công viӋc
khó khăn! Xây dӵng mӝt bҧn kӃ hoҥch dӵ án toàn diӋn là mӝt trong nhӳng công viӋc khó khăn
nhҩt mà bҥn sӁ làm trong suӕt vòng ÿӡi cӫa dӵ án. NӃu bҥ
n có thӇ tұp trung vào nhӳng yӃu tӕ
chính cӫa bҧn kӃ hoҥch dӵ án toàn diӋn, bҥn sӁ có thӇ hoàn thành ÿѭӧc bҧn kӃ hoҥch và ÿѭӧc phê
chuҭn. Mӝt bҧn kӃ hoҥch dài 20 trang trong 1 tuҫn có thӇ có hiӋu quҧ hѫn mӝt tài liӋu dài 100
trang trong vòng 1 tháng. Trong chӫ ÿӅ này, bҥn sӁ hӑc vӅ nhӳng kӻ thuұt giúp tұp trung vào xây
dӵng mӝt bҧn kӃ hoҥch dӵ án chҩt lѭӧng chӭ kh
ông phҧi là sӕ lѭӧng. ViӋc này giúp cho bҥn
thành công.
a) Giӟi thiӋu
Sau khi xác ÿӏnh dӵ án sӁ ÿҥt tӟi cái gì? Thì bѭӟc tiӃp theo là xác ÿӏnh cách nó sӁ hoàn
thành các mөc ÿích và mөc tiêu ÿó nhѭ thӃ nào. Cách thӭc ÿӇ hoàn thành mөc ÿích và mөc tiêu là

19
tҥo ra cҩu trúc phân tích công viӋc, xây dӵng các ѭӟc lѭӧng thӡi gian, xây dӵng lӏch biӇu, cҩp
phát tài nguyên, tính chi phí và quҧn lý rӫi ro.
Cҩu trúc chi tiӃt công viӋc (WBS): WBS là bҧn thiӃt kӃ phân cҩp các sҧn phҭm, sҧn
phҭm phө, nhiӋm vө và nhiӋm vө con cҫn ÿӇ hoàn thành dӵ án. Mӝt WBS tӕt cung cҩp cѫ sӣ cho
viӋc xây dӵng các ѭӟc lѭӧng thӡi gian và chi phí có ý nghƭa cNJng nhѭ lӏch biӇu khҧ thi.
Ѭӟc lѭӧng t
hӡi gian. Ngѭӡi quҧn lý dӵ án có thӇ áp dөng các ѭӟc lѭӧng thӡi gian theo
các nhiӋm vө và nhiӋm vө con ÿѭӧc nhұn diӋn trong WBS. Có mӝt sӕ kƭ thuұt ѭӟc lѭӧng có thӇ
ÿѭӧc áp dөng tùy theo mӭc ÿӝ tin cұy mà hӑ ѭӟc lѭӧng.
Lӏch biӇu. Ngѭӡi quҧn lý dӵ án có thӇ phân tích tӯ WBS và các ѭӟc lѭӧng thӡi gian ÿӇ
xây dӵng lӏch biӇu. Trѭӟc hӃt hӑ nhұn diӋn mӕi quan hӋ logic
giӳa các nhiӋm vө rӗi áp dөng các
ѭӟc lѭӧng thӡi gian cho các nhiӋm vө ÿó. TiӃp ÿó, hӑ tính ngày tháng cho tӯng nhiӋm vө trong
khi vүn nhӟ tӟi các ràng buӝc lên dӵ án. Qua viӋc tính toán lӏch biӇu, ngѭӡi quҧn lý dӵ án nhұn
diӋn các nhiӋm vө cҫn cho viӋc hoàn thành dӵ án ÿúng hҥn.
ViӋc xây dӵng Lӏch biӇu ÿích
và Lӏch biӇu hiӋn thӡi là tính
năng quan trӑng khác. Lӏch
biӇu ÿích hay vҥch ranh giӟi, là lӏch biӇu bҥn ÿӗng ý theo ÿuәi. Lӏch biӇu hiӋn thӡi là sӵ tә hӧp
cӫa lӏch biӇu ÿích và hiӋn trҥng so vӟi các khoҧn mөc ÿѭӧc chӭa trong ÿó. Lӏch biӇu hiӋn thӡi
cNJng dӵ kiӃn khi nào các hoҥt ÿӝng hiӋn thӡi và tѭѫng lai sӁ bҳt ÿҫu hay
kӃt thúc, hay cҧ hai nӃu
dӵ án tiӃp tөc nhѭ nhӏp ÿӝ hiӋn tҥi cӫa nó. Ngѭӡi quҧn lý dӵ án theo ÿuәi bҩt kǤ cái gì cҫn thiӃt ÿӇ
so sánh lӏch biӇu hiӋn thӡi vӟi lӏch biӇu ÿích. Ngүu nhiên, phҫn lӟn các gói ÿӅu cho phép bҥn sӱa
ÿәi lӏch biӇu ÿích bҩt kǤ khi nào cҫn thiӃt.
Phân bә tài nguyên. Các dӵ án ÿӅu ti
êu thө tài nguyên nhѭ con ngѭӡi, ÿӗ cung cҩp, vұt
tѭ, trang thiӃt bӏ và không gian làm viӋc. Ngѭӡi quҧn lý dӵ án phҧi phân bӕ tài nguyên cho các
nhiӋm vө ÿӇ hoàn thành chúng. Sau khi dùng các tài nguyên, ngѭӡi quҧn lý dӵ án có thӇ xác ÿӏnh
liӋu tài nguyên có ÿӫ ÿӇ hoàn thành viӋc chuyӇn giao sҧn phҭm hay không?
Tính chi phí. Sau khi tҥo ra cҩu trúc phân viӋc, xác ÿӏnh các ѭӟc lѭӧng thӡi gian; Xây
dӵng lӏch biӇu; Và cҩp phát tài nguyên, ngѭӡi quҧn lý dӵ án có thӇ tính toán chi phí ÿӇ
thӵc hiӋn
tӯng nhiӋm vө và c
ho toàn bӝ dӵ án. Chi phí ÿѭӧc ѭӟc lѭӧng cuӕi cùng trӣ thành ngân sách.
Trong khi thӵc hiӋn dӵ án, ngѭӡi quҧn lý theo dõi hiӋu năng chi phí so vӟi ngân sách.
KiӇm soát rӫi ro. Không dӵ án nào hoҥt ÿӝng ÿӝc lұp, mà phҧi nҵm trong mӝt môi
trѭӡng có tә chӭc. Mӛi chѭӟng ngҥi là mӕi ÿe dӑa, ҧnh hѭӣng tӟi sӵ thӵc hiӋn và sӵ thành công
cӫa d
ӵ án. Ngѭӡi quҧn lý dӵ án hiӋu quҧ ÿӏnh xác ÿӏnh nhӳng ÿe dӑa ÿó và xây
dӵng mӝt kӃ
hoҥch hiӋn thӵc ÿӇ giҧm thiӇu tác ÿӝng. Ngѭӡi quҧn lý dӵ án, khi biӃt tӟi các ÿe dӑa, có thӇ phát
triӇn nhӳng kӃ hoҥch ÿӇ làm giҧm thiӇu sӵ xuҩt hiӋn cӫa chúng hay làm nhҽ bӟt tác ÿӝng cӫa
chúng lên dӵ án. Sau ÿây ta ÿi sâu vào cҩu trúc chi tiӃt công viӋc.
Cҩu
trúc phân tích chi tiӃt công viӋc hay gӑi tҳt là Cҩu trúc phân viӋc. BiӃt mөc ÿích
và mөc tiêu cӫa mình, mһc dҫu là rҩt quan trӑng nhѭng vүn chѭa ÿӫ ÿӇ hoàn thành dӵ án cӫa bҥn.
Bҥn phҧi biӃt nhӳng nhiӋm vө nào là cҫn ÿӇ ÿҥt tӟi các mөc tiêu và mөc ÿích. Mӝt cѫ chӃ ÿӇ phân
tích các mөc ÿích cӫa bҥn là dùng cҩu trúc chi ti
Ӄt công viӋc hay
còn gӑi là cҩu trúc phân viӋc
(WBS).
b) Cҩu trúc phân viӋc
Ĉӏnh nghƭa vӅ WBS và cái lӧi ích cӫa nó.
WBS là mӝt danh sách chi tiӃt các bѭӟc cҫn ÿӇ hoàn thánh mӝt dӵ án. Nó cung cҩp nhiӅu
lӧi ích cho ngѭӡi quҧn lý dӵ án. ViӋc xây dӵng WBS buӝc ngѭӡi quҧn lý dӵ án phҧi cӕ gҳng tѭ

20
duy ÿӇ hiӅu nhӳng cái sӁ phҧi làm ÿӇ kӃt thúc dӵ án. NӃu phân tích ÿúng ÿҳn, khoa hӑc, nó cho
phép xác ÿӏnh các bѭӟc chính xác ÿӇ làm xong dӵ án.
WBS thiӃt lұp nӅn tҧng hӋ thӕng hóa các công viӋc vӳng chҳc, làm cѫ sӣ cho các ѭӟc
lѭӧng thӡi gian và chi phí hiӋn thӵc. Danh sách chi tiӃt các nhiӋm vө tҥo ÿiӅu kiӋn cho tính chi
phí riêng cho các hoҥt ÿӝng và toàn bӝ dӵ án. Bҵng viӋc làm các ѭӟc lѭӧng thӡi gian cho các
nhiӋm vө chi tiӃt, ngѭӡi quҧn lý dӵ án có thӇ “
tích lNJy ” dӳ liӋu liên kӃt vӟi tӯng mӭc cӫa WBS
ÿӇ xây dӵng mӝt bӭc tranh hӧp thành, chӍnh thӇ vӅ dӵ án.
Mӝt WBS tӕt cNJng cho phép ngѭӡi quҧn lý dӵ án xây dӵng viӋc giҧi trình giӳa các thành
viên tә dӵ án. Sau khi liӋt kê tҩt cҧ các nhiӋm vө ngѭӡi quҧn lý dӵ án có thӇ phân công công viӋc
cho tӯng ngѭӡi. Ĉ
iӅu nà
y thӇ hiӋn không khí dân chӫ, thҷng thҳn, ÿҫy trách nhiӋm và giҧi trình
giӳa các thành viên tә.
Ngѭӡi quҧn lý dӵ án có thӇ dùng WBS ÿӇ xây dӵng lӏch biӇu hӳu dөng. Mӝt danh sách cө
thӇ các nhiӋm vө, làm cѫ sӣ cho các ѭӟc lѭӧng hiӋn thӵc và viӋc xây dӵng cuӕi cùng vӅ các lӏch
biӇu. Bên cҥnh ÿó, nó làm cho ngѭӡi quҧn lý dӵ án có khҧ năng phát triӇn các lӏch biӇu,
ÿѭӧc biӃt
ÿӃn nhѭ lӏch biӇu tҫng.
Cuӕi cùng,
viӋc xây dӵng mӝt WBS tӕt buӝc các vҩn ÿӅ cѫ bҧn sӟm nҧy sinh trong dӵ án
thay vì muӝn ( Khi còn khó khăn hѫn ÿӇ thay ÿәi tình huӕng ). ViӋc xây dӵng WBS ÿòi hӓi
nhӳng ÿóng góp ÿáng kӇ tӯ nhӳng ngѭӡi tham dӵ dӵ án ( Nhѭ: ngѭӡi quҧn lý dӵ án, khách hàng,
thành viên tә, ngѭӡi tài trӧ dӵ án và quҧn lý cҩ
p cao ).
Các ÿһc trѭng cӫa WBS
Ĉһc trѭng chính cӫa WBS là có khuynh hѭӟng trên xuӕng. Ngѭӡi quҧn lý dӵ án bҳt ÿҫu
vӟi sҧn phҭm cuӕi cùng và chia nó ra thành nhӳng yӃu tӕ nhӓ hѫn, các sҧn phҭm trung gian hay
sҧn phҭm con. Hình dѭӟi chӍ ra viӋc tә chӭc này cӫa WBS.
ViӋc chia ra là rҩt giӕng vӟi viӋc chuҭn bӏ dàn bài cho mӝt bài văn. Mӛi chӫ ÿӅ ÿӅu ÿѭӧc
chia thành nhӳng chӫ
ÿӅ
con, và mӛi chӫ ÿӅ con lҥi ÿѭӧc chia thêm nӳa thành các cҩu phҫn.

Hình 2.1. Cҩu trúc phân viӋc
Mӝt ÿһc trѭng khác cӫa WBS là ÿѭӧc tách thành nhiӅu mӭc. Không phҧi tҩt cҧ “ nhánh ”
cӫa WBS ÿӅu cҫn bung ra hӃt. Bҧn thân mӭc là không có ý nghƭa chính. Mӛi mӭc ÿѫn giҧn cho
phép bҥn tҥo ra lӏch biӇu và báo cáo tóm tҳt thông tin tҥi tӯng mӭc ÿó.

21
Câu hӓi ÿһt ra là WBS ÿӇ lӝ ra cái gì? Trình tӵ cӫa tӯng nhiӋm vө là không quan trӑng. Mһc
dҫu mӑi ngѭӡi quen ÿӑc tӯ trái sang phҧi, không có trình tӵ nào cҫn ÿѭӧc suy diӉn ra cҧ. NӃu bҥn
nghƭ theo kiӇu trình tӵ thì viӋc xây dӵng WBS có thӇ sӁ rҩt nҧn lòng. Nó buӝc bҥn phҧi nghƭ vӅ
cái gì cҫn ÿѭӧc làm, thay vì khi nào nó cҫn ÿѭӧc làm. Bҥn có thӇ ÿѭa vào các cách thӭc và khi
nào cho các nhiӋm vө sau khi cҩu trúc nên WBS, tӭc là khi bҥn xây
dӵng lӏch biӇu

Hình 2.2. Cҩu trúc phân sҧn phҭm
Quá trình phân rã (Decomposition)
Nhӳng phө thuӝc phӭc tҥp trong các dӵ án CNTT ÿòi hӓi tҩt cҧ các công viӋc phҧi ÿѭӧc
ÿӏnh nghƭa ÿӇ có thӇ vҥch ra chính xác mӕi tѭѫng tác giӳa chúng. Nhҩt thiӃt phҧi phân tách các
kӃt quҧ chuyӇn giao ӣ cҩp cao thành nhӳng gói công viӋc dӉ quҧn lý và phân công nhҵm lұp ra
các sѫ ÿӗ mҥng, tính toán và phân tích ÿѭӡng tӟi hҥn, phác thҧo lӏch trình và ngân sách.
Cҩu trúc chi tiӃt công viӋc WBS xác
ÿӏnh phҥm vi cӫa dӵ án bҵng cách liӋt kê ra tҩt cҧ
nhӳng dӵ án nhӓ (sub-project) hoһc nhӳng kӃt quҧ chuyӇn giao trong mӝt dӵ án. Công tác phân
tách cҩu trúc chi tiӃt công viӋc là viӋc ÿӝi dӵ án phân tách nhӳng dӵ án nhӓ hoһc nhӳng kӃt quҧ
chuyӇn giao thành nhӳng công viӋc cҩu thành và các gói công viӋc cҫn thiӃt ÿӇ thӵc hiӋn dӵ án.
Mӝt cҩu trúc chi tiӃt công viӋc ÿѭӧc coi là ÿã phân tách khi:
- Các công viӋc cҩu thành (com
ponent tasks) hoһc các gói công viӋc phҧi là nhӳng viӋc duy
nhҩt có thӇ phân biӋt ÿѭӧc vӟi các công viӋc khác và dӉ xác ÿӏnh bӣi nhӳng ngѭӡi sӁ thӵc
hiӋn công viӋc, ví dө “nâng cҩp Cӱa hàng sӕ 7” chӭ không phҧi là “nâng cҩp ÿӏa ÿiӇm bán
lҿ”.
- Các công viӋc cҩu thành hoһc các gói công viӋc phҧi có thӡi gian ÿѭӧc xác ÿӏnh rõ ràng
hoһc mӝt nӛ l
ӵc có thӇ lұp lӏch ÿѭӧc.
- Các công viӋc cҩu thành
và các gói công viӋc phҧi ÿӫ cө thӇ ÿӇ thiӃt lұp các giӟi hҥn chi
phí và lӏch trình bҵng các metric chung nhѭ ÿô la hoһc sӕ giӡ làm viӋc.
- Trách nhiӋm và thҭm quyӅn ÿӕi vӟi các công viӋc cҩu thành hoһc gói công viӋc có thӇ
ÿѭӧc giao cho mӝt ngѭӡi hoһc mӝt nhóm.
- Cҫn thiӃt phҧi phân tách mӝt cҩu trúc chi tiӃ
t công viӋc mӭc cao thành nhӳng gói cô
ng
viӋc có thӇ quҧn lý và phân công ÿѭӧc vì cҩu trúc chi tiӃt công viӋc là mӝt tài liӋu ÿҫu vào
quan trӑng ÿӕi vӟi rҩt nhiӅu tài liӋu kӃ hoҥch dӵ án cҫn ÿѭӧc xây dӵng.
Cҩu phҫn cӫa WBS

22
WBS bao gӗm 2 cҩu phҫn chính. Phҫn thӭ nhҩt cӫa WBS ÿѭӧc gӑi là cҩu trúc sҧn phҭm
(PBS). PBS giӕng nhѭ WBS nói chung, ÿòi hӓi lҩy viӉn cҧnh trên xuӕng. Hình trên minh hӑa cho
cҩu trúc phҫn sҧn phҭm.
Lҫn nӳa viӋc chia ra này cӫa PBS là tѭѫng tӵ vӟi dàn bài cӫa bài văn – mӛi chӫ ÿӅ ÿѭӧc
chia thành các chӫ ÿӅ con và mӛi chӫ ÿӅ con lҥi ÿѭӧc chia nhӓ thêm thành các cҩu phҫn. M
ӭc ÿӝ
bung ra tù
y theo mӭc ÿӝ phӭc tҥp cӫa sҧn phҭm. Nói chung sҧn phҭm càng phӭc tҥp thì sӕ các
mӭc càng lӟn hѫn.
PBS cNJng chiӃm phҫn trên cӫa cҩu trúc phân viӋc. Mӛi nhánh cӫa PBS lҥi ÿѭӧc phân nhӓ
hѫn thành các mӭc khác nhau. Sҧn phҭm toàn bӝ và tӯng sҧn phҭm con ÿѭӧc mô tҧ bҵng danh tӯ
hay chӫ ngӳ.

Hình 2.3. Cҩu trúc phân nhiӋm vө
Phҫn thӭ hai cӫa WBS ÿѭӧc gӑi là cҩu trúc phân nhiӋm vө, cNJng còn ÿѭӧc biӃt là TBS.
Nó bao gӗm các nhiӋm vө, nhiӋm vө con ÿӇ xây dӵng tӯng sҧn phҭm con và chung cuӝc xây
dӵng nên sҧn phҭm toàn bӝ.
TBS, cNJng giӕng nhѭ PBS. Ĉѭӧc chia thành nhiӅu mӭc và ÿòi hӓi viӉn cҧnh trên xuӕng.
Hình trên chӍ ra cҩu trúc phân nhiӋm vө.
Sӕ mӭc cӫa viӋc bung ra tùy
thuӝc vào ÿӝ phӭc tҥp cӫa sҧn phҭm toàn bӝ hay sҧn phҭm
con. Nói chung dӵ án càng phӭc tҥp thì lҥi càng cҫn nhiӅu mӭc.
TBS không giӕng PBS, nó chiӃm phҫn thҩp hѫn cӫa WBS. Mӛi nhánh cӫa TBS có thӇ
ÿѭӧc chia thành các mӭc khác nhau. Mӛi nhiӋm vө và các yӃu tӕ thҩp hѫn ÿӅu ÿѭӧc mô tҧ bҵng
ÿӝng tӯ ra lӋnh ( ÿӝng tӯ hành ÿӝng ) và mӝt bә ngӳ. Do ÿó mӝt TBS bao
gӗm phҫn xác ÿӏnh (
ÿӝng tӯ ra lӋnh ) và phҫn xӱ lý ( bә ngӳ ). NӃu gӝp cҧ 2 sӁ cho ta phҫn vӏ ngӳ trong mӝt câu mà
chӫ ngӳ là các PBS.
Trong mӝt sӕ công ty, phҫn PBS trѭӟc nhҩt còn ÿӝng tӯ hoҥt ÿӝng thì ÿѭӧc thêm vào phía
trѭӟc danh tӯ. Mӛi nhiӋm vө tiӃp ÿó ÿѭӧc bung ra thành các mӭc chi tiӃt hѫn. Ĉһc trѭng khác ӣ
chӛ mӛi khoҧ
n mөc trong WBS ( cҧ phҫn PBS và TBS ) ÿӅu có sӕ du
y nhҩt, hay mã. Sӕ này ÿӏnh
danh vӏ trí, hay mӭc cӫa phҫn tӯ bên trong WBS. Hãy xét ví dө ÿѭӧc nêu trong hình dѭӟi ÿây:

23

Hình 2.4. Ví dө vӅ WBS ÿҫy ÿӫ
Không phҫn tӱ nào ÿѭӧc liӋt kê trong WBS lҥi có cùng sӕ hay mã, và khi bҥn tiӃn xuӕng
các mӭc thҩp hѫn thì sӕ trӣ lên lӟn hѫn. Sѫ ÿӗ ÿánh sӕ phҧn ánh phҫn tӱ nào là tұp con cӫa phҫn
tӱ ӣ mӭc cao hѫn. Chҷng hҥn, xác ÿӏnh xӱ lý 2 ( 2.1, 2.2) là tұp con cӫa xác ÿӏnh B-1 xӱ lý ( 2.1,
2). Mà nó lҥi là tұp con cӫa Sҧn phҭm con B-1( 2.1) và cӭ thӇ. Mӛi phҫn tӱ ӣ mӭc càng t
hҩp trong
WBS thì sӕ hiӋu WBS càng dài hѫn.
Các bѭӟc xây dӵng WBS
Nhӡ các ÿһc trѭng ÿã nói trên ÿây, bҥn có thӇ bҳt ÿҫu xây dӵng WBS. Mһc dҫu chӍ cҫn 5
bѭӟc nhѭng bҥn ÿӯng vӝi vàng. ViӋc xây dӵng WBS tӕt, hӳu dөng thѭӡng tiêu tӕn nhiӅu thӡi
gian, làm viӋc cұt lӵc và sӱa chӳa.
Bѭӟc1:

ViӃt ra sҧn phҭm toàn bӝ bҥn sӁ xây dӵng. Hãy dùng danh tӯ hay thuұt ngӳ mô tҧ trӵc tiӃp
nhѭ hӋ thӕng quҧn lý kho hay kӃ hoҥch tiӃp thӏ. Hãy mang tính mô tҧ mà không bӏ dài dòng. Cѫ
bҧn, mô tҧ chính xác vӅ sҧn phҭm nên bҳt nguӗn tӯ Phát biӇu vӅ công viӋc (Statement of Work).
Bѭӟc 2:

Bung sҧn phҭm toàn bӝ ra thành các mӭc biӃn thiên theo các sҧn phҭm con. ĈiӅu này giúp
cho viӋc xây dӵng cҩu trúc sҧn phҭm cӫa WBS. Ĉӯng lo lҳng nӃu bҥn chia tӯng nhánh ra thành
các mӭc khác nhau. Bҥn ÿѭa ra ÿánh giá xem mình chia nhӓ các nhánh ÿӃn ÿâu? Thông thѭӡng
hai hay 3 mӭc là ÿӫ.
Bѭӟc 3:

Sau khi bҥn ÿã hoàn thành bung phҫn PBS, bҥn có thӇ bҳt ÿҫu làm giӕng thӃ cho phҫn
TBS bҵng viӋc viӃt ra mӝt chuӛi các nhiӋm vө mӭc tiӃp dѭӟi mӛi phҫn tӱ PBS thҩp nhҩt. Các
nhiӋm vө bên trong tӯng nhánh sӁ ӣ cùng mӭc, rӗi nhӳng chӛ áp dөng ÿѭӧc bҥn hãy bung tӯng
nhiӋm vө ra thành các mӭc thҩp hѫn. Lҫn nӳa mӛi nhánh cӫa TBS có thӇ thay ÿәi tѭѫng
ӭng vӟi
các sӕ mӭc.
Câu hӓi thông thѭӡng hay ÿѭӧc hӓi là bҥn nên bung mӝt nhánh bao xa trên WBS? Cách
thông thѭӡng nhҩt ÿӇ xác ÿӏnh mӭc thích hӧp ÿѭӧc biӃt tӟi xem nhѭ qui tҳc là 2 tuҫn hay 80 giӡ.

24
ĈiӅu này có nghƭa là nӃu mӝt phҫn tӱ TBS ÿòi hӓi hѫn 2 tuҫn làm viӋc (80h làm viӋc) thì hãy
bung phҫn tӱ TBS ÿó thành mӭc khác nӳa. Qui tҳc này sӁ ÿҧm bҧo nhұn diӋn chi tiӃt hѫn các
nhiӋm vө và sӁ trӧ giúp cho viӋc theo dõi dҩu vӃt các nhiӋm vө này.
Bѭӟc 4:

Ĉánh mã cho mӛi phҫn tӱ trong WBS bҵng mӝt mã sӕ duy nhҩt. Thӭ nhҩt cho phҫn tӱ sҧn
phҭm mã 0.0 ( Cách thӵc hành thông thѭӡng ), Thӭ 2, tҥi mӭc tiӃp cӫa PBS cho mӛi phҫn tӱ sҧn
phҭm con mӝt sӕ duy nhҩt, vӅ cѫ bҧn là 1.0, 2.0,vv..vv. Dùng các sӕ này và bҳt ÿҫu ÿi xuӕng
tӯng nhánh, viӃt ra mã WBS duy nhҩt. Mã này nên chӍ ra mӭc cӫa nó lӋ thuӝc vào phҫn tӱ mӭc
cao hѫn.
Bѭӟc 5:

Xét duyӋt lҥi WBS, giám ÿӏnh ÿӇ ÿҧm bҧo rҵng (1) tҩt cҧ các phҫn tӱ PBS ÿӅu có danh tӯ
( và có thӇ thêm tính tӯ ÿi kèm ), (2) tҩt cҧ các phҫn tӱ TBS ÿӅu có ÿӝng tӯ ra lӋnh và bә ngӳ, và
(3) tҩt cҧ các phҫn tӱ ÿӅu có mã WBS duy nhҩt.
Nguyên tҳc 8/80
Nguyên tҳc 8/80 là mӝt hѭӟng dүn cho rҵng không có gói công viӋc nào ít hѫn 8 giӡ hoһc
nhiӅu hѫn 80 giӡ. Ĉây chӍ là mӝt hѭӟng dүn chӭ không phҧi là mӝt nguyên tҳc. Cѫ sӣ cӫa ý tѭӣng
rҩt ÿѫn giҧn, bҥn không muӕn theo dõi bҩt cӭ viӋc gì chӍ mҩt chѭa ÿӃn mӝt ngày ÿӇ hoàn thành và
nӃu công viӋc ÿó ÿòi hӓi phҧi mҩt 10 ngày ÿӇ hoàn thành thì có lӁ nên chia nhӓ ra thành nhiӅu
hѫn mӝt gói công viӋc.
Các cách khác nhau ÿӇ bung WBS
Cҩu trúc phân viӋc có thӇ ÿѭӧc bung ra theo nhiӅu cách:
- Mӝt cách là phân chia sҧ
n phҭm thành các sҧn phҭm con, nhѭ ÿã ÿѭӧc mô tҧ trong ÿoҥn
trѭӟc. Bҥn liӋt kê sҧn phҭm và các sҧn phҭm con và các phҫn tӱ TBS ÿӇ xây dӵng. cách
tiӃp cұn này ÿѭӧc vӁ nhѭ hình dѭӟi ÿây:

Hình 2.5. Ví dө WBS theo sҧn phҭm


25
- Cách thӭ 2 là viӃt sҧn phҭm toàn bӝ tҥi ÿӍnh. Bҥn có thӇ chia WBS theo pha. Bên dѭӟi
pha ӭng dөng, bҥn nên ghi lҥi các sҧn phҭm con là kӃt quҧ tӯ pha trѭӟc. Sau ÿó bҥn phát
triӇn phҫn TBS. Cách tiӃp cұn này ÿѭӧc vӁ trong hình dѭӟi:

Hình 2.6. Ví dө WBS theo trách nhiӋm chia thành nhiӅu pha
- Cách thӭ 3 là viӃt sҧn phҭm toàn bӝ tҥi ÿӍnh rӗi chia WBS ra theo miӅn trách nhiӋm, nhѭ
tiӃp thӏ, kӃ toán, vv..vv. Bên dѭӟi tӯng miӅn ghi trách nhiӋm áp dөng cho các sҧn phҭm
con ÿѭӧc tҥo ra – ÿiӅu này có thӇ ÿѭa ÿӃn nhiӅu mӭc. Sau khi làm ÿiӅu ÿó bҥn phát triӇn
phҫn TBS. Cách tiӃp cұn này ÿѭӧc vӁ ӣ hình ÿѭӟi:

Hình 2-7. Ví dө WBS theo trách nhiӋm

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×