Tải bản đầy đủ

Các doanh nghiệp có nên sử dụng time report để quản lý nhân viên

Các doanh nghiệp có nên
sử dụng time report để
quản lý nhân viên?

Nhân viên nhiều công ty thường phải viết báo cáo cho Giám đốc
nhân sự cũng như cho các sếp trực tiếp về thời gian làm việc của
mình, ví dụ như trong khoảng 15.00 - 16.00 ngày thứ năm tuần
trước họ đã làm gì, ở đâu.


Điều đơn giản là tại các công ty này quỹ thời gian làm việc của các nhân
viên được coi là một nguồn tài sản vô giá và do vậy, các ông chủ tìm
mọi cách để kiểm tra nhân viên của họ đã sử dụng 8 tiếng đồng hồ vàng
ngọc ấy như thế nào. Và các bản time report dĩ nhiên là được lưu giữ cẩn
thận tại Phòng kế toán.

Chính xác đến từng phút
Hàng tuần, chuyên viên tư vấn của công ty BKG Profit Technology
Natalia Petykhova phải bỏ ra chừng 5-10 phút để điền vào bản timesheet
- một thủ tục bắt buộc đối với toàn bộ nhân viên công ty. Mỗi một nhân
viên công ty phải khai rõ về từng hạng mục công việc mà họ đảm nhận

trong tuần: nội dung công việc, thời gian thực hiện công việc, sau đó ký
vào và nộp cho sếp trực tiếp của mình. Người sếp trực tiếp này dĩ nhiên
là biết rất rõ về mức thời gian chuẩn cho từng hạng mục công việc. "Nếu
như người nhân viên bỏ ra hai tiếng đồng hồ để thực hiện một công việc,
trong lúc mưc thời gian chuẩn cho công việc đó là một tiếng rưỡi thì
người nhân viên này sẽ phải giải trình về sự chênh lệch thời gian đó" -
Mark Fedin của BKG phát biểu. Và nếu như việc này cứ lặp đi lặp lại
nhiều lần, chúng tôi sẽ phải đặt dấu chấm hỏi và có thể sẽ phải tính đến
biện pháp hạ lương anh ta - Mark nói tiếp.

Công nghệ tính toán chi phí về mặt thời gian thường được các công ty
dịch vụ khách hàng như tư vấn, luật, kiểm toán hoặc PR áp dụng. 8 tiếng
làm việc trong ngày của nhân viên công ty thật sự là nguồn lợi lớn nhất
của các ông chủ. "Nếu nhân viên kết thúc một dự án với khách hàng sớm
chừng nào, anh ta sẽ có nhiều cơ hội hơn để bắt đầu một dự án khác" -
Paven Bezruchko của Ekopsi Consulting đã nói như vậy. Còn Giám đốc
tài chính của PricewaterhouseCoopers tại Nga - Rudi Leonard thì nói
rằng hàng ngày các nhân viên kiểm toán của ông phải viết báo cáo về chi
phí thời gian đối với các khách hàng. Cứ hai lần trong một tháng các báo
cáo này được kiểm tra kỹ lưỡng và sau đó sẽ được ký xác nhận bởi các
manager hoặc các partner và được gửi về bộ phận kế toán để nghiên cứu
và lưu trữ.

Và không chỉ có các công ty tư vấn hay kiểm toán mới sử dụng phương
pháp time report này, một số các công ty sản xuất khác như Coca - Cola
hay Vim Bill Dane tại Nga cũng đã bắt đầu áp dụng biện pháp tính toán
chi phí thời gian vàng ngọc của nhân viên mình.

Nhờ vào biện pháp này mà các ông chủ doanh nghiệp có thể hiểu được
nhân viên của mình có bận bịu hay không, lượng công việc đối với một
nhân viên có bị quá tải hay không và qua đó có thể định lượng được mức
thời gian chuẩn cho một hạng mục công việc. Và theo Mark Fedin thì
việc báo cáo chi phí sử dụng thời gian thật sự là cần thiết để chứng minh
được mức lương của nhân viên là hoàn toàn chính xác so với công sức
và thời gian mà họ bỏ ra.
Việc báo cáo này không chiếm quá nhiều thời gian của nhân viên, thậm
chí nó còn giúp nhân viên hoạch định ra quỹ thời gian của bản thân, bởi
nếu nhìn vào báo cáo trong tuần đó họ có thể thấy được họ sẽ cần
khoảng bao nhiêu thời gian nữa để thực hiện nốt công việc còn lại.

Những lỗ hổng thời gian
Việc lập báo cáo chi phí sử dụng thời gian chính xác đến từng giờ từng
phút nhiều khi giúp các ông chủ doanh nghiệp biết được nguyên nhân vì
sao hiệu quả công việc của công ty ngày càng giảm. Ví dụ, tại một trong
nhiều công ty - khách hàng của Viện tư vấn tổ chức người ta tính ra rằng
khoảng 25-30% quỹ thời gian của các manager được chi ra cho việc chỉ
bảo, quản lý nhân viên dưới quyền, còn 25% thì coi như mất trắng.
Trong trường hợp này thì có thể giảm tới phân nửa lương của các
manager, hoặc ông chủ doanh nghiệp sẽ buộc phải tìm nhiều cách để
tăng hiệu quả làm việc của các manager đó, Iulia Kristova - Giám đốc
của Viện này đã chỉ ra như vậy. Và cũng theo lời bà thì trong hầu hết các
công ty Nga - những nơi có sử dụng biện pháp báo cáo thời gian
"khoảng 20-40% quỹ thời gian của các nhân viên không hề đem lại một
chút hiệu quả nào".

Và vậy là các ông chủ doanh nghiệp bắt đầu tính đến chuyện "cân đong
đo đếm" quỹ thời gian để mong tính được hiệu quả làm việc của nhân
viên. Theo Ekaterina Sabochki - Giám đốc Marketing của IBS thì công
ty này đã áp dụng biện pháp này để xác định xem công việc nào đòi hỏi
nhiều thời gian nhất và nếu cần thiết sẽ sử dụng dịch vụ outsourcing. Đó
cũng là một kiểu để các ông chủ có thể hoạch định được lượng nhân
viên cần thiết cho mình. "Khi biết được mức thời gian trung bình cho
một vụ thanh toán, Bạn có thể biết được là Bạn sẽ cần bao nhiêu kế toán
thanh toán" - Dmitri Kuprianov - Giám đoốc nhân sự của Vim Bill Dan
giải thích.

Time report - nên - không nên?
Để các timesheet thật sự có hiệu quả như mong đợi, có lẽ các ông chủ
doanh nghiệp cũng cần nên xác định trước là họ sẽ được những gì từ các
bản timesheet đó. Theo Tổng giám đốc Alpha Integretor - Ilia Loevski
thì mục đích của ông là muốn dành 60% quỹ thời gian cho các dự án với
khách hàng và 40% cho việc đào tạo, huấn luyện phát triển nhân viên.

Hiện nay có khá nhiều công ty vẫn duy trì việc báo cáo chi phí sử dụng
thời gian dưới dạng giấy tờ văn bản. Tuy nhiên, cho đến nay trên thị
trường phần mềm kế toán, thống kê đã xuất hiện nhiều chương trình
quản lý thời gian khá hữu hiệu: Journyx Timesheet chạy trên hệ Linux,
Winstar chạy trên hệ Windows.

Nói chung, việc quản lý thời gian có thể gây một phản ứng tiêu cực đối
với nhân viên nếu như các bản báo cáo chỉ là một hình thức lấy lệ, còn

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×

×