Tải bản đầy đủ

QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐỐI VỚI MỘT SỐ KHOẢN MỤC

QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐỐI VỚI MỘT SỐ
KHOẢN MỤC.
1. kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền tại tổng công ty bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ có tại két
của tổng công ty, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển.
Vốn bằng tiền là khoản mục có ảnh hưởng và chịu ảnh hưởng đến nhiều
khoản mục khác như doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác
trong doanh nghiệp. Đồng thời đây cũng là khoản mục thường xuyên xảy ra
các gian lận và sai sót. Do nắm bắt được khả năng xảy ra các sai phạm đối với
khoản mục này nên tổng công ty luôn coi trọng công tác kiểm soát đối với
khoản mục này, đặc biệt là trong công tác kế toán.
Nhìn chung, ở tổng công ty công tác kiểm soát đối với khoản mục vốn
bằng tiền tương đối chặt chẽ, khoản mục này được quản lý bởi đội ngũ nhân
viên kế toán có năng lực, trình độ, có tinh thần trách nhiệm và có tính liêm
chính cao trong công việc. Quá trình luân chuyển chứng từ luôn được kiểm
soát thông qua việc kiểm tra các tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, so sánh số
liệu trên các phiếu thu, chi, giấy báo nợ, giấy báo có với các chứng từ gốc nên
việc kiểm soát đối với khoản mục này diễn ra thường xuyên. Mặt khác, các
nghiệp vụ về quỹ luôn được áp dụng triệt để nguyên tắc phê chuẩn uỷ quyền,
nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
1.1. Kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền.

Do là một tổng công ty lớn với nhiều đơn vị thành viên do đó nguồn tiền
thu tiền của tổng công ty chủ yếu là từ các đơn vị thành viên gửi lên và chủ yếu
được thực hiện qua ngân hàng. Nghiệp vụ này được kiểm soát bằng các động
tác tự động trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là việc kiểm
tra của kế toán trưởng trong việc ghi sổ nhật ký thu, sổ quỹ.
Khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh thì chứng từ gốc luôn được kiểm tra và
việc lập phiếu thu được thực hiện dựa trên các chứng từ gốc này.
Các phiếu thu được đánh số liên tục và tính liên tục này được kiểm tra
một cách kỹ lưỡng nhằm tránh tình trạng gian lận.
Các nghiệp vụ thu tiền được ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp một cách
hợp lý thông qua hệ thống máy tính được trang bị.
Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng, sau khi nhận được giấy báo
có của ngân hàng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và
ghi sổ. Nếu phát hiện chênh lệch sẽ yêu cầu ngân hàng kiểm tra lại để tìm
nguyên nhân chênh lệch.
Thủ tục thu tiền và luân chuyển chứng từ.
Người nộp tiền
Kế toán VBT
Kế toán trưởng
Thủ quỹ
Kế toán VBT
Nghiệp vụ thu tiền
Lập phiếu thu
Kiểm tra chứng từ, ký
Nhập quỹ nghi sổ
Kiểm tra phân loại ghi sổ
Lưu trữ bảo quản chứng từ
1.2. Kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền.
Tại tổng công ty, nghiệp vụ chi tiền thương phát sinh trong các trường hợp
sau:
- Chi tiền mua tài sản cố định.
- Chi tiền tạm ứng.
- Chi trả lương.
- Chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vay.
- Chi trả tiền điện nước, dịch vụ mua ngoài.
- Nộp thuế, các khoản phí, lệ phí…
Các nghiệp vụ chi được tổng công ty kiểm soát một cách chặt chẽ thông qua
các thủ tục:
Các nghiệp vụ chi được lập và ký duyệt sau khi được kiểm tra các chứng từ
có liên quan.
Các chứng từ đượcđánh số liên tục nhằm tránh gian lận phát sinh.
Các nghiệp vụ chi thường được thanh toán qua ngân hàng. Khi nghiệp vụ
phát sinh, người có nhu cầu chi viết giấy đề nghi cắt séc nêu rõ lý do cắt séc có
đầy đủ chữ ký của phụ trách bộ phận, giấy đề nghi cắt séc được chuyển cho kế
toán trưởng và tổng giám đốc ký duyệt và chỉ khi thấy thực sự có nhu cầu chi
và số tiền phù hợp với nhu cầu thì kế toán trưởng và tổng giám đốc mới ký vào
chứng từ. Các nghiệp vụ này được kế toán đối chiếu hàng tháng với ngân hàng.
Thủ tục chi quỹ và luân chuyển chứng từ.
Ngươì có nhu cầu chi
Kế toán VBT
TGĐ
Kế toán trưởng
Thủ quỹ
Kế toán VBT
Nghiệp vụ thu tiền
Lập phiếu chi
Duyệt phiếu chi
Chi tiền tại quỹ
Phân loại và ghi sổ
Lưu trữ bảo quản chứng từ
Như vậy mọi nghiệp vụ chi đều được phê chuẩn hợp lý và chứng từ chi
được kiểm tra trong suốt quá trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh.
1.3. Công tác bảo quản, quản lý và kiểm kê tiền.
Tiền mặt tại tổng công ty được bảo quản tập trung tại quỹ của tổng
công ty. Tổng công ty có một ket duy nhất và được đặt tại một phòng riêng và
được quản lý bởi thủ quỹ.
Việc thu, chi được thực hiện tại tổng công ty. Khi thu hoặc chi tiền, người
nộp tiền hoặc người có nhu cầu chi tiền phải xuất trình đầy đủ giấy tờ cần
thiết cho thủ quỹ, sau khi kiểm tra song thủ quỹ mới thực hiện việc thu, chi.
Định kỳ công tác kiểm kê được thực hiện để đối chiếu với sổ sách, đánh giá
việc quản lý tiền mặt, đảm bảo tiền trong quỹ không được sử dụng đúng mục
đích. Công tác kiểm kê được tiến hành sau khi phương án kiểm kê được tổng
giám đốc phê duyệt và trước khi kiểm kê thì sổ sách được khoá, két được niêm
phong. Khi kiểm kê ban kiểm kê thực hiện việc phân loại tiền, tính toán và đối
chiếu với sổ sách, nếu có chênh lệch sẽ tìm hiểu nguyên nhân để quy trách
nhiệm và xử lý. Kết thúc cuộc kiểm kê ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê.
2. Kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định.
Là một trong những ngành công nghiệp được hình thành sớm nhất với số
lượng lớn các đơn vị thành viên bao gồm các nhà máy xí nghiệp chuyên sản
xuất xi măng và các loại vật liệu xây dựng khác, do đó tổng công ty có một khối
lượng tài sản cố định lớn lên đến hàng nghìn tỷ đồng. Vì vậy việc tổ chức quản
lý và sử dụng tài sản được tổng giám đốc tổng công ty đặt lên hàng đầu và coi
đó là nhiệm vụ thiết yếu tạo điều kiện để tổng công ty hoàn thành kế hoạch sản
xuất kinh doanh với hiệu quả cao. TàI sản cố định của tổng công ty được theo
dõi rất chặt chẽ, các tài sản mua về đều được ghi chép đầy đủ và được phản
ánh đầy đủ trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp, việc tính và trích khấu hao cũng
được tổng công ty chú trọng, vào cuối mỗi năm tổng công ty đánh giá lại tài
sản cố định và tính lại tỷ lệ trích khấu hao cho phù hợp.
Hàng năm tổng công ty đều thiết lập kế hoạch và lập dự toán ngân sách
cho tài sản cổ định. Trong quá trình này đơn vị đã vạch ra những vấn đề có liên
quan đến việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán các tài sản và nguồn vốn tài trợ
cho kế hoạch đó.
Mục tiêu của kiểm soát nộ bộ là nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đầu tư
tàI sản cố định. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn giúp phân định chính xác các chi
phí cấu thành nguyên giá tài sản cố định, chi phí sữa chữa, chi phí khấu hao tài
sản cố định. Các chi phí này đều rất quan trọng cho nên rất dễ xảy ra sai sót
trọng yếu trên báo cáo tài chính.
2.1. Kiểm soát nội bộ trong công tác đầu tư, mua sắm tài sản cố định.
Khi có kế hoạch đâu tư, mua sắm thì phòng đầu tư xây dựng gửi tờ trình
lên tổng giám đốc duyệt sau đó được gửi lên hội đông quản trị sẽ quyết định
phê duyệt việc đầu tư, mua sắm này.
Hội đồng quản trị sau khi xem xet nhu cầu của tổng công ty, nếu đồng ý,
chủ tịch hội đồng quản trị ra quyết định phê duyệt kế hoạch.
Sau khi có quyết định của tổng công ty, việc đầu tư, mua sắm được giao cho
phòng đầu tư xây dựng. Phòng này sẽ thực hiện công việc mua sắm.
Các tàI sản mua về sẽ được phòng kỹ thuật kiểm tra các thông số kỹ thuật sau
đó mới bàn giao cho bộ phận sử dụng.
Quy trình mua sắm, đầu tư tài sản cố định và luân chuyển chứng tư.
2.2. Kiểm soát nội bộ trong công tác thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.Phòng
đầu tư xây dựng
Chủ tịch hội đồng quản trị
Phòng đầu tư xây dựng
Chủ tịch hội đồng quản trị
Kế toán TSCĐ
Lập tờ trình
Quyết định của TGĐ
Mua sắm bàn giao
Quyết định tăng tài sản
Ghi sổ
Lưu trữ bảo quản chứng từ
Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, các đơn
vị thành viên lập tờ trình xin thanh lý gửi lên tổng giám đốc tổng công ty, sau
khi tổng giám xem xét và ký duyệt sẽ gủi lên chủ tịch hội đồng quản trị.
Sau khi được chấp nhận cho thanh lý, tổng công ty sẽ thành lập hội đồng thanh
lý tài sản cố định. Hội đồng thanh lý sau khi thực hiện việc thanh lý lập biên
bản thanh lý tài sản cố định có tổng giám đốc và kế toán trưởng ký. Sau khi
việc thanh lý được hoàn tất thì tổng công ty sẽ có công văn gửi hội đồng quản
trị quyết định giảm tài sản cố định.
Sau khi nhận được quyết định giảm tài sản cố định của hội đồng quản trị thì
toàn bộ chứng từ thanh lý, nhượng bán sẽ được chuyển cho phòng kế toán để
ghi giảm tài sản cố định và huỷ thẻ tài sản cố định.
Thủ tục thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và luân chuyển chứng từ.
Đơn vị thành viên
Tổng giám đốc HĐQT
Hội đồng thanh lý
HĐQT TGĐ
Kế toán TSCĐ
Tờ trình xin thanh lý
Quyết định thanh lý
Biên bản thanh lý
Quyết định giảm tài sản
Ghi sổ huỷ thẻ TS
Lưu trữ bảo quản chứng từ
2.3. Kiểm soát nội bộ đối với công tác kiểm kê và trích khấu hao tài sản cố định.
Đối với công tác kiểm kê: ngoài việc theo dõi thường xuyên trong quá trình sử
dụng tàI sản cố định, hàng năm tổng công ty đều tiến hành kiểm kê tài sản cố
đinh một mặt để so sánh với sổ sách nhưng mặt khác quan trọng hơn là đánh
giá thực trạng tài sản nhằm nâng cao hiệu quả tài sản.
Trước khi tiến hành kiểm kê thì các bộ phận đều được yêu cầu hoàn thiện sổ
sách và tổng giám đốc đưa ra phương án kiểm kê trong đó nêu rõ thành phần
của hội đồng kiểm kê, thời gian kiểm kê. Phương an kiểm kê được lập chung
cho cả kiểm kê tài sản cố định, vật tư, quỹ, công nợ.
Đối với việc trích khấu hao: Tổng công ty sử dụng phương pháp khấu hao
thẳng. Hàng năm việc trích khấu hao được tổng công ty giám sát chặt chẽ,
đồng thời so sánh mức khấu hao tăng giảm giữa các năm.
Phần III. Phương hướng xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
tổng công ty xi măng việt nam.
I. Đánh giá về công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi
măng.
Mặc dù là một tổng công ty lớn với số lượng lớn các đơn vị thành viên,
hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn còn thiếu một số yếu tố căn bản song công
tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại tổng công ty cũng đã đạt được một số
mục tiêu mà cơ bản là bảo vệ tài sản của đơn vị do:
- Ban tổng giám đốc tổng công ty đặc biệt là tổng giám đốc đã thực sự có
những phẩm chất cần thiết của một nhà quản lý, đó là đạo đức cá nhân,
năng lực tổ chức và khả năng chuyên môn. Tổng giám đốc năng động
quyết đoán, liem chính và coi công tác kiểm tra, kiểm soát như là một
nhân tố ảnh hưởng quan trọng của tổng công ty và luôn khuyến khích
các hoạt động này.
- Tổng công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ, có trách
nhiệm trong công việc, có phẩm chất đạo đức và liêm chính, có năng lực
thực sự. Đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán, họ có trình độ nghiệp vụ
và luôn coi trọng đạo đức nghề nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của tổng công ty khá hợp lý, phù hợp với
quy mô của tổng công ty, các bộ phận được phân cấp và phân công rõ
ràng, mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động liên quan
đến lĩnh vực mình phụ trách.
- Công tác kế hoạch được thực hiện chặt chẽ, cả kế hoạch tổng thể và kế
hoạch riêng cho từng lĩnh vực, từng bộ phận, từng khâu thu thập thông
tin để đưa ra kế hoạch đến khâu kiểm soát thực hiện kế hoạch, các dự
toán được lập theo đúng quy định của nhà nước.
- Chính sách nhân sự đã thực sự lôi kéo được cán bộ công nhân viên trong
tổng công ty tự giác và nhiệt tình trong công việc, phát huy được khả
năng của nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho họ làm việc và huy động
được họ vào quá trình kiểm soát.
- Công tác kế toán ở tổng công ty được tổ chức gọn nhẹ, do áp dụng kế
toán máy nên đã giải phóng được lao động kế toán khỏi công việc ghi
chép nhan chán do vậy công tác kế toán đạt hiệu quả cao, đảm bảo cung
cấp thông tin kịp thời cho tổng giám đốc và những đối tượng cần thông
tin khác. Các nghiệp vụ kế toán được tổ chức chặt chẽ nên công tác kiểm
soát được thực hiên tốt, đồng thời với các nghiệp vụ.
- Thực hiện tốt các nguyên tắc phân công, phân nhiệm và các nguyên tắc
phê chuẩn uỷ quyền.
- Kiểm soát vật chất đối với tài sản được quan tâm thích đáng, do đó bảo
vệ an toàn tài sản.
- Công tác kiểm soát đối với một số nghiệp vụ trọng yếu đã có tác dụng
tích cực trong việc bảo vệ tài sản của tổng công ty, đặc biệt là tài sản cố
định.
Mặc dù có những mặt tích cự như trên trong công tác kiểm soát nội bộ song
trong công tác kiểm soát nội bộ tại tổng công ty vẫn còn có những hạn chế:
- Tổng công ty chưa xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ, đây là một thiếu
sót rất lớn bởi điều kiện để nhận biết sự tồn tại của hệ thống kiểm soát
nội bộ là có sự tồn tại của các quy chế kiểm soát nội bộ.
- Tổng công ty mặc dù đã xây dựng một ban kiểm soát, đề ra nhiệm vụ
chức năng song mới chỉ là một hình thức trong thực tế thì chưa đi vào

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×

×