Tải bản đầy đủ

Bao cao ki nang mm

Báo cáo mô Kỹ năn mềm
I.
Cách viết một bài báo cáo, thuyết trình trước đám đông.
I.1. Cách viết một bài báo cáo.
I.1.1. Chuẩn bị.
Phải xác định đựơc mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báo
cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo.
- Xây dựng đề cương khái quát.
- Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích
hợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo… phần nội dung thường
có 3 phần nhỏ:
o Phần 1:
- Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
o Phần 2:
- Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác
định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
o Phần 3:
- Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ
chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra.
- Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo.
- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của

báo cáo.
- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.
1

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
I.1.2. Xây dựng dàn bài.
- Mở đầu:
Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương,
công tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh
có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên.
- Nội dung chính:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
+ Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện.
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
o Lưu ý:
Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công
việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ
gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và
tìm nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được
giao.
- Kết luận báo cáo:
+ Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục.
+ Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm.
- Các biện pháp tổ chức thực hiện:
+ Những kiến nghị với cấp trên.
+ Nhận định những triển vọng.

2

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
I.1.3. Viết dự thảo báo cáo.
- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá,
có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản
đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn.
- Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành
văn cầu kỳ. Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và
công bằng.
- Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều họăc quá khoa trương
mà không có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng.
- Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu
liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các
tài liệu tham khảo trong phần phụ lục.
o Đối với các báo cáo quan trọng:
- Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản
dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.
1.1.4. Trình lãnh đạo thông qua:
- Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên
đề… cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các
quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp
cho cấp trên hoặc hội nghị.
- Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi, nếu là báo cáo khoa học thì tên
tác giả phải ghi ở đầu sau tên báo cáo và không điền các mục khác ở phần tiêu đề

3

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
như các báo cáo thông thường. Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơ
quan khác thì phải có công văn hay thư riêng gửi kèm theo.
1.1.5. Ngôn ngữ trong báo cáo.
- Trong báo cáo bạn nên sử dụng ngôn ngữ phổ thong, dễ hiểu. Lối hành văn mạch
lạc, rõ rang, thiết thực.
- Nên tránh những từ ngữ quá hoa mỹ, phô trương. Vì báo cáo cần sự ngắn gọn
nhưng đầy đủ và chính xác.
- Nếu cần thiết bạn có thể sử dụng các số liệu, biểu đồ để minh họ nhưng những số
liệu và sơ đồ phải dễ hiểu và có tính khoa học.
- Viết báo cáo chính là tổng kết lại toàn bộ quá trình học tập, làm việc của bạn.
- Vì thế khi viết báo cáo bạn hãy xem đó là một công việc quan trọng trong quá
trình học tập, làm việc và thăng tiến của bản thân, hãy chăm chút cho bản báo cáo
được hoàn hảo nhất có thể, việc viết báo cáo sơ sài có thể sẽ làm bạn đánh mất một
cơ hội tốt trong quá trình thăng tiến đó.
o Rút kinh nghiệm cho bản thân.
Dù công việc của bạn có kết quả tốt hay không bạn cũng cần rút ra bài học cho bản
thân, thẳng thắn nhận những khuyết điểm của mình để rút kinh nghiệm và cố gắng
làm tốt hơn cho những nhiệm vụ làm sau.
I.2. Kỹ năng thuyết trình trước đám đông.
I.2.1. Giai đoạn cuẩn bị.
A, Xác định đối tượng.

4

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm

Trả lời các câu hỏi:
- Ai sẽ đến dự?
- Bao nhiêu người sẽ đến dự?
- Vốn kiến thức của họ như thế nào?
- Tình nguyện hay ép buộc?
- Văn hóa như thế nào?
- Họ hiểu về vấn đề mình sắp trình bày như thế nào?
1.2.2.1. Nội dung.

5

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm

– Xác định rõ mục đích của buổi thuyết trình
– Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm bắt
được (có như vậy bạn mới tìm ra phương thức nhấn mạnh những nội dung quan
trọng trong bài thuyết trình)
– Xây dựng dàn cho bài thuyết trình 1 cách logic nhất ( đủ 3 phần : giới thiệu, nội
dung và kết luận): có 3 bước : động não ( Tìm ý chọn ý -> sắp xếp ý)
– Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình. Điều này rất quan trọng,
bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn quá dài dù nó có hấp dẫn
đến đâu.

6

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp lí
để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất.
1.2.2.3. Hình thức.
a. Địa điểm:
– Nếu xác định được số lượng người tham gia bạn sẽ dễ dàng lựa chọn địa điểm
phù hợp với lượng người đó. Bên cạnh đó cần chọn địa điểm phù hợp với nội dung
thuyết trình. Chương trình “ Hành trình du học lấy địa điểm Văn Miếu – Quốc Tử
Giám làm nơi tổ chức. Đó là địa điểm phù hợp với lượng khách mời không quá
lớn, phù hợp với tính chất khuyến học của chương trình bới Quốc Tử Giám là
trường đại học đầu tiên của Việt Nam.
– Trước buổi thuyết trình cần sắp xếp nội thất, khung cảnh địa điểm. Với một bài
thuyết trình về văn học nghệ thuật bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời, trang trí căn
phòng ấn tượng với tranh, hoa , tượng,,,,Nhưng với một buổi thuyết trình về đề tài
khoa học bạn không cần sắp đặt căn phòng quá cầu kì với các đồ trang trí.rườm rà
– Tập nói trước ở địa điểm đã chọn. Nếu ở ngoài trời thì cần tăng âm thanh. Nếu
trong phòng nhỏ điều chỉnh âm lượng vừa phải là khôn ngoan. Lưu tâm đến độ
sáng của địa điểm để bạn có thể đọc được những ghi chú của bản thân và cả người
tham dự có thể theo dõi được những tư liệu bạn cung cấp.
b. Thiết bị hỗ trợ.
– Nếu đi thuê các thiết bị hỗ trợ thì nên lưu tâm đến việc đặt trước , kiểm tra chất
lượng và giá cả hợp lí.
– Các thiết bị phải tương thích ăn khớp với nhau.

7

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
– Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình.
Không thể dùng 1 màn hình 19 inch khi có đến hơn 200 người tham gia.
1.2.2.4. Tập luyện.

– Giọng nói: tiếng nói chuẩn là cần thiết, bạn cũng nên tập thở bằng bụng để cho
hơi được dài , thường xuyên đọc văn và hành văn để có lời nói hay, cũng cần phải
tập sử dụng nhiều giọng điệu khác nhau. Không phải ai sinh ra cũng có giọng nói
hay, nhưng nếu kiên trì tập luyện, giọng nói của bạn sẽ có sức lôi cuốn khán giả.
– Ứng khẩu : viết dàn bài ra giấy, tập nói một mình nhiều lần, bạn sẽ luyện được
khả năng xử lý ngôn từ nhanh. Đồng thời, thường xuyên thu thập dụng ngữ , lời
hay, cách dùng từ ngữ lạ từ sách báo, trong khi nói chuyện.
– Cử chỉ : tập sử dụng các cử chỉ của tay, nét mặt để thể hiện tình cảm trong khi
thuyết trình.

8

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
Để quá trình rèn luyện này có hiệu quả, cách tốt nhất là cùng học theo nhóm, tham
gia sinh hoạt câu lạc bộ, có như vậy bạn mới được thực hành nói trước mọi người.
Luyện tập ngay trước khi thuyết trình :
– Chọn trang phục phù hợp chủ đề sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp cho khán giả và
giúp bạn tự tin hơn.
Khớp với các thiết bị phụ trợ và với các phần khác của chương trình. Đặc biệt khi
thuyết trình theo nhóm thì phải có buổi thao luyện cùng các thành viên khác để có
sự thống nhất và logic trong cả buổi thuyết trình.
I.2.2. Giai đoạn thuyết trình
I.2.2.1. Chuẩn bị.
A, Giao tiếp bằng mắt.
- Phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích
thú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm
từ khán giả đối với bài thuyết trình của mình.
- Nếu số lượng khán giả đông, hãy nhìn lướt một lượt, còn nếu bạn không thấy
thoải mái khi nhìn thẳng vào mắt thính giả thì hãy nhìn vào vị trí khác trên
khuôn mặt, có thể là mũi .
B, Đưa ra một thông báo hoặc thống kê theo cách làm cho người khác phải giật
mình.
C, Hãy bông đùa một chút: và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề.
Không phải ai cũng thích sự hài hước và sẽ hơi mạo hiểm nếu bạn hoàn toàn không
biết gì về người nghe, nhưng thực sự sẽ không có cái gì có thể đánh gục khán giả
của bạn hiệu quả bằng những tiếng cười thoải mái.

9

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
D, Đưa ra những chỉ dẫn thích hợp.
- Đưa ra những trích dẫn phù hợp ( hoặc câu danh ngôn nổi tiếng )
- Ngoài việc trình bày cho mọi người hiểu về chủ đề, bạn cũng có thể tạo ra sự tín
nhiệm từ phía người nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm rõ về đề tài
mình nói đến mức có thể tìm ra những trích dẫn vô cùng phù hợp.
E, Thuật lại một câu chuyện có liên quan
Hầu hết mọi người chỉ diễn thuyết một vài lần trong đời nhưng chúng ta lại kể
chuyện hằng ngày. Kể ra một câu chuyện nào đó có thể là cách thoải mái và tự
nhiên để tạo đà cho phần còn lại của bài diễn văn.
F, Sử dụng câu hỏi tu từ : Là câu hỏi với câu trả lời là hiển nhiên, có tác dụng lôi
kéo sự chú ý của khán giả.
I.2.2.2.

Nội dung.

A, Ngôn ngữ nói: Diễn thuyết hay đọc
Thuyết trình một cách tự nhiên, như đang trò chuyện với khán giả. Tránh nói
một cách đều đều như trả bài, cũng không nên chỉ nhìn và đọc lại bài thuyết trình
đã chuẩn bị sẵn.
- Sự nhiệt tình: chứng tỏ quan điểm rõ ràng và tích cực, niềm yêu thích về chủ đề
bạn đang nói thông qua giọng nói và các biểu cảm trên nét mặt. Nét mặt tươi
vui, đừng quên những nụ cười sẽ là vũ khí giúp bạn tự tin hơn và lấy thiện cảm
với người nghe

- Sự rõ ràng: giọng điệu của bạn cần rõ, chậm, đủ nghe, tránh nói lắp bắp và lòng
vòng, lan man chỉ một vấn đề.

10

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
- Trình bày ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm và
sẽ gây khó khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi. Sử dụng thành thạo phương
tiện hỗ trợ để giúp người nghe hiểu hơn.
B, Ngôn ngữ cơ thể:
– Giao tiếp bằng mắt (eye contact): phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả
để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng có thể
nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài thuyết trình của mình. Nếu
số lượng khán giả đông, hãy nhìn lướt một lượt, còn nếu bạn không thấy thoải mái
khi nhìn thẳng vào mắt thính giả thì hãy nhìn vào vị trí khác trên khuôn mặt, có thể
là mũi .
– Nét mặt: giữ nét mặt thân thiện , cởi mở . Kể cả khi bạn căng thẳng, nhờ nụ cười
đó mà khán giả cũng sẽ đánh giá cao thái độ tích cực của bạn, và bạn sẽ cảm thấy
thư giãn hơn. Đừng để quá nghiêm nghị hay cứng nhắc từ đầu đến cuối.
– Điệu bộ: giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại. Dùng
cử chỉ của bạn: như tay để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý nơi khán
giả
– Cách đi đứng: một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin,
chuyên nghiệp, và đáng tin cậy ở chính bạn.
Không nên di chuyển quá nhanh hoặc quá chậm gây phản cảm cho người nghe.
Cần chú ý khi đi lên bậc thuyết trình vì không có gì làm cho sự tin cậy của thính
giả đối với bạn giảm đi bằng những việc đại loại như vấp té trên đường bước lên
trước người nghe
C, Phương tiện trợ giúp (visual aid):

11

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác. Thường là powerpoint,
tranh ảnh, đồ thị…Các phương tiện nhìn nên:
– Đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ.
– Được đặt tại vị trí dễ nhìn, không đứng che tầm nhìn khán giả.
– Đơn giản và dễ hiểu: Các câu thể hiện trên màn hình cần đơn giản, ngắn gọn và
nêu ra ý chính mà thôi. Mục đích của các câu này là để giúp người thuyết trình dễ
dàng theo sát được nội dung theo cách logic nhất, đồng thời giúp người nghe tiện
theo dõi và tránh được sự rườm rà. Mỗi trang thuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu
là hợp lý.
D, Giao lưu khán giả :


Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu . Bác Hồ đã có câu nói

nổi tiếng: ”Tôi nói đồng bào nghe rõ không?” rất hiệu quả.


Đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ trước,

và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn. Khi đó người thuyết trình phải
phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bị
câu trả lời của khán giả làm lạc đường.
E, Giải quyết câu hỏi:
- Nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi ( sau mỗi đoạn nói, sau khi kết
thúc, hay bất cứ lúc nào ) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó. Cũng có thể
giới hạn số câu hỏi và yêu cầu từng người hỏi một.
- Đối với các câu hỏi cố tình dồn bạn vào chân tường, hãy mỉm cười và bình tĩnh
tìm một câu trả lời tích cực.

12

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
- Nếu bạn không biết câu trả lời, có thể nói “ Hiện tôi chưa có câu trả lời, bạn có
thể để lại danh thiếp, và tôi chắc chắn sẽ gửi câu trả lời cho bạn sau “ Tuy nhiên
, chỉ làm điều này 1 đến 2 lần thôi.
- Nếu bạn biết một người trong khán giả có thể giúp bạn trả lời, hãy giới thiệu
người đó.
F, Tâm thế khi thuyết trình :
Tự chủ, không lo lắng, hăng hái, nhiệt tình là cần thiết khi bạn muốn truyền đạt lại
cho người khác. Điều này có được khi bạn có sự chuẩn bị tốt ( nội dung, thiết bị,
luyện tập,… )
I.2.2.3.

Kết thúc thuyết trình.

– Đưa ra thách đố hay lời kêu gọi cho thính giả: Cách kết thúc này rất có tác dụng
ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe
– Tóm tắt những ý chính: Một bản tóm tắt sẽ đặc biệt thích hợp cho những bài nói
dài, chia làm những luận điểm cụ thể
– Cung cấp những trích dẫn thích hợp.
– Minh họa để tiêu biểu hoá các ý.
– Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ủng hộ.
I.2.2.4.

Những điều cần tránh khi thuyết trình.

A, Đừng đọc
- Không nên đọc một bài phát biểu đã viết sẵn trên giấy. Trong trường hợp bạn có
một bài phát biểu dài, chỉ nên đọc các trích dẫn, số liệu phức tạp.
- Khi bạn thuyết trình với powerpoint, tuyệt đối không nhìn vào và đọc – khán
giả có thể tự làm điều đó. Khi slide hiện ra, bạn nên ngừng một khoảng thời
13

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
gian để khán giả đọc (đằng nào thì họ cũng chẳng để ý những gì bạn nói khi
đó).
- Đọc những gì đã viết sẵn hoặc trên powerpoint thể hiện sự thiếu tôn trọng đối
với khán giả. Nó có nghĩa là: “Khán giả không hề quan trọng đối với tôi nên
thậm chí tôi không cần học thuộc các thông tin đó khi trình bày”.
B, Đừng thờ ơ.
- Nếu bạn nói như thể khán giả không tồn tại, bằng cách nói chuyện với bức
tường phía sau hoặc những ánh mắt thiếu tập trung thì có nghĩa bạn đang nói
với họ rằng họ không đáng để bạn chú ý đến.
- Đôi khi bạn làm vậy nhằm giảm bớt nỗi lo lắng khi mọi người đều hướng mắt
vào mình. Vì vậy, mấu chốt là bạn cần thật sự tự tin, chiến thắng nỗi sợ hãi
trước đám đông.
C, Đừng lừ đừ
Nguyên tắc chung khi nói trước đám đông là đứng thẳng người. Một điều cần lưu ý
là không nên cho tay vào túi quần khi nói. Mặc dù trong một số trường hợp, cử chỉ
này được coi là bình thường. Bàn tay chính là ngôn ngữ cơ thể có tác động mạnh
nhất khi nói trước công chúng.
D, Đừng nói “à”, “ừm”, “ờ”
Chúng ta rất thường sử dụng những từ như “à”, “ừm” và “ơ” khi chúng ta suy nghĩ.
Điều này ngụ ý bạn có vẻ không chắc chắn lắm. Khán giả sẽ cảm thấy khó hiểu và
không tin tưởng những gì bạn nói.
E, Đừng hấp tấp
Khi bạn cảm thấy lo lắng, một phản ứng là bạn có thể là tăng nhanh tốc độ nói, vì
trong tiềm thức bạn muốn cố gắng kết thúc phần thuyết trình càng sớm càng tốt.

14

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
Khi bạn nói chuyện tốc độ nhanh, người nghe nhiều khả năng sẽ bỏ lỡ hay quên
hẳn đi những điều bạn đang đề cập đến. Nếu diễn đạt những ý tưởng phức tạp, bạn
nên dành một thời gian để mọi người nắm bắt và hiểu được vấn đề.
F, Đừng lãng phí thời gian
- Ngược lại với hấp tấp vội vã là dây dưa lãng phí thời gian, nói một cách chậm
rãi từ tốn như thể bạn đang có rất nhiều thời gian cho phần trình bày của mình.
Nó sẽ khiến cho người nghe cảm thấy chán ngắt.
- Một trường hợp phổ biến là bình luận lạc đề (bình loạn) hay sa đà vào nội dung
phụ. Có thể bạn rất hứng thú với những gì mình nói nhưng khán giả thì ngáp
liên tục.
G, Đừng nói xin lỗi
Tránh xin lỗi và đặc biệt khi nó làm cho bạn trông không đủ năng lực và vô tâm.
Điển hình là đừng bao giờ bắt đầu bài thuyết trình bằng câu “Xin lỗi nhưng tôi
không có thời gian chuẩn bị kĩ” vì điều này ngụ ý là khán giả cảm thấy bị xem là
họ không quan trọng đối với bạn.
H, Đừng thiếu tôn trọng
Hãy luôn luôn và luôn luôn tôn trọng khán giả, ngay cả khi họ thô lỗ, ngu ngốc hay
vô cảm. Trình bày thật tốt những gì bạn đã chuẩn bị và hãy lắng nghe cẩn thận
những lời nhận xét . Nếu ai đó chỉ trích, thì bạn không nên tham gia vào trận đấu
khẩu. Bởi khi đó bạn trở thành một diễn giả tệ hại, ngay cả khi bạn chưa bắt đầu
phần nói của mình. Nên tôn trọng quan điểm của họ, ngay cả khi bạn không hoàn
toàn đồng ý điều đó.
II.
Kỹ năng làm việc độc lập, làm việc nhóm.
II.1. Kỹ năng làm việc độc lập.

15

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm

Có nhiều người thích làm việc một mình, nhưng cũng có những người chỉ thích
làm việc theo nhóm.
Tuy nhiên cần có sự kết hợp của cả hai kỹ năng này để bạn có thể xử lý tốt công
việc của mình.
Dù làm việc nhóm chúng ta vẫn có những lúc cần đến sự độc lập để hoàn thiện
công việc của mình.
Vì vậy, đừng vì quá đề cao kỹ năng làm việc nhóm mà quên mất kỹ năng làm việc
độc lập. Cần phải rèn luyện cả hai để học hỏi được nhiều kinh nghiệm làm việc
hiệu quả hơn.
II.1.1. Nâng cao trình độ chuyên môn của bản thân.

16

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
- Để làm việc độc lập hiệu quả, bạn cần phấn đấu để thực sự làm chủ công việc
của mình bằng cách nâng cao trình độ chuyên môn bản thân.
- Thép cần được tôi luyện, bạn cũng cần không ngừng tự mình làm giàu thêm tri
thức nghề nghiệp bằng cách cập nhật các kiến thức mới về: Yêu cầu chuyên
môn, nhu cầu thị trường lao động.
- Tham gia vào các diễn đàn nghề nghiệp, mạng xã hội… trên internet là một
cách thức hữu hiệu để bạn tạo dựng mối quan hệ cũng như được chia sẻ các
kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn.
- Bên cạnh đó, để làm việc thành thạo, bạn cần quan tâm rèn luyện các kỹ năng
mềm để ứng dụng tốt kiến thức vào thực tiễn.
Ví dụ, một người dù giỏi ngoại ngữ đến mấy nhưng nếu thiếu kỹ năng giao tiếp thì
cũng khó làm việc tốt với người nước ngoài. Một số kỹ năng mềm cần thiết trong
công việc là: Tự học hỏi, giao tiếp, phát hiện và giải quyết vấn đề, làm việc độc lập
và làm việc theo nhóm, quản lý thời gian…
II.1.2. Quản lý thời gian thông minh.

17

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
- Dù vì lý do gì, làm quá nhiều việc cùng một lúc có thể gây suy giảm chất lượng
công việc và kéo dài thời điểm kết thúc.
- Hãy nghĩ về chuyện thời gian đang thực sự được dùng như thế nào, chứ không
phải nghĩ về những việc mà bạn đang làm.
- Một trong những sai lầm lớn nhất nhiều người mắc phải là đặt gần như mọi thứ
từ lớn đến nhỏ, từ thiết yếu đến vụn vặt - lên danh sách việc cần làm.
- Laura Vanderkam, tác giả cuốn sách “168 giờ: Bạn có nhiều thời gian hơn bạn
nghĩ”, cho rằng, cách giải quyết là hãy tìm ra những gì thực sự cần để ghi lên
danh sách - không nhiều hơn 3 - 5 việc dứt khoát phải làm, và "giải tán" những
điều còn lại.
II.1.3. Làm theo tiến độ công việc.
- Để không bỏ sót công việc, bạn có thể ghi chú những việc cần làm ra giấy màu,
dán ở nơi dễ trông thấy. Hãy dành thời gian cuối ngày hôm nay để lên kế hoạch
cho ngày mai và cho hai ngày sau đó.
- Nó không chỉ giúp bạn đi đúng hướng, mà bạn còn hiểu rõ hơn về khối lượng
công việc của mình, sẵn sàng đối diện với thách thức nảy sinh hoặc tập trung
vào những gì đã lên danh sách. Không chỉ chuẩn bị cho những việc cần làm
trong ngày, bạn hãy cam kết thời điểm hoàn thành chúng.
II.1.4. Phân cấp bậc lựa chọn
- Nếu bạn đã quyết định sẽ rời công sở vào một thời điểm nhất định, và một
nhiệm vụ cuối ngày phát sinh, đòi hỏi bạn phải giải quyết nhưng nó không phải
là vấn đề sống còn của công ty, bạn cần đánh giá và giải quyết nó trong khoảng
thời gian còn lại của mình, không nhất thiết phải ở lại buổi tối tại công sở. Bạn
nên tự hỏi mình, “Nếu tôi nhất thiết phải rời đi lúc 5 giờ chiều, tôi cần phải làm
những gì trước lúc ấy?”.
- Mọi người đều muốn được ghi nhận vì những đóng góp ngoài giờ. Nhưng học
cách xác định lúc nào là thời gian thực sự cần thiết cũng rất quan trọng. Bất kể
những ưu tiên giữa cuộc sống và công việc của bạn thế nào, có một điểm gần
như ai cũng đồng thuận: Những người sáng tạo và hiệu quả nhất trong nghề
nghiệp của họ đều rất chú trọng thời gian ở bên ngoài công sở.
18

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
- Công việc luôn phình nở để lấp đầy không gian có thể, vì thế hãy ứng xử với
thời điểm cuối ngày như một vấn đề rất quan trọng. Những người làm việc hiệu
quả nhất luôn có một lý do để họ muốn ra về lúc 5 giờ chiều.
- Điều mấu chốt là phải nhận biết chính xác các mặt hạn chế của bản thân và
quyết tâm cải thiện bằng nhiều cách.
Sau mỗi nỗ lực, bạn cần tự nhận xét xem mình đã tiến bộ như thế nào. Có câu,
“hãy làm việc bình thường một cách xuất sắc trước khi làm việc xuất sắc một
cách bình thường”.
II.2. Kỹ năng làm việc theo nhóm.
Làm việc nhóm giúp các cá nhân khai thác những điểm mạnh, và khắc phục những
điểm yếu của nhau, cùng nhau hỗ trợ để đạt mục đích trong công việc, mục tiêu đã
đề ra. Tuy nhiên trong quá trình làm việc nhóm để diễn ra suôn sẻ và thành công
là điều không dễ dàng vì mỗi cá nhân là một cá tính, một ý kiến riêng.
Làm sao để giải quyết những xung đột trong nhóm hiệu quả, tạo động lực cho
nhóm thì cần kỹ năng và nghệ thuật cũng như kinh nghiệm làm việc nhóm mới giải
quyết vấn đề một các tận gốc và hiệu quả.
II.2.1. Mục đích làm việc theo nhóm.

19

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm

- Hiểu được lợi ích làm việc nhóm và mục tiêu hình thành một nhóm.
- Những nguyên nhân gây ra khủng hoảng, xung đột trong nhóm và biện pháp
khắc phục.
- Một số giải pháp giúp nhóm phát triển và các giai đoạn phát triển của nhóm.
- Thực hành các bài tập nhóm và bài học kinh nghiệm để làm việc nhóm thành
công.
II.2.2. Nội dung.
Dù làm việc một mình hay theo nhóm, bạn cũng cần luyện cho mình kỹ năng giao
tiếp thông minh, nhạy bén thì kết quả công việc của bản thân và của cả nhóm mới
đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất. Vậy làm thế nào để rèn luyện được kỹ
năng giao tiếp khi làm việc nhóm và phát huy kỹ năng này một cách hiệu quả nhất.

20

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm

A, Lắng nghe người khác nói.
- Đừng bao giờ cho rằng mọi ý kiến của mình là đúng và mình có thể giải đáp
được tất cả các vấn đề. Ai cũng có những hiểu biết giới hạn ở lĩnh vực nào đó
do vậy cần lắng nghe người khác nói.
- Khi lắng nghe bạn sẽ học hỏi được nhiều kiến thức từ người khác để bổ sung
cho phần kiến thức mà bạn bị thiếu.
- Đó là cách hoàn thiện những thiếu xót của bản thân mà bạn cần bổ sung cho
mình.
- Khi làm việc nhóm việc lắng nghe vô cùng quan trọng. Nó giúp mọi người hiểu
nhau hơn, tôn trọng nhau hơn.
B, Đừng ngại nêu lên suy nghĩ, ý kiến của mình.

21

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
- Đôi khi sẽ có lúc bạn cảm thấy khó khăn khi diễn đạt suy nghĩ, ý tưởng của
mình, hay bế tắc khi tìm hướng triển khai cho cuộc họp nhóm.
- Đây không phải là kỹ năng dễ nhưng nếu bạn muốn khả năng của mình được
nhìn nhận và trân trọng, bạn nên tự tin vào bản thân, không ngần ngại đề xuất
những ý tưởng mới dù có thể ban đầu kết quả không như bạn mong muốn.
Nhưng ít nhất bạn cũng không trở thành “bóng ma vô hình” trong chính nhóm
của mình.
C, Tôn trọng ý kiến của các thành viên
- Một ý kiến, một phương án dù có hay tới đâu đi chăng nữa thì cũng không tránh
khỏi những thiếu sót.
- Nếu bạn biết tôn trọng ý kiến của người khác, đúc rút những điểm hay, sáng tạo
thì sẽ giúp công việc của cá nhóm đạt hiểu quả tốt hơn.
- Đây cũng chính là động lực lớn nhất để các thành viên trong nhóm phát huy
được thế mạnh của bản thân, đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung.
- Bởi khi thành viên đó thấy được ý kiến của mình được tôn trọng, họ sẽ cố gắng
hơn trong công việc và thấy giá trị của bản thân được nâng cao.
D, Có tinh thần trách nhiệm với công việc được giao
- Không chỉ có trách nhiệm với phần công việc được giao mà bản thân mình cần
có trách nhiệm với công việc của cả nhóm.
- Làm việc nhóm cần phối hợp với các thành viên khác để hiệu quả công việc đạt
cao nhất và đúng tiến độ.
- Nhưng nếu thiếu đi sự trách nhiệm, nếu bạn ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm
vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể. Khi đó, chỉ 1 cá
nhân có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ của tất cả mọi người.
E, Bỏ qua sự ích kỷ cá nhân

22

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
- Khi làm việc nhóm bạn hãy bỏ qua hết sự ích kỷ cá nhân, không chấp nhất
những chuyện nhỏ, tỵ nạnh với đồng đội của mình, trách va chạm, mâu thuẫn…
- Hãy thẳng thắn nêu quan điểm cá nhân của bản thân mình, góp ý cho bạn sửa
đổi. Có như thế, người khác hay chính bản thân mình mới nhận biết được
những lỗi lầm cần sửa chữa.
- Tránh việc nói xấu, tỵ nạnh sẽ làm ảnh hưởng đến tình đoàn kết của cả nhóm.
F, Động viên khen ngợi người khác một cách thật lòng
- Đừng tiết kiệm những lời khen với cố gắng và nỗ lực của các thành viên trong
nhóm.
- Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thành viên cảm
thấy công sức của mình được trân trọng, cởi mở hơn trong việc chia sẻ, giúp đỡ
lẫn nhau trong công việc cũng như cuộc sống.
- Giao tiếp trong làm việc nhóm không hề khó, nhưng làm thế nào giúp mọi
người phát huy thế mạnh của từng cá nhân để đóng góp hiệu quả nhất cho công
việc chung lại là điều không phải ai cũng làm được.
- Nếu bạn thực sự nắm được những kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong làm việc
nhóm, bạn sẽ ngạc nhiên với những bước tiến mà bạn đạt được trong công tác
xây dựng phong cách làm việc nhóm chuyên nghiệp.
III. Xây dụng một kế hoạch để làm một CV xin việc hoàn chỉnh và đưa ra các
tình huống khi đi phỏng vấn.
III.1. Xây dụng một kế hoạch để làm một CV xin việc hoàn chỉnh.
- CV là gì?
CV là viết tắt của cụm từ Curriculum Vitae trong tiếng Anh, có nghĩa là Sơ yếu lý
lịch. Tuy vậy, CV không phải là bản khai lý lịch cá nhân trên phương diện nhân
thân, gia đình. Mà đó là một tờ quảng cáo bạn tự nói về các kỹ năng, khả năng
cũng như kinh nghiệm làm việc của bạn.
III.1.1.
III.1.2.

Làm một CV xin việc hoàn chỉnh.
Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

23

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
…….o0o…….

ĐƠN XIN VIỆC

Kính gửi: Công ty THHH ABC
Tên tôi là: Trần Thị Lệ
Sinh năm: 22/09/1996;

Giới tính: Nữ

Địa chỉ: xóm Trung Thái, xã Nghĩa Trung, huyện Nghĩa Đàn, tỉnh Nghệ An.
Email: tranmiletran96@gmail.com
Điện thoại: 01633261596
Tình trạng hôn nhân: Độc thân
Tổng số năm kinh nghiệm: 0 năm
Chuyên môn chính: Kỹ sư công nghệ thực phẩm
Lĩnh vực mong muốn: Nhân viên QC
Qua thông tin đăng trên internet tôi viết đơn này để ứng tuyển vào vị trí Nhân viên
QC mà Quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng. Với khả năng, kiến thức tích lũy
được tôi nghĩ rằng tôi đảm nhiệm vị trí này rất thích hợp.
Tôi mong muốn xây dựng một con đường sự nghiệp lâu dài trong lĩnh vực QC. Tôi
luôn tìm hiểu và thử thách bản thân trong lĩnh vực này như sáng tạo những chiến

24

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Báo cáo mô Kỹ năn mềm
lược mới, năng động, bổ sung kiến thức về thực phẩm, kiến thức về thực phẩm
sạch để bản thân được nổi trội và phát triển cơ hội nghề nghiệp của mình sau này.
Tôi tốt nghiệp Kỹ sư chuyên ngành Công nghệ thực phẩm tại trường Đại học Công
nghiệp Vinh loại Khá năm 2018- điểm tích lũy 7.8/10.
Năm 2016, 2017 nhận học bổng sinh viên đạt thành tích khá – sinh viên vượt khó.
Trình độ Tiếng Anh C, Chứng chỉ Tin học A,
Tham gia các hoạt động ngoại khóa: Bóng chuyền, văn nghệ , tham gia câu lạc bộ
Anh văn tại Trung tâm tiếng anh…
Kỹ năng làm việc:
Kiến thức về Ngành Công nghệ thực phẩm
Kiến thức về tin học thành thạo exel, word, auto cat…
Kỹ năng tiếng anh nghe, nói, đọc, viết.
Kỹ năng ngôn ngữ: Giao tiếp, trình bày tốt Tiếng Việt và Tiếng Anh,Tiếng Pháp
Khả năng làm việc độc lập và theo nhóm, chăm chỉ, cẩn thận, phân tích giải quyết
vấn đề và lập báo cáo tốt
III.2. Các tình huống hay gặp khi phỏng vấn xin việc.
A, Bạn thích làm việc độc lập hay theo nhóm?
- Hầu hết các công ty đều đánh giá cao phong cách làm việc theo nhóm. Vì
thế, trong cuộc phỏng vấn, hãy cố gắng nhấn mạnh khả năng phối hợp ăn ý
với đồng nghiệp của bạn bằng các ví dụ cụ thể, đồng thời nêu lý do bạn thích
làm việc theo nhóm.

25

Sinh viên: Trần Thị Lệ


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×

×