Tải bản đầy đủ

giao an (1)

LỜI NÓI ĐẦU
Microsoft Excel là một trong những chương trình thuộc bộ Microsoft Office đã và
đang ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực: văn phòng, kinh tế, kế toán, thương mại,
quản lý và nhiều hơn nữa. Hiện nay Excel được sử dụng rất phổ biến, tuy rất phổ cập và
có nhiều sách trình bày cách sử dụng chương trình này, nhưng để có được tài liệu học
kiểu "Xem tới đâu thực hành tới đó" giúp cho người đọc có thể tự tham khảo và thực
hành ứng dụng Excel trong thực tế thì không có nhiều.
Với cuốn giáo trình “Tin học kế toán”, bạn có trong tay các công cụ và lệnh để
tạo các bảng tính khác nhau, tạo những cơ sở dữ liệu từ đó áp dụng các hàm cơ bản, hàm
nâng cao và các hàm tài chính…để giải quyết các bài tập ứng dụng trong thực tế.
Nội dung trong cuốn giáo trình này được trình bày một cách cụ thể, chi tiết về lý thuyết,
có những ví dụ áp dụng cho từng phần và giải thích rõ ràng.
Bố cục của giáo trình gồm 3 chương:
Chương 1: Các hàm cơ bản
Trang bị cho sinh viên kiến thức về các kiểu dữ liệu, các hàm cơ bản trong Excel
để từ đó vận dụng giải các bài tập.
Chương 2: Cơ sở dữ liệu
Nội dung chương 2 trang bị cho sinh viên kiến thức cơ bản về cách tổ chức cơ sở
dữ liệu, các hàm cơ sở dữ liệu trên EXCEL để từ đó thực hiện được các thao tác sắp xếp,
trích lọc, tổng hợp phân tích dữ liệu, tìm kiếm mục tiêu để giải các bài toán ứng dụng
trong kế toán, kinh tế.

Chương 3: Các hàm tài chính
Nội dung chương 3 trang bị cho sinh viên một số hàm sử dụng trong lĩnh vực tài
chính giúp sinh viên có thể tính toán và lựa chọn các giải pháp tối ưu trong lĩnh vực này.
Giáo trình được biên soạn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận
được sự đóng góp của các đồng nghiệp và bạn đọc gần xa để những lần in sau chất lượng
của giáo trình ngày càng hoàn thiện tốt hơn.
Hà Nội, tháng 12 năm 2013
Nhóm tác giả
Th.S Nguyễn Thị Minh Hiền
Th.S Nguyễn Thị Mỹ Hạnh


CHƯƠNG 1: CÁC HÀM CƠ BẢN
I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1. Kiểu dữ liệu
Dữ liệu là tất cả những gì ta có thể nhập vào trong ô để cho Excel xử lý và tính
toán. Trong Excel có các kiểu dữ liệu sau:
1.1. Kiểu chuỗi: (Text)
Được qui định bắt đầu bởi các ký tự từ (a…z, A…Z).
Mặc nhiên dữ liệu loại chuỗi được canh bên trái. Nếu độ dài chuỗi vượt quá độ
rộng ô thì nó sẽ tự động hiển thị qua ô kế bên nếu ô kế bên đó chưa chứa dữ liệu, còn nếu
ô kế bên đã có dữ liệu thì phần vượt quá độ rộng ô sẽ bị che khuất, lúc này ta chỉ việc nới
độ rộng ô cho phù hợp.
Trong công thức tính toán dữ liệu loại chuỗi phải được đặt trong cặp nháy kép “”.
Các phép toán quan hệ và nối chuỗi:


Toán tử so sánh : = (dấu bằng), < (nhỏ hơn), >(lớn hơn), <=(nhỏ hơn
hoặc bằng), >=(lớn hơn hoặc bằng), <>(khác nhau).



Toán tử nối chuỗi: &.
Ví dụ: = “Trung tâm” & “ Tin Học” kết qủa là: “Trung Tâm Tin Học”.
= (“Ba” <= “Bốn”) kết quả là TRUE.

1.2. Kiểu số: (Number)
Qui ước dữ liệu phải được bắt đầu bằng các con số từ 0…9 hoặc bằng một trong
các ký tự: + (cộng), - (trừ), . (chấm thập phân).
Mặc nhiên dữ liệu loại số được canh bên phải ô. Nếu số chữ lớn hơn độ rộng của ô
thì nó sẽ tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học hoặc hiển thị trên ô các ký tự
######, lúc này ta chỉ việc nới độ rộng ô cho phù hợp.
Khi ta nhập dữ liệu loại số không hợp lệ, Excel tự động chuyển thành dữ liệu loại
chuỗi.
- Để tăng tốc độ gõ số, đừng để ý đến các dấu phẩy ngăn cách hàng ngàn (đối với
kiểu Pháp, Việt Nam là dấu chấm).
Ví dụ: như thay vì gõ vào 3,000 chúng ta chỉ gõ 3000. Sau đó, chọn ô cần định
dạng → chọn nút Comma Stype “,” trên thanh công cụ.
- Để nhập một giá trị phần trăm, có hai cách: gõ số, rồi sử dụng dấu ngăn cách số
lẻ (ví dụ 0.5), chọn ô cần định dạng → chọn nút Percent Style “%” trên thanh công cụ.
Cũng có thể gõ nguyên số kèm theo dấu phần trăm (ví dụ 50% ).
2


Lưu ý: Không nên nhập vào 50 rồi sử dụng nút Percent Style, vì khi đó sẽ nhận
được kết quả là 5000%.
Các phép toán:
• Toán tử số học: +, -, *, /, ^ (luỹ thừa).
• Toán tử logic: Not, And, Or.
• Toán tử so sánh: =, <, >, <=, >=, <>.
1.3. Kiểu ngày tháng năm: (Date/Time)
Được qui định nhập theo dạng thức mm/dd/yy (trong đó: mm:tháng, dd:ngày,
yy:năm). Hoặc nếu ta chỉ nhập mm/dd thì Excel tự động lấy năm là năm hiện hành của
hệ thống. Hoặc có thể nhập theo dạng thức 5-Aug (ngày 5 tháng 8). Mặc dù hiển thị theo
dạng nào, chúng ta có thể định dạng lại theo kiểu hiển thị chúng ta (dd/mm/yy:
ngày/tháng/năm). Bằng cách vào Format Cells → Number/date rồi chọn kiểu ta thích,
nếu không có thì ta chọn Customize và nhập vào kiểu ta thích.
VD: Ta nhập dd/mm/yy vào hộp Type.

Excel lưu trữ ngày tháng như là một số tuần tự và Excel qui định ngày đầu tiên
của thế kỷ 20 (ngày 1/1/1900) là ngày đầu tiên (ứng với số 1).
Ví dụ: khi nhập ngày 15/04/99 thì lại hiển thị trên ô 36265, là do ngày 15/04/99 là
ngày thứ 36265 của thế kỷ 20. Lúc này ta có thể vào Format Cells để định dạng lại kiểu
hiển thị ngày hoặc có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + #, (nếu muốn trở về số thông
thường thì ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + ~).
Một số phím nhập ngày tháng như sau:
Ctrl + ;

: Nhập ngày tháng năm hệ thống vào ô hiện hành.

Ctrl + Shift + ; : Nhập giờ phút của hệ thống vào ô hiện hành.
3


Các phép toán:
• Các phép toán số học: +, • Các phép toán quan hệ: =, <, >, <=, >=, <>.
1.4. Kiểu công thức: (Formular)
Được qui định bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu +.
Khi hiển thị trên ô, sẽ hiển thị kết quả tính toán của công thức, không hiển thị công
thức. Còn công thức thì hiển thị trên thanh công thức.

Trong công thức tính toán có thể chứa tất cả các kiểu dữ liệu của Excel, các toán
tử tính toán, các số, các dấu ngoặc đơn, các địa chỉ ô, các tên khối, tên hàm, tên bảng, …
riêng dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức tính toán phải đặt trong cặp dấu “”.
2. Các loại địa chỉ
2.1. Địa chỉ tương đối (Relative Address):
Địa chỉ tham chiếu có dạng . Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham
chiếu của vùng đích sẽ thay đổi tương đối theo phương, chiều và khoảng cách so với vị
trí sao chép.
Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô như sau : A1=2, B1=4, A2=4, B2=6.


A

B

C

D

1

2

4

8

32

2

4

6

24

144

Công thức: =A1*B1

Công thức tại ô C1 là : =A1*B1 ⇒ Kết qủa là 8
Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô C2 thì công thức tại ô này là:
=A2*B2 và kết quả là 24. Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô D1 thì công thức tại ô
này là: =B1*C1 và kết quả là 32
Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tương đối.
4


2.2. Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address):
Địa chỉ tham chiếu có dạng $$. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ
tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn.
Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền như sau:

A
1

B

C

Số tiền đổi :

10000000
Số NT đổi được

2

Ngoại tệ

Tỉ giá

3

Đô la Mỹ

15752

4

Yên Nhật

144

5

Đô la Úc

11397
Công thức: =$C$1/B3

Số tiền đổi được ghi vào ô C1
Cột Ngoại tệ ghi các loại ngoại tệ hiện có
Cột Tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại tệ
Cột Số NT đổi được tính theo công thức: Số tiền đổi/ Tỉ giá cho những ô
tương ứng. Tại ô C3 nhập công thức: =$C$1/B3. Sau đó chép công thức từ ô này đến các
ô còn lại trong cột, bạn thấy địa chỉ ô $C$1 trong công thức sẽ không bị thay đổi.
Địa chỉ $C$1 được gọi là địa chỉ tuyệt đối.
2.3. Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address):
Địa chỉ tham chiếu có dạng $ (tuyệt đối cột, tương đối dòng) hoặc
$ (tương đối cột, tuyệt đối dòng). Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu
của vùng đích bị thay đổi một cách tương ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng.
Ví dụ :
Công thức của ô C5 là : =A$5+B$5
Sao chép công thức này đến ô C6 là : =A$5+B$5
Công thức của ô C5 là : =$A5+$B5
Sao chép công thức này đến ô F5 là : =$A5+$B5
Lưu ý: Có thể chuyển đổi nhanh kiểu địa chỉ (tương đối/ tuyệt đối) bằng phím F4:
Bấm F4 một lần: tuyệt đối cột, dòng; bấm F4 lần nữa: tương đối cột, tuyệt đối dòng;
bấm F4 lần nữa: tuyệt đối cột, tương đối dòng; bấm F4 lần nữa: tương đối cột, dòng.

5


3. Định dạng bảng tính
3.1. Định dạng dữ liệu
Chọn khối ô cần định dạng → vào Menu Format → chọn Cells, hoặc kích chuột
phải → chọn Format Cells. hiển thị hộp thoại Format Cells bao gồm các chọn lựa như
sau:
Thẻ Number:
Gồm các chọn lựa hiển thị số, các kiểu hiển thị thông thường (General), phần
trăm (Percentage), khoa học (Scientific), tiền tệ (Currency), ngày tháng năm (Date),


Thẻ Alignment:
Gồm các lựa chọn về kiểu hiển thị chuỗi văn bản:


Horizontal: Vị trí hiển thị trên ô theo chiền ngang.



Vertical



Wrap text: Tự động tách dữ liệu xuống thành nhiều hàng (vẫn trong cùng một

: Vị trí hiển thị trên ô theo chiều đứng.

ô) trong trường hợp chiều dài chuỗi dữ liệu vượt quá độ rộng ô.


Orientation: chọn lựa kiểu hiển thị trên ô: ngang, dọc, đứng, xéo góc,…

6


Thẻ Font:
Gồm các chọn lựa: kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, dạng chữ, kiểu gạch chân,….

+ Strikethrough: Ghạch ngang giữa chữ
+ Superscript : chỉ số trên (ví dụ: X2) (Ctrl + Shift + +).
+ Subscript

: chỉ số dưới (ví dụ: X2) (Ctrl + =).

Thẻ Border:
Gồm các chọn lựa về đóng khung như: nét khung, màu khung (trái, phải, trên,
dưới, bao quanh,…).

7


Thẻ Patterns:
Gồm các chọn lựa về nền như: màu nền, kiểu nền,….

8


3.2. Freeze Panes: Cố định hàng cột.
Trong một bảng tính có nhiều hàng và nhiều cột nên không thể nhìn thấy hết các
hàng, cột trên màn hình. Khi xem phần dưới thì phần trên bị khuất, xem phần bên trái thì
bên phải bị khuất. Để tiện cho việc xem hoặc nhập dữ liệu, Excel cung cấp cho chúng ta
một chức năng làm cố định một số cột liền nhau kể từ cột A và một số hàng liền nhau kể
từ hàng 1 để chúng không bị khuất.
Chúng ta có các trường hợp cố định hàng và cột như sau:
Cố định một số cột kể từ cột A: Ta thực hiện như sau: Chọn cột phía bên phải
của cột cuối cùng trong các cột cần cố định. Kích chọn menu Windows Freeze Panes.
Cố định một số hàng kể từ hàng 1: Ta thực hiện như sau: Chọn hàng phía dưới
của hàng cuối cùng trong các hàng cần cố định. Kích chọn menu Windows Freeze
Panes.
Cố định đồng thời cả một số hàng và một số cột đầu tiên: Ta thực hiện như sau:
Chọn ô phía bên phải của cột cuối cùng và phía dưới hàng cuối cùng của khu vực cần
cố định. Kích chọn menu Windows Freeze Panes.
Chú ý: Để hủy bỏ cố định ta kích chọn menu Windows Unfreeze Panes.
3.3. Validation
Khi xây dựng bất cứ bảng tính nào đó phục vụ công việc mình, chắc chắn bạn sẽ
cần những vùng nhập dữ liệu theo yêu cầu nhất định nào đó. Dữ liệu đó có thể được giới
hạn trong một phạm vi nào đó, có thể là số nguyên, số thập phân, ngày, giờ, trong danh
sách sẵn có hoặc chuỗi có độ dài nhất định. Khi đó chức năng Data validation sẽ giúp
chúng ta nhập liệu một cách chính xác theo yêu cầu, hạn chế sai sót tối thiểu.
Ví dụ: Yêu cầu nhập bảng điểm điểm số được nhập vào phải theo qui định sau:


Điểm phần 1: <=3



Điểm phần 2: <=4



Điểm phần 3: <=3

Các bước thực hiện
- Chọn vùng dữ liệu cần kiểm soát
- Chọn menu Data / Data validation . Cửa sổ Data validation xuất hiện, cửa sổ này
gồm 3 phần Settings, Input Message và Error Alert.

9


- Thẻ Setting
Cửa sổ Settings cho phép thiết lập cài đặt về điều kiện nhập liệu trong Validation
criteria. Tuỳ vào đối tượng kiểm soát mà ta chọn trong danh sách bên dưới Allow. Mặc
định ban đầu cho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào trong ô (Any value). Để thay đổi theo
ý muốn, đầu tiên ta chọn vùng dữ liệu cần thiết lập chức năng Validation.
Trong danh sách thả xuống của Validation criteria, có các lựa chọn Whole number,
Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom.


Whole number: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên. Nếu nhập số
thập phân, chuỗi,... sẽ bị báo lỗi. Chức năng này hữu ích khi dữ liệu nhập là tuổi,
số lượng mặt hàng, số sản phẩm, điểm thi,... Khi chọn Whole number, chức năng
Data xuất hiện cho phép khống chế phạm vi giá trị nhập.
Các toán tử:



o

Between: giá trị trong ô nằm trong đoạn từ a đến b

o

Not between: giá trị trong ô không nằm trong đoạn [a, b]

o

Equal to: giá trị trong ô bằng (=) với giá trị so sánh

o

Not equal to: giá trị trong ô không bằng (≠) giá trị so sánh

o

Greater than: giá trị trong ô lớn hơn (>) giá trị so sánh

o

Less than: giá trị trong ô nhỏ hơn (<) giá trị so sánh

o

Greater than or equal to: giá trị trong ô lớn hơn hoặc bằng (≥) giá trị so sánh

o

Less than or equal to: giá trị trong ô nhỏ hơn hoặc bằng (≤) giá trị so sánh

Decimal: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập

phân. Cách thực hiện tương tự đối với Whole number. Sử dụng kiểu giá trị
10


Decimal cho phép tránh được những sai sót do quy định về số thập phân Quốc tế
và Việt Nam (dấu chấm và phẩy).


List: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu từ một danh sách sẵn có. Danh sách

này có thể được nhập trực tiếp, từ một vùng trong sheet, từ tên (Name) vùng sẵn
có hoặc từ file khác. Nên sử dụng chức năng này khi bạn cần nhập liệu được lấy từ
một cơ sở dữ liệu (CSDL) sẵn có nằm hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian. Ví dụ
như nhập danh sách môn học, mã môn học, lớp...... Điều này cho phép hạn chế tối
đa do nhập liệu không đúng dẫn đến kết quả tính toán sai, đặc biệt là đối tượng
nhập là chuỗi.


Date: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là ngày. Việc điều khiển về khoảng

ngày nhập giống như đối với Whole number. Điều đó có nghĩa là chọn ngày trong
1 khoảng xác định, ngày bắt đầu, ngày kết thúc,...


Text length: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là chuỗi có độ dài xác định

(tính bằng số ký tự, kể cả khoảng trắng, dấu,...). Việc điều khiển về chiều dài chuỗi
nhập giống như đối với Whole Number. Điều đó có nghĩa là có thể kiểm soát được
chiều dài chuỗi nhập giới hạn trong 1 bảng xác định, chiều dài chuỗi nhập nhỏ
nhất, chiều dài chuỗi nhập lớn nhất,... Ví dụ như trong hình 16, chỉ cho phép nhập
mã hàng có chiều dài 6 ký tự.
- Thẻ Input Message

Chức năng Input Message cho phép hiển thị thông tin nhập liệu khi di chuyển
chuột vào ô đó, từ đó định hướng cho công việc nhập liệu. Gồm có các thông số:


Show input message when cell is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị thông báo khi
ô được chọn. Trường hợp này chọn Bật.
11




Title: Nội dung tiêu đề hiển thị, dùng kiểu gõ Unicode.



Input message: Nội dung thông báo, dùng kiểu gõ Unicode.

- Thẻ Error Alert
Khi ô đã được đặt chế độ Data validation, nếu nhập liệu không đúng quy định sẽ
bị thông báo Ta có thể thay đổi nội dung thông báo mặc định đó theo các hoàn cảnh khác
nhau và hiển thị nội dung thông báo đó bằng tiếng Việt cho dễ hiểu và sửa đổi.

Show error alert after invalid data is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo
sau khi dữ liệu được nhập vào ô. Trường hợp này chọn Bật.
Style: Kiểu cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), Warrning (cảnh báo), Information
(thông tin).
Tuỳ mức độ cảnh báo mà có cách xử lý phù hợp.


Stop: Thông báo lỗi nhập liệu nghiêm trọng, Excel không chấp nhận giá trị nhập
liệu này và yêu cầu phải nhập đúng mới được chấp nhận



Warning: Thông báo lỗi nhập liệu mang tính cảnh báo, tùy trường hợp có thể chấp
nhập hoặc không chấp nhận giá trị nhập liệu



Information: Thông báo lỗi nhập liệu mang tính thông tin, bạn có thể bỏ qua
trường hợp nhập liệu không đúng quy định

12


II. CÁC HÀM THÔNG DỤNG
Hàm là những công thức định sẵn của Excel nhằm thực hiện một chức năng tính
toán riêng biệt nào đó, hoặc để thực hiện các thao tác trên bảng tính, hoặc giúp đỡ việc ra
một quyết định dựa trên những thông tin cung cấp. Ta có thể sử dụng các hàm có sẵn của
Excel hoặc có thể viết ra những hàm mới cho riêng mình.
Cú pháp chung của hàm như sau:
= TÊNHÀM(Đối số 1, Đối số 2, …, Đối số n)
Trong đó:
• Dấu “=”: Bắt buộc phải có trước hàm, nếu không có dấu “=” thì Excel
không tính toán gì cả mà sẽ hiển thị công thức đó lên ô như một chuỗi văn
bản.
• TÊNHÀM: Do Excel qui định và mỗi hàm có một tên riêng. Có thể dùng
ký tự hoa hoặc thường cho tên hàm (trong tên hàm không được có khoảng
trống).
• Số lượng các đối số sẽ tuỳ thuộc theo từng hàm và tuỳ từng trường hợp mà
có nhiều hay ít, các đối số sẽ ngăn cách bởi dấu phẩy “,” và chúng phải
được nằm trong dấu cặp dấu ().
• Trong hàm có thể chứa tất cả các loại dữ liệu của Excel, các địa chỉ ô, tên
khối, tên vùng,…, riêng dữ liệu loại chuỗi khi đặt trong hàm phải được đặt
trong cặp dấu nháy kép “ “. Có thể sử dụng một hàm làm đối số cho một
hàm và chỉ được giới hạn trong 7 mức lồng nhau.

1. Hàm toán học
a). Hàm lấy trị tuyết đối: (ABS)


Cú pháp: =ABS(n)



Công dụng: Hàm ABS cho kết quả trị tuyệt đối của số n.
Ví dụ:

=ABS(-5)

sẽ cho kết quả là: 5.

=ABS(-5+3) sẽ cho kết quả là: 2.
b). Hàm lấy phần nguyên: (INT)


Cú pháp: =INT(n)



Công dụng: Hàm INT cho kết quả là phần nguyên của số n.
Ví dụ:

=INT(3.1416)
=INT(9/3)

sẽ cho kết quả là: 3.

sẽ cho kết quả là: 3.
13


c) Hàm chia lấy dư: (MOD)


Cú pháp: =MOD(m,n)



Công dụng: Hàm MOD cho kết quả là số dư của m chia cho n. Nếu n=0
hàm MOD sẽ thông báo lỗi #DIV/0! .
Ví dụ:

=MOD(9,3) sẽ cho kết quả là: 0.

d). Hàm làm tròn số: (ROUND)


Cú pháp: =ROUND(n,m)



Công dụng: Hàm ROUND làm tròn số n đến m số tính từ dấu ngăn cách
phần nguyên và phần thập phân.



Nếu m>0 hàm làm tròn sang bên phải với m số lẻ.
Ví dụ: =ROUND(3.1416,2)sẽ cho kết quả là: 3.14



Nếu m<0 hàm sẽ làm tròn sang bên trái qua phần nguyên.
Ví dụ: =ROUND(1234567.546, -2)

sẽ cho kết quả là: 1234600.

e). Hàm lấy giá trị lớn nhất: (MAX)


Cú pháp: =MAX(n1,n2,…,nm).



Công dụng: Hàm MAX cho kết quả là số lớn nhất trong m số.
Ví dụ:

=MAX(12,4,3,27,14)

sẽ cho kết quả là: 27.

f). Hàm lấy giá trị hỏ nhất: (MIN)


Cú pháp: =MIN(n1,n2,…,nm)



Công dụng: Hàm MIN cho kết quả là số nhỏ nhất trong m số.
Ví dụ:

=MIN(12,4,3,27,14) sẽ cho kết quả là: 3.

g). Hàm tính tổng: (SUM)


Cú pháp: =SUM(n1,n2,…,nm)



Công dụng: Hàm SUM cho kết quả là tổng các số n1,n2,…,nm.
Ví dụ:

=SUM(12,4,3,27,14)

sẽ cho kết quả là: 60.

h). Hàm Tính trung bình: (AVERAGE)


Cú pháp: =AVERAGE(n1,n2,…,nm )



Công dụng: Hàm AVERAGE trả về một số là trung bình cộng của các
số n1,n2,…,nm .
Ví dụ:

=AVERAGE(A5:B8,C9:G11,G13).
=AVERAGE(12,4,3,27,14) sẽ cho kết quả là: 12.
14


15


2. Hàm chuỗi
a). Hàm lấy ký tự bên trái: (LEFT)
• Cú pháp: =Left(chuỗi, n)
• Công dụng: Hàm Left trích ra n ký tự kể từ vị trí bên trái của “Chuỗi”,
Chuỗi có thể là một địa chỉ ô chứa dữ liệu loại chuỗi.
Ví dụ:

= Left(“Da Lat”, 5) sẽ cho kết quả là: “Da La”.

b). Hàm lấy ký tự bên phải: (RIGHT)
• Cú pháp: =Right(chuỗi, n)
• Công dụng: Hàm Right trích ra n ký tự kể từ vị trí bên phải của
“Chuỗi”. Chuỗi có thể là địa chỉ ô chứa dữ liệu loại chuỗi.
Ví dụ:

=Right(“Da Lat”, 3) sẽ cho kết qủa là: “Lat”.

c). Hàm lấy ký tự từ giữa: (MID)
• Cú pháp: =Mid(chuỗi, m, n)
• Công dụng: Hàm Mid trích ra n ký tự kể từ vị trí m của “Chuỗi”, nếu m
lớn hơn độ dài chuỗi thì hàm Mid cho kết quả là một chuỗi rỗng. Chuỗi
có thể là một địa chỉ ô chứa dữ liệu loại chuỗi.
Ví dụ:

= Mid(“Đà Lạt Hoàng hôn”, 4, 3) sẽ cho kết quả là: “Lat”.

d). Hàm đổi chuỗi số thành số: (VALUE)
• Cú pháp: =Value(chuỗi số)
• Công dụng: Hàm Value chuyển chuỗi số thành số.
Ví dụ:

=Value(“1234.567”)

kết quả là: 1234.567

e. Hàm FIND
• Cú pháp: = FIND(Chuổi con, chuổi mẹ [, vị trí bắt đầu tìm])
Chuỗi con: chuỗi văn bản cần tìm
Chuỗi mẹ: chuỗi văn bản chứa chuỗi cần tìm
• Công dụng: hàm Find trả về vị trí dầu tiên xuất hiện chuỗi con trong
chuỗi mẹ. Nếu không tìm thấy chuỗi con, hàm sẽ báo lỗi #VALUE.
Hàm này phân biệt chữ HOA và thường.
Ví dụ :

=FIND("e","MS. Excel 6.0")

{kết quả : 8}

=FIND("E","MS. Excel 6.0")

{kết quả : 5}

=FIND("Excel","MS. Excel 6.0") {kết quả : 5}
Giả sử giá trị trong ô A1 là chuỗi “Lê Văn Hùng”
16


=LEFT(A1;Find(" ";A1)-1)

{kết quả: “Lê”}

3. Hàm ngày tháng
a). Hàm lấy ngày hiện tại: (Today)
• Cú pháp:

=Today()

• Công dụng: Hàm trả về ngày hiện tại (ngày hệ thống)
b). Hàm lấy ngày giờ hiện tại: (Now)
• Cú pháp:

=Now()

• Công dụng: Hàm trả về ngày giờ hiện tại (ngày giờ hệ thống)
c). Hàm lấy Ngày: (Day)
• Cú pháp:

=Day(chuỗi tháng ngày năm)

• Công dụng: Hàm trả về giá trị ngày của chuỗi tháng ngày năm.


Ví dụ: =day(“12/24/2003”)

24

d). Hàm lấy Tháng: (Month):
• Cú pháp:

=Month(chuỗi tháng ngày năm)

• Công dụng: Hàm trả về giá trị tháng của chuỗi tháng ngày năm


Ví dụ: =month(“12/24/2003”)

12

e). Hàm lấy Năm: (Year)
• Cú pháp:

=Year(chuỗi tháng ngày năm)

• Công dụng: Hàm trả về giá trị tháng của chuỗi tháng ngày năm


Ví dụ: =year(“12/24/2003”)

2003

f). Hàm lấy ngày tháng năm: (Date):
• Cú pháp:

=Date(năm, tháng, ngày)

• Công dụng: Hàm trả về kiểu ngày tháng năm
Ví dụ: =date(2003,12,24) →

24/12/2003 hoặc 12/24/2003

g). Hàm WEEKDAY()
• Cú pháp: = WEEKDAY(Chuỗi ngày tháng năm [, Kiểu trả về])
Kiểu trả về =1 (mặc định): Chủ Nhật là 1 (thứ Bảy là 7)
Kiểu trả về =2: Thứ Hai là 1 (Chủ Nhật là 7)
Kiểu trả về =3: Thứ Hai là 0 (Chủ Nhật là 6)
• Công dụng: Cho biết số thứ tự của ngày trong tuần

17


Ví dụ: (Today = 12/11/2013) - WEEKDAY(TODAY()) = 3.
WEEKDAY(TODAY(), 2) = 2. WEEKDAY(TODAY(), 3) = 1
4. Hàm Logic
Hàm Logic là loại hàm chỉ trả về kết quả là một trong hai giá trị TRUE hoặc
FALSE.
a). Hàm và: (AND)
• Cú pháp: =AND(Điều kiện 1, Điều kiện 2,…, Điều kiện n)
• Công dụng: Hàm AND chỉ cho giá trị TRUE khi khi tất cả các điều
kiện có giá trị TRUE. Ngược lại hàm AND cho ra giá trị FALSE.
Ví dụ:

=AND(5>3, 9<10) cho ra kết quả TRUE.
=AND(5>3, 9>10) cho ra kết quả FALSE.

b). Hàm hoặc: (OR)
• Cú pháp: =OR(Điều kiện 1, Điều kiện 2,…, Điều kiện n)
• Công dụng: Hàm OR chỉ cho giá trị FALSE khi tất cả các điều kiện từ
có giá trị FALSE . Ngược lại hàm OR cho ra giá trị TRUE.
Ví dụ:

=OR(5>3, 9<10)

cho ra kết quả TRUE.

=OR(5<3, 9>10)

cho ra kết quả FALSE.

c). Hàm điều kiện: (IF)
• Cú pháp: =IF(điều kiện logic, giá trị đúng, giá trị sai).
• Công dụng: Hàm IF sẽ cho “ Giá trị đúng” nếu điều kiện logic là
đúng. Ngược lại nếu điều kiện logic là sai thì hàm IF sẽ cho “ Giá trị
sai”
Ví dụ:

=IF(5>2, “sai”, ”dung”)

cho kết quả là “sai”.

Dựa vào điểm xếp hạng biết rằng:
Nếu điểm thi >= 8.5 thì xếp hạng giỏi.
Nếu 5 <= điểm thi < 8.5 thì xếp hạng đạt.
Nếu điểm thi < 5 thì xếp hạng hỏng.
(Giả sử cột điểm thi ở ô E2)
= IF(E2 >= 8.5, “gioi”, IF(E2 >= 5, “dat”, “hong”))
Ta thấy trong công thức trên có hai hàm IF lồng vào nhau, hàm IF bên trong chính là giá
trị sai của hàm IF bên ngoài.

18


5. Hàm Tham chiếu
a). Hàm tham chiếu theo cột: (VLOOKUP)
• Cú pháp: =VLOOKUP(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, cột trả về giá trị, cách dò)
• Công dụng: Hàm VLOOKUP dò tìm “ Giá Trị dò tìm ” trong cột đầu tiên (cột chỉ
mục) của Bảng tham chiếu, nếu tìm thấy thì lệch qua bên phải tới “cột trả về giá trị”
để lấy giá trị tương ứng.
• Trong đó:
+ Giá Trị dò tìm: là một giá trị trong bảng chính. Giá trị này có thể là số,
chuỗi hoặc 1 công thức.
+ Bảng tham chiếu (bảng phụ): là một khối ô chứa dữ liệu ta cần khai thác,
trong đó cột đầu tiên luôn chứa các giá trị dò tìm, các cột sau chứa các giá trị để tham
chiếu. Cột hay hàng đều tính từ 1. Địa chỉ bảng tham chiếu trong công thức phải là địa
chỉ tuyệt đối.
+ Cột trả về giá trị: là số thứ tự của cột trong Bảng tham chiếu mà ta cần
lấy giá trị. Giá trị của cột này luôn luôn >=2 và nhỏ hơn số lượng cột có trong bảng tham
chiếu.
+ Cách dò: có thể là 0 ( tuyệt đối) hoặc 1 (tương đối).
Nếu cách dò là 1:
 Danh sách ở cột 1 của bảng tham chiếu phải xếp theo thứ tự tăng dần.
 Nếu giá trị dò tìm nhỏ hơn phần tử đầu tiên trong danh sách, hàm cho trị
là #N/A (Not Available: bất khả thi)
 Nếu giá trị dò tìm lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sách, xem như
tìm thấy ở phần tử cuối cùng.
 Nếu giá trị dò tìm đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không
phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy ở tại
phần tử đó, và cho giá trị là giá trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng
hàng với phần tử này.
Nếu cách dò là 0:
 Danh sách ở cột 1 của bảng tham chiếu không cần phải xếp theo thứ tự.
 Nếu giá trị dò tìm không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh
sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), hàm cho trị là
#N/A (Not Available: bất khả thi).

19


 Chỉ khi nào giá trị dò tìm đúng khớp với một phần tử trong danh sách
(không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), mới cho giá trị là giá
trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu như sau, hãy lập công thức để điền giá trị cho các cột TÊN
HÀNG, ĐƠN VỊ TÍNH, ĐƠN GIÁ dựa vào MÃ HÀNG tra trong BẢNG PHỤ .
BÁO CÁO DOANH THU BÁN HÀNG 2011
A

B

C

D

1

Ngày bán

Mã hàng

Tên hàng

SL

Đơn vị tính

Đơn giá

2

11/23/2011 LK

?

2000

?

?

3

09/05/2011 LD

100

4

11/10/2011 BB

2400

5

10/15/2011 LK

1000

6

BẢNG PHỤ

7

Mã hàng

Tên hàng

8

LK

Bút lông kim Hộp - 10 cây

16000

9

LD

Bút lông dầu

Hộp - 12 cây

50000

10

BB

Bút bi

Hộp - 16 cây

10000

Đơn vị tính

E

F

Đơn giá

Phân tích yêu cầu:
- Điền giá trị cho cột ĐƠN GIÁ:
+ Quan sát BẢNG PHỤ ta thấy các mã hàng được bố trí theo cột. Do vậy phải sử
dụng hàm tham chiếu VLOOKUP
+ Theo đầu bài cho, muốn điền được TÊN HÀNG ta phải biết được MÃ HÀNG →
MÃ HÀNG (B2) là giá trị dò tìm.
+ Sau đó đem Mã hàng này dò tìm trong bảng phụ có địa chỉ từ A7: D10 → Bảng
phụ chính là Bảng tham chiếu.
+ Nếu tìm thấy mã hàng trong cột 1 của Bảng tham chiếu (bảng phụ) thì lệch qua
bên phải tới cột Tên hàng ( có số thứ tự là 2 trong bảng tham chiếu) để lấy giá trị tương
ứng ( ví dụ mã hàng so sánh là LK thì tên hàng tương ứng là Bút lông kim) → Cột trả về
giá trị là 2
Do vậy ta có thể thiết lập công thức như sau:
C3 = VLOOKUP(B2,$A$8: $D$10,2,0)
- Điền giá trị cho cột ĐƠN VỊ TÍNH, ĐƠN GIÁ: Tương tự cách phân tích trên, công thức
điền giá trị cho Đơn vị tính, đơn giá là
E3 = VLOOKUP(B2,$A$8: $D$10,3,0) – Đơn vị tính
20


F3 = VLOOKUP(B2,$A$8: $D$10,4,0) - Đơn giá
Lưu ý: Nếu sử dụng cách dò là 1 thì các giá trị trong cột thứ 1 của bảng tham chiếu phải
được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Giá trị của “Cột trả về giá trị” phải nhỏ hơn hoặc bằng số cột của “bảng tham
chiếu”.
b). Hàm dò tìm theo hàng: (HLOOKUP)
• Cú pháp: =HLOOKUP(giá trị trị dò, Bảng tham chiếu, hàng trả về giá trị,
cách dò)
• Công dụng: Hàm HLOOKUP dò tìm “Trị dò” trên hàng đầu tiên (hàng chỉ mục)
của Bảng tham chiếu, nếu tìm thấy thì lệch xuống bên dưới tới “hàng trả
về giá trị” để lấy giá trị tương ứng.
• Trong đó:
Trị dò, Bảng tham chiếu, cách dò: Có ý nghĩa giống hàm VLOOKUP
Hàng trả về giá trị: là số thứ tự của hàng trong Bảng tham chiếu mà ta
cần lấy giá trị. Giá trị của hàng này luôn luôn >=2 và nhỏ hơn số lượng hàng có
trong bảng tham chiếu.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu như sau, hãy lập công thức để điền giá trị cho các
cột TÊN HÀNG, ĐƠN GIÁ dựa vào MÃ HÀNG tra trong BẢNG 1 .
A

B

1
2

C

D

E

F

G

H

BẢNG THEO DÕI BÁN HÀNG 2011
Số
lượng

Ngày bán

Đơn
giá

Giảm
giá

C1209

55

9/25/2011

?

?

B2301

400

10/1/2011

D0706

200

8/10/2011

M2910

190

11/30/2011

B1903

170

4/30/2011

B

M

Mã số

Tên
hàng

3
4
5
6
7
8
BẢNG 1
9 Mã hàng

C

21

D

Thành Ghi
tiền
chú


10
Tên hàng

Cà phê

Bột mì

Muối

Dầu

Đơn giá

4500

1500

5600

6900

11

22


Phân tích yêu cầu:
- Điền giá trị cho cột TÊN HÀNG:
+ Quan sát BẢNG PHỤ ta thấy các mã hàng được bố trí theo hàng. Do vậy phải
sử dụng hàm tham chiếu HLOOKUP
+ Theo đầu bài cho, muốn điền được TÊN HÀNG ta phải biết được MÃ HÀNG
( là ký tự đầu của MÃ SỐ) → giá trị dò tìm là LEFT(A3,1) (MÃ HÀNG)
+ Sau đó đem Mã hàng này dò tìm trong bảng phụ có địa chỉ từ A9: E11 → Bảng
tham chiếu là BẢNG 1.
+ Nếu tìm thấy mã hàng trong hàng 1 của Bảng tham chiếu (bảng 1) thì lệch
xuống bên dưới tới hàng Tên hàng ( có số thứ tự là 2 trong bảng tham chiếu) để lấy giá trị
tương ứng ( ví dụ mã hàng so sánh là C thì tên hàng tương ứng là Cà phê) → hàng trả về
giá trị là 2
Do vậy ta có thể thiết lập công thức như sau:
B3 = HLOOKUP(LEFT(A3,1),$A$9: $E$11,2,0)
- Điền giá trị cho cột ĐƠN GIÁ: Tương tự cách phân tích trên, công thức điền giá trị cho
đơn giá là
E3 = HLOOKUP(LEFT(A3,1),$A$9: $E$11,3,0)
Ghi nhớ:
Khi thiết lập công thức trên một ô hoặc sử dụng một hàm không đúng cú pháp.
Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi sau:
# DIV/0!

Xảy ra khi công thức có phép tính chia cho số không.

# N/A

Xảy ra khi giá trị không dùng được.

# NAME?

Trong công thức có một tên mà Excel không hiểu.

# NULL!

Xảy ra khi xác định một giao giữa hai vùng, nhưng thực tế hai vùng đó
không giao nhau.

# NUM!

Các dữ liệu có sự sai sót.

# REF!

Công thức tham chiếu đến mọi địa chỉ không hợp lệ.

# VALUE!

Công thức đã có các toán hạng và toán tử sai kiểu.

23


6. Hàm thống kê
a). Hàm xếp thứ hạng RANK
• Cú pháp: = Hàm RANK(x, Danh sách, kiểu xếp hạng)
- Kiểu xếp hạng: Có 2 kiểu
+ 0: xếp hạng theo thứ tự giảm dần (số lớn nhất là hạng nhất)
+ 1: xếp theo thứ tự tăng dần (số nhỏ nhất là hạng nhất)
• Công dụng: Xác định thứ hạng của trị x so với các giá trị trong Danh sách. Trị
x và danh sách phải là các trị số, nếu không sẽ gây ra lỗi #VALUE!. Trị x phải
rơi vào một trong các trị của danh sách, nếu không sẽ gây ra lỗi #N/A!.
Ví dụ :

=RANK(E2,E$2:E$8)

{kết quả 5}

=RANK(E3,E$2:E$8)

{kết quả 6}

=RANK(E4,E$2:E$8,1)

{kết quả 5}

b). Hàm đếm số: (COUNT)
• Cú pháp: =COUNT(Vùng dữ liệu)
• Công dụng: Hàm COUNT cho kết quả là tổng số các ô có giá trị kiểu số trong
Vùng dữ liệu.
Ví dụ:

=COUNT(“B”,2,4,1,6)

sẽ cho kết quả là: 4.

c). Hàm đếm chuỗi: (COUNTA - đếm các ô không rỗng)
• Cú pháp: =COUNTA(Vùng dữ liệu)
• Công dụng: Hàm COUNTA cho kết quả là tổng số các ô không rỗng trong
Vùng dữ liệu.
Chú ý: Riêng hàm Count chỉ đếm số, để đếm được chuỗi thì phải sử dụng hàm Counta
d). Hàm đếm có điều kiện: (COUNTIF)
• Cú pháp: =COUNTIF(vùng dữ liệu, điều kiện)
• Công dụng:

Hàm đếm các ô trong vùng dữ liệu thỏa mãn điều kiện.

Ví dụ:
=Countif(A1:D5,18) : Đếm trong vùng dữ liệu từ A1 đến D5 thỏa điều kiện =18.
=Countif(A1:D5,”>=18”) : Đếm vùng dữ liệu từ A1 đến D5 thỏa điều kiện >=18.

24


e). Hàm đếm có điều kiện: (COUNTIFS)
• Cú pháp:
=COUNTIFS(Vùng dữ liệu 1, Điều kiện 1, Vùng dữ liệu 2, Điều kiện 2, …)
Trong đó:
- Vùng dữ liệu 1, Vùng dữ liệu 2, …: Là một mãng (dãy) các ô cần đếm, giá
trị các ô có thể là text, tên, mảng, hay tham chiếu đến các ô chứa số. Ô rỗng sẽ
được bỏ qua không đếm.
- Điều kiện 1, Điều kiện 2, …: điều kiện để đếm (số, chuỗi, biểu thức, …).
Có thể dùng ký tự đại diện như sau: ? đại diện 1 ký tự * đại diện nhiều ký tự
• Công dụng: Hàm COUNTIFS() đếm tổng số ô thỏa 1 điều kiện truyền vào.
Không phân biệt chữ hoa hay chữ thường.
Ví dụ: Giả sử ta có bảng dữ liệu sau:
1
2
3
4
5
6

A
Tên
Nguyễn Khánh Hưng
Trần Xuân Vũ
Nguyễn Văn Hòa
Nguyễn Ngọc Thảo Vân
Đoàn Thanh Thuý

B
Nam

C
Nữ

x
x
x
x
x

D
Học lực
Khá
Giỏi
Giỏi
Giỏi
Yếu

E
Điểm
7
9
8
8
4

1. Đếm số học sinh nam và là học sinh giỏi , tại ô D7 ta viết hàm sau:
=COUNTIFS(B2:B6,”X“,D2:D6,”Giỏi“) => kết quả trả về là 2 (học sinh)
2. Đếm số số học sinh nữ và có điểm từ từ 5 điểm trở lên, tại ô D7 ta viết hàm sau:
=COUNTIFS(C2:C6,”X“,E2:E6,”>=5“) => kết quả trả về là 1 (học sinh)
f). Hàm Countblank
• Cú pháp: =COUNTBLANK(Vùng dữ liệu)
• Công dụng: Hàm COUNTBLANK đếm số ô trống (rỗng) trong vùng chọn
trong excel.
Chú ý:
Đối với những ô có chứa công thức, mà công thức trả về một chuỗi trống (rỗng)
sẽ được đếm như các ô rỗng bình thường.

25


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×

×