Tải bản đầy đủ

Kỹ năng trình chiếu và thuyết trình

MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG...........................................................................3
1. Thuyết trình..................................................................................3
1.1. Khái niệm về thuyết trình..............................................................3
1.2. Các loại thuyết trình.....................................................................4
2. Kỹ năng thuyết trình.......................................................................6
2. 1. Khái niệm về kỹ năng thuyết trình..................................................6
2.2. Vai trò của kỹ năng thuyết trình trong công tác văn phòng......................7
CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH....................9
1. Chuẩn bị bài thuyết trình.................................................................9
1.1. Xác định mục đích, chủ đề và nội dung bài thuyết trình.........................9
1.2. Xác định đối tượng khán giả.........................................................11
1.3. Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình.................................................12
1.4. Chuẩn bị công cụ hỗ trợ và địa điểm thuyết trình...............................15
1.5. Tập luyện................................................................................19
2. Kỹ năng kiểm soát căng thẳng và lo lắng...........................................20
3. Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ.............................................................20
4. Kỹ năng nắm bắt diễn biến và xử lý câu hỏi của thính giả......................25
4.1. Nắm bắt diễn biến của thính giả....................................................25
4.2. Xử lý câu hỏi của thính giả..........................................................27

5. Những lỗi cơ bản khi thực hiện bài thuyết trình...................................29
6. Đánh giá kết quả..........................................................................30
BÀI ĐỌC THÊM............................................................................33
CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT POWERPOINT XÂY DỰNG VÀ
TRÌNH CHIẾU BÀI THUYẾT TRÌNH................................................42
1. Các ứng dụng của Microsoft Powerpoint...........................................42
2. Xây dựng và trình chiếu bài thuyết trình với Microsoft Powerpoint..........43
2.1. Các thao tác xây dựng bài thuyết trình............................................43
2.2. Tùy chỉnh và trình chiếu bài thuyết trình.........................................76
3. Kết nối máy chiếu với máy tính.......................................................83
3.1. Cách kết nối.............................................................................83
3.2. Những lưu ý khi sử dụng Power Point và máy chiếu...........................86
Tài liệu tham khảo:..........................................................................92

1


LỜI NÓI ĐẦU
Dù bạn là ai, bạn đang làm công việc gì, dù bạn có kiến thức và tài giỏi
nhiều đến đâu chăng nữa, nhưng nếu bạn không thể truyền đạt cho người khác
hiểu những gì bạn muốn thì bạn sẽ rất khó thành công. Vì vậy, việc nghiên cứu
và xây dựng cuốn bài giảng của môn học này rất cần thiết nhằm đáp ứng kịp
phục vụ việc giảng dạy và học tập cho giáo viên và học sinh. Sau khi học xong
môn học này, sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản nhất về kỹ năng
thuyết trình và cách xây dựng bài trình chiếu hiệu quả, từ đó có thể áp dụng vào
công việc học tập cũng như mọi lĩnh vực của cuộc sống.
Tập bài giảng môn Kỹ năng trình chiếu và thuyết trình trong công tác văn
phòng này dành cho sinh viên chuyên ngành Cao đẳng Quản trị văn phòng. Giáo
trình không chỉ phù hợp cho người mới bắt đầu mà còn phù hợp cho những
người cần tham khảo. Cấu trúc của giáo trình gồm các nội dung sau:
Chương 1: Tổng quan về kỹ năng thuyết trình trong công tác văn phòng
Chương 2: Kỹ năng xây dựng bài thuyết trình
Chương 3: Ứng dụng Microsoft Powerpoint xây dựng bài trình chiếu và
thuyết trình
Khi xây dựng giáo trình có sự tham khảo các giáo trình và tài liệu giảng
dạy môn học này của một số trường khác để giáo trình vừa đạt yêu cầu cao về
nội dung vừa thích hợp với đối sinh viên ngành cao đẳng Quản trị văn phòng.
Tuy đã hết sức cố gắng nhưng chắc chắn tập bài giảng này còn nhiều thiếu
sót, rất mong sự góp ý của bạn đọc để bài giảng được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!

2


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. Thuyết trình
1.1. Khái niệm về thuyết trình
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuyết trình. Sau đây là một số khái
niệm được nhiều nhà quản lý chia sẻ:
• Theo Wikipedia, thuyết trình là quá trình trình bày nội dung của một chủ

đề cho người nghe. Những dụng cụ trực quan được sử dụng để minh họa cho nội
dung của bài nói.
• Theo Byrne (1989), thuyết trình là hoạt động do giáo viên tổ chức nhằm

yêu cầu học sinh thể hiện khả năng giao tiếp tốt nhất.
• Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó

nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe. (Kỹ
năng thuyết trình - Chủ biên PGS. TS Dương Thị Liễu).
• Thuyết trình là hoạt động trình bày và giải thích nội dung của một chủ đề

nào đó đến người nghe hoặc người học. (Kỹ năng thuyết trình - Lê Thành Nhân
biên soạn).
Như vậy, thuyết trình là một hình thức giao tiếp trong đó thuyết trình viên
trực tiếp cung cấp thông tin trước một nhóm khán giả nhằm đạt được những
mục đích nhất định.

Hình 1. Minh họa hình ảnh thuyết trình
3


Bài thuyết trình có thể truyền tải đến người nghe những loại thông tin khác
nhau vì vậy với mỗi loại thông tin bạn cần chú ý:
• Thông tin mang tính chính xác: Khi truyền đạt loại thông tin này, trong

mọi trường hợp bạn cần phải đưa thông tin và nguồn cung cấp thông tin thật
chính xác. Trong số khán giả nghe bài thuyết trình có thể sẽ có những người biết
rõ về thông tin mà bạn cung cấp. Vì vậy, nếu thông tin không chính xác, rất có
thể bạn sẽ vấp phải sự phản đối của họ.
• Thông tin mang tính hấp dẫn: Khi thuyết trình về loại thông tin này,

thuyết trình viên cần tạo ra được hiệu ứng tích cực với người nghe. Làm thế nào
để khán giả phải hào hứng lắng nghe, đồng thời có sự cảm nhận, đánh giá về
những thông tin đó. Tính hấp dẫn thể hiện của bài thuyết trình không chỉ dừng
lại ở nội dung thông tin đưa ra mà nó còn phụ thuộc rất nhiều vào cách truyền
tải thông tin.
• Thông tin mang tính thực tế: Thông tin đưa ra phải được người nghe chấp

nhận, thông tin phải cần thiết và quan trọng với người nghe. Qua đó người nghe
có thể xử lý thông tin trong chừng mực hiểu biết của mình.
• Thông tin mang tính thuyết phục: Khi người nghe thấy những luận điểm,

luận cứ và cách luận giải của thuyết trình viên hợp lý, họ sẽ chấp nhận và đồng
tình với quan điểm của thuyết trình viên. Đó là khi khán giả và người thuyết
trình đều cảm thấy hài lòng với bài thuyết trình.
1.2. Các loại thuyết trình
Dựa theo mục đích bài thuyết trình được chia thành các loại sau:
• Thuyết trình cung cấp thông tin:

Một trong những bài thuyết trình phổ biến nhất khi nói trước công chúng là
bài cung cấp thông tin. Mục đích chính của bài thuyết trình thông tin là chia sẻ
hiểu biết của một người về một chủ đề, nội dung, kiến thước với khán giả. Lý do
của việc thực hiện một bài phát biểu cung cấp thông tin là rất đa dạng. Ví dụ,
bạn có thể được yêu cầu để hướng dẫn một nhóm đồng nghiệp về cách sử dụng
4


phần mềm máy tính mới hoặc báo cáo với các nhà quản lý về dự án mới nhất …
Một nhóm người dân địa phương muốn nghe về hoạt động tình nguyện của bạn
ở một thành phố khác trong thời gian nghỉ hè, hoặc bạn chia sẻ kinh nghiệm của
bạn về nấu ăn với cả lớp. Điểm chung của tất cả các ví dụ trên là chia sẻ thông
tin về một chủ đề nào đó tới khán giả/ người nghe.
Một bài diễn thuyết cung cấp thông tin có thể được sử dụng cho nhiều
ngành nghề, chủ đề khác nhau. Bác sĩ thường có những bài diễn thuyết, trình
bày về lĩnh vực chuyên môn của họ cho các sinh viên y khoa, các bác sĩ khác và
các bện nhân của họ. Những người giáo viên sẽ thấy họ nói chuyện, trình bày và
trao đổi với các bậc phụ huynh cũng như với học sinh. Những người lính cứu
hỏa sẽ diễn thuyết về việc làm sao để kiểm soát ngọn lửa trong các đám cháy…
Bài diễn thuyết cung cấp thông tin là một phần khá phổ biến trong cuộc sống
thường ngày. Bởi vậy, học cách nói hiệu quả đã trở thành một kỹ năng cần thiết
trong thế giới ngày nay.
• Thuyết trình thuyết phục:

Trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, chúng ta thường có những lúc sẽ
phải thuyết phục, động viên, hoặc làm người khác thay đổi suy nghĩ của họ, có
một hành động, hoặc xem xét lại quyết định của họ. Ví dụ như thuyết phục ai đó
ủng hộ cho giáo dục âm nhạc trong trường tại địa phương của bạn, thuyết phục
khách hàng mua sản phẩm của công ty bạn, hoặc tạo cảm hứng cho sinh viên
trường để học tốt, hoặc lãnh đạo khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, tất
cả đều là việc liên quan, ảnh hưởng đến thay đổi suy nghĩ của người khác thông
qua “một bài nói thuyết phục”.
Đối với một số người, ví dụ như các quan chức dân cử, truyền tải một bài
diễn thuyết có sức thuyết phục là một phần quan trọng của việc đạt được và tiếp
tục thành công trong sự nghiệp. Những người khác, trong các nghành nghề khác
thì sự nghiệp được quyết định bởi sự thuyết phục khách hàng – khách hàng được
trả tiền để nghe và để được thuyết phục (bảo hiểm, bán hàng…).
5


Mặc dù việc nói trước công chúng là một cái gì đó bạn làm mỗi ngày hay
chỉ một vài lần một năm, nhưng thuyết phục người khác lại là một nhiệm vụ đầy
thử thách. Nếu bạn có thể phát triển các kỹ năng để thuyết phục một cách hiệu
quả, nó sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong cuộc sống cá nhân hay trong học tập
và trong công việc
• Thuyết trình giải trí:

Nói giải trí liên quan đến một loạt các phát biểu trong nhiều dịp, sự kiện
khác nhau, từ giới thiệu đến chúc mừng đám cưới, để trình bày và nhận giải
thưởng, để khen ngợi hay trước/sau các buổi lễ nghi tưởng niệm…
Như bài thuyết trình có sức thuyết phục và cung cấp thông tin, có các
chuyên gia, các nhà lãnh đạo tôn giáo để các diễn viên hài, người thuyết trình
truyền tải nội dung mang tính giải trí. Như bất cứ ai đã từng xem một buổi lễ
trao thưởng trên sóng truyền hình thì với một bài thuyết trình mang tính giải trí
là nó cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tìm hiểu về khán giả, đối tượng cũng
như đưa ra một câu chuyện. Bài thuyết trình có thể có chút hài hước, một chút
cảm động, một chút cảm hứng – phụ thuộc vào sự kiện để tạo được dấu ấn trong
lòng người nghe.
2. Kỹ năng thuyết trình
2. 1. Khái niệm về kỹ năng thuyết trình
Kỹ năng thuyết trình rất cần thiết và quan trọng đối với nhiều người, kể cả
khi còn đang đi học cũng như khi đi làm. Một người có khả năng thuyết trình tốt
là một người mất ít thời gian nhất để truyền tải thông tin nhưng người khác vẫn
hiểu được cặn kẽ và rõ ràng thông tin được truyền tải đó.
Để có một kỹ năng thuyết trình tốt, ta cần phải có sự đầu tư, chuẩn bị về
mặt thời gian để đưa ra một bài nói đạt được mục đích đã đề ra ban đầu. Trước
hết, chúng ta cần phải xác định được tình huống của bài thuyết trình. Công việc
xác định đấy gồm mục đích của việc thuyết trình, đối tượng nghe và hoàn cảnh
của việc thuyết trình. Sau khi tình huống đã được xác định ta bắt tay vào lựa
6


chọn loại hình thuyết trình. Vì sao phải lựa chọn, bởi việc lựa chọn sẽ giúp ta tự
tin nhất vào cái mà chúng ta làm tốt. Có hai hình thức thuyết trình cơ bản là đọc
văn bản viết sẵn và dựa vào đề cương chính mình đã viết sau đó dùng theo lời lẽ
văn nói để tạo ra bài thuyết trình. Bước ba thu thập thông tin, sau đó làm đề
cương và thuyết trình. Việc thuyết trình đối với chúng ta lâu nay nghĩ chỉ là việc
viết một bài viết hay, đủ nội dung lên đọc bài viết đó đứng trước mọi người là
xong. Tuy nhiên đấy là một tư tưởng sai, muốn có một bài thuyết trình tốt không
chỉ nội dung hay mà còn phải có kỹ năng thuyết trình.
Như vậy, kỹ năng thuyết trình là khả năng trình bày, giải thích của cá
nhân về một chủ đề nào đó đến người nghe một cách hiệu quả.
2.2. Vai trò của kỹ năng thuyết trình trong công tác văn phòng
Tất cả các lĩnh vực của đời sống, thuyết trình tốt sẽ tạo ra một vị thế cao,
một sự kính nể từ những cá thể khác. Trong lĩnh vực chính trị những nhà thuyết
trình tài ba, họ đều là những người lãnh đạo thế giới: Barack Obama, Fidel
Castro, Mather Luther King, John Kenedy, Hồ Chí Minh…Trong lĩnh vực giáo
dục, các bạn có nhận ra rằng một giáo viên không nói trước đám đông hấp dẫn
thì không làm cho học sinh hiểu bài, mặc dù có kiến thức sâu rộng. Tôi biết, các
bạn gắn cho những thầy cô này một danh hiệu rất hay “Tiến sĩ gây mê”. Trong
lĩnh vực kinh tế, quản lý, một giám đốc giỏi không chỉ là người có tầm nhìn
chiến lược, ý tưởng kinh doanh sáng tạo mà còn phải là một người có khả năng
thuyết trình tốt, một nhà lãnh đạo có có thể làm cho nhân viên hiểu và làm theo
những chiến lược và định hướng mà anh ta đề ra.
Qua những gì nêu trên chắn hẳn ai cũng nhận ra rằng kỹ năng thuyết trình
là một kỹ năng quan trọng nhất vì nó tập hợp tất cả các yếu tố kỹ năng khác như:
sự tự tin, sử dụng ngôn từ, ngôn ngữ thân thể, lập luận chặt chẽ, sáng tạo… Vì
thế có câu nói “Bạn nói trước đám đông như thế nào thì cuộc đời của bạn cũng
thế”. Do đó, kỹ năng thuyết trình chính là một bước không thể thiếu trên con
đường thành công. Kỹ năng thuyết trình là một kỹ năng khó nhưng hoàn toàn có
thể rèn luyện được.
7


Trong công tác văn phòng cũng như trong các công việc khác thuyết trình
có các vai trò quan trọng sau:
-

Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả.

-

Thuyết trình đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân.

-

Thuyết trình như một nghề tạo thu nhập cao.
Bạn là một sinh viên, bạn mong mình sẽ là nhà lãnh đạo cơ quan, bạn mong

mình sẽ có thu nhập cao, bạn muốn ai cũng phải nể phục bạn thì hãy rèn cho
mình kỹ năng thuyết trình. Đó là điều thực tế nhất bạn có thể chuẩn bị cho tương
lai. Trong một lần diễn thuyết trước sinh viên ngành quản trị kinh doanh của Đại
học Nebraska, hai nhà tỷ phú Mỹ Warren Buffett và Bill Gates nhận được một
câu hỏi: “Chúng tôi nên làm những gì để luôn thăng tiến trong công việc?”
Buffett đã trả lời rằng “hãy dành thời gian để phát triển kỹ năng thuyết trình”.
Dù bạn là ai, bạn đang làm công việc gì, dù bạn có kiến thức và tài giỏi
nhiều đến đâu chăng nữa, nhưng nếu bạn không thể truyền đạt cho người khác
hiểu những gì bạn muốn thì bạn sẽ rất khó thành công.
Vì vậy, rèn luyện kỹ năng thuyết trình cho mình mỗi ngày sẽ rút ngắn con
đường đi đến thành công của bạn. Và điều quan trọng là, bạn càng thuyết trình
giỏi, bạn càng dễ thuyết phục người khác. Và đó cũng là hình ảnh mà hầu hết
những người đạt đến vị trí lãnh đạo đều cần có.
Bài tập chương 1
1. Trình bày những hiểu biết của bạn về khái niệm thuyết trình? Cho ví dụ về
thuyết trình mà bạn đã gặp trong thực tế?
2. Bạn hãy phân biệt giao tiếp và thuyết trình?
3. Bạn hãy nêu các loại thuyết trình? Cho ví dụ?
4. Trình bày những hiểu biết của bạn về khái niệm kỹ năng thuyết trình?
5. Bạn hãy phân tích các vai trò của kỹ năng thuyết trình trong công tác văn
phòng?

8


CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH
1. Chuẩn bị bài thuyết trình
Trong cuộc sống, chúng ta cần lưu ý một vấn đề, đó là: Không chuẩn bị
là chuẩn bị cho thất bại. Để thuyết trình thành công, chúng ta luôn phải giải
quyết rất nhiều tình huống phát sinh một cách linh hoạt. Do đó, công tác chuẩn
bị càng trở nên quan trọng. Chuẩn bị càng kỹ, tỉ lệ rủi ro càng nhỏ và cơ hội
thành công của ta càng lớn. Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có nhiều việc
phải làm, tập trung vào các bước chính như sau:
Bước 1: Xác định mục đích, chủ đề và nội dung bài thuyết trình
Bước 2: Xác định đối tượng khán giả
Bước 3: Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình
Bước 4: Chuẩn bị công cụ hỗ trợ và địa điểm thuyết trình
Bước 5: Tập luyện
1.1. Xác định mục đích, chủ đề và nội dung bài thuyết trình
Trước khi đi sâu vào chủ đề và nội dung bài thuyết trình phải tự lượng
sức, tự đánh giá mình. Tục ngữ có câu: “Biết địch, biết ta, trăm trận trăm
thắng”. Vì vậy ta phải tự hỏi là vốn hiểu biết, kinh nghiệm thực tiễn, những cơ
sở lý luận, khoa học, những thông tin, số liệu liên quan đến nội dung đề tài
thuyết trình của mình như thế nào? Mình có những ưu thế gì? Có những hạn chế
gì?, Uy tín của mình với khán / thính giả như thế nào ? ..v..v…
Cho nên chỉ nên chọn những đề tài mà mình hiểu biết tường tận và nắm
vững, đừng bao giờ chọn và thuyết trình những đề tài mà mình còn chưa nắm
vững, hoặc có chỗ nào đó còn lơ mơ, chưa tường tận.
Khi đã xác định được đề tài phù hợp thì bước tiếp theo là vận dụng Quy
tắc ABC trong làm việc trí óc để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết
trình. (Quy tắc ABC trong làm việc trí óc là A: Analyse – Phân tích, B:
Braintorm – Động não, C: Choose – Chọn lựa)
9


Analyse – Phân tích - để xác định rõ mục đích, chủ đề và nội dung chính
của bài thuyết trình, để định hướng phát triển bài thuyết trình, các khía cạnh cần
tập trung để làm nổi bật chủ đề chính, tự đặt các tình huống có thể xẩy ra đối với
người nghe và các biện pháp giải quyết…
Nếu đề tài quá rộng, thì cần phải xác định rõ phạm vi khảo sát, nghiên cứu
cả về mặt không gian và thời gian, để cho bài thuyết trình tập trung, cô đọng hơn
và phù hợp với quỹ thời gian cho phép của buổi thuyết trình.
Braintorm – Động não, càng động não suy nghĩ nhiều, sâu sắc, chín
chắn… thì bài thuyết trình càng có giá trị, sẽ thu hút người nghe.
Để quá trình suy nghĩ có hiệu quả cao, trước hết cần phải thu thập thông tin,
số liệu, tư liệu, hình ảnh… liên quan đến đề tài, càng nhiều càng tốt, kể cả dư
luận công chúng hay quan điểm của những người trong cuộc. Có thể làm việc
này bằng cách:
- Xem lại các nguồn tư liệu của bản thân (công trình, bài báo, ấn phẩm…
của mình)
- Nghiên cứu các tài liệu, ấn phẩm đã xuất bản có ở các Thư viện, Niên
giám, Công báo, các báo, tạp chí, bản tin phát thanh, truyền hình…
- Tìm thông tin trên mạng, các trang Web tra cứu và trang Web của các cơ
quan, công ty, doanh nghiệp…
- Phỏng vấn các chuyên gia, nhà lãnh đạo, quản lý, những người trực tiếp
có liên quan đến đề tài.
- Trong một số trường hợp, phải tìm thông tin qua việc điều tra khảo sát,
lúc đó phải tổ chức công việc điều tra khảo sát (lại cần phải xác định quy
mô, đối tượng, mẫu, phiếu khảo sát, cách thu thập số liệu và cách xử lý số
liệu khảo sát…)
Choose – Lựa chọn - Trên cơ sở các tư liệu, dữ liệu đã có, hãy lựa chọn
những cái gì tốt nhất và thích hợp nhất để dùng cho bài thuyết trình.
1.2. Xác định đối tượng khán giả
Trước khi bạn tạo nên bài trình diễn thì bạn cần phải biết về đối tượng
khán giả của nó, đối với những loại đối tượng khác nhau phải có những loại báo
cáo khác nhau vì mỗi loại đối tượng sẽ có kiến thức và kinh nghiệm thực tế khác
nhau. Bạn hãy tự hỏi mình các câu hỏi sau:
10


+ Vai trò của khán giả trong chủ đề báo cáo? Nếu bạn báo cáo về một sản
phẩm mới hoặc một hệ thống mới, các nhà quản lý sẽ quan tâm đến thông tin
tổng thể trong khi đó các công nhân sẽ cần đến các thông tin chi tiết. Nói chung,
đối với nhà quản lý cấp càng cao thì họ chỉ cần các thông tin cần thiết để ra
quyết định chứ không cần đến các thông tin quá chi tiết.
+ Độ tuổi trung bình của khán giả? Điều này đôi khi khó xác định nhưng
phải cố gắng xác định. Nhìn chung nếu khán giả là trẻ tuổi (trẻ em hay thanh
niên) thì bài báo cáo cần rõ ràng, trong sáng và thú vị. Đối với khán giả lớn tuổi
thì bài báo cần phải thực tế và thông tin báo cáo cần có căn cứ và trích dẫn rõ
ràng.
+ Khán giả đã biết gì về chủ đề báo cáo? Nếu bạn báo cáo cho những
người chưa hề biết gì về chủ đề đang báo cáo thì bạn cần phải cung cấp các
thông tin thật cơ bản và phải có các giải thích (định nghĩa) về các thuật ngữ mới.
Trái lại, đối với khán giả là các chuyên gia trong chủ đề báo cáo thì bạn cần đặt
ra nhiều câu hỏi sau khi báo cáo và bạn phải dự trù thêm vài slide dự phòng
(được ẩn) để trả lời các câu hỏi.
+ Khán giả có quan tâm đến chủ đề này không? Nếu chủ đề cung cấp các
thông tin quan trọng liên quan đến người nghe (thông tin về bảo hiểm, phúc
lợi,...) thì người nghe sẽ thích thú và chú tâm lắng nghe. Ngược lại thì bạn cần
phải tìm cách thuyết phục và làm cho họ lắng nghe.
+ Khán giá có thành kiến tiêu cực hoặc tích cực đối với chủ đề hay
không? Hãy nhớ rằng, ý nghĩ của khán giả được hình thành trước từ những kinh
nghiệm thành công hay thất bại thực tế của họ.
+ Khán giả có đang bận rộn hoặc có việc gì gấp hay không? Khán giả có
dành thời gian cả buổi để nghe bạn báo cáo hoặc phải trở lại công việc thường
ngày trong một khoảng thời gian nào đó? Nếu bài báo cáo không cung cấp thông
tin hữu ích nào họ sẽ cảm thấy rất bực tức và không thể kiên nhẫn ngồi cả buổi
để nghe bạn nói trong khi có các việc gấp cần phải giải quyết. Do vậy, bạn cần
11


phải biết về lịch làm việc của khán giả và sự quan tâm của họ để có thể chuẩn bị
chu đáo các thông tin báo cáo.
+ Có bao nhiêu người sẽ tham gia trong buổi báo cáo? Nếu lượng người
nghe đông thì màn hình và cỡ chữ cần phải thiết kế sao cho mọi người nhìn rõ.
1.3. Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình
Để thu hút người nghe và trình bày những vấn đề định nói một cách đầy
đủ, theo trình tự hợp lý và logic, một bài thuyết trình cần được xây dựng theo
cấu trúc: Mở bài, thân bài và kết thúc một cách rõ ràng, thời gian cho từng mục
được xây dựng có kế hoạch, với mỗi ý đều có những dẫn chứng và minh họa
thuyết phục. Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu từng phần của một bài thuyết trình.
 Phần mở bài
- Tạo sự chú ý
Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì chúng ta chỉ có 20 giây đề
gây ấn tượng ban đầu cho thính giả bằng các hành vi phi ngôn từ và chúng ta chỉ
có 4 phút đầu tiên để gây ấn tượng với thính giả bằng những nội dung chúng ta
nói. Thính giả có tiếp tục nghe hay không phụ thuộc rất nhiều vào những giây
phút đầu tiên và cách ta thu hút sự chú ý của họ ngay từ ban đầu. Đây là phần
khó khăn nhất trong thuyết trình vì:
“Không có cơ hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu”
“Vạn sự khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi lọt”
Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau. Một số cách phổ biến
là:
+ Dùng ví dụ, minh họa: Ví dụ: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài giảng
“Cấu trúc thuyết trình”.
+ Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể một câu chuyện
về tiết kiệm để bắt đầu một bài thuyết trình về Huy động tiết kiệm.

12


+ Số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn. Hãy thổi hồn vào những con số
khô khan ta có thế thu hút được sự chú ý của thính giả.
+ Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình
để có được sự đồng cảm của thính giả.
+ Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình
sẽ nói cũng là một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thu hút
sự chú ý của thính giả.
+ Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra, hoặc đơn giản
chỉ bằng việc kết hợp nhiều cách lại với nhau.
- Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính:
Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó
là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó. Mục
tiêu thuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công.
Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội dung chính và lịch
trình làm việc. Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được
từng nội dung của bài thuyết trình.
 Phần thân bài
- Lựa chọn nội dung quan trọng
Một lỗi thường gặp của các nhà thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung
vào bài thuyết trình của mình. Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản:
Thứ nhất: không xác định được đâu là thông tin bắt buộc thính giả phải
biết, đâu là cần biết và nên biết.
Thứ hai: sợ thính giả không hiểu những gì mình nói. Nếu ta đưa quá nhiều
nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại là làm thính giả rối
trí không nhớ được gì.
Vì vậy, trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quan
trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng
13


đâu là thông tin nên truyền đạt. Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép
ta sắp xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin cần và cuối cùng là
thông tin nên biết. Thách thức lớn nhất đối với người thuyết trình đó là “giới
hạn các điểm chính” hay còn gọi là lựa chọn nội dung quan trọng.
- Chia thành các phần dễ tiếp thu
Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 - 6 phần. Các phần này
được sắp xếp với nhau theo một trật tự lôgíc nhất định. Lôgíc có thể theo trình tự
thời gian, có thể theo quan hệ nguyên nhân - kết quả...
- Phân bổ thời gian cho từng nội dung
Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải phân bổ
thời gian phù hợp cho từng nội dung. Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để
gây cho thính giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung.
 Phần kết luận
“Lời nói gió bay” - đây chính là sự khác biệt giữa văn nói và văn viết. Vì
vậy trong thuyết trình luôn phải có kết luận. Trong khoảng thời gian tập trung
vào phần thân bài, người nghe có thể mất tập trung nên có thể không tiếp thu
được toàn bộ thông tin mà ta thuyết trình. Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại
những ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết luận chính là thông điệp cuối cùng
ta gửi đến thính giả. Với thông điệp cốt lõi này, thính giả có thể liên tưởng đến
toàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình.
- Thông báo trước khi kết thúc
Việc thông báo này có thể thể hiện bằng những cụm từ như: tóm lại...; để
kết thúc, tôi tóm tắt lại...; Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình
bày... Việc thông báo này còn giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những
thông tin cốt lõi nhất.
- Tóm tắt điểm chính

14


Theo các nghiên cứu về thính giả thì khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình
và khoảng thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà độ tập trung chú ý
của người nghe cao nhất. Vì vậy ta tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp thính
giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình. Việc tóm tắt có thể
là nêu lại những đề mục chính của bài thuyết trình kèm những ý cần nhấn mạnh.
- Thách thức và kêu gọi
Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục người khác làm theo
mình. Vì vậy phần kết luận của bài thuyết trình còn cần phải có phần kêu gọi,
thúc đẩy người nghe đến hành động. Trong phần này ta có thể dùng một số động
từ mạnh để hô khẩu hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng... hoặc có thể kêu gọi sự cam kết
bằng hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện ngay ví dụ
như đóng góp từ thiện. Hoặc có thể đơn giản là sử dụng những cách hướng
người nghe đến hành động cụ thể.
Phân bổ thời gian các phần của bài thuyết trình:
Một bài thuyết trình được coi là có bố cục hợp lý, khoa học, khi mà Phần
mở bài chiếm khoảng 10 - 15%, Phần thân bài chiếm 70 - 80 % và Phần kết luận
chiếm 10 -15% thời gian. Nếu thuyết trình theo kiếu Hỏi và Đáp (Q & A) thì
phần kết sẽ dài hơn và phần thân bài sẽ được rút ngắn lại tương ứng.
1.4. Chuẩn bị công cụ hỗ trợ và địa điểm thuyết trình
1.4.1. Chuẩn bị công cụ hỗ trợ
Sự nhận thức, cảm nhận và hành động của con người là sự tổng hợp của
cả 5 giác quan: nghe, nhìn, đụng chạm, ngửi, nếm. Vì thế khi thuyết trình, để
truyền được thông điệp của mình người trình bày phải sử dụng các công cụ hỗ
trợ trực quan kết hợp với các phương tiện nghe nhìn hiệu quả. Tùy từng nội
dung và tính chất của bài thuyết trình mà sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp.
Các công cụ hỗ trợ gồm:
- Bảng đen sử dụng phấn trắng, phấn màu
- Bảng trắng với các bút viết nhiều màu khác nhau
15


- Bảng ghim, bảng lật để có thể đính kèm các hình vẽ
- Flip chart ghi chú những từ khóa
- Phim nhựa, băng video, máy projector, máy chiếu vật thể, datashow
- Các loại bút chì, bút điện tử hỗ trợ trình chiếu khi sử dụng máy chiếu
- Các hình vẽ màu sắc, các mô hình mô phỏng
- Các công cụ trình chiếu trình diễn
- Các phương tiện nghe nhìn khác…

Hình 2. Một số công cụ hỗ trợ thuyết trình
 Điều cần lưu ý sau khi đã lựa chọn được các công cụ hỗ trợ:
Khi đã biết chắc chắn phải sử dụng các phương tiện nghe nhìn gì để hỗ trợ
thuyết phục cho bài thuyết trình, bạn nên lưu ý đến các điểm sau:
- Chọn vị trí thích hợp đặt phương tiện hỗ trợ đảm bảo mọi người đều
nhìn thấy.
- Các công cụ hỗ trợ nghe nhìn cần đơn giản, dễ sử dụng, quen thuộc đối
với diễn giả.

16


- Cần đẹp, hiện đại đến mức độ cần thiết, nhưng không làm phân tâm
khán giả.
- Các phương tiện hỗ trợ nhìn phải được giải thích rõ ràng và chính xác.
- Dành thời gian luyện tập trình bày các phương tiện hỗ trợ nghe nhìn.
- Khi không còn sử dụng nữa thì hãy cất chúng đi.
 Nguyên tắc thiết kế trang trình chiếu (Slides) để hỗ trợ cho bài thuyết
trình:
- Về màu sắc:
Để nội dung thông tin trên màn chiếu rõ ràng, dễ đọc, cần
đảm bảo nguyên tắc sử dụng màu tương phản giữa nền và chữ,
có thể lựa chọn màu nền và chữ theo bảng sau:
Màu nền Màu trắng
Màu đen
Màu chữ Màu đỏ
Màu xanh

Màu đen

Màu vàng Màu xanh

Màu trắng
Màu đỏ

Màu đen

Màu trắng

Màu vàng

Cách chọn màu nền và màu chữ còn tùy vào bối cảnh và môi
trường. Thông thường, nếu hội trường nhỏ hay giảng dạy (lecture): chọn chữ
màu tối trên nền sáng. Ví dụ như chữ màu đen hay màu xanh đậm và nền trắng;
Nếu hội trường rộng lớn: chọn chữ sáng trên nền tối, như chữ màu trắng / vàng
trên nền xanh đậm.
Chú ý: Không nên sử dụng quá nhiều màu sắc trong một slide (không quá
3 màu), nếu sử dụng quá nhiều màu sắc trong một slide có thể khiến cho người
theo dõi thấy mệt mỏi.
- Về font chữ:
Không nên dùng font chữ lạ mà hãy sử dụng font chữ phổ biến cho mọi
máy tính. Cho dù bạn nghĩ font chữ của mình tuyệt vời đến mức nào, nếu máy
17


tính sử dụng không được cài đặt sẵn, font chữ khác sẽ được thay thế và điều đó
thường làm lệch giao diện văn bản của bạn trên slide.
Không sử dụng nhiều font chữ trong một báo cáo.
Không bao giờ dùng tất cả chữ in hoa vì sẽ gây khó đọc và khó theo dõi.
Có thể viết nghiêng, gạch chân hay tô đậm, khi cần nhấn mạnh một điều
gì quan trọng nhưng đừng nên lạm dụng những cách viết này.
- Về cỡ chữ:
Về cỡ chữ (size), phần lớn các chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size)
từ 28 trở lên, phần tiêu đề cỡ chữ từ 32 trở lên.
Mỗi slide không nên trình bày nhiều chữ (dưới 7 dòng ). Một chủ đề nên
được trình bày trên một slide.
1.4.2. Bố trí địa điểm thuyết trình
- Nếu xác định được số lượng người tham gia bạn sẽ dễ dàng lựa chọn địa
điểm phù hợp với lượng người đó. Bên cạnh đó cần chọn địa điểm phù hợp với
nội dung thuyết trình. Chương trình “Hành trình du học lấy địa điểm Văn Miếu Quốc Tử Giám làm nơi tổ chức. Đó là địa điểm phù hợp với lượng khách mời
không quá lớn, phù hợp với tính chất khuyến học của chương trình bới Quốc Tử
Giám là trường đại học đầu tiên của Việt Nam.
- Trước buổi thuyết trình cần sắp xếp nội thất, khung cảnh địa điểm. Với
một bài thuyết trình về văn học nghệ thuật bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời,
trang trí căn phòng ấn tượng với tranh, hoa, tượng. Nhưng với một buổi thuyết
trình về đề tài khoa học bạn không cần sắp đặt căn phòng quá cầu kì với các đồ
trang trí rườm rà.
- Tập nói trước ở địa điểm đã chọn. Nếu ở ngoài trời thì cần tăng âm
thanh. Nếu trong phòng nhỏ điều chỉnh âm lượng vừa phải là khôn ngoan. Lưu
tâm đến độ sáng của địa điểm để bạn có thể đọc được những ghi chú của bản
thân và cả người tham dự có thể theo dõi được những tư liệu bạn cung cấp.
18


1.5. Tập luyện
Bước cuối cùng quan trọng nhất và thường bị bỏ qua nhất, đó là tập luyện
trước khi thuyết trình. Để tập các động tác cơ bản, chúng ta có thể tập trước
gương. Tuy nhiên để hiệu quả hơn, ta nên tập luyện trước một vài người, một
nhóm nhỏ với những điều kiện y hệt khi ta thuyết trình thật. Quá trình đó sẽ
khiến ta thu thập thêm rất nhiều ý kiến, ý tưởng mới được người khác đóng góp,
những ý tưởng do quá trình tập luyện ta nảy sinh thêm. Luyện tập dần dần từng
bước nhỏ là bí quyết thành công lớn nhất của người thuyết trình.
Cần luyện nói to, truyền cảm bài đã chuẩn bị, giống như là đang trình bày
trước người nghe. Hãy chèn thêm vào những chỗ thích hợp, các từ ngữ, câu
chuyển ý, chuyển đoạn, làm cho bài nói thêm sinh động, thể hiện tính logic chặt
chẽ, có sức thuyết phục cao.
Kết hợp nhuần nhuyễn bài nói với các phương tiện hỗ trợ như các slide,
các công cụ đã chuẩn bị sẵn.
Nên tưởng tượng ra mình đang đứng trước khán giả, đang diễn thuyết, di
chuyển là thật. Và phải canh giờ, nếu thấy quá giờ, thì phải điều chỉnh lại, cắt
bớt nội dung, rút ngắn những chỗ diễn giải dài dòng, hoặc có thể nói nhanh hơn
một chút. Luôn phải nhớ rằng, một bài thuyết trình có nội dung tốt, nhưng nói
quá giờ, cũng sẽ không mang lại kết quả như mong muốn.
Có thể đặt Camera ghi hình lại để phân tích và điều chỉnh hành vi của
chính mình. Quá trình tập luyện sẽ giúp ta biến những động tác, cử chỉ, phong
thái thành thói quen. Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên thì ta chỉ cần
tập trung vào nội dung chính để có bài thuyết trình hiệu quả.
2. Kỹ năng kiểm soát căng thẳng và lo lắng
Tâm lý run sợ, hồi hộp, lo lắng là những yếu tố mà các thuyết trình viên
hay mắc phải, nhất là đối với những thuyết trình viên mới. Khi đứng trước một
lượng khán giả lớn, người thuyết trình hay mất bình tĩnh, mất tự tin và cảm thấy

19


khó truyền tải thông tin tới khán giả. Đây là một rào cản không nhỏ với người
thuyết trình.
Để không bị căng thẳng và lo lắng bạn cần:
- Nắm chắc nội dung bài thuyết trình.
- Chuẩn bị chu đáo và tập luyện thuyết trình trước.
- Đọc/nhớ một số ý chính đầu tiên.
- Trong quá trình thuyết trình nên nhìn mọi người và cười tươi.
- Di chuyển và hít thở sâu.
- Suy nghĩ theo hướng tích cực.
3. Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ
3.1. Sử dụng ngôn ngữ
Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người. Thuyết trình là
chúng ta dụng ngôn ngữ nói. Khi sử dụng ngôn ngữ nói, chúng ta cần đạt được
các yêu cầu sau:
- Diễn đạt rõ ràng, trong sáng, mạch lạc, dễ hiểu, cô đọng thông tin.
- Phải giàu hình ảnh, truyền cảm và dễ nhớ. Số lượng từ càng nhiều, càng
phong phú, sinh động, giàu hình ảnh càng dễ gây ấn tượng, cảm xúc mạnh.
- Người nói phải nắm được trình độ hiểu biết của người nghe, biết điều
chỉnh cách nói cho phù hợp với trình độ và đặc điểm tâm lý của người nghe.
- Phong cách nói phải trí tuệ, khoa học và đôi khi phải pha lẫn sự hài hước.
- Khi cần, có thể nhắc lại những điểm chính yếu để gợi nhớ cho người
nghe.
Trong khi nói, tốc độ nói hoàn toàn phụ thuộc vào người nghe. Với đối
tượng cao tuổi cần nói chậm, nhẹ nhàng nhưng thuyết trình trước hội trường
toàn thanh niên cần hào hùng, hoành tráng mới thuyết phục vì vậy khi thuyết
trình phải luôn quan sát và đo được phản ứng của người nghe với cách trình bày
20


của ta để điều chỉnh cho phù hợp. Tóm lại, tốc độ nói bị điều chỉnh bởi tâm của
người nói hay chính là sự trao đổi chia sẻ và biểu hiện, phản ứng của người
nghe. Cũng như khi rót nước, với cái cốc to ta rót khác, với cốc nhỏ ta rót khác.
Điều quan trọng nhất mà người thuyết trình cần nhớ là lời nói của chúng ta phải
phù hợp với nội dung, hoàn cảnh và đối tượng.
Tốc độ trình bày nhanh hoặc chậm sẽ ảnh hưởng đến sự chú ý của người
nghe, nhưng chúng ta đừng nên tăng hay giảm tốc độ mà không có chủ ý. Kiểm
soát được tốc độ nói sẽ giúp bạn cải thiện được chất lượng lời nói của mình.
Thông thường, tốc độ nói trung bình của chúng ta là 100 – 120 từ/phút,
trong khi khả năng nghe lại cao gấp 3 lần. Điều này có nghĩa là, nếu ta chỉ nói
với tốc độ trung bình, khán giả sẽ còn thời gian để suy nghĩ những lập luận phản
biện. Việc chúng ta nói quá nhanh sẽ khiến tâm trí người nghe khó có thể tập
trung suy nghĩ về những gì chúng ta nói. Trong khi đó, nói quá chậm và kéo dài
lê thê khiến người nghe trở nên mệt mỏi, chán nản và dễ dàng đoán được những
gì bạn sắp nói.
Giọng nói thể hiện nhiều đặc điểm của người thuyết trình. Qua giọng nói,
chúng ta có thể nhận biết được giới tính, tuổi tác, quê quán. Giọng nói cũng thể
hiện trình độ học vấn của người thuyết trình. Tâm trạng quan hệ với thính giả
cũng được thể hiện rất rõ qua giọng nói.
Âm lượng: Giọng nói cần phải rõ ràng, đủ nghe. Giọng nói dù to hay nhỏ
đều phải có sinh lực, có khí lực mới có sức thuyết phục. Khi thuyết trình,bạn
phải dùng toàn bộ cơ thể cho việc nói chứ không chỉ dùng cái miệng để nói. Chỉ
có như vậy giọng nói ta mói có sinh lực thuyết phục thính giả. Thêm vào đó là
độ cao thấp, trầm bổng trong khi nói. Giọng nói của ta cũng giống như một nhạc
cụ và bài thuyết trình là một bản nhạc. Ta chơi bản nhạc đó hay, thính giả sẽ
chăm chú lắng nghe, vỗ tay tán thưởng. Nếu bản nhạc của ta chậm, đều đều, họ
sẽ ngủ gật, bất luận là vấn đề ta nói quan trọng đến đâu.

21


Phát âm: Âm vực phải chuẩn, tròn vành rõ chữ, không méo tiếng hay nuốt
chữ, không nhầm lẫn giữa các âm. Nói sao cho dễ nghe, tránh sử dụng giọng đại
phương quá nặng nề.
Độ cao: Giọng nói phải có lúc cao, lúc thấp, lúc đẩy, lúc kéo. Vậy muốn
nói to, nói vang, nói cả ngày không biết mệt, ta phải phát âm như thế nào? Nếu
phát âm trong cổ họng, ta dễ bị bệnh nghề nghiệp do luồng hơi đi qua cổ họng
làm tổn thương họng và dây thanh quản. Nếu phát âm ở cửa miệng
Chất lượng: Theo nguyên lý phát âm, luồng hơi từ trong phổi đi ra chạm
vào dây thanh quản phát ra các nguyên âm. Các nguyên âm này kết hợp với các
phụ âm do hình dạng của lưỡi, môi, răng... tạo ra thành âm nói. Âm này cộng
hưởng trong khoang miệng rồi bắn ra ngoài. Như vậy, muốn phát âm to, rõ ràng
thì âm phải nổ trong khoang miệng, trong vòm cộng minh. Cũng giống như khi
chúng ta hét trong hang động, ta thấy tiếng vọng âm, vang, rền. Muốn nói to, rõ,
âm mạnh mẽ, tiếng phải được phát ra từ giữa khoang miệng.
Điểm dừng: Văn nói khác văn viết, với văn viết, chúng ta có thể đọc đoạn
trên, đoạn dưới, xem dấu chấm câu để hiểu người viết định nói gì. Nhưng với
văn nói, cùng một câu nhưng cách nói khách nhau dẫn đến cách hiểu khác nhau.
3.2. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Trong mỗi khoảnh khắc, chúng ta đều gửi đi những thông điệp không lời
một cách vô thức. Trong thuyết trình cũng vậy, chúng ta có thể vận dụng ngôn
ngữ cơ thể để khẳng định thêm thông điệp muốn chuyển tải. Nếu bạn đang ở
trạng thái thoải mái và vận dụng ngôn ngữ cơ thể một cách tự nhiên, thì thông
điệp chuyển tải sẽ tăng thêm sức thuyết phục đối với người nghe.
Ngôn ngữ cơ thể, bao gồm: các cử chỉ, động tác được thể hiện qua ánh
mắt, nụ cười, hành động của bàn tay... tưởng như đơn giản nhưng lại có tác dụng
rất hiệu quả, giúp chúng ta truyền đạt tới người khác những ý nghĩ, tình cảm…
khó diễn đạt trực tiếp bằng lời.

22


Để hiểu rõ khái niệm Phi ngôn ngữ, chúng ta hãy phân biệt với Ngôn ngữ.
Ngôn ngữ là nội dung bài thuyết trình được các diễn giả nói ra hoặc viết ra. Phi
ngôn ngữ là giọng nói (bao gồm các yếu tố như: ngữ điệu, chất giọng, độ cao…)
và hình ảnh cơ thể (bao gồm những gì thính giả nhìn thấy: nét mặt, dáng vẻ,
trang phục, di chuyển…) khi ta thuyết trình. Để thuyết trình thành công ngoài
yếu tố nội dung, diễn giả cần quan tâm đến việc thuyết phục người nghe bằng
giọng nói, dáng điệu cử chỉ, trang phục, ánh mắt quan sát hội trường...

Hình 3. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực
Lưu ý khi sử dụng ngôn ngữ thân thể trong thuyết trình:
- Ánh mắt: Giao tiếp bằng ánh mắt có hiệu quả rất tốt trong việc xây
dựng mối quan hệ thân mật giữa người nói và thính giả. Bạn hãy nhìn bao quát
toàn bộ người nghe, cố gắng thu hút sự chú ý của những người ngồi xa bục phát
biểu. Thông thường nhiều diễn giả có xu hướng nhìn nhiều vào mắt của những
người nghe tỏ ra quan tâm và hứng thú đến bài thuyết trình, và bỏ qua những
người nghe có thái độ trung lập hay chống đối. Bạn nên nhớ, những người cảm
thấy mình không được diễn giả quan tâm thường có xu hướng phản ứng tiêu cực
nhiều hơn so với những người được diễn giả chú tâm thu hút. Trong hội trường
một cách quan sát hiệu quả đó là chia hội trường thành các nhóm nhỏ đó là
phương pháp giúp người nói quan tâm được tới từng thính giả trong hội trường
và thính giả cũng có cảm giác đang được quan tâm. Mỗi một ý ta dừng trên một
23


nhóm người hoặc một cá nhân nào đó. Bạn nên nhìn khắp khán phòng theo kiểu
chữ “w” hoặc “z” nhìn như vậy sẽ tự nhiên hơn nhìn theo kiểu chữ “c”. Trong
quá trình tiếp xúc bằng mắt với khán giả, bạn nên dừng lại ở mỗi người khoảng
3 giây là vừa.
- Biểu lộ bằng nét mặt:
“Hãy mỉm cười và cả thế giới sẽ cùng cười với bạn”. Lời khuyên của
Charlie Chaplin vô cùng hữu ích cho mọi diễn thuyết viên. Hãy mỉm cười, ít
nhất bạn sẽ đạt được ba lợi ích. Thứ nhất, khi bạn cười thì dù tim bạn đang đập
thinh thịch, chân bạn đang run, người ta vẫn tưởng là bạn rất tự tin. Thứ hai,
bạn cười sẽ làm cho khán giả nghĩ rằng bạn là một người thân thiện, dễ mến, họ
sẽ cảm thấy đầu óc thư thái hơn, cởi mở và gần gũi với bạn hơn. Thứ ba, khi
bạn cười bạn sẽ thấy một số khán giả mỉm cười lại với bạn, điều đó sẽ làm cho
bạn vững tin hơn, bớt hồi hộp, và trình bày hay hơn.
- Dáng đứng: Thông thường bản năng con người khi sợ hãi sẽ tìm chỗ
dựa. Ta cũng vậy, động tác thường xuyên hay gặp nhất của người thuyết trình là
tựa vào bàn. Nhưng xương sống mới là cái đỡ cơ thể. Ta tựa vào bàn, tưởng
thoải mái nhưng thực ra rất mỏi và còn làm gò ép các cơ quan phát âm khiến
giọng nói không mạnh mẽ, vang xa. Dáng đứng là một loại ngôn ngữ của cơ thể,
nó mang tính minh hoạ và điều tiết. Khi ta nói hào hùng, thuyết phục người khác
thì dáng phải vững chãi, năng động. Về tư thế khi thuyết trình, bạn hãy đứng
nhiều nhất ở vị trí chính giữa sân khấu thuyết trình, nơi mọi người có thể nhìn
thấy bạn càng rõ càng tốt. Với vị trí này, bạn là trung tâm của sự chú ý, mọi
người sẽ dễ dàng bị lôi cuốn khi bạn ở vị trí này. Đừng ẩn nấp sau những bục
giảng như nấp sau những công sự, khi không thể nhìn thấy rõ bạn, thính giả sẽ ít
chú ý đến bạn khi mà lẽ ra bạn phải là trung tâm của sự chú ý.
- Di chuyển: Khi thuyết trình, bạn có phải di chuyển qua lại trước thính
giả không? Làm sao có thể khiến cho thính giả cảm thấy hứng thú khi bạn cứ
đứng buông thõng hai cánh tay hoặc cứ đứng trơ ra như khúc gỗ? Như vậy, rõ
ràng là khi thuyết trình, bạn không thể cứ đứng yên mãi một chỗ. Mà giả dụ bạn
24


có muốn đứng yên một chỗ chăng nữa thì bạn cũng không đứng được đâu, vì
mỏi chân lắm và lại dễ buồn ngủ nữa. Vậy thì người thuyết trình trước hội
trường không nên đứng một chỗ. Trong thuyết trình, điều cần tránh nhất là đơn
điệu, nhàm chán. Hãy liên tục di chuyển tạo những góc nhìn, góc nghe mới cho
thính giả. Nếu ta đứng im một chỗ, cơ thể sẽ cứng nhắc, giọng nói cũng sẽ đều
đều không linh hoạt.
- Trang phục: Trang phục là công cụ quan trọng giúp thu hút được sự chú
ý ngay từ đầu đối với người nghe, nhất là các bạn trẻ tuổi, nữ giới, có thể giúp
thành công buổi thuyết trình. Nữ hoàng Anh Elizabeth, thế kỷ 16 đã nói: “Chín
người thợ may có thể tạo ra một người nổi tiếng”, với ngụ ý rằng nếu biết ăn
mặc đẹp, hợp thời trang, lịch lãm, hợp với bối cảnh, địa vị, lứa tuổi… bạn sẽ trở
thành người nổi tiếng, thu hút được người xung quanh. Đối với người thuyết
trình, phải chuẩn bị trang phục thật phù hợp. Một số lưu ý: Trang phục phải tề
chỉnh, là ủi cẩn thận, kiều dáng, màu sắc, chất liệu vải… phải phù hợp với độ
tuổi, địa vị, chức tước, học vị của người thuyết trình, phù hợp với mức độ trang
trọng, quy mô, tính chất và hình thức của buổi thuyết trình. Cũng đừng quên yếu
tố về thời tiết, nhiệt độ của khán phòng mà lựa chọn trang phục thế nào cho phù
hợp.
4. Kỹ năng nắm bắt diễn biến và xử lý câu hỏi của thính giả
4.1. Nắm bắt diễn biến của thính giả
 Nắm bắt tình hình
Thuyết trình là giao tiếp với khán giả. Khi giao tiếp phải hiểu được diễn
biến tâm lý của người nghe, vì thế trong thuyết trình cũng vậy. Trong khi thực
hiện bài thuyết trình việc nắm bắt tâm lý khán giả là một điều cực kì quan trọng
để một bài thuyết trình thành công. Thông thường với một bài thuyết trình thì
tâm trạng khán giả sẽ có những đặc điểm sau:
- Khán giả tập trung nhất vào giai đoạn khi mở đầu: Vì thế để một bài
thuyết trình ấn tượng phần mở đầu cực kì quan trọng. Nó giúp khán giả có một
25


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×

×