Tải bản đầy đủ

10 triển khai thực hiện và truyền thông cho sự kiện

minhhien@neu.edu.vn

TỔ CHỨC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
VÀ TRUYỀN THÔNG CHO SỰ KIỆN
07-May-19

Ths. Nguyễn Minh Hiền


Nội dung chương








Các hoạt động cơ bản trong sự kiện.
Các hoạt động phối hợp giải quyết các công việc còn lại
sau sự kiện.

Lập báo cáo và tổng kết sự kiện.
Lập kế hoạch truyền thông của một sự kiện
Các hoạt động truyền thông của một sự kiện

minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Mục tiêu chương










Hiểu và trình bày được các nội dung cơ bản trong tổ chức khai
mạc, điều hành diễn biến, bế mạc sự kiện, tiễn khách, thanh
quyết toán trong sự kiện.
Trình bày được các nội dung có liên quan đến việc phối hợp
giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện.
Trình bày được nội dung của việc lập báo cáo và tổng kết sự
kiện.
Nắm được nội dung kế hoạch truyền thông của một sự kiện
Nắm được các hoạt động truyền thông của một sự kiện
minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Tổ chức triển khai sự kiện

minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Tổ chức khai mạc sự kiện



Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện
Khai mạc sự kiện

minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện








Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban
tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện)
Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón
tiếp khách
Đón tiếp khách
Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện
Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách
minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Khai mạc sự kiện





Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự
kiện:
Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến
Xử lý các tình huống phát sinh

minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Điều hành diễn biến của sự kiện




Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu
Điều hành, quản lý khán giả và khách mời
Điều hành các hoạt động phụ trợ

minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Điều hành các hoạt động phụ trợ









Xác định đầy đủ danh mục các hoạt động phụ trợ cho sự kiện
(Biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, tặng quà, hoạt náo, tham
quan…)
Kiểm tra công tác chuẩn bị cho các hoạt động phụ trợ:
Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hoạt động phụ trợ
Tiến hành triển khai các hoạt động phụ trợ
Phối hợp giải quyết các tình huống phát sinh:
Lập báo cáo về các hoạt động phụ trợ trong sự kiện:
minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Kết thúc sự kiện






Tổ chức bế mạc sự kiện
Tiễn khách
Thanh quyết toán sự kiện
Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện

minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Tổ chức bế mạc sự kiện






Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện
Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho lễ bế mạc
(nếu có)
Tổ chức triển khai bế mạc sự kiện
Xử lý các tình huống phát sinh

minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Tiễn khách






Tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện
Chuẩn bị tiễn khách rời cơ sở lưu trú:
Tổ chức vận chuyển khách từ cơ sở lưu trú ra sân bay/nhà
ga/ bến xe/ cửa khẩu…
Chia tay khách

minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Thanh quyết toán sự kiện




Tổng hợp về các khoản chi phí trong sự kiện
Thanh toán với chủ đầu tư sự kiện
Thanh toán với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự
kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) và các đối tác khác
tham gia tổ chức sự kiện

minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau
sự kiện






Nhận biết được các vấn đề tồn đọng sau sự kiện và sự mong
đợi của họ để có thể đưa ra các giải pháp khắc phục hoặc
cách thuyết phục hợp lý, có cơ sở
Cố gắng hiểu và tìm mọi cách để đáp ứng mong đợi của
khách, đảm bảo khách hàng và đối tác hài lòng
Xử lý các công việc khác




Phân loại, lập báo cáo về các công việc còn lại sau chuyến đi
(mất mát, thất lạc tài sản của khách, tai nạn, bảo hiểm…)
Phối hợp xử lý các công việc nói trên
minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Lập các báo cáo và tổng kết về công tác tổ
chức sự kiện









Lập các báo cáo về sự kiện theo yêu cầu của hợp đồng tổ chức
sự kiện/ của nhà đầu tư sự kiệN
Lập các báo cáo về sự kiện để gửi cho cơ quan quản lý nhà
nước/ các cơ quan truyền thông, báo chí
Lập các báo cáo nội bộ (của nhà tổ chức sự kiện)
Hoàn tất các mẫu báo cáo cá nhân (nếu có)
Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của ban tổ chức sự kiện
Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của nội bộ nhà tổ chức sự
kiện
minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Lập các báo cáo





Thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan
Lập báo cáo chi tiết theo các yêu cầu/ mẫu báo cáo thông
dụng
Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác

minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của ban tổ
chức sự kiện, nội bộ nhà tổ chức sự kiện







Tập hợp các loại báo cáo, tài liệu… có liên quan
Đánh giá
Tổng kết công tác tổ chức sự kiện
Rút kinh nghiệm
Khen thưởng

minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


Truyền thông cho sự kiện

minhhien@neu.edu.vn

07-May-19


hien.marketing@gmail.com

07-May-19


So sánh truyền thông cho sản phẩm với truyền
thông cho sự kiện
20



Giống nhau



Khác nhau


Xác định đối tượng nhận tin
21







Thường người nhận tin là đối tượng khách mời của
sự kiện
Đối với một số sự kiện hướng tới nhóm công chúng
thì truyền thông trước sự kiện trong sự kiện và sau
sự kiện có thể khác nhau
Xác định đối tượng nhận tin theo mô hình 5W+1H


Xác định mục tiêu truyền thông
22





Thường mục tiêu truyền thông trước sự kiện để tạo sự biết
đến, trong sự kiện tạo sự thiện cảm và sau sự kiện để nhắc
nhở
Mục tiêu truyền thông cho sự kiện và mục tiêu sử dụng sự
kiện để truyền thông đôi khi không đồng nhất vì vậy phải cân
nhắc để lập thông điệp truyền thông cho sự kiện


Lựa chọn phương tiện truyền thông
23



Căn cứ lựa chọn phương tiện truyền thông
Đối tượng khách mới
 Đặc điểm ngôn ngữ đặc điểm từng phương tiện truyền thông
 Ngân sách dành cho truyền thông




Các loại kênh truyền thông
Kênh trực tiếp
 Kênh gián tiếp



Lựa chọn và thiết kế thông điệp
24



Căn cứ lựa chọn
Đối tượng nhận tin
 Mục tiêu truyền thông
 Phương tiện truyền thông




3 vấn đề trong thiết kế thông điệp
Nội dung thông điệp (nói gì?)
 Cấu trúc thông điệp (Nói như thế nào?)
 Hình thức của thông điệp



Thu thập thông tin phản hồi
25







Truyền thông trước sự kiện: thường là chốt danh
sách khách mời
Truyền thông trong sự kiện: thường là các hoạt động
ghi nhận sự chú ý, sự tham gia,, sự hài lòng và các
hoạt động thu thập ý kiến
Truyền thông sau sự kiện: thường là dựa trên nhưng
diễn đàn, những bài báo để thu thập thông tin phản
hồi


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×

×