Tải bản đầy đủ

Nội dung ôn tập kỹ năng làm việc nhóm

NỘI DUNG ÔN TẬP MÔN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
CẤU TRÚC ĐỀ THI:
5 CÂU TỰ LUẬN TRONG ĐÓ CÓ 1 CÂU CÔ ĐÃ CHO THẢO LUẬN TRÊN LỚP
THỜI GIAN LÀM BÀI:
60 PHÚT
CHƯƠNG 1:
1. Khái niệm nhóm :?????
• -Nhóm là tập hợp những con người có hành vi tương tác nhau trên cơ sở
những kỳ vọng chung có liên quan đến lối ứng xử của người khác. Bao gồm
một số vị trí và vai trò để thực hiện các mục tiêu (chung và riêng) và thỏa mãn
các nhu cầu cá nhân. Sự thỏa mãn các nhu cầu cá nhân này phải phụ thuộc
vào việc thực hiện mục tiêu chung của nhóm và mức độ thỏa mãn tất nhiên
phụ thuộc vào nhóm hiệu quả hay kém hiệu quả.
• Sự tác động hỗ tương ở nhóm có được là nhờ mỗi cá nhân phát triển vai trò
của mình, thể hiện cá tính của mình và củng cố vị trí trong nhóm qua tương
tác công việc hàng ngày.
VD: Chèo thuyền nhóm, Nhóm học tập môn kỹ năng nhóm,…
Nguyên nhân gia nhập nhóm:
Sự lôi cuốn giữa các cá nhân
Mục tiêu nhóm/Mục tiêu cá nhân
Phương tiện để đạt được lợi ích

Sự an toàn
Địa vị và tự trọng (muốn tham gia đóng góp và có sự hãnh diện)
Sự tương tác và sự liên minh (Có được và phát triển các mối quan hệ xã
hội)
• Quyền lực và sức mạnh







Hiện tại bạn đang tham gia hoạt động trong những nhóm nào ? cho ví dụ
2. 4 tiêu chuẩn trong nhóm :
• 2 thành viên trở lên:Có tối thiểu hai người cùng làm việc, tức là phải

cùng gánh vác trách nhiệm công việc
Phụ thuộc lẫn nhau : Các thành viên phải dựa vào nhau để đạt mục tiêu và
thành công của nhóm phải cao hơn thành công bất cứ cá nhân nào
• Có cùng chung mục đích : Các thành viên phải cùng tiến đến mục tiêu
chung và nhất trí cùng nhau làm việc để đạt mục tiêu chung



Tự quản : Nhóm phải có khả năng điều chỉnh hoạt động và hành vi của
mình, mà không bị ảnh hưởng bởi những yếu tố tác động từ bên ngoài.
Nhóm phải biết tự quản
3. Nhóm được phân loại như thế nào, so sánh sự giống và khác nhau


So sánh các nhóm chính thức & không chính thức
Nhóm chính thức

Nhóm không chính thức

Tổ chức cao và phân công rõ ràng

Tổ chức ít chặt chẽ

Thực hiện công việc hàng ngày



Hoạt động theo yêu cầu dự án.

Hoạt động lâu dài

Ngắn hạn

Có kế hoạch và kỷ luật cao

Công việc đột xuất, thời vụ

Cùng chung chuyên môn để giải quyết
các vấn đề và mục tiêu tương đối
chuyên biệt

Thường khác chuyên môn, văn hóa

Tuân theo các quy tắc, chuẩn mực
thông thường

Không tuân theo quy tắc, chuẩn mực

Thường cùng quan điểm

Góc nhìn đa dạng

thông thường

Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm
luôn phải hướng về việc hoàn thành mục tiêu và có sự phối hợp hiệu quả của các
thành viên với nhau
4. Các vị trí trong nhóm (nhóm trưởng, nhóm phó, thành viên) có vai trò, nhiệm

vụ như thế nào?
 Người lãnh đạo nhóm (team leader):







Nhiệm vụ: lãnh đaọ , hướng dẫn, dẫn dắt cả nhóm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Có uy tín và năng lực quyết đoán
Khả năng điều hành công việc
Khả năng phán đoán năng lực và cá tính của các thành viên trong nhóm
Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.
Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm











Biết khích lệ và động viên
 Người phó lãnh đạo (assistant team leader):
Nhiệm vụ: hỗ trợ hoặc thay mặt teamleader trong việc lãnh đạo,hướng dẫn, dẫn
dắt cả nhóm đạt được mục tiêu đề ra
Có khả năng điều hành công việc
Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm
Biết khích lệ và động viên
 Thành viên (activemember):
Nhiệm vụ:tham gia các hoạt động của nhóm và đảm trách các công việc được
phân công
Có khả năng hoàn thành các công việc được giao.
Tích cực tham gia các hoạt động của nhóm và hỗ trợ các thành viên khác (khi cần)

5. Các phong cách lãnh đạo trong nhóm :
• Độc đoán : quyết tất cả, tập trung vào công việc, không quan tâm đến ý

kiến của thành viên
• Dân chủ: tham khảo, lắng nghe từng ý kiến của nhóm viên trước, cho biểu
quyết theo số đông
• Tự do: thành viên tự do hoạt động, nhóm trở thành vô chính phủ
CHƯƠNG 2:
 Các yếu tố để xây dựng tính làm việc hiệu quả của một nhóm :
1. Yếu tố ngoại vi bao gồm những yếu tố nào ?
o Môi trường khuyến khích làm việc:
Tính làm việc đồng đội chỉ được phát triển thực sự khi Ban lãnh đạo xây dựng một
môi trường khuyến khích làm việc cho nó.Mức độ khuyến khích làm việc sẽ giúp cho tập
thể hướng những bước đi cần thiết đầu tiên về tính làm viêc đồng đội. Những bước đi này
sẽ đóng góp vào việc cộng tác, tin tưởng và tương thích hơn nữa.
o

Nêu rõ vai trò và kỹ năng của thành viên:

Mỗi thành viên trong một nhóm phải thực sự có năng lực để thực hiện tốt công
việc và có thiện chí cộng tác. Bên cạnh đó, sau khi đã hiểu rõ vai trò của những thành
viên khác mà mình sẽ làm việc cùng thì tất cả các thành viên sẽ chung sức làm việc trên
tinh thần đồng đội. Một khi đã thông hiểu nhau thì các thành viên sẽ tự giác làm việc dựa
trên yêu cầu công việc mà không cần đợi đến mệnh lệnh. Hay nói cách khác, các thành
viên tự nguyện đáp ứng nhu cầu công việc và hành động một cách thích hợp nhằm thực
hiện tốt mục tiêu của nhóm.
o

Mục tiêu tiên quyết:


là mục tiêu cao hơn, đòi hỏi sự hợp nhất những nỗ lực của 2 hay nhiều người. Mục
tiêu này chỉ đạt được nếu như mọi người cùng chung sức để tiến đến mối quan tâm, sự
hợp nhất nỗ lực và khuyến khích nhóm làm việc liên kết.
o

Khen thưởng:

Một yếu tố khác góp phần đáng kể trong việc khuyến khích tinh thần làm việc
đồng đội đó là phần thưởng. Nó có thể là hiện kim, hoặc là một hình thức biểu dương.
2. Yếu tố nội vi bao gồm những yếu tố nào ?
o

Sự tin tưởng lẫn nhau :

Sự tin tưởng lẫn nhaucần phải có một thời gian dài để xây dựng nên, nhưng rất dễ bị
phá vỡ trong giây lát. Sự tin tưởng sẽ được thiết lập trong một tập thể khi mọi thành viên
được tự do diễn đạt ý kiến, thảo luận vấn đề và nêu câu hỏi trên tinh thần xây dựng.
o

Sự ủng hộ lẫn nhau:

sự ủng hộ lẫn nhau thể hiện ở việc các thành viên thực sự quan tâm đến nhau từ
công việc, phúc lợi, đến thành tích cá nhân. Nếu như sự ủng hộ đã được hình thành trong
nhóm thì mỗi thành viên không cần phải phí thời gian và sức lực để "giữ khư khư" vị trí
của mình. Tất cả đều là "cho và nhận" sự giúp đỡ của mỗi thành viên nhằm hoàn tất công
việc mà nhóm đó đang thực hiện.
o

Kỹ năng giao tiếp:

kỹ năng giao tiếp thể hiện ở 2 mặt: một mặt là chất lượng, mức độ thẳng thắn và tính
xác thực của người nói và mặt khác là chất lượng lắng nghe tích cực của người
nghe.Cuộc nói chuyện cởi mở, chân thực và thẳng thắn chỉ xảy ra khi sự tin tưởng và ủng
hộ lẫn nhau được thiết lập tốt đến độ không thành viên nào cảm nhận rằng người nói phải
dè dặt và e ngại về lời nói của mình.
o

Sự tôn trọng lẫn nhau:

Trong cách làm việc đồng đội hướng đến mục đích chung, có những quyết định cần
đến sự quyết định của tập thể. Vì vậy những quyết định đó đòi hỏi sự chung sức của
mọi người và mỗi thành viên phải tôn trọng ý kiến của cá nhân khác.
 8 nguyên tắc làm việc nhóm:
1. Tạo sự đồng thuận:

Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bồi đắp tinh thần đồng đội và thói quen
làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm.


Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về
các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.


Những điểm cần ghi nhớ:
 Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về mục tiêu phải nhắm tới.
 Sau đó thảo luận các các biện pháp thực hiện mục tiêu
 Tạo sự đồng thuận về mục tiêu, giải pháp, phân công phân nhiệm
 Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách

bằng cách kết hợp giữa những mục tiêu chung và mục tiêu riêng
2.

Thiết lập các mối quan hệ với BQT
Mọi nhóm cần có sự cam kết hỗ trợ từ BGĐ/ cơ quan chủ quản/ cấp trên.
Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:
-

Người bảo trợ của nhóm
Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan
Bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm
3. Khuyến khích óc sáng tạo

Hãy phá bỏ “Sức ì”, sự chủ quan và tạo tính sáng tạo
Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và
những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan
điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.
4. Phát sinh những ý kiến mới

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ
chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi.
Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau
đó, loại bỏ những ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.
Thảo luận theo phương pháp Brain Storming:


Phương pháp brain storming


Thảo luận mở, tự do đưa ra các ý kiến, kể cả những ý kiến điên rồ nhất



Yêu cầu tất cả mọi thành viên tham gia



Mỗi thành viên phải đưa ra giải pháp của riêng mình




Team leader tập hợp các sáng kiến



Ghi lên bảng, thảo luận mở và lựa chọn những sáng kiến tốt nhất trên sự
đồng thuận cao nhất của nhóm



Không có đúng sai mà chỉ chọn lựa giải pháp tốt nhất



Những ý kiến sáng tạo tập hợp trong những buổi họp thường bao giờ cũng
tốt hơn ý kiến sáng tạo của một cá nhân đưa ra
5. Học cách ủy thác

Sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền điều hành
Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu
riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, để cho họ triển khai và chỉ
can thiệp khi phát sinh vấn đề hoặc không đạt mục tiêu.
Việc ủy thác quyền điều hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền
đầy đủ quyền hạn để xử lý công việc trong nhóm
Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:
Chỉ giao việc cho hai đối tượng : Người có khả năng và muốn thực hiện, Người thiếu khả
năng và muốn thực hiện:
6. Khuyến khích mọi người phát biểu

Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng có
giá trị của nó.
Có tinh thần phản biện khoa học& đóng góp trên xây dựng tích cực

7. Chia sẻ trách nhiệm

Chia sẻ trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm
-

Khi có một thành viên gặp khó khăn
Khi áp lực công việc quá nhiều

Mục tiêu: Tạo sự đoàn kết, thông hiểu và…
8. Cần linh hoạt

Mỗi thành viên phải có khả năng đảm nhiệm một vài (hoặc tất cả) công việc của
thành viên khác.
Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm


Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình

 Cách thức tổ chức họp hiệu quả

Các yêu cầu trước, trong và sau buổi họp như thế nào?
Tại lần họp đầu tiên:


Thảo luận chung, tìm ý tưởng hay, phát biểu là đóng góp ý kiến



Phân công, thảo luận công việc cho phù hợp với khả năng của từng người

Những lần gặp sau:


Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến, giải đáp thắc mắc



Biên soạn, chỉnh sửa các đóng góp, tài liệu của từng thành viên.

Lần họp cuối trước khi hoàn thành công việc:


Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên



Viết báo cáo và slide trình bày



Chuẩn bị sẵn những câu hỏi và trả lời



Chọn người thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.

1. Yêu cầu trước buổi họp:

Gửi nội dung buổi họp cho tất cả các thành viên tham dự họp
Gửi các báo cáo trình bày trong buổi họp cho các thành viên xem trước
Thông báo thời gian và địa điểm họp
Tất cả các thành viên phải xem trước báo cáo trình bày
2. Yêu cầu trong buổi họp:

Có người chủ trì
Kéo dài chừng 90-120p
Tôn trọng mọi ý kiến
Tránh xung đột, mất thời gian, lạc đề
Có thư ký ghi biên bản họp
3. Yêu cầu sau buổi họp:
Gửi Biên bản cho các thành viên
Theo dõi tiến trình công việc đã triển khai trong buổi họp


CHƯƠNG 3
Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm
+ Hình thành
+ Mâu thuẫn

Nêu đặc điểm và hiệu suất làm việc của từng giai đoạn

+Hợp nhất
+Thể hiên
HÌNH THÀNH:
Trong giai đoạn này, các thành viên xem xét thái độ nào sẽ được chấp nhận trong nhóm.


Đối với những nhóm mới thành lập, giai đoạn này là bước khởi đầu
chuyển từ tính cá nhân sang tinh thần đồng đội.



Đối với những nhóm đã tồn tại mà thay đổi lãnh đạo, thành viên hay
phương châm làm việc, giai đoạn này là thời kì kiểm tra thái độ và
tính phụ thuộc vào việc hướng dẫn của người lãnh đạo chính thức
hay bán chính thức trong môi trường làm việc chưa định hình.

Đặc điểm:


Thăm dò: Các thành viên biểu lộ thái độ thăm dò xem nhóm có chấp nhận hay
phản đối gì không nhằm đánh giá tính tương thích với nhóm và các cá nhân khác
trong nhóm.



Tính phụ thuộc: Các thành viên không tự mình quyết định hay làm bất cứ điều gì.
Họ chờ đợi và cần sự hướng dẫn của người lãnh đạo chính thức hay bán chính
thức.



Nghi ngờ, lo lắng và sợ hãi: Các thành viên điều có cảm giác không biết mình có
được chấp nhận trong nhóm này hay không, liệu mình có nên tin tưởng các thành
viên khác hay không hay mình có đáp ứng những gì mà tổ chức mong đợi.



Phàn nàn, thắc mắc:Trong giai đoạn này, các thành viên thường hay phàn nàn về
điều kiện làm việc, về tình hình của nhóm và mối quan hệ giữa các thành viên.



Mức độ hoàn thành công việc thấp: Hiệu suất công việc thấp vì bỏ phí nhiều thời
gian, sức lực vào việc chờ đợi sự hướng dẫn, bầu người lãnh đạo, thăm dò thái độ
nào được chấp nhận, thái độ nào không được chấp nhận và giải quyết những nghi
ngờ, lo lắng và sợ hãi

MÂU THUẪN:


Sau giai đoạn làm quen, các thành viên thể hiện cá tính của riêng mình, va chạm với
nhau đôi khi ganh tỵ lẫn nhau như là để thể hiện mình và chống lại sự gò bó.
Đặc điểm:


Mâu thuẫn nội bộ: Các thành viên tự cho mình chỗ đứng của người lãnh đạo và
mở rộng phạm vi điều hành và ảnh hưởng công việc. Trong quá trình này, nỗi bất
hòa ngày càng phát triển giữa các thành viên và các thành viên nhận thấy cần phải
bảo vệ vị trí của mình.



Ganh đua và tự vệ : Các thành viên thẳng thừng ganh đua những vị trí lãnh đạo
và có ảnh hưởng. Vì vậy mối bất hòa càng thể hiện rõ rệt và các thành viên tạo ra
những hàng rào chắn (ví dụ nói chuyện thậm thì, lảng tránh nhau v.v...) như là
cách tự vệ chống lại mối bất hòa.



Phân chia bè phái: Các thành viên bắt đầu phân chia bè phái với những người có
cùng quan điểm và vị trí. Trong quá trình này, những nhóm bè phái ganh đua lẫn
nhau và giành những vị trí đối nghịch và mâu thuẫn với nhau.



Than phiền: Các thành viên thường dành thời gian và sức lực để theo dõi tình
hình của nhóm và mối quan hệ trong nhóm ngay cả sau khi đã biểu lộ mối quan
tâm đến những người mà họ xem là lãnh đạo. Bản thân các thành viên bắt đầu có
thói quen phàn nàn chính bản thân mà không có hành động cụ thể để giải quyết
những than phiền đó. Điều này ảnh hưởng đến công việc và gây bất hòa trong
nhóm.



Thờ ơ:Các thành viên cố gắng đương đầu với tình thế bất thuận của nhóm bằng
thái độ thờ ơ, thiếu quan tâm đến nhóm và các vấn đề cá nhân. Các quyết định và
phát triển ảnh hưởng đến nhóm không còn là vấn đề đối với họ. Hơn thế nữa, chất
lượng công việc trung bình và năng suất thấp.



Yêu cầu công việc xen lẫn vào nhu cầu cá nhân:Yêu cầu công việc đối nghịch
lại nhu cầu cá nhân khiến các thành viên thường xuyên né tránh yêu cầu công việc
để đáp ứng nhu cầu riêng.



Dao động rõ rệt trong quan hệ: Quan hệ giữa các thành viên không bền vững.
Tình cảm của người này đối với người khác dao động từ tích cực sang tiêu cực. Sự
dao động đó được giải thích là do các vấn đề nảy sinh, khác nhau về ý nghĩ hoặc
các điều kiện chung của toàn nhóm.



Thiếu tin tưởng: Các thành viên không tin tưởng lẫn nhau và thiếu sự ủng hộ khi
cần thiết. Vì ý nghĩ này, họ không thiết tha khi thử nghiệm những hành vi mới có
thể củng cố quan hệ giữa các cá nhân hoặc giúp nhóm thực hiện công việc hiệu
quả hơn.




Năng suất làm việc thấp:: Các thành viên dành thời gian và sức lực để tranh giành
quyền lực trong nhóm và những tranh chấp đó dẫn đến việc hiệu quả thực hiện
công việc thấp.

HỢP NHẤT:
Trong giai đoạn này, các thành viên chấp nhận làm việc theo nhóm, tuân theo nội quy
của nhóm, chấp nhận vai trò và phong cách riêng của từng cá nhân trong nhóm.
Đặc điểm:


Đi vào nề nếp: Các thành viên bắt đầu tìm cách làm việc. Họ bắt đầu xây dựng các
các hệ thống và thủ tục để giúp đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn. Họ đề ra
những vị trí chịu trách nhiệm ở các khía cạnh khác nhau của công việc.



Nói chuyện cởi mở với nhau: Tại thời điểm này, các thành viên tỏ ra cởi mở với
nhau. Họ có thể bộc lộ và lắng nghe ý nghĩ và tâm tư tình cảm của nhau, đồng thời
bàn bạc về sự bất đồng trong công việc để tìm hướng giải quyết.



Đối đầu với các vấn đề: Các thành viên nhận thấy rằng họ phải nêu ra các vấn đề
khó khăn và mâu thuẫn để phòng tránh. Đồng thời họ bắt đầu đi vào thực tế nhận
định, thảo luận và giải quyết các điều trên.



Tinh thần và ý chí chung: Các thành viên bắt đầu có những suy nghĩ đồng cảm và
phân biệt rõ ràng giữa nhóm mình với các nhóm khác. Từng cá nhân hòa nhập
mục đích riêng và khát vọng vào công việc chung.



Xây dựng và duy trì quy định cảu nhóm: Xây dựng những nội quy, quy định cho
các hành vi, thái độ được chấp nhận và không được chấp nhận cho nhóm.



Mức độ thực hiện công việc trung bình: Nhóm thực hiện mức độ công việc vừa
phải. Sức lực được phân bố đồng đều để thực hiện công việc và xây dựng mối
quan hệ giữa các thành viên và hệ thống làm việc.

THỂ HIỆN:
Đặc điểm:


Có sự sang tạo và đổi mới: Các thành viên tìm ra những cách tốt hơn và hiệu quả
hơn để đạt được mục đích. Họ đặt câu hỏi mang tính chất xây dựng, thu thập ý
kiến, nêu rõ cách thức và phương tiện làm việc một cách hiệu quả hơn và có lợi
hơn. Họ không bị các thói quen cũ ràng buộc. Những ý kiến và khái niệm mới
được thảo luận & thực thi.



Thống nhất giữa phương châm, mục đích và mục tiêu: Các thành viên tham gia
vào các hoạt động đề ra để hiểu rõ, chấp hành và đóng góp ý kiến cho phương


châm, mục đích và mục tiêu của tổ chức. Phương châm, mục đích và mục tiêu cá
nhân phải phù hợp với phương châm, mục tiêu và mục đích của tổ chức.


Tự thay đổi để trau dồi bản thân: Các thành viên liên tục tìm tòi để trao dồi bản
thân, và thường xuyên đánh giá bản thân về kiến thức, kỹ năng và thái độ. Đồng
thời các thành viên phải tiếp nhận những thông tin phản hồi và góp ý để trao dồi
bản thân. Họ có thể tự đào tạo va phát triển thông qua các chương trình của công
ty và của bản thân.



Quan tâm sâu sắc lẫn nhau: Các thành viên có mối quan tâm thực sự lẫn nhau,
giúp đỡ và ủng hộ đồng nghiệp để có sự cởi mở và thi đua lành mạnh, để công
việc suôn sẻ và quan hệ giữa các cá nhân tốt hơn
Thể hiện sự tháo vát: Các thành viên tỏ ra tháo vát để hoàn thành công việc cho dù
có sự bế tắc, có khả năng tìm kiếm các cách thức và phương tiện để thoát ra khỏi
những hạn chế đó và đơn giản hóa và thiết lập hệ thống cho các hoạt động làm
việc đang đa dạng.
Thể hiện sự sáng tạo: Các thành viên không còn thụ động mà chủ động hơn. Họ
đoán trước được những nhu cầu tương lai và chuẩn bị nhân lực và phương tiện để
đáp ứng nhu cầu đó. Và họ tự bắt đầu công việc để đạt được mục tiêu và mục đích
Niềm tin tưởng tăng cao: Các thành viên tin tưởng vào sự trưởng thành của nhóm
và đồng nghiệp. Chính sự tin tưởng này mở đường cho những lần nói chuyện cởi
mở, không e dè.
Thường xuyên trao đổi những thông tin phản hồi: Các thành viên thường xuyên
đưa ra và tiếp nhận những thông tin phản hồi. Cả việc trao lẫn việc nhận thông tin
phản hồi đó sẽ khuyến khích cải tiến mối quan hệ và/ hoặc giải quyết những vấn
đề phát sinh bởi vì thông tin mang tính chất 2 chiều.
Thực hành những hành vi, thái độ mới: Các thành viên thử nghiệm những hành vi,
thái độ mới mà họ đã trải qua để khuyến khích mối quan hệ giữa các cá nhân với
nhau. Họ tiếp tục thực hành và áp dụng những hành vi, thái độ đó.
Mức độ hoàn thành công việc cao hơn: Các thành viên làm việc hiệu quả. Năng
suất và chất lượng công việc cao. Hầu hết các công việc hoàn thành trước hay vào
khoảng thời gian dự định.













CHƯƠNG 4:
 Việc hoạt động nhóm có những thuận lợi và khó khăn gì ?
Thuận lợi khi làm việc nhóm:






Một tập hợp các tài năng
Giúp đỡ lẫn nhau
Hợp tác trên diện rộng
Đổi mới hơn và sáng tạo hơn
Giao tiếp tốt hơn




Quyết định sáng suốt hơn

Khó khăn khi làm việc nhóm:
1. Lạm dụng nhóm: Có một số công việc, cá nhân thực hiện sẽ tốt hơn là phân công

cho cả nhóm. Nếu cứ để cả nhóm cùng thực hiện công việc đó thì sẽ gây ra tình
trạng lạm dụng vì điều đó là không cần thiết và tốn nhiều thời gian và sức lực của
các thành viên khác.
2. Lây truyền cảm tình cá nhân.: Có những vấn đề nảy sinh trong nhóm nhưng lại

lan truyền ra cả một tổ chức. Mâu thuẫn giữa các thành viên có thể trở nên thù
địch thường xuyên, nhiều khi còn lan sang cả các đồng nghiệp ở bộ phận khác.
3. Tránh trách nhiệm và ỷ lại: Các thành viên của nhóm làm việc không hiệu quả

hay tìm cách trốn tránh trách nhiệm, đẩy trách nhiệm cho người khác. Vì vậy mục
tiêu nhóm khó đạt được và nguyên nhân thất bại khó tìm ra được..
4. Giảm hiệu quả: Nhóm làm việc không hiệu quả cần nhiều thời gian hơn thực tế

để thực hiện công việc. Vì vậy nhóm hay họp hành và điều đó dẫn đến giảm hiệu
quả trong công việc
 Đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả?
• 5P là gì?



o

Mục đích(purpose)

o

Vị trí(position)

o

Quyền hạn(power).

o

Kế hoạch(plan)

o

Con người(people)

9 đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả? :
1. Mục đích/qui định và vai trò rõ ràng
2. Tham gia đồng đều
3. Đoàn kết
4. Kỷ luật
5. Tôn trọng
6. Thái độ tích cực
7. Đồng thuận
8. Quan hệ bên ngoài: Nhóm phát triển và duy trì quan hệ tốt với
không những bên trong mà còn bên ngoài tổ chức.
9. Tự đánh giá: Nhóm thường xuyên xem lại những tiến bộ và thành
quả của nhóm để điều chỉnh công việc nếu cần.


 Quản lý xung đột trong nhóm
• Khái niệm , vai trò của xung đột?

Khái niệm :
Xung đột là quá trình trong đó 1 bên nhận ra rằng quyền lợi của mình hoặc đối lập
hoặc bị ảnh hưởng tiêu cực bởi một bên khác
Vai trò của xung đột


Một thống kê ở Mỹ, các nhà quản lý dùng 21% thời gian trong tuần để giải quyết
các xung đột và mâu thuẫn.



Mâu thuẫn là điều không thể tránh được. Xung đột mâu thuẫn có ở mọi nơi, mọi
cấp độ, từ nhỏ đến lớn



Tuy nhiên, xung đột cũng là nguồn gốc cho sự cách tân,tăng trưởng và phát triển


Có những loại xung đột nào?

a. Xung đột chức năng (Positive conflict)

Xung đột xuất phát từ bất đồng năng lực chuyên môn


Nâng cao chất lượng của các quyết định.



Kích thích sự sáng tạo và đổi mới.



Khuyến khích sự quan tâm và tò mò.



Cung cấp những phương tiện theo đó vấn đề được bộ lộc và làm giảm căng thẳng.



Thúc đẩy tự đánh giá và thay đổi môi trường làm việc.
b. Xung đột phi chức năng (Negative conflict)

Là xung đột về tinh thần,cảm xúc,mang tính chất cảm tính


Tốn nhiều thời gian giải quyết



Dẫn tới theo đuổi lợi ích cá nhân và hy sinh các lợi ích của tổ chức.



Làm tổn hại tình trạng tâm lý và sức khỏe của các thành viên tổ chức.



Tốn kém tiền bạc.



Mệt mỏi.


5 chiến lược giải quyết xung đột ?
Nhượng bộ


Né tránh
Ép buộc

khi nào sử dụng các chiến lược này ?

Thỏa hiệp
Hợp tác
 Né tránh: Rút lui khỏi xung độ và lờ đi về sự tồn tại của nó






Khi chưa có hướng xử lý rõ ràng
Khi xung đột là nhỏ không đáng kể để giải quyết
Khi các xúc cảm đang ở mức cao độ đòi hỏi phải có thời gian để làm dịu nó.
Khi ảnh hưởng đến quyền lợi của thành viên, của nhóm
Khi cần thời gian để thu thập thêm thông tin.
 Nhượng bộ: Duy trì quan hệ hài hòa bằng việc đặt lợi ích và quan

tâm của đối tác lên trên lợi ích của bạn.


Khi mình thấy sai



Khi tranh chấp là không quan trọng.



Khi sự hòa thuận là quan trọng.



Khi muốn có những quan hệ cho những vấn đề tiếp sau to lớn hơn cho lợi ích của
bạn.
 Ép buộc: Những nỗ lực thỏa mãn các nhu cầu và quan tâm của cá

nhân bằng cách hy sinh lợi ích của đối tác.


Khi cần 1 giải pháp nhanh chóng cho tình thế.



Khi bạn biết chắc mình đúng.



Khi vấn đề là quan trọng với tổ chức.



Khi sự tích cực nhiệt tình tham gia cùng đối tác với giải pháp của bạn là không
quan trọng.
 Thỏa hiệp: Mỗi bên từ bỏ một ít và nhượng bộ lẫn nhau.



Khi hai bên là tương đồng về quyền lực, sức mạnh.



Khi mục tiêu là tương đối quan trọng.



Khi cần một giải pháp tạm thời cho những vấn đề phức tạp.



Khi những áp lực thời gian đòi hỏi một giải pháp thích hợp.




Một giải pháp dự trữ khi các chiến lược khác thất bại.
 Hợp tác.: Các bên tham gia, theo đuổi việc thỏa mãn các lợi ích và

quan tâm của tất cả các bên.


Khi không bị áp lực về thời gian.



Khi quan tâm, lợi ích của cả hai bên là quan trọng.



Khi các bên thực sự quan tâm tới lợi ích của nhau và muốn đạt đến tình huống các
bên đều thắng.



Khi vấn đề là quan trọng đến mức thỏa hiệp là không đáp ứng được.

Tùy thuộc vào Tầm quan trọng của vấn đề xung đột và tình huống xung đột để chọn
lựa chiến lược phù hợp
Lưu ý: Quan tâm việc duy trì mối quan hệ hữu hảo và lợi ích về sau


Nguyên nhân và kết quả của việc xảy ra xung đột giữa các nhóm?

a. Nguyên nhân.


Mục tiêu khác biệt



Dấu hiệu đe dọa



Thành viên 2 nhóm xung đột dẫn đến 2 nhóm xung đột



Thái độ thắng thua cao
b. Kết quả

 Những thay đổi trong nhóm


Sự vững chắc tăng lên



Sự trung thành tăng lên



Độc đoán tăng lên trong lãnh đạo

 Những thay đổi giữa các nhóm


Thông tin giảm



Nhận thức bị bóp méo



Sự khái quát hóa tiêu cực, không nhìn thấy khía cạnh tích cực


CHƯƠNG 5:
1. Thông tin trong nhóm :
Có các phương pháp thông tin nào?


Trực tiếp : tương tác trực tiếp giữa các thành viên
a. Gặp trực tiếp giữa các thành viên
b. Điện thoại
c. Chat
d. Họp (gặp trực tiếp, teleconference, video conference)



Gián tiếp: tương tác gián tiếp giữa các thành viên
a. Nhờ chuyển thông tin
b. Báo cáo, sổ sách
c. Fax, email, forum, tin nhắn, video, voice…

2. Chọn phương pháp thông tin như thế nào?

Tùy yêu cầu, tính chất công việc, chúng ta lựa chọn cách thức thông tin phù hợp:
Vấn đề quan trọng: gặp trực tiếp, họp
Vấn đề phức tạp: họp, gặp trực tiếp, báo cáo
Vấn đề bảo mật: gặp trực tiếp, họp
Khẩn cấp: điện thoại
Trao đổi thông thường: chat, forum, email, nhắn tin, chuyển thông
tin
- Báo cáo định kỳ: họp , forum, email
- Liên quan tài chính: giấy tờ xác nhận, email, fax, tin nhắn (sử dụng
phương pháp có khả năng lưu trữ)
3. Chia sẻ và bảo mật thông tin như thế nào?
Bảo mật thông tin:
-

Xếp loại thông tin bảo mật
Phương tiện và cách thức lưu trữ
Công nghệ bảo mật…
Chia sẻ thông tin
Xếp loại thông tin cần chia sẻ


Đối tượng chia sẻ…
4. 7 kỹ năng cơ bản để làm việc nhóm một cách hiệu quả là gì ?

Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên
trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn
trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên.
Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ
tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ.
Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra.
Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của
mình.
Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người
khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.
Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau.
Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và tường thuật cách họ nghĩ ra nó cho nhau.
Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch
đã đề ra.
CHƯƠNG 6:
1. Lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá như thế nào?
Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá Có thể đo lường được Ví dụ:
Doanh thu, Lợi nhuận, Mức giảm chi phí, Thị phần, Hoàn thành kịp thời
gian, Điểm số
2. Có các tiêu chí nào đánh giá lãnh đạo và thành viên?

Đánh giá lãnh đạo:Đánh giá hiệu quả lãnh đạo nhóm trong việc hỗ trợ và hướng dẫn
nhóm
Tiêu chí đánh giá:
 Mức độ hoàn thành mục tiêu công việc chung
 Mức độ đoàn kết, chung sức chung lòng trong nhóm
 Mức độ phát triển năng lực của từng thành viên

Đánh giá thành viên :
Tiêu chí đánh giá:
 Mức độ hoàn thành công việc được giao


 Ý thức trách nhiệm, tinh thần chia sẻ hỗ trợ
 Các đóng góp hữu ích khác ( ngoài trách nhiệm của mình) cho công việc

chung
CHƯƠNG 7:
 Đào tạo nhóm
1.

Xác định nhu cầu

Xác định nhu cầu đào tạo


Đào tạo các kỹ năng phục vụ công việc đang làm



Nội bộ tự đào tạo



Mời chuyên gia từ các cơ quan chủ quản, phòng ban khác



Gởi đào tạo bên ngoài



Kết hợp cả hai

Xác định mức độ hỗ trợ (100%, 50%...) và bồi thường nếu nghỉ việc
2.

Lên số lượng & dự trù ngân sách

Lên số lượng nhân viên cần đào tạo từng phòng ban cả năm
Tính toán các chi phí đào tạo, nội bộ và bên ngoài…
Lập dự trù ngân sách đào tạo





Đào tạo nhân viên

3.

Trao đổi kỹ với nhân viên về :
Mục tiêu đào tạo
Nội dung đào tạo
Mong đợi của tổ chức sau đào tạo
Các quy định bồi thường






4.



Đào tạo lãnh đạo

Tập trung các khóa đào tạo kỹ năng quản lý nhân sự, thu phục nhân tâm, kỹ
năng điều hành
Bên cạnh đào tạo, nhà lãnh đạo cũng cần có “tố chất lãnh đão” bẩm sinh
5.

Sử dụng những ngày gặp gỡ

Định kỳ tổ chức các hoạt động như picnic, outing, café party, karaoke Xem đây là
cơ hội để tăng cường sự thông hiểu, đoàn kết trong nhóm
 Phát Triển Nhóm


1.

Phát triển nhóm của bạn

Người lãnh đạo nhóm giỏi cần hiểu rõ rằng sự thành công của nhóm tùy thuộc hoàn
toàn vào sự phát triển của các thành viên ra sao
Hãy quan tâm đến việc bồi dưỡng và đào tạo các thành viên của nhóm. Hãy giúp họ
thăng tiến tay nghề bằng cách phát triển các tài năng tự nhiên và tăng cường việc đào
tạo, đưa ra những thử thách cùng những mục tiêu thiết thực
Phương châm “người giỏi không phải là người làm tất cả”
2.

Để con người phát triển
Đào tạo và tái đào tạo
Luân chuyển công việc

3.

Xây dựng sự nghiệp

Dù bạn hay các đồng nghiệp được việc đến đâu nhưng vấn đề là mọi thành viên
phải biết là họ có trách nhiệm hoàn toàn đối với sự nghiệp của họ.
Hãy khuyến khích các thành viên coi việc làm việc trong nhóm là một phần của
việc thăng tiến ở đó lúc nào cũng mở ra các cơ hội mới để học hỏi, giúp họ tiến tới
trên đường sự nghiệp – dù họ có thuyên chuyển đi đâu chăng nữa.
Việc xây dựng sự nghiệp luôn hiệu quả hơn nếu nó là đích nhắm của người có đầu
óc cầu tiến để họ vững vàng bước tới thành công.
The END
Chúc may mắn !



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×