Tải bản đầy đủ

Chuyên đề hoàn thiện công tác thư kí văn phòng tại công ty cổ phần văn hóa Phương Đông

Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................3
CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THƯ KÝ.........5
1.1

Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vị trí về công tác thư ký.........................5

1.1.1 Khái niệm thư ký..........................................................................................5
1.1.2

Khái niệm thư ký văn phòng.....................................................................6

1.1.3

Chức năng của thư ký...............................................................................6

1.1.4 Nhiệm vụ của thư ký...................................................................................6

1.1.5 Vị trí của người thư ký văn phòng...............................................................7
1.2

Những yêu cầu cơ bản của nhân viên thư ký văn phòng.............................9

1.2.1 Năng lực chuyên môn...................................................................................9
1.2.2

Những yêu cầu khác................................................................................11

1.3 Quan niệm của lãnh đạo về công tác thư ký văn phòng................................13
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG........................................15
2.1

Giới thiệu khái quát chung về công ty cổ phần văn hóa Phương Đông.....15

2.1.1 Cơ cấu quản lý bộ máy của tổ chức...........................................................16
2.2

Phương pháp nghiên cứu...........................................................................21

2.2.1 Phương pháp bảng điểm.............................................................................21
2.3 Các nhiệm vụ nhằm đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên thư ký
tại công ty............................................................................................................25
2.3.1 Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân của người thư ký..............................25
2.3.1.1 Tiếp khách đến quan hệ công tác với lãnh đạo........................................25
2.3.1.2 Tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng............................................26
2.3.1.3 Tổ chức hội nghị.....................................................................................28
2.3.2 Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản.....................................................30
2.3.2.1 Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến việc Giám đốc ký văn bản
đi..........................................................................................................................30
2.3.2.2 Chuyển giao văn bản..............................................................................30
2.3.3

Những nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc..................................31

2.3.3.1 Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng của giám đốc..................................31
2.3.3.2 Sắp xếp và bố trí phòng làm việc cho Giám đốc....................................32
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

2.3.3.3 Sắp xếp, văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo cho giám đốc...................34
2.3.4

Nhiệm vụ khác được phân công.............................................................34

2.3.4.2 Tình hình ban hành và quản lý văn bản tại công ty................................35
3. Quan niệm của lãnh đạo về công tác thư ký văn phòng:.................................38
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THƯ KÝ
VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG........41
3.1 Đánh giá, nhận xét thực trạng......................................................................41
3.1.1 Uu điểm......................................................................................................41
3.1.2 Hạn chế.......................................................................................................43
3.2 Giải pháp chung.............................................................................................44
3.3 Giải pháp cụ thể.............................................................................................44
3.3.1 Hoàn chỉnh những quy định về công tác thư ký.........................................44
3.3.2 Đổi mới nhận thức của giám đốc và các nhân viên trong công ty.............46
3.3.3 Tăng cường mua sắm những trang thiết bị hiện đại, bố trí nơi làm việc hợp
lý..........................................................................................................................46
3.3.4 Hiện đại hóa và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư ký.........47
KẾT LUẬN.........................................................................................................48

SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh
LỜI NÓI ĐẦU

Hòa nhịp phát triển của nền kinh tế thế giới, Việt Nam đã và đang tạo ra
những bước tiến vượt bậc để nền kinh tế đi sâu vào phát triển. Thời đại công
nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, thời đại của nền kinh tế tri thức nhu cầu công
việc của con người ngày càng phong phú và nhiều ngành nghề ra đời. Ngày nay,
công tác thư ký văn phòng đang dần khẳng định vị trí và tầm quan trọng của
mình trong các cơ quan, tổ chức. Công việc chính của ngành thư ký văn phòng
là tham gia tổ chức lưu trữ các hồ sơ, công tác soạn thảo văn bản, chuyển giao
văn bản duyệt văn bản, lập hồ sơ hiện hành..
Nghề thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khả năng
giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây nghề thư ký chưa được
thực sự coi trọng và phát triển nhiều người có cái nhìn sai lệch về nghề thư ký,
điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các cơ quan xí
nghiệp. Ngày nay doanh nghiệp phát triển và nghề thư kí được coi trọng, ưu tiên
hơn và mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội.
Là sinh viên đang theo học chuyên ngành quản trị văn phòng của trường
Đại học Công nghiệp Hà Nội, với phương châm gắn liền với thực tiễn trong
công tác đào tạo của trường. Với mục đích củng cố kiến thức và giúp cho sinh
viên có điều kiện cọ sát thực tế trường đã tạo điều kiện cho tôi được đi thực tập
ngành nghề mà tôi đang theo học. Trong đợt thực tập tại công ty Cổ phần văn
hóa Phương Đông với tiêu chí tận dụng những kiến thức đã học ở trường vào
công việc thực tế học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại
cơ quan. Dưới sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của các anh chị trong văn
phòng. Em đã hoàn thành tốt kế hoạch thực tậ Lời cảm ơn đầu tiên tôi xin gửi
tới quý thầy cô khoa Quản lý kinh doanh trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
đã tận tụy truyền đạt những kiến thức cho tôi trong thời gian qua để tôi có thể
hoàn thành quá trình thực tập này.

SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

Tôi xin chân thành cảm ơn cô Vũ Thị Phương Thảo. Cảm ơn cô đã tận tình
giúp đỡ chỉ bảo cho tôi. Tôi xin cảm ơn chị Vũ Thị Thu Hương cán bộ hành
chính văn phòng đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành báo cáo này.
Vì đây là lần đầu tiên tôi làm một nhân viên văn phòng nên còn nhiều bỡ
ngỡ và với thời gian thực tập còn hạn hẹp, vốn kiến thức còn hạn chế nên trong
khuôn khổ bản báo cáo này không tránh khỏi những hạn chế,sai sót. Vì vậy tôi
kính mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo để bài báo
cáo thực tập của tôi để hoàn thiện hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THƯ

1.1

Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vị trí về công tác thư ký

1.1.1 Khái niệm thư ký
Thư ký là một từ được dùng khá phổ biến trên thế giới cũng như ở Việt
Nam. Tuy nhiên trong thực tế, từ thư ký được dùng và hiểu nhiều nghĩa khác
nhau:
- Thứ nhất: Thư ký là người được giao nhiệm vụ làm việc liên quan đến
văn thư liên lạc thư tín và thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan tổ
chức.
- Thứ hai: Thư ký là người đước giao việc ghi chép hoặc soạn thảo những
văn bản, giấy tờ quan trọng trong một cuộc họp hay hội nghị( thư ký cuộc họp,
thư ký hội đồng khoa học)
- Thứ 3: Thư ký là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành công
việc hàng ngày của một số tổ chức và đoàn thể
- Thứ 4: thư ký là người giúp việc cho lãnh đạo cao nhất của một cơ quan
hoặc một cá nhân cấp cao nào đó trong các công việc về giấy tờ, giao thiệp, sắp
xếp, chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày.
- Thứ 5: thư ký là người trợ lý của các cấp quản trị , là người lắm vững các
nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần
kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán và đưa ra các quyết định trong phạm vi
quyền hạn của mình.
Theo hiệp hội thư kí chuyên nghiệp quốc (IPS): “ Thư ký là người trợ giúp
của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có
khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán , óc
sáng kiến và đưa ra các phạm vi quyền hạn của mình.”

SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

Theo giáo trình Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ TWI : “ Thư ký văn
phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất
định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng”.
Mặc dù có nhiều định nghĩa khác nhau, nhưng dù ở vị trí nào công việc của
người thư ký cũng luôn luôn gắn liền với giấy tờ , văn bản, thông tin giao tiếp,
hay nói cách khác là công việc mang tính chất hành chính.
1.1.2

Khái niệm thư ký văn phòng

Theo nghĩa rộng: TKVP dùng để chỉ tất cả cán bộ, công chức làm việc
trong các văn phòng( hoặc phòng hành chính) của cơ quan , tổ chức, doanh
nghiệp ( tức là coi cả văn phòng là một bộ máy giúp việc cho cơ quan, thủ
trưởng)
Theo nghĩa hẹp: TKVP giúp việc riêng cho một cấp lãnh đạo về công tác
hành chính văn phòng.
Mặc dù có nhiều cách hiểu, nhưng không phải mọi thư ký đều là TKVP ,
mà chỉ là những thư ký nào công việc của họ liên quan đến các lĩnh vực chuyên
môn của một văn phòng thì mới gọi là TKVP. Có thể tạm đưa ra một khái niệm
về TKVP sau đây:
TKVP là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công
việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý
hồ sơ, đảm bảo các yêu cầu về thông tin liên lạc, giao tiếp và tổ chức sắp xếp
công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc
người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp”
1.1.3

Chức năng của thư ký

Thứ nhất: nhóm chức năng liên quan đến tổ chức thông tin bao gồm: xây
dựng và ban hành văn bản , tổ chức và giải quyết văn bản, kiểm tra việc thực
hiện các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo..
Thứ hai: nhóm chức năng thuộc về tổ chức công tác hành chính, tổ chức
hội nghị , chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác, tổ chức phòng làm việc.
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

1.1.4 Nhiệm vụ của thư ký
Các thư ký văn phòng phải thực hiện hàng loạt các nghiệp vụ chuyên môn
cụ thể, có thể phân chia nhiệm vụ của người thư ký thành các nhóm cơ bản sau:
- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin gồm:
+ Nhận fax, e-mail và thư từ công văn đến
+ Truyền đạt thông tin từ trên xuống đến các bộ phận thực hiện trực tiếp
+ Nhận và truyền thông tin từ dưới lên trên
+ Thu thập các dữ kiện cần thiết cho công việc từ báo, đài hoặc tin tức các
nơi.
- Tổ chức, sắp xếp các hoạt động của cơ quan hoặc người lãnh đạo gồm
+ Kiểm tra lại tiến trình làm việc ngày hôm trước
+ Lập lịch làm việc của thủ trưởng và cơ quan
+ Chuẩn bị các cuộc họp, chuyến đi công tác
+ Tiếp khách đến liên hệ công tác, bố trí lịch hẹn
+ Trực điện thoại
+ Làm việc với ngân hàng, với công ty bảo hiểm với luật sư và các ngành
liên quan khác.
- Soạn thảo văn bản, tổ chức sắp xếp và quản lý các vản bản giấy tờ, hồ sơ,
tài liệu gồm có
+ Ghi biên bản cuộc họp
+ Thảo các văn bản, hợp đồng theo yêu cầu của chủ doanh nghiệp.
+ Đánh máy, sao in các tài liệu chuẩn bị phát hành
+ Lập hồ sơ và tả cứu hồ sơ
- Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất
cho hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo.
1.1.5 Vị trí của người thư ký văn phòng
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

Thư ký được hiểu là những người xinh đẹp, làm công việc có tính chất
phục vụ, vặt vãnh tầm thường như tiếp khách, đánh máy văn bản, sắp xếp hồ sơ,
hay pha trà nước… Thực tế cho thấy, công việc của một thư ký là một trong
những công việc bận rộn nhất, mất nhiều thời gian nhất và nếu không có sự hiện
diện của người thư ký , cả văn phòng sẽ thành một bãi lầy khổng lồ. Từ vai trò
quản lý các địa chỉ giao dịch, thư ký trở lên hết sức quan trọng trong mối quan
hệ giưa người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động của công ty, trong các
quan hệ với người cùng cộng tác, với khách hàng.
Xuất phát từ những công việc cụ thể mà các thư ký thường xuyên đảm
nhiệm, cũng như những đóng góp của họ với cơ quan, tổ chức, vị trí của người
thư ký được thể hiện trên những điểm chính sau:
- Thư ký là người góp phần đảm nhận và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp
thời và chính xác cho hoạt động quản lý của lãnh đạo và doanh nghiệp.
Trước đây vai trò của thư ký là truyền đạt mệnh lệnh từ trên xuống, ngày
nay trách nhiệm không thể thiếu được của họ là truyền đạt thông tin từ dưới lên,
vì nếu không có thông tin từ dưới lên, lãnh đạo không thể biết các quyết định
quản lý của mình được triển khai tới đâu và thực hiện như thế nào trong thực
tiễn; quyết định đó có phù hợp và đem lại kết quả như mong đợi hay không?
Thư ký thu thập thông tin từ nhiều nguồn: văn bản, điện thoại, fax, trao đổi trực
tiếp.. việc thu thập và xử lý thông tin có đầy đủ kịp thời và chính xác hay không
là phụ thuộc vào hoạt động của thư ký. Do vậy hoạt động của thư ký có ảnh
hưởng, tác động lớn tới các quyết định của doanh nghiệp.
- Thư ký văn phòng là người góp phần đảm bảo cho hoạt động của doanh
nghiệp và hoạt động của lãnh đạo được thường xuyên, liên tục và hiệu quả.
Để có thể quản lý và điều hành, các doanh nghiệp và lãnh đạo phải thường
xuyên tiến hành các hoạt động cụ thể như hôi họp, đàm phán, kiểm tra, ra quyết
định, giao tiếp…. Các hoạt động này muốn được tiến hành một cách đều đặn và
thông suốt thì cần phải có sự sắp xếp, tổ chức điều hành một cách khoa học và
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

hợp lý. Nếu không khoa học và hợp lý sẽ gây sáo trộn và làm ảnh hưởng đến
chương trình, kế hoạch của doanh nghiệp. Công việc này do các thư ký trong
các văn phòng đảm nhận.
- Thư ký còn là người tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo những vấn đề về việc
quản lý nội bộ, tiền thưởng cuối năm.. Họ cũng có một vai trò nhất định trong
mỗi quyết định kinh doanh thành công hay thất bại của công ty.
- Thư ký chính là mối dây liên lạc không thể thiếu được giữa chủ doanh
nghiệp với các nhân viên dưới quyền, với cấp trên, với doanh nghiệp khác và
với khách hàng bởi họ muốn tiếp xúc với giám đốc, đều phải qua khâu trung
gian là các thư ký. Họ là những người tiếp nhận, chuyển giao văn bản từ nơi
khác gửi tới, trực tổng đài điện thoại, tổ chức hội họp, tiếp khách… Trên thực tế,
hiệu quả hoạt động kinh doanh thương mại, lợi nhuận thu được phụ thuộc vào
nhiều khả năng thu hút, giữ chân khách hàng, tạo sự tin cậy của khách hàng
- Do tính chất công việc, thư ký còn là người công sự, thân cận, đắc lực,
trung thành của giám đốc. Giám đốc luôn đặt niềm tin và giao cho thư ký những
quyền hạn nhất định.
1.2

Những yêu cầu cơ bản của nhân viên thư ký văn phòng

1.2.1 Năng lực chuyên môn
*Kiến thức lý luận
Người thư ký văn phòng phải nắm vững kiến thức lý luận công tác văn
phòng, về nhiệm vụ mình được giao trong đó phải hiểu nội dung, cơ sở khoa học
và điều kiện thực tiễn để tiến hành công việc đó.
Bên cạnh sự hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn phải có sự hiểu biết về
kinh tế: có kiến thức kinh tế cơ sở, có tầm nhìn về kinh tế, thương mại kế toán
tài chính, luật kinh tế, tâm lý. Nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về
tổ chức và hoạt động kinh tế của công ty tiếp nhận. Những hiểu biết này sẽ giúp
các thư ký hoàn thành tốt công việc của mình.Muốn có được hiểu biết này thư
ký phải: đọc nhiều sách báo để trau dồi tri thức, tăng cường giao tiếp, học hỏi
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

bạn bè, đồng nghiệp, không ngừng học tập để nâng cao trình độ, có ý thức tìm
hiểu những vấn đề có liên quan đến lĩnh vực văn phòng hoặc đến chuyên môn
mà mình đang đảm nhận.
*Kỹ năng thực hành
Thư ký văn phòng không chỉ nắm vững kiến thức lý luận mà phải có kỹ
năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của
người thư ký văn phòng. Quá trình thực hành các nhiệm vụ cụ thể của công tác
văn phòng không những giúp thư ký văn phòng từng bước nâng cao tay nghề mà
còn giúp vào việc nâng cao trình độ kiến thức lý luận.
Các kỹ năng cần thiết với thư ký:
- Kỹ năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng liên quan đến công
việc hàng ngày. Ngày nay sự xuất hiện của máy tính và các phần mềm văn
phòng , các trang thiết bị văn phòng ngày càng được đổi mới theo hướng tiện
lợi và hiện đại nhằm giúp người thư ký giảm bớt những thao tác thủ công, tăng
năng suất lao động. Công việc đánh máy chứ trước đây chiếm 60% khối lượng
công việc thư ký nay chỉ còn khoảng 20% . Trước đây công việc lưu trữ tài liệu,
văn thư và tìm kiếm mất nhiều thời gian. Hiện nay với sự trợ giúp của máy tính
thì việc lưu trữ và tìm kiếm chỉ diễn ra trong giây lát.
- Kỹ năng giao tiếp tốt:
Các thư ký văn phòng cần hiểu biết những kỹ năng cơ bản như: nghe, nói,
đọc, viết, nắm được tâm lý con người nói chung và tâm lý khách hàng, bạn hàng
đến giao dịch, thực hiện các quan hệ kinh doanh nói riêng: có trình độ ngôn ngữ
cần thiết cho công việc.
Ngôn ngữ là phương tiện giúp thư ký văn phòng hiểu được và xử lý thông
tin trong văn bản, trong các cuộc giao dịch, tiếp xúc đạt hiệu quả cao trong giao
tiếp. Trình độ ngôn ngữ trước hết là khả năng hiểu biết và sử dụng tiếng việt một
cách thông thạo. Nếu tiếng việt không chuẩn mực sẽ dẫn đến việc dùng sai từ,
viết sai câu trong văn bản, hoặc trình bày vấn đề vòng vo, thiếu mạch lạc, khó
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

hiểu, đãn đến hiểu sai lầm. Sau đó là biết cách sử dụng ngoại ngữ trong nghiệp
vụ thư ký.
- Kỹ năng thời gian
Các thư ký phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau, nhiều công việc lại
không ổn định ( thay đổi về thời gian, địa điểm, đối tượng giao tiếp), không tuần
tự, đòi hỏi thư ký phải ứng phó kịp thời. Vì vậy thư ký phải có năng lực thời
gian, cụ thể là:
+ Phải nắm vững quỹ thời gian tối đa và tối thiểu mà thư ký có được để giải
quyết công việc.
+ Nắm vững các nhiệm vụ cụ thể được giao và lượng thời gian cần thiết để
giải quyết công việc đó.
+ Biết sắp xếp công việc và phân bổ thời gian cho việc giải quyết công việc
một cách hợp lý.
+ Biết kết hợp giải quyết các nhiệm vụ cùng loại, cùng có liên quan đến
một đối tượng, cùng diễn ra trên một địa bàn.
+ Biết ưu tiên thời gian cho những công việc cần thiết và biết tránh lãng phí
thời gian.
Có kỹ năng quản lý thời gian thư ký sẽ giải quyết được nhiều công việc
một cách hợp lý và hiệu quả; có khả năng ứng phó với các tình huống đột xuất,
đồng thời vẫn có thời gian nghỉ ngơi thích hợp.
- Kỹ năng điều hành
Đối với thư ký điều hành hoặc thư ký giám đốc ở những công ty lớn, họ
cần có khả năng tổ chức điều hành công việc tập thể của người lao động trong
một văn phòng.
1.2.2

Những yêu cầu khác

a.

Yêu cầu về hình thức thể chất

SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

Nghề thư ký là nghề vất vả, nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc khác
nhau. Vì vậy cơ quan thường tuyển chọn những người trẻ tuổi, có sức khỏe và
khả năng chịu đựng cao.
Bộ phận văn phòng trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, là bộ mặt của cơ
quan lên hình thức bên ngoài của nhân viên là yếu tố quan trọng. Tuy vậy cũng
không cần thiết phải chọn những người đẹp lộng lẫy để làm nhân viên văn
phòng mà vẻ đẹp ở đây tập trung vào trang phục gọn gàng, mặt mũi ưa nhìn,
duyên dáng luôn kèm theo một nụ cười tươi tắn
b. Phẩm chất của thư ký
Trợ lý là trợ thủ đắc lực và chỉ đóng vai phụ bên cạnh lãnh đạo. Vì thế cần
xác định rõ vai trò, vị trí của mình, nếu thực sự có hứng thú thì hãy lựa chọn
nghề này. Trong qua trình công tác thư kí phải có một tình cảm ổn định mới có
thể làm việc mọi lúc, mọi nơi.
Để phấn đấu vươn lên trong nghề nghiệp thư ký cần nắm vững các yêu cầu
trong nghiệp vụ, không ngừng học hỏi, mong muốn đảm nhận công việc có yêu
cầu cao hơn phức tạp hơn.
*Làm việc khoa học, ngăn nắp, có phản ứng nhanh, xử lý các tình huống
hợp lý, kịp thời:
Công việc của thư ký không những rất nhiều, rất đa dạng mà còn luôn phát
sinh, thậm chí không thể chủ động được. Do đó thư ký phải rèn luyện cho mình
tác phong làm việc khoa học nề nếp, nhanh nhẹn, nhạy cảm, trong xử lý mọi tình
huống xảy ra, nhằm luôn tạo ra tư thế bình tĩnh, tự tin khi giải quyết công việc.
*Tính cẩn thận
Hầu hết nhiệm vụ mà thư ký đảm nhận đều có tính chất nghiệm vụ. Vì vậy
đòi hỏi người thư ký phải có tính cẩn thận trong khi thực hiện công việc , đặc
biệt với công việc nhập dữ liệu và lưu giữ thông tin vào máy vi tính, ghi chép
vào sổ tay những công việc cần chú ý, cần thực hiện. Để có tính cẩn thận cần
phải rèn luyện. Phải có thái độ nghiêm túc khi thực hiện nhiệm vụ , tránh chủ
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

quan đại khái, qua loa. Công việc làm xong phải tự kiểm tra, đối chiếu để phát
hiện các sai sót, nhầm lẫn và kịp thời sửa chữa.Tất cả các công việc phải thực
hiện theo đúng chuyên môn nghiệp vụ.
*Cởi mở và biết kiềm chế khi cần thiết:
Một trong những hoạt động cơ bản của thư ký là giao tiếp . Vì vậy thư ký
phải có tính cở mở và giao tiếp rộng. Để có được phẩm chất này, thư ký phải chủ
động giao tiếp, sẵn sàng giao tiếp khi cần thiết,biết tận dụng các cơ hội để giao
tiếp rộng, mở rộng các mối quan hệ của mình. Giao tiếp giúp cho thư ký có thêm
nhiều thông tin, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm , tự điều chỉnh mình cho phù
hợp với các mối quan hệ ở trong và ngoài cơ quan. Thư ký phải có sự kiềm chế ,
bình tĩnh để ngăn chặn được xung đột xảy ra. Hằng ngày thư ký phải tiếp xúc
với nhiều người, nhiều đối tượng khác nhau. Mỗi người đến giao dịch lại có
những yêu cầu , mục đích và tâm trạng khác nhau.Kết quả công việc không phải
lúc nào cũng đúng như điều họ muốn. Vì vậy dễ xảy ra những vấn đề căng
thẳng: Khách thường mất bình tĩnh, có lời lẽ nóng nảy, xúc phạm đến cơ quan.
Trong những tình huống ấy, thư ký phải bình tĩnh, chín chắn khi phát ngôn.
*Biết giữ bí mật và im lặng
- Thư ký là người tiếp cận với thư từ của thủ trưởng, các tài liệu liên quan
đến công việc, tham dự các buổi họp quan trọng và nắm bắt được những quyết
định chiến lược của doanh nghiệp, nhưng phải giữ được những bí mật đó vì
trong kinh doanh, giũ được bí mật là đã giành nửa chiến thắng, lại vừa giữ mình,
vừa bảo vệ công ty nơi làm việc. Để giữ được an toàn , bí mật các thông tin khi
ra khỏi phòng làm việc thư ký phải sắp xếp văn bản, giấy tờ ghi chép có nội
dung quan trọng.
*Tương trợ và đoàn kết
Công việc văn phòng có tính chất dây chuyền rất cần sự hợp tác giúp đỡ,
đoàn kết và chia sẻ công việc với người khác. Ý thức tương trợ giúp thư ký nắm
chắc nhiệm vụ của từng bộ phận , mối liên hệ giữa các bộ phận với nhau. Từ đó
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

mỗi người sẽ cố gắng hoàn thiện công việc của mình để tạo cho đồng nghiệp
cũng hoàn thành nhiệm vụ.
1.3 Quan niệm của lãnh đạo về công tác thư ký văn phòng
Cũng như các nghề khác, thư ký văn phòng cũng được coi là một nghề.
Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thị trường,
các hình mẫu thư kí trước đây cũng không còn.Thư ký là người tham mưu, tổng
hợp giúp lãnh đạo trong trong việc chỉ đạo điều hành các hoạt động chung của
công ty.Với sự xuất hiện của máy tính và các phần mềm văn phòng từ những
thập niên 80 thì nghiệp vụ của thư ký đã thay đổi rất lớn.
Có thể thấy công việc của người lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên thư ký
không chỉ đơn thuần là người giúp việc cho lãnh đạo về một mặt nhất định nào
đó, và công việc đánh chữ trước đây chiếm 60% khối lượng công việc của thư
ký thì nay chỉ còn khoảng 20%.
Công tác thư ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộ
mặt không thể thiếu giữa người chủ đoanh nghiệp và môi trường hoạt động của
công t, trong quan hệ với nhân viên, với những người cùng cộng tác, với khách
hàng.Nói như V.I Lê Nin lao động của người thư ký văn phòng là loại lao động
“để tất cả vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơ bộ” nghĩa là công tác thư ký đọc
hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi quan hệ của thủ trưởng, biết phân loại
cuộc hẹn cho lãnh đạo, chịu trách nhiệm về các hoạt động khác trong văn phòng
như: Soạn thảo văn bản, tổ chức hội nghị, tiếp khách, đãi khách, tổ chức chuyến
đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làm việc khoa học và các nghiệp vụ
chuyên môn khác: văn thư lưu trữ, vì thế người thư ký là người trợ lý tích cực,
giúp giảm bớt thời gian lao động cho lãnh đạo. bởi là người giúp việc trực tiếp
cho lãnh đạo, người thư ký phải được lãnh đạo tin cậy và xứng đáng với sự tin
cậy đó, đồng thời người thư ký còn là người đại diện cho lãnh đạo giải quyết
công việc với các đơn vị , tập thể trong cơ quan, là mắt xích nối liền người lãnh
đạo với khách hàng, cộng sự và các thành viên trong công ty. Người thư ký hoạt
động văn phòng phải là người am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo trong chuyên
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

môn, chủ động, chu đáo, vững vàng trong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng,
cởi mở, tế nhị trong giao tiếp.
Tóm lại, công tác thư ký nhằm đảm bảo cho công việc của lãnh đạo được
thông suốt, thư ký tổng hợp các công việc phân loại, và giúp lãnh đạo duy trì các
mối quan hệ.
Vào thập kỷ 20 ở Việt Nam nghề thư ký vẫn còn mới mẻ, vì vậy một số
người thường quan niệm nghề thư ký là nghề đơn giản, mang tính chất sự vụ,
thậm chí còn cho rằng đó là nghề mà ai cũng có thể làm được không cần trình độ
chuyên môn, song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật những
nhiệm vụ và công việc cụ thể mà các thư ký văn phòng phải đảm nhận, cũng
như bản lĩnh làm việc, những đóng góp to lớn có ảnh hưởng và tác động đến
hoạt động cũng như sự phát triển của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp, sự phấn
đấu vươn lên không ngừng của mỗi thư ký là động lực cho quá trình phát triển
địa vị, nâng cao vị thế, uy tín của họ trong hoạt động xã hội.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG THƯ KÝ VĂN
PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG
2.1

Giới thiệu khái quát chung về công ty cổ phần văn hóa Phương

Đông
Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông( Phương Đông Media) chính thức
được thành lập năm 2015, đánh dấu sự ra đời của một trong những công ty
truyền thông có uy tín được coi là sự đồng hành của các doanh nghiệp tại Việt
Nam. Phương Đông Media hoạt động theo định hướng : Phát huy nội lực của
công ty để nâng cao năng lực cạnh tranh và khai thác tối đa lợi thế của công ty.
Tận dụng mạng lưới khách hàng và tên tuổi công ty để đẩy mạnh việc cung cấp
các sản phẩm, dịch vụ đa dạng, chất lượng, đáp ứng tối đa nhu cầu của khách
hàng và đem lại lợi ích cho công ty. Để thực hiện tốt định hướng nêu trên
Phương Đông Media đang từng bước hoàn thiện cơ cấu tổ chức thông qua hoạt
động của hội đồng quản trị và các phòng ban chuyên trách nhằm tạo ra sự thống
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

nhất, hiệu quả, đồng thời quản lí, giám sát được nhân viên công ty thực hiện
chiến lược phát triển chung của công ty.
*Các chức năng nhiệm vụ theo giấy phép của công ty
Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông là công ty cổ phần hoạt động kinh
doanh trong lĩnh vực dịch vụ tổ chức sự kiện.

2.1.1 Cơ cấu quản lý bộ máy của tổ chức

Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức công ty

Ban giám đốc

Phòng truyền
thông

Phòng
marketting

Phòng hành chínhnhân sự

Hành
chính
tổng hợp
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến

Tuyển
dụng, đào
tạo

Phòng hành chính
kế toán

Tiền
lương


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

 Ban giám đốc
- Chức năng: Người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công
ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và
nhiệm vụ của mình.
- Quyền và nghĩa vụ
+ Điều hành động kinh doanh hằng ngày của công ty
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
+ Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty,
trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên
+ Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền
của Chủ tịch Hội đồng thành viên
+ Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty
+ Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên
+ Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh
+ Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng
lao động mà Giám đốc hoặc Tổng giám đốc ký với công ty theo quyết định của
Hội đồng thành viên.
+ Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn
trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty và chủ sở hữu
công ty
+ Trung thành với lợi ích của công ty và chủ sở hữu công ty; không sử
dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty; không được lạm dụng
địa vị, chức vụ và tài sản của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức,
cá nhân khác

SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

+ Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho công ty về các doanh nghiệp
mà họ và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi
phối. Thông báo này được niêm yết tại trụ sở chính và chi nhánh của công ty
+ Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công
ty.

 Phòng truyền thông
- Chức năng
+ Quản lý và lập kế hoạch xây dựng các mối quan hệ với truyền thông
nhằm quảng bá xây dựng hình ảnh cho công ty giúp tăng hiệu quả kinh tế trong
toàn Công ty.
- Quyền và nghĩa vụ
+ Quản lý và điều hành các công việc thường ngày bao gồm : công tác
hành chính, nhân sự, quan hệ, đối ngoại nhằm duy trì tốt các hoạt động của công
ty
+ Thường xuyên xây dựng và củng cố hình ảnh với báo chí, truyền thông,
các đối tác có liên quan
+ Nghiên cứu, dự báo các chiều hướng dư luận có khả năng ảnh hưởng đến
công ty.
+ Tham gia hội đồng kiểm duyệt tất cả các văn bản của công ty
+ Thực hiện các công việc khác do cấp trên và người được ủy quyền giao
phó
Chỉ đạo, giám sát và kiểm tra việc thực hiện công việc của nhân viên cấp
dưới đảm bảo tuân thủ đúng các yêu cầu của công ty cũng như hoàn thành các
chỉ tiêu đúng hạn

 Phòng marketing

SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

- Chức năng: Tìm kiếm khách hàng, điều tra thị trường, chăm sóc, thiết lập
và duy trì các mối quan hệ mật thiết với khách hàng nhằm mở rộng thị trường và
nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Quyền hạn và nghĩa vụ
+ Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh
+ Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm
+ Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận
khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao.
+ Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh
+ Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết
+ Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động kinh
doanh của công ty
+ Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế
và cách hợp tác với các khách hàng.
+ Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh
+ Xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho các sản phẩm theo từng giai
đoạn và đối tượng khách hàng.
+ Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệU

 Phòng hành chính- nhân sự:
- Chức năng: Phòng Nhân sự là phòng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám
đốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông và quan hệ
công chúng (PR) của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các
hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
- Nhiệm vụ
+ Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch
công việc của Phòng từng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.

SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

+ Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn
thành kế hoạch ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê
duyệt từng thời kỳ.
+ Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo
khác theo yêu cầu của Ban điều hành.
+ Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng;
đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến,
giúp nâng cao hoạt động của Công ty.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành phân công.
+ Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và quản lý hồ sơ
pháp lý của Công ty.
+ Đảm bảo các công tác hậu cần phục vụ để đảm bảo công việc tại Công ty:
lễ tân, khánh tiết, văn phòng phẩm, đồng phục, đặt vé máy bay, khách sạn, visa,
hộ chiếu,…
+ Đầu mối thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý về việc cấp mới/sửa
đổi/bổ sung Giấy phép hoạt động, Giấy đăng ký kinh doanh và các việc liên
quan đến bầu, miễn nhiệm, bổ nhiệm, các thành viên Hội đồng quản trị, Ban
Kiểm soát, Tổng giám đốc của Công ty. Soạn thảo các văn bản hành chính như
lịch công tác tuần, đặt lịch họp, lịch làm việc cho Ban điều hành,…
+ Quản lý xe ô tô theo Quy định và phục vụ lái xe trong Công ty theo điều
động.
+ Thực hiện mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng công cụ tài sản dùng
chung của Công ty (trừ tài sản về hệ thống công nghệ thông tin). Phối hợp với
phòng Kế toán Công ty thực hiện các hoạt động kiểm kê tài sản định kỳ/đột xuất
và thanh lý tài sản.
+ Đảm bảo công tác an ninh, an toàn, phòng cháy, chữa cháy trong Công ty.

SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

+ Tổ chức thực hiện hậu cần tổ chức các sự kiện của Công ty: các cuộc
họp, các sự kiện của Công ty hàng năm (kỳ nghỉ hè, kỳ nghỉ sau hội nghị chiến
lược, hội nghị khách hàng, du xuân, tổng kết, sơ kết,…)

 Phòng kế toán
- Chức năng
+ Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán
theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán ….

+ Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty dưới mọi hình
thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
+ Tham mưu cho ban tổng giám đốc (BTGĐ) về chế độ kế toán và những
thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
+ Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng
động, hữu hiệu.
+ Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi
trường và hệ thống quản lý trách nhiệm xã hội.
- Quyền hạn và nhiệm vụ
+ Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử
dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
và sử dụng vốn của Công ty.
+ Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu
chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản,
vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi
phạm chế độ, qui định của Công ty.
Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ phận
liên quan khi cần thiết.

SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

+ Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và
theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế
độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho BTGĐ Công
2.2

Phương pháp nghiên cứu

2.2.1 Phương pháp bảng điểm
Công ty CPVH Phương Đông sử dụng phương pháp này qua 4 bước:
Bước 1: Công ty xác định tiêu chuẩn định giá mức độ hoàn thành công việc
của thư ký
Bước 2: Xây dựng thang điểm chấm
Bước 3: Tiến hành đánh giá theo tiêu chuẩn và mức độ hoàn thành công
việc.
Bước 4 : Tổng hợp và sử lí kết quả đánh giá
 Tiến hành đánh giá:
Loại A: hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao với chất lượng cao, chấp
hành đúng chủ trương chính sách của Đảng, nhà nước, nội quy của công ty nói
chung và của phòng hành chính nói riêng.
Loại B: Hoàn thành nhiệm vụ được giao ở mức trung bình.
Loại C: Chưa hoàn thành nhiệm vụ hoặc đã hoàn thành xong nhiệm vụ
nhưng còn có những hành vi vi phạm kỷ luật phải xử lý.
Số điểm cho các loại này theo hướng giảm dần: Loại A – 3 điểm; Loại B –
2 điểm; Loại C – 1 điểm.
Người đánh giá sẽ xem xét mức độ thực hiện công việc của đối tượng thuộc
về mức độ nào theo từng tiêu thức và sẽ cho điểm.
Nhìn chung các tiêu thức được lựa chọn phần nào đã phản ánh được mối
liên hệ giữa quá trình làm việc của người lao động với yếu tố công việc. Tuy
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

nhiên việc đo lường các tiêu thức trên bọ chi phối bởi yếu tố chủ quan theo kinh
nghiệm của người đánh giá. Kết quả đánh giá của nhân viên ảnh hưởng đến cả
tập thể. Vì vậy người lãnh đạo phụ trách đơn vị thường đánh giá cho nhân viên
trong đơn vị mình tốt hơn so với kết quả thực tế thực hiện công việc của họ.
Thực tế ở công ty hiện nay một nhân viên không bị măc lỗi nặng gây ảnh hưởng
xấu đến đơn vị thì hầu hêt được xếp loại A bất kể người đó hoàn thành công việc
như thế nào. Chỉ có số lượng không nhiều được xếp loại B và C.
Bảng 1: Bảng phân tích đánh giá thực hiện công việc của phòng hành
chính
- Nhân sự


c tiêu

A

thức

n


nh

H
oa

Quỳ
nh

C
hi

Mi
nh


n nhân
viên
Ch

3

3

4

3

3

4

4

3

3

3

4

3

3

4

3

4

4

4

4

2

4

3

3

4

ất lượng
công
việc
Kh
ối lượng
công
việc
Tin
h thần
hợp tác
Kh

SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

ả năng
hiểu biết
Tín

4

4

4

4

3

4

h tin cậy
Tổ

1

16

18

17

1

19

ng điểm

8

7

Bảng đánh giá thực hiện công việc
Họ và tên:........................................................................................
Tuổi:................................................................................................
Thâm niên công tác:........................................................................
Vị tri:...............................................................................................
Thời gian đảm nhận vị trí:...............................................................
Đánh giá bởi:...................................................................................
Chức vụ:..........................................................................................
Ngày đánh giá:................................................................................
Chỉ tiêu đánh giá

Xếp loại
Tr
5,4,
ọng số

1.

3,2,1

Kỹ năng và hiểu biết công việc:

Xác định trách nhiệm
–Vận dụng các kiến thức vào công việc và tiếp thu

1

khoa học tiên tiến

5,4,
3,2,1

–Có ý thức vươn lên nâng cao trình độ
2.
Khối lượng công việc, năng xuất lao động
–Có hoàn thành khối lượng công việc được giao hay
không

1

–Số lượng công việc có kết quả hay không
–Có bỏ sót công việc được giao hay không
3.
Chất lượng công việc và chất lượng làm việc
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến

1

5,4,
3,2,1

5,4,


Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lí Kinh Doanh

–Chất lượng làm việc như thế nào

3,2,1

–Mức độ chính xác, tính hoàn hảo
4.
Sáng kiến sáng tạo
–Có ý thức cải tiến hay không
–Tự động chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được giao
–Khả năng áp dụng những quan điểm và ý tưởng độc

1

5,4,
3,2,1

đáo
–Cải tiến phương pháp làm việc và rút ngăn thời gian
5.
Giao tiêp
–Khả năng trao đổi thông tin một cách rõ ràng ngắn
gọn và thuyết phục

1

5,4,
3,2,1

–Tạo mối quan hệ tốt trong công ty
2.3

Các nhiệm vụ nhằm đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân

viên thư ký tại công ty
2.3.1 Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân của người thư ký
2.3.1.1 Tiếp khách đến quan hệ công tác với lãnh đạo
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký nhằm
đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thu
thập được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan. Vì
vậy tiếp khách là hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty, phòng ban nào, nên
chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem đây là hình thức giao
tiếp góp phần nâng cao vị thế của công ty trong con mắt của đối tác.
Đây là nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó sự
hiểu biết của người thư ký là một yếu tố hết sức quan trọng.
Hoạt động tiếp khách của thư ký dưới các hình thức: giao tiếp điện thoại,
giao tiếp bằng văn bản, ở bất cứ hình thức nào cũng phải thể hiện được sự tôn
trọng đối tượng giao tiếp, biết lắng nghe , biết hài hòa lợi ích của các bên.
*Khi thủ trưởng làm việc tại văn phòng
SVTH: Nguyễn Thị Nhung Yến


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×

×