Tải bản đầy đủ

Truyền thông, vận động và tổ chức sự kiện trong hoạt động thư viện báo cáo sinh hoạt chuyên đề

BÁO CÁO
SINH HOẠT CHUYÊN ĐỀ
THƯ VIỆN

CHUYÊN ĐỀ

TRUYỀN THÔNG, VẬN ĐỘNG
VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

TP. HỒ CHÍ MINH - Tháng 10/2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

********

BÁO CÁO
SINH HOẠT CHUYÊN ĐỀ

THƯ VIỆN

CHUYÊN ĐỀ

TRUYỀN THÔNG, VẬN ĐỘNG
VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – Tháng 10/2018


LỜI NÓI ĐẦU

Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh có quá
trình hình thành và phát triển lâu dài, trong 57 năm qua (05/10/1962 05/10/2018). Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
là cơ sở đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ giáo viên dạy nghề, giáo viên dạy
kỹ thuật; Trường còn là nơi đào tạo kỹ sư công nghệ cung cấp nguồn
nhân lực trực tiếp cho khu vực phía Nam.
Nhu cầu về số lượng và chất lượng đội ngũ giáo viên dạy nghề
đang là một nhu cầu hết sức bức thiết. Cùng với những cải cách trong
công tác quản lý nhà nước về dạy nghề, việc củng cố các trường đào tạo
giáo viên kỹ thuật và dạy nghề đang là mối quan tâm lớn của Ðảng và
Nhà nước hiện nay.
Ðể làm tốt những chức năng nhiệm vụ được giao; cán bộ, viên
chức và sinh viên của Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí
Minh đang đem hết khả năng và nhiệt tình của mình để giữ vững vị trí
đầu ngành trong hệ thống sư phạm kỹ thuật và phấn đấu trở thành trường
đại học trọng điểm trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam, ngang tầm
với các trường đại học uy tín trong khu vực Đông Nam Á.
Thực hiện mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất
lượng năm học 2018 - 2019 cùng với chủ đề năm học: “Sáng tạo thông
qua học theo dự án - Innovation through Project – Based Learning”
Nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ thư viện bằng
việc triển khai tổ chức sinh chuyên đề trở thành hoạt động thường xuyên
nhằm chia sẻ, học tập, giúp đỡ nhau giữa cán bộ thư viện để phát huy khả
năng sáng tạo, đóng góp sáng kiến kinh nghiệm nâng cao chất lượng
phục vụ, đáp ứng yêu cầu đổi mới toàn diện giáo dục đại học của nhà
trường.
Thư viện ĐH SPKT TP.HCM
028.38969920


thuvienspkt@hcmute.edu.vn
thuvien.hcmute.edu.vn
facebook.com/hcmute.lib

3

3


MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................... 3
Phần I: TRUYỀN THÔNG, VẬN ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC SỰ
KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN........................................... 5
I. KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA TRUYỀN THÔNG, VẬN
ĐỘNG TRONG HOẠT ĐÔNG THƯ VIỆN ............................................ 5
II. NỘI DUNG CỦA TRUYỀN THÔNG, VẬN ĐỘNG TRONG
THƯ VIỆN ................................................................................................ 9
III. TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN ............. 11
IV. CÁC SỰ KIỆN THƯỜNG ĐƯỢC TỔ CHỨC TRONG THƯ
VIỆN... ..................................................................................................... 18
Phần II: GIỚI THIỆU CÁC DỊCH VỤ THƯ VIỆN HCMUTE ....... 22
Phần III: XÂY DỰNG THƯ VIỆN SÁCH ĐIỆN TỬ LIÊN KẾT
PHÁT HÀNH ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CÁCH MẠNG CÔNG
NGHIỆP 4.0............................................................................................ 25
Phần IV: SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC HIỆU QUẢ CÁC CƠ SỞ
DỮ LIỆU TRỰC TUYẾN TRONG GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 4.0 ....... 30
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................... 40

4

4


Phần I
CHUYÊN ĐỀ
TRUYỀN THÔNG, VẬN ĐỘNG
VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

I.

KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA TRUYỀN THÔNG, VẬN
ĐỘNG TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VỆN

1.

Khái niệm:

1.1. Truyền thông
Hiểu theo nghĩa chung nhất, truyền thông là sự trao đổi thông điệp
giữa các thành viên hay các nhóm người trong xã hội nhằm đạt được sự
hiểu biết lẫn nhau.
Truyền thông có vai trò quan trọng, là một trong những yếu tố hàng
đầu làm cho con người tự nhiên trở thành con người xã hội và thúc đẩy
xã hội phát triển không ngừng. Xã hội càng phát triển, càng tạo ra các
đỉều kiện thuận lợi cho sự mở rộng nhu cầu, quy mô, tăng cường tính đa
dạng và hiệu quả của hoạt động truyền thông. Ngày càng có nhiều ngươi
tham gia vào các giao tiếp xã hội, điều kiện đó làm cho truyền thông trực
tiếp giữa các cá nhân không thể nào đáp ứng được nhu cầu và đòi hỏi của
xã hội. Con người tìm đến những quá trình truyền thông ở quy mô lớn
nhờ sự giúp đỡ của các phương tiện kỹ thuật thông tin mới. Nói cách
khác, các phương tiện thông tin đại chúng trở thành người điều khiển cho
các quá trình giao tiếp mang tính xã hội rộng rãi. Đó chính là tiền đề cho
sự ra đời một khái niệm mới: truyền thông đại chúng.

5

5


Truyền thông đại chúng là hoạt động giao tiếp xã hội rộng rãi,
thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Xét về mặt bản chất,
truyền thông đại chứng chính là một phương thức biểu hiện mới của

6

6


truyền thông xã hội. Nói đến truyền thông đại chúng, trước hết là nói đến
đối tượng tham gia là các nhóm, các cộng đồng xã hội rộng rãi bởi truyền
thông đại chứng đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu giao tiếp mang tính
phổ biến và tạo ra hiệu quả ở quy mô và phạm vi xã hội rộng lớn.
Để thực hiện được hoạt động truyền thông trên phạm vi và quy mô
rộng lớn cần phải có các phương tiện kỹ thuật phù hợp. Cùng vói sự phát
triển của khoa học và công nghệ, các phương tiện kỹ thuật phục vụ
truyền thông ngày càng phát triển đa dạng hơn, mang lại hiệu quả truyền
thông ngày càng cao hơn.
1.2. Vận động xã hội:
Vận động là hành động (nói hay viết) để ủng hộ một vấn đề nào đó.
Vận động xã hội là việc vận động các tầng lớp nhân dân trong xã hội
hướng đến, ủng hộ một hoạt động nào đó.
1.3. Truyền thông, vận động trong hoạt động thư viện
Truyền thông, vận động được thực hiện trong phạm vi thư viện và
giữa các thư viện. .
Truyền thông trong thư viện được thực hiện ở hai cấp độ khác
nhau:
- Truyền thông giữa các nhân viên thư viện: Truyền thông trong
nội bộ đội ngũ nhân viên thư viện tác động lên cách thức mà thư viện
được quản lý. Hoạt động truyền thông trong nội bộ tổ chức phải đa chiều
từ trên xuống, từ dưới lên và giữa các đối tượng trong tổ chức. Trên thực
tế, các cuộc hội họp diễn ra trong nội bộ thư viện không phải lúc nào
cũng hội tụ đầy đủ toàn bộ nhân sự của thư viện. Vì vậy, việc truyền đạt
các giải pháp, quyết định là kết quả của cuộc họp cần phải đến được với
mọi nhân viên thư viện dưói hình thức chính thức hay không chính thức
nhằm giúp mọi người hiểu và thực thi các giải pháp, quyết định đó.

7

7


- Truyền thông giữa người dùng và nhân viên thư viện: Người dùng
thư viện cần truyền thông để đạt được mục đích tìm kiếm thông tin và họ
mong muốn. Truyền thông là trao đổi thông tin vì vậy cần có từ hai đối
tượng trở lên mới có thể thực hiện được. Khi một người dùng đến thư
viện để tìm kiến các nguồn lực thông tin và được trợ giúp bởi mệt nhân
viên thư viện phụ trách mảng tham khảo, đó chính là lúc hoạt động
truyền thông diễn ra. Thông tin được trao đổi và thụ nhận: nhân viên
tham khảo hỗ trợ người dùng tìm kiếm thông tin, kết nối giữa các nguồn
lực thông tin, đưa ra câu hỏi người dùng để tìm hiểu rõ hơn nhu cầu/ yêu
cầu thông tin của họ và phục vụ họ những tài liệu họ cần. Bàn lưu thông
cũng là một trong những nơi tiêu biểu diễn ra hoạt động truyền thông
giữa người dùng và nhân viên thư viện khi người dùng trao đổi với nhân
viên về các vấn đề họ quan tâm, mượn hoặc trả tài liệu thư viện. Một
hình thức truyền thông quan trọng nữa giữa người dùng và nhân viên thư
viện là khi thư viện muốn thông tin đến người dùng những thay đổi trong
chính sách hay dịch vụ của thư viện. Các sự kiện tại thư viện (nói chuyện
chuyên đề, trưng bày, triển lãm, các khóa học,...) được thông báo qua các
phương tiện: tờ rơi, áp phích, báo, đài, truyền hình, website thư viện,
trang mạng xã hộỉ của thư viện,...
2.

Mục đích, ý nghĩa của truyền thông, vận động trong hoạt động
thư viện
Truyền thông, vận động là một hoạt động mang tính xã hội. Hoạt

động này dù vô tình hay hữu ý được thực hiện dưới nhiều hình thức trong
đời sống hàng ngày, thông qua các kênh bằng lời hoặc không bằng lời
nói. Mọi cơ quan tổ chức đều có mục đích hoạt động của riêng mình.
Truyền thông vì vậy giữ một vai trò vô cùng quan trọng, truyền thông

7

7


thất bại cũng đồng nghĩa với việc gây tác động tiêu cực tới hiệu quả công
việc và thiếu những định hướng cho công việc. Truyền thông là sự thiết

8

8


lập ý nghĩa và sự thấu hiểu giữa người với người. Công tác quản lý thư
viện có nhiệm vụ kiểm soát và giám sát toàn bộ thư viện, công tác này sẽ
không thể thực hiện tốt nếu thiếu công tác truyền thông hiệu quả. Thư
viện là tổ chức hướng tới việc phục vụ người dùng. Bởi vậy, thư viện
luôn cần tìm ra những hình thức, phương thức và biện pháp để thiết lập ý
nghĩa và sự thấu hiểu giữa người dùng và đội ngũ nhân viên thư viện
nhằm đạt được mục tiêu hoạt động đã đề ra. Theo Reitz (2004), quản lý
thư viện là việc kiểm soát và giám sát một thư viện hay một hệ thống thư
viện, bao gồm các hoạt động: lập kế hoạch, dự trù ngân sách, hoạch định
chính sách, quản lý con người, quan hệ công chúng và đánh giá chương
trình kèm theo trách nhiệm đối với kết quả của mọi hoạt động.
Truyền thông marketing là một trong bốn nhóm công cụ chủ yếu
của marketing - mix mà một cơ quan thông tin thư viện có thể sử dụng để
tác động vào người dùng tin nhằm đạt được mục đích của mình. Bản chất
của hoạt động truyền thông marketing là truyền tin về sản phẩm và tổ
chức tới ngưòi dùng tin để thuyết phục họ sử dụng sản phẩm. Nói cách
khác, truyền thông marketing là tất các các phương thức liên kết được sử
dụng hướng tới người dùng. Giúp người dùng biết đến sản phẩm mình
cần, các lợi ích nhờ việc khai thác, sử dụng sản phẩm đó, cũng như cách
thức có thể khai thác, sử dụng được sản phẩm. Truyền thông marketing
hướng tới mục đích giới thiệu một cách đầy đủ và chính xác nhất tất cả
các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ và nguồn lực của các thư viện, nhằm:
- Nâng cao nhận thức, sự hiểu biết và hình thành thói quen, tập
quán ở mọi thành viên trong xã hội đối với việc khai thác, sử dụng thông
tin;
- Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng các nguồn lực của cơ quan
thông tin - thư viện;

9

9


- Nâng cao khả năng của các cơ quan thông tin - thư viện trong
việc đáp ứng nhu cầu thông tin của mọi thành viên trong xã hội;
- Nâng cao hiệu quả đầu tư của xã hội đối với các cơ quan thông tin
- thư viện.
II.

NỘI DUNG CỦA TRUYỀN THÔNG, VẬN ĐỘNG TRONG
THƯ VIỆN

1.

Các phương pháp truyền thông, vận động

1.1. Phương pháp truyền thông
Các kỹ thuật truyền thông đã trải qua quá trình phát triển lâu dài.
Trong quá trình đó, loài người đã sáng tạo ra các loại hình phương tiện
truyền thông khác nhau. Căn cứ vào tính chất kỹ thuật và phương thức
thực hiện truyền thông, vận động, người ra chia thành nhiều phương pháp
truyền thông khác nhau:
+ Phương pháp truyền thông trực tiếp: trao đổi bằng ngôn ngữ.
+ Phương pháp truyền thông gián tiếp: trao đổi thông qua các
phương tiện truyền thông: sách, báo, tờ rơi, pano, áp phích; phát thanh,
truyền hình; quảng cáo; internet, mạng xã hội,...
- Phương pháp vận động.
+ Vận động cá nhân.
+ Vận động nhóm.
1.2. Các bước cơ bản trong quá trình truyền thông vận động
1.2.1. Các bước cơ bản trong quá trình, truyền thông
- Truyền thông trực tiếp:
+ Lắng nghe nhu cầu của đối tượng;
+ Bổ sung những thông tin còn thiếu, mô tả chính xác điều đối
tượng nên làm và lợi ích của hành vi mới;

9

9


+ Tìm hiểu khó khăn mà đối tượng gặp phải khi thực hiện hành vi
mới và thỏa thuận cách giải quyết;

10

1
0


+ Kiểm tra xem đối tượng có hiểu những điều vừa nghe không;
+ Động viên - khuyến khích họ làm theo;
+ Đạt được cam kết họ sẽ làm trong tương lai.
- Truyền thông gián tiếp.
+ Xác định vấn đề sẽ truyền thông;
+ Nghiên cứu, tập họp thông tin, tư liệu;
+ Lựa chọn phương thức truyền thông gián tiếp để chuẩn bị nội
dung cho phù hợp (qua phương tiện in ấn như sách, báo, tạp chí, bản tin,
tờ rơi, áp phích, pano,…; qua phương tiện truyền thanh như đài phát
thanh, loa phát thanh,...; qua phương tiện truyền hình; qua mạng internet
như website, mạng xẩ hội,...);
+ Tổ chức truyền thông gián tiếp và xử lý những vấn đề bất cập,
phát sinh.
1.2.2. Các bước cơ bản trong quá trình vận động
- Xác định vấn đề eần vện động.
- Nghiên cứu, phân tích vấn đề.
- Lập kế hoạch vận động.
- Hành động.
- Đánh giá.
1.3. Các kỹ năng truyền thông, vận động
- Kỹ năng truyền thông:
+ Làm quen, giới thiệu.
+ Kỹ năng lắng nghe.
+ Kỹ năng hỏi.
+ Kỹ năng tổ chức cuộc họp.
+ Kỹ năng chia nhóm, tổ chức thảo luận nhóm.
+ Kỹ năng viết bài cho bản tin/ báo/ đài/ trang tin điện tử.
+ Kỹ năng chụp ảnh, làm phim.
11

1
1


+ Kỹ năng sử dụng các phương tiện truyền thông đại chung.
- Kỹ năng vận, động.
+ Kỹ năng xác định vấn đề sẽ vận động: nắm bắt, lựa chọn vấn đề;
phân tích đối tượng, nhóm đối tượng trực tiếp và gián tiếp; phân tích
mạng lưới xã hội, sự ảnh hưởng của mạng lưới xã hội;
+ Kỹ năng nghiên cứu và phân tích các vấn đề sẽ vận động: phân
tích các vấn đề theo khung SWOT; xây dựng và phân tích cây vấn đề;
phân tích các yếu tố (ủng hộ / cản trở sự thay đổi): các yếu tố chính trị,
các yếu tố kinh tế - xã hội, các yếu tố khoa học - kỹ thuật và môi trường.
1.4. Các công cụ truyền thông, vận động
- Công cụ truyền thông:
+ Các công cụ dạng in ấn: sách, báo, tạp chí, tờ rơi, pano, áp
phích,...
+ Các công cụ điện tử: máy tính, máy ảnh số, máy quay phim, băng
đĩa,...
+ Các công cụ trực tuyến: internet, mạng xã hộị...
- Các công cụ vận động:
+ Cây vấn đề.
+ Phân tích chuỗi thời gian.
+ Phân tích thống kê/ mô tả
+ Phân tích, đánh giá thông qua so sánh chéo/ so sánh cặp đôi.
+ Phân tích chính sách...
III. TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN
1.

Khái niệm
Theo Lưu Văn Nghiêm (2007), tổ chức sự kiện là một quá trình

bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng
với việc sử dụng máy móc, thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch
vụ đảm bảo toàn bộ công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể
11

11


nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối
tượng tham gia sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của
khách hàng mục tiêu.
Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động quảng bá thường
được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng nhằm mục đích nâng
cao hình ảnh của tổ chức, kích thích nhu cầu và thị hiểu của khách hàng
về các sản phẩm và dịch vụ của công ty. Hơn nữa, hoạt động tổ chức sự
kiện cũng là hình thức để các cơ quan, tổ chức hướng đến các khách hàng
mục tiêu để sử dụng sản phẩm, dịch vụ và tăng lợi nhuận cho tổ chức.
Trong khi đó, đối với các cơ quan, tổ chức phi lợi nhuận như cơ quan
thông tin thư viện thì tổ chức sự kiện vẫn thường xuyên được tổ chức và
có vai trò,mục đích khác nhau.
Trong thư viện, tổ chức sự kiện là một quá trình kết hợp giữa các
nguồn lực con người và vật lực trong thư viện nhằm thực hiện được một
sự kiện cụ thể tại thư viện trong một thời gian cụ thể nhằm hướng tới đối
tượng người dùng với các mục đích khác nhau.
Tổ chức sự kiện trong thư viện có vai trò quan trọng giúp thư viện
nâng cao hiệu quả hoạt động, khuyến khích đội ngũ nhân viên thư viện
và truyền cảm hứng cho người dùng, tiếp cận cộng đồng, tăng cường khả
năng hợp tác, duy trì và nâng cao vị thế của thư viện trong cộng đồng mà
thư viện phục vụ.
2.

Quá trình tổ chức sự kiện
Quá trình tổ chức sự kiện có sự kéo dài về thời gian, từ các công

việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện, tiếp đến là không gian cụ thể,
những nơi diễn ra các hoạt động trên. Trong quá trình đó, các hoạt động
sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã chuẩn bị trước. Dòng
công việc trong tổ chức sự kiện được khái quát hóa như sau:


Lập kế
hoạch
Dự toán
ngân sách

Khai
mạc
sự kiện

Bế mạc
sự kiện

Công việc

Công việc

Công việc

chuẩn bị

trong sự

sau sự

kiện

kiện

2.1. Lập kế hoạch, dự toán ngân sách:
2.1.1. Ngân sách tổ chức sự kiện
Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của sự kiện. Ngân sách
quyết định việc tổ chức sự kiện có thực hiện được hay không cũng như
mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện. Vì vậy, cần tiên lượng được
các vấn đề ngân sách như: có ngân sách hay không; hạn mức ngân sách;
ngân sách có đủ không; dự trù kinh phí tổ chức sự kiện dựa trên việc dự
tính về quy mô, vị trí, địa điểm, nội dung sự kiện, các hạng mục cần chi
phí cho sự kiện (thư mời, thông báo, đi lại, địa điểm, ăn uống, trang trí,
trang âm, dẫn chương trình, ánh sáng, sân khấu, quà tặng, an ninh, nhân
công, thiết bị,...) trong phạm vi ngân sách cho phép.
2.1.2. Mục đích sự kiện
Mục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn
chi phối hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ chức sự kiện, phải trả lời các
câu hỏi:
+ Có nên tổ chức sự kiện không? Sự kiện có xứng đáng với ngân
sách, bỏ ra không? Có thỏa mãn được nhu cầu, mong muốn của nhà tổ
chức sự kiện không?
+ Tổ chức sự kiện nhằm đạt mục tiêu gì? Mục tiêu của sự kiện phải
rõ ràng, thực tế như: tạo hình ảnh, nâng cao uy tín cho thư viện; giành

13

13


được thiện cảm của người tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm;
giới thiệu, quảng bá được các tiềm lực của thư viện,...

14

14


1.1.3. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
+ Thành lập ban tổ chức sự kiện gồm những thành viên thuộc các
thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn
nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện. Mỗi thành viên trong ban tổ
chức cần được giao những mảng công việc cụ thể, chi tiết trên những lĩnh
vực riêng biệt. Trưởng ban tổ chức trực tiếp điều hành các thành viên
trong ban;
+ Xác định loại hình sự kiện trước khi lập kế hoạch để quyết định
đối tượng tham dự, thời điểm, địa điểm và phương thức tổ chức sự kiện;
+ Hệ thống hóa, khái quát hóa các hoạt động cụ thể của sự kiện dựa
trên mục tiêu của sự kiện, hình thành khung chương trình tổ chức sự
kiện, xác định những công việc cần chuẩn bị, xác định mức độ quan
trọng của các công việc cần chuẩn bị;
+ Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị trên cơ sở xâu chuỗi các
hạng mục công việc, để tránh sót. Xác định các hạng mục chủ yếu, quan
trọng, sau đó đến các hạng mục công việc phụ trợ;
+ Xác đinh thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: thời gian cần
thiết để chuẩn bị tổ chức sự kiện, thời gian cho từng hạng mục công việc,
mức thời gian dự phòng;
+ Hình dung sự kiện: đây là bước giúp khái quát toàn bộ nội dung
hoạt động của sự kiện, dự đoán những mâu thuẫn có thể phát sinh để giải
quyết ngay từ khâu lập kế hoạch. Bước này cũng giúp xác định chính xác
số lượng nhân sự cần thiết để thực thi sự kiện, những biện pháp cụ thể và
tổ chức thực hiện công việc sao cho hiệu quả, tránh trùng lặp, sai sót.
Thêm vào đó, hình dung sự kiện cho phép cân nhắc tất cả các phương án,
nhu cầu tài chính trước khi hoàn tất kế hoạch;


+ Chú ý các nội dung, yếu tố tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện,
đảm bảo sự kiện thành công; bầu không khí trong sự kiện, chuỗi giá trị sự
kiện mang lại,... phù họp với các đối tượng tham dự.
2.1.4. Lập kế hoạch phân bổ ngân sách
Ngân sách được phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và
cho nội dung các hoạt động sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện cần thực hiện
các công việc sau:
+ Lập bảng chi phí gồm các hạng mục công việc, nội dung hoạt
động cùng ngân sách dự kiến kèm theo;
+ Sau khi lập bảng cần rà soát, phát hiện những bất hợp lý giữa các
hạng mục để điều chỉnh nếu cần. Lưu ý có thể phát sinh chi phí và phụ
phí.
2.2. Tổ chức và tính toán thời gian
- Xây dựng lịch trình, tổ chức: hình dung và chú ý tới tất cả các
công việc dù là việc nhỏ nhất. Tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình xuyên suốt
quá trình tổ chức sự kiện. Mục tiêu là phải hoàn thành công việc chuẩn bị
trước ngày diễn ra sự kiện để có thời gian rà soát những chi tiết cuối
cùng.
- Lập bảng phân công công việc: Trưởng ban tổ chức phải nắm
vững kịch bản, hiểu rõ sự kiện. Mỗi nhân viên phải biết rõ vai trò của
mình, làm công việc gì, trong thời gian nào, ở đâu, do ai phụ trách, cần
phân công người giám sát các hạng mục công việc.
- Chọn thời gian thực hiện sự kiện sao cho phù hợp với loại sự
kiện, thuận tiện cho các đối tượng khách mời.
2.3. Khách mời
- Xác định đối tượng khách mời mục tiêu, lên danh sách khách
mời. Trong một số trường hợp cần chuẩn bị danh sách khách mời chính


thức và danh sách khách mời dự bị (thay thế cho khách mời chính thức
có thể vắng mặt);
- Chuẩn bị thiếp mời, gửi đến các khách mời trước ngày diễn ra sự
kiện 2-3 tuần để họ có thể nhận và phản hồi về việc có tham dự hay
không hoặc trao đổi những thông tin mà họ quan tâm;
- Lập kế hoạch liên quan đến diễn giả (nếu có): tìm hiểu kỹ về diễn
giả dự định mời để đảm bảo tính phù họp với sự kiện; mời diễn giả;
thông tin cho diễn giả về mục đích sự kiện, đối tượng người nghe, chủ đề
mà diễn giả sẽ nói; thỏa thuận các điều khoản về chi phí và các yêu cầu
khác của diễn ra (máy chiếu, màn hình, máy tính, bảng lật,...);
- Chú ý lên kế hoạch đối với bên báo, đài tham gia đưa tin về sự
kiện (nếu có): hỗ trợ họ trong công việc, tạo điều kiện để họ thu thập
thông tin, phân công ngườỉ tiếp đón, dự trù chi phí,...
2.4. Thông báo cho công chúng về sự kiện sắp tổ chức và quảng bá
hình ảnh thư viện
Lên kế hoạch thích hợp về thời gian để sử dụng các bảng thông
báo, áp phích; thông tin trên website, các trang tin của thư viện; gửi
thông báo đến các nhà tài trợ và các nhóm quan tâm đặc biệt; dán thông
báo trên cửa thư viện; gửi thông cáo báo chí để quảng bá về sự kiện sắp
tổ chức trên các báo, đài địa phương;...
Sử dụng sự kiện để quảng bá hình ảnh thư viện. Chuẩn bị tờ rơi,
danh thiếp, thẻ đánh dấu sách (có in tên thư viện, thời gian phục vụ,
thông tin liên hệ) để phát cho các đối tượng tham dự. Chuẩn bị làm thẻ
cho các bạn đọc mới.
2.5. Địa điểm tổ chức
Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện. Mỗi loại địa điểm đều
có ưu thế riêng và phù họp với những sự kiện nhất định, cần xem xét các
vấn đề kèm theo như ngân sách, bàn ghế, bục giảng, trang trí, trang âm,...


Trong phòng sự kiện cần chú ý việc sắp đặt, bố trí bàn ghế, trang
trí, sân khấu chu đáo.
2.6. Khách tới sự kiện
- Đưa đón khách: phần lớn khách mới tham dự thường đi bằng
phương tiện cá nhân nhưng trong một số trường hợp, do tính chất sự
kiện, địa đỉểm và khoảng cách mà nhà tổ chức phải thu xếp đưa đón
khách phù họp sao cho mọi người đều hài lòng và sẵn sàng tham gia sự
kiện. Chú ý chỗ trí nơi để xe cho khách;
Xem xét ảnh hưởng của thời tiết tới chương trình tổ chức sự kiện;
- Chuẩn bị tiếp đón: nghi thức tiếp đón, các tiện ích cần thiết khác.
2.7. Không gian thực hiện sự kiện
- Sân khấu là trung tâm thực hiện sự kiện: cần đảm bảo đủ điều
kiện về trang thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng,...
- Các yêu cầu khác trong phòng sự kiện: nội thất, ánh sáng, đường
lên xuống sân khấu,.....
2.8. Tổ chức ăn uống trong sự kiện
- Xác định đồ ăn uống cho sự kiện căn cứ vào phạm vi, mức độ và
mục đích, cân đối với ngân sách cho phép, phù hợp với khách mời.
- Chuẩn bị thực đờn trong phạm vi ngân sách cho phép. Nhà quản
lý cần nắm được kiến thức về các hình thức ăn uống khác nhau cho sự
kiện (tiệc trưa, tiệc tối, tiệc trà giải lao, tiệc tự chọn,....)
- Bố trí nhân viên phục vụ hợp lý, tiếp đón chu đón, lịch sự, tộn
trọng khách.
2.9. Những vấn đề cần quan tâm khác
- Hoạt động giải trí trong sự kiện: phù hợp với sự kiện, đối tượng
khách mời, được lên kế hoạch và chuẩn bị từ trước;


- Bảng thông báo thư viện tạm ngưng hoạt động trong thời gian
diễn ra sự kiện (nếu cần), dán ở cửa thư viện và đăng trên các trang tin
của thư viện;
- Ghi lại sự kiện bằng các hình thức như chụp ảnh, quay phim,... để
sử dụng làm tư liệu quảng bả thư viện hoặc tham khảo trong các sự kiện
tương lai. Cần có sự phân công, chuẩn bị tại những vị trí cụ thể, lên danh
sách những hình ảnh cần được ghi, yêu cầu về số lượng, chất lượng,....
cần chuẩn bị thông cáo báo chí và viết tin bài đăng trên website thư viện
về sự kiện,...
- Quà chia tay sự kiện;
- Cảm ơn và chân thành nhận những thiếu sót trong sự kiện.
IV.

CÁC SỰ KIỆN THƯỜNG ĐƯỢC TỔ CHỨC TRONG THƯ
VIỆN
Ngày nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một hoạt động phổ biến

trong các thự viện và cơ quan thông tin. Việc tổ chức sự kiện sẽ góp phần
gây sự chú ý cho các sản phẩm, dịch vụ của thư viện, tạo sự quan tâm
hơn nữa từ phía người dùng, từ độ kích thích nhu cầu sử dụng các sản
phẩm dịch vụ của người dùng. Bên cạnh đó, các sự kiện được tổ chức
cũng có vai trò khác nhau đối với người dùng: như giúp người dùng nắm
bắt được nhanh chóng các sản phẩm, dịch vụ mới của thư viện; sử dụng
được các sản phẩm dịch vụ có chất lượng; có cơ hội giao lưu, học hỏi,
mở rộng các mối quan hệ trong công việc và cuộc sống,...
Thư viện và các cơ quan thông tin tổ chức các sự kiện như hội thảo,
hội nghị bạn đọc, các lớp tập huấn cho người làm thư viện, lễ kỷ niệm
thành lập thư viện, lễ khai trương, trưng bày, triển lãm tài liệu, các
chương trình thăm quan, tài trợ, các cuộc thi dành cho bạn đọc,...


1.

Tổ chức hội thảo chuyên đề về lĩnh vực thư viện thông tin
Là một trong những hoạt - động mà các thư viện và cơ quan thông

tin thường tiến hành. Hoạt động này sẽ giúp cho người tham gia có cơ
hội để trình bày những ý tưởng mới, đóng góp ý kiến về những vấn đề
phát sinh trong thực tiễn và những vấn đề mới cần được triển khai trong
thực hiện. Bên cạnh đó, những người tham gia cũng có cơ hội để tiếp thu
thêm những kiến thức mới trong lĩnh vực của mình. Ngoài ra việc tổ
chức hội thảo chuyên đề về lĩnh vực thư viện thông tin sẽ giúp các cơ
quan thư viện thông tin giới thiệu hình ảnh, chức năng, nhiệm vụ, cách
thức hoạt động của thư viện, cũng như các nguồn lực của thư viện như:
nguồn tài nguyên thông tin, đội ngũ người làm thư viện và các sản phẩm
và dịch vụ thông tin.
2.

Hội nghị bạn đọc
Đây là sự kiện được các cơ quan thư viện thông tin tổ chức hàng

năm nhằm trao đổi và lấy ý kiến của người dùng về chất lượng phục vụ
của thư viện, cũng như mức độ thỏa mãn về các sản phẩm dịch vụ thông
tin do thư viện cung cấp. Hội nghị cũng là cơ hội để thư viện quảng bá về
hình ảnh, các nguồn lực hiện có và các sản phẩm dịch vụ của mình để
khuyến khích người dùng sử dụng thư viện.
3.

Tổ chức các lớp tập huấn cho ngưòì làm thư viện
Mặc dù hoạt động này chỉ hướng tới đối tượng chủ yếu là những

người làm công tảc trong lĩnh vực thư viện thông tin nhưng đây cũng là
một hình thức để thư viện nâng cao hình ảnh của mình. Các cơ quan thư
viện thông tin có thể phối hợp với một số cơ quan, tổ chức khác để tập
huấn cho đội ngũ những người làm thư viện về các kiến thức, kỹ năng
mới.


4.

Lễ kỷ niệm thành lập thư viện
Hoạt động này giúp cho cơ quan thư viện thông tin củng cố và

nâng cao hơn nữa hình ảnh của mình trong quá trình hoạt động đổi với
người dùng. Đây cũng là cơ hội để thư viện tổng kết lại quá trình hoạt
động và xây dựng định hương hoạt động trong tương lai.
5.

Lễ khai trương
Các cơ quan thư viện thông tin có thể tổ chức lễ khai trương, khánh

thành thư viện mới, dịch vụ mới, xuất bản ấn phẩm mới hay lễ xây dựng
thư viện điện tử,... Đây cũng là hình thức để thư viện tạo uy tín và nâng
cao hình ảnh đối với người dùng.
6.

Tổ chức các cuộc thi
Vẽ tranh, kể chuyện theo sách, xếp sách nghệ thuật, người làm thư

viện giỏi, góc nhìn về thư viện,... Đây là những hình thức thường được
các thư viện tổ chức nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu các sách hay
đến với bạn đọc, hay giúp họ có nhìn nhận tốt hơn về các hoạt động của
thư viện, cũng như tim hiêu vê cảm nhận, suy nghĩ của bạn đọc đổi với
thư viện.
7.

Các hình thức khác như trưng bày, triển lãm tài liệu; tuyên
truyền, giới thiệu sách, báo; tổ chức Ngày hội sách
Trưng bày, triển lãm tài liệu, tuyên truyền, giới thiệu sách, báo, tổ

chức ngày hội sách là những hình thức có thể thu hút nhiều đối tượng
tham gia. Thư viện có thể sử dụng vốn tài liệu có sẵn để triển lãm hoặc
phối họp với các nhà xuất bản, phát hành hoặc với các thư viện khác để
tổ chức Ngày hội sách. Mục đích của hoạt động này nhằm quảng bá về
vốn tài liệu thư viện, kích thích nhu cầu đọc sách, báo của người dùng,
đồng thời xây dựng văn hóa đọc trong cộng đồng.


8.

Giới thiệu tài liệu mới hay mời các hoạt giả thuyết trình

Việc giới thiệu tài liệu mới hay mời các hoạt giả thuyết
trình về vấn đề mà người dùng quan tâm cũng là một biện
pháp để thu hút người dùng đến với thư viện. Hơn nữa, các
chương trình thăm quan, tài trợ, quyên góp, trao tặng cũng
thường được các thư viện tổ chức nhằm quảng bá và nâng cao
hình ảnh của thư viện đến với cộng đồng.


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×