Tải bản đầy đủ

Báo cáo quy trình mua hàng CT CP Công Nghệ NPV

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

BÁO CÁO KIẾN TẬP
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MUA HÀNG TỪ NƯỚC NGOÀI
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT

GVHD: THS. ĐÀO THỊ NGỌC
SVTH: HÀ THỊ KIỀU HẠNH
MSSV: K154080758

TP. HCM, tháng 08/2018


i


ii

MỤC LỤC


MỤC LỤC ........................................................................................................................ii
DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU..................................................................................iv
DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ .......................................................................................iv
CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ ......................................................................... v
MỞ ĐẦU .......................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM
PHƯƠNG ......................................................................................................................... 3
1.1. Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp .................................. 3
1.2. Tầm nhìn và sứ mệnh............................................................................................. 4
1.2.1. Tầm nhìn .......................................................................................................... 4
1.2.2. Sứ mệnh ........................................................................................................... 4
1.2.3. Giá trị cốt lõi.................................................................................................... 4
1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp ............................................................. 4
1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty .......................................................................... 4
1.3.2. Chức năng của các bộ phận ............................................................................. 5
1.4. Tình hình hoạt động của công ty (năm 2015 đến năm 2017) ................................ 6
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MUA HÀNG TỪ NƯỚC NGOÀI TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT ....................................... 8
2.1. Mô tả quy trình ...................................................................................................... 8
2.2. Phân tích quy trình ................................................................................................. 9
2.2.1. Đề nghị mua hàng từ các phòng ban ............................................................... 9
2.2.2. Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp ................................................................... 9
2.2.3. Lập đơn hàng ................................................................................................. 10
2.2.4. Thanh toán đơn hàng ..................................................................................... 12
2.2.5. Tổ chức thực hiện đơn hàng .......................................................................... 13


iii

2.2.6. Nhận hàng, nhập kho và lưu trữ hồ sơ .......................................................... 15
2.3. Đánh giá quy trình ............................................................................................... 16
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ................................................................. 18
KẾT LUẬN .................................................................................................................... 20
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................... 21
PHỤ LỤC ....................................................................................................................... 22
Phụ lục 1: Tờ khai hải quan cho đơn hàng điện trở xả nhôm 25/06/2018 - 1/10 ....... 22
Phụ lục 2: Tờ khai hải quan cho đơn hàng điện trở xả nhôm 25/06/2018 - 2/10 ....... 23
Phụ lục 3: Tờ khai hải quan cho đơn hàng điện trở xả nhôm 25/06/2018 - 3/10 ....... 24
Phụ lục 4: Tờ khai hải quan cho đơn hàng điện trở xả nhôm 25/06/2018 - 4/10 ....... 25
Phụ lục 5: Tờ khai hải quan cho đơn hàng điện trở xả nhôm 25/06/2018 - 5/10 ....... 26


Phụ lục 6: Tờ khai hải quan cho đơn hàng điện trở xả nhôm 25/06/2018 - 6/10 ....... 27
Phụ lục 7: Tờ khai hải quan cho đơn hàng điện trở xả nhôm 25/06/2018 - 7/10 ....... 28
Phụ lục 8: Tờ khai hải quan cho đơn hàng điện trở xả nhôm 25/06/2018 - 8/10 ....... 29
Phụ lục 9: Tờ khai hải quan cho đơn hàng điện trở xả nhôm 25/06/2018 - 9/10 ....... 30
Phụ lục 10: Tờ khai hải quan cho đơn hàng điện trở xả nhôm 25/06/2018 - 10/10 ... 31


iv

DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP Công Nghệ Nam
Phương Việt (2015 – 2017) ............................................................................................. 7
Bảng 1.2: Tỷ suất sinh lời trên doanh thu và tỷ trọng chi phí so với doanh thu của
Công ty CP CN Nam Phương Việt (2015 – 2017).......................................................... 8
DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ
Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty CP CN Nam Phương Việt ........................................ 5
Hình 2.1: Quy trình mua hàng từ nước ngoài tại CT CP CN Nam Phương Việt ........... 8
Hình 2.2: Đơn đặt hàng điện trở xả nhôm ngày 25/06/2018 ........................................ 11
Hình 2.3: Hóa đơn chiếu lệ đơn đặt hàng điện trở xả nhôm ngày 25/06/2018 ............. 12
Hình 2.4: Hóa đơn thương mại đơn hàng điện trở xả nhôm ngày 25/06/2018 ............. 13
Hình 2.5: Packing list cho đơn hàng điện trở xả nhôm ngày 25/06/2018 ..................... 14
Hình 2.6: Phiếu nhập kho điện trở xả nhôm ngày 09/07/2018 ..................................... 16


v

CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ
Airway bill: Vận đơn hàng không
Aluminum Resistor: Điện trở xả nhôm - Bộ phận giúp xả bớt năng lượng dư thừa cho
động cơ
Arrived at Sort Facility: Gói hàng đã đến một trung chuyển đến người nhận
BGĐ: Ban Giám Đốc
CN: Công nghệ
Co., Ltd: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn
CP: Cổ phần
CT: Công ty
Customs Clearance: Thông quan
Customs Declaration: Khai báo hải quan
ĐVT: Đơn vị tính
Forwarder: Công ty giao nhận vận tải
GVHD: Giảng viên hướng dẫn
KPI: Key Performance Indicator - Chỉ số đánh giá thực hiện công việc
MSSV: Mã số sinh viên
NCC: Nhà cung cấp
PI: Proforma Invoice - Hóa đơn chiếu lệ
PL: Packing List - Phiếu đóng gói
PO: Purchase Order - Đơn đặt hàng
SVTH: Sinh viên thực hiện
V: Volt – Đơn vị đo hiệu điện thế
W: Watt - Đơn vị đo công suất


1

MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Nền kinh tế thế giới hiện nay đang diễn ra trong bối cảnh toàn cầu hóa với tốc độ ngày
càng nhanh và sâu sắc. Mọi quốc gia trên thế giới đều phải tuân theo qua trình này để
bắt kịp xu hướng thế giới. Tại Hội nghị toan quốc về Đối ngoại đa phương thế kỷ 21 và
khuyến nghị chính sách đối với Việt Nam, Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã khẳng định:
“Mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, đa phương hóa, đa dạng hóa các quan hệ kinh tế đối
ngoại, xây dựng một nền kinh tế mở, hội nhập khu vực và thế giới”. Đây cũng là mục
tiêu mà Đảng và Nhà nước ta đã đề ra để thực hiện đường lối chuyển đổi nền kinh tế
của đất nước, hội nhập với nền kinh tế thế giới. Nhờ đó, hoạt động thương mại quốc tế
của Việt Nam dần có chỗ đứng trong khu vực và trên phạm vi thế giới. Trong thương
mại quốc tế, nếu xuất khẩu đem lại nguồn thu ngoại tệ cho đất nước thì hoạt động nhập
khẩu lại tác động tích cực đến sự khai thác tiềm năng tài nguyên và khoa học kỹ thuật,
tiếp thu những tiến bộ, điểm mạnh của nước ngoài. Mua sắm hàng hóa và dịch vụ từ
nước ngoài giúp thúc đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đẩy nhanh
nhịp độ tăng trưởng kinh tế, bổ sung nguồn tư liệu sản xuất, và bổ sung quỹ hàng hoá
tiêu dùng, góp phần ổn định và cải thiện đời sống nhân dân, thực hiện các mục tiêu cơ
bản về kinh tế - xã hội của đất nước. Việc nhập mua thiết bị, công nghệ tiên tiến, vật tư
để phát triển sản xuất, đặc biệt làm thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng
công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Vì vậy, quy trình nhập mua hàng hóa từ nước ngoài cần
được dành sự quan tâm, nghiên cứu để có thể phát huy những ưu điểm hiện có và cải
thiện các điểm yếu, từ đó giúp tăng cao hiệu quả mua hàng cung cấp cho sản xuất tiêu
dùng trong nước. Đề tài “Phân tích Quy trình mua hàng từ nước ngoài tại Công ty
Cổ phần Công nghệ Nam Phương Việt” được thực hiện xuất phát từ quan điểm trên.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích quy trình mua hàng từ nước ngoài tại Công
ty Cổ phần Công nghệ Nam Phương Việt, để tìm ra các điểm mạnh và yếu của quy
trình, từ đó đưa ra các kiến nghị giúp nâng cao hiệu quả mua hàng từ nước ngoài tại
công ty.
3. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện nghiên cứu, đề tài đã sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, trong
đó tác giả tổng hợp các thông tin và số liệu cần thiết kết hợp với phương pháp phân
tích, so sánh để phân tích các dữ liệu đã tổng hợp từ đó đưa ra các nhận xét và kiến
nghị phù hợp.
4. Giới hạn của đề tài


2

Do khoảng thời gian thực hiện kiến tập ngắn và khả năng nghiên cứu chưa cao nên đề
tài chưa được nghiên cứu sâu, chưa tạo nên nhiều đóng góp thực tiễn. Bên cạnh đó,
kiến thức và kinh nghiệm của tác giả còn hạn chế nên đề tài còn nhiều thiếu sót, các
thông tin và phân tích trong đề tài cần được tiếp tục nghiên cứu để hoàn thiện hơn.
5. Kết cấu của đề tài
Bên cạnh Lời mở đầu và phần Kết luận, đề tài có bố cục gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Giới thiệu chung về công ty Cổ phần Công nghệ Nam Phương Việt
Chương 2: Phân tích quy trình mua hàng từ nước ngoài tại công ty Cổ phần Công nghệ
Nam Phương Việt.
Chương 3: Nhận xét và Kiến nghị
6.Mô tả vị trí kiến tập
Để tìm hiểu các thông tin và thu thập số liệu phục vụ đề tài, tác giả đã kiến tập tại Công
ty Cổ phần Công nghệ Nam Phương Việt với vị trí Nhân viên Mua hàng thuộc phòng
Cung ứng và Logistic của công ty trong khoảng thời gian từ ngày 11/06/2018 đến ngày
28/07/2018. Tác giả có nhiệm vụ thực hiện các công việc của Bộ phận mua hàng như
nhận và xem xét nhu cầu từ các bộ phận - phòng ban, tìm kiếm và liên hệ nhà Cung
ứng, đánh giá và lựa chọn nhà Cung ứng,..


3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ
NAM PHƯƠNG
1.1. Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp
Tên tổ chức: Công ty Cổ Phần Công Nghệ Nam Phương Việt
Tên tiếng Anh: Nam Phuong Viet Technology JSC Company
Mã số thuế: 0310201404
Địa chỉ: 20A Phan Chu Trinh, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, TP Hồ Chí Minh
Tel: (84-28) 6255 8597 - 6267 1796 - 6267 7939 - 6267 5759
Fax: (84-28) 6255 8747
Email: info@namphuongviet.vn
Website: www.namphuongviet.vn
Văn phòng Hà Nội
Địa chỉ: Số 22, Ngõ 76, Phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Hà
Nội
Tel: (84-24) 3760 6715
Fax: (84-24) 3760 6719
Tel: (84-28) 3713 1089
Fax: (84-28) 3713 1098
Được thành lập năm 2010, Công ty Cổ Phần Công Nghệ Nam Phương Việt được biết
đến là nhà cung cấp chuyên nghiệp, uy tín các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao,
giải pháp kỹ thuật tối ưu cho khách hàng, đối tác trong lĩnh vực Điện công nghiệp - Tự
động hóa công nghiệp.
Từ mong muốn chuyển mình của ban lãnh đạo công ty và nhu cầu tăng cao của thị
trường, tháng 11/2013 Nam Phương Việt đã thành lập một văn phòng đại diện tại Hà
Nội để đáp ứng các nhu cầu hàng hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ cho mạng lưới
khách hàng tại các tỉnh thành miền Bắc. Đồng thời, công ty còn ý thức được nhiều cơ
hội được tạo ra trong thời kì phát triển rất mạnh của thị trường bất động sản Việt Nam
những năm gần đây.
Tháng 3/2017, sự thành lập của nhà máy Thang máy cáp, Tủ bảng điện đã tạo thêm
một dấu ấn quan trọng trong lịch sử hình thành của công ty, giúp phục vụ và cung cấp
những sản phẩm tủ điện hạ thế, tủ điện trung thế, thang và máng cáp với chất lượng
đồng nhất và tiến độ kịp thời, tạo niềm tin vững chắc cho mọi đối tác. Cùng với đội
ngũ kỹ sư được đào tạo chuyên sâu, kinh nghiệm, năng động, Nam Phương Việt luôn


4

mang đến cho khách hàng những giải pháp kỹ thuật tiên tiến, sản phẩm đa dạng, đáp
ứng tối đa nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
1.2. Tầm nhìn và sứ mệnh
1.2.1. Tầm nhìn
Phát triển để trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực điện - tự động hóa, chinh
phục niềm tin bằng sự cam kết cao nhất.
1.2.2. Sứ mệnh
Góp phần kiến tạo nền sản xuất công nghiệp theo hướng hiện đại bằng việc cải tiến
công nghệ tự động hóa trong dây chuyền sản xuất nhằm đạt hiệu suất cao hơn và gia
tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc
tế.
1.2.3. Giá trị cốt lõi


Chất lượng: Chất lượng sản phẩm và dịch vụ quyết định sự phát triển bền vững
của doanh nghiệp.



Tôn trọng: Tôn trọng pháp luật, tôn trọng khách hàng, tôn trọng lãnh đạo, tôn
trọng đồng nghiệp.



Đồng đội: Tinh thần hợp tác, chia sẻ và đoàn kết là nền tảng của văn hóa doanh
nghiệp.



Cam kết: Lợi ích của khách hàng là trên hết, lợi ích của người lao động được
quan tâm, lợi ích của cổ đông được chú trọng, đóng góp có hiệu quả vào sự phát
triển của cộng đồng.

1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp
1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty


5

Tổng Giám
đốc
Phó Tổng
Giám đốc

Phòng Kinh
doanh

Phòng Tài
chính và Kế
toán

Phòng Hành
chính và
Nhân sự

Bộ phận Sản
xuất

Phòng Cung
ứng và
Logistic

Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty CP CN Nam Phương Việt
Nguồn: Hồ sơ năng lực công ty CP CN Nam Phương Việt
1.3.2. Chức năng của các bộ phận
1.3.2.1. Tổng Giám đốc
Tổng Giám đốc điều hành mọi hoạt động hằng ngày của công ty như sản xuất, kinh
doanh, kiến nghị phương án tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty. Bên cạnh đó là
chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, hội đồng thành viên về việc thực hiện các
quyền và nghĩa vụ được giao, tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên,
hội đồng quản trị, thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
1.3.2.1. Phó Tổng Giám đốc
Phó Tổng Giám đốc giúp Tổng Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của
công ty, chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm
trước Tổng Giám đốc về hiệu quả các hoạt động. Phó Tổng Giám đốc được quyền thay
Tổng Giám đốc giải quyết những công việc theo giấy uỷ quyền của Tổng Giám đốc và
phải báo cáo lại những công việc đã giải quyết với Tổng Giám đốc.
1.3.2.3. Phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh ngắn hạn,
trung hạn và dài hạn, tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để
hoàn thành ngân sách năm, kế hoạch công việc của Phòng đã được phê duyệt từng thời
kỳ. Một vai trò quan trọng của Phòng Kinh doanh là tìm kiếm, duy trì và phát triển mối


6

quan hệ với khách hàng, chăm sóc khách hàng theo chính sách của Công ty, thu thập
và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định.
1.3.2.4. Phòng Tài chính và Kế toán
Phòng Tài chính và Kế toán giúp công ty thực hiện chức năng hoạch toán, quản lý
thông tin kinh tế, kiểm soát tài chính kế toán, quản lý và sử dụng vốn ngân sách và các
nguồn vốn huy động, tổng hợp báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo quy định
trình Tổng Giám đốc duyệt.
1.3.2.5. Phòng Hành chính và Nhân sự
Phòng Hành chính và Nhân sự có vai trò xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển
nguồn nhân lực và các chế độ chính sách nhân sự, lập kế hoạch tuyển dụng và dự trù,
phân tích ngân sách tuyển dụng, đánh giá thành tích, đánh giá năng lực, quản lý mối
quan hệ nhân sự cùng với lương thưởng và phúc lợi. Phòng nhân sự và hành chính là là
cầu nối giữa Ban TGĐ và Người lao động.
1.3.2.6. Bộ phận Sản xuất
Bộ phận Sản xuất tham mưu cho Ban Giám đốc công ty trong công tác hoạch định tổ
chức sản xuất, bố trí nguồn nhân lực phù hợp nhằm đảm bảo kế hoạch mục tiêu của
công ty theo tháng/ quý/ năm, khai thác và vận hành hiệu quả hệ thống dây chuyền
công nghệ của công ty hướng tới chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu khách hàng và tiết
kiệm nguyên liệu.
1.3.2.7. Phòng Cung ứng và Logistic
Phòng Cung ứng và Logistic quản lý đặt hàng, doanh mục hàng hóa sản xuất kinh
doanh và công việc xuất nhập khẩu gồm các nghiệp vụ ngoại thương, chất lượng hàng
hóa xuất nhập khẩu, điều hành kho bãi và vận chuyển hàng, cùng với việc kiểm soát
tình trạng tồn kho hàng hóa, tăng vòng quay hàng tồn kho kết hợp đảm bảo tiến độ
cung cấp hàng hóa cho khách hàng.
1.4. Tình hình hoạt động của công ty (năm 2015 đến năm 2017)
Để phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP CN Nam Phương Việt, đề
tài sẽ tiến hành phân tích doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty trong khoảng thời
gian 2015 - 2017, cụ thể như Bảng 1.1.


7

ĐVT: Việt Nam đồng
2015

2016

2017

Doanh thu

27,490,037,240

34,246,244,314 24.58%

49,217,364,518

43.72%

Chi Phí

21,677,268,866

26,341,238,752 21.51%

34,430,007,349

30.71%

Lợi Nhuận

5,812,768,374

7,905,005,562

14,787,357,169

87.06%

35.99%

Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP Công Nghệ Nam
Phương Việt (2015 – 2017)
Nguồn: Phòng Tài chính và Kế toán
Nhìn chung, hoạt động kinh doanh của công ty từ 2015 đến 2017 khá ổn định, doanh
thu, chi phí và lợi nhuận của công ty đều có sự gia tăng với tốc độ tăng trưởng của năm
sau cao hơn năm trước.
Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ việc kinh doanh thiết bị điện công nghiệp và thi
công các dự án, công trình. Năm 2016, doanh thu của công ty tăng 24.58% so với năm
2015 và năm 2017 doanh thu tăng 43.72% so với năm 2016. Sự gia tăng doanh thu cho
thấy đội ngũ nhân viên kinh doanh của công ty làm việc ngày càng hiệu quả, bên cạnh
duy trì các khách hàng hiện có, công ty còn đẩy mạnh tìm kiếm và xây dựng quan hệ
với khách hàng mới để mở rộng thị phần.
Năm 2016 chi phí tăng 21.51% so với 2015 và năm 2017 gia tăng 30.71% so với 2016.
Chi phí tăng xuất phát từ gia tăng trong giá vốn hàng bán, chi phí phục vụ hoạt động
kinh doanh,... tốc độ gia tăng chi phí thấp hơn tốc độ gia tăng của doanh thu cho thấy
việc gia tăng chi phí không phải là dấu hiệu xấu do quản trị chưa tốt về chi phí, mà là
do mở rộng hoạt động kinh doanh.
Lợi nhuận của công ty trong năm 2016 tăng 35.99% so với năm 2015 và lợi nhuận của
năm 2017 gia tăng 87.06% so với lợi nhuận của 2016. Tốc độ tăng trưởng của lợi
nhuận rất cao, và cao hơn của doanh thu cùng chi phí thể hiện việc hoạt động kinh
doanh của công ty đang được quản trị rất tốt. Bên cạnh đó, tỷ suất lợi nhuận gia tăng
qua các năm và chi phí trên tổng doanh thu giảm cũng góp phần giúp gia tăng lợi
nhuận. Tỷ suất sinh lời trên doanh thu qua các năm (2015, 2016, 2017) lần lượt là
21.14%, 23.08% và 30.04% được thể hiện trong Bảng 1.2.


8

2015

2016

2017

Chi phí/ Doanh thu

78.86%

76.92%

69.96%

Lợi nhuận/ Doanh thu

21.14%

23.08%

30.04%

Bảng 1.2: Tỷ suất sinh lời trên doanh thu và tỷ trọng chi phí so với doanh thu của
Công ty CP CN Nam Phương Việt (2015 – 2017)
Nguồn: Phòng Tài chính và Kế toán
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MUA HÀNG TỪ NƯỚC NGOÀI TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT
Trong phần này sẽ trình bày quy trình mua điện trở xả nhôm từ công ty Shenzhen Sikes
Electric Co., Ltd (Quảng Đông, Trung Quốc) thực tế tại công ty theo PO ngày
25/06/2018.
2.1. Mô tả quy trình
Các phòng ban

Đề nghị mua hàng

Bộ phận Mua hàng

Lựa chọn nhà cung cấp

Bộ phận Mua hàng

Lập đơn đặt hàng

Phòng Tài chính
và kế toán

Thanh toán

Phòng Cung ứng
và Logistic

Tổ chức thực hiện đơn
hàng

Bộ phận Kho

Nhập kho và lưu trữ hồ


Hình 2.1: Quy trình mua hàng từ nước ngoài tại CT CP CN Nam Phương Việt
Nguồn: Phòng Cung ứng và Logistic


9

Quy trình mua hàng nước ngoài tại Nam Phương Việt gồm 6 bước, bắt đầu từ đề nghị
mua hàng từ các phòng ban có nhu cầu hàng hóa, vật tư. Bộ phận Mua hàng dựa trên
yêu cầu về hàng hóa để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và lập đơn đặt hàng. Sau khi
nhận được xác nhận của nhà cung cấp, Phòng Tài chính và Kế toán tiến hành thanh
toán để Bộ phận Mua hàng tiếp tục tổ chức thực hiện đơn hàng. Khi hàng hóa được vận
chuyển đến kho của công ty, Bộ phận Kho nhận hàng, kiểm tra và nhập kho, bảo quản
hàng hóa để cung cấp cho bộ phận khác khi cần thiết.
2.2. Phân tích quy trình
2.2.1. Đề nghị mua hàng từ các phòng ban
Các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư/nguyên liệu để phục vụ hoạt động sản xuất kinh
doanh lập đề nghị mua hàng cho Phòng cung ứng. Từ đề xuất mua hàng, Trưởng phòng
Cung ứng và Logistic sẽ chỉ định Nhân viên Mua hàng thực hiện tìm kiếm, lựa chọn
nhà cung cấp.
Ngày 21/6/2018 phòng Cung ứng và Logistic nhận được Đề xuất đặt điện trở xả nhôm
từ Phòng Kinh doanh và Bộ phận Sản xuất thông qua email với đề xuất cụ thể như sau:
-

Phòng Kinh doanh:



Điện trở xả nhôm 1000W - 20R : 10 cái



Điện trở xả nhôm 1000W - 50R : 10 cái



Điện trở xả nhôm 500W - 100R : 10 cái

-

Bộ phận Sản xuất:



Điện trở xả nhôm 100W - 750R:50 cái.



Điện trở xả nhôm 300W - 400R: 20 cái.



Điện trở xả nhôm 500W - 50R: 1 cái



Điện trở xả nhôm 1500W-12R: 3 cái



Điện trở xả nhôm 2000W - 8R: 4 cái

2.2.2. Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp
2.2.2.1. Thu thập thông tin về nhà cung cấp
Nhân viên Mua hàng xem xét hồ sơ của nhà cung cấp (nếu có) và thông tin trên
Internet, báo, trung tâm thông tin… rồi liên hệ trực tiếp nhà cung cấp, người bán để
trao đổi thông tin, gửi yêu cầu báo giá.
2.2.2.2. Giai đoạn lựa chọn


10

Nhân viên Mua hàng phân tích và đánh giá những ưu điểm và nhược điểm của từng
nhà cung cấp dựa trên thông tin thu được và lập danh sách các nhà cung cấp đạt yêu
cầu so với các tiêu chuẩn đặt ra để chọn nhà cung cấp chính thức.
2.2.2.3. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Trong giai đoạn này, nhiều bước phải được thực hiện trong mối quan hệ chặt chẽ. Bước
trước đó là nền tảng cho bước tiếp theo, bao gồm:
+ Giai đoạn chuẩn bị
+ Giai đoạn tiếp xúc
+ Giai đoạn thương lượng
+ Giai đoạn kết thúc đàm phán - Ký hợp đồng cung ứng
+ Giai đoạn rút kinh nghiệm
Sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, các bên tổ chức việc thực hiện hợp đồng.
Trong quá trình này luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn. Nếu nhà cung
cấp đáp ứng các yêu cầu thì đặt mối quan hệ lâu dài. Nếu nhà cung cấp không đáp ứng
các yêu cầu, chọn một nhà cung cấp khác.
Đối với mặt hàng điện trở xả nhôm, Công ty CP Nam Phương Việt đã làm việc và có
mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp là Công ty TNHH Shenzhen Sikes Electric. Do
đó bước tìm kiếm và lựa chọn NCC được bỏ qua, Nhân viên Mua hàng trực tiếp gửi
Đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, hai bên thỏa thuận, đồng ý và mua theo quy định.
2.2.3. Lập đơn hàng
Khi Ban lãnh đạo chấp thuận NCC và đồng ý mua hàng, Nhân viên Mua hàng thực
hiện lập Purchase Order và gửi cho NCC hoặc liên hệ với NCC để xác định giao dịch
mua, sau đó gửi cho Ban Giám đốc để xem và ký Purchase Order.
Ngày 25/06/2018 Bộ phận Mua hàng tiến hành lập Đơn đặt hàng (Purchase Order) gửi
cho NCC sau khi được xét duyệt bởi Tổng Giám đốc và yêu cầu NCC gửi hóa đơn
chiếu lệ (Proforma invoice)


11

Hình 2.2: Đơn đặt hàng điện trở xả nhôm ngày 25/06/2018
Nguồn: Phòng Cung ứng và Logistic


12

Hình 2.3: Hóa đơn chiếu lệ đơn đặt hàng điện trở xả nhôm ngày 25/06/2018
Nguồn: Phòng Cung ứng và Logistic
2.2.4. Thanh toán đơn hàng
Sau khi xác nhận đơn hàng, đàm phán và thống nhất cách thức, thời hạn thanh toán và
giá trị đơn hàng, Phòng Cung ứng và Logistic thông báo cho bộ phận Tài chính - Kế
toán để tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
Đối với đơn hàng điện trở xả nhôm theo PO ngày 25/06/2018, Bộ phận Mua hàng
thống nhất với nhà cung cấp Shenzhen SIKES sử dụng Incoterm 2010 theo phương
thức EXW, vận chuyển bằng đường hàng không, vận chuyển toàn bộ đơn hàng 1 lần và
thanh toán 100% trước khi vận chuyển.


13

Ngày 25/06/2018 Phòng Tài chính và Kế toán thực hiện các thủ tục thanh toán theo
thoả thuận thanh toán với nhà cung cấp và nhận được hóa đơn thương mại vào ngày
28/06/2018.

Hình 2.4: Hóa đơn thương mại đơn hàng điện trở xả nhôm ngày 25/06/2018
Nguồn: Phòng Tài chính và Kế toán
2.2.5. Tổ chức thực hiện đơn hàng
Nhân viên Phòng Cung ứng và Logistic gồm Nhân viên Mua hàng và Thủ kho sẽ thực
hiện một loạt các nhiệm vụ tương ứng tùy vào Hợp đồng/ Đơn đặt hàng như kiểm tra
các chứng từ, hồ sơ của nhà cung cấp so với Đơn đặt hàng, giám sát quá trình hàng
được vận chuyển, thông quan, ký chứng từ cần thiết, viết mã hàng hóa và hiệu chỉnh
vào sổ sách lưu kho, kiểm tra hóa đơn, tờ khai, thuế nhập khẩu,... tiến hành rà soát toàn
bộ quá trình cung cấp hàng hóa. Việc thực hiện thông quan và các thủ tục khác đối với
hàng hóa nhập khẩu tại Nam Phương Việt được hỗ trợ bởi bên thứ 3 là công ty
forwarder.


14

Hợp đồng mua hàng/ Đơn đặt hàng được Bộ phận Mua hàng chuyển cho Thủ kho và
Kế toán để chuẩn bị Phiếu nhập kho cùng các giấy tờ cần thiết. Bộ phận Mua hàng liên
hệ với Nhà cung cấp để xác định thời điểm nhập khẩu, thông báo cho người quản lý
kho hàng và bộ phận liên quan để chuẩn bị nhận hàng.
Bên cạnh hóa đơn thương mại, Phòng Cung ứng và Logistic cũng nhận được Packing
List cho đơn hàng điện trở xả nhôm từ NCC vào ngày 28/6/2018 cùng với thông báo
hàng sẽ được phát vào ngày 30/6/2018. Nhân viên Mua hàng có thể nắm rõ chi tiết quá
trình vận chuyển hàng hóa từ kho của nhà cung cấp đến khi nhận được hàng tại kho
của mình gồm các bước như Arrived at Sort Facility, Customs Clearance, Customs
Declaration,.... thông qua mã số Airway bill và kênh trực tuyến được cung cấp bởi nhà
vận chuyển là DHL.
Quy trình nhập khẩu và thông quan cho đơn hàng này được hỗ trợ thực hiện bởi công
ty forwarder ICB Global. Khi lô hàng được vận chuyển đến thành phố Hồ Chí Minh
vào ngày 06/07/2018, nhân viên mua hàng gửi các thông tin và chứng từ liên quan cho
công ty forwarder để làm thủ tục thông quan, đóng thuế nhập khẩu và nhận được tờ
khai hải quan vào cùng ngày.

Hình 2.5: Packing list cho đơn hàng điện trở xả nhôm ngày 25/06/2018
Nguồn: Phòng Cung ứng và Logistic


15

2.2.6. Nhận hàng, nhập kho và lưu trữ hồ sơ
Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho của công ty, Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra
hàng hóa nhận được, Nếu hàng hóa đáp ứng đúng quy cách thì tiến hành nhập
kho, viết mã hàng hóa và hiệu chỉnh vào sổ sách lưu kho. Nếu không, bộ phận kho
phải ngay lập tức thông báo cho Nhân viên Mua hàng để làm việc với Nhà cung cấp
thay thế/ sửa đổi.
Trường hợp trả hàng cho nhà cung cấp thì nhân viên thu mua sẽ làm đề nghị trả hàng
theo quy định của hợp đồng/ thỏa thuận ban đầu giữa các bên. Khi trả hàng cho Nhà
cung cấp, Nhân viên Mua hàng phải ký xác nhận về số lượng/ chất lượng/ điều kiện
hàng hóa khi trả hàng.
Sau khi hoàn thành nhập hàng, Thủ kho và các phòng ban liên quan ký vào biên bản
nghiệm thu, bàn giao, tiếp nhận vật tư theo quy định. Sau khi nhập kho, bộ phận kho có
trách nhiệm bảo quản (tùy theo tính chất của từng loại vật tư, hàng hóa), cấp vật tư cho
các bộ phận có nhu cầu.
Phòng Tài chính và Kế toán cùng Thủ kho thu thập, lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan
liên quan đến việc mua hàng tại Phòng Cung ứng và Logistic/ Phòng Tài chính và Kế
toán theo chức năng công việc trong thời hạn 5 năm, bao gồm:
+ Đề xuất mua hàng
+ Hợp đồng mua hàng/ Đơn đặt hàng
+ Giấy chứng nhận số lượng/ chất lượng/ trọng lượng của hàng hóa nhập khẩu
+ Chứng từ tạm ứng (nếu có)
+ Tờ khai hải quan
+ Phiếu nhập kho
+ Các tài liệu khác theo quy chế quản lý tài chính của Công ty.


16

Hình 2.6: Phiếu nhập kho điện trở xả nhôm ngày 09/07/2018
Nguồn: Phòng Cung ứng và Logistic
2.3. Đánh giá quy trình
Theo quy trình mua hàng nước ngoài của công ty Nam Phương Việt, Nhân viên Mua
hàng tiến hành tìm kiếm và lựa chọn nhà Cung ứng sau khi nhận được yêu cầu mua
hàng của các phòng ban khác. Điều này giúp việc cung ứng luôn đáp ứng đúng số
lượng và quy cách, phẩm chất mà khách hàng hay nhu cầu nội bộ công ty yêu cầu,
không cần thực hiện dự báo, tránh việc cung ứng dư thừa không cần thiết từ đó giúp
tiết kiệm được nhiều chi phí và làm quy trình đơn giản hơn. Tuy nhiên việc này cũng
dẫn đến bất cập là không thể đáp ứng ngay lập tức nhu cầu vì nhu cầu cần được đáp
ứng thông qua các bước tiếp theo của quy trình mà không có sẵn tồn kho ngay khi nhu
cầu phát sinh, bên cạnh đó là tính linh hoạt bị hạn chế, trong khi nhu cầu thực tế của


17

khách hàng, của bộ phận sản xuất trong thực tế có thể thay đổi so với yêu cầu mua
hàng ban đầu.
Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà Cung ứng tại công ty được thực hiện nghiêm ngặt là
một trong những yếu tố giúp công ty đặt được thành công trong lĩnh vực điện công
nghiệp và tự động hóa vì đảm bảo nguồn nguyên vật liệu đầu vào đạt được những tiêu
chuẩn, yêu cầu kỹ thuật nhất định của sản phẩm đầu ra có vai trò rất quan trọng. Và
duy trì mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn giúp các đơn đặt hàng
tiếp theo được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Khác với mua hàng trong nước tại chính công ty Nam Phương Việt khi việc thanh toán
thường được thanh toán chậm từ 10 ngày đến 1 hay 2 tháng tùy theo mối quan hệ và
giá trị đơn hàng, thanh toán trong mua hàng nước ngoài thường được tiến hành một
phần hoặc toàn bộ trước khi nhà cung cấp thực hiện giao hàng. Mặc dù gây áp lực cho
bộ phận tài chính vì phải thực hiện trả trước, giá cả hàng hóa trả trước thường rẻ hơn
giá cả hàng hóa trả sau.
Tổ chức thực hiện đơn hàng trong quy trình mua hàng nước ngoài được tiến hành với
sự tham gia của công ty forwarder giúp cắt giảm đáng kể khối lượng công việc đối với
Phòng Cung ứng và Logistic, giúp Nhân viên Mua hàng có thời gian để thực hiện các
đơn hàng khác mà không phải dành quá nhiều thời gian để theo dõi tiến độ cung ứng
của một đơn hàng. Công ty từ đó có thể giảm chi phí và rủi ro trong giao nhận nước
ngoài vì không phải tốn chi phí đầu tư cho nhân viên lo liệu về việc đặt chỗ ở hãng tàu
các công ty forwarder có chuyên môn, cơ sở vật chất,.. chuyên biệt cho việc giao nhận
giúp việc cung ứng nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Bước cuối cùng của quy trình là nhận hàng, nhập kho và lưu trữ hồ sơ là bước có sự
tham gia, giám sát của nhiều bộ phận nhất. Việc này không chỉ đảm bảo hàng hóa nhận
được đúng về số lượng và chất lượng so với đơn đặt hàng và đề nghị mua hàng ban đầu
mà còn giúp kiểm soát hàng tồn kho và tạo cơ sở để đối chiếu nếu có phát sinh sai sót
về sau.
Quy trình mua hàng từ nước ngoài tại công ty CP CN Nam Phương Việt bao gồm
nhiều bước liên hệ chặt chẽ với nhau với sự tham gia của nhiều phòng ban, nhiều bộ
phận, giúp quy chuẩn hóa các bước công việc mua hàng phức tạp, dễ tổ chức và gắn
kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất, làm tăng cao khả năng cải tiến
để tăng năng suất và chất lượng mua hàng, góp phần làm tăng năng suất và quy mô sản
xuất, kinh doanh. Việc mua hàng theo quy trình còn giúp ứng phó khi khủng hoảng
nhân sự vì đã có quy trình công việc cụ thể nên rất dễ đào tạo cho người mới, tạo quy
chuẩn về yêu cầu chuyên môn trong tuyển dụng nhân sự.
Tuy nhiên khi bắt buộc làm việc theo quy trình có thể gây nên rắc rối, rườm rà về thủ
tục hành chính làm tiêu tốn thời gian và nguồn lực không cần thiết, dễ dẫn đến tắc
nghẽn, đổ vỡ khi trong quy trình có một bước không được thực hiện hoặc chậm trễ sẽ


18

dẫn tới các bước sau không thực hiện được hoặc bị chậm trễ theo. Một vài sai sót nhỏ
trong quá trình truyền đạt thông tin từ bộ phận này sang bộ phận khác có thể dẫn đến
hậu quả không mong muốn, làm chậm việc cung ứng hàng hóa, vật tư cho các phòng
ban có nhu cầu cũng như các hoạt động khác của công ty như sản xuất, bán hàng,..
Hoặc nếu có mua hàng mà việc quản trị không tốt thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới
quá trình sản xuất và cung cấp hàng hóa cho khách hàng.
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
Mua hàng từ nước ngoài theo quy trình tại công ty CP CN Nam Phương Việt giúp hoạt
động cung ứng được diễn ra hiệu quả và hợp lý, làm tăng năng suất chung cho hoạt
động sản xuất kinh doanh thường nhật của công ty. Để đạt được điều đó, tất cả các
bước trong quy trình phải luôn được thực hiện một cách chính xác, đúng tiến độ bởi
phòng ban và nhân viên được phân công tránh sai sót và chồng chéo công việc. Việc
này còn có thể giúp doanh nghiệp thực hiện việc kiểm tra chéo và đánh giá KPI giữa
các nhân viên liên quan với nhau.
Cụ thể, tác giả nhận thấy Phòng Cung ứng và Logistic của Nam Phương Việt cần có
quyền và cũng là vai trò chủ động hơn vì đây là bộ phận nắm rõ nhất tình hình cung
ứng trong công ty. Phòng Cung ứng và Logistic cần thực hiện dự báo nhu cầu của
khách hàng và nội bộ công ty dựa trên các số liệu cùng kỳ, các biến động của thị
trường,… để chủ động thực hiện mua hàng, vận chuyển hàng hóa đến các kho nội bộ
mà không cần chờ đề xuất mua hàng cụ thể từ các bộ phận khác mới tiến hành cung
ứng. Mua hàng theo dự báo chứ không theo nhu cầu thực tế có thể mang rủi ro, tuy
nhiên rút ngắn thời gian chờ đáp ứng nhu cầu hàng hóa của khách hàng, nhu cầu vật tư
để sản xuất đóng vai trò rất quan trọng trong thị trường ngày càng cạnh tranh.
Phương thức tìm kiếm và lựa chọn NCC hiện tại là điểm mạnh mà Bộ phận Mua hàng
cần duy trì phát huy vì việc lựa nhà Cung ứng nghiêm ngặt đã cho thấy các kết quả tốt
khi hàng hóa mua từ nước ngoài tại công ty trong 3 năm 2015 đến 2017 luôn đáp ứng
tốt yêu cầu và chưa có trường hợp phải đổi trả hàng hóa giao nhận.
Tuy nhiên, Bộ phận Mua hàng cần có những đàm phán tốt hơn với nhà Cung ứng nước
ngoài để đạt được những lợi thế về thanh toán. Phương thức trả trước hiện tại tạo nên
áp lực lớn cho bộ phận tài chính vì phải chuẩn bị nguồn lực để thanh toán cho NCC,
việc này cho thấy vị thế của Nam Phương Việt với nhà cung cấp nước ngoài chưa thực
sự lớn, và cần có các biện pháp để gia tăng mối quan hệ, niềm tin giữa hai bên như
thường xuyên gặp mặt để trao đổi về tình hình kinh doanh sản xuất, đến thăm nhà máy
sản xuất, giao lưu giữa nhân viên các bên,...
Bên cạnh đó, tác giả nhận thấy việc sử dụng bên thứ 3 trong nhận hàng mua nước
ngoài tại công ty nên được duy trì vì các công ty forwarder là những đơn vị hoạt động


19

chuyên nghiệp trong ngành, có quan hệ tốt với hãng tàu, hải quan… Mặc dù phải trả
phí cho bên thứ 3 nhưng sẽ giúp công ty tiết kiệm được nhiều chi phí khác bên cạnh
tiết kiệm thời gian, nguồn nhân lực, và giảm rủi ro, đảm bảo chất lượng vận tải.
Ngoài ra, số liệu ở các bước thực hiện phải được ghi nhận đầy đủ, kịp thời phục vụ cho
việc thống kê đánh giá. Ví dụ, thời gian giao hàng dự kiến và thời gian giao hàng thực
tế phải được thống kê đầy đủ để đánh giá năng lực thực hiện đơn hàng của NCC hoặc
tương tự với tình trạng hàng hóa (số lượng thực giao và số lượng hàng trả lại…). Từ
đó đạt được mục tiêu hàng đầu của quy trình mua hàng nước ngoài tại công ty là kiểm
soát hoạt động mua hàng sao cho mua được hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời,
cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng
tốt, giá cả hợp lý.


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×