Tải bản đầy đủ

Xác định điểm mạnh điểm yếu đối với nhà quản trị dự án để tìm cách nâng cao kỹ năng quản lý dự án

XÁC ĐỊNH ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐỂ
TÌM CÁCH NÂNG CAO KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Có rất nhiều định nghĩa về dự án. Dự án là một chuỗi các hoạt động trong một khoảng
thời gian nhất định để hoàn thành 01 mục tiêu, kết quả nào đó. Hay dự án là một quá trình
gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu
đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.
Dù định nghĩa khác nhau nhưng có thể rút ra một số đặc trưng cơ bản của khái niệm dự
án như sau:
• Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng. Mỗi dự án thể hiện một hoặc một nhóm nhiệm vụ
cần được thực hiện với một bộ kết quả xác định nhằm thoả mãn một nhu cầu nào đó. Dự án
cũng là một hệ thống phức tạp nên cần được chia thành nhiều bộ phận khác nhau để thực
hiện và quản lý nhưng phải đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và việc hoàn
thành với chất lượng cao.
• Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn. Nghĩa là, giống như các
thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu
và kết thúc.
• Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý
chức năng với quản lý dự án… Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như
chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà
nước... Tuỳ theo tính chất và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên
là khác nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thường xuyên có

quan hệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ
phận không giống nhau. Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường
xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác.
• Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ). Khác với quá trình sản
xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà
có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất. Lao động đòi hỏi
kỹ năng chuyên môn cao, nhiệm vụ không lặp lại…
1


• Môi trường hoạt động “va chạm”. Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau cùng một
nguồn lực khan hiếm của một tổ chức. Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các bộ phận chức
năng khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị... Một số trường hợp, các thành viên quản lý dự án
thường có hai thủ trưởng trong cùng một thời gian nên sẽ gặp khó khăn không biết thực
hiện

quyết

định

nào

của

cấp

trên

khi

hai

lệnh

mâu

thuẫn

nhau.


• Tính bất định và độ rủi ro cao. Hầu hết các dự án đòi hỏi lượng tiền vốn, vật tư và lao
động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt khác, thời gian đầu tư
và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao.
Nhìn sơ đồ sau ta có thể thấy được quy trình của một dự án:
Hình 01: Quy trình thực hiện dự án

Tất cả các dự án bao giờ cũng có một người đứng đầu gọi là: Người quản lý dự án. Đây
là người chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án, có vai trò chủ chốt trong việc xác
định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện
có hiệu lực và hiệu quả. Cũng giống như việc ta tiến hành xây một căn nhà. Có người xây
trong thời gian ngắn, chi phí được giảm thiểu, tốn ít nhân lực mà căn nhà vẫn đẹp, công việc
vẫn gọn gàng, ngăn nắp. Ngược lại cũng có những người xây mãi không xong, tính toán
không kỹ dẫn đến việc thiếu chỗ nọ, thừa chỗ kia. Từ đó có thể thế vai trò vô cùng quan
trọng của người quản lý dự án. Họ biết theo dõi và quản lý sát sao các công việc, có thể ứng
biến và giải quyết công việc và các tình huống xảy ra sao cho vẹn toàn nhất. Để thực hiện
được một dự án thành công, người quản trị dự án cũng phải có những kỹ năng cơ bản phù
hợp với yêu cầu của công việc quản trị dự án.
Vậy nhà quản trị cần có những kỹ năng gì để có thể là nhà quản trị tốt? Theo tôi, nhà
quản trị giỏi phải có một số kỹ năng cơ bản như sau:
Kỹ năng hoạch định chiến lược.

2


Một chiến lược muốn đi vào hiệu quả thì vai trò của người hoạch định chiến lược là vô
cùng quan trọng. Hoạch định chiến lược là quá trình liên kết tất cả mọi nỗ lực của tổ chức
để đạt được mục tiêu đã đề ra. Trong quản lý dự án, việc hoạch định chiến lược có thể nói là
kỹ năng quan trọng nhất, là kim chỉ nam dẫn đường cho mọi hoạt động. Hoạch định chiến
lược ở đây không giống như việc hoạch định chiến lược của một nhà lãnh đạo. Các nhà lãnh
đạo hoạch định tầm nhìn, tạo ra giá trị chung, còn nhà quản trị dự án hoạch định chiến lược
triển khai để thực hiện một mục tiêu cụ thể. Đối với một dự án, bất kể là dự án to hay nhỏ
thì đều có điểm chung là sau khi thực hiện xong dự án, chúng ta phải đạt được một kết quả
nào đó. Có thể thấy chiến lược triển khai như thế nào sẽ quyết định độ lớn và độ phức tạp
của dự án, quyết định cho mọi hoạt động còn lại của dự án.
Kỹ năng phân tích
Việc phân tích dự án sẽ giúp cho nhà quản trị đưa ra được đâu là điểm mấu chốt của dự
án, khâu nào trong dự án là quan trọng nhất và ảnh hưởng nhiều đến kết quả thực hiện. Từ
đó, nhà quản trị phân chia thời gian và nguồn lực vào từng khâu cho hợp lý để đạt kết quả
tốt nhất cho từng khâu. Ta có thể chia dự án thành các kế hoạch như sau:
Hình 02: Phân chia kế hoạch của dự án

Kỹ năng phân tích là kỹ năng không chỉ dừng lại ở giai đoạn đầu tiên mà nó là vô cùng
cần thiết, thông suốt toàn bộ dự án. Nhà quản trị dự án đôi khi không phải là người nắm quá
rõ về chuyên môn, nhưng bắt buộc phải là người có óc phân tích hoàn hảo. Bằng bằng khả
năng phân tích logic và phán đoán tình huống, nhà quản trị từ đó sẽ biết được công việc
đang thực hiện tốt hay không, có đạt được kết quả hay không và kết quả đó như thế nào?

3


Khi nhận thấy dấu hiệu bất lợi, nhà quản trị dự án từ đó sẽ phối hợp với các chuyên gia để
tìm ra cách giải quyết vấn đề một cách thấu đáo nhất.
Kỹ năng xây dựng, quản lý nhóm.
Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc
theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo
nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa, chẳng ai
có thể cáng đáng hết mọi việc.
Trong quản lý dự án, sau khi dự án đã được phân tích và phân chia thành các khâu riêng
biệt thì nhân sự thực hiện các khâu riêng biệt đó là những ai? Lúc này, nhà quản trị dự án
cần phải thể hiện kỹ năng xây dựng và quản lý nhóm của mình. Với những dự án nhỏ, đôi
khi một người có thể làm một khâu hoặc kiêm nhiệm nhiều khâu. Đối với những dự án lớn,
nhiều khi, phải một nhóm rất đông người mới có thể thực hiện được một khâu. Nhà quản trị
dự án phải biết được mức độ quan trọng và độ khó của khâu đó để bố trí nhân sự sao cho
hợp lý. Sẽ có bao nhiêu nhóm thực hiện? Nhóm thực hiện gồm mấy người và ai làm việc gì?
Việc bố trí nhóm và nhân sự trong nhóm phải phù hợp với cấu trúc dự án và phù hợp với
năng lực của các thành viên. Điều này là rất quan trọng. Dự án muốn thực hiện suôn sẻ và
đúng như mong muốn ban đầu cần phải có người thực hiện có năng lực phù hợp để thực
hiện việc đó. Nhà quản trị dự án phải luôn nhớ nguyên tắc cơ bản của xây dựng và quản lý
nhóm: Đúng người, đúng việc.
Kỹ năng quản lý thời gian.
Dù thế nào đi nữa thì cho đến cuối cùng, quản lý thời gian vẫn là vấn đề lựa chọn. Nếu
chọn lựa tốt sẽ mang lại kết quả tốt và ngược lại, việc sử dụng thời gian không hợp lý sẽ dẫn
đến kết quả: hoặc là quá tải về công việc, hoặc là không có việc gì để làm. Chỉ cần một khâu
trong việc quản lý thời gian không tốt sẽ làm ảnh hưởng đến tất cả các khâu khác, khiến dự
án bị ngừng trệ dẫn đến việc sai hẹn với khách hàng. Việc quản lý thời gian tưởng chừng
như đơn giản nhưng đó lại là một vấn đề vô cùng phức tạp mà các nhà quản trị dự án phải
có.

4


Kỹ năng lãnh đạo, thuyết phục, truyền thông.
Để nói đến kỹ năng lãnh đạo, thuyết phục, truyền thông, có thể khẳng định đây gần như
là kỹ năng quan trọng nhất mà một nhà quản lý dự án phải có. Để nói về kỹ năng lãnh đạo,
trước hết theo định nghĩa thông thường, một nhà lãnh đạo phải có những phẩm chất gì?
- Khả năng gây ảnh hưởng đến người khác.
- Khả năng khơi dậy sự tự tin.
- Tính kiên định
- Tính đáng tin cậy.
- Lòng chính trực.
- Một quá trình phấn đấu và thành công.
- Công bằng.
- Biết lắng nghe.
- Nhất quán.
- Quan tâm chân thành đến người khác.
- Bộc lộ sự tin tưởng vào tập thể.
- Đánh giá công trạng đúng người.
- Sát cánh bên tập thể.
- Cung cấp thông tin kịp thời cho tập thể.
Đối với mỗi dự án bao giờ cũng có rất nhiều các bên liên quan. Mỗi bên chỉ phải chịu
một phần trách nhiệm của dự án nhưng nhà quản trị dự án phải chịu trách nhiệm cho toàn bộ
dự án. Nhà quản trị dự án là người đứng giữa, và làm cầu nối giữa các bên liên quan. Có
làm việc tốt với tất cả các bên thì dự án mới có thể hoạt động thông suốt. Vậy thì trong vai
trò là một nhà quản trị dự án, với các bên phải luôn đảm bảo:
Đối với lãnh đạo, nhà quản trị trước hết phải thuyết phục được lãnh đạo về sự hiệu quả
của các phương án đưa ra. Các lãnh đạo cấp cao khi thấy được sự hiệu quả của dự án mới có
thể ra quyết định phê duyệt phương án. Đối với bên yêu cầu, nhà quản trị cần thuyết phục
được họ về tính khả thi của dự án và lợi ích mà họ nhận được. Ngoài việc hoạch định, phân
5


tích dự án một cách khoa học và chuyên nghiệp, kỹ năng thuyết phục sẽ giúp nhà quản trị
ban đầu lấy được lòng tin từ phía lãnh đạo và bên yêu cầu. Đây là điều kiện cần để dự án có
thể đi vào hoạt động.
Đối với các bên liên quan, họ có thể là những người ở phòng ban khác, những nhà cung
cấp, các cơ quan chính phủ…Tất cả họ đều có liên quan một cách trực tiếp hay gián tiếp đến
dự án. Các phòng ban khác có thể hỗ trợ bằng những nghiệp vụ riêng, các cơ quan chính
phủ cấp phép cho các hoạt động và tư vấn triển khai, những nhà cung cấp cung cấp đầu vào
bằng nguyên vật liệu, hay dịch vụ. Mọi sự thay đổi của các bên liên quan đều có thể dẫn đến
rủi ro cho dự án
Đối với các nhóm, cá nhân thực hiện trực tiếp, một nhà lãnh đạo đôi khi không cần thiết
phải có kỹ năng quản lý dự án. Nhưng nhà quản lý dự án phải có đôi chút tư chất của người
lãnh đạo. Nhà quản trị dự án phải là người theo dõi sát sao và hướng cho các nhóm làm việc
thực hiện công việc theo đúng hướng. Đồng thời nhà quản trị phải có những hiểu biết sâu
sắc về công việc, biết đâu là điểm cần thiết và phải có những lý lẽ, lập luận chính xác và
thuyết phục để đồng nhất quan điểm giữa các nhóm và các nhân sự để họ đều thực hiện
công việc theo đúng mục tiêu đề ra với mức độ tin tưởng cao. Nếu nhà quản trị không
thuyết phục được những nhóm thực hiện là công việc và cách thức thực hiện đó là đúng đắn
thì họ sẽ bị phản đối. Người thực hiện sẽ không phục và làm ảnh hưởng rất lớn đến mức độ
thành công của công việc. Tất nhiên, trong kỹ năng quản trị, không chỉ có áp đặt theo ý
muốn của mình. Trước khi thực hiện công việc, nhà quản trị cần lắng nghe ý kiến của những
người tham gia. Những người tham gia là chuyên gia trong lĩnh vực của họ, những ý kiến
họ đưa ra luôn có những ý nghĩa nào đó mà nhà quản trị cần lắng nghe. Không phải ý kiến
nào nhà quản trị cũng nghe theo, họ cần biết được ý kiến nào là phù hợp với mục tiêu của
dự án và phân tích, thuyết phục được các chuyên gia khi không dùng ý kiến của họ. Phải chỉ
ra được tại sao không dùng cách thức của chuyên gia đó mặc dù nó có thể rất hay. Trong khi
thực hiện công việc, nhà quản trị phải luôn ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn
của dự án và liên lạc, trao đổi thường xuyên với các thành viên của dự án, các chuyên gia để
có thể thay đổi phương án khi cần thiết.

6


Kỹ năng tập trung.
Khả năng tập trung giúp nhà quản lý dự án có thể hoàn thành công việc một cách hiệu
quả. Ngoài ra nó còn giúp cho việc tránh lãng phí thời gian, giúp giải quyết công việc trong
thời gian ngắn mà vẫn đảm bảo được hiệu quả. Đây là một trong những kỹ năng mềm bổ trợ
cho kỹ năng quản lí thời gian của một nhà quản trị.
Như đã nói phần Kỹ năng quản lý thời gian, mỗi dự án nói chung và mỗi khâu của dự án
nói riêng, cần phải luôn đảm bảo về mặt tiến độ thời gian. Điều này đòi hỏi nhà quản trị dự
án phải hết sức tập trung. Dự án có thể có nhiều khâu thực hiện song song với nhau. Các
công việc của nhóm này ảnh hưởng đến công việc của nhóm khác. Việc tập trung này không
giống như tập trung toàn bộ tâm trí vào làm việc gì đó, mà sự tập trung ở tầm cao hơn. Đó là
sự tập trung giữ cho dự án đi đúng hướng, đúng kế hoạch và mục tiêu đề ra.
Kỹ năng phản ứng tình huống.
Một dự án thành công là một điều mà bất kỳ một nhà quản trị dự án nào cũng luôn mong
đợi. Nhưng không phải dự án nào cũng thành công như ý muốn. Vì vậy, nhà quản trị dự án
phải luôn biết cách phản ứng trước mọi tình huống, phải làm sao để tranh bị rơi vào thế bị
động. Hay nói một cách khác, phải luôn dự phòng cho mình “phương án B” để bằng cách
này hay cách khác làm cho dự án của mình thành công ở mức tốt nhất.
Kỹ năng học hỏi kiến thức mới
Học là nền tảng của mọi thành công trong cuộc sống. Học là khởi đầu cho một cuộc
hành trình đến thành công, một cuộc sống vui khỏe và hạnh phúc
Học giúp chúng ta vượt ra khỏi nhóm trung bình, tạo ra nhiều giá trị hơn trong thời gian
ngắn hơn, đạt được nhiều mục tiêu hơn trong đời, cũng như giúp ta thay đổi cuộc đời mình,
đến với nhóm vượt trội (excellent group), nhóm 20% người thành công thay vì 80% còn lại.
Học còn được định nghĩa là quá trình thu thập thông tin để hình thành kiến thức nhằm
giúp chúng ta có được những sự lựa chọn khôn ngoan hơn cho mỗi hành vi của mình. Theo
Don Shula & Ken Blanchard “Học hỏi được định nghĩa là một sự thay đổi trong hành vi.
Chúng ta chưa học được gì cho đến khi chúng ta hành động và áp dụng nó”.

7


Trong quản lý dự án, học hỏi cái mới là kỹ năng mà các nhà quản trị phải hết sức lưu
tâm. Mọi thứ đều có thể bị lỗi thời theo thời gian. Tại thời điểm này, phương thức này là
hợp lý, là hiệu quả nhưng ở một thời điểm khác, nó đã trở nên lỗi thời và lạc hậu. Việc học
hỏi cái mới giúp cho nhà quản lý dự án không có cảm giác bị “tụt hậu”. Bên cạnh đó, việc
học ngoại ngữ, nói thành thạo ít nhất một ngoại ngữ cũng là điều rất quan trọng. Xã hội
ngày càng đổi mới, các dự án nước ngoài vào Việt Nam ngày càng nhiều, việc sử dụng
thành thạo ngoại ngữ (ở đây là Tiếng Anh) sẽ như một chiếc “chìa khóa vàng” giúp nhà
quản lý dự án tự tin giao tiếp với đối tác mà không cần phải có phiên dịch. Từ đó sẽ dẫn đến
việc xử lý công việc gọn gang, nhanh chóng hơn.
Cuối cùng để thành công, nhà quản lý dự án phải luôn nhớ: trước mọi tình huống phải
thực sự giữ được BÌNH TĨNH. Không có con đường nào bằng phẳng và trải hoa hồng.
Trước mọi tình huống xảy ra, việc giữ được bình tĩnh sẽ giúp nhà quản trị biết cách xử lý
vấn đề một cách khôn khéo nhất. Và dù kế hoạch có bị đổ bể thì bằng óc phân tích tốt, bằng
sự khéo léo xử lý các tình huống, nhà quản trị phải kiên trì với mục tiêu đã đề ra và thực
hiện bằng được.
Trên đây là một số những kỹ năng cơ bản cần có của nhà quản trị. Tất nhiên, còn nhiều
kỹ năng khác nữa mà nhà quản trị cần phải luôn học hỏi và tích lũy để ngày một hoàn thiện
hơn. Hiểu biết càng nhiều, nhà quản trị càng dễ dàng hơn trong việc thực hiện các công việc
của mình.
Từng là một trưởng phòng, quản lý một phòng giao dịch của Ngân hàng thương mại, hiện
đang là quản lý của Công ty TNHH Hóa chất Hoàng, tôi đang phải đối mặt với rất nhiều dự
án cần thực hiện. Là một người trẻ tuổi, được đào tạo đầy đủ và từng được công tác từ vị trí
nhân viên đến vị trí quản lý, quá trình này tạo cho tôi một số kỹ năng rất tốt để thực hiện
công việc quản lý dự án.
Thứ nhất, khả năng tiếp nhận cái mới. Một người đang bắt đầu bước vào giai đoạn
trưởng thành trong sự nghiệp, và là giai đoạn chín cho khả năng học tập và rèn luyện, khả
năng tiếp nhận cái mới là điểm mạnh mà hầu như các bạn trẻ đều có. Khả năng này cho
phép tôi học hỏi rất nhanh và nhận biết rất nhanh vấn đề đang xảy ra. Đồng thời, những kiến
thức mới giúp tôi có thể học hỏi được những cách thức triển khai khoa học từ những tài liệu
8


của nước ngoài, những tài liệu của những người đi trước để có thể áp dụng vào thực tiễn các
dự án đang triển khai. Dù việc áp dụng những cái mới có thể làm cho quá trình làm việc trở
nên khô cứng và dập khuôn nhưng công việc luôn chính xác nhờ những quy trình mới rất
khoa học. Điều này tránh cho tôi những sai sót trong quá trình thực hiện. Ví dụ như khi hiện
nay tôi đang trực tiếp quản lý dự án cải tạo, nâng cấp văn phòng Công ty TNHH Hóa Chất
Hoàng. Là một một người không được đào tạo về xây dựng, nhưng tôi có thể nhanh chóng
tạo cho mình một danh sách các công việc cần phải làm một cách đầy đủ và chính xác nhờ
các tài liệu sẵn có trên mạng internet. Điều này giúp tôi sẵn sàng chuẩn bị kế hoạch chi tiết
và không bị bỡ ngỡ khi các tình huống xảy ra.
Thứ hai, Khả năng phản ứng tình huống và sáng tạo. Sự sáng tạo là cái mà những người
trẻ tuổi có nhiều hơn những người lớn tuổi. Nếu những người lớn tuổi thực hiện công việc
bằng kinh nghiệm, bằng sự từng trải, công việc đó đôi khi đã trở thành một khuôn mẫu.
Trong khi đó, sự thiếu kinh nghiệm nhưng lại thừa sự liều lĩnh và óc sáng tạo giúp người trẻ
tuổi dám thực hiện những điều mà những người lớn tuổi không thể nghĩ ra. Tất nhiên, việc
phản ứng tình huống nhanh và sáng tạo không phải lúc nào cũng là điều tốt. Mọi việc dù
sáng tạo đến đâu cũng luôn phải nằm trong một giới hạn sẵn có. Điểm mạnh của tôi là đã có
10 năm kinh nghiệm làm việc việc và 03 năm trong công tác quản lý, do đó tôi biết được
mình cần phải làm gì, những điều gì mình nên áp dụng để không vượt quá giới hạn dễ gây
phản tác dụng.
Thứ ba, khả năng tập trung. Đây là một khả năng mà không phải ai cũng có. Việc chịu áp
lực và khả năng tập trung công việc có được do tôi được rèn luyện trong một môi trường
cạnh tranh hết sức khốc liệt tại Ngân hàng thương mại. Có hàng trăm người làm việc giống
nhau tại cùng vị trí và những người xuất sắc nhất mới được đưa lên các vị trí cao hơn. Sức
trẻ và sự nhiệt tình giúp tôi có nguồn năng lượng dồi dào trong quá trình làm việc. Đi làm từ
rất sớm và ra về muộn nhất đơn vị là điều đã trở thành thói quen. Sự nhiệt tình cũng giúp tôi
tập trung hoàn toàn vào những công việc được giao và luôn tự đặt ra mục tiêu phải hoàn
thành công việc trước khi ra về. Điều này sẽ giúp tôi quản lý được các dự án đang hoạt động
một cách sát sao và không để các tính huống đáng tiếc có thể xảy ra do sự mất tập trung của
một vài người hoặc một vài bộ phận.
9


Tất nhiên, với một người trẻ tuổi, còn vô số các kỹ năng mà tôi cần phải hoàn thiện để trở
thành một nhà quản trị tốt.
Điểm yếu cố hữu đầu tiên mà một người trẻ tuôi luôn phải đối mặt đó là Kỹ năng hoạch
định chiến lược. Bước vào một dự án mới, có thể đó là một dự án bạn chưa từng gặp, các
công việc trong đó bạn chưa từng được nghe nói đến, chưa từng được làm qua. Vậy làm thế
nào để bạn đưa ra chiến lược triển khai tối ưu cho dự án đó? Bạn có thể tự làm theo ý mình,
mặc kệ sự sai sót, điều đó có khả năng đem lại thành công nhưng tỷ lệ thành công cho
những chiến lược tự phát thường không đem lại hiệu quả. Vì khi bạn chưa biết phải triển
khai như thế nào đồng nghĩa với việc bạn không thể dự đoán được còn những điều gì tồi tệ
có thể xảy ra ở tương lai khi dự án đi vào hoạt động. Sự thiếu kinh nghiệm cũng tạo nên một
điểm yếu nữa trong các kỹ năng quản trị dự án mà tôi phải đối mặt đó là: Kỹ năng phân
tích. Khi một vấn đề được đưa ra và chia nhỏ thành các công việc nhỏ hơn để thực hiện,
kinh nghiệm làm việc cho bạn có thể dễ dàng chia nhỏ công việc để thực hiện một cách dễ
dàng. Cũng như khi dự án đang thực hiện, một vấn đề xảy ra, kinh nghiệm làm việc cho bạn
những kiến thức để phân tích và hiểu được nguyên nhân và cách thức để giải quyết công
việc đó một cách ổn thỏa. Sự thiếu kinh nghiệm là điều không tránh khỏi đối với người trẻ
tuổi như tôi. Tuy nhiên, không phải không có cách để khắc phục điểm yếu này. Với một dự
án, có rất nhiều chuyên gia cùng tham gia và họ là những người có rất nhiều kinh nghiệm và
tôi có thể học hỏi được rất nhiều từ họ. Nhờ vào khả năng học hỏi cái mới, khả năng sáng
tạo và sự tập trung, tôi sẽ dựa vào kinh nghiệm của những người đi trước, các chuyên gia
cùng với việc tự nghiên cứu để có thể đưa ra cách thức triển khai sao cho hiệu quả và khả
thi nhất. Nếu không thể hoạch định được chiến lược hay phân tích một công việc, tôi sẽ để
cho người có kinh nghiệm thực hiện và nghe họ bảo vệ về sự phân tích đó. Nếu nó thực sự
khoa học và có tính khả thi cao thì tôi sẽ nghiên cứu và thực hiện dựa vào những gì họ đã
đưa ra. Cứ sau mỗi một sự tư vấn của chuyên gia và một công việc được thực hiện, tôi sẽ
ghi chép lại một cách cẩn thận về cách thức triển khai và kết quả của nó để biến nó thành
kinh nghiệm cho chính mình.
Một kỹ năng nữa trong vấn đề quản trị dự án mà tôi còn yếu đó là khả năng lãnh đạo,
thuyết phục. Người ta thường không thích một người trẻ tuổi hơn, ít kinh nghiệm hơn đứng
10


trên họ và đưa ra quyết định. Nếu làm việc với những người trẻ tuổi hơn thì điều đó là khá
dễ dàng, tuy nhiên làm việc với những người lớn tuổi và có kinh nghiệm thì đây là lúc các
kỹ năng phản ứng tinh huống cần phải đẩy mạnh để hạn chế đi điểm yếu về khả năng lãnh
đạo. Để thuyết phục những chuyên gia và những người cùng thực hiện, tôi thường khắc
phục điểm yếu này bằng cách cho họ thoải mái đưa ra ý kiến và tranh luận. Đồng thời tôi là
người xác định mục tiêu cuối cùng của công việc đặt ra để từ đó ra quyết định. Có nhiều
người đưa ý kiến, sẽ có nhiều ý kiến trái chiều, cần phải hết sức khéo léo để lựa chọn. Đôi
khi, có những ý kiến không thực sự là hay và độc đáo nhất nhưng được lựa chọn bởi nó phù
hợp với tình hình hiện tại và mục tiêu của dự án. Ví dụ trong trường hợp có ý kiến rất sáng
tạo, rất xuất sắc nhưng lại tốn nhiều chi phí, cần phải giải thích cho họ về việc công ty hiện
tại không có nhiều chi phí để thực hiện. Tôi ghi lại ý kiến của họ và thay vì thuyết phục họ
bỏ ý định thì tôi thuyết phục họ rằng: Tôi biết ý kiến của anh là xuất sắc nhưng tình hình
hiện tại không cho phép, tôi đã ghi lại ý kiến này và chúng ta sẽ thực hiện vào lần sau. Điều
này có thể không lấy được hoàn toàn sự thán phục của nhân viên nhưng sẽ lấy được sự tôn
trọng của họ và từ đó tạo thuận lợi trong công tác quản trị dự án đó.
Tóm lại, đã là một con người, luôn luôn có những điểm mạnh và điểm yếu. Trong khi thực
hiện một công việc, một dự án, cần phải phát huy và không ngừng hoàn thiện các điểm
mạnh, hạn chế sử dụng và cải thiện điểm yếu để có thể không ngừng phát triển bản thân, áp
dụng các kiến thức và kinh nghiệm đã được học tập và trau dồi, chắc chắn sẽ là một nhà
quản trị thành công và ngày càng thành công trong tương lai.
Tài liệu tham khảo:
 Giáo trình quản lý dự án - PGS.TS Từ Quang Phương - Trường ĐH Kinh tế quốc dân
- Khoa đầu tư - Bộ môn kinh tế đầu tư.
 Website: www.Giatrinhansu.com

11


12



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×