Tải bản đầy đủ

Phân tích các yếu tố cần thiết để trở thành một nhà quản lý dự án thành công

PHAN TICH CAC YẾU TỐ CẦN THIẾT DỂ TRỞ THANH MỘT
NHA QUẢN LÝ DỰ AN THANH CONG

MỤC LỤC

MỤC LỤC

Trang

PHẦN MỞ ĐẦU

4

PHẦN NỘI DUNG

5

1. Các kỹ năng quản trị dự án

5


…………………………........................................

5

1.1. Kỹ năng ra quyết định...……………..…………………..………………..........

7

1.2. Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc…………………………..…………………

8

1.3. Kỹ năng quản lý thời gian………..…………………..………………………...

9

1.4. Kỹ năng truyền thông…………………………………………..………………

11

1.5. Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn………..…………………..…………………..
2 Đánh giá kỹ năng bản thân …………………………………............................

13

2.1. Ba kỹ năng mạnh ……….…………………..…………………..……………..

13

Kỹ năng thương lượng



Kỹ năng truyền thông



Kỹ năng quản lý thời gian




2.2. Ba kỹ năng yếu………...………………………………………………..……...

15

Kỹ năng ra quyết định



Kỹ năng giám sát



Kỹ năng lắng nghe



2.3. Biện pháp nâng cao kỹ năng quản lý dự án………....…………………………

17

KẾT LUẬN

19

TÀI LIỆU THAM KHẢO


PHẦN GIỚI THIỆU
Một dự án là một nỗ lực đồng bộ, có giới hạn (có ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cụ
thể), thực hiện một lần nhằm tạo mới hoặc nâng cao khối lượng, chất lượng của sản
phẩm hoặc dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay của xã hội.
“Quản lý dự án là một nhóm các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật mà mọi người
áp dụng nhằm vạch kế hoạch và kiểm soát các công việc dự án một cách hiệu quả.”
Dự án là công việc có thời hạn nhất định được thực hiện để tạo ra kết quả, sản phẩm,
dịch vụ. Quản lý dự án chính là dùng các công cụ, kỹ thuật, nguồn lực, kỹ năng, v.v. để
đạt được mục tiêu của dự án.
Thách thức chính của quản lý dự án là phải đạt được tất cả các mục tiêu đề ra của dự
án trong điều kiện bị ràng buộc theo một phạm vi công việc nhất định (khối lượng và các
yêu cầu kỹ thuật), nhưng phải đạt thời gian hoàn thành đề ra (tiến độ thực hiện), đúng
ngân sách (mức vốn đầu tư) cho phép và đáp ứng các chuẩn mực (chất lượng) mong đợi.
Một người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm để hoàn thành các mục tiêu dự án
đã nêu. Trách nhiệm quan trọng của người quản lý dự án bao gồm việc tạo ra các mục
tiêu dự án rõ ràng và có thể đạt được, xây dựng các yêu cầu dự án, quản lý đảm bảo hoàn
thành mục tiêu dự án trên các phương diện chi phí, thời gian, phạm vi và chất lượng.
Để hoàn thành nhiệm vụ, nhà quản lý dự án cần phải có các kỹ năng quản lý dự án,
bởi những kỹ năng này là chìa khóa để hoàn thành các dự án xét theo góc độ: Thời gian,
ngân quỹ và mục tiêu.
Quản lý dự án cũng là một kỹ năng mà nhà quản lý dự án cần thường xuyên luyện tập
và trau dồi kiến thức hàng ngày.

2


PHẦN NỘI DUNG
1. Các kỹ năng quản trị dự án
Người quản lý dự án cần có những kỹ năng chuyên môn (phần cứng) được đào tạo và
những kỹ năng trong mối quan hệ người và người (phần mềm) có được do kinh nghiệm hoặc
được tập huấn.

1.1. Kỹ năng ra quyết định
Trong các dự án phát triển, việc lấy quyết định rất quan trọng vì nó liên quan đến
thành quả của chương trình. Một quyết định đúng sẽ tiết kiệm được thời gian, tài nguyên,
công sức, tránh được sự thiệt hại về con người. Cần chuẩn bị kỹ trước khi quyết định và

3


trong môi trường quản lý có sự tham gia của mọi thành viên, linh hoạt, các quyết định sẽ tốt
hơn, công việc hiệu quả hơn.
 Có thể chia quyết định thành 3 loại sau:
 Quyết định theo trực giác dựa trên cảm nhận hơn là dựa trên lý trí.
 Quyết định có suy xét, dựa trên sự hiểu biết và kinh nghiệm.
 Quyết định giải quyết vấn đề: gắn với hoàn cảnh, cần nhiều thông tin, loại quyết định này
cần thời gian, kèm theo nghiên cứu phân tích và phản hồi.
 Khi lấy quyết định nên chú ý những điểm sau:
 Xác định hoàn cảnh hoặc vấn đề :
- Hiểu con người và hành vi của họ.
- Vấn đề quan trọng là cần biết “người kia đang ở đâu” vào một thời điểm nhất định
và các yếu tố và động lực tâm lý, xã hội và văn hóa có liên quan, cảm nhận của người đó và
các vấn đề liên quan khác trong toàn bộ bối cảnh.
 Thu nhập và nghiên cứu các dữ kiện.
 Thử chọn lựa : Vấn đề quan trọng là nhận biết nhiều cách lựa chọn khác nhau và mỗi
cách cần được làm rõ và thông hiểu.
 Dự đoán kỹ các kết quả của sự lựa chọn : Ngoài sự hiểu biết về các lựa chọn khác nhau,
các ưu tiên, cần thiết phải dự đoán các kết quả.
 Lưu ý đến các cảm nhận :
Cảm nhận và cảm xúc thường làm tăng cường, ảnh hưởng, làm giảm lý trí trong hành
động. Tất nhiên trong tiến trình lấy quyết định, sự xem xét về các cảm nhận cá nhân liên
quan đến các lựa chọn là trên hết.
 Lựa chọn hành động đúng.
 Dứt điểm : Một khi đã quyết định thì nên dồn mọi nổ lực để hỗ trợ nó và làm cái gì phải
làm để thực hiện nó.
 Cần linh hoạt :
Linh hoạt là cần thiết cho việc lấy quyết định và để có kết quả hiệu quả và cần có đầu
óc thoáng trong trường hợp có sai lầm hay có một cách lựa chọn tốt hơn và có lợi hơn.
 Đánh giá kết quả: cần đánh giá kỹ để xác định các bước phát triển theo sau một quyết
định.
4


1.2. Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc
Nhóm cộng tác là nhóm gồm những cá nhân làm việc với nhau để hoàn thành công
việc cao hơn là khi họ làm việc một mình.
 3 thành tố của quản lý nhóm cộng tác hiệu quả :
 Kỹ năng về con người.
 Cơ cấu tổ chức.
 Phong cách quản lý.
 3 yếu tố thành công trong việc xây dựng nhóm cộng tác :
 Tạo sự hòa hợp tốt trong nhóm.
 Tổ chức con người và tài nguyên cho các công việc.
 Chọn phong cách lãnh đạo phù hợp.
 Tại sao lại cần sự cộng tác nhóm?
 Tạo sự tận tụy.
 Hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau.
 Phối hợp các hoạt động của các cá nhân.
 Qua đó có thể nhận diện các nhu cầu đào tạo và phát triển.
 Giúp thỏa mãn nhu cầu “thuộc về” của con người.
 Giúp truyền thông tốt hơn.
 Các yếu tố của sự cộng tác nhóm
 Sự tham gia của mọi cấp độ của nhân viên :
Các nhân viên đóng góp vào tiến trình quản lý (tích cực và tiêu cực hoặc cả hai).
Các nhân viên cần có kiến thức cơ bản về quản lý vì ngày nay mọi nhân viên đều liên
quan đến quá trình hoạt động của cơ quan.
 Sự nhập cuộc : thể hiện năng lực và tận tụy : 3 H (heart, hand, head - tâm, tay, đầu)
trong công việc.
− Trung thực với nhau, thể hiện sự quan tâm chăm sóc lãnh đạo và đồng nghiệp. Mọi
người đều cần sự hỗ trợ và khen thưởng.
− Kín đáo : không nói những gì mình biết được trong cơ quan cho người khác biết.
5


− Nhạy cảm với các nhu cầu của người khác. Cần có sự đánh giá và đề nghị chân tình
với người khác chấp nhận.
− Sáng tạo : tìm ý tưởng mới, mục tiêu, kế hoạch, phương pháp mới.
 Tiến trình cộng tác nhóm
 Truyền thông : chia sẻ ý tưởng và cảm xúc :
− Lắng nghe hơn là chỉ nghe.
− Tương tác và phản hồi cho nhau các ý tưởng qua các cuộc gặp gỡ không chính thức,
thư, báo cáo, trao đổi trực tiếp.
 Thỏa hiệp : chấp nhận thỏa hiệp nếu có sự khác biệt. Khi có sự khác biệt về nền tảng
giá trị, phải tôn trọng nhau và làm bất cứ gì để hiểu nhau và giải quyết vấn đề.
 Sự hợp tác : nền quản lý có sự tham gia đòi hỏi một sự thỏa thuận tốt về hợp tác (thời
gian và sức lực). Một trong các kẻ thù của nhóm cộng tác là sự tranh đua trong nhân
viên. Có 3 loại:
− Người tranh thủ tối đa.
− Người thù địch.
− Người cộng tác.
 Sự phối hợp : đòi hỏi có sự xác định rõ ràng về mặt tổ chức, vai trò và trách nhiệm
riêng biệt và phạm vi chức năng rõ ràng.
 Sự hoàn tất : sự cộng tác không chỉ ở mức độ khởi đầu các hoạt động mà còn phải
hoàn tất nó.
1.3. Kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian là việc sử dụng tối ưu thời gian để hoàn thành công việc. Mỗi hoạt
động đều được giao cho một hoặc hai người chịu trách nhiệm với thời gian nhất định. Có
nhiều cách để sử dụng thời gian hiệu quả:
− Lịch làm việc của mỗi nhân viên theo tuần, tháng...
− Lịch họp, công tác định kỳ...
− Lịch cho những công việc không thường xuyên (như tập huấn...).
− Thường xuyên nhấn mạnh mục tiêu.

6


− Kiểm soát để tránh lãng phí thời gian vô ích : đọc sách báo không phù hợp, nói điện thoại
lâu, nói chuyện, thảo luận về những vấn đề không liên quan đến dự án, người thân, bạn
bè đến thăm viếng.
− Chọn ưu tiên trong việc sử dụng thời gian.
− Nên chọn công việc quan trọng làm trước hơn là làm việc nhỏ thời gian ngắn.
− Đặt thời hạn cho mỗi hoạt động.
− Đừng nhảy từ việc này qua việc khác mà không có việc nào xong.
1.4. Kỹ năng truyền thông
Đối với nhà quản lý dự án, kỹ năng quan trọng nhất trong quá trình truyền thông là
biết lắng nghe. Nó giúp xác định được những nhu cầu, những vấn đề, tâm trạng hoặc mức độ
quan tâm của nhân viên. Chúng ta thường dùng 45% thời gian giao tiếp để nghe, nhưng
chúng ta không được huấn luyện so với các kỹ năng nói (1 năm huấn luyện), đọc (8 năm
huấn luyện) và viết (14 năm huấn luyện).
 Thể hiện thông điệp
Qua tiếng nói của bạn, bạn có thể truyền cho người khác lòng nhiệt thành, niềm tin,
tính khẩn trương, sự thanh thản... Cách chọn thời điểm nói, cường độ nói, cách ngắt lời, nghi
thức nói năng... làm tăng khả năng ảnh hưởng của bạn.
Bạn bước vào cơ quan như thế nào, đưa ra thông điệp như thế nào thông qua các cử
chỉ, vẻ mặt, hàm chứa mối quan tâm của mình và nó tác động đến phản ứng của người khác
đối với bạn. Ngược lại, những cử chỉ không lời của nhân viên lại là những cửa sổ biểu lộ
tình cảm, ước muốn và thái độ của họ.
Với tư cách là người lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ những phụ tá nhìn nhận như thế nào về
khoảng cách và quan hệ giữa họ với bạn. Nếu bạn đang làm họ bực bội thì bạn hãy thay đổi
ngay. Kế đó là trang phục và diện mạo của bạn, nó phải thích hợp với hoàn cảnh của cấp
dưới và phản ảnh nhân cách của bạn, các giá trị của tổ chức mà bạn lãnh đạo.
 7% cách ứng phó của bạn nảy sinh từ cảm nhận của cấp dưới về các ngôn từ của bạn.
 38% bởi sự cảm nhận của họ về tiếng nói của bạn (bạn nói như thế nào).
 55% từ việc họ lý giải những tín hiệu không lời của bạn.
Tiến trình truyền thông giúp lãnh đạo hiệu quả khi người lãnh đạo theo các bước như
sau:
7


Thiết lập quan hệ (tạo sự thoải mái và tin cậy)  thích ứng với việc ứng phó hành vi
của nhân viên  hướng dẫn  lãnh đạo.
 Hệ thống biểu đạt
Con người thường không cư xử trên cơ sở lẽ phải và thực tế : hành vi của con người
được kích thích từ sự cảm nhận và cách lý giải của mình về lẽ phải và thực tế. Những cảm
nhận và lý giải đó là sản phẩm của những dữ kiện có được từ các giác quan, thị giác, thính
giác, khứu giác, vị giác, xúc giác. Con người có khuynh hướng cảm thụ thế giới riêng của
mình thông qua các hệ thống cảm giác mà họ yêu thích nhất.
Bạn sẽ thành công hơn nếu bạn hiểu được thế giới tâm lý của từng người:
− Kiểu người thị giác: thích mô tả thế giới tâm lý của mình bằng tranh, hình tượng (thích
không gian, thích nhìn, quan sát (thích ngồi cuối phòng), thích minh họa, thích sự rõ
ràng...). Từ thường dùng: “Tôi thấy rằng...”, “cứ nhìn xem...”, “cứ mường tượng...”.
− Kiểu người xúc giác: hiếu động, thích tìm cảm giác, gần gũi, trao đổi riêng tư, thích ngồi
đầu gần người nói, hay thăm dò, thích vuốt ve, đụng chạm... Từ thường dùng: “Tôi cảm
thấy ông đang bực mình...”.
− Kiểu người thính giác: thích nghe ngóng, không nhìn người bằng mắt, thích âm thanh,
khi giao tiếp họ ít nhìn mặt mà chỉ chú ý nghe (ngó lơ). Khi dự họp, họ chọn vị trí nào
mà họ nghe rõ nhất, chú ý đến giọng điệu, thích hát. Từ thường dùng : “Tôi nghe ông
đây...”.
− Kiểu người ngôn từ (hoặc chữ số): lai tạo của 3 kiểu trên, thường chuyển những cảm giác
thành những ngôn ngữ chuyên biệt thông qua ngôn từ, con số. Họ thích tính lôgic, chú ý
đến chính tả, chấm phẩy, ngữ pháp, trình tự nội dung trình bày, thích dùng các thuật ngữ,
những con số thống kê, phân tích, thẩm tra. Từ thường dùng : “Cách làm đó có hợp lý
không ?” hoặc “ông có thẩm tra kết quả chưa ?”
− Tuy nhiên, nhiều khi hệ thống biểu đạt ưu tiên của ai đó không thể rõ ràng đối với bạn,
bạn cần phải theo dõi và cảm nhận những gì bạn nghe để biết thích ứng với người ấy.
1.5. Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
 Các kỹ năng cần thiết giúp người quản lý dự án giải quyết mâu thuẫn:
− Thấu cảm
− Lắng nghe
8


− Tự khẳng định
− Quản lý cảm xúc
− Nhận diện, phân tích mâu thuẫn
− Thương lượng
− Chọn lựa và cụ thể hóa giải pháp
− Sử dụng quyền lực một cách thích hợp
 Các kỹ năng chiến lược giải quyết mâu thuẫn
 Tránh né.
− Thuận lợi: Có thể làm tăng cảm giác đang có trách nhiệm và kỹ năng giải quyết mâu
thuẫn từ phía đối phương (tự sửa đổi).
− Nguy cơ: Mâu thuẫn không được giải quyết, có thể phát triển thành 1 vấn đề lớn. Căng
thẳng tâm lý, dè chừng nhau (phòng vệ), tạo sức ì. Mất sự năng động, thường chuyển
hướng theo lối cạnh tranh.
 Cạnh tranh. (Áp đặt giải pháp của mình.)
− Thuận lợi: Một chiến lược có hiệu quả khi thiếu thời gian và khi bên kia chưa đủ sức
quyết định vấn đề.
− Nguy cơ: Về lâu dài có thể làm cho bên kia cảm thấy bị dồn nén và trở thành phụ thuộc.
 Thỏa hiệp
− Thuận lợi: Có thể giải quyết nhanh chóng một số mâu thuẫn và ít tốn sức.
− Nguy cơ: Có thể chấm dứt mâu thuẫn trước mắt nhưng không giải quyết mâu thuẫn cơ
bản dẫn tới mâu thuẫn lâu dài.
 Hợp tác
− Thuận lợi: Nguyên nhân cội rễ của mâu thuẫn được nhận diện và đề cập đến.
− Nguy cơ: Đòi hỏi nhiều thời gian, sức lực và tinh thần thiện chí, sự tham gia của các bên
liên quan.
 Thích nghi
− Thuận lợi: Hành vi cộng tác và không dám tự khẳng định. Đặt nhu cầu và quan tâm của
người khác lên trên nhu cầu của mình.

9


− Nguy cơ: Nếu vấn đề không quá thiết thân với ta thì được, nhưng có thể làm cho bên kia
bớt tôn trọng ta và trong tương lai sẽ coi thường ta.
Ngoài những kỹ năng trên, người quản lý dự án cần phải có các kỹ năng khác để quản lý
dự án thành công như:
− Kỹ năng dự án
− Kỹ năng giám sát
− Kỹ năng lãnh đạo
− Kỹ năng thương lượng
− Kỹ năng kỹ thuật
− Kỹ năng giao tiếp
− Kỹ năng hội nhập
− Kiến thức về tổ chức

10


2. Đánh giá các kỹ năng bản thân
2.1. Ba kỹ năng mạnh
 Kỹ năng thương lượng
Bất cứ dự án nào cũng được khắc họa vào một môi trường có những quan hệ quyền lực ít
nhiều phức tạp và dự án chỉ có thể thành công trong chừng mực gặp được một mảnh đất đủ
thuận lợi. Người quản lý dự án phải biết kích thích các cộng hưởng tích cực hơn là làm cho
người cộng tác e ngại hoặc chống đối.
Nhận thức được phong cách của mình nếu ta muốn trở thành một nhà thương lượng giỏi.
Chúng ta thường thương lượng với vợ (chồng), con cái, người chủ, với người bán hàng, bác
sĩ, chủ đất.. Điều quan trọng là đừng tưởng ta chỉ thương lượng trong kinh doanh.
Trước mỗi cuộc thương lượng tôi đều có sự chuẩn bị rất kỹ càng theo nguyên tắc sau:
− Nhận diện phong cách của chính mình
− Nhận diện phong cách thương lượng của người kia.
Trước khi thương lượng, cần nghiên cứu những đổi chác, chọn lựa và những thiệt thòi:
biết ta muốn gì, người kia muốn gì là bí quyết dẫn tới thắng lợi cho cả hai.
− Sử dụng 4D : xác định vấn đề (Define), quyết định ta muốn gì (Decide), thiết kế một
đồ án chiến lược (Design) và hành động (Do).
− Coi chừng mâu thuẫn nội tâm của chính mình (cảm giác không được đáp ứng đủ hay
mặc cảm tội lỗi), ví dụ ta đã mất bao nhiêu thời gian để chờ đợi.
 Kỹ năng truyền thông
Kỹ năng truyền thông rất quan trọng, nó giúp cho mối quan hệ giữa người với người trở
nên tốt đẹp hơn, giúp những cá nhân trong nhóm dự án có thể thoải mái chia sẻ, cộng tác với
nhau một cách hiệu quả. Tuy nhiên, đây là một kỹ năng không phải tự nhiên có, mỗi người
đều có thể phát triển kỹ năng này qua thực hành.
Có một số chú ý giúp tôi có được tốt kỹ năng này như sau:
− Ngưng nói vì bạn không thể nghe khi bạn đang nói.
− Giúp người nói được thoải mái.


Chứng tỏ cho người kia là bạn muốn nghe.

− Tập trung, không lơ là.
− Đồng cảm với người nói.
11


− Kiên nhẫn.
− Tự chủ.
− Nên đưa những lý lẽ, phê bình một cách nhẹ nhàng.
 Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng; nó quyết định thành công trong công việc và
thành đạt trong sự nghiệp, đặc biệt với những người lãnh đạo. Những kỹ năng giao tiếp
không phải là bẩm sinh mà cùng với thời gian và nỗ lực cá nhân, chúng có thể được trau dồi
và hình thành. Có một số nguyên tắc tôi làm theo để thời gian của mình được sử dụng hiệu
quả nhất như sau:
− Cần bảo đảm hoạt động của bạn mang lại hiệu quả.
− Cần hiểu mục tiêu của tổ chức và mô tả công việc.
− Để cho công việc được hiệu quả và hiệu năng, nhiệm vụ và trách nhiệm phải phù hợp với
giá trị, niềm tin, mục tiêu và phong cách cá nhân và nghề nghiệp.
− Cần sử dụng bản liệt kê công việc. Liệt kê các công việc cần làm trước khi thực hiện nó.
Một thời khóa biểu cho các công việc khó nhất khi mức thể lực ở cao điểm (ví dụ công
việc đầu tiên cho buổi sáng) là cần thiết.
− Kế hoạch công việc và chọn ưu tiên. Kế hoạch hằng ngày và hằng tuần. Cuối ngày hay
cuối tuần, phải lên kế hoạch cho ngày hôm sau và cho tuần sau. Trong bảng liệt kê công
việc sử dụng hệ thống ưu tiên ABC lớn (A cho công việc quan trọng và ưu tiên nhất, A1,
A2, A3... và kế tiếp B, C).
− Cần dự trù cho công việc đột xuất (1 giờ trong ngày làm việc).
− Nên biết lấy quyết định để tiết kiệm thời gian.
− Khi thích hợp nên biết ủy thác công việc cho nhân viên cấp dưới.
− Cần giới hạn thời gian hội họp.
− Luôn có tinh thần học hỏi. Thiếu kỹ năng hay kiến thức sẽ làm cho công việc chậm lại và
dễ phạm sai lầm.
− Cần rèn luyện truyền thông rõ ràng.
− Tập trung vào công việc, không nên nhảy từ việc này sang việc khác.
2.2. Ba kỹ năng yếu bản thân
 Kỹ năng ra quyết định
12


Là người cầu toàn nên tôi thường xuyên gặp khó khăn khi ra quyết định. Tôi luôn cảm
thấy khó khăn khi ra quyết định bởi lo lắng về độ chính xác của nó, dù không phải quyết
định đó riêng cá nhân tôi hình thành. Nên thay vì tìm kiếm những điều không thể, thì tôi nên
có xu hướng nắm lấy ngay mọi cơ hội, và tin tưởng rằng quyết định của mình là chính xác.
Để nâng cao được kỹ năng ra quyết định, một người quản lý dự án nên:
 Độc lập
Người đưa ra quyết định tốt là người độc lập kể cả khi hợp tác với người khác. Họ có xu
hướng để những người giỏi nhất bên mình và hỏi ý kiến của mọi người. Ví dụ, trong một
cuộc thảo luận với một nhóm chuyên gia, họ sẽ không bao giờ hỏi:" Tôi nên làm gì?". Thay
vào đó, câu hỏi của họ sẽ là:" Anh/ chị nghĩ gì về việc này?" Họ sẽ nhận được những ý kiến
của mọi người, phân tích và ra quyết định.
 Biết thời điểm nên nghỉ ngơi
Những ý tưởng sẽ đến khi bạn ít mong đợi nhất. Cũng tương tự như việc bỗng nhiên bạn
nhớ ra tên một diễn viên mà bạn nghĩ là mình đã quên. Thật đơn giản, bạn chỉ cần để bộ não
nghỉ ngơi một chút, hoặc tập trung sang một vấn đề khác, não của bạn sẽ có cơ hội kiểm tra
mọi dữ liệu. Từ đó, bạn sẽ có sự phân tích logic và đưa ra quyết định một cách chính xác
nhất.
 Chú ý tới trực giác
Trực giác cũng có vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định. Một quyết định có thể
giải quyết một vấn đề, nhưng mọi vấn đề sẽ không thể được giải quyết chỉ với một quyết
định. Đôi khi, việc ra quyết định phụ thuộc nhiều vào trực giác hơn là phân tích. Ví dụ, để
quyết định nên chọn lựa 1 trong 2 đại lý tiềm năng, bạn sẽ phải dựa vào trực giác của mình
để đưa ra quyết định cuối cùng.
 Thẳng thắn nhận lỗi
Không ai là người hoàn hảo và không phải lúc nào mọi việc cũng xảy ra như theo ý
muốn của chúng ta. Đôi khi, quyết định của bạn là sai lầm dù bạn đã cố gắng cân nhắc kỹ
lưỡng trước. Khi đó, hãy trung thực nhận sai và sửa sai. Thậm chí, nếu ra quyết định sai, bạn
sẽ nhận được nhiều sự tôn trọng và lòng trung thành hơn từ nhân viên khi biết nhận sai và
giải quyết nó một cách tốt đẹp thay vì tìm cách giấu giếm chúng.
 Kỹ năng giám sát
Kỹ năng giám sát là yếu tố không thể thiếu của một nhà quản lý đối với nhân viên mình.
Doanh nghiệp tôi luôn gặp phải các vấn đề như hiểu lầm, đi muộn, vắng mặt, làm việc trễ
13


thời hạn hoặc làm việc kém chất lượng đang gây rắc rối cho doanh nghiệp, dù tôi đã dành
nhiều thời gian để đánh giá lại việc giám sát của mình.
Việc yếu kém ở kỹ năng này luôn làm cho công việc của tôi kém hiệu quả, bị lãng phí. Vì
thế, tôi cần phải rèn luyện kỹ năng này. Đặc biệt nếu ở vị trí của một người quản lý dự án tôi
nên áp dụng các biện pháp sau để quản lý hiệu quả dự án:
− Luôn động viên khuyến khích bằng việc khen ngợi
Mọi người đều muốn được công nhận khi họ làm việc hiệu quả và không muốn bị chỉ
trích cho những sai lầm, vì vậy một trong những cách quan trọng nhất để nâng cao khả năng
giám sát nhân viên là hãy phóng khoáng với lời khen ngợi và động viên họ khi họ đạt được
kết quả tốt.
− Luôn hỗ trợ nhân viên kịp thời
Với một người giám sá , có sự cân bằng giữa quản lý chặt chẽ và quản lý nới lỏng là điều
rất quan trọng . Việc kiểm soát nhân viên quá chặt chẽ có thể làm cho họ cảm thấy áp lực và
không có nhiều không gian để sáng tạo và đổi mới, hay bạn để nhân viên thoải mái làm việc
cũng có thể làm họ cảm thấy khó khăn trong công việc khi họ cần sự hỗ trợ về thông tin và
kinh nghiệm.
− Giao tiếp hiệu quả
Việc giao tiếp trao đổi với nhân viên của bạn một cách cụ thể và rõ ràng là hết sức cần
thiết. Là người giám sát, bạn cần cung cấp cho họ thông tin phản hồi một cách trung thực về
công việc họ làm , đồng thời lắng nghe những gì họ có thể trao đổi để thấu hiểu nhân viên.
Hãy cho nhân viên của bạn cảm thấy rằng những tâm tư nguyện vọng của họ đều được bạn
lắng nghe.
− Luôn cập nhật thông tin và truyền đạt lại cho nhân viên
Bởi vì nhân viên của bạn có khuynh tìm kiếm thông tin của công ty nơi bạn, vậy nên bạn
cần phải luôn nắm bắt thông tin về sự phát triển của phòng ban và của công ty để truyền đạt
một cách chính xác đến nhân viên mình.
 Kỹ năng lắng nghe
Biết lắng nghe là một nghệ thuật của nhà quản lý bởi không chỉ nghe mà còn biết cách
đưa ra những câu hỏi không trùng lặp, biết kiềm chế, biết ghi nhận những thông tin quan
trọng cũng như sử dụng kiến thức của mình như một vũ khí chiến lược. Kiên nhẫn, sử dụng
những ngôn ngữ, cử chỉ để thể hiện sự lắng nghe một cách chân thành sẽ gây ấn tượng tốt
trước đối tác. Vấn đề là mọi người đều muốn được lắng nghe hơn là bị bắt buộc phải nghe.
14


Ai vận dụng điều này thì có thêm cơ hội đạt được nhiều kiến thức hơn, từ đó hướng mọi
người đến những mục đích chính của mình.
Tuy nhiên cá nhân tôi là một người rất nóng tính, nếu như có mâu thuẫn hay sự tranh
luận, kỹ năng lắng nghe của tôi là rất kém. Bởi vậy, đôi khi tôi không thể hoàn thành công
việc của mình mà còn làm công việc trở nên xấu đi nhiều.
Hoặc do thiếu sự kiên trì nên tôi không lắng nghe một cách tốt nhất hay đủ sự nhẫn lại để
nghe hết câu chuyện, do đó tôi hay gặp khó khăn nếu muốn khai thác thông tin.
Mọi cuộc giao tiếp thất bại đều xuất phát từ việc người đối thoại không có kỹ năng lắng
nghe. Lắng nghe không phải là một bản năng mà là một nghệ thuật thấu hiểu người khác bởi
lẽ "Con người mất 3 tuổi để học nói nhưng phải mất cả cuộc đời để học lắng nghe".
2.3. Biện pháp nâng cao kỹ năng quản lý dự án
 Thay đổi phong cách quản lý
Mỗi một nhà quản trị có một phong cách quản lý riêng và mỗi một người lao động có
cách chịu sự quản lý riêng. Dường như việc thay đổi kĩ năng mỗi khi tương tác với một nhân
viên riêng biệt là rất khó khăn, nhưng hãy chú ý đến động cơ chính là có thể giúp bạn tối đa
hóa hiệu quả của mỗi thành viên trong nhóm.
 Biết cách lắng nghe
Một nhà quản lý thành công biết lắng nghe nhân viên nói và hành động. Đừng nói rằng
cánh cửa của bạn luôn rộng mở và sau đó thì chẳng bao giờ hành động theo những gì nhân
viên mang đến cho bạn. Hãy cho họ thấy rằng bạn là người họ có thể tin tưởng bằng cách
lắng nghe mối quan tâm hay những đề nghị của họ và chứng tỏ rằng bạn quan tâm đến
những điều đó.
 Lãnh đạo bằng cách làm gương
Hãy đảm bảo rằng bạn đang hành động theo cách bạn muốn nhân viên của mình hành
động. Bạn muốn hành động giống như một hình mẫu mà công ty mong đợi ở một nhân viên
ưu tú, hãy chắc chắn rằng bạn mang lại đúng những rung cảm để khuyến khích nhân viên
tiếp bước theo bạn.
 Đừng bao giờ tỏ ra thiên vị
Kết bạn trong công việc là một điều hết sức tự nhiên, nhưng hãy cẩn thận về việc kết
thân với một trong những nhân viên của mình bởi vì điều đó mang lại cho những nhân viên
khác cảm giác bạn đang thiên vị, ngay cả khi bạn không nghĩ mình như vậy. Đối xử công
15


bằng với tất cả nhân viên của mình và giới hạn số lượng các mối quan hệ cá nhân. Đừng để
cho sở thích cá nhân ảnh hưởng đến việc quản lý một cách công bằng.
 Không ngừng học hỏi
Một nhà quản trị giỏi luôn muốn tự hoàn thiện không ngưng nghỉ. Đọc sách, viết nhật kí
và viết báo cáo đúc rút kinh nghiệm về công tác quản lý, tham gia các hội nghị, hội thảo
nhằm nâng cao kĩ năng bản thân. Quản lý chính là những kĩ năng được học hỏi, tích lũy.
 Giúp nhân viên thành công
Có ít người thích thú làm cùng 1 công việc trong suốt 50 năm. Hãy giúp đỡ nhân viên
của mình bằng cách thăng chức và tiến cử họ vào các vị trí khác nhau trong công ty. Phải
thông suốt rằng bạn ở đó để giúp họ tìm được công việc phù hợp nhất , thậm chí ngay cả khi
nó không thuộc bộ phận của bạn.
 Bao quát mọi việc
Những nhà quản lý ẩn mình sau những cánh cửa đóng kín sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội tương tác
với nhóm của họ và cũng thật sự xa lạ với không khí chung của văn phòng. Đừng trở thành
một trong số họ. Hãy dành thời gian cho nhân viên của bạn hàng ngày, biết những gì đang
diễn ra, do đó bạn có thể tránh những rắc rối đã có dấu hiệu báo trước.
 Tạo dựng lòng tin
Hãy là một người sếp biết giữ lời; khi bạn nói bạn sẽ làm điều gì đó, hãy thực hiện nó.
Điều này khiến nhân viên bạn hiểu rằng bạn là người có thể tin cậy được, và điều đó khuyến
khích nhân viện bạn cố gắng hết sức vì bạn.

16


PHẦN KẾT LUẬN

Quản lý là làm việc với và qua người khác bằng cách sử dụng hiệu quả các tài nguyên
sẵn có nhằm đạt các mục tiêu và mục đích của tổ chức. Mục tiêu của quản lý dự án là đưa tổ
chức hội nhập vào xã hội, bảo đảm những hoạt động hiệu quả, hiệu năng và thích hợp, xác
định và giữ nhiệm vụ của tổ chức đi đúng hướng và tiến hành các chức năng của quản lý
bình thường nhằm chuyển đổi các tài nguyên vào các hoạt động của dự án. Các chức năng
của quản lý bao gồm : hoạch định, tổ chức, nhân sự, lập ngân sách, giám sát và lượng giá.
Các chức năng này đều phụ thuộc và tác động lẫn nhau. Bỏ quên một chức năng nào đó,
hoạt động của dự án sẽ khập khểnh.

Để dự án thành công, nhà quản lý dự án phải có những kiến thức cơ bản về quản lý và
các kỹ năng cần thiết để duy trì được các chức năng quản lý.

17


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Website: Vietnamwork – địa chỉ:
http://advice.vietnamworks.com/vi/career/chuyen-cong-so/quyen-luc-tu-nang-lucchuyen-mon.html
2. Website: Đắc nhân tâm – giá trị trọn đời – địa chỉ:
http://dacnhantam.com.vn/2013/10/10/cong-tac-gan-ket-doi-ngu/
3. Website: Thanhgiong.vn – địa chỉ:
http://thanhgiong.vn/Home/Lapthan-lapnghiep/NewsDetail.aspx?id=24072
4. Website: Wikipedia - địa chỉ: http://vi.wikipedia.org/wiki/H%C6%B0%E1%BB
%9Bng_d%E1%BA%ABn_v%E1%BB%81_nh%E1%BB%AFng_ki%E1%BA
%BFn_th%E1%BB%A9c_c%E1%BB%91t_l%C3%B5i_trong_Qu%E1%BA
%A3n_l%C3%BD_d%E1%BB%B1_%C3%A1n
5. Website: Nhan su - địa chỉ: http://www.nhansu.com.vn/ho-tro-tuyen-dung/1694ba-ky-nang-cua-mot-nha-quan-ly-gioi.html

18



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×