Tải bản đầy đủ

PHÂN TÍCH các kỹ NĂNG của một NHÀ QUẢN lý dự án

PHÂN TÍCH CÁC KỸ NĂNG CỦA MỘT NHÀ QUẢN
LÝ DỰ ÁN
Quản lý dự án (QLDA) là: Ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ
chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn
thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt
được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.
Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được
hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng
thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi.
Quản lý dự án là công tác đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp, đòi hỏi
người nắm giữ vị trí này cần phải có các kỹ năng đặc biệt để đảm bảo công việc tiến hành
đúng như dự liệu.
Từ những vấn đề quan trọng nêu trên, chúng ta thấy rằng để QLDA đạt hiệu quả
thì một người cần có các kỹ năng cơ bản sau:
1/ Kỹ năng về hoạch định kế hoạch quản lý dự án: Một QLDA giỏi cần phải
luôn bình tĩnh trước những thay đổi và việc ngoài ý muốn xảy ra suốt quá trình thực hiện.
80% công việc sẽ không theo đúng dự đoán ban đầu. Người QLDA phải ưu tiên giữ cho
tinh thần cả đội bình tĩnh và ổn định trước trở ngại. Một người QLDA giỏi cần phải bình
tĩnh và kiểm soát được tình hình trên cơ sở có đầy đủ thông tin về dự án. Căn cứ vào thời
gian phải hoàn thành dự án, phải biết phân công ai phải làm việc gì, ở đâu và luôn có
những phương án đề phòng bất trắc. Nếu chẳng may xảy ra sự cố, phải thật bình tĩnh để

giải quyết mọi vấn đề phát sinh và giữ sự ổn định tình hình.
- QLDA phải chú trọng đến 3 mặt. Điều đó có nghĩa là hoàn thành tất cả các dự án
đúng giờ, trong ngân sách đã định và trong mức độ khả năng đạt được về chất lượng được
sự đánh giá, nhất trí của các nhà đầu tư. Phải tạo được sự chú ý của nhóm khi chú trọng
đến việc đạt được những mục tiêu đã định.
2/ Kỹ năng tổ chức, sắp xếp nhân sự hoạt động của quản lý dự án: Bên cạnh
chú trọng vào từng chi tiết trong dự án, người QLDA cũng cần có cái nhìn toàn cục và sự
phán đoán sắc bén để bảo đảm công việc theo kịp tiến độ đề ra. Không đảm bảo đúng tiến
1


độ và không thực hiện đầy đủ công việc được giao là con đường ngắn nhất giết chết sự
nghiệp của bạn. Các kỹ năng QLDA tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết
quả tốt nhất nên một khi làm chủ được điều này, bạn sẽ được các thành viên trong nhóm
tin tưởng.
- Lựa chọn nhân sự cho Ban QLDA (nhóm dự án) cần: Kiến thức kỹ thuật, Có
chuyên môn đặc biệt gì phục vụ dự án? Đã có kinh nghiệm với dự án tương tự nào chưa?
Hiện có tham gia dự án nào khác không? Nếu có thì khi nào kết thúc? Có thể dành bao
nhiêu thời gian cho dự án? Khối lượng công việc chuyên môn hiện nay của người đó? có
thể giảm bớt? dự đoán thời gian tới? Có thể tham gia suốt quá trình dự án được không?
Có hăng hái tham gia nhóm dự án không? Có truyền thống làm việc với hiệu quả cao
không? Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt không? Có tinh thần trách nhiệm không? Có
tinh thần hợp tác không? Thủ trưởng của người đó có ủng hộ không?
- QLDA phải bắt buộc đúng deadline và có sự thúc giục về thời gian. Bởi vì mọi
dự án đều có sự hạn chế, giới hạn về thời gian, tiền bạc và những nguồn có giá trị khác.
Họ phải không ngừng đảm bảo tiến độ dự án thực hiện liên tục. Vì thế, người QLDA phải
luôn giữ nhân viên chú trọng đến tiến trình dự án và deadline. Việc thường xuyên kiểm tra
hiện trạng, họp và nhắc nhở luôn luôn cần thiết và không thể làm việc mà không có
chúng.

2


3/ Kỹ năng kết hợp với các đối tác có liên quan đến quản lý dự án:
- Hiểu rõ yêu cầu khách hàng: Các yêu cầu này phải thể hiện cụ thể qua việc ghi
nhận: ghi chép, thư từ, công văn, bản vẽ, sơ đồ, hồ sơ mời thầu, e-mail, dữ liệu,... Các yêu
cầu phải được tập hợp đầy đủ trước khi xây dựng kế hoạch quản trị dự án và cập nhật
trong suốt quá trình thực hiện dự án. Quản try dự án cũng phải nắm được phương thức
làm việc với khách hàng trong phối hợp triển khai hệ thống. Các yêu cầu khác của khách
hàng để đánh giá, xác nhận công việc hoàn tất.


- Cam kết của công ty đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Cam kết thể hiện cụ thể
thông qua hồ sơ (dự thầu, giải pháp, chào giá,…) và kết thúc bằng hợp đồng hay hình
thức thỏa thuận tương đương. Kết quả cụ thể là Quản trị dự án phải xây dựng các hạng
mục công việc chi tiết theo trình tự với đầy đủ các yêu cầu về chuyên môn, nhân sự, công
cụ, tài chính, thời gian,…
- Năng lực của công ty: Khả năng cung cấp hàng hóa, khả năng điều phối tài chính,
trình độ tay nghề chuyên môn, các công tác khác đang triển khai.
- Các cơ sở đánh giá hiệu quả của dự án: Hiệu suất của hệ thống, hiệu quả về tài
chính,…
3


- Các rủi ro có thể xảy ra: Rủi ro từ khách quan của thiết bị, công nghệ môi
trường, rủi ro do chủ quan của nhân sự (Ban QLDA hay khách hàng).
5/ Kỹ năng dẫn dắt và lãnh đạo quá trình thực hiện dự án: Phân tích kết quả
đạt được để phát huy thêm hoặc rút kinh nghiệm, phân tích tình hình hiện tại để đưa ra
quyết định cho tương lai, tất cả đòi hỏi người QLDA phải có tầm nhìn rộng và óc phân
tích tốt để đưa ra quyết định chính xác. Biết rõ tình hình bản thân là bạn đã có được 50%
thành công.
- Trách nhiệm của người QLDA phải phù hợp với quyền của họ. Người QLDA có
quyền đánh giá để thực hiện trách nhiệm của họ khi điều hành bất kỳ dự án nào. Đặc biệt
nhà QLDA phải có quyền phối hợp các nguồn lực, thiết lập mong đợi, đưa ra những lời
chỉ dẫn, thiết lập ưu tiên và giải quyết bất kỳ tranh cãi nào trong nhóm. Anh ta cũng được
ưu tiên để đưa ra các quyết định có ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án.
- Một người QLDA tốt là một người giao tiếp tốt. Nếu bạn có khả năng quản lý,
bạn phải có các kỹ năng cá nhân để khơi gợi những ý tưởng của người khác nhằm tạo kết
quả tốt nhất cho hoạt động của các dự án.
6/ Kỹ năng ra quyết định: Kỹ năng ra các quyết định là sản phẩm tư duy của chủ
thể quản trị, chứa đựng một hàm lượng tri thức khoa học lẫn cả yếu tố sáng tạo và tính
nghệ thuật nhất định. Các quyết định đề ra khi vấn đề đã chín muồi xoay quanh vấn đề
của tổ chức. Chất lượng của quyết định phụ thuộc vào chất lượng thông tin thu nhậnvà
khả năng phân tích của nhà quản lý dự án. Cấp quản lý càng cao thì quyết định của họ
càng quan trọng, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận thậm chí cả vận mệnh của tổ
chức, công ty. Khả năng ra quyết định không phải là khả năng bẩm sinh.
- Xác định mục tiêu: Sau khi người ra quyết định đã xác định được vấn đề cần giải
quyết thì có thế đặt ra các mục tiêu cần đạt được. Đặt ra mục tiêu giúp cho nhà quản lý
biết được cái mình cần đạt được và làm sao để đạt được.
* Ví dụ: Một cửa hàng thời trang đang gặp khó khăn với hình ảnh xấu là thái độ
bán hàng không tốt và chất lượng ngày càng giảm vì thế chủ cửa hàng quyết định đưa ra
mục tiêu “nâng cao hình ảnh” cửa hàng mình.
7/ Kỹ năng xây dựng môi trường quản lý dự án làm việc chuyên nghiệp: Nội
dung cơ bản của QLDA là xây dựng kế hoạch cách thực hiện công việc hiệu quả nhất với
4


những nguồn lực hiện có trong thời gian ngắn nhất. Mỗi khi thực hiện xong một công việc
gì, bạn hãy ghi lại những gì đã làm được, rút ra bài học kinh nhiệm thì đó là những tài liệu
vô giá của bạn sau này.
- Phân chia công việc: Đây là một hoạt động nhằm tách những nhiệm vụ lớn thành
các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ dàng quản lý. Những nhiệm vụ nhỏ này được giao cho các
nhóm nhân viên. Theo nguyên tắc, bạn phải chỉ ra được hoàn thành một mục tiêu như thế
nào. Tuy nhiên, bạn cũng cần cung cấp sự chú ý để tương tác lẫn nhau ở mỗi khúc công
việc và tiếp cận cẩn thận mỗi điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên theo cách tốt nhất.
8/ Kỹ năng truyền đạt thông tin và truyền thông của người quản lý dự án:
Không phải cứ họp hành nhiều là tốt, mà vấn đề nằm ở chỗ bạn quản lý thông tin như thế
nào. Hãy quan tâm đến cuộc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với đồng nghiệp để có đủ
thông tin. Người QLDA giỏi là người biết lắng nghe và thấu cảm: Đây là một phần quan
trọng trong giao tiếp. Một người có thể lắng nghe, và hiểu những gì đang diễn ra. Thấu
cảm là mặt nhẹ hơn của lắng nghe và sự tin tưởng. Bạn có thể hiểu họ cảm thấy như thế
nào, tại sao họ cảm thấy điều đó và bạn có thể làm chúng cảm thấy sự khác biệt như thế
nào. Sự thấu cảm đặc biệt quan trọng khi bạn ứng phó với khác hàng để họ quay trở lại
với dịch vụ của bạn.

5


9/ Kỹ năng trình độ kỹ thuật quản lý dự án:
- Hãy luôn ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã đề ra trong suốt quá trình dự án.
- Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án – là những người có thể đóng góp
những nhận định và thông tin có ích cho dự án chứ không chỉ đơn thuần là người có thể
hợp tác làm việc nhóm.
- Hãy bàn giao những phần có thể theo từng cột mốc chính của dự án, nhờ vậy mà
tiến trình sẽ có thể được đo lường dễ dàng hơn.
- Có trình độ chuyên môn liên quan đến dự án, kinh nghiệm đã có, các bằng cấp
liên quan, các đóng góp trong công tác tư vấn, đào tạo, kết quả giải quyết các vấn đề cụ
thể.
Có năng lực quản lý nguồn lực, kinh nghiệm liên quan, hiệu quả trong công tác
quản lý, kết quả thực hiện các kế hoạch, mục tiêu đặt ra.
Có năng lực điều phối, xử lý vấn đề, có kiến thức về quản trị dự án, kinh nghiệm
liên quan, kỹ năng trình bày vấn đề, tính nhạy bén, nhanh chóng trong xử lý các tình
huống, hiểu biết về năng lực chuyên môn của đồng nghiệp.

6


Câu 2: Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm mạnh nhất của anh/chị? Nêu chi
tiết, kèm theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm mạnh nhất của anh/chị.
Trả lời:
1/ Kỹ năng về hoạch định kế hoạch quản lý dự án: Lập kế hoạch là chức năng
đầu tiên trong bốn chức năng của QLDA là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà QLDA bởi vì nó gắn liền với
việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà QLDA xác
định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
- Một dự án đồ sộ bắt buộc người quản lý phải “cứng tay” trong việc hoạch định
phương án, đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực…trong một dự án lớn sẽ có ti tỉ những khâu
nhỏ hơn cần phải lên kế hoạch, mỗi kế hoạch là một mắt xích có thể ảnh hưởng đến
những kế hoạch còn lại. Người QLDA ngoài việc cố gắng thúc đẩy từng kế hoạch được
thực hiện nghiêm túc, còn phải đề ra phương án dự phòng nếu chẳng may một trong số
các kế hoạch lâm vào bế tắc.
- Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể
mà các nhà QLDA mong muốn cho tổ chức của họ. Lập kế hoạch có thể ví như là bắt đầu
từ rễ cái của một cây sồi lớn, rồi từ đó mọc lên các “ nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm
tra. Xét theo quan điểm này thì lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yêú đối với
mỗi nhà quản lý. Với cách tiếp cận theo quá trình :
+ Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định
các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định. Lập kế
hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết
lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.
+ Hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm tìm ra
con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quả
nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh .”
Như vậy , Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương
thức để đạt được các mục tiêu đó . Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần
phải đạt được là cái gì ?và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thế nào? Tức là,
lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu cần đạt được, xây dựng một chiến
7


lược tổng thể để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, và việc triển khai một hệ thống các kế
hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động.
* Ví dụ: Về hoạch định kế hoạch đầu tư và quy hoạch phát triển: Tại Việt Nam,
tất cả các dự án đầu tư đều phải nằm trong quy hoạch đã được duyệt mới được chuẩn bị
đầu tư. Việt Nam có Luật riêng về Quy hoạch. Bộ Kế hoạch và Đầu tư (MPI) là cơ quan
đầu mối tổ chức thẩm định, tổng hợp, lập báo cáo thẩm định về các quy hoạch phát triển,
trình Chính phủ phê duyệt; kiểm tra, tổng hợp kết quả thực hiện các quy hoạch đã được
duyệt. Các Bộ, ngành, địa phương căn cứ vào các quy hoạch phát triển đã được duyệt để
đề xuất, xây dựng kế hoạch đầu tư và danh mục các dự án đầu tư (bằng vốn của ngân sách
nhà nước và vốn đầu tư của xã hội). Việt Nam rất coi trọng khâu chủ trương đầu tư dự án.
Tất cả các dự án đầu tư công đều phải lập Báo cáo đề xuất dự án (kể cả các dự án đã có
trong quy hoạch đã được phê duyệt). Việc điều chỉnh dự án (mục tiêu, quy mô, tổng mức
đầu tư) nằm trong quy hoạch đã được phê duyệt phải được sự chấp thuận của cơ quan phê
duyệt quy hoạch đó
2/ Kỹ năng dẫn dắt và lãnh đạo quá trình thực hiện dự án: Lãnh đạo là giúp
các nhân viên khác làm việc hiệu quả hơn để đạt được các kế hoạch (khiến các cá nhân
sẵn lòng làm việc cho tổ chức).
- Một người quản lý dẫn dắt và lãnh đạo quá trình thực hiện dự án đòi hỏi nhiều tố
chất. Theo tôi, cái quan trọng nhất là phải hấp dẫn được người khác bằng trí tuệ và nhân
cách của mình. Người quản lý, lãnh đạo mà không có sức hấp dẫn thì không phải lãnh đạo
đích thực.
- Một quản lý dự án giỏi cần phải luôn bình tĩnh trước những thay đổi và việc
ngoài ý muốn xảy ra suốt quá trình thực hiện. 80% công việc sẽ không theo đúng dự đoán
ban đầu. Người quản lý phải ưu tiên giữ cho tinh thần cả đội bình tĩnh và ổn định trước
trở ngại.
- Bên cạnh chú trọng vào từng chi tiết trong dự án, người quản lý cũng cần có cái
nhìn toàn cục và sự phán đoán sắc bén để bảo đảm công việc theo kịp tiến độ đề ra.
- Bình tĩnh trước trở ngại vẫn chưa đủ, người quản lý phải thích ứng thật nhanh với
sự thay đổi để lèo lái cỗ xe dự án luôn nhắm đúng mục tiêu cần đến. Đưa ra biện pháp kịp

8


thời để kiểm soát tình hình là tối quan trọng trong công tác quản lý, vì nếu không phản
ứng nhanh, mọi thành quả có thể bị tổn hại nghiêm trọng chỉ trong chốc lát.
* Ví dụ: Con người luôn là yếu tố rất quan trọng của dự án. Các đối tượng con
người ở đây được hiểu là tất cả các cá nhân, nhóm người hay tổ chức v.v. có liên quan
dưới mọi hình thức tới dự án. Để phân tích, các đối tượng này nên được phân chia thành
các nhóm tuỳ theo đặc điểm mối liên quan của họ với dự án, chẳng hạn: nhóm đối tượng
mục tiêu của dự án, nhóm những người thực hiện dự án, nhóm những người được hưởng
lợi nhờ dự án, v.v... Mục tiêu phân tích yếu tố con người dẫn dắt và lãnh đạo xác định là:
- Đối với con người như đối tượng tham gia dự án:
+ Các nhóm đối tượng.
+ Đặc điểm của từng nhóm.
+ Động cơ của từng nhóm,
+ Điểm mạnh, điểm yếu, tác động tới dự án.
- Đối với dự án, như chủ thể sử dụng con người:
+ Mức độ và cách thức cần quan tâm đến mỗi nhóm.
+ Các công việc liên quan đến họ cần phải được làm.
3/ Kỹ năng truyền đạt thông tin và truyền thông của người quản lý dự án:
- Hiểu được tầm quan trọng của truyền đạt thông tin và truyền thông tốt khi làm
việc với dự án và mô tả các thành phần chính của một kế hoạch quản lý giao tiếp.
- Người làm quản lý dự án phải hiểu được quy trình quản lý truyền thông:
+ Xác định thông tin và nhu cầu giao tiếp của các bên liên quan.
+ Phân phối thông tin, có thể dùng thông tin cần thiết, đúng lúc, thu thập và phổ
biến thông tin về hiệu suất.
- Mỗi dự án người quản lý cần có kế hoạch quản lý truyền thông, là tài liệu hướng
dẫn truyền thông trong dự án. Phân tích các bên liên quan trong truyền thông dự án, cùng
hỗ trợ quy trình lập kế hoạch truyền thông.
- Cung cấp thông tin cho đúng người vào đúng thời điểm và đúng định dạng cũng
quan trọng như tạo thông tin.
- Tài liệu dự trữ về dự án, chấp nhận chính thức và các bài học rút ra từ việc truyền
thông trong quản lý dự án.
9


* Khả năng tâm sự, thông cảm với người khác. Người QLDA phải có khả năng
quan hệ tích cực với mọi người. Họ phải tích cực nghe và có khả năng thông cảm với nhu
cầu của mọi người.
* Khả năng diễn đạt. Người QLDA phải có khả năng trình bày các ý tưởng của
mình dưới dạng lời và viết. Trình bày lời thường xuất hiện với các dự án và kĩ năng trình
bày tốt là tuyệt đối cần thiết để động viên tổ. Kĩ năng viết tốt là cần thiết để chuẩn bị tài
liệu dự án.
* Ví dụ: Tại cơ quan có Ban QLDA, tôi thường xuyên gặp gỡ nhân viên thực hiện
dự án để trao đổi thường xuyên (chính thức và không chính thức), nắm bắt các nội dung
và truyền đạt các nội dung.
- Quan sát hiện trường công việc.
- Các buổi họp định kỳ của cơ quan.
- Những nguồn thông tin không chính thức.
- Những nguồn thông tin chính thức. Thông thường, kế hoạch và ngân sách có thể
được điều chỉnh nhiều lần trong khi thực hiện.
- Thường xuyên thảo luận: Một yếu tố quan trọng trong hoạt động thành công của
một Ban QLDA là chất lượng truyền thông trong nhân viên lấy buổi họp nhân viên làm
công cụ quan trọng trong việc quản lý cơ quan. Sử dụng đúng, buổi họp nhân viên tăng
cường truyền thông và có thể phòng ngừa được những vấn đề do nhân viên gây ra do
thiếu thông tin hoặc thông tin bị sai. Nếu không biết sử dụng, các buổi họp có thể gây vừa
tốn kém cho cơ quan vừa tạo ức chế cho các nhân viên. Một giờ hội họp 8 nhân viên
tương đương lương một ngày của một nhân viên. Cần phân biệt giữa họp nhân viên Ban
QLDA và họp nhóm.
- Tầm quan trọng của truyền thông trong quản lý dự án:
+ Hiệu quả: Đây là điều rất cần thiết cho các nhân viên có khả năng truyền thông
cho nhau. Truyền thông 2 chiều này thuộc tiến trình dân chủ, chính yếu cho việc lấy quyết
định và xác định các chính sách hiệu quả.
+ Hiệu năng: Khi các nhân viên truyền thông cho nhau một cách cởi mở về thủ tục,
phương pháp, các trường hợp, chính sách, mục tiêu và cả những mong muốn.

10


+ Tinh thần: Khi người lãnh đạo và các thành viên nhóm cảm thấy có sự thông
thương với nhau, họ sẽ hỗ trợ lẫn nhau và cùng hoàn thành mục tiêu của cơ quan.
+ Kỹ năng truyền thông: Truyền thông trong QLDA chứa đựng cả sự kiện và cảm
nhận. Sự kiện và ý tưởng cần được quy định rõ ràng làm thế nào các nhân viên có thể hiểu
rõ các chính sách, các vấn đề, các kế hoạch, các quyết định và các hoạt động của QLDA.
Thông thường, các cảm nhận được hình thành từ cái rõ ràng nhất trong các mối quan hệ
mặt đối mặt.
4/ Ba kỹ năng trên được coi là điểm mạnh của tôi vì: Ba điểm mạnh của tôi nêu
trên thể hiện bên cạnh đó một khía cạnh khác đi kèm cũng không hề kém phần quan
trọng, đó là những vấn đề có liên quan đến xã hội và tinh thần, khả năng lãnh đạo, tinh
thần làm việc theo nhóm, đàm phán, giải quyết tranh chấp... cũng đóng góp phần không
nhỏ ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
Những nền tảng căn bản của khả năng lãnh đạo có thể được dạy trong trường học,
các khóa huấn luyện, đào tạo của công ty, doanh nghiệp, nhưng tố chất thực sự cần thiết
thì phải được rèn luyện và chứng minh tính hiệu quả.
a/ Kỹ năng về hoạch định kế hoạch quản lý dự án (Hình dung trước kết quả sẽ
đạt được): Như chúng ta đã biết, công việc quản lý dự án không hề đơn giản chút nào, và
sự thật là những tính chất có liên quan đến bất kỳ dự án nào cũng rất căng thẳng, đầy áp
lực, dễ dàng tạo ra áp lực, bực bội... và nhiều yếu tố khác. Tất cả những giai đoạn tập
trung vào thời điểm mấu chốt của dự án đều phải được hoàn thành (bằng bất cứ giá nào),
luôn nhớ rằng nói bao giờ cũng dễ hơn làm, nhưng thực chất thì cả 2 đều quan trọng như
nhau. Tầm ảnh hưởng của người quản lý dự án ở đây là vô cùng to lớn, họ chịu trách
nhiệm chính về kết quả đạt được tùy theo từng giai đoạn, điều này cũng có nghĩa là họ
không thể giao phó hoặc đùn đẩy công việc cho người khác.
b/ Kỹ năng dẫn dắt và lãnh đạo quá trình thực hiện dự án (Yêu cầu về sự
thật): Để đạt hiệu quả tối đa cũng như đưa ra được quyết định phù hợp nhất, những người
quản lý cần phải biết nguyên nhân chính xác của các vấn đề đang gặp phải, hoặc rủi ro
đang ảnh hưởng đến quá trình phát triển của dự án. Đứng trên cương vị là người đứng đầu
và điều hành dự án, người quản lý cần phải được biết toàn bộ những gì đang diễn ra trong
làm việc, mối quan hệ giữa các bộ phận... Nếu có thành viên nào đó vô tình hoặc cố ý làm
11


giảm nhẹ mức nghiêm trọng của vấn đề, đánh giá không chính xác mức độ rủi ro, che
giấu 1 khuyết điểm nào đó... thì chắc chắn hậu quả để lại sẽ nghiêm trọng và to lớn hơn
nhiều. Bằng việc khéo léo tiếp xúc với từng thành viên trong nhóm, hoặc người đứng đầu
các nhóm, người quản lý hãy giải thích chính xác về vấn đề đang gặp phải, những giải
pháp phù hợp khi đem vào áp dụng trong thực tế, chắc chắn vấn đề đó sẽ nhanh chóng
được giải quyết.
c/ Kỹ năng truyền đạt thông tin và truyền thông của người quản lý dự án:

Trên thực tế, hầu hết các dự án đề không thể suôn sẻ như kế hoạch, và nhiệm vụ
chủ chốt của những người quản lý là nắm bắt, giám sát đầy đủ tình trạng mới nhất, đưa ra
những giải pháp phù hợp để cải thiện hiệu suất. Trong 1 số công ty có tồn tại những “thói
quen” khá nguy hiểm, đó là không bao giờ được báo cáo những tin tức xấu cho cấp trên
cho tới khi quá muộn. Nếu bạn là người tích cực, nắm bắt thông tin nhanh nhạy và linh
hoạt trong khâu xử lý tình huống, chắc chắn sẽ tránh được những tình huống đáng tiếc
như vậy. Và mỗi khi dự án gặp trục trặc, người quản lý cần nhận được sự hỗ trợ tích cực
từ phía các thành viên còn lại.
Bản thân tôi luôn coi yếu tố quan trọng của truyền thông là lắng nghe hiệu quả.
Hướng dẫn thực hành lắng nghe hiệu quả: - Ngưng nói vì bạn không thể nghe khi bạn
đang nói. - Giúp người nói được thoải mái. - Chứng tỏ cho người kia là bạn muốn nghe. Tập trung, không lo ra. - Đồng cảm với người nói. - Kiên nhẫn. - Tự chủ.

12


Câu 3: Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm yếu nhất của anh/chị?Nêu chi tiết,
kèm theo ví dụ về việc tại sao anh/chị nghĩ những kỹ năng này là các điểm yếu nhất của
anh/chị.
Trả lời: Các nhà QLDA mới hoặc do áp lực công việc cần phải nhanh chóng
chứng tỏ bản thân, nhưng việc tìm kiếm kết quả nhanh chóng vốn dĩ luôn nguy hiểm. Đâu
là những cạm bẫy, và làm thế nào các nhà quản lý có thể tránh được những cạm bẫy đó?
Việc mải miết theo đuổi một chiến thắng nhanh chóng lại chính là trở ngại lớn nhất
khiến các lãnh đạo mới không giành được chiến thắng đó. Nhận thức được rằng mình
phải có được những chiến thắng nhanh chóng để chứng tỏ bản thân, những lãnh đạo
QLDA mới thường vấp ngã khi truy lùng những kết quả sớm.
Trong một số trường hợp, họ xoay sở để có chiến thắng đó, nhưng cách làm thì
không đẹp, tác dụng phụ vô cùng nguy hiểm, và khả năng lãnh đạo của họ cần phải xem
xét lại. Những lãnh đạo mới được bổ nhiệm không đáp ứng được yêu cầu không chỉ ảnh
hưởng đến chính họ mà còn kéo theo hoạt động đi xuống của mọi người xung quanh,
trong đó có những cấp dưới trực tiếp.
a/ Kỹ năng kiểm soát quá trình thực hiện dự án:
- Quá tập trung vào chi tiết: Để tìm kiếm những chiến thắng nhanh chóng, lãnh
đạo BQLDA vừa được bổ nhiệm cố gắng trở nên xuất sắc nhất ở một khía cạnh nào đó
trong công việc mới. Quá tập trung chú ý vào mục tiêu này, họ sẽ không dành đủ sự chú ý
cho những trách nhiệm lớn hơn.
* Ví dụ: Loretta, quản lý cho một chuỗi cửa hàng ăn nhanh. Loretta mất ba năm
rưỡi để vươn lên vị trí quản lý của chuỗi 20 cửa hàng ở một quận mới thành lập. Lo sợ
rằng các đồng nghiệp có thể chưa tin tưởng mình, cô đã rất háo hức chứng tỏ bản thân
mình. Khi còn là một quản lý một cửa hàng, Loretta đã tăng doanh số với những ý tưởng
trưng bày sản phẩm và quảng cáo. Do vậy cô quyết định nhân rộng thành công này ở
phạm vi cả quận. Khi nhận thấy các cửa hàng khác được bố trí không giống cửa hàng
trước đây mình phụ trách, cô đã lao vào tìm hiểu phối màu của từng cửa hàng, không gian
quầy, diện tích quảng cáo qua cửa sổ. Dễ nhận thấy cô đã bị sa lầy vào những chi tiết đó
như thế nào, nhưng kết quả là vô cùng tai hại. Bởi cá nhân cô quá chú ý đến các chi tiết,
các thành viên còn lại trong đội không thấy vai trò của họ trong việc này. Cô đã không tạo
13


ra được sự hiểu biết chung để khiến các thành viên trong đội quản lý cửa hàng áp dụng
những ý tưởng trưng bày và quảng cáo của cô cho các địa điểm của họ. Đa số các ý tưởng
đều rất mù mờ với họ, cô đã bỏ qua rất nhiều vấn đề về hoạt động mà họ coi là những ưu
tiên hàng đầu. Trong vòng 9 tháng, kỳ vọng về một chiến thắng nhanh chóng đã bị thay
bằng một thất bại nhanh chóng. Dù lượng khách tăng lên ở một vài cửa hàng, nhưng
doanh số chung của chuỗi cửa hàng so với cùng kỳ năm trước lại giảm đi. Cuối cùng cô bị
chuyển sang vị trí nhân viên trong bộ phận marketing.
- Kỹ năng xây dựng môi trường quản lý dự án làm việc chuyên nghiệp: Dựa

vào thành công ở vị trí cũ, một nhà quản lý dự án (QLDA) có thể nghĩ rằng mình có
quyền và khi không phải tất cả mọi người đều đón chào những thay đổi mà họ đề xuất, họ
xem những lời chỉ trích là hành động gây chiến và thậm chí còn tìm cách trả đũa. Với
những lãnh đạo mới có xu hướng này, tham vọng về một chiến thắng nhanh chóng sẽ
càng làm cho xu hướng này rõ ràng hơn.
Ví dụ: Hãy cũng xem xét trường hợp của Denise. Cô bắt đầu sự nghiệp tại Thung
lũng Silicon với tư cách thành viên, sau đó trở thành đội trưởng bán hàng, rồi được thăng
chức lên giám đốc bộ phận bán hàng trực tiếp cho thị trường trung gian, rồi tiếp tục lên vị
trí giám đốc bán hàng và marketing toàn cầu. Với nhiệm vụ khiến cho tất cả các bộ phận
tăng trưởng với tỉ lệ 30% trong vòng 6 tháng, cô đã bắt tay vào việc ngay tức thì.
Sau 3 tháng, lần đầu tiên cô nhận được những nhận xét về hoạt động của mình,
không phải đều tốt cả. Các thành viên trong đội mới cho rằng cô đã đẩy mạnh xúc tiến
những sản phẩm không phù hợp với sở thích của khách hàng và không lắng nghe những ý
kiến phản đối.
Thay vì xem xét các ý kiến đó để học hỏi, Denise lại thấy sự chỉ trích đó là bằng
chứng về một nhóm chống-đối-sự-thay-đổi đang không chịu lùi bước. Cô khiển trách họ
không tiêu chuẩn hóa chiến lược bán hàng và tiếp tục kế hoạch của mình. Đến hết thời
hạn 6 tháng, doanh số giảm rõ rệt. Nhận thấy không thể đạt được mục tiêu, Denise quyết
định rời bỏ tổ chức.
- Kỹ năng ra quyết định: Các lãnh đạo mới thường mắc lỗi là can thiệp vào công
việc mà họ cần tin tưởng giao cho người khác. Không sẵn lòng dành thời gian để giúp cấp
dưới hiểu và tham gia vào kế hoạch hoặc mục tiêu tổng thể, nhưng lại sợ những quyết
14


định và hành động của họ không thống nhất với mục tiêu đó, những lãnh đạo này chỉ đánh
giá khi đã có kết quả công việc và quản lí vụn vặt, tiểu tiết.
Jane là một ví dụ. Sau 18 tháng làm đại diện dịch vụ khách hàng, cô được thăng
chức làm trưởng giám sát trung tâm tư vấn. Để chứng tỏ bản thân ở vị trí mới, cô chọn
mục tiêu là tăng tỉ lệ số vấn đề được giải quyết trong lần gọi đầu tiên của nhóm lên ít nhất
10%. Quyết tâm đạt được mục tiêu, cô bắt đầu xem xét kỹ lưỡng năng suất hàng ngày của
các cấp dưới, yêu cầu họ giải quyết mọi tình huống liên quan đến một vấn đề dịch vụ hoặc
các trường hợp bất thường khi có cô bên cạnh.
Cấp dưới của cô nhanh chóng phàn nàn rằng họ không có tự do để quyết định các
vấn đề về dịch vụ. Họ cảm thấy không được thừa nhận và tệ hơn, là họ bị coi thường
trước những mục tiêu mà Jane đặt ra. Trong vòng 5 tháng, tỉ lệ giải quyết vấn đề ngay từ
cuộc gọi đầu tiên đã giảm tới 15% và các nhân viên ngày càng thiếu nhiệt tình. Cuối
cùng, thay vì được nhìn nhận là một người lãnh đạo được thăng chức, Jane lại bị kẹt vào
kế hoạch chỉnh sửa hoạt động của trung tâm tư vấn.
Trong mỗi ví dụ trên, chúng tôi đã cố tình làm nổi bật một dạng của Quản lý chưa
đạt trình độ được giao, nhưng sẽ không bất ngờ khi biết rằng, những lãnh đạo QLDA như
vậy thường vấp phải nhiều cạm bẫy cùng một lúc.
Ví dụ, những lãnh đạo QLDA quá chú ý đến tiểu tiết thường dễ đi đến những kết
luận vội vàng và quản lý vụn vặt. Chúng tôi coi họ là những lãnh đạo "cần phải phát triển
nhiều". Những lãnh đạo hay phản ứng tiêu cực trước sự chỉ trích thường có xu hướng đe
dọa người khác. Chúng tôi gọi họ là những lãnh đạo "không có gì để học hỏi".
Nhưng loại bỏ mục tiêu theo đuổi những kết quả sớm lại không phải cách nên làm
để tránh những cạm bẫy này. Những lãnh đạo mới thành công nhất lại là những người
không mệt mỏi theo đuổi những chiến thắng nhanh chóng. Nhưng họ làm theo một kiểu
khác. Thay vì chà đạp lên người khác để chứng tỏ bản thân, họ theo đuổi thứ mà chúng tôi
gọi là "những chiến thắng nhanh chóng dựa vào tập thể", những thành tựu khiến cả đội
cùng tiến bộ.
Câu 4: Sử dụng 6 kỹ năng trên, anh/chị có thể làm gì để phát huy những kỹ năng
mạnh nhất của anh/chị và cải thiện những kỹ năng yếu nhất của anh/chị?
Trả lời:
15


a/ Phát huy 3 kỹ năng mạnh nhất:
- Cần có tầm nhìn cho sự thay đổi : Bạn không thể mong đợi nhóm của bạn sẽ đổi

mới nếu họ không biết họ được hướng theo định hướng nào. Sự đổi mới phải có mục
đích. Người lãnh đạo QLDA sẽ thiết lập và chịu trách nhiệm cho tương lai. Bạn cần một
tuyên bố, trong đó xác định định hướng cho tổ chức mà mọi người hiểu và ghi nhớ.
Các nhà lãnh đạo QLDA lớn dành thời gian để chứng tỏ tầm nhìn, mục tiêu và thử
thách. Họ giải thích cho mọi người biết vai trò của họ quan trọng như thế nào trong việc
thực hiện được tầm nhìn và đáp ứng được các thử thách đó. Họ truyền cảm hứng cho mọi
người trở thành những người đam mê hơn trong việc tìm ra con đường mới để thành
công.
- Suy nghĩ như một nhà đầu tư mạo hiểm: Các nhà lãnh đạo QLDA sử dụng
cách tiếp cận để cân bằng được mạo hiểm cái mất khi thua cuộc với cái được khi thắng
cuộc. Họ thích xem xét nhiều đề nghị. Họ thoải mái với suy nghĩ rằng nhiều ý tưởng của
họ có thể thất bại.
- Luôn đam mê: Tập trung vào thứ bạn muốn thay đổi, thử thách quan trọng nhất
bạn đối mặt và có đam mê để vượt qua chúng. Năng lượng của bạn sẽ tự chuyển hóa nó
thành định hướng và khao khát cho mọi người. Nếu như trên chuyến xe buýt của bạn là
những vị khách hài lòng thì điều đó chẳng có nghĩa gì cả. Bạn muốn những người hỗ trợ
đam mê, những người khao khát tiến đến nơi nào đó thực sự có giá trị. Nếu bạn muốn
truyền cảm hứng để mọi người đổi mới, thay đổi cách họ làm việc để giành được những
kết quả bất ngờ. Hãy đam mê những điều bạn tin và truyền đạt đam mê ấy mỗi lần bạn
nói.
- Tập trung vào giúp nhân viên phát triển, tiến bộ: Một người sếp tài ba và có
tầm nhìn là người luôn quan tâm đến sự phát triển và tiến bộ của nhân viên. Nhân viên có
nhiều tiến bộ và làm việc tốt sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc. Điều này sẽ khiến bạn
cảm thấy yên tâm và có niềm tin khi giao việc cho anh/ cô ấy. Hãy tìm ra những thế mạnh
và yếu điểm của nhân viên. Giúp nhân viên phát triển những thế mạnh của bản thân và
khắc phục những yếu điểm. Với sự nhiệt tình và quan tâm của bạn, nhân viên sẽ tôn trọng
và hăng hái làm tốt công việc được giao.
b/ Khắc phục và cải thiện 3 kỹ năng yếu nhất:
16


- Đấu tranh với nỗi sợ thay đổi : Các nhà lãnh đạo đổi mới truyền đạt nhu cầu
cần phải thay đổi. Họ thay thế tính tự mãn bằng khát khao. "Chúng ta đang làm tốt nhưng
chúng ta không được ngủ quên trên vinh quang, thậm chí chúng ta có thể làm tốt hơn
nữa". Họ giải thích rằng trong khi thử những mạo hiểm mới là liều lĩnh, thì đứng im còn
liều lĩnh hơn. Họ phải vẽ một bức tranh mà chỉ ra một tương lai đáng liều lĩnh để có được.
Tương lai đó có cả mạo hiểm và cơ hội. Cách duy nhất để chúng ta đến được đó là chấp
nhận thay đổi.
- Phá vỡ quy tắc: Để giành được sự đổi mới bạn phải thử thách tất cả những điều
vốn dĩ vẫn được thừa nhận trong môi trường của bạn. Kinh doanh không phải là môn thể
thao với những quy tắc được xác lập sẵn với các trọng tài. Nó là một nghệ thuật. Nó là
một lĩnh vực mang lại cơ hội cho những người luôn mong muốn tìm ra các cách thức mới
để đáp ứng được những điều khách hàng đòi hỏi.
- Hợp tác: Nhiều CEO xem sự hợp tác là chìa khóa để thành công khi đổi mới. Họ
biết họ không thể làm được nếu chỉ sử dụng nguồn lực bên trong. Vì thế họ tìm kiếm đối
tác bên ngoài.
- Không ngại thất bại: Các nhà lãnh đạo đổi mới khuyến khích một văn hóa trải
nghiệm. Bạn phải dạy mọi người rằng mỗi thất bại là một bước dài trên con đường tới
thành công. Để thực sự đi nhanh, bạn phải cho mọi người tự do đổi mới, tự do trải
nghiệm, tự do để thành công. Điều đó có nghĩa là bạn cũng phải cho họ tự do để thất bại
nữa.
- Không cầu toàn: Nhân viên là con người và không ai là hoàn hảo hết. Do vậy,
bạn cũng nên lường trước mọi trường hợp khi giao việc cho nhân viên. Bạn cần phải có
niềm tin rằng nhân viên sẽ làm tốt công việc bạn giao. Có như vậy, bạn mới cảm thấy dễ
dàng khi giao việc. Tư tưởng cầu toàn của bạn sẽ cản trở công việc của bạn và cả nhóm.
- Không nên cho rằng chỉ có bạn mới làm tốt được việc này: Nhiều sếp không
giao việc được cho nhân viên bởi vì họ luôn cho rằng chỉ có họ mới làm tốt được công
việc đó. Nguyên nhân khác cũng có thể là do bạn luôn phức tạp hoá mọi vấn đề. Hãy từ
bỏ ngay suy nghĩ đó nếu bạn muốn mọi công việc được giải quyết nhanh chóng và dễ
dàng. Không phải công việc nào cũng khó khăn như bạn nghĩ, hãy nghĩ mọi chuyện thật
đơn giản và bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi giao việc cho nhân viên.
17


Giải pháp dành cho bạn trong tình huống này: Hãy chia sẻ những kiến thức và hiểu
biết của bạn với nhân viên để họ cảm thấy dễ dàng khi được giao việc.

18



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×