Tải bản đầy đủ

Phân tích các kỹ năng – yếu tố cần thiết của một nhà quản lý dự án hiệu quả

PHÂN TÍCH CÁC KỸ NĂNG – YẾU TỐ CẦN THIẾT CỦA
MỘT NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ
Phạm vi bài tập: Mục đích của bài tập này là xác định điểm mạnh và điểm yếu
đối với một nhà quản lý Dự án và tìm cách để nâng cao các kỹ năng Quản lý dự án.
Lưu ý rằng anh/chị phải làm bài tập này trong suốt quá trình học và hoàn thành bài
viết sau khi khóa học kết thúc.
 Theo anh/chị, một người Quản lý Dự án cần phải có kỹ năng gì để đạt
hiệu quả? Hãy nêu tổng quát các kỹ năng này và giải thích tại sao anh/chị
tin rằng những kỹ năng này là quan trọng.
 Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm mạnh nhất của anh/chị? Nêu chi
tiết, kèm theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm mạnh
nhất của anh/chị.
 Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm yếu nhất của anh/chị? Nêu chi
tiết, kèm theo ví dụ về việc tại sao anh/chị nghĩ những kỹ năng này là các
điểm yếu nhất của anh/chị
 Sử dụng 6 kỹ năng trên, anh/chị có thể làm gì để phát huy những kỹ năng
mạnh nhất của anh/chị và cải thiện những kỹ năng yếu nhất của anh/chị?

0



MỤC LỤC

MỤC LỤC

Trang

PHẦN MỞ ĐẦU

3

PHẦN NỘI DUNG

4

1. Các kỹ năng quản trị dự án

4

…………………………........................................

4

1.1. Các kỹ năng con người…………………..…………………..………………...

7

1.2. Các kỹ năng dự án………………………………………………..…………….

8

1.3. Các kỹ năng hội nhập…………………..…………………..…………………..

9

1.4. Các kỹ năng kỹ thuật………………………………………………..…………

9

1.5. Kiến thức về tổ chức…………………..…………………..…………………..
2 Phân tích kỹ năng bản thân …………………………………...



11

2.1. Ba kỹ năng mạnh bản thân…………………..…………………..……………..

11

Kỹ năng lắng nghe



Kỹ năng quản lý thời gian



Kỹ năng thương lượng



2.2. Ba kỹ năng yếu bản thân………………………………………………..……...

13

Kỹ năng quản trị sự thay đổi



Kỹ năng kỹ thuật



Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn



2.3. Phương án kết hợp phát huy kỹ năng mạnh và khắc phục kỹ năng yếu bản
thân…………………..……………………………………………………………….

14

KẾT LUẬN

17

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1


PHẦN GIỚI THIỆU
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám
sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảo bảo cho dự án hoàn thành đúng thời
hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ
thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ, bằng những phương pháo và điều kiện tốt
nhất cho phép. Như vậy có thể định nghĩa ngắn gọn về quản trị dự án như sau:
“Quản lý dự án là một nhóm các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật mà mọi
người áp dụng nhằm vạch kế hoạch và kiểm soát các công việc dự án một cách hiệu
quả.”
Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được
hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt,
đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi. Về mặt toán học, ba mục
tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biểu diễn theo công thức sau:
C = f (P,T,S)
Trong đó: C: Chi phí
P: Mức độ hoàn thành công việc
T: Yếu tố thời gian
S: Phạm vi dự án
Nhà quản lý dự án giữ một vai trò rất quan trọng trong quản lý dự án. Những
chức năng cơ bản của nhà quản lý dự án bao gồm: Hoạch định, tổ chức, hội nhập,
kiểm soát, lãnh đạo, ra quyết định, truyền thông và xây dựng một môi trường hỗ trợ
dự án. Nếu nhà quản lý không có thẩm quyền chính thức đối với những người mà
họ phải làm việc cùng để hoàn thành công việc thì khi đó vai trò của nhà quản lý dự
án có thể rất phức tạp.
Do tính phức tạp của công việc mà đòi hỏi người nắm giữ vị trí quản lý dự án
cần phải có các kỹ năng đặc biệt để đảm bảo công việc tiến hành đúng như dự liệu.

2


PHẦN NỘI DUNG
1. Các kỹ năng quản trị dự án
Người quản lý dự án cần có những kỹ năng chuyên môn (phần cứng) được đào
tạo và những kỹ năng trong mối quan hệ người và người (phần mềm) có được do
kinh nghiệm hoặc được tập huấn. Các kỹ năng quản trị dự án cơ bản:

1.1. Các kỹ năng con người
Các nhà quản lý dự án cần sử dụng cả sự thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp,
đồng thời cũng cần biết khi nào thì sử dụng mỗi phương thức đó. Nhà quản lý dự án
cần phải làm một người giỏi giao tiếp và có các kỹ năng quản lý xung đột và quản
lý thay đổi.
Nhà quản trị khi làm việc phải hiểu biết và vận dụng những kiến thức và kỹ
năng cá nhân, gồm các kỹ năng tự nhận thức, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng
quản lý sự căng thẳng... Tuy nhiên, nhà quản trị nào cũng phải làm việc trong một
nhóm, rất nhiều nhóm, nhiều đối tượng và nhiều cấp quản lý. Do vậy, ngoài những
kỹ năng cá nhân nêu trên, mỗi cá nhân còn cần hiểu biết và có kỹ năng phối hợp với

3


người khác thì kết quả thực hiện công việc của bản thân và của cả nhóm mới đạt
mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất.
Những hiểu biết về kỹ năng phối hợp các cá nhân trong nhóm có rất nhiều, đó là
các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tạo được quyền lực và gây ảnh hưởng, kỹ năng
khuyến khích người khác nỗ lực làm việc, kỹ năng giải quyết các mâu thuẫn giữa
các thành viên trong nhóm và với các nhóm khác...
Nhiều cuộc khảo sát chỉ ra rằng, kỹ năng giao tiếp là thuộc tính hết sức cần thiết
của nhà quản trị, nó quyết định thành công trong công việc và thành đạt trong sự
nghiệp, đặc biệt với những người lãnh đạo. Kỹ năng này liên quan tới nhiều hoạt
động, từ kỹ năng viết đến kỹ năng nói, kết hợp với tư thế, cử chỉ, động tác để diễn
tả quan điểm và mục đích của vấn đề muốn đề cập. Người ta thấy rằng, có ít nhất
80% thời gian của nhà quản trị dùng cho giao tiếp bằng lời.
Một cuộc nghiên cứu gần đây đối với 20.000 nhân viên tại nhiều công ty trên
toàn thế giới do Trường quản lý Vanderbilt, Mỹ, tiến hành cho thấy nguyên nhân khiến
số một nhân viên quyết định chấm dứt hợp đồng là “Hành vi và thái độ quản lý nghèo
nàn”. Nói cách khác, chính là vì những ông chủ tồi. Còn một trong những yếu tố quan
trọng nhất làm nên “Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn” là kỹ năng giao tiếp yếu
kém.
Các chuyên gia nhân sự cho rằng nguyên nhân có thể do nhiều nhà quản trị
doanh nghiệp ngày nay được “cất nhắc” dựa trên bản thành tích trong công việc, trong
khi lãnh đạo đã vô tình bỏ qua việc đánh giá về các kỹ năng giao tiếp của họ.
Những kỹ năng giao tiếp không phải là bẩm sinh, mà cùng với thời gian và nỗ
lực cá nhân, chúng có thể được trau dồi và hình thành. Sau đây là 7 kỹ năng giao tiếp
cơ bản đối với một người quản lý:
1. Hãy là một người lắng nghe tốt. Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên của bạn.
“Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một trong những thiếu sót giao tiếp lớn nhất
mà các nhà quản lý thường mắc phải”, - Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân
sự tại hãng Chapel Hill , - cho biết.

4


2. Dành thời gian cho nhân viên. Thông thường, những cuộc nói chuyện trực
tiếp với các nhân viên trong công ty là rất quan trọng; chỉ khi các nhân viên làm việc ở
xa, bạn mới nên nói chuyện qua điện thoại.
3. Trò chuyện với nhân viên về công việc. Bạn nên thường xuyên tiếp cận để
tìm hiểu về các thay đổi tại công sở từ trên xuống dưới. Công việc có thể không được
hoàn thành và bạn có thể là người duy nhất biết những điều mà mọi người chưa biết.
4. Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bản thân. Điều
này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được những quyết định tốt hơn (hay ít nhất là
những quyết định bạn sẽ cảm thấy phù hợp hơn).
5. Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều ngạc nhiên
bất ngờ. Những buổi đánh giá thường niên nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng với các
nhân viên thảo luận phương hướng hành động trong thời gian tới.
6. Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên. Vấn đề ở đây không
phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông, mà là khả năng trò chuyện với một nhóm
nhân viên cụ thể.
7. Đừng che đậy đằng sau các e-mail. E-mail là một công cụ giao tiếp quan
trọng, nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải được thảo luận cá nhân. Các xung đột
cũng cần phải được giải quyết trong khuôn khổ cá nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít
nhất là qua điện thoại
Quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các bộ
phận chức năng và những cơ quan liên qua để hực hiện các công việc của dự án nên
cần thiết phải thông thạo kỹ năng giao tiếp.
Nhà quản lý dự án trong quá trình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với
rất nhiều nhóm người như: Các nhà thầu, nhà cung ứng, các cơ quan quản lý nhà nước,
lao động trực tiếp … Ngoài ra cùng với đà phát triển của tổ chức trách nhiệm của nhà
quản lý dự án ngày càng tăng, nhưng quyền lực lại chưa thực sự tương xứng. Để phối
hợp mọi cố gắng trong và ngoài tổ chức nhằm thực hiện thành công dự án, buộc các
nhà quản lý dự án phải có kỹ năng thương lượng giỏi với các nhà quản lý cấp trên và
những người đứng đầu các phòng chức năng chuyên môn, tranh thủ tối đa sự quan tâm
của cấp trên để giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động dự án.
5


Các bất đồng thường nảy sinh giữa nhà quản lý dự án với các thành viên tham
gia, giữa các cán bộ quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng … Nguyên nhân có
nhiều nhưng có thể kể ra một số các nguyên nhân chính sau: Do thủ tục hành chính;
Mục tiêu và thứ tự ưu tiên; Tranh chấp cùng một nguồn lực; Do quan điểm kỹ thuật và
chính kiến khác nhau; … Do vậy, cần có phương pháp giải quyết đúng, đặt mục tiêu,
quyền lợi của tập thể trên lợi ích cá nhân để giải quyết những bất đồng.
1.2. Các kỹ năng dự án
Những dự án lớn đòi hỏi rất nhiều đến quỹ đầu tư cũng như nhân lực. Do đó,
việc lập một dự án với chi phí chi tiết và huy động vốn là điều rất quan trọng đối với
một nhà quản trị. Không phải ai cũng có đủ tài và lý lẽ để thuyết phục hoặc xin tài trợ
cho dự án. Không chỉ vấn đề vốn, kỹ năng làm việc theo nhóm cũng là điều kiện thiết
yếu trong mỗi dự án.
Có một điều tưởng chừng rất đơn giản nhưng không ít nhà quản trị không chịu
chú ý, dẫn đến dự án bị đổ bể hoặc không hoàn thành được theo như tiêu chí ban đầu
đã đề ra, gây mất uy tín với đối tác, đó là "Làm vừa sức của mình, không nên đề cao
quá mục tiêu" đó là lời khuyên của ông Nguyễn Mạnh Hùng. Và làm việc gì cũng phải
lập kế hoạch, tính chi phí rủi ro trong từng trường hợp cụ thể". Steve Gandy - Phó Chủ
tịch Tập đoàn Metso Corporation với kinh nghiệm trên 40 năm trong nghề quản lý dự
án đã đưa ra lời khuyên này.
Để tính toán được chi phí rủi ro, ngay từ đầu bạn phải thực hiện tốt khâu chuẩn
bị. Các dự án luôn có những đặc thù riêng nhưng dự án có tính bất biến, người làm dự
án không được phép thay đổi mục tiêu của dự án vì bất cứ lý do nào. Nếu hạn thay đổi
mục tiêu ban đầu của dự án, thì dự án đó coi như thất bại và bạn phải chuyển sang dự
án mới.
10 kỹ năng lãnh đạo dự án then chốt:
1. Phát triển một tầm nhìn tổng quát
2. Xây dựng đội quản lý dự án và lãnh đạo đội dự án
3. Các khả năng lãnh đạo xây dựng và dẫn dắt đội dự án
4. Các khả năng giao tiếp
6


5. Các khả năng quản lý con người
6. Các khả năng hỗ trợ
7. Các khả năng giao tiếp trong toàn bộ tổ chức
8. Khả năng chấp nhận chỉ trích, phản hồi và thông tin đầu vào từ những người
khác
9. Các khả năng sử dụng các công cụ đội nhóm
10. Khả năng bán hàng và khả năng xúc tiến và bán dự án
1.3. Các kỹ năng hội nhập
Một trong những nhiệm vụ chủ chốt của một nhà quản lý dự án là điều phối
nhiều thành phần dự án. Quản lý dự án huy động và sắp xếp hợp lý các nguồn nhân
lực, vật tư thiết bị và nguồn vốn. Tổ chức thực hiện dự án nhằm phối hợp hiệu quả
giữa những bên tham gia, phân định rõ vai trò và trách nhiệm cho những người tham
gia dự án.
Nhà quản lý dự án phối hợp mọi thành viên trong nhóm thực hiện tốt dự án,
phối hợp các lực lượng tư vấn, các nhà thầu, khách hàng, đến các cơ quan quản lý nhà
nước có liên quan … nhằm đảm bảo thực hiện thành công dự án.
Nhà quản trị khi làm việc phải hiểu biết và vận dụng những kiến thức và kỹ
năng cá nhân, gồm các kỹ năng tự nhận thức, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản
lý sự căng thẳng... Tuy nhiên, nhà quản trị nào cũng phải làm việc trong một nhóm, rất
nhiều nhóm, nhiều đối tượng và nhiều cấp quản lý.
Do vậy, ngoài những kỹ năng cá nhân nêu trên, mỗi cá nhân còn cần hiểu biết và
có kỹ năng phối hợp với người khác thì kết quả thực hiện công việc của bản thân và
của cả nhóm mới đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất.Những hiểu biết về kỹ
năng phối hợp các cá nhân trong nhóm có rất nhiều, đó là các kỹ năng giao tiếp, kỹ
năng tạo được quyền lực và gây ảnh hưởng, kỹ năng khuyến khích người khác nỗ lực
làm việc, kỹ năng giải quyết các mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm và với các
nhóm khác...
1.4. Các kỹ năng kỹ thuật
7


Một nhà quản lý dự án phải hiểu những hạng mục nào cần được thực hiện về
mặt kỹ thuật, nhưng sẽ không hiểu sâu sắc như các chuyên gia về vấn đề đang thực
hiện dự án. Tuy nhiên họ phải biết có những khó khăn, cạm bẫy tiềm ẩn hay không?
Nhà quản lý dự án trước hết phải là một người khá đặc biệt với trình độ chuyên
môn rất cao. Căn cứ đánh giá trình độ chuyên môn của người quản lý dự án: kinh
nghiệm đã có, các bằng cấp liên quan, các đóng góp trong công tác tư vấn, đào tạo, kết
quả giải quyết các vấn đề cụ thể.
Kỹ năng kỹ thuật là khả năng cần thiết của nhà quản lý dự án để thực hiện một
công việc cụ thể, hay nói cách khách đó là trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhà
quản lý dự án. Kỹ năng này có được qua việc học ở trường hay các lớp bồi dưỡng, kinh
nghiệm thực tế.
1.5. Kiến thức về tổ chức
Nếu không hiểu những yếu tố sau của tổ chức: văn hóa, các chính sách, tính
cách và chính trị thì dự án rất có khả năng sẽ thất bại.
Văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hóa được xây dựng trong suốt
quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và
hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp; tạo nên sự khác biệt giữa các doanh
nghiệp và được coi là truyền thống riêng của mỗi doanh nghiệp.
Chính vì vậy có thể nói rằng văn hoá như một chất keo kết dính các thành viên
trong tổ chức, để giúp việc quản lý tổ chức bằng cách đưa ra những chuẩn mực để
hướng các thành viên nên nói gì và làm gì, văn hoá tạo ra như một cơ chế khẳng định
mục tiêu của tổ chức, hướng dẫn và uốn nắn những hành vi và ứng xử của các thành
viên trong tổ chức. Như một nhà nghiên cứu về văn hoá tổ chức có nói rằng “văn hoá
xác định luật chơi”.
Văn hóa là một công cụ quan trọng và không thể thiếu trong quản lý điều hành,
bất kể đó là quản lý điều hành một quốc gia, một xã hội, một doanh nghiệp hay một cơ
quan … Người ta không thể quản lý điều hành tốt mà không sử dụng công cụ văn
hóa.Về mặt khoa học quản trị, việc quản trị một doanh nghiệp hay quản trị một quốc
gia đều có những nét tương đồng.
8


Người ta thường sử dụng “pháp luật” và “văn hóa xã hội” như hai công cụ quan
trọng để quản lý một quốc gia.Và cũng tương tự, người ta có thể dùng “quy chế” và
“văn hóa doanh nghiệp” để quản lý một doanh nghiệp”.Vậy quản lý công ty bằng quy
chế và quản lý công ty bằng văn hóa khác nhau như thế nào? Hai cách quản lý này hỗ
trợ và kết hợp nhau ra sao? Dùng quy chế để tạo văn hóa, và dùng văn hóa để thực thi
quy chế, quản lý công ty bằng quy chế => mọi người phải tuân theo như thế, mang tính
bắt buộc, quản lý công ty bằng văn hóa => mọi người tin và theo như thế, mang tính tự
nguyện.
Chính sách chỉ những phương cách được vận dụng để đạt tới mục tiêu thường
niên của doanh nghiệp. Chính sách bao gồm những hướng dẫn, quy định, những
phương thức được lập ra để phụ giúp cho những nỗ lực nhằm đạt tới mục tiêu đề ra.
Chính sách còn giúp cho việc đưa ra các quyết định, vạch ra những tình huống sẽ xảy
ra thường xuyên hay xảy ra theo định kỳ. Chính sách cho phép phối kết hợp giữa các
bộ phận cũng như trong nội tại từng bộ phận.
Kiến thức tổng quát về doanh nghiệp, ngành, các hoạt động liên quan, kiến thức
về môi trường kinh doanh, pháp lý, chính trị, kinh tế và xã hội, các kiến thức về môi
trường kinh doanh quốc tế và các xu hướng phát triển chủ đạo là yếu tố quan trọng làm
nên thành công của một người quản lý dự án.
Ngoài những đòi hỏi khắt khe như đã kể trên, người làm quản lý dự án phải là
một người có sức khỏe tốt, nếu không có sức khỏe bạn sẽ không thể chịu được áp lực
công việc và tham gia vào những chuyến công tác, khảo sát thị trường, dự án... Và
người quản lý dự án cần phải biết cân bằng cuộc sống – công việc, nếu không sẽ rất dễ
rơi vào trạng thái stress, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả dự án.
Nhà quản lý dự án giỏi không chỉ có những kỹ năng nêu trên mà cần trang bị
những kỹ năng cần thiết khác như lập kế hoạch, quản lý thời gian, dự toán nhân sách,
kiểm soát chi phí, kỹ năng quản lý nhân sự.

9


2. Phân tích các kỹ năng bản thân
2.1. Ba kỹ năng mạnh bản thân
 Kỹ năng lắng nghe
Kiên nhẫn lắng nghe những gì người khác đã nói, ngay cả khi tôi không đồng ý
với nó. Điều quan trọng trong quá trình giao tiếp là thể hiện sự chấp nhận và thông cảm
những vấn đề của người nói, không nhất thiết phải cố tỏ ra đồng ý quan điểm khác
hoặc cố chỉ ra những suy nghĩ không đúng của đối phương. Chỉ đơn giản bằng cách gật
đầu hoặc sử dụng các cụm từ như “Mình có thể hiểu được suy nghĩ của bạn”; “Mình
tôn trọng sự khác biệt nên bạn có thể thoải mái bộc lộ suy nghĩ, cảm xúc của mình”,…
Để khuyến khích người tiếp tục câu chuyện của họ, hãy thêm vào những câu chốt lại từ
những gì bạn nghe.
Tuy nhiên, việc lắng nghe phải có sự chọn lọc, biết tiếp nhận thông tin từ nhiều
nguồn khác nhau để đưa ra được phương án giải quyết. Tôi đã từng là một giám đốc
một website và gặp phải trường hợp sau: Có thời gian tôi nhận được rất nhiều và liên
tục những bức thư từ các độc giả nữ than phiền về áp lực của công việc và gia đình.
Nhận thấy rằng đối tượng độc giả đang đối mặt với vấn đề này ngày càng gia tăng, tôi
đã cho ra đời một mục chuyên phục vụ nhóm đối tượng này trên website.
Với một nhà quản lý dự án, kỹ năng lắng nghe là rất quan trọng bởi dù trong
một cuộc họp chung của toàn công ty hay gặp riêng một ai, một nhà quản lý luôn phải
thể hiện được khả năng lắng nghe và chọn lọc thông tin của mình. Họ cần biết lắng
nghe từ nhiều chiều và nhận định ra được vấn đề cần giải quyết.
 Kỹ năng quản lý thời gian
Trước đây tôi luôn phải đối mặt với những thời gian chót cũng như các vấn đề
cần phải giải quyết. Lúc nào cũng phải làm cho kịp thời hạn, phải giải quyết cho xong
các vấn đề và lúc nào cũng có các đòi hỏi đặt ra trên quỹ đạo thời gian của tôi. Không
biết bao nhiêu lần tôi nói rằng: "Giá mà thời gian trong ngày dài hơn thì tốt!".
" Thời gian là vàng" , không ai có thể níu giữ hoặc kéo dài quỹ thời gian của
mình. Vì vậy, nhận thức được được ý nghĩa của việc quản lý thời gian tôi đã đăng ký
các khóa học quản lý thời gian cũng như tìm hiểu các tài liệu để rèn luyện kỹ năng này.
Một số cách tôi đang áp dụng để sử dụng thời gian hiệu quả hơn như:
10


-

Lập lịch làm việc theo tháng, tuần.

-

Liệt kê và phân loại, sắp ưu tiên cho các công việc theo nguyên tắc: Quan
trọng & Khẩn cấp.

-

Đặt thời hạn cho mỗi hoạt động

-

Luôn mang theo quyển sổ nhỏ để nhắc việc và ghi lại những ý tưởng

-

Học cách nói “không” với những việc ưu tiên thấp để tập trung vào các công
việc quan trọng.

-

Không ôm việc mà phân việc khi có thể đổi với các công việc không quan
trọng.

-

Không quá cầu toàn.

 Kỹ năng thương lượng
Với một nhà quản lý dự án, đây là kỹ năng không thể thiếu, với tôi đây là một
điểm mạnh. Bởi ngoài những yếu tố bản thân về khả năng thuyết phục người khác,
để rèn luyện kỹ năng này tôi đã có những khóa học kỹ năng mềm. Thông qua khóa
học kết hợp với thực tế tôi biết được những nguyên tắc cơ bản trong thương lượng
như sau:
1- Hãy tự tin.
2- Nên hỏi nếu có thắc mắc.
3- Nên cung cấp thông tin.
4-Gợi ra những khoản nhân nhượng có đi có lại.
5- Đưa ra những dự kiến của mình.
6- Phối hợp tốt tính kiên quyết và tính mềm mỏng, trong mọi hoàn cảnh giữ
cho được sáng suốt, tỉnh táo.
7-Biết lắng nghe và hiểu.
8- Khả năng đứng ở địa vị bên kia để nhận định sự việc theo quan điểm của họ
cũng như theo quan điểm của mình.
9- Người thương lượng phải là người am hiểu vấn đề, biết diễn đạt mạch lạc,
biết tùy cơ ứng biến và nên có đầu óc khôi hài.
Bất cứ dự án nào cũng được khắc họa vào một môi trường có những quan hệ
quyền lực ít nhiều phức tạp và dự án chỉ có thể thành công trong chừng mực gặp
11


được một mảnh đất đủ thuận lợi. Người quản lý dự án phải biết kích thích các
cộng hưởng tích cực hơn là làm cho người cộng tác e ngại hoặc chống đối.
2.2. Ba kỹ năng yếu bản thân
 Kỹ năng quản trị sự thay đổi
Người quản lý phải thích ứng thật nhanh với sự thay đổi để lèo lái cỗ xe dự án luôn
nhắm đúng mục tiêu cần đến. Đưa ra biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình là tối
quan trọng trong công tác quản lý, vì nếu không phản ứng nhanh, mọi thành quả có thể
bị tổn hại nghiêm trọng chỉ trong chốc lát.
Tuy nhiên cá nhân tôi thường không đủ bình tĩnh để có thể phản ứng một cách
chính xác với sự thay đổi. Khi có sự biến động nào đấy với quyết định tôi đưa ra tại
thời điểm đó thường không mai lại hiệu quả cao.
 Kỹ năng kỹ thuật
Là một người không theo học chính quy về quản lý chi phí, nguồn lực, rủi ro, tài
chính… Nên kỹ năng kỹ thuật của bản thân tôi còn yếu. Nếu là một nhà quản lý dự án,
trực tiếp tôi sẽ không thể thẩm định dự án dưới các chỉ tiêu kỹ thuật mà cần nhờ tới
nhân viên của mình. Trong khi đây là một kỹ năng không thể thiếu với một nhà quản lý
dự án, bởi nhờ có kỹ năng này mà nhà quản lý lựa chọn chính xác các hạng mục nên
hay không nên đầu tư.
Hơn nữa, quyền lực từ năng lực chuyên môn rất quan trọng đối với một người quản
lý dự án. Khi bạn làm lãnh đạo, các thành viên trong nhóm làm việc của bạn sẽ luôn
cần bạn định hướng và dẫn dắt. Họ cần có niềm tin là bạn có khả năng định hướng
chính xác, chỉ đạo hợp lý và điều phối hiệu quả hoạt động của nhóm để mang lại một
kết quả tốt.
Nếu mọi người trong nhóm đánh giá bạn là một chuyên gia đích thực, thật sự có tài,
họ sẽ chú ý lắng nghe bạn hơn khi bạn cố gắng thuyết phục họ làm một việc gì đó và
khi bạn muốn truyền cảm hứng làm việc cho họ.
Ngoài ra, nếu họ đánh giá bạn có tài, bạn sẽ dễ động viên họ làm việc hơn:
- Nếu thành viên trong nhóm ngưỡng mộ năng lực chuyên môn của bạn, họ sẽ có niềm
tin là bạn có thể chỉ dẫn cho họ phương cách làm việc hiệu quả.
- Nếu khâm phục tài phán đoán của bạn, họ sẽ đặt niềm tin vào khả năng chỉ đạo,
điều hành của bạn. Nhờ vậy, họ sẽ làm việc cố gắng và hiệu quả hơn.
12


- Nếu thấy rõ năng lực của bạn, họ sẽ tin tưởng rằng bạn đủ trí tuệ để chỉ dẫn và
hướng những nỗ lực của họ về một mục tiêu công việc xứng đáng nhất.
 Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
Trong nhóm dự án, mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi. Khi có sự mâu thuẫn
giữa các nhân viên, môi trường làm việc sẽ bị ảnh hưởng nặng nề. Sự ác cảm giữa các
đồng nghiệp càng kéo dài càng ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả làm việc của chính họ
cũng như của những người xung quanh. Vì vậy, giải quyết mâu thuẫn là vấn đề cần
được ưu tiên và giải quyết càng sớm càng tốt.
Và một khi có sự ganh đua giữa các đồng nghiệp cho một vị trí trong dự án mới, họ
sẽ bị yếu tố cảm xúc và tham vọng chi phối rất lớn và dĩ nhiên điều đó sẽ có những tác
động không mấy khả quan cho dự án.
Thế nhưng bất đồng giữa nhân viên có thể xuất phát từ nhiều vấn đề có liên quan
hoặc không liên quan đến công việc. Nguyên nhân đó có thể do sự khác biệt trong hoàn
cảnh gia đình, xã hội hay khác biệt tính cách, thậm chí có thể do những điều nhỏ nhặt
như thói quen nói lớn tiếng khi nghe điện thoại.
Bởi vậy việc giải quyết mâu thuẫn xung đột của tôi hiện nay chỉ có tác dụng trước
mắt mà không triệt để.
2.3. Phương án kết hợp phát huy kỹ năng mạnh và khắc phục kỹ năng yếu bản thân
Kết hợp 6 kỹ năng nêu trên, cá nhân tôi cần phải thực hiện các biện pháp sau để
giúp cho việc quản lý dự án đạt kết quả cao:
 Chịu khó nâng cao kỹ năng kỹ thuật
Khi thành thạo các kỹ năng quản lý, kỹ năng kỹ thuật, bản thân người quản lý dự án
có thể tránh được các quyết định sai lầm. Vì thế tôi sẽ tích cực tham gia vào các khóa
đào tạo ngắn hạn về các kỹ năng kỹ thuật liên quan đến dự án. Đồng thời sẽ học tập
một cách tập trung về các kỹ năng quản lý: lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, đánh giá
dự án. Để bản thân có thêm thẩm định và đánh giá về các dự án.
 Chú ý đến ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn thực hiện công việc
Nội dung cơ bản của quản lý dự án là xây dựng kế hoạch, cách thực hiện công việc
hiệu quả nhất với những nguồn lực hiện có trong thời gian ngắn nhất. Mỗi khi thực
13


hiện xong một công việc gì, bạn hãy ghi lại những gì đã làm được, rút ra bài học kinh
nhiệm thì đó là những tài liệu vô giá của bạn sau này.
 Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp
Không phải cứ họp hành nhiều là tốt, mà vấn đề nằm ở chỗ bạn quản lý thông tin
như thế nào. Hãy quan tâm đến cuộc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với đồng nghiệp
để có đủ thông tin.
 Làm việc tốt với các thành viên trong nhóm
Bạn có làm việc ăn ý với những thành viên trong nhóm? Những thành viên trong
nhóm có muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn là người đứng đầu dự án
không? Bạn có tích cực nghe những gì người khác nói không? Khi một người trong
nhóm chất vấn bạn, hãy cố gắng lý giải vấn đề một cách trực tiếp và thật khách quan.
 Luôn đảm bảo tiến độ công việc
Không đảm bảo đúng tiến độ và không thực hiện đầy đủ công việc được giao là con
đường ngắn nhất giết chết sự nghiệp của bạn. Các kỹ năng quản lý dự án tập trung vào
việc đảm bảo tiến độ công việc với kết quả tốt nhất nên một khi làm chủ được điều này,
bạn sẽ được các thành viên trong nhóm tin tưởng.
 Bình tĩnh để kiểm soát tình hình
Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh và kiểm soát được tình hình trên cơ
sở có đầy đủ thông tin về dự án. Căn cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, người
quản lý phải biết phân công ai phải làm việc gì, ở đâu và luôn có những phương án đề
phòng bất trắc. Nếu chẳng may xảy ra sự cố, phải thật bình tĩnh để giải quyết mọi vấn
đề phát sinh và giữ sự ổn định tình hình.
 Thích ứng với những thay đổi
Đừng khó chịu trước những thay đổi bất thường của dự án. Một người quản lý dự
án giỏi luôn phải thích ứng với những thay đổi của dự án và đề ra những biện pháp kịp
thời để kiểm soát tình hình và đảm bảo sự thành công cho dự án đó.

14


PHẦN KẾT LUẬN
Các nhà nghiên cứu về phát triển nhận xét rằng ở các nước đang phát triển,
người ta ngày càng sử dụng chương trình và dự án nhằm mục tiêu phát triển kinh tế và
xã hội. Trong gần một phần tư thế kỷ qua,dự án đã là một thứ công cụ hay phương tiện
để những tổ chức viện trợ quốc tế chuyển giao viện trợ không hoàn lại,các khoản tín
dụng, cũng như các khoản cho vay và viện trợ kỹ thuật. Với chức năng là đòn bẩy quan
trọng trong tiến trình phát triển, dự án giúp biến kế hoạch thành hành động. Với mục
đích cuối cùng là mang lại thay đổi về mặt xã hội và kinh tế, dự án là phương tiện huy
động tài nguyên và nguồn lực các loại và phân bổ chúng một cách hợp lý để tạo ra
hàng hóa kinh tế và những dịch vụ xã hội. Nếu việc xác định, hình thành, chuẩn bị kế
hoạch và thực hiện dự án không được kỹ càng, thì dự án có thể thất bại, nghĩa là khả
năng cũng như tiềm năng của cộng đồng không được phát huy và vốn liếng đổ vào
dự án bị lãng phí. Do đó khả năng quản lý dự án là một yêu cầu rất quan trọng.
Trong cuộc sống chúng ta có rất nhiều dự án lớn nhỏ khác nhau. Hãy bắt đầu vai
trò nhà quản lý ngay từ những dụ án nhỏ, những kế hoạch nhỏ và phải luôn khắc cốt
ghi tâm, dự án nào cũng có rủi ro, để hoàn thành tốt bạn phải luôn có dự án chống rủi
ro trong từng dự án.
Bạn cũng nên biết rằng, quản lý dự án cũng là một kỹ năng nên bạn phải luyện
tập thường xuyên và trau dồi kiến thức hàng ngày.

15


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Website: Wikipedia - địa chỉ:
http://vi.wikipedia.org/wiki/Qu%E1%BA%A3n_l%C3%BD_d%E1%BB
%B1_%C3%A1n
2. Website: Hpt knowing IT - địa chỉ:
http://www.hpt.vn/page-33-0-vn-nang-luc-quan-tri-du-an.html
3. Website: Pro. Progressor - địa chỉ:
http://www.10sta.vn/tin-moi/de-tro-thanh-nguoi-quan-ly-du-an-chuyennghiep.html
4. Website: Slideshare - địa chỉ:
http://www.slideshare.net/nguyenhoangphucthien/k-nng-xy-dng-v-qun-l-d-n
5. Website: Slideshare - địa chỉ:
http://www.kynang.edu.vn/ky-nang-lam-viec-nhom/452-ky-nang-giao-tieptrong-phoi-hop-nhom.html
6. Giáo trình Quản lý dự án đầu tư – TS. Từ Quang Phương – NXB Lao động
Xã hội, 2009

16



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×