Tải bản đầy đủ

Những kỹ năng cần phải có của một nhà quản lý dự án

1. Những kỹ năng cần phải có của một nhà Quản lý dự án:

Như chúng ta đã biết, người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm chính về kết quả của
dự án. Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế
hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả. Chính vì vậy, năng
lực, kỹ năng của một người quản lý dự án ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả mang lại của dự
án.
Theo tôi, những kỹ năng chính cần phải có của một người quản lý dự án bao gồm:
- Kỹ năng hoạch định, đề ra các phương án
Một dự án bao giờ cũng bắt đầu với việc hoạch định ra phương án thực hiện, phân bổ
các chỉ tiêu, nguồn lực. Thêm vào đó, một phương án dự phòng bao giờ cũng cần thiết
trong những trường hợp công việc không diễn ra suôn sẻ hoặc có vướng mắc phát sinh
trong quá trình thực hiện. Công tác hoạch định ban đầu tốt luôn giúp cho người quản lý dự
án nắm bắt một cách tông quan các công việc cho dự án một cách tốt nhất trước khi bắt đầu
thực hiện.


* Kỹ năng lập kế hoạch, phân công công việc:
Một người quản lý dự án giỏi phải là người biết lập ra các kế hoạch cho từng công việc cụ
thể. Việc lập kế hoạch một cách chi tiết, sát với thực tế sẽ giúp cho công tác điều hành,
kiểm soát của người quản lý tốt hơn. Ngoài ra, những phát sinh sẽ được hạn chế khi trong

thời gian lập kế hoạch của dự án.
Từ kế hoạch đặt ra, người quản lý sẽ biết phân công công việc cho từng giai đoạn, về
nguồn lực, về tài chính, về thời gian …

* Luôn đảm bảo tiến độ công việc
Không đảm bảo đúng tiến độ và không thực hiện đầy đủ công việc được giao là con đường
ngắn nhất dẫn tới sự thất bại hoặc không hiệu quả của các dự án. Các kỹ năng quản lý dự
án tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết quả tốt nhất nên một khi làm chủ
được điều này.

* Thiết lập những ưu tiên một cách linh động


Ngày nay, các thành viên nhóm quản lý dự án đóng vai trò tích cực trong nhiều dự án
cùng lúc là rất phổ biến. Mặc dù nguồn nhân lực có giới hạn nhưng vẫn có thể hoàn thành
được nếu người quản lý biết sắp xếp một cách hợplý. Bên cạnh đó, việc thiết lập những ưu
tiên không chỉ trong nhân sự, những ưu tiên trong công việc nếu sắp xếp tốt sẽ giúp cho dự
án thích ứng kịp thời với những sự thay đổi về tiến độ, hoặc những phát sinh khác

* Kỹ năng quản lý nhân sự
Các nhà quản lý dự án cần sử dụng cả sự thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp, đồng
thời cũng cần biết khi nào thì sự dụng mỗi phương thức đó.
Nhà quản lý dự án cần phải là một người giỏi giao tiếp và có các kỹ năng quản lý
xung đột và quản lý thay đổi.
Dù bạn có là nhà quản lý tài ba đến đâu, bạn cũng không thể một mình tự gánh vác
công việc, người quản lý dự án giỏi là người có khả năng tập hợp những người giỏi về làm
trong ban quản lý dự án của mình. Những dự án lớn đòi hỏi rất nhiều đến quỹ đầu tư cũng
như nhân lực. Do đó, việc lập một dự án với chi phí chi tiết và huy động vốn là điều rất
quan trọng đối với một nhà quản trị. Không phải ai cũng có đủ tài và lý lẽ để thuyết phục
hoặc xin tài trợ cho dự án. Không chỉ vấn đề vốn, kỹ năng làm việc theo nhóm cũng là điều
kiện thiết yếu trong mỗi dự án.


* Bình tĩnh để kiểm soát tình hình
Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh và kiểm soát được tình hình trên cơ sở
có đầy đủ thông tin về dự án. Căn cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý
phải biết phân công ai phải làm việc gì, ở đâu và luôn có những phương án đề phòng bất
trắc. Nếu chẳng may xảy ra sự cố, phải thật bình tĩnh để giải quyết mọi vấn đề phát sinh và
giữ sự ổn định tình hình.


* Thích ứng với những thay đổi
Đừng khó chịu trước những thay đổi bất thường của dự án. Một người quản lý dự án giỏi
luôn phải thích ứng với những thay đổi của dự án và đề ra những biện pháp kịp thời để
kiểm soát tình hình và đảm bảo sự thành công cho dự án đó.


2. Ba kỹ năng là điểm mạnh của bản thân:
*Làm việc nhóm
Luôn làm việc ăn ý với các thành viên trong nhóm. Khi thực hiện một dự án đều họp
thống nhất trước khi thực hiện. Các thành viên trong nhóm luôn tham khảo ý kiến trước
khi bắt tay vào một việc cụ thể. Tích cực lắng nghe góp ý của các thành viên trong nhóm
dù là ý kiến trái chiều, giải thích mọi thắc mắc chất vấn thật khách quan.
* Khả năng hoạch định
Một dự án bắt buộc người quản lý phải hoạch định phương án đề ra các chỉ tiêu, phân bổ
nguồn lực. Trong quá trình quản lý các dự án thực tế tôi thường để dự án kéo dài thời
gian hơn kế hoạch, công việc chồng chéo lên nhau đôi khi mất sự kiểm soát nên trình tự
công việc bị đảo lộn dẫn đến hiệu quả làm việc không cao vì vậy để thực hiện tốt một dự
án ta nên có một kế hoạch chi tiết mỗi kế hoạch là một mắt xích có thể ảnh hưởng đến
những kế hoạch còn lại. Người quản lý cần kiểm soát chất lượng tiến độ theo từng bước
cho đến khi dự án kết thúc và còn phải đề ra phương án dự phòng nếu chẳng may một
trong số các bước gặp trục trặc ngoài ý muốn.
*Kỷ năng kiểm soát tình hình
Khi quản lý dự án gặp phải tình huống không như dự đoán ban đầu như “nhân viên nghỉ
việc, không thực hiện công việc theo tiến độ, có nhiều sai sót, đối tác thay đổi quan
điểm” tôi thường mất bình tĩnh và có phản ứng gay gắt ngay tại thời điểm sẩy ra sự việc
đẩy công việc lâm vào thế bế tắc không có giải pháp để khắc phục sự cố. Do vậy người
quản lý dự án cần phải luôn bình tĩnh trước những thay đổi trong quá trình thực hiện dự
án và giữ cho tinh thần cả đội bình tĩnh ổn định trước các trở ngại gặp phải.
3. Ba kỹ năng là điểm yếu của bản than
* Khả năng hoạch định
Một dự án bắt buộc người quản lý phải hoạch định phương án đề ra các chỉ tiêu, phân bổ
nguồn lực. Trong quá trình quản lý các dự án thực tế tôi thường để dự án kéo dài thời
gian hơn kế hoạch, công việc chồng chéo lên nhau đôi khi mất sự kiểm soát nên trình tự


công việc bị đảo lộn dẫn đến hiệu quả làm việc không cao vì vậy để thực hiện tốt một dự
án ta nên có một kế hoạch chi tiết mỗi kế hoạch là một mắt xích có thể ảnh hưởng đến
những kế hoạch còn lại. Người quản lý cần kiểm soát chất lượng tiến độ theo từng bước
cho đến khi dự án kết thúc và còn phải đề ra phương án dự phòng nếu chẳng may một
trong số các bước gặp trục trặc ngoài ý muốn.
* Khả năng kiểm soát tình hình
Khi quản lý dự án gặp phải tình huống không như dự đoán ban đầu như “nhân viên nghỉ
việc, không thực hiện công việc theo tiến độ, có nhiều sai sót, đối tác thay đổi quan
điểm” tôi thường mất bình tĩnh và có phản ứng gay gắt ngay tại thời điểm sẩy ra sự việc
đẩy công việc lâm vào thế bế tắc không có giải pháp để khắc phục sự cố. Do vậy người
quản lý dự án cần phải luôn bình tĩnh trước những thay đổi trong quá trình thực hiện dự
án và giữ cho tinh thần cả đội bình tĩnh ổn định trước các trở ngại gặp phải
*Kỷ năng phân tích và dự báo
Phân tích không nhạy bén dẫn đến những định hướng thiếu chính xác trong quá trình
thực hiện dự án thường gặp nhiều sai sót kéo dài thời gian thực hiện, hiệu quả đạt được từ
dự án thấp “trường hợp dự án mới chưa có kinh nghiệm”. Vậy để thực hiện tốt các dự án
người quản lý cần rút kinh nghiệm từ những người đi trước, phân tích tình hình hiện tại
để đưa ra quyết định cho tương lai, tất cả đòi hỏi người quản lý phải có tầm nhìn rộng và
óc phân tích tốt để đưa ra quyết định chính xác.
4. Phát huy các kỹ năng mạnh, cải thiện những kỹ năng yếu:
Khi làm dự án bạn phải đối mặt với rất nhiều khó khăn: vấn đề tiến độ, quan hệ
ngoại giao, rủi ro kỹ thuật, giới hạn vốn, nguồn lực, mức độ tích cực của nhân viên, áp
lực thị trường, thái độ người tiêu dùng đối với mục tiêu của dự án... và người làm dự án
cần phải biết cân bằng cuộc sống - công việc, nếu không sẽ rất dễ bị rơi vào trạng thái
stress, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả dự án.


Ngoài những đòi hỏi khắt khe về trình độ chuyên môn như đã kể trên, người làm quản lý
dự án tất nhiên phải là một người có sức khỏe tốt, nếu không có sức khỏe bạn sẽ không
thể chịu được áp lực công việc và tham gia vào những chuyến công tác, khảo sát thị
trường, dự án..
Trong cuộc sống chúng ta có rất nhiều dự án lớn nhỏ khác nhau. Hãy bắt đầu vai trò nhà
quản lý ngay từ những dự án nhỏ, những kế hoạch nhỏ và phải luôn khắc cốt ghi tâm, dự
án nào cũng có rủi ro, để hoàn thành tốt bạn phải luôn có dự án chống rủi ro trong từng
dự án. Bạn cũng nên biết rằng, quản lý dự án cũng là một kỹ năng nên bạn phải luyện tập
thường xuyên và trau dồi kiến thức hàng ngày.
Quản lý dự án: Kể từ khi ra đời đến nay, lý thuyết “Quản lý dự án” đã không ngừng phát
triển và đã không chỉ là một lý thuyết đơn thuần nữa vì tính cần thiết của nó với mọi
doanh nghiệp, mọi tổ chức và mọi chính phủ.
Là một nhà quản lý, bạn phải có năng lực, dĩ nhiên, nhưng quan trọng hơn là bạn phải
biết thể hiện điều đó bằng cách chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của mình với nhân viên.
Thể hiện là một nhà quản trị thực sự: Là một nhà quản lý, bạn phải có năng lực, dĩ nhiên,
nhưng quan trọng hơn là bạn phải biết thể hiện điều đó bằng cách chia sẻ kiến thức và
kinh nghiệm của mình với nhân viên. Thay vì nói suông, bạn hãy giúp đỡ nhân viên của
mình khi họ gặp khó khăn trong công việc, khi họ bị stress, gặp trở ngại trong việc triển
khai dự án mới,v.v…
Dành thời gian để lắng nghe và đưa ra lời khuyên tốt nhất là điều mà mọi nhân viên đều
mong đợi ở trưởng nhóm của mình.
Giao phó công việc và trách nhiệm cho nhân viên: Bạn thuê nhân viên làm gì nếu không
phải là để họ chia sẻ gánh nặng với bạn? Trước khi bắt đầu một công việc hay dự án mới,


hãy tự hỏi mình câu hỏi liệu có nhân viên nào đủ khả năng đảm nhận không. Nếu câu trả
lời là có thì hãy giao phó trách nhiệm cho họ thay vì tự mình thực hiện. Và quan trọng là
hãy tìm đúng người!
Quan sát và nhận định: Bất cứ một công ty nào cũng có những vấn đề của riêng mình.
Những mâu thuẫn cá nhân, thái độ làm việc thiếu tích cực của nhân viên, sản xuất chậm
chạp, không tiêu thụ được,…và nhiều những vấn đề khác nữa. Nhiệm vụ của một người
quản lý là phải nắm bắt được tình hình và tìm ra cách giải quyết trước khi chúng kịp leo
thang. Ngoài ra, mọi nhân viên đều rất muốn cấp trên nhận xét về hiệu quả làm việc của
mình . Bạn làm thế nào cho họ biết bạn đánh giá họ ra sao nếu bạn không quan sát họ làm
việc? Lời nhận xét của bạn có tác động rất lớn đối với nhân viên, họ sẽ cố gắng làm việc
nhiều hơn để xứng đáng với những gì bạn mong đợi. Vì vậy, bạn nên đưa ra càng nhiều
đánh giá càng tốt và biến chúng thành một hoạt động thường xuyên.
Hãy là một ông chủ tốt: Trong cuộc sống hàng ngày, bất cứ người nào cũng có thể gặp
phải những vấn đề không lường trước, kể cả chính bạn. Vì vậy hãy biết thông cảm với
nhân viên của mình khi họ gặp khó khăn. Hành động tối thiểu bạn có thể làm là linh động
cho họ về thời gian làm việc, khối lượng công việc hoặc cho phép họ nghỉ phép nếu thấy
cần thiết. Một thái độ cảm thông và những hành động thiết thực luôn được nhân viên ghi
nhớ và đánh giá cao. Họ sẽ đền ơn bạn bằng cách cống hiến nhiều hơn nữa cho công ty,
nghĩa là cho bạn đấy.
Đảm bảo sự an toàn, yên ổn của các cộng sự: Để hoàn thành một công việc theo cách có
lợi nhất, con người luôn cần có sự an toàn. Quả thực, rủi ro càng cao thì người ta càng do
dự khi tiến hành công việc để tránh điều tồi tệ nhất xảy ra. Nhà quản lý sẽ không bao giờ
thành công nếu như đặt sự an toàn và sức khỏe của nhân viên vào vòng nguy hiểm, các
cộng sự chính là đối tượng mà nhà quản lý phải tìm kiếm sự trợ giúp và lòng trung thành
ở họ vì thế nhất thiết phải tạo cho họ niềm tin và sự an toàn.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc chung: Ở đây là sự hợp tác chứ không phải là sự đe
dọa. Nhà quản lý phải hợp tác với nhóm cộng sự của mình, với cấp quản lý cao hơn và
với toàn thể nhân viên trong công ty. Về nguyên tắc, một nhà quản lý tốt phải đặt lợi ích
của doanh nghiệp trong tính toàn thể. Vai trò của nhà quản lý vì thế chủ yếu là việc tìm


thấy một sự cân bằng giữa nhu cầu của doanh nghiệp, yêu cầu của cấp quản lý cao hơn và
nhu cầu của nhân viên.
Khơi gợi và thiết lập tinh thần tập thể: Đạo đức tốt và tinh thần doanh nghiệp là hai thành
phần chủ yếu của một nhóm. Bản chất của tinh thần tập thể có thể là sự nhiệt tình hứng
khởi, những kết quả làm hài lòng, sự vui thích. Nó có thể bắt nguồn từ sự quan tâm dù
nhỏ của nhà quản lý như một bó hoa trên bàn, một bức vẽ hài hước trên bảng thông báo,
một chiếc bánh gatô. Tóm lại, những hành động như thế phải được tiến hành đủ để cho
nhân viên thấy được nhà quản lý có quan tâm đến họ. Từ đó, nhân viên sẽ hết lòng hết
sức vì công việc chung.
Truyền đạt sự hiểu biết, kinh nghiệm: Nhà quản lý tài năng thường dành nhiều thời gian
để cải thiện năng lực những cộng sự của mình, truyền cho họ những hiểu biết, kinh
nghiệm bản thân sao cho họ có thể từ đó mà phát triển hơn. Chính qua hành động này,
nhà quản lý đã đào tạo được người thay thế mình trong tương lai, một nhân vật có đủ khả
năng được thăng tiến, điều này càng có ý nghĩa kích thích các cộng sự hơn.
Sáng suốt trong việc xử lý tài liệu: Có vẻ như tồn tại hai dạng nhà quản lý. Những người
ghê sợ đống giấy tờ ngập đầu trong văn phòng và những người say mê chúng. Một nhà
quản lý tốt phải biết mình thuộc loại người nào để có cách khắc phục: nếu anh ta ghét loại
công việc này thì tốt nhất là nên giao việc này cho một ai đó làm, nên giao cho người có
năng khiếu và yêu thích việc soạn thảo hay đọc báo cáo và tài liệu; nhưng hãy biết quản
lý họ một cách có hiệu quả nhất. Nếu ngược lại, anh ta là người mê giấy tờ, hãy tránh khả
năng chìm đắm trong niềm say mê đó.
Né tránh những tình huống nổi giận: Một trong những nguyên nhân khiến bạn không thể
kiềm chế được cảm xúc của mình đó là tình trạng “lửa cháy đổ thêm dầu”. Bạn đang bực
bội về một việc làm, lời nói của ai đó, bạn sẽ rất dễ có ấn tượng không tốt và khó lòng cư
xử một cách mềm mỏng, nhã nhặn với họ. Lúc ấy, bất cứ lời nói việc làm nào của họ
cũng sẽ bị bạn nhìn nhận một cách tiêu cực. Và khi bạn nổi giận, bạn sẽ đánh mất cảm
tình của mọi người, kể cả người mắc lỗi gây ra rắc rối. Chính vì vậy, cách tốt nhất là chưa
nên tiếp xúc với họ vội. Hãy để khi cảm xúc của bạn lắng xuống, cơn giận tan đi, bạn sẽ
tỉnh táo hơn để đánh giá, nhận xét mọi thứ một cách thực sự khách quan. Khi bạn bình


tĩnh giải quyết vấn đề, mọi người sẽ nể phục bạn, người có lỗi sẽ hối hận và nhớ mãi sai
lầm của mình… Tóm lại, bởi bạn rất coi trọng hình ảnh bản thân, hãy biết rằng người
khác cũng vậy. Đừng bao giờ đánh giá người khác chỉ dựa trên vẻ ngoài.
* Hình dung trước kết quả sẽ đạt được: Như chúng ta đã biết, công việc quản lý dự án
không hề đơn giản chút nào, và sự thật là những tính chất có liên quan đến bất kỳ dự án
nào cũng rất căng thẳng, đầy áp lực, dễ dàng tạo ra áp lực, bực bội... và nhiều yếu tố
khác. Tất cả những giai đoạn tập trung vào thời điểm mấu chốt của dự án đều phải được
hoàn thành (bằng bất cứ giá nào), luôn nhớ rằng nói bao giờ cũng dễ hơn làm, nhưng thực
chất thì cả 2 đều quan trọng như nhau. Tầm ảnh hưởng của người quản lý dự án ở đây là
vô cùng to lớn, họ chịu trách nhiệm chính về kết quả đạt được tùy theo từng giai đoạn,
điều này cũng có nghĩa là họ không thể giao phó hoặc đùn đẩy công việc cho người khác.
* Yêu cầu về sự thật: Để đạt hiệu quả tối đa cũng như đưa ra được quyết định phù hợp
nhất, những người quản lý cần phải biết nguyên nhân chính xác của các vấn đề đang gặp
phải, hoặc rủi ro đang ảnh hưởng đến quá trình phát triển của dự án. Đứng trên cương vị
là người đứng đầu và điều hành dự án, người quản lý cần phải được biết toàn bộ những gì
đang diễn ra trong nhóm làm việc, mối quan hệ giữa các bộ phận... Nếu có thành viên nào
đó vô tình hoặc cố ý làm giảm nhẹ mức nghiêm trọng của vấn đề, đánh giá không chính
xác mức độ rủi ro, che giấu 1 khuyết điểm nào đó... thì chắc chắn hậu quả để lại sẽ
nghiêm trọng và to lớn hơn nhiều. Bằng việc khéo léo tiếp xúc với từng thành viên trong
nhóm, hoặc người đứng đầu các nhóm, người quản lý hãy giải thích chính xác về vấn đề
đang gặp phải, những giải pháp phù hợp khi đem vào áp dụng trong thực tế, chắc chắn
vấn đề đó sẽ nhanh chóng được giải quyết.
* Thể hiện tinh thần "dũng cảm": Trên thực tế, hầu hết các dự án đề không thể suôn sẻ
như kế hoạch, và nhiệm vụ chủ chốt của những người quản lý là nắm bắt, giám sát đầy đủ
tình trạng mới nhất, đưa ra những giải pháp phù hợp để cải thiện hiệu suất. Trong 1 số
công ty có tồn tại những “thói quen” khá nguy hiểm, đó là không bao giờ được báo cáo
những tin tức xấu cho cấp trên cho tới khi quá muộn. Nếu bạn là người tích cực, nắm bắt
thông tin nhanh nhạy và linh hoạt trong khâu xử lý tình huống, chắc chắn sẽ tránh được
những tình huống đáng tiếc như vậy. Và mỗi khi dự án gặp trục trặc, người quản lý cần


nhận được sự hỗ trợ tích cực từ phía các thành viên còn lại. Do vậy, tinh thần “xung
phong” ở đây rất đáng được hoan nghênh, sẵn sàng tham gia mọi tình huống, các buổi
thảo luận, đề xuất ý kiến, gạt bỏ những hiềm khích cá nhân sang 1 bên để đóng góp cho
công việc, chia sẻ với tất cả mọi người, đưa ra quyết định phù hợp với tình thế hiện tại,
năng lực của nhân viên cần được đánh giá chính xác và phù hợp với nguyện vọng và
ngược lại, ai thích hợp với vị trí công việc nào, đưa ra quyết định tiếp tục hay dừng dự án,
thay đổi nhân sự... tất cả những tình huống trên đều rất khó và phức tạp, nhưng đó chính
là công việc, bổn phận và trách nhiệm của người quản lý dự án.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×