Tải bản đầy đủ

nâng cao các kỹ năng quản lý dự án

NÂNG CAO CÁC KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN.

MỤC LỤC
MỤC LỤC

Trang

PHẦN GIỚI THIỆU........................................................................................................2
PHẦN NỘI DUNG...........................................................................................................4
1. Quản trị dự án và các kỹ năng quản trị dự án...........................................................4
- Trách nhiệm của người quản lý dự án......................................................................................5
- Phẩm chất của người quản lí dự án..........................................................................................6
Các kỹ năng mà nhà quản trị dự án cần phải có.........................................................................7

2. Đánh giá tầm quan trọng của các kỹ năng quản trị dự án......................................10
- Những kỹ năng bản thân đánh giá là điểm mạnh...................................................................10
- Những kỹ năng bản thân đánh giá là điểm yếu......................................................................12

3. Giải pháp nâng cao kỹ năng quản trị dự án.............................................................14
Tài liệu tham khảo:........................................................................................................15



Bài tập cá nhân

Quản lý dự án

PHẦN GIỚI THIỆU
Trong giai đoạn hiện nay với xu thế toàn cầu hoá, khu vực hoá, đầu tư nước ngoài
đóng vai trò rất quan trọng trong việc đẩy nhanh quá trình hội nhập của các nước vào
nền kinh tế thế giới. Đầu tư quốc tế diễn ra với quy mô ngày càng lớn, đa dạng và trong
nhiều lĩnh vực vì nó mang lại nguồn lợi rất lớn cho cả nước đầu tư và nước nhận đầu tư.
Do đó các nước đầu tư tích cực tìm kiếm thị trường mới, hấp dẫn để đầu tư thu lợi nhuận,
còn nước nhận đầu tư cũng tạo mọi điều kiện để thu hút đầu tư nước ngoài.
Vấn đề quản trị dự án đầu tư tại Việt Nam có thể làm sáng rõ nhất là trong ngành
xây dựng. Tổng kế hoạch vốn đầu tư (các dự án thuộc UBND Thành phố quản lý) đã giao
là 7.290,713 tỷ đồng. Tính đến 30/6/2011, khối lượng thực hiện ước khoảng 3.145,795 tỷ
đồng đạt khoảng 43,15% kế hoạch.
Số dự án chậm tiến độ trong kỳ là 118 dự án (chiếm 18%). Nguyên nhân chậm tiến
độ chủ yếu là do công tác GPMB là 69 dự án (chiếm 10,5%); do năng lực của chủ đầu tư,
ban quản lý dự án và các nhà thầu là 16 dự án (chiếm 2,4 %); do bố trí vốn không kịp
thời là 11 dự án (chiếm 1,6 %) và dự án chậm do thủ tục đầu tư là 39 dự án (chiếm 5,9
%).
Số dự án phải điều chỉnh trong kỳ là 67 dự án (chiếm 10,2 %), trong đó số dự án
điều chỉnh mục tiêu quy mô đầu tư là 20 dự án (chiếm 3 %), số dự án điều chỉnh vốn đầu
tư là 39 dự án (chiếm 5,9 %), số dự án phải điều chỉnh tiến độ đầu tư là 26 dự án (chiếm
3,9 %) và 1 dự án phải điều chỉnh địa điểm đầu tư.
Công tác thẩm tra cấp Giấy chứng nhận đầu tư: Đã cấp GCNĐT 70 dự án, với số
vốn đầu tư 26.037 tỷ đồng; Cấp giấy biên nhận đăng ký đầu tư cho 9 dự án thuộc diện
đăng ký đầu tư
Quản lý, thực hiện các dự án đầu tư: 6 tháng đầu năm, các dự án sử dụng các
nguồn vốn khác đã thực hiện giải ngân được khoảng 1.338 tỷ đồng.
Vậy một vấn đề lớn nhất đặt ra khi quản trị dự án đó chính là nhà quản trị dự án –
người lãnh đạo và hướng dự án đi đúng hướng. Ngay tại nước ngoài thì việc coi trọng
quản trị dự án lên rất cao. Điển hình là hãng xe Tesla - một hang kinh doanh và sản xuất
2


Bài tập cá nhân

Quản lý dự án


xe thân thiện với môi trường sử dụng nguyên liệu điện – cũng rất coi trọng việc phát triển
dự án và đặc biệt là người đứng đầu đầu cho các dự án đó.
Công ty sản xuất xe ô tô chạy điện Tesla vừa mới thông báo rằng họ đã thuê phó
chủ tịch của Apple là ông Doug Field về quản lý dự án phán triển xe mới của họ. Theo
thông báo của Tesla thì khi còn ở Apple “Field đứng đầu những dự án phát triển sản
phẩm mới nhất bao gồm Macbook Air, Macbook Pro, và iMac.”
Thực ra đây không phải là lần đầu tiên Doug Field làm việc cho một công ty ô tô,
trước đó Field đã từng là kỹ sư của Ford Motor. Tesla không công bố thông tin chi tiết mà
chỉ cho biết “Field sẽ chịu trách nhiệm cho việc phát triển các sản phẩm mới” và gọi
Field là “một nhà lãnh đạo và kỹ sư hoàn hảo cho các sản phẩm công nghệ cao và cách
tân.”
Thực sự đây là điều mà Việt Nam cần phải xem xét lại khi nền kinh tế càng ngày
càng khó khăn do cạnh tranh và sự chiếm đoạt của các đối thủ cạnh tranh từ bên ngoài.

3


Bài tập cá nhân

Quản lý dự án

PHẦN NỘI DUNG
1. Quản trị dự án và các kỹ năng quản trị dự án
Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản
lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời
gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ
thể của dự án và các mục đích đề ra.

Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải
được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt,
đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi.
Yếu tố
Loại công việc

Công việc Chức năng
Lặp đi lặp lại, đang diễn ra

Trọng tâm

bao hàm sự thay đổi
Các hoạt động, hoàn thành các Hoàn thành dự án

công việc hiệu quả
Trách nhiệm quản Quản lý con người

Ngân sách
Tinh

chất

Quản lý công việc

Các ngân sách hoạt động đang Ngân sách dự án nhằm tài trợ
diễn ra
nhất Các tiêu chuẩn ngành

quán và tiêu chuẩn
Sự lien quan xuyên Đa dạng theo từng nền văn hoá
văn hoá
Rủi ro

Công việc Dự án
Độc nhất, không lặp lại. Thường

cho các dự án cụ thể
Có thể không có tiêu chuẩn do
công việc là độc nhất
Ít biến đổi theo từng nền văn hoá

hơn
Công việc đang diễn ra ổn định Nhiều rủi ro vì công việc là độc

và ít rủi ro hơn
nhất và chưa biết trước
Sự minh bạch rõ Có thể không thấy rõ nếu các Có thể nhận thấy rõ nếu các mục
rang

tiêu chuẩn đưa ra chưa được tiêu của dự án được thực hiện
đáp ứng

Người quản lí dự án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiệm chính về kết
quả của dự án. Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây
dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả
Yếu tố

Nhà quản trị chức năng

Nhà quản trị dự án
4


Bài tập cá nhân
Tố chất

Quản lý dự án

Là một chuyên gia giỏi trong lĩnh vực Là người có kiến thức tổng hợp, hiểu
chuyên môn quản lý

biết nhiều lĩnh vực chức năng, có

Kỹ năng

kinh nghiệm phong phú
Thành thạo kỹ năng phân tách (cách Mạnh về kỹ năng tổng hợp (sử dụng

Nhiệm

tiếp cận phân tách)
cách tiếp cận hệ thông)
Như một đốc công, một người giám Là một nhà tổ chức, phối hợp mọi

vụ

sát kỹ thuật về lĩnh vực chuyên sâu

người, mọi bộ phân cùng hoàn thành

Chịu trách nhiệm lựa chọn công nghệ

dự án
Chịu trách nhiệm đối với công tác tổ

Trách
nhiệm

chức, tuyển dụng cán bộ, lập kế

Vai trò

hoạch, hướng dẫn và quản lý dự án
Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và Hoạch định, tổ chức, hội nhập, kiểm
kiểm soát

soát, lãnh đạo, ra quyết định, truyền
thông, xây dựng một môi trường hỗ
trợ dự án

- Trách nhiệm của người quản lý dự án
+ Là người có ảnh hưởng tới mọi người để đạt tới các mục đích và mục tiêu của
dự án. Có những trọng trách:
+ Nắm vững những nội dung bao quát chung về công việc, cấu trúc phân việc, lịch
biểu và ngân sách.
+ Trao đổi với các đồng nghiệp. Bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp,
và thủ tục làm việc. ý tưởng là trao đổi cởi mở và trung thực.
+ Động viên, khuấy động tinh thần làm việc. Bao gồm khích lệ, phân việc, mời
tham gia và uỷ quyền.
+ Theo dõi công việc. Bao gồm theo dõi, thu thập hiện trạng và đánh giá hiện
trạng
+ Hỗ trợ cho mọi người xây dựng tập thể vững mạnh, bằng nhiều cách, bao gồm:
Bổ nhiệm người phụ trách, Phân bổ trách nhiệm, Khuyến khích tinh thần đồng đội,
Làm phát sinh lòng nhiệt tình, Thành lập sự thống nhất chỉ huy, Quản lý trách nhiệm,
Cung cấp môi trường làm việc tốt
5


Bài tập cá nhân

Quản lý dự án

- Phẩm chất của người quản lí dự án
+ Khả năng tâm sự, thông cảm với người khác. Người quản lý dự án phải có khả
năng quan hệ tích cực với mọi người. Họ phải tích cực nghe và có khả năng thông cảm
với nhu cầu của mọi người.
+ Khả năng diễn đạt. Người quản lý dự án phải có khả năng trình bày các ý tưởng
của mình dưới dạng lời và viết. Trình bày lời thường xuất hiện với các dự án và kĩ năng
trình bày tốt là tuyệt đối cần thiết để động viên tổ. Kĩ năng viết tốt là cần thiết để chuẩn bị
tài liệu dự án.
+ Tính kiên quyết. Người quản lý dự án phải không tránh né việc đưa ra các quyết
định cứng rắn. Mặt khác cũng không nên hấp tấp trong đánh giá. Tuy nhiên cần đưa ra
quyết định đúng lúc và chấp nhận trách nhiệm về các hậu quả.
+ Tính khách quan. Người quản lý dự án nên khách quan, đặc biệt khi nhận những
thông tin quan trọng không muốn nghe.
+ Toàn tâm toàn ý. Người quản lý dự án nên dồn toàn tâm toàn ý cho sự thành
công của dự án. Sẵn sàng cung cấp những hỗ trợ cần thiết về kĩ thuật, điều hành hành và
tài chính để hoàn thành các mục đích và mục tiêu. Việc thiếu nhiệt tình có thể trở thành
lây lan sang những người tham dự khác, làm cho năng suất có thể bị giảm.
+ Đầu tầu, gương mẫu, lôi cuốn. Người quản lý dự án cần có khả năng làm cho
mọi người tham dự vào dự án và duy trì sự tham dự đó cho tới khi đạt được các mục đích
và mục tiêu. Nếu người quản lí dự án không thể động viên được anh em thì cả nhóm sẽ
không thực hiện tốt công việc
+ Trung thực. Nếu người quản lí dự án không đạt về mặt này, thì việc quản lí dự án
sẽ rất khó khăn. Sự tin tưởng sẽ bị suy giảm, gây ấn tượng không tốt của anh em.
+ Nhất quán. Người quản lý dự án không thể đi chệch tầm nhìn, ngoại trừ những
hoàn cảnh bất khả kháng. Người quản lí dự án phải ra các quyết định để đạt tới các mục
đích và mục tiêu dự án. Tính nhất quán nuôi dưỡng cho sự ổn định và làm cho những
người tham dự thích ứng với hoàn cảnh thay đổi. Việc thiếu nhất quán hay dẫn đến sự bất
đồng.

6


Bài tập cá nhân

Quản lý dự án

+ Tầm nhìn xa trông rộng. Người quản lý dự án phải có khả năng thấy kết quả
cuối cùng, cho dù nó không rõ ràng trong ý niệm của những người khác. Họ phải có khả
năng hình dung dự án đi tới đâu và bảo đảm mọi thứ xảy ra để đạt tới tầm nhìn dự án.
+ Phản ứng tích cực. Người quản lý dự án không đợi cho sự việc xảy ra rồi mới
hành động. Phải đưa ra sáng kiến để giữ cho dự án tiến lên theo kế hoạch. Phải chấp nhận
độ phức tạp và sự thay đổi. (Chìa khoá là quản lí thay đổi chứ không phải phản ứng thụ
động).

Các kỹ năng mà nhà quản trị dự án cần phải có
Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt
được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến. Vì vậy
mà nhà quản trị dự án phải có một số những kỹ năng cơ bản – theo giáo trình quản trị dự
án - như sau:
+ Kỹ năng con người:
+ Kỹ năng dự án
+ Kỹ năng hội nhập
+ Kỹ năng kỹ thuật
+ Kỹ năng kiến thức về tổ chức
Tuy nhiên nhằm tiếp cận gần hơn thì tác giả cũng đưa ra cách phân loại khác về
các kỹ năng cần có của nhà quản trị dự án đó là:
+ Kỹ năng lấy quyết định
Có 3 loại quyết định:
Quyết định theo trực giác dựa trên sự cảm nhận hơn là dựa vào lý trí
Quyết định có suy xét, dựa vào sự hiểu biết và kinh nghiệm
Quyết định giải quyết vấn đề gắn với hoàn cảnh, cần nhiều thông tin, loại quyết
định này cần thời gian kèm theo sự nghiên cứu phân tích và phản hồi
+ Kỹ năng xây dựng nhóm công tác (e-kip)
Đây là sự quy tụ của những cá nhân chia sẻ với nhau các mục tiêu chung và cần
làm việc chung để hoàn thành nó
7


Bài tập cá nhân

Quản lý dự án

Nhóm công tác là nhóm gồm những cá nhân làm việc cũng với nhau nên cần phải
có thành tố đề gắn kết nhóm lại và hoạt động hiệu quả là kỹ năng về con người, cơ cấu tổ
chức và phong cách quản lý
Khi xây dựng nhóm cần phải chú ý đến sự hoà hợp trong nhóm, tổ chức con người
và tài nguyên cho các công việc, chọn phương pháp lãnh đạo phù hợp
+ Kỹ năng truyền thông
Truyền thông là một kỹ năng. Khả năng truyền thông có thể được phát triển và
được cải thiện nhờ vào thực hành. Truyền thông chứa đựng cả sự kiện và cảm nhận. Sự
kiện về ý tưởng về cơ quan cần được quy định rõ rang làm thế nào các nhân việc có hiểu
rõ các chính sách các chính sách, các vấn đề, các kế hoạch, các quyết định và các hoạt
động của cơ quan. Thông thường, các cảm nhận được hình từ cái rõ rang nhất trong các
mối quan hệ đối mặt
+ Kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian là việc sử dụng tối ưu thời gian để hoàn thành công việc. Mỗi
hoạt động đều được giao cho một hoặc hai người chịu trách nhiệm với thời gian nhất
định. Có nhiều cách để sử dụng thời gian hiệu quả:
- Lịch làm việc của mỗi nhân viên theo tuần, tháng...
- Lịch họp, công tác định kỳ...
- Lịch cho những công việc không thường xuyên (như tập huấn...).
- Thường xuyên nhấn mạnh mục tiêu.
- Kiểm soát để tránh lãng phí thời gian vô ích : đọc sách báo không phù hợp, nói
điện thoại lâu, nói chuyện, thảo luận về những vấn đề không liên quan đến dự án, người
thân, bạn bè đến thăm viếng.
+ Kỹ năng trong quan hệ đối tác:
Có lúc cơ quan bạn cần sự hỗ trợ bên ngoài, như sự giúp đỡ chuyên môn, kỹ thuật
lẫn kinh phí để thực hiện một dự án. Tổ chức đối tác bên ngoài muốn biết 3 điều trước
khi thỏa thuận giúp đỡ bạn:
a) Dự án có khớp với các mục tiêu của chính họ không ?

8


Bài tập cá nhân

Quản lý dự án

Ví dụ : Một tổ chức chuyên giúp các vấn đề giáo dục không bao giờ giúp xây
giếng.
b) Dự án có được chuẩn bị tốt không ?
c) Có phải cần thiết có sự hỗ trợ không ? (Nếu không thì dự án không thể thực
hiện được).
Người thực hiện dự án thường quan tâm đến tiến trình dự án hơn là làm thế nào
thỏa mãn bên đối tác. Bên đối tác cứ đọc hết báo cáo này đến báo cáo khác mà chẳng biết
thực tế dự án đã được thực hiện như thế nào. Sự hiểu biết chỉ có với sự tin tưởng lẫn nhau
dựa trên mối quan hệ tốt và lâu dài. Cần lưu ý rằng đối tác bên ngoài, chính họ cũng tùy
thuộc vào sự hỗ trợ từ các thành viên của họ cung cấp tài chính cho các dự án. Họ cần
được thông tin về những gì được làm từ đồng tiền của họ, mà họ cảm thấy có liên quan.
Tiếp xúc trực tiếp thì rất tốt nhưng có khi không thể tiếp xúc được thì bên thực hiện dự án
nên dành thời gian theo định kỳ để mô tả cái gì đã xảy ra trong dự án.
+ Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
Mâu thuẫn lien quan đến hành vi được thể hiện công khai phát sinh từ một tiến
trình qua đó một bên đi tìm sự hơn trội về quyền lợi trong mối quan hệ với người khác
Mâu thuẫn có thể đưa đến sự tê liệt trong hệ thống điều hành, làm méo mó thực tế
và có thể làm suy nhược các nhân viên trong hoàn cảnh mâu thuẫn
Mâu thuẫn cách cư xử của một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức làm ngăn cản
hoặc làm hạn chế một cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức khác đạt được những mục tiêu mong
muốn.
+ Kỹ năng thương lượng
Nhận thức được phong cách của mình nếu ta muốn trở thành một nhà thương
lượng giỏi. Chúng ta thường thương lượng với vợ (chồng), con cái, người chủ, với người
bán hàng, bác sĩ, chủ đất.. Điều quan trọng là đừng tưởng ta chỉ thương lượng trong kinh
doanh. Cần phải chia cuộc thương lượng thành từng công đoạn.
Bất cứ dự án nào cũng được khắc họa vào một môi trường có những quan hệ
quyền lực ít nhiều phức tạp và dự án chỉ có thể thành công trong chừng mực gặp được

9


Bài tập cá nhân

Quản lý dự án

một mảnh đất đủ thuận lợi. Người quản lý dự án phải biết kích thích các cộng hưởng tích
cực hơn là làm cho người cộng tác e ngại hoặc chống đối.

2. Đánh giá tầm quan trọng của các kỹ năng quản trị dự án
- Những kỹ năng bản thân đánh giá là điểm mạnh
Loại kỹ
Tầm quan trọng
Đánh giá của bản thân
năng
Kỹ năng Một yếu tố quan trọng của truyền Truyền thông kém dẫn đến hiểu
truyền

thông là lắng nghe hiệu quả.

nhầm, bất mãn, thiếu hợp tác, quan

thông

- Ngưng nói.

hệ kém.

- Giúp người nói được thoải mái.

- Chúng ta thường thích người ăn

- Chứng tỏ cho người kia là bạn mặc sạch sẽ, đẹp, nụ cười trên môi,
muốn nghe.

tạo ấn tượng tốt.

- Tập trung, không lo ra.

- Cách ta nhận thông điệp từ người

- Đồng cảm với người nói.

khác tùy thuộc vào việc ta thích hay

- Kiên nhẫn.

không thích người đó.

- Tự chủ.

- Thông điệp của bạn có thể bị méo

- Nên đưa những lý lẽ, phê bình một mó nếu bạn không quan tâm đến
cách nhẹ nhàng.

việc sử dụng ngôn ngữ đơn

- Nên hỏi

giản và rõ ràng. Nhiều người thích
giữ im lặng nếu họ chưa hiểu những
gì mình nói vì họ ngại
bị phê phán kém thông minh và ngại
làm phiền khi hỏi lại chúng ta.
- Làm thế nào kiểm tra để biết người
nghe mình đã hiểu thông điệp?
+ Nhờ người đó lập lại ý của bạn.
+ Hỏi.
- Nên tránh truyền thông mâu thuẫn
10


Bài tập cá nhân

Quản lý dự án

giữa có lời và không lời.
- Không nên làm việc quá căng
thẳng, vì khi bị căng thẳng, bạn sẽ
không truyền thông tốt.
- Cần có công cụ để bảo đảm truyền
thông tốt : báo cáo định kỳ theo mẫu,
bảng liên lạc, bảng theo
dõi tiến độ các công việc, sổ liên
Kỹ

năng Nhóm cộng tác sẽ giúp nhà quản trị:

lạc...
- Trung thực với nhau, thể hiện sự

xây dựng - Tạo sự tận tụy.

quan tâm chăm sóc lãnh đạo và đồng

nhóm E – - Hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau.

nghiệp. Mọi người đều cần sự hỗ trợ

kip

- Phối hợp các hoạt động của các cá và khen thưởng.
nhân.

- Kín đáo : không nói những gì mình

- Qua đó có thể nhận diện các nhu biết được trong cơ quan cho người
cầu đào tạo và phát triển.

khác biết.

- Giúp thỏa mãn nhu cầu “thuộc về” - Nhạy cảm với các nhu cầu của
của con người.

người khác. Cần có sự đánh giá và

- Giúp truyền thông tốt hơn.

đề nghị chân tình với
người khác chấp nhận.
- Sáng tạo : tìm ý tưởng mới, mục

Kỹ

năng Một số loại mâu thuẩn :

tiêu, kế hoạch, phương pháp mới.
- Thấu cảm

giải quyết - Cá nhân : giữa một người với người - Lắng nghe
mâu thuẫn khác

- Tự khẳng định

- Nhóm : giữa hai hoặc nhiều nhóm / - Quản lý cảm xúc
tổ chức

- Nhận diện, phân tích mâu thuẫn

- Bên trong : mâu thuẩn giữa những - Thương lượng
người hoặc nhóm trong cùng một tổ - Chọn lựa và cụ thể hóa giải pháp
11


Bài tập cá nhân
chức

Quản lý dự án

- Sử dụng quyền lực một cách thích

- Bên ngoài : mâu thuẩn giữa một cá hợp
nhân (hoặc một nhóm hoặc nhiều cá
nhân) với những cá nhân
khác từ bên ngoài dự án.
Mâu thuẩn có ích :
- Thúc đẩy ý kiến, tính sáng tạo và sự
ham thích
- Gây ra những vấn đề dai dẳng cần
giải quyết
- Buộc mọi người phải làm rõ quan
điểm của họ và tìm một cách tiếp cận
mới
- Tạo cơ hội cho mọi người kiểm tra
khả năng của họ
Mâu thuẩn có hại :
- Giảm hiệu suất và năng suất
- Gây bè phái
- Gây thêm những căng thẳng không
đáng có

- Những kỹ năng bản thân đánh giá là điểm yếu
Loại kỹ

Tầm quan trọng
Đánh giá của bản thân
năng
Kỹ năng ra Trong các dự án phát triển, việc lấy Các thuận lợi của việc lấy quyết
quyết định

quyết định rất quan trọng vì lien quan định qua nhóm :
đến thành quả của chương trình.

- Có sự chấp nhận của những

Một quyết định đúng sẽ tiết kiệm người có liên quan.
được thời gian, tài nguyên, công sức, - Sự phối hợp sẽ dễ dàng hơn.
12


Bài tập cá nhân
tránh được sự thiệt hại về con người.

Quản lý dự án
- Truyền thông dễ dàng hơn.

Cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi - Nhiều cách lựa chọn hơn được
quyết định và trong mỗi trường quản xem xét đến.
trị có sự tham giả của mọi thành viên, - Nhiều thông tin hơn.
linh hoạt, các quyết định sẽ tốt hơn, Các bất lợi của việc lấy quyết định
công việc hiệu quả hơn.

qua nhóm:
- Chậm hơn khi cá nhân lấy quyết
định.
Nhóm có khi không quyết định
được.
- Nhóm có khi thỏa hiệp với nhau.
- Nhóm có thể bị lấn áp.
- Nhóm có thể coi đó là trò đùa.
- Nhóm có thể trở thành nạn nhân

Kỹ

của ý tưởng “nhóm nghỉ thế”.
năng Quản lý thời gian là làm việc và tổ Quản lý thời gian là phải quản lý

quản
thời gian

lý chức cùng với người khác. Phần lớn được hoạt động của bản than. Một
thời gian bạn đã dùng để giao tiếp, tổ số tình huống sai lầm sẽ biến quản
chức công việc với nhân viên. Muốn lý thời gian thành kẻ cắp thời gian
tổ chức với người khác, bạn phải biết trong các dự án
tổ chức và quản lý thời gian của chính + không biết nói không
mình

+ Nói điện thoại quá lâu

- Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn

+ Khách thăm đột ngột

- Giảm căng thẳng

+ Nơi làm việc kém tổ chức

- Tăng hiệu quả

+ Dời việc lại sau

- Tăng niềm vui trong công việc

+ Cầu toàn

- Tăng năng suất của cá nhân và tập + Giấy tờ quá nhiều
thể

+ Giao tiếp kém

- Tăng thời gian riêng tư

+ Không biết giao việc
13


Bài tập cá nhân

Kỹ

năng

Quản lý dự án

+ Không biết tổ chức buổi họp
- Phân tích các mối quan hệ trong - Rào cản cho thỏa thuận

thương

doanh nghiệp

lượng

- Cách thức chuẩn bị tổ chức đàm - Tầm quan trọng của các mối
phán tập thể

- Những sai lầm về tư duy
quan hệ

- Đàm phán với các đối tác về các dự - Cảm xúc trong thương lượng
án

đàm phán
- Tác động về mặt văn hóa
- Các hành xử không bằng lời
- Sự khác biệt trong quy trình suy
nghĩ và ra quyết định

3. Giải pháp nâng cao kỹ năng quản trị dự án
Quản lý là làm việc với và qua người khác bằng cách sử dụng hiệu quả các tài
nguyên sẵn có nhằm đạt các mục tiêu và mục đích của tổ chức. Mục tiêu của quản lý dự
án là đưa tổ chức hội nhập vào xã hội, bảo đảm những hoạt động hiệu quả, hiệu năng và
thích hợp, xác định và giữ nhiệm vụ của tổ chức đi đúng hướng và tiến hành các chức
năng của quản lý bình thường nhằm chuyển đổi các tài nguyên vào các hoạt động của dự
án. Các chức năng của quản lý bao gồm : hoạch định, tổ chức, nhân sự, lập ngân sách,
giám sát và lượng giá. Các chức năng này đều phụ thuộc và tác động lẫn nhau. Bỏ quên
một chức năng nào đó, hoạt động của dự án sẽ khập khểnh.
Quản trị dự án là công tác đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp, đòi hỏi người
nắm giữ vị trí này cần phải có các kỹ năng đặc biệt để đảm bảo công việc tiến hành đúng
như dự liệu

1/ Bình tĩnh để kiểm soát tình hình:
Một quản lý dự án giỏi cần phải luôn bình tĩnh trước những thay đổi và việc ngoài
ý muốn xảy ra suốt quá trình thực hiện. 80% công việc sẽ không theo đúng dự đoán ban
đầu. Người quản lý phải ưu tiên giữ cho tinh thần cả đội bình tĩnh và ổn định trước trở
ngại.

2/ Đảm bảo tiến độ công việc:
14


Bài tập cá nhân

Quản lý dự án

Bên cạnh chú trọng vào từng chi tiết trong dự án, người quản lý cũng cần có cái
nhìn toàn cục và sự phán đoán sắc bén để bảo đảm công việc theo kịp tiến độ đề ra.

3/ Thích ứng nhanh với thay đổi:
Bình tĩnh trước trở ngại vẫn chưa đủ, người quản lý phải thích ứng thật nhanh với
sự thay đổi để lèo lái cỗ xe dự án luôn nhắm đúng mục tiêu cần đến. Đưa ra biện pháp kịp
thời để kiểm soát tình hình là tối quan trọng trong công tác quản lý, vì nếu không phản
ứng nhanh, mọi thành quả có thể bị tổn hại nghiêm trọng chỉ trong chốc lát.

4/ Óc phân tích tốt:
Phân tích kết quả đạt được để phát huy thêm hoặc rút kinh nghiệm, phân tích tình
hình hiện tại để đưa ra quyết định cho tương lai, tất cả đòi hỏi người quản lý phải có tầm
nhìn rộng và óc phân tích tốt để đưa ra quyết định chính xác. Biết rõ tình hình bản thân là
bạn đã có được 50% thành công.

5/ Khả năng hoạch định:
Một dự án đồ sộ bắt buộc người quản lý phải “cứng tay” trong việc hoạch định
phương án, đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực…trong một dự án lớn sẽ có ti tỉ những khâu
nhỏ hơn cần phải lên kế hoạch, mỗi kế hoạch là một mắt xích có thể ảnh hưởng đến
những kế hoạch còn lại. Người quản lý ngoài việc cố gắng thúc đẩy từng kế hoạch được
thực hiện nghiêm túc, còn phải đề ra phương án dự phòng nếu chẳng may một trong số
các kế hoạch lâm vào bế tắc.

Tài liệu tham khảo:
1. Website: Hội đập lớn và phát triển nguồn nước Việt Nam – địa chỉ:
http://www.vncold.vn/Web/Content.aspx?distid=2887
2. Website: Tinhte.com – địa chỉ:

15


Bài tập cá nhân

Quản lý dự án

http://www.tinhte.vn/threads/tesla-thue-nhan-vien-cao-cap-cua-apple-ve-lanhdao-du-an-phat-trien-xe-moi.2195979/
3. Website: idoc.vn – địa chỉ:
http://idoc.vn/tai-lieu/mo-hinh-to-chuc-va-nha-quan-ly-du-an.html
4. Website: Wikipedia – địa chỉ:
http://vi.wikipedia.org/wiki/Qu%E1%BA%A3n_l%C3%BD_d%E1%BB%B1_
%C3%A1n
5. Website: Slideshare – địa chỉ:
http://www.slideshare.net/nguyenhoangphucthien/k-nng-xy-dng-v-qun-l-d-n

16



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×