Tải bản đầy đủ

MỘT số kỹ NĂNG cần có ở NGƯỜI QUẢN lý dự án

MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN CÓ Ở NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN
PHẦN I. GIỚI THIỆU
Quản lý dự án là một ví trí mà không ít người mơ ước. Một khi xác định nghiêm túc
trên con đường sự nghiệp, đó là vị trí hấp dẫn khiến người ta phải phấn đấu.
Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể đảm nhận vai trò này. Có những người giỏi về
chuyên môn nhưng lại không có năng lực quản lý. Người khác biết cách lãnh đạo nhưng
lại thiếu tầm nhìn vĩ mô về các dự án, không biết cách phân chia công việc phù hợp với
từng nhân viên. Vì thế, không dễ dàng gì để được giao trọng trách quản lý dự án ở các
công ty.
Khả năng quản lý dự án là một yêu cầu rất quan trọng. Hiện nay, số lượng dự án tăng
lên và các dự án ngày càng phức tạp hơn.Quản lý dự án là một hệ thống lồng ghép những
yếu tố và những hoạt động (xác định, chuẩn bị, phân tích tính chất khả thi, thiết kế, thẩm
định, chấp thuận, tổ chức, thực hiện, kiểm tra, lượng giá và tiếp tục theo dõi tác động) đòi
hỏi phải thực hiện những chức năng quản lý thành thạo trong suốt chu kỳ dự án.
Giám đốc quản lý dự án trước hết phải là một người khá đặc biệt với trình độ chuyên
môn rất cao, thái độ nhã nhặn, có kinh nghiệm qua nhiều năm làm việc để có thể giải
quyết những tình huống phát sinh. Đây gần như là đòi hỏi hàng đầu đối với một giám đốc
dự án bởi, quản lí một dự án có nghĩa là phải có cái nhìn toàn diện: về nhân viên, về
những việc cần làm, từ vấn đề tài chính, tiến độ công việc cho đến đánh giá hiệu quả của
từng nhóm.
Nhà quản lý dự án là : “người đứng đầu, hướng dẫn, điều khiển, cai quản”. Nhà quản

lý dự án đề nghị ê-kíp dự án: − Đánh giá các yếu tố nguy cơ và làm chủ chúng ở mọi thời
điểm. − Chỉ định các công việc cần thực hiện. − Theo dõi bước tiến của các công việc. −
Hòa giải các xung đột giữa các thành phần ê-kíp dự án. − Theo dõi kinh phí và thời hạn. −
Báo cáo tiến độ dự án. Nhà quản lý dự án cần lưu ý : Bạn là trọng tâm của dự án : bạn chỉ
nhận vai trò này khi bạn thấy thích thú.
Bạn phải được đào tạo trước khi điều hành dự án đầu tiên của bạn, bằng không, bạn
sẽ gặp khó khăn bởi những sự kiện đến với bạn. Trong trường hợp dự án có tầm quan
trọng, bạn nên có sự hỗ trợ của các nhà tư vấn bên ngoài. Tổ chức truyền thông là một
trong những quan tâm hàng đầu của bạn vì nó thúc đẩy các thành phần tham gia và giúp
dự án tiến triển. Để tránh những khó khăn quản lý, bạn cần có đủ khả năng làm chủ tổng


thể các yếu tố quan trọng hoặc các phương thức cho dự án.Ê-kíp thực hiện dự án: - Thực
hiện các công việc; - Báo cáo tiến độ công việc cho quản lý dự án. Nhà quản lý dự án cần
lưu ý Ê-kíp dự án có vai trò chính là thi hành. Vậy bạn không nên để họ bận tâm nhiều
hơn nữa trong khi họ cũng có nhiều điều lo lắng. Một ê-kíp dự án chỉ hoạt động tốt khi
nó thể hiện sự liên kết cao nhất: vậy bạn phải tạo điều kiện cho sự liên kết đó bằng mọi
cách.
PHẦN II. MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN CÓ Ở NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN
Người quản lý dự án cần có những kỹ năng chuyên môn (phần cứng) được đào tạo và
những kỹ năng trong mối quan hệ người và người (phần mềm) có được do kinh nghiệm
hoặc được tập huấn. Các kỹ năng lập,quản ngân sách và tính lý thời gian, chí phí. Các kỹ
năng kỹ thuật xây dựng dự án và lập kế hoạch, lập thời gian biểu Các kỹ năng thương
lượng ,giao tiếp, giải tiếp quyết vấn đề. Các kỹ năng quản lý dự án bao gồm :
- Kỹ năng quản lý cơ bản.
- Kỹ năng giám sát
- Kỹ năng lãnh đạo
- Kỹ năng lấy quyết định
- Kỹ năng truyền thông
- Kỹ năng xây dựng ê-kíp làm việc
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Kỹ năng giải quyết mâu thuẩn
- Kỹ năng thương lượng
I. KỸ NĂNG LẤY QUYẾT ĐỊNH
1. Phân loại các quyết định - Có 3 loại :
Quyết định theo trực giác dựa trên cảm nhận hơn là dựa trên lý trí.
Quyết định có suy xét, dựa trên sự hiểu biết và kinh nghiệm
Quyết định giải quyết vấn đề: gắn với hoàn cảnh, cần nhiều thông tin, loại quyết định
này cần thời gian, kèm theo nghiên cứu phân tích và phản hồi.
2. Hướng dẫn cách lấy quyết định


Xác định hoàn cảnh hoặc vấn đề : - Hiểu con người và hành vi của họ. -Thu nhập và
nghiên cứu các dữ kiện.
Thử chọn lựa : vấn đề quan trọng là nhận biết nhiều cách lựa chọn khác nhau và mỗi
cách cần được làm rõ và thông hiểu.


Dự đoán kỹ các kết quả của sự lựa chọn : Ngoài sự hiểu biết về các lựa chọn khác
nhau, các ưu tiên, cần thiết phải dự đoán các kết quả.
Lưu ý đến các cảm nhận : cảm nhận và cảm xúc thường làm tăng cường, ảnh hưởng,
làm giảm lý trí trong hành động. Tất nhiên trong tiến trình lấy quyết định, sự xem xét về
các cảm nhận cá nhân liên quan đến các lựa chọn là trên hết.
Lựa chọn hành động đúng.
Cần linh hoạt : linh hoạt là cần thiết cho việc lấy quyết định và để có kết quả hiệu quả
và cần có đầu óc thoáng trong trường hợp có sai lầm hay có một cách lựa chọn tốt hơn và
có lợi hơn.
Đánh giá kết quả: cần đánh giá kỹ để xác định các bước phát triển theo sau một quyết
định.
3. Kỹ thuật lấy quyết định Có thể lấy quyết định bởi cá nhân hay nhóm. Các thuận lợi
của việc lấy quyết định qua nhóm : - Có sự chấp nhận của những người có liên quan. - Sự
phối hợp sẽ dễ dàng hơn. - Truyền thông dễ dàng hơn. - Nhiều cách lựa chọn hơn được
xem xét đến. - Nhiều thông tin hơn
. Trong các dự án phát triển, việc lấy quyết định rất quan trọng vì nó liên quan đến
thành quả của chương trình. Một quyết định đúng sẽ tiết kiệm được thời gian, tài nguyên,
công sức, tránh được sự thiệt hại về con người. Cần chuẩn bị kỹ trước khi quyết định và
trong môi trường quản lý có sự tham gia của mọi thành viên, linh hoạt, các quyết định sẽ
tốt hơn, công việc hiệu quả hơn
II. KỸ NĂNG XÂY DỰNG NHÓM CỘNG TÁC (Ê-KÍP)
1. Nhóm cộng tác quy tụ những cá nhân chia sẽ các mục tiêu chung và cần làm việc
chung để hoàn thành nó.
Cộng tác tạo nên sự tận tụy, hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau, phối hợp các hoạt động của
các cá nhân. Qua đó có thể nhận diện các nhu cầu đào tạo và phát triển, giúp thỏa mãn
nhu cầu của con người, giúp truyền thông tốt hơn.
Các yếu tố của sự cộng tác:
- Sự tham gia của mọi cấp độ của nhân viên : các nhân viên đóng góp vào tiến trình
quản lý. Các nhân viên cần có kiến thức cơ bản về quản lý
- Sự nhập cuộc : thể hiện năng lực và tận tụy : 3 H (heart, hand, head - tâm, tay, đầu)
trong công việc. Trung thực với nhau, thể hiện sự quan tâm chăm sóc lãnh đạo và đồng
nghiệp. Mọi người đều cần sự hỗ trợ và khen thưởng. Kín đáo : không nói những gì mình
biết được trong cơ quan cho người khác biết. Nhạy cảm với các nhu cầu của người khác.


Cần có sự đánh giá và đề nghị chân tình. Sáng tạo: tìm ý tưởng mới, mục tiêu, kế hoạch,
phương pháp mới.
3. Tiến trình cộng tác
- Truyền thông : chia sẻ ý tưởng và cảm xúc : Lắng nghe hơn là chỉ nghe. Tương tác
và phản hồi cho nhau các ý tưởng qua các cuộc gặp gỡ.
- Thỏa hiệp : chấp nhận thỏa hiệp nếu có sự khác biệt. Khi có sự khác biệt về nền
tảng giá trị, phải tôn trọng nhau và làm bất cứ gì để hiểu nhau và giải quyết vấn đề.
- Sự hợp tác : nền quản lý có sự tham gia đòi hỏi một sự thỏa thuận tốt về hợp tác
(thời gian và sức lực). Một trong các kẻ thù của nhóm cộng tác là sự tranh đua trong nhân
viên. Có 3 loại: - Người tranh thủ tối đa. - Người thù địch. - Người cộng tác.
- Sự phối hợp : đòi hỏi có sự xác định rõ ràng về mặt tổ chức, vai trò và trách nhiệm
riêng biệt và phạm vi chức năng rõ ràng.
Yếu tố thành công trong việc xây dựng nhóm cộng tác : - Tạo sự hòa hợp tốt trong
nhóm. - Tổ chức con người và tài nguyên cho các công việc. - Chọn phong cách lãnh đạo
phù hợp.-Phiếu tìm hiểm nhóm
4.LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐIỀU HÀNH MỘT CÁCH HIỆU QUẢ CÁC BUỔI HỌP
NHÂN VIÊN?
*Mục tiêu : Giúp biết cách điều hành các buổi họp nhân viên một cách hiệu quả, tăng
cường truyền thông nội bộ trong cơ quan.
*Thảo luận : Một yếu tố quan trọng trong hoạt động thành công của một tổ chức là
chất lượng truyền thông trong nhân viên, lấy buổi họp làm công cụ quan trọng trong việc
quản lý. Sử dụng đúng, buổi họp tăng cường truyền thông và có thể phòng được những
vấn đề do nhân viên gây ra do thiếu thông tin hoặc thông tin bị sai. Nếu không biết sử
dụng, các buổi họp có thể gây tốn kém, tạo ức chế cho các nhân viên. Một giờ hội họp 8
nhân viên tương đương lương một ngày của một nhân viên. Họp nhân viên có hiệu quả
nhiều nhất là khi có liên quan đến việc làm sáng tỏ vấn đề để qua truyền thông có lời,
phản hồi từ nhân viên hoặc quyết định của nhân viên. Người lãnh đạo phải chuẩn bị và
thông tin trước cho mọi nhân viên và có trách nhiệm điều động cuộc thảo luận. Có 3 yếu
tố cho cuộc họp thành công : - Nó đạt mục tiêu gắn liền với quản lý và các nhân viên thực
hành. - Nó tạo sự thảo luận sôi nổi, sáng tạo trong giải quyết vấn đề và có tham gia của
các nhân viên. - Cơ cấu buổi họp bảo đảm các quyết định phải hướng đến hành động.
III. KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC


Nhiều người nghĩ rằng, khi đã là giám đốc dự án, nghĩa là họ đã có quyền như một vị
lãnh đạo, họ được phép thoải mái về giờ giấc, đến muộn về sớm, thậm chí để nhân viên
chờ “dài cổ” trong các buổi họp.
1. Mục tiêu : Sử dụng tối đa thời gian có hạn.
Gần đây mọi nhân viên xã hội đều đứng trước vấn đề có quá nhiều việc mà lại ít thời
gian. Vì thế phải cần có kỹ năng quản lý thời gian như là cách tăng hiệu năng công tác.
2.Hướng dẫn
-Có người luôn tỏ vẻ bận bịu vì họ năng động, nhưng hoạt động không phải lúc nào
cũng có nghĩa là việc gì đó được hoàn thành.
- Bạn cần hiểu mục tiêu của tổ chức bạn và mô tả công việc của bạn. Nếu nhiệm vụ
và trách nhiệm của bạn không rõ ràng, hãy thảo luận với cấp trực tiếp của bạn và rút ra
những công việc và nhiệm vụ ưu tiên nhất.
- Để cho công việc của bạn được hiệu quả và hiệu năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của
bạn phải phù hợp với giá trị, niềm tin, mục tiêu và phong cách cá nhân và nghề nghiệp
của bạn.
- Cần sử dụng bản liệt kê công việc. Liệt kê các công việc cần làm trước khi thực
hiện nó. Một thời khóa biểu cho các công việc khó nhất khi mức thể lực của bạn ở cao
điểm (ví dụ công việc đầu tiên cho buổi sáng) là cần thiết.
- Kế hoạch công việc của bạn và chọn ưu tiên. Kế hoạch hằng ngày và hằng tuần.
Cuối ngày hay cuối tuần, bạn phải lên kế hoạch cho ngày hôm sau và cho tuần sau. Trong
bảng liệt kê công việc, bạn nên sử dụng hệ thống ưu tiên ABC lớn (A cho công việc quan
trọng và ưu tiên nhất, A1, A2, A3... và kế tiếp B, C).
- Cần dự trù cho công việc đột xuất (1 giờ trong ngày làm việc).
- Nên biết lấy quyết định để tiết kiệm thời gian. Nhiều người sợ sai lầm nên chậm
quyết định hoặc không nhớ quyết định. Nên nhớ mọi người đều có thể sai lầm. Một sai
lầm “tốt” là sai lầm mà bạn rút được bài học và bạn đừng lập lại nó.
- Khi thích hợp nên biết ủy thác công việc cho nhân viên cấp dưới.
- Cần giới hạn thời gian hội họp. Nếu có họp, bạn cần chú ý các điểm sau: - Xác định
rõ ràng mục đích buổi họp trước khi họp cho các tham dự viên để họ chuẩn bị ý kiến. Chọn thời gian và nơi họp thích hợp. - Chỉ họp khi cần thiết. - Chuẩn bị diễn tiến buổi
họp, bắt đầu và kết thúc đúng giờ. - Lượng giá thành quả buổi họp.
- Luôn có tinh thần học hỏi. Thiếu kỹ năng hay kiến thức sẽ làm cho công việc của
bạn chậm lại và bạn dễ phạm sai lầm.


-Tập trung vào công việc, không nên nhảy từ việc này sang việc khác.
Quản lý thời gian là việc sử dụng tối ưu thời gian để hoàn thành công việc. Mỗi hoạt
động đều được giao cho một hoặc hai người chịu trách nhiệm với thời gian nhất định. Có
nhiều cách để sử dụng thời gian hiệu quả: - Lịch làm việc của mỗi nhân viên theo tuần,
tháng... - Lịch họp, công tác định kỳ... - Lịch cho những công việc không thường xuyên
(như tập huấn...). - Thường xuyên nhấn mạnh mục tiêu. - Kiểm soát để tránh lãng phí thời
gian vô ích.
IV.KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG
1. Tầm quan trọng của truyền thông
- Hiệu quả : Đây là điều rất cần thiết cho các nhân viên có khả năng truyền thông cho
nhau. Truyền thông 2 chiều này thuộc tiến trình dân chủ, chính yếu cho việc lấy quyết
định và xác định các chính sách hiệu quả.
- Hiệu năng : Khi các nhân viên truyền thông cho nhau một cách cởi mở về thủ tục,
phương pháp, các trường hợp, chính sách, mục tiêu và cả những mong muốn.
- Tinh thần : Khi người lãnh đạo và các thành viên nhóm cảm thấy có sự thông
thương với nhau, họ sẽ hỗ trợ lẫn nhau và cùng hoàn thành mục tiêu của cơ quan.
2. Tiến trình truyền thông gồm 3 bước:
-Chia sẻ : Tiến trình phát và nhận, qua nhiều phương cách đa dạng, vừa dùng lời vừa
không lời hoặc chữ viết.
- Hiểu : Khi cái nói và cái được nghe là cơ bản như nhau. Chúng ta lắm lúc nghe cái
không được nói ra hoặc lý giải sai ý người khác nói.
-Làm sáng tỏ : Mục đích của việc làm sáng tỏ không phải là chứng tỏ cái này đúng
hay cái kia sai mà là hiểu cái gì đã được nói ra.
3. Kỹ năng truyền thông
-Truyền thông là một kỹ năng. Khả năng truyền thông có thể được phát triển và được
cải thiện nhờ vào thực hành. Trong truyền thông hiệu quả, người ta cố gắng nói với nhau
là nói cho nhau hay bảo nhau. Không ai muốn bị sai bảo. Nói với một nhân viên trên bình
diện ngang nhau sẽ làm cho dòng thông tin và cảm nhận theo hai chiều và làm cho truyền
thông được dễ dàng.
-Một yếu tố quan trọng của truyền thông là lắng nghe hiệu quả. Hướng dẫn thực hành
lắng nghe hiệu quả: - Ngưng nói vì bạn không thể nghe khi bạn đang nói. - Giúp người
nói được thoải mái. - Chứng tỏ cho người kia là bạn muốn nghe. - Tập trung, không lo ra.
- Đồng cảm với người nói. - Kiên nhẫn. - Tự chủ.


- Nên đưa những lý lẽ, phê bình một cách nhẹ nhàng. Đừng cãi, nếu bạn thắng, bạn
vẫn thua ! - Nên hỏi. - Ngưng nói. Các yếu tố hỗ trợ cho truyền thông - Các biên bản của
các buổi họp. - Các buổi họp nhân viên : 2 mục đích chính : truyền thông và lấy quyết
định. - Thư từ và ghi chép dùng cho mục đích khen thưởng và thông tin. - Hội họp không
chính thức làm gia tăng mối quan hệ theo hướng tích cực. - Bản tin. - Thông báo. - Các
hoạt động xã hội (tiếp tân...). - Hộp thư góp ý. - Nói chuyện điện thoại, fax...
Một số vấn đề cần lưu ý trong truyền thông - Truyền thông kém dẫn đến hiểu nhầm,
bất mãn, thiếu hợp tác, quan hệ kém. - Chúng ta thường thích người ăn mặc sạch sẽ, đẹp,
nụ cười trên môi, tạo ấn tượng tốt. Cách ta nhận thông điệp từ người khác tùy thuộc vào
việc ta thích hay không thích người đó. Thông điệp của bạn có thể bị méo mó nếu bạn
không quan tâm đến việc sử dụng ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng. Nhiều người thích giữ
im lặng nếu họ chưa hiểu những gì mình nói vì họ ngại bị phê phán kém thông minh và
ngại làm phiền khi hỏi lại chúng ta.
Truyền thông trong tổ chức đối với nhà quản lý dự án, kỹ năng quan trọng nhất trong
quá trình truyền thông là biết lắng nghe. Nó giúp xác định được những nhu cầu, những
vấn đề, tâm trạng hoặc mức độ quan tâm của nhân viên. Chúng ta thường dùng 45% thời
gian giao tiếp để nghe, nhưng chúng ta không được huấn luyện so với các kỹ năng nói (1
năm huấn luyện), đọc (8 năm huấn luyện) và viết (14 năm huấn luyện). Thể hiện thông
điệp Qua tiếng nói của bạn, bạn có thể truyền cho người khác lòng nhiệt thành, niềm tin,
tính khẩn trương, sự thanh thản... Cách chọn thời điểm nói, cường độ nói, cách ngắt lời,
nghi thức nói năng... làm tăng khả năng ảnh hưởng của bạn. Bạn bước vào cơ quan như
thế nào, đưa ra thông điệp như thế nào thông qua các cử chỉ, vẻ mặt, hàm chứa mối quan
tâm của mình và nó tác động đến phản ứng của người khác đối với bạn. Ngược lại, những
cử chỉ không lời của nhân viên lại là những cửa sổ biểu lộ tình cảm, ước muốn và thái độ
của họ
-Với tư cách là người lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ những phụ tá nhìn nhận như thế nào
về khoảng cách và quan hệ giữa họ với bạn. Nếu bạn đang làm họ bực bội thì bạn hãy
thay đổi ngay. Kế đó là trang phục và diện mạo của bạn, nó phải thích hợp với hoàn cảnh
của cấp dưới và phản ảnh nhân cách của bạn, các giá trị của tổ chức mà bạn lãnh đạo. 7% cách ứng phó của bạn nảy sinh từ cảm nhận của cấp dưới về các ngôn từ của bạn. 38% bởi sự cảm nhận của họ về tiếng nói của bạn (bạn nói như thế nào). - 55% từ việc họ
lý giải những tín hiệu không lời của bạn.


- Hệ thống biểu đạt con người thường không cư xử trên cơ sở lẽ phải và thực tế. Con
người có khuynh hướng cảm thụ thế giới riêng của mình thông qua các hệ thống cảm giác
mà họ yêu thích nhất. Bạn sẽ thành công hơn nếu bạn hiểu được thế giới tâm lý của từng
người. Tuy nhiên, nhiều khi hệ thống biểu đạt ưu tiên của ai đó không thể rõ ràng đối với
bạn, bạn cần phải theo dõi và cảm nhận những gì bạn nghe để biết thích ứng với người
ấy.
-Các hình thức truyền thông: hình thức chữ T : - Lãnh đạo tập trung B A C (qua A),
chỉ A là có tinh thần cao, các thành D viên khác phải khổ sở vì thất bại buồn chán và E
thiếu quan tâm; hình thức sao
V. KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN
1. Mâu thuẫn liên quan đến hành vi được thể hiện công khai phát sinh từ một tiến
trình qua đó một bên đi tìm sự hơn trội về quyền lợi trong mối quan hệ với người khác.
Mâu thuẫn có thể đưa đến sự tê liệt trong hệ thống điều hành, làm méo mó thực tế và có
thể làm suy nhược các nhân viên trong hoàn cảnh mâu thuẫn. Mâu thuẫn : cách cư xử của
một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức làm ngăn cản hoặc hạn chế (ít nhất là tạm thời)
một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức khác đạt được những mục tiêu mong muốn. Các nguyên
nhân của mâu thuẫn :
- Nguyên nhân chủ yếu : - Khác biệt về giá trị - Khan hiếm tài nguyên - Vai trò không
xác định rõ -Nguyên nhân khác : - Phần thưởng giới hạn - Sự thay đổi - Sự ức chế Truyền thông không rõ - Tinh thần vị chủng (cách làm của tôi là hay nhất, duy nhất) - Sự
tùy thuộc lẫn nhau - Không thỏa mãn vai trò
Mô hình giải quyết mâu thuẫn theo kiểu “có cho có nhận” Không Cho và Cho Cho
hết 2.Bỏ cuộc cho gì hết nhận phân nửa cạnh tranh hợp tác thỏa hiệp thích nghi tránh né
Tôi sẽ Ta hãy Chúng ta Tôi sẽ cho Tôi bỏ mặc Phản không bao cùng nhau thỏa hiệp bạn
hết mâu thuẫn ứng giờ chịu giải quyết không được thua giải quyết Tức giận Thỏa mãn
Chấp Thắng lợi Bực vì không ý hay được hay nhàm nhận hay hay cảm vừa ý hay hài
nghĩa giải tỏa chán chờ giải thấy tội lòng quyết lỗi
3. Các phong cách giải quyết mâu thuẫn Hợp tác. Công nhận mâu thuẫn. Nhận diện,
công nhận nhu cầu, quan tâm mục đích của mỗi bên. Nhận các giải pháp khác nhau và
hậu quả đối với mõi bên. Chọn những giải pháp đáp ứng nhu cầu, quan tâm mục đích của
mỗi bên. Thực hiện giải pháp đã chọn. Tránh né Khẳng định tuyệt đối không có gì trục
trặc và không có mâu thuẫn (dấu rác dưới thảm). Cạnh tranh Sử dụng quyền lực để thắng
mâu thuẫn Không quan tâm đến nhu cầu của người khác. Thích nghi Đặt nhu cầu, quan


tâm của đối phương lên trên nhu cầu, quan tâm (đã gây ra mâu thuẫn) của mình. Thỏa
hiệp trung dung giữa các biện pháp khác. Tìm hiểu nhu cầu của các bên và nhân nhượng
để mỗi bên đề được thỏa mãn nhu cầu một phần. Mỗi phong cách đều có ích trong hoàn
cảnh khác nhau. Sẽ gặp khó khăn nếu chúng ta chỉ bám vào một phong cách vì thiếu kỹ
năng. Như thế có nghĩa là chúng ta không nghiên cứu tìm ra phong cách phù hợp nhất với
hoàn cảnh
Các kỹ năng cần thiết : - Thấu cảm - Lắng nghe - Tự khẳng định - Quản lý cảm xúc Nhận diện, phân tích mâu thuẫn - Thương lượng - Chọn lựa và cụ thể hóa giải pháp - Sử
dụng quyền lực một cách thích hợp. Tôi tự nhận thấy ở mình luôn là người biết lắng nghe
và thấu hiểu được tâm tư để từ đó có được sự chia sẻ của anh em đồng nghiệp,có được
hướng giải quyết đúng đắn và sáng suốt nhất.
4. Phân tích một hoàn cảnh có mâu thuẫn (Áp dụng cho hoàn cảnh riêng của bạn)
- Bạn chọn : một mâu thuẫn mà bạn có liên quan từ đầu như một nhân vật thứ ba,
hoặc một mâu thuẫn mà bạn đang đương đầu ngay trong công việc của bạn.
- Bạn suy nghĩ về những lý do nên dấn thân vào đó hay không nên: - Nên - Không
nên
-Mỗi thành viên trong mâu thuẫn muốn làm gì?
-. Quyết định xem vấn đề quan trọng đối với bạn hay tổ chức của bạn đến mức nào ?
Rất quan trọng/ cũng quan trọng đấy/ không quan trọng lắm
-Các mối quan hệ đối với bạn, tổ chức bạn quan trọng đến mức nào? Rất quan trọng/
cũng quan trọng đấy/ không quan trọng lắm
-Bạn đánh giá thử trong 5 chiến lược trên, cách nào khả thi, cái nào tệ nhất và lý giải
tạo sao? - Nếu bạn không can thiệp vào thì cái gì sẽ xảy ra? - Nếu bạn can thiệp ngay ? Từ từ mới can thiệp ? - Bạn muốn cuối cùng kết quả ra sao ?
5. Chiến lược giải quyết mâu thuẫn (Thuận lợi và nguy cơ)
-Tránh né. Thuận lợi : Có thể làm tăng cảm giác đang có trách nhiệm và kỹ năng giải
quyết mâu thuẫn từ phía đối phương (tự sửa đổi). Nguy cơ : Mâu thuẫn không được giải
quyết, có thể phát triển thành 1 vấn đề lớn. - Căng thẳng tâm lý, dè chừng nhau (phòng
vệ), tạo sức ì. - Mất sự năng động, thường chuyển hướng theo lối cạnh tranh.
-Cạnh tranh. (Áp đặt giải pháp của mình.) Thuận lợi : Một chiến lược có hiệu quả khi
thiếu thời gian và khi bên kia chưa đủ sức quyết định vấn đề. Nguy cơ : Về lâu dài có thể
làm cho bên kia cảm thấy bị dồn nén và trở thành phụ thuộc.


-Thỏa hiệp Thuận lợi : Có thể giải quyết nhanh chóng một số mâu thuẫn và ít tốn sức.
Nguy cơ : Có thể chấm dứt mâu thuẫn trước mắt nhưng không giải quyết mâu thuẫn cơ
bản dẫn tới mâu thuẫn lâu dài.
-Hợp tác Thuận lợi : Nguyên nhân cội rễ của mâu thuẫn được nhận diện và đề cập
đến. Nguy cơ : Đòi hỏi nhiều thời gian, sức lực và tinh thần thiện chí, dấn thân của các
bên liên hệ
-Thích nghi Thuận lợi : Hành vi cộng tác và không dám tự khẳng định. Đặt nhu cầu
và quan tâm của người khác lên trên nhu cầu của mình. Nguy cơ : Nếu vấn đề không quá
thiết thân với ta thì được, nhưng có thể làm cho bên kia bớt tôn trọng ta và trong tương lai
sẽ coi thường ta.
VI. KỸ NĂNG THƯƠNG LƯỢNG
1. Khái niệm Nhận thức được phong cách của mình nếu ta muốn trở thành một nhà
thương lượng giỏi. Chúng ta thường thương lượng với vợ (chồng), con cái, người chủ,
với người bán hàng, bác sĩ, chủ đất.. Điều quan trọng là đừng tưởng ta chỉ thương lượng
trong kinh doanh. Cần phải chia cuộc thương lượng thành từng công đoạn.
2. Các công đoạn thương lượng
-Nhận diện phong cách của chính mình : tấn công, kiểm soát, thụ động, thầm lặng
hay lèo lái... Nhân định tình huống, chuẩn bị vấn đề, mục tiêu rà soát lại các giả định.
Nhận định thương lượng, phản ứng đôi xác định các chiến lược, các dữ kiện - khác nhau.
Đánh giá lại nhu cầu xác định vấn đề mong đợi của 2 bên chuẩn bị vấn đề
-Nhận diện phong cách thương lượng của người kia.
-Trước khi thương lượng, cần nghiên cứu những đổi tác, chọn lựa và những thiệt thòi
: biết ta muốn gì, người kia muốn gì là bí quyết dẫn tới thắng lợi cho cả hai.
-Sử dụng 4D : xác định vấn đề (Define), quyết định ta muốn gì (Decide), thiết kế một
đồ án chiến lược (Design) và hành động (Do).
-Coi chừng mâu thuẫn nội tâm của chính mình (cảm giác không được đáp ứng đủ hay
mặc cảm tội lỗi, ví dụ ta đã mất bao nhiêu thời gian để chờ đợi.
3. Kỹ năng thương lượng: bất cứ dự án nào cũng được khắc họa vào một môi trường
có những quan hệ quyền lực ít nhiều phức tạp và dự án chỉ có thể thành công trong chừng
mực gặp được một mảnh đất đủ thuận lợi. Người quản lý dự án phải biết kích thích các
cộng hưởng tích cực hơn là làm cho người cộng tác e ngại hoặc chống đối.
Trong thương lượng, một số người thường nghĩ : “Cái gì bên kia được thì phía chúng
ta mất”. Đó không phải là mục tiêu của thương lượng trong dự án, mà là thương lượng để


cùng nhau hợp tác bởi vì việc cạnh tranh thắng bại sẽ giết chết sự sáng tạo trong giải
quyết vấn đề. Một số người cũng có ý nghĩ sai lầm là : “chúng ta không thể ra khỏi ô
vuông”. Nếu bạn thoát khỏi suy nghĩ ấy và ra ngoài khung thì mọi việc sẽ dễ dàng. Một
số nguyên tắc trong thương lượng :
- Hãy tự tin.
- Nên hỏi nếu có thắc mắc.
- Nên cung cấp thông tin.
- Gợi ra những khoản nhân nhượng có đi có lại.
- Đưa ra những dự kiến của mình.
- Phối hợp tốt tính kiên quyết và tính mềm mỏng, trong mọi hoàn cảnh giữ cho được
sáng suốt, tỉnh táo.
- Biết lắng nghe và hiểu.
- Khả năng đứng ở địa vị bên kia để nhận định sự việc theo quan điểm của họ cũng
như theo quan điểm của mình.
- Người thương lượng phải là người am hiểu vấn đề, biết diễn đạt mạch lạc, biết tùy
cơ ứng biến và nên có đầu óc khôi hài.
4. Các bước thương lượng
-Hai nhóm muốn thương lượng và thỏa thuận gặp nhau để thảo luận.
-Thảo luận về cái gì và ở đâu.
-Mỗi bên chọn người đại diện.
- Mỗi bên nêu những yêu cầu của mình và những yêu cầu đó phải cụ thể, nêu rõ
những gì mình muốn.
-Hai bên đồng ý xem xét những yêu cầu của mỗi bên và tìm một thỏa hiệp tương
xứng.
-Phân tích các lực của hai bên khi có mâu thuẫn
Các mối quan tâm và các phong cách giải quyết mâu thuẫn TA ĐƯỢC NHIỀU HƠN
TA MUỐN TA MONG ĐỢI SỰ ĐỀ KHÁNG CỦA NGƯỜI KIA NỀN TẢNG CHUNG
SỰ ĐỀ KHÁNG CỦA TA NGƯỜI KIA MONG ĐỢI NGƯỜI KIA MUỐN NGƯỜI KIA
ĐƯỢC NHIỀU HƠN
PHẦN KẾT LUẬN
Quản lý dự án là hoạt động nhằm đạt các mục tiêu và mục đích của tổ chức. Mục tiêu
của quản lý dự án là đưa tổ chức hội nhập vào xã hội, bảo đảm những hoạt động hiệu
quả, thích hợp, xác định và giữ nhiệm vụ của tổ chức đi đúng hướng và tiến hành các


chức năng của quản lý. Các chức năng của quản lý dự án: hoạch định, tổ chức, nhân sự,
lập ngân sách, giám sát và lượng giá. Các chức năng này đều phụ thuộc và tác động lẫn
nhau. Bỏ quên một chức năng nào đó, hoạt động của dự án sẽ khập khiễng. Để dự án
thành công, nhà quản lý dự án phải có những kiến thức cơ bản về quản lý và các kỹ năng
cần thiết để duy trì được các chức năng quản lý. Một dự án thất bại vì những lý do sau
đây:
Nguyên nhân của các vấn đề không được hiểu một cách đầy đủ. Các yếu tố bên
ngoài không được biết đến. Các hoạt động không có hiệu quả như mong muốn. Không
có tính khả thi. Không dự trù các áp lực và các hoạt động cần thiết. Không ước lượng
thời hạn thực hiện các hoạt động. Lập kinh phí không tính đến lạm phát và khuynh
hướng của thị trường giá cả (đối với dự án dài hạn).
Điều hành kém trong thời gian thực hiện dự án Giám sát không thường xuyên và lấy
quyết định chậm. Kế hoạch dự án thiếu linh hoạt. Ê-kíp quản lý yếu , nhân sự thiếu khả
năng, không biết làm việc chung. Không đủ nhân sự. Nhân sự bị thay đổi thường xuyên.
Nhân sự không được đào tạo. Không có hệ thống thông đạt thường xuyên. Không biết
vận dụng những kết quả lượng giá của các dự án tương tự, điều này dẫn đến lập lại các
sai lầm.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×