Tải bản đầy đủ

một người quản lý dự án cần phải có kỹ năng gì để đạt hiệu quả

1/ Theo anh/chị, một người quản lý dự án cần phải có kỹ năng gì để đạt hiệu quả?
Hãy nêu tổng quát các kỹ năng này và giải thích tại sao anh/chị tin rằng những kỹ năng
này là quan trọng.
Trả lời: Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ
chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn
thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt
được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.
Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được
hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng
thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi.
Người Lãnh đạo để thành công trong việc quản lý dự án thì các yếu tố quan trọng
nhất có thể gây ra những thất bại cho một dự án cần phải được quan tâm với sự chú ý và
ưu tiên cao nhất.

1/ Kỹ năng xây dựng kế hoạch và chiến lược của dự án: Người làm quản lý dự
án phải hình dung rõ và kết nối với các chi tiết quan trọng. Quản lý dự án và quản lý
1


nhóm cần sự chú trọng trong việc biết được đâu là ưu tiên và mong đợi của dự án. Tránh
sự miêu tả mập mờ ở tất cả các chi phí.

- Hãy luôn ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã đề ra trong suốt quá trình dự án.
- Xây dựng một chiến lược để đạt được tất cả các mục tiêu của dự án.
- Giám sát và kiểm tra định kỳ để bảo đảm rằng dự án luôn nằm trong mục tiêu ban
đầu đã đề ra.
- Xác định rõ các cột mốc và chuẩn đánh giá: kết quả mong muốn, các trở ngại, lập
ra các chính sách sẽ giúp đạt được kết quả như mong đợi.
- Để các dự án được tiến hành một cách chặt chẽ và tập trung, nên chia chúng
thành những dự án nhỏ để việc thực thi được dễ dàng và đúng thời hạn. Về lâu dài, hàng
loạt kế hoạch nhỏ thành công sẽ mang lại hiệu quả cho tổ chức nhiều hơn là việc thực
hiện các dự án quá lớn mà chúng ta không bao giờ có đủ khả năng để hoàn tất.
- Việc mời những nhà tư vấn bên ngoài cũng có thể mang lại cho tổ chức nhiều ý
tưởng mới có giá trị. Tuy nhiên, kiến thức chuyên môn về kỹ thuật, kinh doanh và quản trị
dự án thì không giống nhau. Do vậy, phải xem xét kỹ kế hoạch cũng như kinh nghiệm của
từng nhóm thực hiện dự án cụ thể trước khi quyết định chọn cho họ một sự hỗ trợ thích
hợp từ bên ngoài.

2. Kỹ năng Quản lý dự án cần phải có khả năng tổ chức, sắp xếp nhân sự cho
dự án. Ngày nay, các thành viên nhóm quản lý dự án đóng vai trò tích cực trong nhiều dự
2


án cùng lúc là rất phổ biến. Mặc dù nguồn nhân lực có giới hạn nhưng vẫn có thể hoàn
thành được nếu người quản lý biết sắp xếp một cách hợp lý. Một số công ty đã thiết lập
phòng quản lý dự án đề hoạt động giống như một ngân hàng hối đoái cho những yêu cầu
của dự án. Phòng dự án xem lại toàn bộ nhiệm vụ, chiến lược của công ty, những tiêu
chuẩn được thiết lập cho việc lựa chọn dự án, kiểm tra khối lượng công việc, xác định rõ
dự án nào là ưu tiên hàng đầu, tránh việc làm cùng lúc đa dự án. Do đó khả năng của
người quản lý dự án phải có là:
- Có trình độ chuyên môn liên quan đến dự án. Căn cứ đánh giá: kinh nghiệm đã
có, các bằng cấp liên quan, các đóng góp trong công tác tư vấn, đào tạo, kết quả giải quyết
các vấn đề cụ thể.
- Có năng lực quản lý nguồn lực. Căn cứ đánh giá: kinh nghiệm liên quan, hiệu quả
trong công tác quản lý, kết quả thực hiện các kế hoạch, mục tiêu đặt ra.
- Có năng lực điều phối, xử lý vấn đề, có kiến thức về quản trị dự án. Căn cứ đánh
giá: kinh nghiệm liên quan, kỹ năng trình bày vấn đề, tính nhạy bén, nhanh chóng trong
xử lý các tình huống, hiểu biết về năng lực chuyên môn của đồng nghiệp.
- Có hiểu biết tốt về khách hàng. Căn cứ đánh giá: qua lịch sử công tác và công
việc cụ thể được giao.
- Hiểu rõ các quan hệ với các đối tác.
- Được tập thể tín nhiệm.


- Quản lý dự án phải bắt buộc đúng deadline và có sự thúc giục về thời gian: Bởi
vì mọi dự án đều có sự hạn chế, giới hạn về thời gian, tiền bạc và những nguồn có giá trị
khác. Họ phải không ngừng đảm bảo tiến độ dự án thực hiện liên tục. Vì thế, người quản
lý dự án phải luôn giữ nhân viên chú trọng đến tiến trình dự án và deadline. Việc thường
xuyên kiểm tra hiện trạng, họp và nhắc nhở luôn luôn cần thiết và không thể làm việc mà
không có chúng.
Cách tốt nhất để có một sự khởi đầu tốt là phân bổ hợp lý số lượng người trong
nhóm thực hiện dự án. Quá đông người làm việc trong một dự án sẽ khiến việc động viên,
giám sát và khuyến khích các cá nhân hướng vào nhiệm vụ chung gặp nhiều khó khăn.
Khó mà nói rằng số lượng thành viên là bao nhiêu là phù hợp, nhưng nguyên tắc chung là

3


mỗi người một việc và mỗi việc một người. Nhưng trong nhiều trường hợp, cũng có
những thành viên phải đảm đương hai ba việc.
3. Kỹ năng giao tiếp và có khả năng kết hợp với các đối tác liên quan: Nếu bạn
có khả năng quản lý, bạn phải có các kỹ năng cá nhân để khơi gợi những ý tưởng của
người khác nhằm tạo kết quả tốt nhất cho hoạt động của các dự án.
- Những công việc quản lý dự án bình thường có thể được thực hiện một cách tự
động với những công cụ có chức năng hỗ trợ như: theo dõi dự án, phân công nhiệm vụ,
quản lý tiến độ và hỗ trợ việc phân tích nguồn lực dựa trên mạng cục bộ. Những công cụ
này tăng cường việc chia sẻ và trao đổi thông tin. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu việc sử
dụng công nghệ làm tăng thêm phức tạp của dự án thì đây không phải là một điều hay.
- Thể hiện việc tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát nguồn lực cho dự án để đáp ứng điều
kiện thời gian và yêu cầu kỹ thuật của dự án, kể cả việc phối hợp với các đối tác để đảm
bảo nhân lực và kỹ thuật phù hợp.
- Hiểu rõ yêu cầu khách hàng: Các yêu cầu này phải thể hiện cụ thể qua việc ghi
nhận: ghi chép, thư từ, công văn, bản vẽ, sơ đồ, hồ sơ mời thầu, e-mail, dữ liệu,... Các yêu
cầu phải được tập hợp đầy đủ trước khi xây dựng kế hoạch quản trị dự án và cập nhật
trong suốt quá trình thực hiện dự án. Quản trị dự án cũng phải nắm được phương thức làm
việc với khách hàng trong phối hợp triển khai hệ thống. Các yêu cầu khác của khách hàng
để đánh giá, xác nhận công việc hoàn tất.
- Cam kết của công ty đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Cam kết thể hiện cụ thể
thông qua hồ sơ (dự thầu, giải pháp, chào giá,…) và kết thúc bằng hợp đồng hay hình
thức thỏa thuận tương đương. Kết quả cụ thể là Quản trị dự án phải xây dựng các hạng
mục công việc chi tiết theo trình tự với đầy đủ các yêu cầu về chuyên môn, nhân sự, công
cụ, tài chính, thời gian,…
4. Kỹ năng kiểm soát dự án: Bộ phận này có trách nhiệm xem xét cả về chính
sách, định hướng chiến lược và giải quyết những vướng mắc, trở ngại trong thực hiện dự
án.
- Quản lý nhân sự: Thể hiện việc tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát nguồn lực cho dự
án để đáp ứng điều kiện thời gian và yêu cầu kỹ thuật của dự án, kể cả việc phối hợp với
các đối tác để đảm bảo nhân lực và kỹ thuật phù hợp.
4


- Quản lý công việc: Khung công việc thể hiện chính xác, rõ ràng các bước thực
hiện, từng công tác với thời gian và tiến độ thi công của từng cá nhân, từng đơn vị.
- Quản lý thời gian: Thời gian tổ chức triển khai dự án phải thể hiện cụ thể trong kế
hoạch quản trị dự án bao gồm: hoạch định, lập thời gian biểu cụ thể cho từng công việc,
triển khai, kiểm soát và đánh giá.
- Quản lý chi phí: Bao gồm việc kiểm soát tài chánh có hiệu quả của dự án thông
qua các bước định giá, đánh giá, dự trù ngân sách, kiểm soát, phân tích, dự đoán và báo
cáo thông tin về chi phí tài chánh.
- Quản lý thông tin: Quy trình chuyển giao, sàng lọc, nhận thông tin và xử lý nhằm
phục vụ cho toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện dự án.
- Quản lý chất lượng: Nhằm đảm bảo cho mọi mặt của dự án và kết quả của nó
hoàn toàn đáp ứng được chi tiết kỹ thuật được yêu cầu, công tác kiểm tra chẩn đoán hệ
thống được tiến hành theo từng bước phù hợp với yêu cầu kỹ thuật được đưa ra để đi đến
sự nhất trí giữa hai bên.
Kế hoạch quản trị dự án cũng thể hiện được việc theo dõi và kiểm soát dự án theo
từng bước hoạt động. Kiểm soát chặt chẽ sẽ giữ được cho dự án diễn ra theo đúng thời
gian hoạch định và đảm bảo có được những quyết định kịp thời khi có vấn đề nảy sinh.
5. Kỹ năng dẫn dắt và lãnh đạo quá trình thực hiện dự án: Người quản lý dự án
có quyền đánh giá để thực hiện trách nhiệm của họ khi điều hành bất kỳ dự án nào. Đặc
biệt nhà quản lý phải có quyền phối hợp các nguồn lực, thiết lập mong đợi, đưa ra những
lời chỉ dẫn, thiết lập ưu tiên và giải quyết bất kỳ tranh cãi nào trong nhóm. Anh ta cũng
được ưu tiên để đưa ra các quyết định có ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án.
- Khi đang phải cố gắng hết mình để hoàn thành công việc đúng thời hạn, các
nhóm thực hiện dự án sẽ khó lòng tuân thủ một số hoạt động theo quy định như việc nộp
các bảng kiểm tra công việc hay tham gia các cuộc họp thường kỳ... ở một chừng mực
nào đó, những nhóm này cần được trao thêm quyền hạn để có thể hoàn thành công việc
đúng tiến độ với chi phí đã được cấp. Mọi người sẽ làm việc tích cực hơn trong một môi
trường tin cậy và cảm thông lẫn nhau và coi trọng sáng kiến của từng cá nhân.

5


- Lãnh đạo yêu cầu kĩ năng giao tiếp cao và khả năng thúc đẩy mọi người. Một
trong những vấn đề quyết định trong công tác lãnh đạo là tìm được sự cân bằng giữa yêu
cầu của nhân sự và hiệu quả sản xuất.
6. Kỹ năng ra quyết định: Làm thế nào để có hiệu quả (chất lượng), rẻ (tiền bạc và
các nguồn hữu hình khác) và nhanh (deadline và sự thuận lợi nhận thấy) khi phối hợp một
dự án. Mỗi nguồn lực của dự án cần phải phối hợp tương đương với tỉ lệ ngang nhau. Tỉ
lệ này đôi khi gọi là những mong đợi của dự án. Nếu có bất kỳ vấn đề nào với một trong
những nguồn lực trên, có thể báo cho các nhà quản lý cấp cao hơn về vấn đề sớm ngay
khi có thể và bạn cũng cần gợi ý những lựa chọn khác để giải quyết vấn đề và hạn chế nó.
Những lựa chọn khác có thể đề xuất sử dụng các nguồn bổ sung cao hơn cả ngân sách
hiện tại.
- Để đảm bảo dự án đạt được kết quả như mong muốn, người lãnh đạo phải huy
động được mọi nguồn lực trong doanh nghiệp, cũng như phải khẳng định tính chất quan
trọng của dự án. Ngoài ra, nếu muốn có được những nhân viên công nghệ thông tin giỏi
nhất, có khả năng thực hiện những sáng kiến của mình, nhà lãnh đạo phải cung cấp cho
những nhân viên này những nguồn lực giống như bộ phận kinh doanh.
- Kỹ năng ra các quyết định là sản phẩm tư duy của chủ thể quản trị, chứa đựng
một hàm lượng tri thức khoa học lẫn cả yếu tố sáng tạo và tính nghệ thuật nhất định. Các
quyết định đề ra khi vấn đề đã chín muồi xoay quanh vấn đề của tổ chức. Chất lượng của
quyết định phụ thuộc vào chất lượng thông tin thu nhậnvà khả năng phân tích của nhà
quản lý dự án. Cấp quản lý càng cao thì quyết định của họ càng quan trọng, liên quan đến
nhiều người, nhiều bộ phận thậm chí cả vận mệnh của tổ chức, công ty. Khả năng ra quyết
định không phải là khả năng bẩm sinh.
- Nhận dạng và xác định vấn đề: Nhìn nhận vấn đề là bước đầu tiên có vai trò đặc
biệt quan trọng đối với việc ra quyết định hiệu quả. Bước đầu tiên thực hiện thiếu chính
xác thì các bước tiếp theo sẽ trở nên vô nghĩa.Một bác sĩ muốn tìm phương án chữa bệnh
cho bệnh nhân thì trước hết phải biết bệnh nhân đó bị bệnh gì, nếu không mọi cố gắng của
bác sĩ trở nên vô nghĩa. Ví dụ: phương án chữa bệnh tim mạch khác phương án chữa bệnh
về dạ dày… Cũng tương tự như vậy , ở một doanh nghiệp hàng hóa bị tồn động nhiều thì
các nhà quản trị cần phải đưa ra quyết định để cải thiện tình hình. Vấn đề ở chỗ nào?
6


Nguyên nhân dẫn đến thì có nhiều như chất lượng sản phẩm không còn phù hợp với
khách hàng, cũng có thể giá cả không hợp lý hoặc cũng có thể phương thức kinh doanh
trở nên lạc hậu … nhưng điều quan trọng ở đây nhà quản lý phải xác định được nguyên
nhân chính thức dẫn đến tình hình liên quan và tìm phương án phù hợp nhất khắc phục
nguyên nhân. Trong tình huống đơn giản, nhà quản lý có thể nhanh chóng xác định vấn
đề. Ngược lại, trong tình huống phức tạp , khó có thể đề ra nhiệm vụ quyết định một cách
chính xác. Trong tình huống như vậy thường phải đề ra nhiệm vụ quyết định một cách sơ
bộ và tiếp tục thu thập , phân tích thông tin để làm rõ nhiệm vụ.. Đặc biệt phải luôn nhớ:
cách đặt vấn đề sai sẽ dẫn đến quyết định của một kết quả sai.
- Xác định mục tiêu: Sau khi người ra quyết định đã xác định được vấn đề cần giải
quyết thì có thế đặt ra các mục tiêu cần đạt được. Đặt ra mục tiêu giúp cho nhà quản lý
biết được cái mình cần đạt được và làm sao để đạt được . Ví dụ: Một cửa hàng thời trang
đang gặp khó khăn với hình ảnh xấu là thái độ bán hàng không tốt và chất lượng ngày
càng giảm vì thế chủ cửa hàng quyết định đưa ra mục tiêu “nâng cao hình ảnh” cửa hàng
mình.
7. Kỹ năng truyền đạt thông tin và truyền thông: Đây là một phần quan trọng
trong giao tiếp. Một người có thể lắng nghe và hiểu những gì đang diễn ra. Thấu cảm là
mặt nhẹ hơn của lắng nghe và sự tin tưởng. Bạn có thể hiểu họ cảm thấy như thế nào, tại
sao họ cảm thấy điều đó và bạn có thể làm chúng cảm thấy sự khác biệt như thế nào. Sự
thấu cảm đặc biệt quan trọng khi bạn ứng phó với khác hàng để họ quay trở lại với dịch
vụ của bạn.
Sự góp sức của tất cả những người tham gia vào dự án cần phải được công nhận
một cách xứng đáng. Phần thưởng dành cho họ không cần quá phô trương. Đôi khi, một
lá thư động viên từ sếp cũng là một niềm khích lệ cho nhân viên. Khen thưởng các nhân
viên làm việc tốt bằng cách tặng họ vé xem một trận bóng đá, xem phim hay ca nhạc,
thêm số ngày nghỉ phép và tăng phụ cấp cho họ là những hình thức thể hiện sự đánh giá
cao công sức mà họ đã cống hiến cho dự án.
- Trung tâm thu thập, xử lý thông tin: Điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ, xử lý
tất cả các loại thông tin.

7


- Phổ biến, truyền đạt thông tin: Chuyển giao những thông tin cho cấp dưới, báo
cáo thông tin cho cấp trên.
- Người phát ngôn của tổ chức: Chuyển giao những thông tin chọn lọc cho những
người bên ngoài công ty.
8. Kỹ năng xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp: Đây là một hoạt động
nhằm tách những nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ dàng quản lý. Những
nhiệm vụ nhỏ này được giao cho các nhóm nhân viên. Theo nguyên tắc, bạn phải chỉ ra
được hoàn thành một mục tiêu như thế nào. Tuy nhiên, bạn cũng cần cung cấp sự chú ý để
tương tác lẫn nhau ở mỗi khúc công việc và tiếp cận cẩn thận mỗi điểm mạnh, điểm yếu
của nhân viên theo cách tốt nhất.
Áp lực công việc có thể làm cho các nhân viên trong dự án bị căng thẳng mệt mỏi
cả về tinh thần lẫn thể xác. Bạn phải nhạy bén với hiện tượng này và chú ý đừng để để nó
xảy ra. Trường hợp này thường thấy ở người được phân công vào hàng loạt dự án. Các tổ
chức có khuynh hướng chọn những người đưa ra sáng kiến có khả năng áp dụng cao. Nếu
nhận thấy có tình trạng người nào đó vừa hoàn thành xong dự án này đã được phân công
ngay vào một dự án khác thì bạn nên xây dựng một số chính sách để giới hạn hay giám
sát việc sử dựng nhân viên như thế.

9. Có trình độ kỹ thuật quản lý dự án:
- Hãy luôn ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã đề ra trong suốt quá trình dự án.
8


- Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án – là những người có thể đóng góp
những nhận định và thông tin có ích cho dự án chứ không chỉ đơn thuần là người có thể
hợp tác làm việc nhóm.
- Hãy bàn giao những phần có thể theo từng cột mốc chính của dự án, nhờ vậy mà
tiến trình sẽ có thể được đo lường dễ dàng hơn.
- Có trình độ chuyên môn liên quan đến dự án, kinh nghiệm đã có, các bằng cấp
liên quan, các đóng góp trong công tác tư vấn, đào tạo, kết quả giải quyết các vấn đề cụ
thể.
Có năng lực quản lý nguồn lực, kinh nghiệm liên quan, hiệu quả trong công tác
quản lý, kết quả thực hiện các kế hoạch, mục tiêu đặt ra.
Có năng lực điều phối, xử lý vấn đề, có kiến thức về quản trị dự án, kinh nghiệm
liên quan, kỹ năng trình bày vấn đề, tính nhạy bén, nhanh chóng trong xử lý các tình
huống, hiểu biết về năng lực chuyên môn của đồng nghiệp.
Câu 2: Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm mạnh nhất của anh/chị?Nêu chi
tiết, kèm theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm mạnh nhất của anh/chị.
Trả lời:
a/ Kỹ năng xây dựng kế hoạch, chiến lược và tổ chức thực hiện dự án: Là người
có ảnh hưởng tới mọi người để đạt tới các mục đích và mục tiêu của dự án. Có những
trọng trách:
- Nắm vững những nội dung bao quát chung về công việc, cấu trúc phân việc, lịch
biểu và Ngân sách.
- Hãy bàn giao những phần có thể theo từng cột mốc chính của dự án, nhờ vậy mà
tiến trình sẽ có thể được đo lường dễ dàng hơn.
- Xây dựng một đội nhóm đoàn kết cùng giải quyết vấn đề. Nếu không sẽ khó có
thể đưa ra giải pháp đúng đắn hoặc sẽ tạo ra nhiều tranh cãi về mục tiêu của dự án.
- Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án – là những người có thể đóng góp
những nhận định và thông tin có ích cho dự án chứ không chỉ đơn thuần là người có thể
hợp tác làm việc nhóm.
- Trao đổi với các anh em: Bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp và thủ
tục làm việc. ý tưởng là trao đổi cởi mở và trung thực.
9


- Dành thời gian dự phòng trong trường hợp xảy ra những tình huống không mong
đợi hoặc những vấn đề chưa được dự tính.
- Làm tất cả mọi thứ có thể để giữ cho các tác vụ theo đúng lịch trình, một sự sai
lầm nào đó ở đây có thể làm sa lầy dự án hiện tại
- Luôn cảnh giác các rào cản “phong tỏa” trong quá trình dự án (roadblocks) và
hãy hướng đến hoạt động chuyên nghiệp (pro-active), đừng phản ứng lại chúng mà hãy
giúp các thành viên trong dự án hoàn thành nhiệm vụ của họ.
- Động viên tinh thần làm việc, bao gồm khích lệ, phân việc, mời tham gia và uỷ
quyền.
- Theo dõi công việc, bao gồm theo dõi, thu thập hiện trạng và đánh giá hiện trạng.
* Ví dụ: Dự án triển khai ERP là một dự án phần mềm lớn nhất của doanh nghiệp.
Theo các thông tin thống kê trên thế giới và ở Việt Nam thì các dự án triển khai phần
mềm có tỷ lệ thất bại tương đối cao. Tỷ lệ các dự án hoàn thành theo đúng tiến độ đề ra
cũng rất thấp và phần lớn các dự án triển khai thành công thì cũng không theo đúng tiến
độ đặt ra hoặc phải cắt bớt các phần "sương sẩu" không thể hoàn thành được. Đối với dự
án triển khai ERP, vấn đề kỹ thuật chỉ chiếm vai trò khoảng 50% trong sự thành công của
dự án, cũng bởi vì có quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến quá trình triển khai dự án ERP và
vì dự án được triển khai trong thời gian ít nhất cũng khoảng 6 tháng và có thể tới vài năm.
Ta hãy xem một số điểm cần nhấn mạnh đối với doanh nghiệp khi quản lý dự án triển
khai ERP như thế nào.
- Tổ chức phân công trách nhiệm cho những nhân viên chủ chốt: Sau khi giám
đốc doanh nghiệp quyết định thành lập ban quản lý dự án, trên cơ sở đã thống nhất kế
hoạch tổng thể cơ bản với nhà cung cấp phần mềm thì nhiệm vụ của Ban quản lý dự án
của doanh nghiệp là hoàn thành trách nhiệm về phía doanh nghiệp là quản lý các nhân
viên tham gia dự án để đạt được các mục tiêu trong từng giai đoạn.
- Soạn thảo các quy tắc tiến hành công việc trong khuôn khổ dự án:
+ Nhân viên nào được phân công tác nghiệp chức năng nào trên phần mềm thì phải
có trách nhiệm kiểm tra sự hoạt động đúng đắn của chức năng đó.
+ Nhân viên phải bằng mọi cách để hoàn thành từng công việc được giao theo kế
hoạch, nếu có khó khăn gì thì trình bày Ban quản lý dự án ngay để có biện pháp hỗ trợ.
10


+ Nhân viên phải kiểm tra kỹ càng tất cả các thông tin trên biên bản về công việc
hàng ngày của nhân viên và các nhân viên phía đối tác trước khi ký vào biên bản công
việc này theo ISO.
- Thường xuyên họp giao ban nội bộ và họp định kỳ với đối tác triển khai
phần mềm: Họp định kỳ nội bộ có tác dụng rất lớn trong việc tìm ra các điểm chưa tích
cực trong tinh thần và phương pháp làm việc của đội ngũ nhân viên. Trong các cuộc họp
nội bộ, ban dự án cần phân tích kỹ từng công việc của dự án, mức độ hoàn thành so với kế
hoạch, lý do của sự chậm trễ... và từ đó đưa ra phương hướng giải quyết. Đầu tư thời gian
cho các cuộc họp nội bộ là động tác thiết thực nhất của Ban dự án và đội ngũ triển khai để
đưa dự án đến thành công. Nếu không có các cuộc họp thường xuyên để kiểm điểm tình
hình thì sẽ nảy sinh nhiều công việc bị chậm trễ mà Ban dự án không có phương án kịp
thời để khắc phục. Kết quả của các cuộc họp nội bộ là kế hoạch cụ thể cho thời gian sắp
tới và một tinh thần làm việc đã được "làm mới" cho đội ngũ tiếp nhận phần mềm.
- Công khai cơ chế bồi dưỡng làm thêm giờ và khen thưởng kỷ luật thích
đáng: Dự án triển khai ERP thường gây thêm tải công việc rất nhiều cho đội ngũ nhân
viên. Ngoài những công việc hàng ngày vẫn phải hoàn thành đều đặn, các nhân viên tiếp
nhận phần mềm còn phải nhận trách nhiệm thêm rất lớn đối với các công việc của dự án.
Khối lượng công việc có khi tăng gấp đôi so với lúc chưa tiến hành dự án. Vì vậy, việc
phải cố gắng thêm nhiều và làm thêm việc cả thời gian ngoài giờ và các ngày nghỉ thường
xuyên là yêu cầu bắt buộc. Trong trường hợp như vậy, nếu Ban dự án không có những đề
xuất với Ban Giám đốc công ty về một cơ chế bồi dưỡng làm thêm giờ thích đáng thì
nhân viên rất có thể nản chí và không có tinh thần làm việc theo năng xuất mà ban dự án
mong muốn. Ngoài ra, Ban dự án phải thường xuyên theo dõi nhắc nhở, thậm chí kỷ luật
đối với các nhân viên không tích cực, thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ đồng
thời tuyên dương khen thưởng đối với các nhân viên tích cực hoàn thành nhiệm vụ.
b/ Kỹ năng truyền đạt thông tin và truyền thông: Sự góp sức của tất cả những
người tham gia vào dự án cần phải được công nhận một cách xứng đáng. Phần thưởng
dành cho họ không cần quá phô trương. Đôi khi, một lá thư động viên từ sếp cũng là một
niềm khích lệ cho nhân viên. Khen thưởng các nhân viên làm việc tốt bằng cách tặng họ
vé xem một trận bóng đá, xem phim hay ca nhạc, thêm số ngày nghỉ phép và tăng phụ cấp
11


cho họ là những hình thức thể hiện sự đánh giá cao công sức mà họ đã cống hiến cho dự
án.
- Trung tâm thu thập, xử lý thông tin: Điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ, xử lý
tất cả các loại thông tin.
- Phổ biến, truyền đạt thông tin: Chuyển giao những thông tin cho cấp dưới, báo
cáo thông tin cho cấp trên.
- Người phát ngôn của tổ chức: Chuyển giao những thông tin chọn lọc cho những
người bên ngoài công ty.
- Là lắng nghe với mục đích trước hết để thực sự hiểu người khác. Là đi vào bên
trong khung tham chiếu của người khác. Bạn nhìn sự việc thông qua họ, hiểu mô thức của
họ, hiểu suy nghĩ của họ, cảm nghỉ của họ. Bản chất của lắng nghe thấu hiểu không phải ở
chỗ bạn đồng ý với người khác, mà là hiểu đầy đủ, sâu sắc về người đó, cả tình cảm cũng
như suy nghĩ của họ. Khi lắng nghe thấu hiểu, bạn không chỉ nghe bằng tai, mà qua trọng
hơn bạn con nghe bằng mắt và cả con tim. Bạn lắng nghe để cảm nhận, để giải nghĩa, để
hiểu được hành vi của người khác, bạn nhận thức, trực cảm và cảm nhận. (Theo tính toán
của các chuyên gia về giao tiếp, trong giao tiếp chỉ có 10% giao tiếp thể hiện qua lời nói,
30% thể hiện qua âm thanh, 60% qua ngôn ngữ, cử chỉ, điệu bộ)

Lắng nghe thấu hiểu có sức mạnh lớn lao vì nó đem lại những dữ liệu chính xác để
bạn sử dụng. Thay vì dựa vào kinh nghiệm chủ quan của mình để nhìn nhận, lý giải
12


những suy nghĩ, tình cảm, động cơ và hành vi của người khác, bạn sẽ dựa vào thực tế
khách quan. Trong mỗi quan hệ giữa sếp và nhân viên, người lãnh đạo nên lắng nghe tâm
tư của nhân viên mình và qua đó hiểu được họ sẽ dễ điều hành và khiến cho nhân viên
cảm thấy tin cậy hơn, làm việc hết mình hơn và sẽ hạn chế được sự nhảy việc của nhân
viên vì bất đồng với sếp.
* Ví dụ: Trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện dự án “Xây dựng trụ sở Sở
Giao dịch I- Ngân hàng Phát triển Việt Nam”, trong nội bộ BQL dự án có rất nhiều bất
đồng trong quan điểm xủ lý các tác nghiệp hàng ngày, với cương vị là Trưởng Ban- Người
đứng đầu tôi đã kiên nhẫn lắng nghe các thông tin từ người khác nói, kể cả những vấn đề
tôi không đồng ý, trên cơ sở đó một người lắng nghe đồng cảm đóng vai trò là một người
thúc đẩy hành động và tạo động lực cho người khác. Trong đó, thành công được đo bằng
khả năng hiểu được những vấn đề của người nói.
c/ Kỹ năng kiểm soát dự án: Là quá trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh việc thực
hiện nhằm đảm bảo cho mục tiêu, kế hoạch của dự án được hoàn thành có hiệu quả, việc
kiểm soát không chỉ phát hiện những sai sót, ách tắc mà còn tìm kiếm những cơ hội để
đẩy nhanh dự án. Từ những vấn đề rất chặt chẽ và thực hiện đúng quy trình của người
quản lý dự án đối với công tác kiểm soát, bao gồm các giai đoạn như sau:
- Theo dõi: Thu thập và ghi chép các dữ liệu thực tế để so sánh quá trình thực hiện
thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
- Phân tích: Đánh giá tình trạng của các công việc và so sánh các kết quả đạt được
với kế hoạch, xác định các nguyên nhân và hướng tác động.
- Điều chỉnh: Lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động, công việc phù hợp với kế
hoạch, nhằm tối thiểu hóa các sai lệch tiêu cực và tối đa hóa lợi ích từi các sai lệch tích
cực
* Ví dụ như, các trưởng phòng công nghệ thông tin và kinh doanh cấp trung gian
tham gia những cuộc họp về thực trạng của dự án được tổ chức định kỳ hai lần mỗi tuần.
Mọi vấn đề khúc mắc sẽ được đưa ra trong những cuộc họp này và được phân công cho
các thành viên trong bộ phận kiểm soát dự án giải quyết trong khi đó, các nhóm thực hiện
dự án vẫn tiếp tục công tác của họ.

13


Từ 3 vấn đề được coi là điểm mạnh trong quản lý dự án của tôi, tôi xin được
giải thích 3 kỹ năng được coi là điểm mạnh như sau:
a/ Kỹ năng xây dựng kế hoạch, chiến lược và tổ chức thực hiện dự án: Với
cương vị là nhà quản lý các dự án đầu tư của Nhà nước trong giai đoạn hiện nay, tôi thấy
rằng có:
+ Có chuyên môn kinh nghiệm 15 năm trong thẩm định và quản lý các dự án đầu
tư của Nhà nước.
+ Có nhiều kinh nghiệm trong quản lý dự án và với nhiều loại hình dự án khác
nhau, do đặc thù trong công việc quản lý nhà nước.
+ Hiện nay đang là thành viên trong Ban Quản lý các dự án của cơ quan (mỗi năm
bình quân có 3-7 dự án triển khai trên Việt Nam- từ xây dựng mới các Trung tâm đào tạo,
trụ sở làm việc tại các địa phương trong cả nước…).
+ Người quản lý dự án phải không tránh né việc đưa ra các quyết định cứng rắn.
Mặt khác cũng không nên hấp tấp trong đánh giá. Tuy nhiên cần đưa ra quyết định đúng
lúc và chấp nhận trách nhiệm về các hậu quả.
+ Người quản lý dự án phải có khả năng trình bày các ý tưởng của mình dưới dạng
lời và viết. Trình bày lời thường xuất hiện với các dự án và kĩ năng trình bày tốt là tuyệt
đối cần thiết để động viên tổ. Kĩ năng viết tốt là cần thiết để chuẩn bị tài liệu dự án.
+ Người quản lý dự án nên dồn toàn tâm toàn ý cho sự thành công của dự án. Sẵn
sàng cung cấp những hỗ trợ cần thiết về kĩ thuật, điều hành hành và tài chính để hoàn
thành các mục đích và mục tiêu. Việc thiếu nhiệt tình có thể trở thành lây lan sang những
người tham dự khác, làm cho năng suất có thể bị giảm.
+ Người quản lý dự án cần có khả năng làm cho mọi người tham dự vào dự án và
duy trì sự tham dự đó cho tới khi đạt được các mục đích và mục tiêu. Nếu người quản lí
dự án không thể động viên được anh em thì cả nhóm sẽ không thực hiện tốt công việc
b/ Kỹ năng truyền đạt thông tin và truyền thông:
+ Người quản lý dự án phải có khả năng quan hệ tích cực với mọi người. Họ phải
tích cực nghe và có khả năng thông cảm với nhu cầu của mọi người.
+ Là người có sáng kiến và ham học hỏi (Thường xuyên đưa ra những đề xuất và
các giải pháp xủ lý các công việc thường xuyên trong quản lý dự án).
14


+ Nhóm làm việc có mục tiêu chung và tương thích với nhau (nhiều người có kinh
nghiệm trong quản lý dự án, ngăn nắp và quản lý thời gian tốt và được lãnh đạo tin tưởng
và ủng hộ).
+ Phân công công việc đúng người, đúng việc (tin tưởng trong công việc).
+ Lắng nghe thấu hiểu có sức mạnh lớn lao vì nó đem lại những dữ liệu chính xác
để tôi sử dụng. Thay vì dựa vào kinh nghiệm chủ quan của mình để nhìn nhận, lý giải
những suy nghĩ, tình cảm, động cơ và hành vi của người khác, tôi sẽ dựa vào thực tế
khách quan. Trong mỗi quan hệ giữa sếp và nhân viên, người lãnh đạo nên lắng nghe tâm
tư của nhân viên mình và qua đó hiểu được họ sẽ dễ điều hành và khiến cho nhân viên
cảm thấy tin cậy hơn, làm việc hết mình hơn và sẽ hạn chế được sự nhảy việc của nhân
viên vì bất đồng với sếp.
c/ Kỹ năng Kiểm soát dự án: Các thay đổi, các rủi ro và các vấn đề. Do thường
xuyên thẩm định và đánh giá các dự án đầu tư nên tôi coi việc kiểm soát dự án từ khâu lập
dự án.. quyết toán dự án hoàn thành đưa vào sử dụng.
+ Kiểm soát quá trình thực hiện dự án (theo dõi đo lường các kết quả, các chỉ tiêu
thực tế…).
+ Thu thập thông tin báo cáo về tình hình thực hiện, phân tích thực trạng, các hoạt
động điều chỉnh (phát sinh, thay đổi hạng mục đầu tư…).
+ Các nội dung kiểm soát hỗ trợ: Kiểm soát thay đổi nội dung, kiểm soát chất
lượng, kiểm soát tiến độ, kiểm soát chi phí và kiểm soát rủi ro…
Câu 3: Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm yếu nhất của anh/chị? Nêu chi
tiết, kèm theo ví dụ về việc tại sao anh/chị nghĩ những kỹ năng này là các điểm yếu nhất
của anh/chị.
Trả lời: Bên cạnh những yếu tố cần và đủ của người quản lý dự án thì có những kỹ
năng người quản lý dự án chưa đáp ứng được trong giai đoạn hiện nay là:
a/ Kỹ năng dẫn dắt và lãnh đạo thực hiện dự án: Các sức ép trên vai người quản
lý dự án, Những sức ép làm cho người quản lý thường rơi vào phong cách quản lý bị
động. Đó là các sức ép:

15


- Từ phía khách hàng, Uy tín, danh dự, Tài chính, Từ thủ trưởng cấp trên, Thủ tục
hành chính, Nhân sự (sự đồng thuận, sự hợp tác, sự "chung thuỷ"), Thị trường (cạnh
tranh), Chuẩn sản phẩm/bảo đảm chất lượng, Nguồn nhân lực hạn chế và công nghệ.
- Nhất quán. Người quản lý dự án không thể đi chệch tầm nhìn, ngoại trừ những
hoàn cảnh bất khả kháng. Người quản lí dự án phải ra các quyết định để đạt tới các mục
đích và mục tiêu dự án. Tính nhất quán nuôi dưỡng cho sự ổn định và làm cho những
người tham dự thích ứng với hoàn cảnh thay đổi. Việc thiếu nhất quán hay dẫn đến sự bất
đồng.
- Tầm nhìn xa trông rộng. Người quản lý dự án phải có khả năng thấy kết quả
cuối cùng, cho dù nó không rõ ràng trong ý niệm của những người khác. Họ phải có khả
năng hình dung dự án đi tới đâu và bảo đảm mọi thứ xảy ra để đạt tới tầm nhìn dự án.
- Phản ứng tích cực. Người quản lý dự án không đợi cho sự việc xảy ra rồi mới
hành động. Phải đưa ra sáng kiến để giữ cho dự án tiến lên theo kế hoạch. Phải chấp nhận
độ phức tạp và sự thay đổi. (Chìa khoá là quản lí thay đổi chứ không phải phản ứng thụ
động).
* Ví dụ: Trong quá trình tổ chức thực hiện cấc dự án được giao, đặc biệt đối với
phần việc tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu thường gặp phái sức ép từ lãnh đạo cấp
trên, nguồn lực bị hạn chế và đặc biệt công nghệ chưa đáp ứng được đòi hỏi của nhiệm vụ
được giao hoặc các cơ quan có liên quan.
- Việc đưa vào kỉ luật quản lí dự án không dễ dàng. Một số người chống lại việc
thực hành quản lí dự án bởi vì họ cảm thấy nó đụng chạm tới "độc lập chuyên môn" của
mình, muốn "giấu nghề"
- Một số cán bộ chuyên môn trong BQL có cảm giác luôn bị "săm soi", theo dõi để
phạt
- Một số khác đấu tranh với quản lí dự án bởi vì họ cảm thấy nó ngăn cấm sự sáng
tạo.
- Một số người chống lại quản lí dự án vì khó chịu với những phiền phức hành
chính (họp hành, báo cáo, lấy chữ ký, ...). Thực ra đó là những việc cần thiết thực sự
b/ Kỹ năng ra quyết định: Ra quyết định là một hành động quan trọng của người
quản lý. Thực chất, quản lý là một quá trình ra quyết định, Các mức độ ra quyết định:
16


(tuỳ vào tầm ảnh hưởng của quyết định đến mục tiêu quản lý). Tuy nhiên, trong giai
đoạn hiện nay để phân chia công việc một cách hợp lý và hiệu quả đòi hỏi người quản
lý phải có nhiều thông tin để ra quyết định đúng.
- Ở cấp cao, các quyết định liên quan tới các mục tiêu chung.
- Ở cấp trung gian, các quyết định liên quan tới các mục tiêu cụ thể, các vấn đề
chuyên môn, công nghệ.
- Ở cấp thấp, các quyết định liên quan trực tiếp đến sự chỉ đạo thực hiện về nghiệp
vụ trong hoạt động.
- Cần phải phát huy sự sáng tạo của nhân viên: Hãy để tất cả các "bộ óc" trong
nhóm làm việc của bạn cùng hoạt động và đưa ra các sáng kiến thay vì bạn là người đưa
ra mệnh lệnh và họ thi hành theo. Thật là nguy hiểm khi nhân viên của bạn làm việc như
một cái máy. Hậu quả là khi có tình huống nguy kịch xảy ra, họ sẽ không tự giải quyết
được công việc vì họ đã bị bạn tước mất khả năng phán đoán và suy nghĩ. Là một quản lý
giỏi, bạn phải là người mang đến công việc và trao quyền cho nhân viên. Bạn phải khiến
họ suy nghĩ và đưa ra các phương án khả thi.
* Ví dụ: Quản lý sản xuất
- Quyết định tăng thêm/ cắt giảm 1 phân xưởng sản xuất (cấp cao).
- Quyết định tăng lương đồng loạt, cải tiến chế độ tiền thưởng (cấp cao).
- Quyết định cải tiến 1 dây chuyền sản xuất (cấp trung gian hoặc cấp thấp).
- Quyết định tin học hoá quản lý (cấp cao hoặc cấp trung gian).
- Quyết định trừ lương 1 nhân viên vi phạm kỷ luật (cấp thấp).
- Quyết định cho toàn bộ nhà máy nghỉ 1 ngày để đi picnic tập thể.
c/Kỹ năng giao tiếp và có khả năng kết hợp với các đối tác liên quan: Nhiều
người cho rằng, những người giỏi chuyên môn chưa hẳn đã quản lý tốt và giao tiếp tốt.
Bởi muốn trở thành một người quản lý giỏi, giao tiếp tốt, doanh nhân cần biết tự nâng cao
năng lực, kỹ năng quản lý của mình. Sau đây là những cách nâng cao kỹ năng quản lý...
- Chưa đặt ra những câu hỏi: Càng có nhiều câu hỏi, bạn sẽ càng tìm ra nhiều
cách giải quyết các vấn đề hoặc khám phá ra những vấn đề đối lập với những gì đã định
nghĩa ban đầu.

17


- Chưa kiểm tra và tự trau dồi kiến thức cho bản thân: Theo các chuyên gia
phân tích, trước khi khởi nghiệp, mỗi người cần biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình
là gì. Để làm được điều này, người quản lý cần xem lại những gì mình biết và không biết
về việc quản lý (trong đó việc giao tiếp rất quan trọng). Hãy kiểm lại những kinh nghiệm
của mình và những người đi trước xem những gì là có lợi và điểm gì phải thay đổi.
- Chưa có kinh nghiệm phản biện lưu loát: Bạn hãy đóng vai trò "người biện hộ
cho ma quỷ”, phản biện lại với các nhân viên của mình. Chính những lúc phản biện này
sẽ kích thích sự sáng tạo cũng như đề phòng các tình huống bất trắc cho nhóm của bạn.
- Chưa học cách lắng nghe và hiểu người khác: Bí quyết để thành công trong vai
trò lãnh đạo là biết cách giao tiếp và đánh giá chính xác nhân viên của mình. Đó là phần
thách thức nhất trong việc quản lý của nhiều nhà chuyên nghiệp khi ở trong tình thế
chuyển từ một người bạn sang vị trí điều khiển. Khi thiết lập mối quan hệ với một tập thể
mới, điều quan trọng là phải thẳng thắn và trung thực. Ngoài ra, đánh giá thực tế, khả
năng làm việc của nhân viên và nói chuyện với họ về chất lượng công việc cũng cần thiết
và phải làm thường xuyên, song tránh nặng nề, quy chụp mặc dù bạn vẫn phải luôn yêu
cầu họ làm tốt.
Từ 3 vấn đề được coi là điểm yếu trong quản lý dự án của tôi, tôi xin được giải
thích 3 kỹ năng được coi là điểm yếu như sau:
- Nói về người quản lý dự án giỏi trong việc phân phối các nguồn lực: Các sức ép
trên vai người quản lý dự án, Những sức ép làm cho người quản lý thường rơi vào phong
cách quản lý bị động. Đó là các sức ép:
+ Từ phía khách hàng, Uy tín, danh dự, Tài chính, Từ thủ trưởng cấp trên, Thủ tục
hành chính, Nhân sự (sự đồng thuận, sự hợp tác, sự "chung thuỷ"), Thị trường (cạnh
tranh), Chuẩn sản phẩm/bảo đảm chất lượng, Nguồn nhân lực hạn chế và công nghệ.
+ Để đáp ứng được việc phân phối các nguồn lực trong quản lý dự án, bản thân tôi
là nhà quản lý dự án chưa đáp ứng được đòi hỏi của nhiệm vụ tôi cần tìm một người cố
vấn dày dạn kinh nghiệm, có thể tìm ngay trong chỗ làm của mình một người quản lý đã
có kinh nghiệm, có uy tín, theo dõi học hỏi họ những thói quen, cách xử thế tốt rồi sau đó
vận dụng. Bạn cũng có thể học kinh nghiệm từ những người quản lý giỏi ở nơi khác hoặc
khi thân tình hơn có thể nhờ họ cố vấn cho mình.
18


- Kỹ năng ra quyết định: Ra quyết định là một hành động quan trọng của người
quản lý. Thực chất, quản lý là một quá trình ra quyết định, Các mức độ ra quyết định: (tuỳ
vào tầm ảnh hưởng của quyết định đến mục tiêu quản lý). Tuy nhiên, trong giai đoạn hiện
nay để phân chia công việc một cách hợp lý và hiệu quả đồi hỏi người quản lý phải có
nhiều thông tin để ra quyết định đúng.
+ Ở cấp cao, các quyết định liên quan tới các mục tiêu chung.
+ Ở cấp trung gian, các quyết định liên quan tới các mục tiêu cụ thể, các vấn đề
chuyên môn, công nghệ.
+ Ở cấp thấp, các quyết định liên quan trực tiếp đến sự chỉ đạo thực hiện về nghiệp
vụ trong hoạt động.
+ Hãy để nhân viên của bạn tham gia vào quá trình hoàn tất công việc của mình.
Đừng chăm chăm theo dõi nhân viên "Anh đang làm đến đâu rồi?, Anh sắp xong chưa?..."
Nó khiến nhân viên cảm thấy bản thân họ như trẻ con.
- Kỹ năng giao tiếp và có khả năng kết hợp với các đối tác liên quan: Nhiều người
cho rằng, những người giỏi chuyên môn chưa hẳn đã quản lý tốt và giao tiếp tốt. Bởi
muốn trở thành một người quản lý giỏi, giao tiếp tốt, doanh nhân cần biết tự nâng cao
năng lực, kỹ năng quản lý của mình. Sau đây là những cách nâng cao kỹ năng quản lý
(khắc phục những yếu điểm trong quản lý dự án)...
+ Đặt ra những câu hỏi: Càng có nhiều câu hỏi, bạn sẽ càng tìm ra nhiều cách giải
quyết các vấn đề hoặc khám phá ra những vấn đề đối lập với những gì đã định nghĩa ban
đầu.
+ Một người quản lý tốt về chuyên môn chưa chắc đã là người giao tiếp giỏi, người
giao tiếp giỏi chưa phải là người quản lý tốt vì nhiều khi người giao tiếp giỏi thuộc về khả
năng bẩm sinh hoặc Một người giao tiếp tốt là người biết cách đào tạo, hỗ trợ và khích lệ
nhân viên mình. Nếu bạn không dành thời gian hỗ trợ nhân viên và bảo đảm đáp ứng nhu
cầu hợp lý của họ thì họ khó có thể ủng hộ bạn làm tốt mọi việc. Rich Moore, một chuyên
gia cao cấp tại Hiệp hội Quản lý AAMI ở Mỹ, đã nói: “Nhà quản lý hiệu quả nhất là
người biết được tài năng của từng đối tượng và dành thời gian để tìm hiểu nhân viên của
mình".

19


Câu 4: Sử dụng 6 kỹ năng trên, anh/chị có thể làm gì để phát huy những kỹ năng
mạnh nhất của anh/chị và cải thiện những kỹ năng yếu nhất của anh/chị?
Trả lời:
a/ Để phát huy 3 kỹ năng mạnh nhất là người quản lý dự án cần:
- Tam giác Quản lý dự án: Là một tam giác mà ba cạnh thể hiện ba yếu tố khống
chế dự án của người quản lý là: Chất lượng công việc (bao gồm cho cả khối lượng và các
yêu cầu kỹ thuật), thời gian hoàn thành (tiến độ thực hiện) và ngân sách đề ra mức vốn
đầu tư). Đảm bảo được sự cân đối giữa ba yếu tố này để tam giác không bị hở ở bất kỳ
góc nào chính là thể hiện chất lượng, thành quả của công tác quản lý dự án. Vì vậy, người
ta còn gọi đây là tam giác chất lượng.
- Cần phải phát huy sự sáng tạo của nhân viên: Hãy để tất cả các "bộ óc" trong
nhóm làm việc của bạn cùng hoạt động và đưa ra các sáng kiến thay vì bạn là người đưa
ra mệnh lệnh và họ thi hành theo. Thật là nguy hiểm khi nhân viên của bạn làm việc như
một cái máy. Hậu quả là khi có tình huống nguy kịch xảy ra, họ sẽ không tự giải quyết
được công việc vì họ đã bị bạn tước mất khả năng phán đoán và suy nghĩ. Là một quản lý
giỏi, bạn phải là người mang đến công việc và trao quyền cho nhân viên. Bạn phải khiến
họ suy nghĩ và đưa ra các phương án khả thi.
- Tìm một người cố vấn dày dạn kinh nghiệm: Bạn có thể tìm ngay trong chỗ làm
của mình một người quản lý đã có kinh nghiệm, có uy tín, theo dõi học hỏi họ những thói
quen, cách xử thế tốt rồi sau đó vận dụng. Bạn cũng có thể học kinh nghiệm từ những
người quản lý giỏi ở nơi khác hoặc khi thân tình hơn có thể nhờ họ cố vấn cho mình.
- Phải có kinh nghiệm phản biện lưu loát: Bạn hãy đóng vai trò "người biện hộ cho
ma quỷ”, phản biện lại với các nhân viên của mình. Chính những lúc phản biện này sẽ
kích thích sự sáng tạo cũng như đề phòng các tình huống bất trắc cho nhóm của bạn.
-Tự kiểm tra và học lại: Đừng bao giờ coi việc học hành của mình đã đủ mà nên
thường xuyên học lại. Hiện nay có nhiều tổ chức cung cấp các khóa phát triển kỹ năng
quản lý và cũng có nhiều hội thảo xoay quanh vấn đề này, bạn đừng bỏ lỡ những cơ hội
để có thể học thêm chúng.
- Lập một hệ thống theo dõi công việc trong mạng nội bộ: Hãy để nhân viên của
bạn tham gia vào quá trình hoàn tất công việc của mình. Đừng chăm chăm theo dõi nhân
20


viên "Anh đang làm đến đâu rồi?, Anh sắp xong chưa?..." Nó khiến nhân viên cảm thấy
bản thân họ như trẻ con.
- Học cách lắng nghe và hiểu người khác: Bí quyết để thành công trong vai trò
lãnh đạo là biết cách giao tiếp và đánh giá chính xác nhân viên của mình. Đó là phần
thách thức nhất trong việc quản lý của nhiều nhà chuyên nghiệp khi ở trong tình thế
chuyển từ một người bạn sang vị trí điều khiển. Khi thiết lập mối quan hệ với một tập thể
mới, điều quan trọng là phải thẳng thắn và trung thực. Ngoài ra, đánh giá thực tế, khả
năng làm việc của nhân viên và nói chuyện với họ về chất lượng công việc cũng cần thiết
và phải làm thường xuyên, song tránh nặng nề, quy chụp mặc dù bạn vẫn phải luôn yêu
cầu họ làm tốt.
b/ Để khắc phục 3 kỹ năng yếu nhất là người quản lý dự án cần:
- Phải có phương án dự bị cho một kế hoạch làm việc hoàn hảo: Khi nhân viên bạn
đưa ra một phương án, hãy nói với họ rằng " Cái này theo tôi thật là hay và sáng tạo. Tuy
nhiên, tôi nghĩ còn có thể có thêm các phương án khác nữa". Trong trường hợp có một
phương án bị "phá sản" do tình huống khách quan hoặc chủ quan, các phương án còn lại
sẽ giúp công ty bạn không kẹt vào thế bị động.
- Đặt nhân viên của mình lên trên hết: Một người lãnh đạo tốt là người biết cách
đào tạo, hỗ trợ và khích lệ nhân viên mình. Nếu bạn không dành thời gian hỗ trợ nhân
viên và bảo đảm đáp ứng nhu cầu hợp lý của họ thì họ khó có thể ủng hộ bạn làm tốt mọi
việc.
- Ra quyết định là một hành động quan trọng của người quản lý: Thực chất, quản
lý là một quá trình ra quyết định, Các mức độ ra quyết định: (tuỳ vào tầm ảnh hưởng của
quyết định đến mục tiêu quản lý). Tuy nhiên, trong giai đoạn hiện nay để phân chia công
việc một cách hợp lý và hiệu quả đồi hỏi người quản lý phải có nhiều thông tin để ra
quyết định đúng.
+ Ở cấp cao, các quyết định liên quan tới các mục tiêu chung.
+ Ở cấp trung gian, các quyết định liên quan tới các mục tiêu cụ thể, các vấn đề
chuyên môn, công nghệ.
+ Ở cấp thấp, các quyết định liên quan trực tiếp đến sự chỉ đạo thực hiện về nghiệp
vụ trong hoạt động.
21


+ Hãy để nhân viên của bạn tham gia vào quá trình hoàn tất công việc của mình.
Đừng chăm chăm theo dõi nhân viên "Anh đang làm đến đâu rồi?, Anh sắp xong chưa?..."
Nó khiến nhân viên cảm thấy bản thân họ như trẻ con.

22



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×