Tải bản đầy đủ

Một người quản lý dự án cần có kỹ năng gì để đạt hiệu quả

1. Một người Quản lý dự án cần có kỹ năng gì để đạt hiệu quả? Nêu tổng quát các kỹ
năng này và giải thích những kỹ năng này là quan trọng?
2. Ba kỹ năng nào là điểm mạnh nhất của anh/chị. Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải
thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm mạnh nhất của anh/chị?
Ba kỹ năng nào là điểm yếu nhất của anh/chị. Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải
thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm yếu nhất của anh/chị?
Sử dụng 6 kỹ năng trên, anh/chị có thể làm gì để phát huy những kỹ năng mạnh
nhất của anh/chị và cải thiện những kỹ năng yếu nhất của anh/chị?

NỘI DUNG:
Câu 1: Quản lý dự án là một ví trí mà không ít bạn trẻ hiện nay mơ ước. Một khi xác định
nghiêm túc trên con đường sự nghiệp, đó là vị trí hấp dẫn khiến người ta phải phấn đấu.
Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể đảm nhận vai trò này. Có những người giỏi về chuyên
môn nhưng lại không có năng lực quản lý. Người khác biết cách lãnh đao nhưng lại thiếu tầm
nhìn vĩ mô về các dự án, không biết cách phân chia công việc phù hợp với từng nhân viên. Vì
thế, không dễ dàng gì để được giao trọng trách quản lý dự án ở các công ty.
Giám đốc quản lý dự án trước hết phải là một người khá đặc biệt với trình độ chuyên môn rất
cao, thái độ nhã nhặn, có kinh nghiệm qua nhiều năm làm việc để có thể giải quyết những tình
huống phát sinh.
Vị trí giám đốc dự án đòi hỏi nhiều kỹ năng hỗn hợp, vừa mang tính vĩ mô vừa vi mô. Từ kinh
nghiệm của bản thân, bạn bè, cấp quản lý và giáo trình được học, tôi đưa ra một số kỹ năng

cần có của một nhà quản lý dự án như sau:
Quản lý dự án là công tác đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp, đòi hỏi người nắm giữ
vị trí này cần phải có các kỹ năng đặc biệt để đảm bảo công việc tiến hành đúng như dự liệu.
- Bình tĩnh để kiểm soát tình hình:

1


Một quản lý dự án giỏi cần phải luôn bình tĩnh trước những thay đổi và việc ngoài ý muốn
xảy ra suốt quá trình thực hiện. 80% công việc sẽ không theo đúng dự đoán ban đầu. Người
quản lý phải ưu tiên giữ cho tinh thần cả đội bình tĩnh và ổn định trước trở ngại.
Quản lý dự án là công tác đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp.
- Đảm bảo tiến độ công việc:
Bên cạnh chú trọng vào từng chi tiết trong dự án, người quản lý cũng cần có cái nhìn toàn
cục và sự phán đoán sắc bén để bảo đảm công việc theo kịp tiến độ đề ra.
- Thích ứng nhanh với thay đổi:
Bình tĩnh trước trở ngại vẫn chưa đủ, người quản lý phải thích ứng thật nhanh với sự thay
đổi để lèo lái cỗ xe dự án luôn nhắm đúng mục tiêu cần đến. Đưa ra biện pháp kịp thời để
kiểm soát tình hình là tối quan trọng trong công tác quản lý, vì nếu không phản ứng nhanh,
mọi thành quả có thể bị tổn hại nghiêm trọng chỉ trong chốc lát.
- Óc phân tích tốt:
Phân tích kết quả đạt được để phát huy thêm hoặc rút kinh nghiệm, phân tích tình hình hiện
tại để đưa ra quyết định cho tương lai, tất cả đòi hỏi người quản lý phải có tầm nhìn rộng và
óc phân tích tốt để đưa ra quyết định chính xác. Biết rõ tình hình bản thân là bạn đã có được
50% thành công.
- Khả năng hoạch định:
Một dự án đồ sộ bắt buộc người quản lý phải “cứng tay” trong việc hoạch định phương án,
đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực…trong một dự án lớn sẽ có ti tỉ những khâu nhỏ hơn cần
phải lên kế hoạch, mỗi kế hoạch là một mắt xích có thể ảnh hưởng đến những kế hoạch còn
lại. Người quản lý ngoài việc cố gắng thúc đẩy từng kế hoạch được thực hiện nghiêm túc,
còn phải đề ra phương án dự phòng nếu chẳng may một trong số các kế hoạch lâm vào bế
tắc.
Quản lý công việc: Khung công việc thể hiện chính xác, rõ ràng các bước thực hiện, từng
công tác với thời gian và tiến độ thi công của từng cá nhân, từng đơn vị.
Quản lý thời gian: Thời gian tổ chức triển khai dự án phải thể hiện cụ thể trong kế hoạch
quản trị dự án bao gồm: hoạch định, lập thời gian biểu cụ thể cho từng công việc, triển khai,
kiểm soát và đánh giá.
2



Quản lý chi phí: Bao gồm việc kiểm soát tài chánh có hiệu quả của dự án thông qua các
bước định giá, đánh giá, dự trù ngân sách, kiểm soát, phân tích, dự đoán và báo cáo thông
tin về chi phí tài chánh.
Quản lý thông tin: Quy trình chuyển giao, sàng lọc, nhận thông tin và xử lý nhằm phục vụ
cho toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện dự án.
Quản lý chất lượng: Nhằm đảm bảo cho mọi mặt của dự án và kết quả của nó hoàn toàn đáp
ứng được chi tiết kỹ thuật được yêu cầu, công tác kiểm tra chẩn đoán hệ thống được tiến
hành theo từng bước phù hợp với yêu cầu kỹ thuật được đưa ra để đi đến sự nhất trí giữa hai
bên.
Kế hoạch quản trị dự án cũng thể hiện được việc theo dõi và kiểm soát dự án theo từng
bước hoạt động. Kiểm soát chặt chẽ sẽ giữ được cho dự án diễn ra theo đúng thời gian
hoạch định và đảm bảo có được những quyết định kịp thời khi có vấn đề nảy sinh.
Ngoài ra một số các kỹ năng khác cần có của một nhà Quản lý dự án:
-

Kỹ năng về con người:
Các nhà quản lý dự án cần sử dụng cả sự thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp, đồng thời
cũng cần biết khi nào thì sử dụng mỗi phương thức đó.
Nhà quản lý dự án cần phải là một người giỏi giao tiếp và có các kỹ năng truyền đạt
thông tin, kỹ năng quản lý xung đột và quản lý thay đổi.
Khả năng giải quyết vấn đề: Trong quá trình triển khai dự án chắc chắn phát sinh nhiều
vấn đề từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp mà một nhà quản lý dự án phải đối mặt
vì vậy họ cần có khả năng linh hoạt, quyết đoán trong mọi tình huống để xử lý, giải
quyết các vấn đề nhanh chóng, phù hợp.
Sự linh hoạt và khả năng thích ứng: Người quản lý dự án luôn biết cách tập trung tìm
giải pháp và để ý nhiều đến hiệu quả công việc hơn là những ý kiến, đề nghị. Giải quyết

3


được vấn đề sẽ bao gồm nhiều khía cạnh, từ việc giữ đúng lịch trình, đặt ra mục tiêu và
tìm hướng đi mới, họ còn phải đối mặt với rắc rối một cách linh động.
Sự quyết đoán, tự tin, sức thuyết phục: Vị trí lãnh đạo luôn đòi hỏi bạn kỹ năng quản lý
tốt, sử dụng một cách thường xuyên. Vì vậy, bạn cần tổ chức mọi thứ thật khoa học,
trình tự. Hơn nữa, người quản lý dự án còn phải biết cách phân chia thời gian cho từng
công việc phù hợp, việc gấp thì làm trước và đúng thời hạn, không để lãng phí hay để
nhân viên rơi vào tình trạng stress vì thời gian quá gấp gáp. Họ truyền đạt cho các đồng
nghiệp, cấp dưới những giá trị cốt lõi, đảm bảo rằng sứ mệnh và kế hoạch của dự án
được hiểu và các mục tiêu hoạt động được thực hiện đúng.
Đĩnh đạc, nhiệt tình, khả năng sáng tạo, sự tự nhiên: Một người quản lý giỏi luôn biết
cách chia việc lớn thành từng công việc nhỏ và theo dõi từng việc cụ thể dù biết rằng,
đôi khi, làm thế chỉ thêm rước việc vào thân. Tuy nhiên, làm được điều đó chứng tỏ sếp
có tình yêu, lòng say mê đối với công việc và đủ khả năng kiểm soát mọi vấn đề, kể cả
khi có bất ngờ xảy đến.

-

Các kỹ năng dự án:
Nhà quản lý dự án cần có khả năng dự toán các chi phí và chuẩn bị các lịch trình khả thi
và các kế hoạch ngân sách hợp lý.
Phát triển một tầm nhìn tổng quát: Không có một dự án nào hoàn hảo từ đầu đến cuối mà
không gặp chút khó khăn nào. Nguyên nhân có thể do chủ quan hay khách quan nhưng
thông thường, người giữ vị trí giám đốc dự án phải lường trước mọi việc để có phương án
dự phòng. Một người quản lý tốt luôn có cách ứng phó kịp thời nếu dự án gặp khó khăn
về tài chính hay nhân sự bởi họ biết nhìn xa trông rộng và suy nghĩ thực tế. Tất nhiên,
không thể phủ nhận giám đốc dự án cần có cái nhìn tổng thể nhưng chỉ riêng điều đó thôi
thì chưa đủ. Càng quản lý dự án lớn, bạn càng cần phải có những định hướng chi tiết, giải
quyết từng việc nhỏ nhất để có thể hoàn thành dự án đúng thời hạn.
Xây dựng đội ngũ và quản lý, lãnh đạo, và dẫn dắt đội ngũ dự án: Đây gần như là đòi hỏi
4


hàng đầu đối với một giám đốc dự án bởi, quản lí một dự án có nghĩa là bạn phải có cái
nhìn toàn diện: về nhân viên, về những việc cần làm, từ vấn đề tài chính, tiến độ công việc
cho đến đánh giá hiệu quả của từng nhóm.
Kỹ năng kết nối và phát triển quan hệ hợp tác trong toàn tổ chức
Người quản lý dự án cần có khả năng kết nối các phòng ban liên quan, cơ quan chức trách
để dự án được triển khai hiệu quả. Bên cạnh đó, quản lý dự án là người xây dựng và phát
triển mối quan hệ hợp tác nội bộ trong dự án, đối ngoại với các đối tác, khách hàng, chủ
đầu tư. Quản lý dự án cần gạt bỏ cái tôi của bản thân và luôn tích cực trong các mối quan
hệ với mọi người, mọi tính cách. Họ có khả năng mở rộng các mối quan hệ bằng cách đầu
tư vào những mối quan hệ có lợi cho cả hai bên. Những nhà quản lý dự án thành công liên
kết họ với những “người nâng đỡ và các quản lý, lãnh đạo khác”, những người có thể làm
rộng thêm phạm vi ảnh hưởng, không chỉ của mình, mà còn cả của người khác.
Khả năng chấp nhận chỉ trích, phản hồi và thông tin đầu vào từ những người khác
Trong mọi tình huống, người quản lý dự án cần bình tĩnh, kiềm chế cảm xúc bản thân để
xử lý và giải quyết công việc với một đầu óc tỉnh táo, sáng suốt. Quá trình triển khai dự
án, đặc biệt các dự án lớn càng có những khó khăn, sóng gió, thành công đi đôi với những
thất bại, vì vậy quản lý dự án cần xác định tinh thần vững vàng trước những chỉ trích,
phản hồi có thể xảy ra.
Câu 2: Từ một số đánh giá của đồng nghiệp, cấp trên và từ bản thân, tôi xin đưa ra ba kỹ
năng mạnh và yếu nhất:
Ba kỹ năng mạnh nhất:
2.1. Kỹ năng giao tiếp/Communication skill
Trong mọi tình huống giao tiếp tôi luôn chia sẻ rõ ràng quan điểm của bản thân, và thường xác
định các nội dung mình cần chia sẻ, xác định quan điểm, các điều cần nói để mọi người hiểu và
nhanh chóng nhận ra các nội dung thông tin và mong muốn của tôi. Bên cạnh đó, tôi luôn xác
định người tôi chia sẻ, nói chuyện là đối tượng như thế nào, họ thích và không thích điều gì để
hiểu và trao đổi, chia sẻ những điều người khác muốn nghe.
5


Là một người phụ nữ nên cũng là một trong những thế mạnh của tôi sử dụng giọng điệu, ngữ
điệu trong giao tiếp, điều này giúp tôi truyền tải những gì mà tôi muốn nói. Với những ngữ điệu
trong khi nói chuyện cũng sẽ giúp người nghe cảm thấy thoải mái và thú vị hơn khi lắng nghe.
Trong các cuộc hội thoại trực tiếp, ngoài việc chia sẻ bằng lời nói tôi còn thể hiện bằng ngôn
ngữ cơ thể: từ ánh mắt chân thành nhìn thẳng một cách tự tin vào người đang nói chuyện. Điều
này nhiều người đã đánh giá tôi là con người ngay thẳng và đáng tin cậy. Cử chỉ này cũng giúp
tôi thể hiện tôn trọng người nghe và làm cho họ cảm thấy bạn đánh giá cao sự hiện diện của họ,
nụ cười thân thiện, bắt tay nồng ấm, cử chỉ, động tác khoan thai, … đều giúp cho việc trao đổi
thông tin hiểu quả.
Tôi cũng thường kiểm soát bản thân khi bạn đang bàn bạc công việc, hay nói chuyện gì đó với
những người xung quanh, để phát huy kỹ năng lắng nghe và thấu cảm, tạo cơ hội cho người
khác chia sẻ quan điểm. Tôi thường khuyến khích mọi người cùng đặt câu hỏi và bày tỏ quan
điểm của mình. Điều này giúp cho cuộc nói chuyện đạt kết quả.
Bên cạnh việc sử dụng lời nói trong giao tiếp, tôi sử dụng các kênh truyền thông khác như
email, forum, mạng xã hội để chia sẻ hay truyền đạt những thông điệp cần thiết đến với mọi
người.
Trong một số các buổi thảo luận, đàm phán, tôi thường sử dụng trang phục phù hợp để góp
phần quan trọng trong việc giao tiếp với đối tác một cách chuyên nghiệp, và với nhân viên có
sự gần gũi, thân thiện.
2.2. Khả năng ảnh hưởng/Influence
Nhiều tình huống trong công việc, tôi đã chia sẻ vơi mọi người trong phòng và trong công ty để
họ cùng đồng lòng cho một số hoạt động chung, sẵn sàng cống hiến cho thời gian và công sức
để thực hiện.
Chuyến công tác vào thành phố Hồ Chí Minh cuối tháng 9/2012, để thuyết phục mọi người
triển khai việc tham gia chương trình quỹ phúc lợi nhằm mục đích triển khai hoạt động thăm
hỏi nhân viên khi ốm, hiếu, hỷ, sinh nhật, …. Ngay lúc đầu, nhân viên đã rất phản đối vì họ
6


chưa nhìn thấy quyền lợi như thế nào nhưng đã phải trích 50,000 đ/ tháng lương cho quỹ phúc
lợi. Tuy nhiên tôi đã đưa ra những kế hoạch, chương trình để tổ chức và phân bổ chi phi đảm
bảo quyền lợi nhân viên cho các hoạt động định kỳ, không định kỳ. Sau đó mọi người nhận
thức được trách nhiệm và quyền lợi cho chính bản thân, họ đã tình nguyện tham gia và có
những nhân viên sẵn sàng trở thành thành viên trong ban tổ chức. Chương trình của chúng tôi
đã và đang triển khai cho cả Hà Nội và Hồ Chí Minh. Hiện nay mọi nhân viên rất hào hứng và
phấn khởi cho các phong trào vì hoạt động phúc lợi hàng tháng, hàng quý.
Nhiều dự án, các chương trình mới cần sự thuyết phục của mọi người tham gia, tôi thường thay
mặt cho ban Giám đốc Công ty chia sẻ, phân tích, truyền đạt yêu cầu mục đích của kế hoạch
công việc mới.

7


2.3. Tiếp nhận phản hồi, chỉ trích:
Phải nhận về những lời chỉ trích, phê bình, rõ ràng, với ai cũng chẳng bao giờ vui. Trước đây
tôi thường có những phản ứng ngay lập tức và thể hiện hơi thái quá, thiếu kiểm soát làm cho
tình hình trở nên xấu đi.
Khi khủng hoảng kinh tế năm 2008, chúng tôi đã cùng lập kế hoạch về tái cấu trúc doanh
nghiệp, triển khai và đánh giá về nguồn lực, cơ cấu tổ chức mới hiệu quả, gọn nhẹ. Trong các
buổi họp bàn đã có nhiều ý kiến trái chiều cho việc cân nhắc nên duy trì hay không cơ cấu ban
biên tập hiện tại. Tôi đã nhận được những phản hồi vô cùng nặng nề từ phía Ban biên tập khi đề
xuất giảm số lượng nhân sự ban biên tập từ 23 người (gồm 1 trưởng ban, 3 trưởng nhóm quản
lý 6 nhân viên, 1 thứ ký biên tập) xuống còn 14 người (gồm 1 trưởng ban, 2 trưởng nhóm quản
lý 5 nhân viên, 1 thư ký biên tập). Tôi và trưởng ban biên tập đã có buổi tranh luận dài và khá
nặng nề về kế hoạch cắt giảm nhân sự này. Vì thiếu kiểm soát Trưởng ban biên tập đã nổi xung
chê bai khả năng tổ chức của tôi không chỉ qua trao đổi trực tiếp mà cả trên email. Tôi luôn cố
gắng bình tĩnh, nhẫn nhịn đón nhận mà không cảm thấy quá khó chịu hay bị những cảm xúc
tiêu cực lấn át. Vì tôi nhận thấy mình còn có thể học hỏi được điều gì đó nữa từ những chỉ trích,
phê bình. Đặc biệt khi ở vị trí quản lý, công việc được triển khai liên quan đến nhiều phòng ban
những phát sinh tranh luận, phản hồi trong quá trình dự án thực hiện là không tránh khỏi. Tôi
cố duy trì thái độ cởi mở, bình tĩnh và tìm cách tiếp cận với Trưởng ban biên tập có thể giúp tôi
như thế nào. Sau đó tôi đã mời Tổng Giám Đốc có cuộc họp với hai chúng tôi để chia sẻ thêm
về chiến lược kinh doanh, và cơ cấu tổ chức từ đó cả hai chúng tôi đã có được sự hợp tác và
thái độ thiện chí cho mục đích của kế hoạch tái cơ cấu tổ chức.
Tôi đã và đang phát huy thế mạnh này của bản thân. Hiện tại, tôi đã có thể dần từ bỏ việc phụ
thuộc vào những đánh giá bên ngoài để quan tâm hơn tới những đánh giá từ chính bản thân.
Khi tự mình nhìn nhận và đánh giá mọi việc, tôi sẽ bớt quan tâm tới những đánh giá từ bên
ngoài. Tôi đã học cách không quan tâm quá nhiều và sẽ nhanh chóng quên nó đi, thay vì việc
dành suốt cả ngày trời để tức giận, buồn bã hay tìm hiểu căn nguyên vì sao.

8


Đôi khi, cũng có những thông tin giá trị trong sự chỉ trích tiêu cực. Tôi cần tìm ra các chi tiết
thực tiễn và chính xác về những điều chưa tốt. Có thể đã luôn có một giải pháp cho vấn đề,
nhưng tôi cần thêm thông tin để nhận ra điều đó bằng cách cải thiện kỹ năng giao tiếp và khiến
nó hiệu quả, cụ thể hơn, tôi có thể tiếp cận gần hơn với việc hiểu biết người khác cũng như giải
quyết rắc rối. Bên cạnh đó tôi cố gắng có thể hiểu, giúp đỡ và thay đổi tâm trạng của người đưa
ra những lời chỉ trích, hẳn họ sẽ đánh giá tôi tốt hơn. Từ đó, tôi có thể biến một cuộc xung đột
thành mối quan hệ giá trị cho mình.
Ba kỹ năng yếu nhất
2.4. Cách giải quyết vấn đề trong công việc
Giải quyết vấn đề (Problem solving) là một kỹ năng rất cần thiết trong quản lý công việc.
Đôi khi trong công việc hằng ngày, khi có một vấn đề nào đó xảy ra, tôi thường phân vân
không biết giải quyết theo hướng nào vì lo sợ nếu có quyết định vội vàng thì sẽ ảnh hưởng tới
công việc chung, do vậy tôi thường có những suy nghĩ rất lâu để ra quyết định phương pháp
triển khai như thế nào. Điều này nhiều khi làm cho công việc hay bị trì trệ, một số cơ hội bị bỏ
lỡ và hiệu quả không được như mong muốn.
Ví dụ thực tế:
Tôi đã nhận một kế hoạch tuyển dụng 20 nhân viên tiếng Nhật trong thời gian là 40 ngày. Đây
thật sự là một thử thách rất lớn khi trong một thời gian ngắn, đối tượng ứng viên khó tìm kiếm
và số lượng tuyển dụng nhiều trong khi nhóm tuyển dụng của chúng tôi không có ai biết tiếng
Nhật. Tuy nhiên tôi đã rất cân nhắc có nên mở rộng các nguồn tuyển dụng với chi phí cao để
đảm bảo tiến độ hay không trong khi Công ty đang luôn cắt giảm chi phi vì tình hình lợi nhuận
không được tốt. Tôi và các thành viên của bộ phận tuyển dụng đã cố gắng sử dụng các nguồn
hiện tại để giảm thiểu chi phí nhưng kết quả không được như mong muốn. Sau hai tuần, tôi mới
có quyết định đề xuất ngân sách tuyển dụng cho dự án. Với nguồn chi phí và sử dụng dịch vụ
tuyển dụng, kết quả công việc đã tốt hơn, tuy nhiên chúng tôi đã không đảm bảo tiến độ như kế
hoạch và điều này đã ảnh hưởng không nhỏ tới kế hoạch kinh doanh của Vận hành.

9


Bài học:
Tôi cần xác định được những yêu cầu của công việc bằng cách đặt ra những câu hỏi.
- Tính chất của công việc (khẩn cấp, quan trọng)?
- Yêu cầu của Giám đốc vận hành là gì?
- Nguồn lực để thực hiện công việc?
- Công việc này có thuộc quyền giải quyết của mình hay không?
- Bản chất của công việc là gì?
- Những đòi hỏi của công việc?
- Mức độ khó – dễ của công việc?
Tôi cần đặt ra mục tiêu sẽ giúp đi đúng hướng trong việc giải quyết vấn đề. Câu hỏi ở đây sẽ là:
Tôi đang cố gắng đạt được điều gì?: Số lượng nhân sự, chất lượng nhân sự, thời gian hoàn
thành và chi phí cần thiết.
Từ việc xác định được yêu cầu và mục đích của nhiệm vụ, tôi sẽ phải đánh giá và lựa chọn giải
pháp:
Tôi cần chọn lựa giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải
quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.
Các câu hỏi ở đây như sau:
- Các giải pháp sẽ được thực hiện như thế nào?
- Chúng sẽ thỏa mãn các mục tiêu của tôi đến mức độ nào?
- Phí tổn (về tài chính, thời gian, công sức…) cho việc áp dụng mỗi giải pháp là bao nhiêu?
- Giải pháp nào tốt hơn, giải pháp nào tốt nhất?
Triển khai và đánh giá kết quả:
Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, tôi cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt
10


không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở
khâu đánh giá này sẽ giúp giảm được rất nhiều "calori chất xám" và nguồn lực ở những vấn đề
khác lần sau.
Các bước trên đây được xây dựng trên một nguyên tắc gọi là KOALA.
K: Thông tin (Knowledge)
O: Mục tiêu (Objectives)
A: Phương án (Alternatives):
L: Đánh giá và lựa chọn (Look ahead)
A: Hành động (Action).
2.5. Quản lý thời gian/Time management
Mặc dù lên kế hoạch công việc từ đầu tháng, đầu năm, nhưng nhiều trường hợp công việc của
tôi bị trôi và thường rất sát deadline hoặc muộn deadline. Vừa là một người ở vị trí quản lý, vừa
là một người vợ, người mẹ với 2 đứa trẻ đang cần nhiều thời gian chăm sóc, dạy dỗ, vì vậy có
những lúc tôi thấy bị áp lực vì nhiều công việc chưa được triển khai theo tiến độ hoặc bị tạm
thời chưa thực hiện. Tôi cảm thấy thiếu thốn thời gian cho công việc cả ở cơ quan và thường
xuyên phải làm muộn giờ thậm chí làm vào cuối tuần, thiếu thời gian chăm sóc cho bọn trẻ, cho
gia đình và việc học tập.
Vì vậy, tôi đã phải tìm các biện pháp để khắc phục yếu điểm của mình.
-

Viết ra mọi thứ

Lỗi phổ biến của quản lý thời gian đó là cố gắng sử dụng trí nhớ để nhớ quá nhiều chi tiết dẫn
đến bị quá tải thông tin. Phương pháp sử dụng danh sách việc cần làm để viết ra mọi thứ là một
cách rất tuyệt để kiếm soát các dự án và công việc, khiến bản thân tôi sắp xếp có tổ chức hơn.
-

Sắp xếp thứ tự yêu tiên cho danh sách công việc

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng giúp tôi
tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật sự khó khăn. Đánh giá các công việc của
11


tôi theo thứ tự, sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự theo ABCD được diễn giải trong các khóa học
về quản lý thời gian.
-

Lên kế hoạch trong tuần của bạn

Thay vì việc bắt tay ngay vào một công việc cụ thể, tôi dành một số thời gian vào đầu tuần để
lên kế hoạch làm việc cho mình. Dành ra chút ít thời gian để lập kế hoạch sẽ giúp tăng năng
suất của bạn và cân đối các dự án dài hạn quan trọng với những công việc cấp bách hơn.
-

Hãy học cách nói “không “

Do hứa hẹn quá nhiều, đôi khi tôi bị quá tải vì có quá nhiều việc; tôi nhận thực hiện các việc
khác nhau trong khi đáng lẽ ra tôi cần phải nói “không”. Vì vậy, trước khi hứa hẹn làm một
công việc mới, tôi ngừng lại để suy nghĩ một chút trước khi đưa ra câu trả lời của mình tôi đã
phải học cách nói “không” với những yêu cầu có mức ưu tiên thấp, các công việc nằm ngoài
khả năng của bản thân, tránh khỏi bị làm quá nhiều việc, và tôi sẽ có nhiều thời gian để làm
những việc quan trọng hơn.
-

Nhận ra các thói quen xấu

Tôi lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bản thân, phá hủy mục tiêu và hạn
chế thành công của mình: chart online, ngủ nướng, ham vui, thiếu sự dự phòng về kế hoạch,
cầu toàn, …Sau khi lập xong danh sách, tôi tập loại bỏ từng thói quen một và loại bỏ các thói
quen một cách có hệ thống ra khỏi cuộc sống của tôi.
-

Ghi nhật ký về mục tiêu

Thời gian làm việc nhằm mục đích lập và đánh giá các mục tiêu của bản thân, sau đó viết quá
trình thực hiện đối với từng mục tiêu. Nhìn lại nhật ký mục tiêu hàng tuần và đảm bảo tôi vẫn
đang đi đúng hướng.
2.6. Phát triển, tầm nhìn tổng quát:
Một trong những điểm yếu của tôi là khả năng phát triển và có tầm nhìn tổng quát.
12


Ví dụ thực tế:
Vào tháng 3 vừa qua Công ty chúng tôi có kế hoạch sát nhập với một công ty có vốn nước
ngoài với quy mô lớn gấp 2 về số lượng nhân sự ở cả hai thành phố Hà Nội (3 dự án hơn 100
nhân viên) và Hồ Chí Minh (4 dự án hơn 300 nhân viên). Tôi phụ trách về kế hoạch nhân sự
trước và sau sát nhập. Tuy nhiên tôi đã không lường trước được tỷ lệ nghỉ việc sau sát nhập lớn
hơn so với dự kiến và trong thời gian sát nhập là thời điểm khó khăn trong việc tuyển dụng vì
không phải là thời gian tốt nghiệp của các trường Đại học, bên cạnh đó tôi đã chưa có kế hoạch
truyền thông đầy đủ về môi trường, chế độ mới cũng như kê hoạch phát triển đội ngũ kế cận dự
phòng khi một số vị trí quản lý xin nghỉ việc do việc thay đổi môi trường làm việc. Tôi đã rất
lúng túng và gặp rất nhiều khó khăn để ổn định tổ chức và đáp ứng được chỉ tiêu nhân lực cho
các dự án hoàn thành kinh doanh.
Bài học mà tôi cần rút ra từ kinh nghiệm thực tế là cần có sự đánh giá về rủi ro, các kế hoạch
dự phòng trước một số biến động có thể xảy ra. Cần triển khai việc tổ chức và kiểm soát nguồn
lực cho các dự án để đáp ứng điều kiện thời gian và yêu cầu kinh doanh của dự án, kể cả việc
phối hợp với các đối tác, các nhà cung cấp thậm chí lên kế hoạch chi phí cho các trường hợp
cần thiết để đảm bảo số lượng và chất lượng nhân lực phù hợp. Phân chia trách nhiệm công
việc cho các cấp quản lý Nhân sự ở mỗi khu vực để triển khai và gia tăng các kênh truyền
thông nội bộ và kết nối các quan hệ với các cấp quản lý phòng ban để nắm bắt thông tin, phản
hồi nhanh chóng từ đó có các biện pháp kịp thời.
Tôi cần tìm hiểu nhiều hơn về sự khác biệt văn hóa, phong cách làm việc vùng miền, có những
đánh giá và tầm nhìn bao quát từ bên trong nội bộ đến biến động của thị trường bên ngoài để có
kế hoạch nguồn lực cho các dự án.

13


Tài liệu tham khảo:

http://careerbuilder.vn/vi/cam-nang/7-ky-nang-can-co-cua-nguoi-quan-ly-duan.35A5002A.html
http://proguide.vn/cb/ky-nang-can-co-cua-quan-ly-du-an.html
http://www.kynang.com.vn/ky-nang-chung/241-ung-xu-voi-loi-chi-trich.html
http://careerbuilder.vn/vi/cam-nang/cach-giai-quyet-van-de-trong-cong-viec.35A4F68E.html
http://vinaresearch.net/public/news/352-Nam_Dieu_Ve_Quan_Ly_Thoi_Gian_Hieu_qua.vnrs

14



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×