Tải bản đầy đủ

CÁC kỹ NĂNG của một NGƯỜI QUẢN ký dự án

CÁC KỸ NĂNG CỦA MỘT NGƯỜI QUẢN KÝ DỰ ÁN

Mục lục
Mục lục.......................................................................................................................................1
Giới thiệu....................................................................................................................................1
I.Những kỹ năng quan trọng của một người Quản lý Dự án......................................................2
1.Kỹ năng con người..............................................................................................................3
2.Kỹ năng hội nhập................................................................................................................5
3.Kỹ năng dự án.....................................................................................................................5
II.Những kỹ năng thuộc điểm mạnh...........................................................................................6
III.Những kỹ năng thuộc điểm yếu............................................................................................7
IV.Phát triểnkỹnăng của một người Quản lý Dự án...................................................................8
Kết luận......................................................................................................................................9
Danh mục tài liệu tham khảo....................................................................................................10

Giới thiệu
Ngày nay, do yêu cầu của quá trình phát triển, hoạt động quản lý dự án trở
nên vô cùng quan trọng và đi kèm với nó là những đòi hỏi đặt ra cho những
nhà quả lý dự án để có thể điều hành các dự án một cách hiệu quả nhất.
Không phải nhà quản lý nào cũng thành công trong các dự án của họ và có
rất nhiều nguyên nhân có thể kể tới, nhưng một trong những nguyên nhân

phổ biến nhất chính là sự yếu kém về các kỹ năng quản lý dự án hay không
thể dung hoà được các kỹ năng trong quá trình quản lý.
Các kỹ năng của một nhà quản lý dự án có thể được chia thành hai mảng
tách biệt nhưng luôn luôn cần được kết nối hoà hợp với nhau đó là các kỹ
năng “mềm” và các kỹ năng “cứng”. Các kỹ năng mềm có thể nói tới đó là kỹ
năng con người bao gồm kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, đàm phán, kỹ năng gây


ảnh hưởng, đưa ra quyết định hay giải quyết vấn đề, kỹ năng hội nhập.
Những kỹ năng này là vô hình, phi vật chất, không cho thấy những sản phẩm
cụ thể và thường được vận dụng mà không cần đến công cụ hỗ trợ nào. Trái
lại, kỹ năng cứng lại nghiêng về tính kỹ thuật trong vai trò của người quản lý,
nó thường đòi hỏi những sản phẩm cụ thể như những bản kế hoạch, đề án,
dự toán thu chi, quy trình thực hiện, báo cáo tiến độ… Các kỹ năng cứng bao
gồm: kỹ năng dự án, kỹ năng kỹ thuật, cũng như kiến thức về tổ chức.
Tuy có sự khác biệt nhưng hai hệ thống kỹ năng này đều có thể được rèn
luyện qua quá trình đào tạo hoặc kinh nghiệm làm việc, và đều không thể
thiếu để một người quản lý dự án có thể điều hành thực sự hiệu quả và đạt
được thành công cho dự án. Hơn thế nữa, quản lý dự án còn đòi hỏi sự cân
bằng giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm một cách nhuần nhuyễn và hiệu
quả. Một nhà quản lỹ dự án cần biết bản thân mình sở hữu những kỹ năng
nào, kỹ năng thuộc điểm mạnh, điểm yếu. Phân tích những điểm mạnh yếu
này sẽ giúp họ có thể phát huy thế mạnh và tìm ra giả pháp cải thiện những
kỹ năng còn yếu kém, có như vậy họ mới có thể mong đợi kết quả tốt nhất
cho những dự án mà hò đang và sẽ điều hành.
Với mục đích nghiên cứu những kỳ năng quan trọng của quản lý dự án, trong
bài viết này, người viết sẽ kết hợp những kiến thức về kỹ năng quản lý dự án
với những kỹ năng của bản thân để phân tích điểm mạnh, điểm yếu và những
giải pháp phát triển kỹ năng cho bản thân.
I.

Những kỹ năng quan trọng của một người Quản lý Dự án

Tỷ lệ thất bại của các dự án là không hề nhỏ và có rất nhiều nguyên nhân dẫn
đến kết quả này, đó có thể là những nguyên nhân khách quan như chính sách
của chính phủ hay điều kiện thị trường có đột biến gây bất lợi cho việc triển
khai dự án, cũng có những nguyên nhân chủ quan như chất lượng sản phẩm
quá thấp, không có khả năng điều phối hoạt động của toàn dự án. Nắm bắt
được những nguyên nhân dẫn tới thất bại có ý nghĩa rất quan trọng trong việc
phòng ngừa và có biện pháp xử lý khi xảy ra sự cố. Hơn nữa, nhà quản lý cần




xác định rõ thứ tự ưu tiên trong những mục tiêu cần đạt được, hay nói cách
khác chính là đưa ra định nghĩa cụ thể về thành công cho dự án.

Nguồn: Anne M., 2012. Balancing Project Management Hard Skills and Soft Skills.

Một nghiên cứu về các lý do thất bại của các dự án cho thấy 10 lý do phổ biến
nhất đều liên quan đến kỹ năng của các nhà quản lý dự án. Nghiên cứu này
cũng cho thấy mức độ liên quan của các lý do tới các kỹ năng cứng hay kỹ
năng mềm.
Năm đầu trong danh sách trên chính là “thiếu kiến thức và kinh nghiệp cùa
nhà quản lý”. Điều này cho thấy các kỹ năng của người Quản lý dự án có vai
trò sống còn đối với dự án đó. Trong những kỹ năng này, theo người viết sẽ
có những kỹ năng nổi trội hơn và trực tiếp ảnh hưởng tới năng lực của nhà
quản lý, quan trọng nhất là kỹ năng con người hay kỹ năng mềm, sau đó là kỹ
năng hội nhập và kỹ năng dự án.
1. Kỹ năng con người
Các kỹ năng con người hay chính là những kỹ năng mềm của người quản
lý dự án chính là yếu tố giúp phát huy tài năng của nhân sự trong dự án và là
chất gắn kết họ trong một tổng thể hoạt động hiệu quả.
Phần lớn những nhà Quản lý dự án được chỉ định vào vị trí này bởi họ có thể
chứng minh được phần lớn những kỹ năng cứng như lập kế hoạch và kiểm


soát quá trình thực hiện, tuy nhiên, những kỹ năng cứng đó là không đủ để
giúp cho người quản lý có thể điều hành dự án một cách thành công. Vấn đề
ở đây đó là nếu như anh ta lập được một kế hoạch chi tiết và toàn mỹ nhưng
không có khả năng đàm phán và thuyết phục đối tác về kế hoạch của mình,
hoặc không thể lãnh đạo nhân sự của mình thực hiện theo kế hoạch đó, hay
trong những tình huống bất ngời phát sinh, anh ta không có kỹ năng giải
quyết vấn đề và đưa ra quyết định thì xác suất có thể đạt được mục đích là
không cao.
Một số những kỹ năng con người cần thiết đối với một nhà quản lý dự án bao
gồm:
-

-

Quản lý kỳ vọng
Lãnh đạo
Ra quyết định
Đàm phán
Giao tiếp
Sức ảnh hưởng
Giải quyết mẫu thuẫn
Giải quyết vấn đề
Thúc đẩy, cổ vũ nhân sự

Trong những kỹ năng được liệt kê ở trên người viết cho rằng kỹ năng lãnh
đạo là đặc biệt quan trọng. Với quy mô lớn và phức tạp của các sự án, thì
người quản lý cần thiết phải có khả năng lãnh đạo để có thể điều phối mọi
hoạt động và kết nối các công đoạn với nhau. Bản thân chức danh quản lý dự
án đã nói lên vị trí lãnh đạo, bởi thế mà người quản lý dự án sẽ là một người
chỉ đạo chung và cần phải có kỹ năng lãnh đạo mới có thể hoàn thành chức
năng của mình.
Các kỹ năng trên nếu như được kết hợp lại sẽ tạo ra bộ kỹ năng mềm mẫu
mực của một người quản lý dự án. Thiếu đi một kỹ năng sẽ là một bất lợi cho
người quản lý trong quá trình triển khai dự án.


2. Kỹ năng hội nhập
Với quy mô các dự án ngày càng lớn như hiện nay, đòi hỏi đối với kỹ năng hội
nhập càng cao hơn. Như đã nói ở trên chức năng của nhà quản lý dự án đó
là phối hợp rất nhiều các yếu tố trong dự án đó, cũng như liên kết các khâu
trong quá trình thực hiện. Với một nhà quản lý dự án có kỹ năng hội nhập tốt,
anh ta có thể đảm bảo yếu tố chất lượng và tiến độ cho dự án khi từng khâu
và công đoạn đều được kiểm soát một cách hiệu quả và kịp thời.
Một phần quan trọng trong kỹ năng hội nhập đó là việc phân tích chi phí cơ
hội của các sự lựa chọn và đưa ra quyết định phù hợp nhất với mục tiêu của
dự án. Những phương án với chi phí cơ hội cao sẽ bị đánh đổi cho những
phương án có cơ câu chi phí-lợi nhuận hợp lý nhất.
Có thể lấy ví dụ về một dự án xây dựng một khu chung cư cao tầng với diện
tích lớn, có thể nhận thấy ngay rằng khối lượng các công việc phải thực hiện
là rất nhiều và đòi hỏi tính toán chi tiết từ khâu thiết kế đến khâu thi công bắt
đầu với giải toả mặt bằng, gọi thầu, xây dựng, hoàn thiện và kết thúc là bàn
giao công trình. Từng bước đi trong quá trình thực hiện dự án này đều đòi hỏi
người quản lý phải nắm rõ dự án đang trong công đoạn nào, cần làm những
gì, những bên nào liên quan và kiểm soát như thế nào. Một loạt những câu
hỏi này định hướng cho nhà quản lý điều phối các yếu tố trong dự án nhằm
thực hiện mục tiêu đã đề ra.
3. Kỹ năng dự án
Nếu như kỹ năng hội nhập và kỹ năng con người thiên về kỹ năng mềm thì kỹ
năng dự án lại là một phần của kỹ năng cứng. Kỹ năng dự án chính là những
công cụ cần thiết để lên kế hoạch và thực hiện dự án. Việc nắm được những
công cụ này và sử dụng chúng trong quá trình quản lý sẽ nâng cao hiệu quả
cho dự án.
Mặc dù mỗi dự án khác nhau sẽ có những đặc thù riêng mà nhà quản lý cần
nắm được (hay chính là kỹ năng kiến thức về tổ chức), những kỹ năng dự án
chung sẽ được áp dụng cho toàn bộ các dự án, đó là việc sử dụng các công


cụ để dự toán chi phí và chuẩn bị các lịch trình khả thi và kế hoạch ngân sách
cho dự án. Một nhà quản lý tốt không thể thiếu được kỹ năng này bởi chúng
ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của dự án. Những công cụ này là một phần
không thể thiếu của tất cả các dự án, là hướng dẫn để các thành viên dự án
dựa vào và tiến hành dự án đó, như một dự án xây dựng thì bản vẽ thiết kế
và dự toán công trình là tiên quyết cho quá trình thi công.
II.

Những kỹ năng thuộc điểm mạnh

Không phải ai sinh ra đã mang tất cả những tố chất và kỹ năng cần thiết để
trở thành một nhà quản lý dự án. Những kỹ năng và phẩm chất đó là kết quả
của quá trình đào tạo cũng như kinh nghiệm tích luỹ của mỗi người. Sẽ có
một số kỹ năng là sở trường, một số kỹ năng là sở đoản của một người quản
lý, nhưng vấn đề quan trọng đó là anh ta phải nhận thức được điều đó, biết
được mình làm tốt những chức năng nào, những hạn chế nào cần được khắc
phục, có như thế họ mới có thể dần hoàn thiện những kỹ năng cần thiết cho
cái đích cuối cùng. Do đó, mỗi nhà quản lý cần tự đặt câu hỏi cho bản thân
với mục đích phân loại những kỹ năng mà họ đã có và cần có.
Về bản thân mình, người viết nhận thấy rằng những kỹ năng cứng gồm kỹ
năng dựán, kỹ năng kỹ thuật và hiểu biết về tổ chức là những kỹ năng thuộc
điểm mạnh của mình, có thể nói rằng khả năng vận dụng các công cụ và cho
ra các sản phẩm hữu hình là sở trường của những người Việt Nam nói chung
có đầu óc nhạy bén với toán học và các con số. Với chuyên ngành về kinh tế
tài chính đã được đào tạo, cộng thêm nhiều năm kinh nghiệm làm việc liên
quan tới lĩnh vực quản lý dự án, người viết đã tích luỹ được cho mình cách
thức sử dụng các công cụ để cho ra các sản phẩm kế hoạch, dự toán hay báo
cáo theo yêu cầu của mỗi dự án. Việc nắm khá rõ các kỹ năng dự án khiến
người viết tự tin trong trong quá trình lên kế hoạch và triển khai dự án. Hơn
thế nữa, với đặc thù các dự án tham gia liên quan nhiều đến xây dựng và
công trình, kinh nghiệm tích luỹ cũng cho người viết những kiến thức và am
hiểu về đặc thù ngành và các tổ chức liên quan, điều này cũng giúp ích rất
nhiều trong hoạt động quản lý các dự án mà người viết đã tham gia. Tuy


nhiên, cũng phải nói thêm rằng, những kiến thức liên quan đến dự án và tổ
chức cần được cập nhật thường xuyên, cũng như những công cụ dùng trong
quản lý dự án cũng được đổi mới từng ngày, do đó, một nhà quản lý dự án
mặc dù tự tin vào những kỹ năng cứng mang tính kỹ thuật của mình vẫn cần
chú ý tới những sự thay đổi của môi trường kinh doanh để có thể nắm bắt và
làm mới những kỹ năng của bản thân.
Có thể nói Kỹ năng dự án, Kỹ năng kỹ thuật và Hiểu biết về tổ chức là ba kỹ
năng thuộc thế mạnh mà người viết có thể phát huy được trong các dự án
tham gia với vai trò người quản lý, tuy vậy, quá trình ứng dụng các kỹ năng
cũng đòi hỏi những sự thích ứng và đổi mới trong từng trường hợp nhất định.
III.

Những kỹ năng thuộc điểm yếu

Trong quản lý dự án có hai vấn đề mà người viết cho rằng đang gây hạn chế
đến hiệu quả công việc của mình với vai trò nhà quản lý, đó là kỹ năng mềm
chưa hoàn chỉnh và thiếu sự cân bằng giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng.
Đối với kỹ năng mềm mà cụ thểba kỹ năng quan trọnglàkỹ năng lãnh đạo, kỹ
năng giải quyết vấn đề và kỹ năng ra quyết định, do quá trình vận dụng còn
chưa lâu dài, người viết chưa thực sự nhuần nhuyễn và thường xử lý kém
trong những tinh huống có nhiềuáp lực. Đơn cử như kỹ năng lãnhđạo, trong
những trường hợp có biến động xấu của môi trường kinh doanh, vai trò của
người quản lý vô cùng quan trọng trong việcđịnh hướng cho toàn bộ nhân sự
của dựán về cách đối phó với bất lợi và cổ vũ tinh thần của cho nhân viên. Kỹ
năng ra quyếtđịnh và giải quyết vấn đề của người lãnhđạo sẽ giúp họ vượt
qua khó khăn. Tuy nhiên những trường hợp như vậy thườngđi kèm vớiáp lực
rất lớn vàrủi ro cao khi ra quyếtđịnh, mànếu như không đủ quả quyết, người
quản lý có thể dễ dàng gặp thất bại. Người viết cho rằng bản thân cần tự rèn
luyện thêm những kỹ năng mềm thông qua quá trình thực hành thực tế, có
như thế mới có thể củng cố được những kỹ năng này.
Thêm nữa, điều thứ hai người viết muốn đề cập là sự cân bằng giữa kỹ năng
mềm và kỹ năng cứng để có thểđạt được thành công. Sự cân bằngởđây


được hiểu là sự hài hoà giữa lượng kỹ năng cứng và lượng kỹ năng mềm
được sử dung.Đểđạt được sự cân bằng không hềđơn giản. Một ví dụ như
sau: nếu một nhà quản lý có khả năng lãnhđạo tốt nhưng thiết những kỹ năng
và hiểu biết kỹ thuật liên quan đến một dựán giao thông công cộng mà anh ta
đang quản lý thìở nhà quản lý này kỹ năng mềmđã vượt trội hơn so với kỹ
năng cứng, trong khi việc thiếu đi những công cụ quan trong thuộc về kỹ năng
cứng chắc chắn sẽ phá hỏng dựán. Với trường hợp này, cách tốt nhất để cân
bằngđó là mời những chuyên gia về kỹ thuật để hỗ trợ người quản lý trong
việc tạo ra các công cụ phục vụ dựán, và người quản lý lúc này sẽ phải vận
dụng kỹ năng quản lý của mình để kiểm soát những chuyển gia hỗ trơ mịnh.
Việc cải thiện hai vấn đề này sẽ là rất quan trọng để người viết hoàn thiện
những kỹ năng quản lý dựán của mình vàđóng góp vào thành công của dựán.
IV.

Phát triểnkỹnăng của một người Quản lý Dự án

Nhưđã đề cập đếnở trên, việc nhậnđịnh đượcđiểm mạnh, điểm yếuở mỗi
người quản lý sẽ là rất cần thiết để có thể khắc phục những nhượcđiểm và
phát huy thế mạnh của mình. Sau khi đã nắm rõưu, nhượcđiểm của bản thân,
bước tiếp theo cần thực hiện là làm một bản “Kế hoạch hành động phát triển
kỹ năng” (Skill development action plan).
Đểđạt được hiệu quả, bản kế hoạch này nên được xem xét bởi những người
hướng dẫn thường là các lãnhđạoở mức cao hơn. Một cuộc nói chuyện trao
đổi với người hướng dẫn sẽ giúp hoàn thiện bản kế hoạch và có được những
mục tiêu cũng như cách thức thực hiện thực tế hơn. Trong bản kế hoạch này
sẽ nêu ra kỹ năng thế mạnh, với bản thân người viết là các kỹ năng cứng,
cách sử dụng các kỹ năng này hiệu quả nhất, các kỹ năm điểm yếu, hay các
kỹ năng mềm, nguyên nhân và cách cân bằng giữa các kỹ năng.
Đối với các kỹ năng cứng, người viết sẽ cần cố gắng cập nhất những thông
tin và công cụ mới để không bị lạc lậu, tựđánh giá các kỹ năng này thường
xuyên và cộngđánh giá khách của người hướng dẫn để có được kết quảđúng
nhất. Đối với các kỹ năng mềm, trang bị các kiến thứcvà vận dụn thực tế


chính là cách tốt nhấtđể rèn luyện những kỹ năng này. Quan sát học hỏi và
tựđánh giá thường xuyên cũng làđiều cần thiết để cải thiện các kỹ năng còn
thiếu.
Ngoài ra người hương dẫn, sẽđóng vai trò kiềm tra và thúc đẩy việc thực hiện
bản kế hoạch trên, như thế người viết tin rằng mìnhsẽ có thêm động lực để
rèn luyên và phát triển các kỹ năng.
Kết luận
Như vậy, xu thế phát triển cho thấy tất yếu đòi hỏi các nhà quản lý dựán phải
có được những kỹ năng cần thiết để có thể thực hiện dựán thành công.
Không có nhà quản lýnào tự nhiên có đầyđủ những kỹ năng cần thiết, họ có
thể mạnh về một số kỹ năng và yếu về một số kỹ năng khác. Những kỹ năng
cứng bao gồm kỹ năng dựán, kỹ năng kỹ thuật hay hiểu biết về tổ chức
thường làđiểm mạnh của người viết bởi quá trìnhđào tạo và kinh nghiệm tích
luỹ, nhưng những kỹ năng mềm, do thiếu vận dụng, lại làđiểm yếu của người
viết đặc biệt trong những trường hợp nhiềuáp lực. Để cải thiện những kỹ
năng của mình, bản thân người viết sẽ phải xây dựng một kế hoạch hành
động có sự gópý và giám sát của người hướng dẫn, thường là quản lý cấp
cao hơn, để có thể phát huy thế mạnh và cải thiện nhữngđiểm yếu củamình.


Danh mục tài liệu tham khảo
Anne M., 2012. Balancing Project Management Hard Skills and Soft Skills. Brandeis
University.
Jack G. & James P. C., 2012, Successful Project Management. Cengage Learning, 5th ed.
Larry R., 2011. Successful Project Management. American Management Association, 3rd ed.
Meredith JR. & Mantel JS., 2011. Project Management: a managerial approach. Wiley &
sons Inc, 8thed.
Salah E., 2001. The skills and career path of an effective project manager. International
Journal of Project Management, Vol. 19.
Young, T.L., 2013. Successful Project Management. Kogan Page Limited, 4th ed.
Vijay V., 2009. The human aspects of project management: human resource skills for the
project manager. Project Management Institute.


The end



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×