Tải bản đầy đủ

Ứng dụng của Văn bản thương mại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM


TIỂU LUẬN
Đề tài: ĐIỀU GÌ LÀM NÊN MỘT VĂN BẢN THƯƠNG MẠI THÀNH CÔNG?
(Vũ Nguyễn Bích Ngọc)

Tháng 03/2018

1


MỤC LỤC
Phần I:KHÁI NIỆM VĂN BẢN THƯƠNG MẠI....................................05
Phần II:CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN VBTM.................................07
Phần II:VÍ DỤ VỀ VBTM .......................................................................15
Phần IV:BÀI HỌC KINH NGHIỆM.......................................................19

2



LỜI MỞ ĐẦU
Với sự bùng nổ của thị trường toàn cầu hiện nay, nhiều công ty đã bắt đầu mở
rộng hoạt động kinh doanh của mình ra ngoài biên giới quốc gia. Sự thay đổi
này liên quan đến rào cản ngôn ngữ. Trong một công ty đa quốc gia, bạn cần
phải giao tiếp bằng các ngôn ngữ khác nhau để truyền tải một thông điệp giống
hệt nhau cho nhân viên của bạn. Khi các văn bản thương mại không có hiệu
quả, không thể hoàn thành các hoạt động, sản phẩm tại các thị trường mục tiêu
mới bị đổ ra và nhiều vấn đề khác có thể nảy sinh. Vậy làm thế nào để có một
văn bản thương mại (VBTM) thành công truyền tải được thông điệp một cách
chính xác và hiệu quả luôn là câu hỏi lớn đối với các doanh nghiệp. Vậy ta hiểu
thế nào là một VBTM, làm sao để viết một VBTM thành công, hay nếu thất bại
sẽ gây ra hậu quả gì?

3


I.
1.

KHÁI NIỆM VĂN BẢN THƯƠNG MẠI.
Văn bản thương mại là gì?

Văn bản thương mại không giống như một bài tiểu luận trong trường đại học,
bài thi cuối kì hay tin nhắn cho bạn bè.
Văn bản thương mại là một loại văn bản nhằm tạo ra một phản ứng kinh doanh.
Đây là một bài viết có chủ định cung cấp thông tin liên quan để giúp người đọc
biết một nội dung nào đó. Nó mang ý nghĩa kinh tế.Văn bản thương mại là một
dạng giao tiếp chuyên nghiệp. Nó phải có nội dung, rõ ràng, chính xác, và dễ
dàng để đọc nhanh chóng. .Đó là văn bản mà phải cân nhắc cẩn thận về ngữ
pháp, cấu trúc, và lựa chọn từ.
Văn bản thương mại là một loại văn bản chuyên nghiệp nhằm mục đích phục vụ
cho một hoặc nhiều mục đích sau đây một cách thực dụng :Để cung cấp tin tức,
chỉ đạo hành động, giải thích hoặc biện hộ, để tác động đến ai đó hành động.
Văn bản thương mại thể hiện sự chuyên nghiệp và sự hiểu biết của người viết
( cũng như doanh nghiệp) , nó có thể ảnh hưởng hưởng đến cả sự nghiệp và
doanh nghiệp.
Các dạng văn bản thương mại thường gặp: email, thư, các biên bản ghi nhớ,
báo cáo, đề xuất, lời mời, thông báo, vv…
2.


Văn bản thương mại thành công.

Một văn bản thương mại tốt nhất cần phải có mục đích, thuyết phục, có ý nghĩa
kinh tế và hướng đến người đọc.
Mục đích chính của việc viết văn bản thương mại là nó phải được hiểu rõ khi
đọc một cách nhanh chóng.Thông điệp phải được lập kế hoạch tốt, đơn giản, rõ
ràng và trực tiếp
Một văn bản thành công cần một số yếu tố sau:
-Thông tin chính xác và đầy đủ.
Yếu tố quan trọng nhất trong văn bản thương mại là thông tin mà nó truyền tải.
Ở cốt lõi của nó, văn bản thương mại là để trao đổi thông tin, do đó, thông tin
này là bản chất của văn bản thương mại. Thông tin phải đầy đủ, có liên quan
đến người đọc và chính xác.
Mục đích là truyền tải thông tin tới người đọc, vì vậy các văn bản thương mại
yêu cầu ngôn ngữ rõ ràng để giúp người đọc dễ hiểu thông tin một cách dễ

4


dàng. Viết rõ ràng là một trong những khía cạnh khó khăn của việc viết văn bản
thương mại.
-Cấu trúc câu và câu phải đúng.
Văn phạm tốt cho thấy cả sự chú ý đến chi tiết và kỹ năng. Những đặc điểm này
có giá trị trong kinh doanh. Một lỗi ngữ pháp cũng thể hiện sự không chuyên
nghiệp.
-Dễ dàng đọc nhanh chóng.
Người đọc kinh doanh bận rộn và không thể đọc được mọi thứ. Để giúp không
quá tải thông tin, văn ban thương mại phải dễ hấp thụ.
3.

Văn bản thương mại thất bại.

Nếu một văn bản thương mại thiếu thông tin, cung cấp quá ít thông tin, thông
tin không chính xác hoặc thiếu độ tin cậy, thông tin không liên quan đến người
đọc hoặc thông tin tương tự được lặp lại nhiều lần thì văn bản sẽ không thành
công. Ngay cả khi các từ và ngữ pháp chính xác, thì văn bản cũng sẽ không
thành công.
Một văn bản thương mại quá dài dòng, rườm rà, sử dụng sai từ, sai ngữ pháp,
cấu trúc câu, sai chính tả , không thể hiện được thông điệp chính muốn truyền
đạt cho người đọc sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của người viết dễ dẫn đến
thất bại.

5


CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN VBTM :
Thật khó để viết một VBTM chuẩn mực, chính xác và truyền đạt đầy đủ nội
dung mà doanh nghiệp muốn đưa tới mọi người, đặc biệt là khách hàng của
mình. Vậy những lỗi sai nào làm một VBTM thất bại?
1. 10 lỗi hàng đầu trong VBTM
• Quá nhiều từ: Thường thì mọi người sử dụng nhiều từ hơn là bắt buộc để
có được một VBTM thành công. Có rất ít hoặc không có sự biên tập nào
và các câu có thể kéo dài hàng dặm.
• Sử dụng thường xuyên các thuật ngữ chuyên ngành không cần thiết: Mọi
người thường sử dụng những thuật ngữ lồng tiếng và lỗi thời trong văn
bản thương mại của mình. Họ tin rằng bằng cách sử dụng các thuật ngữ
như vậy, văn bản của họ có vẻ chuyên nghiệp. Tuy nhiên, những từ như
vậy có tác dụng ngược lại và có xu hướng làm cho người đọc cảm thấy xa
lánh.
• Sử dụng sai dấu câu: Mặc dù mọi người tin rằng họ nắm bắt được ngôn
ngữ của mình nhưng thường thì họ lại mắc phải những sai sót trong chấm
câu. Việc sử dụng dấu phẩy, dấu chấm, dấu hai chấm, dấu ngoặc kép
thường hay sai sót dẫn đến việc người khác hiểu sai ý nghĩa của câu.
• Những sai lầm về ngữ pháp: Bạn có thể rất giỏi về ngôn ngữ, nhưng ngữ
pháp của nhiều quốc gia thì quá là phức tạp để có thể học và thông thạo
hết được, và dĩ nhiên chuyện lầm lẫn rất dễ xảy ra.
• Lỗi đánh vần: Sự thiếu chú ý đến chi tiết và thiếu sự điều chỉnh đã kết
thúc trong một tài liệu bị thủng lưới với những lỗi chính tả; điều này tạo
cho bạn cảm giác không chuyên nghiệp. Hoàn toàn không có lý do gì cho
lỗi chính tả với các chương trình kiểm tra chính tả có sẵn.
• Lãng phí của ngôn ngữ hoa văn: Những từ lớn và câu phức tạp không cho
thấy bạn là một người thông minh. VBTM nên được viết một cách sắc nét
và đơn giản. Nó có âm thanh chuyên nghiệp và giống như một cuộc trò
chuyện bình thường giữa mọi người.
• Quá nhiều biểu hiện tiêu cực: VBTM nên luôn có một giai điệu tích cực.
Thay vì nhấn mạnh vào những gì bạn không thể làm, hãy cho người đọc
những lựa chọn về những gì bạn có thể làm.
• Không rõ ràng: Việc sử dụng các biểu thức mơ hồ và lập trường không
can thiệp có thể gây nhầm lẫn cho người đọc. Hãy rõ ràng và cụ thể trong
thông điệp của bạn, và người đọc sẽ hiểu được hành động bạn sẽ thực
hiện.
• Tiếng chuông chế ngự và ngôn ngữ giới tính: Giao tiếp kinh doanh của
bạn không nên xúc phạm hoặc làm tổn thương bất cứ ai. Sử dụng một giai
II.

6




2.

điệu lịch sự và ấm áp, sử dụng những từ ngữ trung tính và tránh tham
chiếu đến chủng tộc, giới tính và đẳng cấp.
Thông tin không chính xác và không chú ý đến chi tiết: Nếu văn bản
doanh nghiệp của bạn bị xem là cẩu thả và với thông tin không chính xác,
thì nó sẽ không bao giờ được coi trọng. Kiểm tra chéo thông tin bạn cung
cấp trong VBTM của bạn để đảm bảo độ chính xác.
Các yếu tố tạo nên một văn bản thương mại thành công

Viết một VBTM thành công là một kỹ năng cần phải nắm vững với nhiều hình
thức: biên bản ghi nhớ, e-mail, chiến dịch tiếp thị, thông tin dịch vụ khách
hàng, kế hoạch kinh doanh, đàm phán nhân viên, v.v ... Sự thành công trong sự
nghiệp của một cá nhân, cũng như số phận của bất kỳ doanh nghiệp nào, có thể
phụ thuộc vào những VBTM này.
Bất kể doanh nghiệp của bạn là gì, truyền thông bằng văn bản kém là điều có
thể phá hoại thành công của bạn. Vâng, chúng ta sống trong một thế giới bị
thống trị bởi máy tính và điện thoại; nhưng ngay cả ngày nay, việc viết vẫn là
một trong những cách quan trọng nhất để giao tiếp hiệu quả với người khác.
Mỗi ngày làm việc bạn sử dụng e-mail, soạn thảo kế hoạch kinh doanh và thư
từ, viết thư bán hàng cho khách hàng của mình, và bạn tạo ra các đề xuất kinh
doanh. Giao tiếp bằng văn bản của bạn có thể làm nên kỳ diệu cho công ty của
bạn và thành công của bạn hoặc nó có thể dẫn đến sự thất bại của bạn.
a)

Nội dung và bài trình bày là hai trụ cột của giao tiếp kinh doanh.

Nếu VBTM của bạn có nội dung phong phú nhưng không liên quan đến người
đọc, viết không được hay, hoặc không truyền tải thông điệp dự định của bạn,
bạn đã thất bại trong giao tiếp kinh doanh của bạn. Tương tự, nếu bài viết kinh
doanh của bạn là chính xác và chuyên nghiệp nhưng thiếu nội dung, sự rõ ràng
và độ tin cậy, thì bạn cũng đã bỏ lỡ mục tiêu truyền thông.
Nếu bạn muốn phát triển kỹ năng viết tốt, điều đầu tiên bạn cần phải học là làm
thế nào để đạt được sự cân bằng giữa nội dung và cách trình bày.
Để đạt được sự cân bằng này, bạn nên bắt đầu bằng cách làm theo Seven Cs của
Truyền thông Kinh doanh. Nếu bạn hiểu và làm theo các quy tắc này, bạn sẽ
phát triển một lợi thế vượt trội trong truyền thông kinh doanh của bạn.
Toán học của truyền thông có tính thuyết phục
Thoạt nhìn, toán học và truyền thông thuyết phục - viết về kinh doanh và đặc
biệt là nói trước công chúng - dường như có ít điểm chung. Rốt cuộc, toán học
là một khoa học khách quan, trong khi nói có liên quan đến chất lượng giọng
nói, sự uốn , liên hệ bằng mắt, tính cách, ngôn ngữ cơ thể và các thành phần chủ
quan khác
b)

7


Như họ đã nói trong ngành công nghiệp điện ảnh , ba yếu tố chính tạo thành
một bộ phim thành công: kịch bản, kịch bản và kịch bản. Tương tự như vậy, có
ba yếu tố chính đưa ra một bài phát biểu thành công: cấu trúc, cấu trúc, và cấu
trúc.
Khi ai đó đọc một bài thuyết trình hoặc lắng nghe một bài diễn thuyết , họ có
thể đánh giá nó là tốt hay không tốt. Bạn có thể làm điều này cho mình. Nhưng
nó thực sự có ý nghĩa khi bạn nói một văn bản hoặc một bài phát biểu là "tốt"?
Sau một số cuộc đấu tranh, hầu hết mọi người thường giải quyết theo hai tiêu
chí: rõ ràng và súc tích .
Toán học phụ thuộc vào các định nghĩa rõ ràng; nếu bạn không rõ ràng về vấn
đề, bạn sẽ không thể tìm ra giải pháp. Vì vậy, chúng tôi sẽ nghiên cứu các tiêu
chí này một cách chi tiết để thiết lập các định nghĩa khách quan - và ngay cả các
công thức gần như toán học - để kiểm tra xem văn bản hoặc bản trình bày có
thực sự "tốt" hay không.
Rõ ràng
Làm thế nào để bạn biết rằng một đoạn văn bản kinh doanh là rõ ràng?
Nếu điều này nghe có vẻ là một câu hỏi ngớ ngẩn, hãy cố gắng trả lời câu hỏi.
Bạn có lẽ sẽ làm một cái gì đó như thế này:
- Câu hỏi: Cái gì làm cho văn bản này rõ ràng?
- Trả lời: Nó dễ hiểu.
- Câu hỏi: Điều gì làm cho nó dễ hiểu?
- Trả lời: Đơn giản thôi.
- Câu hỏi: Bạn có ý gì đơn giản?
- Trả lời: Rõ ràng.
Bạn, trên thực tế, sẽ đi vòng vòng. Văn bản này rõ ràng vì nó dễ hiểu ... bởi vì
nó rất đơn giản ... bởi vì nó rõ ràng. "Clear", "dễ hiểu", và "đơn giản" là những
từ đồng nghĩa. Mặc dù từ đồng nghĩa có thể có các sắc thái, nhưng chúng không
có nội dung, vì vậy bạn vẫn bị đánh giá chủ quan. Nhưng những gì bạn nghĩ là
rõ ràng có thể không được rõ ràng đối với người khác.
Đây là lý do tại sao chúng ta đưa ra một định nghĩa khách quan "rõ ràng", gần
giống như một công thức toán học. Để đạt được sự rõ ràng - tức là hầu như mọi
người đều đồng ý rằng nó rõ ràng - bạn phải làm ba việc.
• Nhấn mạnh tầm quan trọng là gì.
• Không nhấn mạnh tầm quan trọng thứ yếu.
• Loại bỏ những gì không có tầm quan trọng.
Giống như tất cả các công thức toán học, công thức này chỉ hoạt động nếu bạn
biết làm thế nào để áp dụng nó, đòi hỏi sự phán đoán.
Trong trường hợp này, trước tiên bạn phải quyết định tầm quan trọng là gì, ví
dụ như những ý tưởng chính bạn muốn độc giả của bạn hiểu được từ văn bản
của bạn là gì? Nó không phải là điều đơn giản. Nó đơn giản chỉ để nói rằng mọi
thứ đều có tầm quan trọng, vì vậy bạn đặt vào tất cả mọi thứ bạn có.


8


Lưu ý rằng: Nếu mọi thứ đều quan trọng, thì không có gì. Nói cách khác, trừ khi
bạn làm công việc xác định những gì bạn thực sự muốn độc giả của bạn biết
trước tiên, nếu không họ sẽ không làm điều đó cho bạn.
Để nhấn mạnh những gì có tầm quan trọng thứ yếu?
Bạn không muốn thông tin quan trọng và ý tưởng trong các chi tiết bị mất. Nếu
bạn nhấn mạnh một cách rõ ràng tầm quan trọng là gì - thông qua tiêu đề, chữ
nghiêng, gạch dưới, hoặc đơn giản là cách bạn sắp xếp thông tin - sau đó bất cứ
điều gì còn sót lại sẽ được tự động nhấn mạnh.
Bây giờ điều duy nhất để làm là loại bỏ những gì không có tầm quan trọng.
Nhưng làm thế nào để bạn phân biệt giữa những gì là tầm quan trọng thứ yếu và
những gì không có tầm quan trọng? Một lần nữa, điều này đòi hỏi phải có sự
đánh giá, được hỗ trợ bởi các thử nghiệm sau đây rất quan trọng.
Tầm quan trọng thứ yếu là bất cứ điều gì hỗ trợ hoặc xây dựng một hoặc nhiều
ý tưởng chính. Nếu bạn đánh giá một thông tin, trên thực tế, hỗ trợ hoặc xây
dựng một hoặc nhiều ý tưởng quan trọng, thì bạn hãy giữ nó. Nếu không, bạn
hãy loại bỏ nó.
Sự đúc kết
Làm thế nào để bạn biết rằng một văn bản là súc tích? Nếu điều này nghe có vẻ
như là một câu hỏi ngớ ngẩn, chúng ta hãy thử trả lời nó.
- Câu hỏi: Điều gì làm cho văn bản này súc tích?
- Trả lời: Nó ngắn.
- Câu hỏi: Bạn nói ngắn gọn là gì?
- Trả lời: Nó không có quá nhiều từ.
- Câu hỏi: Làm thế nào để bạn biết nó không có quá nhiều từ?
- Trả lời: Bởi vì nó súc tích.
Vì vậy, một lần nữa chúng ta sẽ đi vòng vòng. Văn bản ngắn gọn vì nó ngắn gọn
... vì nó không có quá nhiều từ ... vì nó súc tích. Một lần nữa, chúng ta có gần
như một công thức toán học để giải quyết vấn đề. Để đạt được sự súc tích, bài
viết kinh doanh của bạn phải đáp ứng được hai tiêu chí như sau:
• Dài khi cần thiết
• Ngắn càng tốt


Nếu bạn đã hoàn thành các tiêu chí "rõ ràng" một cách chính xác, bạn đã hiểu
"càng lâu càng tốt". Nó có nghĩa là bao gồm tất cả các ý tưởng quan trọng mà
bạn đã xác định, và tất cả những ý tưởng quan trọng thứ yếu cần thiết để hỗ trợ
và xây dựng những ý tưởng chủ chốt này.
Lưu ý rằng ở đây không nói về số lượng từ, bởi vì nó là không thích hợp. Nếu
phải mất 500 từ để được "miễn là cần thiết", thì phải dùng 500 từ. Nếu mất 1500
9


từ, thì điều này cũng đúng. Điểm quan trọng là tất cả mọi thứ nên được trong
văn bản là đầy đủ ở đó.
A

Vậy điều gì có nghĩa là "càng ngắn càng tốt"?

Một lần nữa, điều này không có gì để làm với số lượng từ. Thật vô nghĩa khi nói
ngay từ đầu, "Tôi không được viết hơn 300 từ về chủ đề này", bởi vì 500 từ có
thể là mức tối thiểu cần thiết.
"Càng ngắn càng tốt" có nghĩa là ở gần bạn nhất có thể đến mức tối thiểu.
Nhưng không phải vì người ta thích văn bản ngắn; trong trừu tượng, thuật ngữ
"dài" và "ngắn" không có ý nghĩa. Điểm quan trọng là tất cả các từ vượt quá
mức tối thiểu có xu hướng giảm sự rõ ràng.
Chúng ta không nên cứng nhắc về điều này. Nếu được "miễn là cần thiết" có thể
được thực hiện trong 500 từ và bạn sử dụng 520, điều này có lẽ là một câu hỏi
của phong cách cá nhân. Nó không có hại. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng 650 từ,
hầu như chắc chắn rằng văn bản sẽ không hoàn toàn rõ ràng - và người đọc sẽ
trở nên bối rối, chán hoặc từ bỏ.
Nói tóm lại, sự ngắn gọn có nghĩa là nói những gì cần phải nói với số lượng tối
thiểu của từ. Sự đúc kết là hỗ trợ rõ ràng bằng cách đảm bảo cấu trúc tốt nhất
của thông tin.
Giữ sự quan tâm của người đọc bằng cách cung cấp thông tin tối đa trong thời
gian tối thiểu.
Mật độ
Mật độ là một khái niệm ít quen thuộc hơn sự rõ ràng và súc tích nhưng cũng
quan trọng không kém đối với việc viết kinh doanh tốt. Trong dạng toán học,
mật độ bao gồm:


Tầm quan trọng của thông tin chính xác
Sử dụng càng nhiều thông tin chính xác càng tốt trong bài viết kinh doanh sẽ
cho người viết hai lợi thế đáng kể:
c)

i.

Kiểm soát tâm

Đừng ngần ngại về thuật ngữ "kiểm soát tâm trí", bởi vì đây là chính xác là
những gì mà nhà văn xuất bản giỏi muốn đạt được. Anh ta cần cho tâm trí của
người đọc đi đến nơi mà anh ta chỉ đạo và mà không phải nơi nào khác.
10


Bởi vì chúng có thể diễn giải theo những cách không rõ ràng, các thuật ngữ
không rõ ràng (được gọi là "từ ngụy") chẳng hạn như "nóng", "lạnh", "lớn",
"nhỏ", "tốt", "xấu" tâm trí của người đọc để thoát khỏi sự kiểm soát của người
viết. Thỉnh thoảng việc mất kiểm soát này không quan trọng; tuy nhiên, quá
nhiều chữ weasel trong một văn bản chắc chắn sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn của
người đọc, chán nản, và không quan tâm.
Niềm tin của người đọc

ii.

Sử dụng thông tin chính xác tạo ra sự tự tin , quan trọng cho văn bản thương
mại bởi vì nó cho người đọc biết rằng người viết thực sự biết mình đang nói gì.
Niềm tin của người đọc là quan trọng trong bất kỳ loại văn bản, và rất quan
trọng trong lập luận. .
Tầm quan trọng của liên kết hợp lý
Dữ liệu chính xác là chưa đầy đủ trong văn bản thương mại. Để có ý nghĩa, dữ
liệu phải được sắp xếp để tạo ra thông tin, tức là giúp người đọc hiểu.
d)

Có hai bài kiểm tra quan trọng để áp dụng khi chuyển đổi dữ liệu thành thông
tin:
Sự liên quan
Là một phần dữ liệu cụ thể thực sự cần thiết? Như chúng ta đã thấy, các dữ liệu
không cần thiết gây tổn hại đến sự hiểu biết và cuối cùng làm giảm sự tự tin. Do
đó, bất kỳ dữ liệu nào không hỗ trợ hiểu biết hoặc không thúc đẩy sự tự tin cần
được loại bỏ.
i.

Quan niệm sai
Liên kết logic giữa các dữ liệu phải được làm rõ ràng để ngăn không cho người
đọc đi đến kết luận sai.
Ví dụ, một tình huống cụ thể có thể bị nhầm lẫn thành một tình huống chung;
một chính sách công ty có thể xuất hiện để chỉ áp dụng trong những trường hợp
rất cụ thể chứ không phải trong mọi hoàn cảnh, vv
ii.

Để đảm bảo rằng liên kết hợp lý rõ ràng, hãy đặt hai phần dữ liệu gần nhau nhất
có thể trong văn bản thương mại của bạn, tốt nhất là ngay bên cạnh nhau.
Khi dữ liệu được tách ra, mối quan hệ hợp lý của chúng bị che khuất và người
đọc không có khả năng tạo kết nối.
Bạn muốn gì? Độc giả của bạn muốn gì?
11


Tôi thường xuyên hỏi các nhà văn không chuyên nghiệp những gì họ đang suy
nghĩ khi họ ngồi xuống để soạn văn bản của họ. Câu trả lời thường là một cái gì
đó như, "Làm thế nào để tôi trình bày được ý tưởng của tôi?" "Tôi nên sử dụng
giai điệu và phong cách nào?" "Tôi nên đưa ra những ý tưởng chính của tôi theo
thứ tự nào?"
Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu với thái độ đúng đắn đối với văn bản thương mại
của mình, nhưng không ai muốn đọc những gì bạn viết, nhiệm vụ đầu tiên của
bạn là không để mình là một trong những người đó. Bạn phải tìm ra lý do tại
sao mọi người nên dành thời gian để đọc những gì bạn viết .
Nói chung, bạn không thể buộc mọi người đọc những gì họ không muốn, ngay
cả khi họ đang được trả tiền để làm như vậy.
Ví dụ, bạn tạo ra một báo cáo xác định cơ hội tăng doanh thu và lợi nhuận. Tuy
nhiên, nếu nó không được viết bằng văn bản, ngay cả những người phải đọc nó
như một phần của công việc của họ sẽ không chú ý nhiều đến nó. Mặt khác, nếu
họ ngay lập tức thấy được lợi ích cá nhân của họ trong việc đọc những gì bạn đã
viết, họ sẽ làm vui vẻ và hết sức. Trên thực tế, có thể bạn không thể ngăn họ đọc
nó!
Có nhiều phương pháp khác nhau để tạo ra mong muốn đọc mạnh mẽ như vậy,
tùy thuộc vào loại người đọc và loại thông tin. Bất kể bằng phương tiện gì, điều
quan trọng là phải nhận ra nhu cầu cấp thiết phải sử dụng nó. Cho đến khi được
đáp ứng, điều này không có gì quan trọng.
Tóm lại bảy lưu ý của Truyền thông Kinh doanh:




Rõ ràng: Sự rõ ràng là điều quan trọng trong bất kỳ văn bản kinh doanh
nào. Bạn không chỉ cần rõ ràng về thông điệp bạn muốn truyền tải mà còn
đảm bảo rằng khán giả của bạn hiểu rõ về nó. Một nơi tốt để bắt đầu là
bằng cách tự hỏi ba câu hỏi sau: Mục đích của việc viết tài liệu này là gì?
Ai là người đọc? Tôi muốn người đọc đọc những gì sau khi đọc tài liệu
này? Những câu hỏi này sẽ giúp bạn tập trung vào nội dung của bạn và
tránh lẩn tránh từ điểm này.
Tóm tắt: Tách là trọng tâm của việc viết. Đảm bảo rằng tài liệu của bạn
ngắn và ngọt. Giao tiếp kinh doanh trực quan không chỉ gây phiền nhiễu
và phân tâm mà còn tốn nhiều thời gian cho cả người viết và người đọc.
Hãy nhớ rằng, người đọc là một chuyên gia như bạn, họ là những người
bận rộn, do đó, họ sẽ không lãng phí thời gian của mình. Giữ nội dung
ngắn và đơn giản.
12












III.

Đúng: Giao tiếp bằng văn bản nói rất nhiều về người viết. Nếu một
VBTM có lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và các vấn đề về dấu phân cách, để
lại ấn tượng là người viết không đủ năng lực và không chuyên nghiệp. Vì
vậy, hãy đảm bảo bạn luôn xem lại và chỉnh sửa trước khi gửi đi.
Phép lịch sự: Một VBTM là một tài liệu chuyên nghiệp; Bạn không nên
thô lỗ hoặc tức giận. Tương tự, những lời nhận xét về phân biệt chủng tộc
và giới tính phải được tránh né trong tất cả các VBTM. Ngoài ra, trong
khi viết VBTM, hãy đảm bảo rằng chính tả và tên của người nhận là
chính xác.
Thảo luận: VBTM của bạn nên nghe có vẻ chuyên nghiệp. Nhiều công ty
truyền thông không liên quan đến người đọc. Để giữ cho khán giả của
bạn luôn chú ý lắng nghe,hãy giữ giọng nói của bạn sắc nét.
Thuyết phục: VBTM có thông tin chính xác kết hợp với nội dung liên
quan để thuyết phục người đọc thực hiện theo những gì yêu cầu. Cuối
cùng, mục đích của bạn là thuyết phục người đọc làm điều gì đó
Hoàn thành: Luôn luôn xem xét và chỉnh sửa VBTM của bạn trước khi
gửi đi. Quay lại và xem lại ba câu hỏi bạn yêu cầu ban đầu : Mục đích
của việc viết tài liệu này là gì? Ai là người đọc? Tôi muốn người đọc đọc
những gì sau khi đọc tài liệu này?Nếu bạn hài lòng rằng bạn đã hiểu rõ tất
cả chúng, hãy tiếp tục gửi e-mail hoặc thư

VÍ DỤ VỀ VBTM

VÍ DỤ VỀ VBTM THẤT BẠI.
13


-Thư xin lỗi của Vietjet air đăng trên trang facebook của hãng.
“VIETJET GỬI LỜI XIN LỖI ĐẾN LIÊN ĐOÀN BÓNG ĐÁ VIỆT NAM, HUẤN
LUYỆN VIÊN, BAN HUẤN LUYỆN, CÁC CẦU THỦ VÀ NGƯỜI HÂM MỘ
Trên chuyến máy bay đón Đội tuyển U23 Việt Nam từ Thường Châu về Hà Nội,
đã có một tiết mục của nhóm diễn viên ngẫu hứng trình diễn. Tiết mục này
không nằm trong chương trình của công ty mà tự phát từ ban tổ chức hậu cần
chuyến đi. Hơn nữa, một diễn viên đã tự ý xin chữ ký và chụp hình cùng cầu thủ
và tự đưa lên mạng xã hội hình ảnh ngoài không gian tiết mục, tạo bức xúc cho
cộng đồng mạng.
Ban lãnh đạo đã có kiểm điểm và rút kinh nghiệm sâu sắc cũng như kỷ luật các
nhân sự liên quan. Chúng tôi thành thật gửi lời cáo lỗi tới ban lãnh đạo và đội
bóng U23, tới người hâm mộ và cộng đồng.
Chuyến bay gấp, thời tiết khắc nghiệt, các điều kiện khai thác và thủ tục ở sân
bay địa phương nước bạn phức tạp nên đã tập trung ưu tiên đón các cầu thủ về
sớm nhất nên đã để xảy ra sơ xuất trong việc kiểm soát hành động ngẫu hứng
của diễn viên trên chuyến bay.
Chúng tôi rất lấy làm tiếc, rất mong nhận được sự thông cảm và lượng thứ của
Liên đoàn bóng đá Việt Nam, huấn luyện viên , ban huấn luyện, các cầu thủ và
người hâm mộ.
Tổng giám đốc: Nguyễn Thị Phương Thảo".
-Đây là thư xin lỗi của bà Nguyễn Thị Phương Thảo gửi cơ quan báo chí:
"VietjetAir xin có đôi lời cùng Đoàn bóng đá U23 Việt Nam, với quý vị và các
bạn:
Trên chuyến bay đón Đoàn bóng đá U23 Việt Nam từ Trung Quốc về nước, do
một diễn viên tham gia tiết mục múa đã tự ý rời vị trí quy định đến xin chữ ký
của HLV và cầu thủ U23 VN.
Sự việc này càng đáng tiếc hơn khi bị một số người trên chuyến bay chụp hình
bằng điện thoại di động và đưa lên mạng xã hội.
Hình ảnh thuộc phạm vi của không gian múa trước đó nhưng khi diễn viên tự ý
xin chữ ký và bị chụp hình đưa lên mạng xã hội, sự việc đã đi quá đà, tạo bức
xúc cho nhiều người.
Dù những lý do vừa nêu, xuất phát từ hành vi bột phát của cá nhân thì Ban lãnh
đạo VJA cũng thấy rất lấy làm đáng tiếc và day dứt.

14


Ban lãnh đạo VJA xin nghiêm khắc kiểm điểm, chân thành nhận lỗi cùng Đoàn
bóng đá U23 Việt Nam cùng quý vị và các bạn.
Vietjet rất mong các cơ quan báo chí không sử dụng những hình ảnh đã nêu và
không mở rộng thông tin này trên báo chí.
Một lần nữa xin cáo lỗi và mong được sự lượng thứ của quý vị và các bạn!"./.
Đây là một VBTM thất bại vì vi phạm:
- Lỗi thứ nhất: Quá nhiều từ: đoạn: “Chuyến bay gấp, thời tiết khắc nghiệt, các
điều kiện khai thác và thủ tục ở sân bay địa phương nước bạn phức tạp” là
không cần thiết vì nó chỉ là cái cớ chứ không liên quan đến việc nhận lỗi, xin lỗi
hay nêu ra biện pháp khắc phục.
- Lỗi thứ 5: Những sai lầm về ngữ pháp: trong thư xin lỗi với báo chí của bà
Phương Thảo sai lỗi chính tả từ “ bột phát” phải là “bộc phát”
- Lỗi thứ 7: Quá nhiều biểu hiện tiêu cực: thư xin lỗi chỉ nhấn mạnh vào những
lý do, lỗi lầm của các diễn viên múa mà không nói về biện pháp khắc phục,
không có giai điệu tích cực nào.
- Lỗi thứ 8: Không rõ ràng: Không nêu cụ thể time-line của chương trình,
không có bằng chứng xác thực.
- Lỗi thứ 10: thông tin không chính xác và không chú ý đến chi tiết: cụ thể thư
xin lỗi của Viêtjet Air đăng trên trang facebook thì nói là do nhóm diễn viên
“ngẫu hứng trình diễn”, “tự phát từ ban tổ chức hậu cần” nhưng trong thư xin
lỗi với báo chí thì lại nói là “một diễn viên múa tham gia tiết mục múa đã tự ý
rời khỏi vị trí” tức là có tiết mục múa trong chương trình.
Mặc dù bà Phương đã xin lỗi công khai, tuy nhiên, lời xin lỗi ấy đã vấp phải
nhiều lời chỉ trích cho rằng nó không thành tâm khi đỗ lỗi cho các người mẫu
xuất hiện trên máy bay. Họ đưa ra những thông tin sai sự thật nhằm lấp liếm cho
sự sai trái là hoàn toàn không thể chấp nhận được.
VÍ DỤ VỀ VBTM THÀNH CÔNG.
Thư xin lỗi của CEO Uinted Airline gữi đến ông David Dao về vụ việc
nhân viên của hãng đã hành hung ông.
“Chúng tôi tiếp tục gửi lời xin lỗi chân thành đến bác sĩ Dao.
Tình huống khủng khiếp này đã mang đến cho chúng tôi một bài học kinh
nghiệm khắc nghiệt đủ để chúng tôi có thể hành động cụ thể ngay lập
tức. Chúng tôi đã cam kết với khách hàng và các nhân viên của hãng
15


rằng sẽ khắc phục mọi sự cố và không bao giờ để tình trạng này xảy ra
nữa.
Đầu tiên, chúng tôi cam kết rằng United Airlines sẽ không tiếp tục yêu
cầu các nhân viên thi hành luật loại bỏ khách khỏi các chuyến bay của
chúng tôi trừ khi đó là các vấn đề liên quan đến an toàn và an ninh. Thứ
hai, chúng tôi đã bắt đầu xem xét kĩ lưỡng các chính sách điều khiển hoạt
động của đoàn bay, cách khuyến khích người tình nguyện trong các tình
huống tương tự, cách xử lý tình trạng bán quá số ghế và sẽ có một cuộc
kiểm tra về tình hình hợp tác giữa hãng và các nhân viên an ninh sân
bay, cũng như cơ quan pháp luât địa phương. Thứ ba, chúng tôi sẽ xem
xét lại và nâng cấp chương trình huấn luyện nhân viên để bảo đảm rằng
tất cả được chuẩn bị để đặt khách lên hàng đầu. Giá trị của chúng tôi không phải chỉ là hệ thống sẽ là tôn chỉ hoạt động. Chúng tôi sẽ công bố
kết quả đánh giá và các các hoạt động sẽ được hoàn thành trước ngày
30/4.
Giám đốc điều hành của United Airlines, Oscar Munoz và hãng đã có vài
lần gọi điện cho bác sĩ Dao để bày tỏ sự lời xin lỗi chân thành và sâu sắc
nhất.”

-

-

-

IV.

Có thể nói rằng văn bản nảy khá thành công vì nó đảm bảo được các yếu
tố:
Ngắn gọn súc tích.
Nội dung rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu trọng tâm được nhấn mạnh. Các ý
được liệt kê cụ thể: nói đúng trọng tâm xin lỗi bác sĩ Dao về sự cố nhân
viên của hãng, nhấn mạnh về việc đó là một bài học khủng khiếp, có đưa
ra những biện pháp khắc phục như: “ không tiếp tục yêu cầu các nhân
viên thi hành luật.…chúng tôi xem xét lại và nâng cấp chương trình huấn
luận viên”
Có thời gian hoàn thành cụ thể: “Chúng tôi sẽ công bố kết quả đánh giá
và các các hoạt động sẽ được hoàn thành trước ngày 30/4”
Thấy được cái tâm của người viết, lấy được niềm tin của người đọc
Có bằng chứng xác thực cụ thể: vài lần gọi điện cho bác sĩ Dao để bày tỏ
sự xin lỗi
BÀI HỌC KINH NGHIỆM

Hàng ngày, trong lĩnh vực giao dịch kinh doanh thương mại, ngoài việc
tiếp xúc để trao đổi trực tiếp trong các cuộc gặp gỡ, các cuộc họp, các cuộc hội
thảo..., việc trao đổi bằng các văn bản thương mại là vô cùng cần thiết. Viết như
16


thế nào để diễn đạt được tất cả những nội dung mình muốn nói, nhưng phải
ngắn gọn và súc tích trong một khuôn khổ cho phép là một vấn đề tương đối
khó đòi hỏi người viết vừa đảm bảo tính học thuật, vừa phải đảm bảo tính văn
hoá. Đặc biệt là, một cá nhân hay một doanh nghiệp thành công không bao giờ
thiếu yếu tố viết này được.Chỉ cần một sai lầm nhỏ cũng sẽ dẫn đến sự suy vong
của cả một doanh nghiệp. Ví du như chuyện lá thư gửi tới nhân viên của CEO
Uinted Airline đã làm bùng lên một làn sóng phẫn nộ, nhiều khách hàng đã bẻ
thẻ V.I.P của họ. Sau đó Uinted Airline cũng có biện pháp khắc phụ kịp thời,
nhưng không phải ai cũng may mắn như họ.
Để một văn bản thương mại có tính thuyết phục người đọc, đòi hỏi người
viết văn bản cần chuẩn bị tốt về nội dung cũng như thông tin, các điều khoản,…
Trong đó yếu tố nội dung là quan trọng nhất. Khi đọc một bài viết kinh doanh
có quá nhiều nội dung nhưng không được viết hay, hoặc không truyền tải thông
điệp dự định chính của bạn sẽ làm cho đối tác hoặc khách hàng khó hiểu hay
hiểu chưa rõ về sản phẩm của doanh nghiệp mình. Và việc bài viết bị thiếu
thông tin, thiêú tính chính xác cũng gây nên hậu quả như trên.Vậy, bạn đã thất
bại trong giao tiếp kinh doanh và mục tiêu truyền thông của doanh nghiệp.
Thêm vào đó, cách trình bày văn bản cũng quyết định đến việc văn bản có
thuyết phục người đọc hay không. Nếu bạn muốn phát triển kỹ năng viết tốt,
điều đầu tiên bạn cần phải học là làm thế nào để đạt được sự cân bằng giữa nội
dung và cách trình bày.
Thứ nhất, nội dung và cách trình bày văn bản phải rõ ràng. Yếu tố rõ ràng được
xem là quan trọng trong văn bản thương mại nói riêng và mọi văn bản khác nói
chung. Một nơi tốt để bắt đầu là bằng cách tự hỏi ba câu hỏi sau: Mục đích của
việc viết tài liệu này là gì? Ai là người đọc? Tôi muốn người đọc đọc những gì
sau khi đọc tài liệu này? Người viết phải làm sao để đảm bảo được hai mục đích
chính là truyền tải thông tin đầy đủ, dễ hiểu và đảm bảo cho cho người khác
hiểu. Muốn được vậy, văn bản phải ngắn gọn, đơn giản làm sao để tiết kiệm thời
gian cho người đọc.
Thứ hai, yếu tố ngữ pháp cũng có vai trò không kém. Nếu một bức thư kinh
doanh có lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và các vấn đề về dấu thì người đọc sẽ có ấn
tượng rằng người viết không đủ năng lực và thiếu tính chuyên nghiệp. Vì vậy,
khi viết xong văn bản, người viết cần phải đọc lại thật kĩ để tìm ra lỗi sai trước
đi gửi đi. Ví dụ, một văn bản có quá nhiều lỗi chính tả sẽ làm người đọc có tâm
lý chán nản không muôn đọc nữa đồng thời, họ sẽ đánh giá người viết này
không chuyên nghiệp.
Thứ ba, phép lịch sự và tính thuyết phục. Một bức thư kinh doanh là một tài liệu
chuyên nghiệp; do đó, bạn phải đảm bảo yếu tố lịch sự. Không được bày tỏ cảm
17


xúc cá nhân vào văn bản cũng như phải phù hợp với văn hóa của một số doanh
nghiệp nước ngoài. Khi viết một lá thư kinh doanh, đảm bảo rằng tên của khách
hàng hay đối tác là chính xác. Tính thuyết phục ở đây là phải làm sao cho người
đọc hiểu được họ phải làm gì để có thể mang lại lợi ích cho bản thân hay doanh
nghiệp của mình.
Cuối cùng, khi hoàn thành xong văn bản, người viết cần xem xét và sửa đổi sao
cho phù hợp với các yếu tố ở trên trước khi gửi đi. Nếu người viết mới bắt đầu
với việc này thì có thể nhờ một người khác có kinh nghiệm đọc qua để xem có
lỗi gì không. Nên nhớ rằng, khi đọc một văn bản thương mại, khách hàng có thể
đánh giá cá nhân hay doanh nghiệp của bạn làm việc như thể nào. Vì vậy, bước
cuối cùng là rất quan trọng.
Tóm lại viết trong lĩnh vực thương mại là một kỹ năng rất cần thiết bởi vì đây là
một trong những phương tiện rất hữu hiệu để diễn đạt tâm tư và nguyện vọng
của doanh nghiệp với đối tác trong lĩnh vực kinh doanh thương mại.. Cách diễn
đạt và trình bày trong thư là thể hiện nét văn hoá của người viết. Sự thành công
của một doanh nghiệp cũng là nhờ một phần vào nghệ thuật viết thư có tính
thuyết phục với phong cách viết, cấu trúc thư, cách trình bày, tính súc tích, ngắn
gọn, lịch sự..., tới người đọc để đạt được mục đích mà người viết mong muốn.

18



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×