Tải bản đầy đủ

Nghiệp vụ thư ký văn phòng của công ty TNHH in hoàng minh

Lời nói đầu
Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành
nghề để có được một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt
hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề đều có xu hướng xây dựng
cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so với các
đối thủ cạnh tranh.
Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới,
Việt Nam đã và đang tạo những bước tiến vượt bậc để đưa
nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát triển. Thời đại Công
nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri thức
nhu cầu công việc của con người ngày càng phong phú, và
nhiều ngành nghề ra đời. Để thực tế hóa vấn đề này Trường
Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI đã mở rộng đào tạo một số
ngành nghề như: Hành chính văn phòng, Thư ký văn phòng.
Nghề Thư ký là đội ngũ của những người có trình độ
chuyên môn, khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề
nghiệp. Trước đây nghề Thư ký chưa được thực sự coi trọng và
phát triển người ta có quan niệm và nhìn sai lệch về nghề Thư
ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động
của các cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát
triển theo hướng cổ phần hóa - tư nhân hóa, Doanh nghiệp

phát triển và nghề Thư ký đã được coi trọng, ưu tiên hơn và
nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội.
Cũng như các học viên chuyên ngành khác thời gian thực
tập tại cơ quan của học sinh chuyên ngành Thư ký Văn phòng
là 16 tuần, từ ngày 15/5/2006 đến 16/9/2006. Đây là một giai
đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho cán bộ văn
phòng trước khi bước vào thực tế công việc. "Bản báo cáo thu
1


hoạch thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà học viên làm được
bao gồm tất cả các công việc từ quá trình khảo sát công tác
Thư ký văn phòng, Văn thư Lưu trữ, những nhận thức kiến
nghị và giải pháp của cá nhân vào công tác văn phòng của cơ
quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về
quá trình thực tập, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của
thực tập sinh, trên cơ sở đó nhà trường có thể nắm được khả
năng của học sinh sau đào tạo cũng như bổ sung kiến thức,
đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho
quy trình đào tạo các khoá học sau.
Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà trường đề
ra em đã trực tiếp liên hệ thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng
Minh
Địa chỉ: 18/79 Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà
Nội
Điện thoại: 04 5116410
Fax: 04 5116410
Dưới sự hướng dẫn trực tiếp và sự giúp đỡ nhiệt tình của
các anh chị trong Văn phòng. Em đã hoàn thành tốt kế hoach
thực tập của mình với nội dung bao gồm các nghiệp vụ Thư ký
Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ...
Qua bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" em xin
gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các Thầy cô giáo Trường
Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI cùng toàn thể các anh chị
trong Văn phòng Công ty TNHH in Hoàng Minh đã nhiệt tình
hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời
giúp em thực hiện những ý tưởng của mình đem lại những
kiến thức đã học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu

2




biết của mình qua những công việc hàng ngày, những cuộc
trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú.
"Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi
người" điều đó là tất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn
mình sẽ làm tốt được tất cả mọi công việc nhưng để làm được
điều đó cần phải có một sự nổ lực rất lớn của bản thân cùng
sự giúp đỡ của mọi người. Bản "Báo cáo thu hoạch thực tập
tốt nghiệp" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã
cố gắng rất nhiều song sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót,
em rất mong nhận được sự đóng góp nhiệt tình của các Thầy
cô giáo, các anh, chị trong Công ty và bạn đọc để Báo cáo của
em hoàn thiện hơn.
Em xin trân trọng cảm ơn!

3


Phần I:
Nội dung thực tập nghiệp vụ Thư ký
I. Tình hình công tác Thư ký Văn phòng tại cơ quan:
1. Sự hình thành và hoạt động của Công ty TNHH in Hoàng
Minh:

Cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật đã mang lại tinh hoa
cho xã hội, cho cuộc sống của con người. Cùng với sự thành
công của cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật, xã hội ngày
càng phát triển, trí tuệ con người người ngày càng cao, yêu
cầu của con người ngày càng phong phú. Dưới sự tác động
mạnh mẽ của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và đang đi
vào hiện đại hoá - công nghiệp hoá và đang từng bước cổ
phần hoá- tư nhân hoá dẫn tới nhiều ngành nghề ra đời,
ngành in được xem là một ngành đang có bước phát triển đột
phá, chiếm thị phần trong hệ thống kinh doanh; sản phẩm in
rất cần thiết cho cá nhân, cửa hàng, tổ chức hành chính, công
ty, xí nghiệp, quốc gia, xuyên quốc gia. Công ty TNHH in
Hoàng Minh được thành lập trong hoàn cảnh thuận lợi đó.
Theo Quyết định Phê duyệt số 5468/QĐ - UBND do UBND
Thành phố Hà Nội cấp ngày 24/03/2002, theo Giấy phép số
3800/GP – UBND và Giấy đăng ký kinh doanh số 055096 do
Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày
22/03/2002 Công ty TNHH in Hoàng Minh đã chính thức khai
trương vào ngày 26/03/2002 nhân dịp kỷ niệm 72 năm ngày
thành lập Đoàn Thanh niên Việt Nam. Công ty TNHH in Hoàng
Minh được thành lập bởi các sáng lập viên uy tín như:
Nguyễn Ngọc Hải
Đào Quang Minh
Vũ Văn Sơn
4


Chu Thị Thu Trang
Vũ Lê Tùng
Phạm Bá Tâm
Nguyễn Anh Tuấn
Và một số thành viên khác, Công ty sẵn sàng phát huy
nội lực để phát triển kinh doanh.
Công ty TNHH in Hoàng Minh
Tên giao dịch bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH in Hoàng
Minh
Tên giao dịch bằng Tiếng Anh: Heart & Mind
Lô gô: Trái tim & Trí tuệ
Địa chỉ: 18/79, Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà
Nội.
Điện thoại : 04 5118000
Fax: 04 5116410
E- mail: heart_mind@hn.vnn.vn
Công ty TNHH in Hoàng Minh là Công ty in ấn, thiết kế,
quảng cáo (biển bảng ngoài trời...), nội thất, ngoại thất. Với
phương châm hoạt động "Đơn giản, sáng tạo, chuyên nghiệp,
ấn tượng và hiệu quả".
Hoàng Minh là đơn vị chuyên phục vụ nhu cầu: Lịch, tờ
rơi, sách, báo, tạp chí, phong bì, tiêu đề thư, catalogues, bao
bì sản phẩm... cho các doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ
phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công ty 100% vốn
nước ngoài, Khách sạn, nhà hàng, Tổ chức hành chính Nhà
nước, Tổ chức Phi chính phủ...

5


Trong suốt quá trình hình thành và phát triển Công ty
TNHH in Hoàng Minh luôn không thoả mãn với những gì đang
có, liên tục mở rộng và phát triển các loại hình sản phẩm.
Hoàng Minh luôn làm hài lòng khách hàng với những sản
phẩm chất lượng cao, mẫu mã đẹp. Hoàng Minh không ngừng
vươn lên bằng chính sự sáng tạo của đội ngũ nhân viên
chuyên nghiệp, cá tính, giàu sáng tạo, cùng với dây chuyền
sản xuất khép kín và hiện đại.
Chỉ trong vòng 3 năm hoạt động kinh doanh Hoàng Minh
đã có hàng nghìn khách hàng có uy tín trong nước như:
- Nhà máy chế biến sữa Hà Nội,
- FPT,
- Bộ Y tế,
- Bộ Công nghiệp,
- Vinasat,
- Học viện Quân y,
- Thiên An Sơn.
Nhiều khách hàng là tổ chức phi Chính phủ như:
- Child Fund,
- AED - Viện Hàn lâm phát triển Giáo dục,
- CIDSE - Đoàn kết và Hợp tác Quốc tế,
- Dự án Dupet,
- PSBI,
- Đại sứ quán úc,
- Agrifood Consulting Nông phẩm Quốc tế,
- Tổ chức Jaica,
- Tổ chức Tầm nhìn Thế giới...

6


Để không ngừng làm mới mình Hoàng Minh đang từng
bước mở rộng kinh doanh, tăng cường nhân lực, hỗ trợ trang
thiết bị để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Với phương châm "Cẩn thận, cẩn thận hơn, cẩn thận hơn
nữa", Hoàng Minh tuyệt đối tôn trọng khách hàng. "Lớn hay
nhỏ không quan trọng, đánh giá đúng khả năng của mình,
hãy tiếp thị & dịch vụ cẩn thận với cả lớn và nhỏ"
Nếu bạn là một nhà thiết kế hay một nhà kinh doanh giỏi
hãy đến với Hoàng Minh bạn sẽ thể hiện hết khả năng của
mình.
Như vậy có thể nói Công ty TNHH in Hoàng Minh tuy
được thành lập chưa lâu nhưng đã đạt được những thành tựu
rất lớn, với quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng, sẽ
không lâu nữa Hoàng Minh trở thành một doanh nghiệp có uy
tín và thương hiệu.
Sau gần 4 năm hoạt động Công ty TNHH in Hoàng Minh
luôn đạt doanh thu năm sau cao hơn năm trước. Đây chính là
kết quả của các chính sách và chiến lược kinh doanh đúng
đắn, kết hợp chặt chẽ với các hoạt động xã hội , đảm bảo gắn
hiệu quả kinh tế với mục tiêu đem lại lợi ích cho xã hội.
Dự kiến trong những năm tiếp theo Công ty TNHH in
Hoàng Minh sẽ ngày càng đạt hiệu quả kinh tế cao, đóng góp
cho ngân sách Nhà nước một khoản thu lớn thông qua việc
nộp thuế.
Bảng doanh thu của Công ty trong 4 năm
đầu:
Năm

2002

2003

2004

2005

Doanh thu

380 triệu

2tỷ4

3tỷ8

4tỷ7

7


Cơ cấu tổ chức lao động của Công ty:
Trình độ

Số lao động

Tỉ lệ %

Đại học, trên đại

25

62.5%

học

13

32.5%

Cao đẳng

2

5%

Trung cấp

0

0

40

100%

5

12.5%

35

87.5%

PTTH
Tổng cộng
Cán bộ quản lý
Lao động trực tiếp

8


Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty
Giám
đốc

PGĐ

TP Kế

TP Sản

TP

TP Sản

Thiết

Toán

Xuất 1

Kinh

Xuất 2

kế

Doanh

TP

Kế toán

Thủ

Tổ

Phó

Phó

Phó

Thiết

viên

quỹ

trưởng

phòng

phòng

phòng

Kế

PP chế

Phó

PP ý

Nhân

Nhân

Nhân

Nhân

bản

phòng

tưởng

viên

viên

viên

viên

Tổ

Nhân

Nhân

Nhân

trưởng

viên

viên

viên

Nhân
viên

9


2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính hoặc Văn
phòng Công ty:

*Chức năng nhiệm vụ của Công ty:
Từ khi đi vào hoạt động, với ý nghĩa là một công ty
chuyên phục vụ, Công ty đã thực hiện tốt hai chức năng là
chức năng xã hội và chức năng kinh tế của một doanh
nghiệp.
- Với chức năng xã hội:
Công ty đã có nhiều đóng góp và là đơn vị nổi bật trong
địa bàn Quận Đống Đa. Công ty đã ủng hộ 10 triệu đồng xây
dựng nhà tình nghĩa cho hai bà mẹ Việt Nam anh hùng của
Quận.
- Với chức năng kinh tế:
Chỉ trong một thời gian ngắn đi vào hoạt động, các sản phẩm và mẫu
mã đã chứng tỏ được tính khả thi và doanh thu của Công ty ngày càng cao.
Bên cạnh đó, hàng năng Công ty còn đóng góp một phần không nhỏ cho ngân
sách Nhà nước.
Khẩu hiệu của Công ty: “ Hợp tác, Phát triển, Bền vững”, Phương
châm hoạt động “Cẩn thận! Cẩn thận hơn! Cẩn thận hơn nữa!", "Cách nghĩ vì
toàn cộng đồng và hoạt động vì lợi ích của khách hàng”. Trong nhiều năm qua
khẩu hiệu và phương châm đó vẫn giữ vững, Công ty luôn chứng tỏ sự quan
tâm hết mình của Công ty đối với khách hàng của mình.
*Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công
ty:
- Phòng Kinh doanh:
Quản lý hệ thống khách hàng, duy trì mối quan hệ với
các khách hàng truyền thống. Phát triển thêm khách hàng
mới, tăng quy mô của hoạt động kinh doanh cả về số lượng và
10


chất lượng. Thu thập các thông tin về thị trường, về nhu cầu
của khách hàng, về năng lực của đối thủ cạnh tranh để đưa ra
các chiến lược kinh doanh.
Làm nhiệm vụ tiếp thị, tìm kiếm và tiếp cận khách hàng;
bán giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của Công ty. Khách hàng
không tự tìm đến mà nhân viên Phòng kinh doanh phải tìm
đến khách hàng. Sản phẩm tốt không có giá trị nếu không có
ai biết, vì thế nhân viên kinh doanh phải làm thế nào để
khách hàng nhận biết được điều đó. Khi tiếp thị nhân viên
kinh doanh phải giới thiệu cho khách hàng biết Hoàng Minh là
ai? Hoàng Minh có sản phẩm gì để bán. Và phải biết khách
hàng đang có nhu cầu gì. Hãy làm cho khách hàng hài lòng
với những sản phẩm được thiết kế đẹp, và giá cả cạnh tranh
hợp lý. Phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ quyết định sự
thành công hay thất bại về doanh số của Công ty. Báo cáo
các thông tin thị trường và kết quả kinh doanh lên lảnh đạo
để cùng lảnh đạo đưa ra các quyết định như: Tăng qui mô
hoạt động kinh doanh, đầu tư thêm vốn, thay đổi ngành hàng,
đối tượng khách hàng...
Công việc nhân viên kinh doanh phải làm: Chào hàng,
báo giá, đặt hàng, ký hợp đồng, giao hàng...
- Phòng Thiết kế:
Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn của sản phẩm, có nhiệm
vụ thiết kế, in ấn, tạo hình ảnh, nắm bắt ý tưởng thông tin về
các mẫu thiết kế, tạo hình ảnh có ý nghĩa và thẩm mỹ cao
theo yêu cầu của khách hàng trên các chất liệu.
Phòng Thiết kế phải nắm bắt được rằng để có một sản phẩm
in phải kết hợp các yếu tố: ý tưởng, chất liệu, màu sắc, bố
11


cục, ngôn ngữ và công nghệ. Dự đoán dòng sản phẩm của
tương lai để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của Công ty dự
trên kinh nghiệm của người dự đoán và sự đánh giá các thông
tin về sản phẩm, xu hướng, tập quán, văn hoá, địa bàn kinh
doanh và thị trường đang tiếp cận. Đồng thời chịu trách
nhiệm chế bản và in ấn.
- Phòng sản xuất:
Chịu trách nhiệm thực hiện các mẫu thiết kế đã được
duyệt để cho ra thành sản phẩm. Tham vấn cho các cấp trên
để xác định tiến độ cung cấp sản phẩm, đảm bảo thời hạn để
cung cấp sản phẩm đặt hàng cho khách hàng. Bảo đảm sản
xuất tiết kiệm giúp Công ty tăng lợi nhuận. Đồng thời có trách
nhiệm tính giá, kiểm tra sản phẩm, lấy hàng.
- Phòng Kế toán:
Chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của
Công ty
+ Quản lý hoạt động thu chi của Công ty. Lập báo cáo tài
chính hàng tháng, quý, năm.
+ Xây dựng, đề xuất kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn
hạn của Công ty:
+ Hỗ trợ Kế toán trưởng lấp kế hoạch, tìm kiếm và đề
xuất phương án quản lý, sử dụng nguồn vốn của Công ty,
+ Hỗ trợ kế toán trưởng hạch toán kinh tế, hỗ trợ phân
tích tài chính các dự án đầu tư, hợp tác kinh doanh mà Công
ty thực hiện hoặc tham gia thực hiện.
+ Thẩm định đề xuất mua bán trang thiết bị, vật tư, văn
phòng phẩm, chi trả lương và chế độ phúc lợi cho nhân viên.
+ Thực hiện các nghiệp vụ kế toán, các hoạt động tài
chính của Công ty.

12


+ Cung cấp số liệu cho các bộ phận để phân tích thị
trường, lập dự án đầu tư kinh doanh khi được phép của Ban
điều hành.
- Phòng phát triển dự án:
Truy cập thông tin toàn cầu để nắm bắt thông tin thị hiếu
và nhu cầu khách hàng để tìm kiếm đối tác trong và ngoài
nước, đặc biệt là các tổ chức Phi chính phủ. Đồng thời lập dự
án mới với tất cả các thông tin tổng hợp về thị trường, sản
phẩm, chi phí.
3. Công tác Thư ký văn phòng của Công ty TNHH in Hoàng
Minh:

*Khái niệm Thư ký văn phòng theo Hiệp hội Thư ký
chuyên nghiệp Quốc tế (IPS).
“Thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm
vững các nghiệp vụ Hành chính Văn phòng, có khả năng chịu
trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán
đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi
quyền hạn của mình”.
*Theo giáo trình Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI.
“Thư ký Văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh
đạo trong lĩnh chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức
năng và nhiệm vụ của Văn phòng”.
Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh, do yêu cầu công việc nên có
tới 5 người giúp việc cho Lãnh đạo, mỗi phòng có một người
đại diện giúp Thủ trưởng giải quyết các công việc liên quan
đến phòng mình.
3.1. Quan niệm của Lãnh đạo về công tác văn phòng:
Cũng như các nghề khác - Thư ký Văn phòng cũng được coi là một
nghề - Nghề Thư ký Văn phòng.
Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thị
trường, các hình mẫu Thư ký trước đây đã không còn.
13


Thư ký Văn phòng là người tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo trong
việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Công ty. Với sự xuất hiện
của máy tính và các phần mềm văn phòng từ những thập niên 80 thì nghiệp
vụ của Thư ký Văn phòng đã thay đổi rất lớn.
Có thể thấy công việc của người Lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên
Thư ký không chỉ đơn thuần là một người giúp việc cho lãnh đạo về một mặt
nhất định nào đó, và công việc đánh máy chữ trước đây chiếm 60% khối
lượng công việc của Thư ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%.
Công tác Thư ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là
bộ mặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động
của Công ty, trong các quan hệ với nhân viên, với những người cùng cộng tác,
với khách hàng. Nói như V.I. Lê Nin lao động của người Thư ký văn phòng là
loại lao động “để tất cả các vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơ bộ” nghĩa là
công tác Thư ký văn phòng được hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi
quan hệ của Thủ trưởng, biết phân loại các cuộc hẹn cho Lãnh đạo, chịu trách
nhiệm về các hoạt động khác trong văn phòng như: Soạn thảo văn bản, Tổ
chức Hội nghị, tiếp khách, đãi khách, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh
đạo, tổ chức phòng làm việc khoa học và các nghiệp vụ chuyên môn khác:
Văn thư, Lưu trữ - vì thế người Thư ký phải là người trợ lý tích cực, giúp
giảm bớt thời gian lao động cho lãnh đạo. Bởi là người giúp việc trực tiếp cho
Thủ trưởng, người Thư ký phải được Thủ trưởng tin cậy và phải xứng đáng
với sự tin cậy đó, đồng thời người Thư ký còn là người đại diện cho Lãnh đạo
giải quyết công việc với các đơn vị, tập thể trong cơ quan, là mắt xích nối liền
người lãnh đạo với khách hàng, cộng sự và các thành viên trong trong Công
ty. Người Thư ký hoạt động văn phòng phải là người am hiểu về nghiệp vụ,
thành thạo trong chuyên môn, chủ động, chu đáo, vững vàng trong công tác,
hiểu biết xã hội sâu rộng, cởi mở, tế nhị trong giao tiếp.

14


Tóm lại công tác Thư ký văn phòng nhằm đảm bảo cho công việc của
lãnh đạo được thông suốt, Thư ký tổng hợp các công việc, phân loại và giúp
Thủ trưởng duy trì các mối quan hệ.
Vào thập kỷ 20 ở Việt Nam khái niệm nghề Thư ký vẫn còn mới mẻ, vì
vậy một số người thường quan niệm nghề Thư ký là nghề đơn giản, mang tính
chất sự vụ, thậm chí còn cho rằng đó là nghề mà ai cũng có thể làm được
không cần trình độ chuyên môn, song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học
kỹ thuật những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà các Thư ký văn phòng phải
đảm nhận, cũng như bản lĩnh làm việc, những đóng góp to lớn có ảnh hưởng
và tác động đến hoạt động cũng như sự phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp, sự phấn đấu vươn lên không ngừng của mỗi Thư ký là động lực cho
quá trình phát triển địa vị, nâng cao vị thế uy tín của họ trong hoạt động xã
hội.
II. Nội dung thực tập và kết quả đạt được:
1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân người Thư ký:

1.1. Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng:
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của
người Thư ký nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của
khách, trên cơ sở những thông tin thu thập được góp phần
vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan. Vì
vậy, tiếp khách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty
hay xí nghiệp, phòng, ban nào, nên chúng ta không nên giới
hạn hoạt động này mà hãy xem đây là một hình thức giao tiếp
góp phần nâng cao vị thế của Công ty trong con mắt của đối
tác.
Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố
khác nhau, trong đó sự hiểu biết của người Thư ký là một yếu
tố hết sức quan trọng.
Hoạt động tiếp khách của Thư ký diễn ra dưới các hình
thức: giao tiếp điện thoại, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức Hội
15


nghị, Hội thảo… nhưng ở bất cứ hình thức nào cũng phải thể
hiện sự tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết lắng nghe, biết kết
hợp hài hòa lợi ích của các bên.
* Khi Thủ trưởng làm việc tại Văn phòng:
Trong việc tiếp khách của cơ quan, xí nghiệp, người Thư
ký có vai trò cực kỳ quan trọng. Thư ký là người đại diện đầu
tiên của cơ quan, xí nghiệp thay mặt lãnh đạo để bươc đầu
giải quyết công việc cho khách. Đối với khách, ấn tượng đầu
tiên của khách do người Thư ký tạo nên. Những ấn tượng tốt
luôn luôn tạo ra sự đánh giá tốt. Hiệu quả trong hoạt động
tiếp khách của người Thư ký sẽ có ảnh hưởng tới hiệu quả
công việc của lãnh đạo và khả năng thực hiện mục đích giao
tiếp của khách. Vì vậy một trong những yêu cầu đối với người
Thư ký là phải tạo ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút
đầu tiên tiếp xúc.
Khi khách đến điều đầu tiên và đựơc coi là lễ nghi giao
tiếp không thể thiểu đó là người Thư ký phải chào hỏi khách
một cách niềm nở, thân thiện, tin tưởng, bình tĩnh, không
được hoảng sợ. Sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào, địa chỉ
và đến liên hệ công tác về việc gì trước khi gặp Thủ trưởng, là
khách chào hàng, khách bán hàng, khách mua hàng hiện có,
hay khách mua hàng tương lai. Khi khách đã trình bày rõ ràng
thì tùy theo mức độ quan trọng của công việc mà người Thư
ký đưa ra phương án giải quyết.
Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả
năng có thể trực tiếp giải quyết, thì người Thư ký có thể tự
mình giải quyết công việc sau đó thông báo lại với Thủ trưởng
một cách ngắn gọn. Ngoài ra Thư ký còn phải biết phân chia
các cuộc gặp cho Thủ trưởng.
Nếu công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải quyết của Thư ký
thì Thư ký phải xin ý kiến Thủ trưởng và cho gặp Thủ trưởng khi đã được Thủ

16


trưởng đồng ý. Thường thì công việc quan trọng Thủ trưởng là người giải
quyết nhưng phải có sự hỗ trợ đắc lực của người Thư ký.
* Khi Thủ trưởng đi công tác vắng:
Đây là trường hợp phức tạp hơn so với trường hợp Thủ trưởng có nhà.
Thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn trực tiếp giải
quyết yêu cầu của khách là người chịu hoàn toàn trách nhiệm của buổi giao
tiếp đó. Hiệu quả công việc của người Thư ký được đánh giá rất cao trong
trường hợp này bởi thể hiện được khả năng của mình trong vấn đề giải quyết
công việc của một người Thư ký.
Trong trường hợp Thủ trưởng không có nhà hoặc vì một lý do nào đó
mà không thể tiếp khách được thì người Thư ký phải thanh minh một cách
lịch sự, và thể hiện sự tôn trọng đối với khách, tạo được thiện ý cho cuộc gặp
sau
Trong sổ khách hoặc sổ công tác phải ghi tên người, từ đâu đến, cần
bàn việc gì với Thủ trưởng. Trong trường hợp bản thân khách hoặc khách cử
người đến thoả thuận thời gian cho việc bàn bạc hoặc có thể về công việc của
họ thì người Thư ký phải ghi vào Phiếu xin hẹn và đưa cho khách ký vào
phiếu đó.

Mẫu phiếu xin hẹn:
Phiếu xin hẹn số: .............., ngày tháng năm ..........................
Họ tên: ...........................................................................................
Nghề nghiệp: ... .............................................................................
Vấn đề cần bàn bạc: .....................................................................
........................................................................................................
Ngày giờ ........................................................................................
Người cần gặp:
…………………………………………………............................
Chữ ký của người hẹn

Chữ ký, con dấu của cơ quan

17


Ví dụ: Lúc 11h30' ông A đến văn phòng công ty xin gặp thủ trưởng.
Nhưng lúc đó thủ trưởng đang bận không thể gặp được, ông A vẫn yêu cầu
được gặp thủ trưởng.
Trong trường hợp này Thư ký phải mời ông A vào và hỏi ông A từ đơn
vị nào đến gặp thủ trưởng về vấn đề gì, sau khi nghe xong Thư ký xem xét
vấn đề mà ông A vừa trình bày nếu có khả năng giải quyết được thì giúp thủ
trưởng giải quyết công việc với ông A. Còn nếu không giải quyết được Thư
ký hỏi ý kiến thủ trưởng và giải quyết vấn đề một cách hợp lý nhất, tránh mất
lòng khách, thể hiện được sự tôn trọng đối với khách, tỏ thiện ý, thông cảm
với khách và hẹn gặp khách vào một ngày gần nhất.

1.2. Đãi khách:
Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song hết sức quan
trọng và cần thiết cho công tác đối ngoại, vì thế việc lựa chọn đãi khách hay
không đãi khách cũng như hình thức đãi khách nào không phải điều đơn giản.
Một bộ phận gắn liền với quá trình lao động của những người cán bộ lãnh đạo
là các hoạt động xã hội mà những hoạt động đó gắn liền với các cuộc tiếp xúc
mới, các cuộc họp, hội thảo, thăm dò quan điểm lãnh đạo... Những cuộc tiếp
xúc xã hội luôn hỗ trợ đắc lực cho công tác của cán bộ lãnh đạo. Vì vậy,
những cán bộ lãnh đạo phải quy định những cuộc tiếp xúc với những thành
viên trong xã hội mà trước hết là sự tiếp xúc giữa các cá nhân với nhau cố
gắng tận dụng nhiều nhất những gì có thể tận dụng được trong những cuộc
tiếp xúc đó. Những hình thức của các cuộc tiếp xúc xã hội được sử dụng là
nhằm đạt đến mục đích với mức độ cao nhất. Một trong những hình thức nói
trên là việc đãi khách. Tuỳ thuộc vào mục đích của các cuộc tiếp xúc mà
người ta sử dụng các hình thức đãi khách khác nhau.
Trong công tác Văn phòng, hiệu quả đạt được ngoài các cuộc hội họp,
bàn bạc trên nguyên tắc, người Lãnh đạo, Thủ trưởng và Thư ký cũng phải coi
các bữa tiệc, các bữa liên hoan, chiêu đãi... cũng là công việc. Kiến thức trong
18


đãi khách không chỉ quan trọng đối với Thư ký mà còn đối với bất cứ ai tham
gia hoạt động đối ngoại trong hoạt động công sở. Đây có thể coi là một trong
những hình thức tiếp xúc mang lại hiệu quả công việc phổ biến trong công tác
nghiệp vụ Văn phòng. Trên thực tế không ít trường hợp hiệu quả công việc
đạt được ngay trong hoặc sau bữa ăn. ở công sở, bữa ăn không thể coi là lúc
hưởng thụ bên bàn tiệc, sau bữa ăn người với người đối xử với nhau chân
thành hơn, sẽ dễ dàng nói chuyện với một người khác qua bữa ăn vui vẻ, thân
thiện hơn là tại một chiếc bàn giấy lạnh lẽo và "những mớ chính trị khô
khan".
Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tuỳ theo mức độ hưởng ứng của
khách và điều kiện cụ thể cho phép, người Thư ký có thể bố trí một trong
những loại hình đãi khách như: Tiếp đãi khách nước giải khát, tiếp rượu, tiếp
trà, cà phê hoặc đãi tiệc...
Khi chuẩn bị đãi khách Thư ký phải lập danh sách khách mời và phải
đảm bảo nguyên tắc khách quan và nguyên tắc thứ bậc.
Trong môi trường hoạt động của Công ty TNHH in Hoàng Minh, phần
lớn các cuộc tiếp đãi khách là dưới hình thức nước giải khát. Tuy nhiên trong
một số trường hợp cần thiết, Công ty cũng tổ chức các bữa tiệc...
1.3. Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng:
Chuyến đi công tác của Lãnh đạo bao giờ cũng gắn liền với chức năng,
nhiệm vụ của cơ cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết một công
việc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác, nắm bắt
tình hình thực tế. Với các Công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế...
Phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của Thủ trưởng phụ thuộc vào chức năng
quản lý Nhà nước, quản lý sản xuất của cơ quan, mối quan hệ công tác của
Thủ trưởng, cũng như tiềm lực của cơ quan.
Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty hoạt động chuyên
nghiệp trong lĩnh vực in ấn - quảng cáo nên có quy mô tương đối lớn. Do đó
19


có rất nhiều mối quan hệ làm ăn, chính vì thế Giám đốc Công ty thường
xuyên có những chuyến đi công tác và tất nhiên các chuyến đi đó đều được
đưa vào kế hoạch công tác tuần của Công ty.
* Thư ký đi cùng Thủ trưởng
Với vai trò là người trợ lý giúp việc cho Thủ trưởng người Thư ký phải
xác định được:
- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vị trí của Thủ trưởng.
- Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác, vì mỗi chuyến đi đều gắn
liền với một mục đích riêng.
- Thư ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với
các chuyến đi công tác của cơ quan.
- Đồng thời phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong công
việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Thư ký lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo:
- Mục đích chuyến đi công tác
- Nội dung chuyến đi công tác
- Thành phần chuyến đi công tác
- Địa điểm chuyến đi công tác
- Thời gian chuyến đi công tác
- Tài liệu, tư liệu liên quan đến chuyến đi công tác
- Kinh phí chuyến đi công tác
- Phương tiện chuyến đi công tác
Thư ký là người chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác bằng điện
thoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, thư điện tử để trao đổi thông tin về chuyến
đi. Ngoài những thông tin được cung cấp thì Thư ký cũng có thể yêu cầu hỗ
trợ.

20


Ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ phần hoá, tư nhân hoá
các công ty cổ phần, tư nhân hoạt động rất nhiều và rất mạnh, những chuyến
đi công tác lãnh đạo có những nét khác biệt so với các công ty Nhà nước.
Ngoài những công việc chuẩn bị tuỳ theo mục đích, phạm vi chuyến đi và yêu
cầu hỗ trợ giúp lãnh đạo, Thư ký có thể phải tiến hành một số công việc sau:
- Chuẩn bị quà tặng
- Xây dựng nhật ký hành trình
- Chuẩn bị các nhãn mác hàng hoá
- Danh thiếp
Nếu thời gian công tác kéo dài 2 đến 3 ngày Thư ký là người đảm bảo
chổ ăn ở, sinh hoạt... cho Thủ trưởng và cho đoàn. Thư ký phải thể hiện sự
kính trọng với Thủ trưởng của mình trước cơ quan nơi đến. Đồng thời cùng
cán bộ chuyên môn thu thập tài liệu liên quan đến nội dung công việc trong
chuyến đi.
Khi Thư ký được đi công tác cùng Thủ trưởng thì đó vừa là cơ may
vừa là thách thức. Là cơ may nếu Thư ký thể hiện được mặt mạnh của mình,
là thách thức bởi vì Thư ký ứng xử kém trong chuyến đi công tác cùng Thủ
trưởng thì coi như tự đánh trượt mình trong kỳ thi thăng tiến.
Sau chuyến đi công tác Thư ký giúp Thủ trưởng giải quyết các công
việc, vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác. Thu thập giấy
tờ, tài liệu, tổ chức các cuộc họp mở rộng hay nội bộ để thông báo kết quả
chuyến đi công tác, trình nhật ký công tác và các văn bản giấy tờ thuộc quền
Thủ trưởng, soạn thảo Thư cảm ơn. Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về
các khoản chi phí để làm thủ tục quyết toán với tài vụ.
ở đây Thư ký không tự mình giải quyết toàn bộ công việc cho lãnh đạo
mà là người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của lãnh đạo tới các bộ phận chức
năng hoặc các chuyên gia, phối hợp các đơn vị giúp lãnh đạo hoàn thành công
việc một cách tốt nhất.
21


* Thư ký không đi cùng Thủ trưởng:
Khi Thư ký không đi cùng Thủ trưởng thì ngoài những công việc chuẩn
bị cho chuyến đi Thư ký phải giải quyết tất cả công việc diễn ra ở văn phòng
thuộc phạm vi công việc của mình và của Thủ trưởng mà có khả năng.
Trước lúc lãnh đạo đi công tác cần xin ý kiến của lãnh đạo để định
hướng giải quyết, tổ chức họp bàn giao công việc giữa Thủ trưởng và các cá
nhân có liên quan để xác định phạm vi thẩm quyền, phạm vi được ủy nhiệm
giữa Thủ trưởng và các cá nhân, phòng ban có liên quan. Giải quyết các công
việc được giao, xác định các hình thức để liên hệ với Thủ trưởng.
Sau khi Thủ trưởng đã lên đường Thư ký thực hiện chức năng, nhiệm
vụ thường xuyên của mình và các công việc được giao hoặc được ủy quyền,
ghi nhật ký công tác, lưu giữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp
tới Thủ trưởng. Thừa lệnh Thủ trưởng đôn đốc, giám sát các phòng ban chức
năng thực hiện đúng chương trình, kế hoạch mà thủ trưởng đã giao và phải
giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian đi công tác.
Sau khi Thủ trưởng đi công tác về, Thư ký phải chủ động báo cáo về
những vấn đề xảy ra trong thời gian qua, đồng thời xin ý kiến giải quyết các
công việc còn tồn đọng và trình văn bản tài liệu liên quan đến cá nhân lãnh
đạo.
1.4. Tổ chức Hội nghị:
Hội nghị là công cụ phương tiện để nhà quản lý thực hiện việc điều
hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Thông qua Hội nghị nhà quản lý
thực hiện được các hoạt động:
- Tổng kết đánh giá lại công việc
- Xây dựng phương hướng
- Phát huy quyền dân chủ của nhân viên trong cơ quan
- Xây dựng tinh thần đoàn kết.

22


Do tình hình thực tế cũng như yêu cầu công việc thường diễn ra , Công
ty TNHH in Hoàng Minh phần lớn triệu tập những cuộc họp bất thường và
đột xuất.
Dưới sự tác động của nền kinh tế thị trường cùng sự lớn mạnh của hệ
thống kinh doanh Hoàng Minh luôn muốn làm mới mình dưới con mắt của
khách hàng đặc biệt là các tổ chức nước ngoài, Công ty TNHH in Hoàng
Minh đã tổ chức Hội nghị khách hàng để tổng kết những kết quả đạt được,
giới thiệu, quảng bá các sản phẩm, dây chuyền sản xuất hiện đại khép kín của
công ty. Đồng thời để động viên khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần đoàn
kết trong toàn Công ty, hàng năm Hoàng Minh thường tổ chức 2 lần dã ngoại
cho toàn Công ty và đều được lập thành hồ sơ.
Khi tổ chức Hội nghị Thư ký lập Kế hoạch Hội nghị, Kế hoạch Hội
nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên
quan đến việc tổ chức Hội nghị. Kế hoạch phải đảm bảo:
- Thể thức văn bản
- Tính khả thi khi triển khai
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức Hội nghị
- Các thông tin cơ bản: + Tên Hội nghị
+ Thời gian Hội nghị
+ Địa điểm Hội nghị
+ Thành phần Hội nghị
+ Nội dung Hội nghị
+ Phân công nhiệm vụ
+ Kinh phí.
Đối với những cuộc họp đột xuất và bất thường Thư ký không cần lâp
Kế hoạch.

23


Lập Kế hoạch xong Thư ký để ở dạng dự thảo để trình Thủ trưởng và
tiến hành chuẩn bị Hội nghị, Thư ký tiếp tục xây dựng Chương trình nghị sự
Hội nghị, trình bày các nội dung sau:
- Trình tự các vấn đề trình bày
- Nội dung vấn đề
- Thời gian thực hiện từng vấn đề
- Người thực hiện
- Ghi chú.
Thư ký lập danh sách đại biểu, soạn thảo Giấy mời, chuẩn bị địa điểm
và thời gian Hội nghị.
Giấy mời đảm bảo:
- Thể thức văn bản
- Sự trang trọng
- Các thông tin: + Tên cơ quan đơn vị mời
+ Tên Hội nghị
+ Họ tên, chức vụ người được mời
+ Thời gian, địa điểm
+ Các yêu cầu đề xuất đại biểu.
Thư ký ghi Biên bản Hội nghị, Công ty TNHH in Hoàng Minh ghi Biên
bản đối với tất cả các cuộc họp diễn ra trong công ty, vì thế Thư ký luôn sẵn
sàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, phương tiện phục vụ và hỗ trợ cho việc ghi Biên
bản ( như máy tính, máy ghi âm, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản) Hoàng
Minh thường sử dụng cách ghi kết quả.
Bất kỳ một Hội nghị, cuộc họp nào việc ghi biên bản là rất quan trọng,
trong đó tóm tắt lại tất cả diễn biến sự việc đã diễn ra, với những Hội nghị
nhỏ Thư ký chỉ lưu lại Biên bản, còn đối với những Hội nghị lớn Thư ký lập

24


thành hồ sơ, bao gồm (Biên bản Hội nghị, các báo cáo, tham luận, diễn văn
khai mạc, bế mạc).
Sau khi Hội nghị kết thúc Thư ký giúp Thủ trưởng thông báo triển khai
kết luận của Hội nghị, họp rút kinh nghiệm, soạn thảo Thư cảm ơn gửi tới
khách hàng và đại biểu.
2. Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản:

Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty tư nhân với đặc thù của
ngành có nhiều nét riêng, đối tượng giao dịch lớn và phong phú với nhiều
khách hàng trong và ngoài nước. Vì vậy hàng năm Công ty phải ban hành và
nhận một khối lượng văn bản khá lớn. Gần một nữa thời gian của người Thư
ký là làm việc với văn bản (xử lý văn bản, viết thư từ trao đổi, tổng hợp thông
tin, đánh máy, lập hồ sơ...)
Công ty TNHH in Hoàng Minh không có bộ phận văn thư riêng nên
Thư ký phải kiêm nhiệm cả công tác văn thư. Do phải kiêm nhiệm nên khối
lượng công việc của Thư ký rất là bận rộn và vất vả. Để hoàn thành tốt nhiệm
vụ của mình, người Thư ký phải có những hiểu biết về công tác văn thư và có
trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhất định về công tác này.
2.1. Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến
việc Thủ trưởng ký văn bản đi.
Do yêu cầu công việc diễn ra trong Công ty và phương diện giao dịch
với khách hàng chủ yếu thông qua văn bản, giấy tờ, Công ty TNHH in Hoàng
Minh ban hành một lượng văn bản khá lớn như: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng
nguyên tắc, Đơn đặt hàng, Thư chào hàng, Báo giá…
Tất cả các văn bản trước khi trình Thủ trưởng ký Thư ký phải kiểm tra
đầy đủ thể thức, nội dung.
Thảo văn bản: Đối với những văn bản viết tay của Lãnh đạo, Thư ký
giúp Thủ trưởng hoàn chỉnh lại văn bản và đánh máy văn bản. Còn trong
trường hợp Lãnh đạo đọc cho Thư ký đánh máy thì Thư ký phải luôn sẵn sàng
và phải tập trung cao độ, tránh ngắt dòng suy nghĩ của Thủ trưởng bằng
25


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x