Tải bản đầy đủ

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả trong kinh doanh

Đề bài : Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả trong kinh doanh
Lời Mở Đầu
Dân gian đã có câu rằng: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm
lại nên hòn núi cao”. Trong cuộc sống, bạn không thể chắc chắn rằng bạn có
thể làm tất cả mọi việc. Nhưng khi có sự hỗ trợ từ những người xung quanh,
công việc đơn giản đi rất nhiều. Thêm vào đó, khi làm việc tập thể, các cá
nhân có thể học hỏi lẫn nhau, bạn sẽ không bao giờ cảm thấy đơn độc. Đây
cũng là lý do mà rất nhiều các công ty hiện nay, đặc biệt là các công ty nước
ngoài yêu cầu ứng viên phải có khả năng làm việc theo nhóm: Nếu một
người không biết hài hòa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể, luôn đố kỵ, ghen
ghét với các đồng nghiệp thì sẽ không tạo nên một tập thể đoàn kết, vững
mạnh.Tuy nhiên, một cá nhân biết cách liên kết giữa cá nhân và tập thể thì
lại sẽ giúp cho công việc được hoàn thành một cách hiệu quả hơn.
Thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu
cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. .Vì không ai là hoàn
hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ
sung cho nhau. Bạn muốn trở thành một cán bộ quản lý tốt, một nhân viên
kinh doanh xuất sắc ngoài những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại
ngữ và những kiến thức khác thì việc học cách xây dựng một nhóm làm việc
trên tinh thần đồng đội là rất quan trọng. Nghĩa là phải tạo ra một môi
trường mà ở đó các nhân viên luôn cảm thấy thoải mái, tự tin để làm việc

với nhau, hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau để cùng làm tốt công việc của mỗi
người nhằm đạt được các kết quả, mục tiêu chung của công ty. Xuất phát từ
những yêu cầu và nhận thức như vậy em đã chọn chủ đề “ Kỹ năng làm việc
nhóm hiệu quả trong kinh doanh”.
Nội dung của đề tài bao gồm:
Lời mở đầu
Phần 1:Hướng dẫn thành lập và hoạt động nhóm
- Cơ bản về nhóm
- Thành lập và làm việc nhóm trong kinh doanh
Phần 2: Các phương pháp giải quyết vấn đề
Phần 3: Một số lời khuyên xây dựng nhóm làm việc hiệu quả
Kết luận


PHẦN 1:Hướng dẫn thành lập và hoạt động nhóm
I. Cơ bản về nhóm
1. Khái niệm
Nhóm bao gồm một nhóm nhỏ những người cùng làm một công việc,
gặp gỡ để cùng nhận dạng, phân tích và giải quyết các vấn đề được
đặt ra. Nhóm không phải là một cơ chế, hay một tổ chức mang tính
hình thức, một thứ mốt nhất thời, một chương trình, mà là một cách
làm việc, một sự thay đổi thói quen bảo thủ trong suy nghĩ của con
người. Nhóm làm thay đổi mối quan hệ giữa người với người trong
công việc.

2. Chức năng của nhóm
2.1. Tạo môi trường làm việc thân thiện:
- Cải thiện hành vi giao tiếp:
Nhóm giúp cải thiện sự giao tiếp thông qua các hoạt động trao đổi
diễn ra thường xuyên, mọi người trở nên thân thiện, từ đó giúp bầu
không khí làm việc trở nên sôi động hơn. Mọi người dần giảm bớt
chủ nghĩa cá nhân để hướng đến tập thể, để cùng giải quyết các vấn đề
lớn mà một người hoặc một nhóm người làm việc độc lập, riêng rẽ
không thể hoàn thành được. Bầu không khí làm việc của tổ chức thay
đổi theo hướng tích cực, mọi người có thái độ thiện chí với nhau.
Chính vì vậy mà vấn đề hóc búa thường được giải quyết dễ dàng hơn.
- Xây dựng tinh thần đồng đội và hỗ trợ nhau cùng phát triển:
Sau quãng thời gian lao động, đặc biệt là những công việc lặp đi lặp
lại, hoặc các vấn đề cần giải quyết quá phức tạp, áp lực công việc quá
cao làm cho người thực hiện cảm thấy dễ chán nản, đơn điệu, buông


xuôi. Khi đó, tham gia nhóm làm họ trở nên hưng phấn, họ chờ đón
các hoạt động của nhóm và khi tham gia nhóm, họ bị thu hút vào công
việc hơn bao giờ hết, vì trong nhóm có sự hỗ trợ của đồng đội, có điều
kiện thể hiện cá nhân, được chia sẻ kinh nghiệm và hướng dẫn những
thành viên khác và mọi việc trước đây được xem là nhàm chán thì giờ


đây, dưới cái nhìn từ một góc độ khác từ nhóm, vấn đề trở nên mới và
hấp dẫn hơn.
- Mở rộng hợp tác và liên hệ giữa tất cả các cấp:
Khi tham gia nhóm, các thành viên có xu hướng mở rộng hợp tác với
nhau để tạo sự thống nhất của tổ chức, giúp xóa bỏ ngăn cách trong
các mối quan hệ. Nhóm là một trong những cách kết nối tất cả mọi
người không phân biệt chức vụ, cấp bậc.Khi mọi người cùng bắt tay
cùng giải quyết các vấn đề đặt ra, lúc đó bức tường ngăn cách bị phá
toang, mọi người hòa nhập lại, gần gũi nhau hơn, hỗ trợ nhau cùng tồn
tại và phát triển.

2.2. Huy động nguồn nhân lực
- Thu hút mọi người vào công việc:
Nội dung sinh hoạt luôn đa dạng, mối quan hệ được củng cố giữa các
thành viên, vấn đề mà nhóm thường giải quyết là các vấn đề liên quan
trực tiếp đến công việc của mỗi thành viên, vì vậy họ bị cuốn hút bởi
sự hấp dẫn của công việc được tạo ra từ quá trình sinh hoạt nhóm.
- Nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức về chất lượng và sự
tiến bộ
- Tạo cơ hội thuận lợi cho các thành viên phát huy tài năng của mình
Nhóm tạo ra cơ hội tuyệt vời để giải quyết các vấn đề công việc hàng
ngày. Mọi người có dịp nhóm họp, cùng suy nghĩ và đưa ra những ý
kiến của mình cho việc giải quyết các vấn đề khó khăn. Quá trình sử
dụng kiến thức, sức lao động, máy móc, nguyên liệu… luôn xảy ra
những bất trắc, khi đó vận dụng chất xám hơn nữa là chất xám tập thể
là phương thức tối ưu nhất để khắc phục những bất trắc. Nhóm tạo ra
cơ hội vô hạn cho thành viên giải quyết khó khăn, đồng thời khiến
mỗi thành viên nhận thấy mình là một phần hữu cơ của tổ chức.

2.3.Nâng cao trình độ của thành viên và hoạt động của toàn tổ
chức


- Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo của mọi người
Nhóm tạo ra môi trường kích thích sự sáng tạo của mọi người. Người ta sẽ
không mạnh dạn nêu ra các ý tưởng hay ý kiến của riêng mình nếu bị cự
tuyệt, hay bị chế nhạo. Thường các giải pháp khả thi nhất lại xuất phát từ
những ý tưởng có vẻ lộn xộn, không tuân theo các qui phạm thường thấy.
- Giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả lao động
Hiệu quả năng suất lao động bị ảnh hưởng nhiều bởi tâm lí của người thực
hiện, khi tham gia vào nhóm tâm lí của mỗi thành viên được cải thiện nhiều,
do đó hiệu quả năng suất lao động cũng được cải thiện đáng kể. Mặt khác,
khi tham gia hoạt động nhóm, các vấn đề khó khăn của mỗi thành viên được
đưa ra và giải quyết bởi tập thể, do đó áp lực công việc giảm bớt, đồng thời
họ nhận thấy nhiều khía cạnh chưa tích cực trong công việc của chính mình
để tự khắc phục và thay đổi cho phù hợp. Nhóm giúp giảm lãng phí, lãng phí
về thời gian, vật liệu, nguyên liệu….

3. Phân loại
3.1. Các nhóm chính thức
Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức. Chúng thường cố
định, thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng. Họ có
cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các
đề án.
Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và mang tính chất
lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chức năng chính
thức thường đưa ra những ý kiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ.

3.2. Các nhóm không chính thức
Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc
có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:
Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,
Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc,
Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo,


Chững lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc
biệt trong thời gian ngắn
3.3. So sánh các nhóm chính thức và không chính thức
Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạo của
nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các quy trình phải tuân theo,
thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở
thông lệ.
Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình thất
thường. Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở
tùy thời và các quy trình quản lý nghiêm ngặt hơn.
Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo
nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp

4. Qúa trình hình thành và phát triển nhóm
4.1 Hình thành
Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và
rụt rè.
Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang
tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực.
Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của
mình và nhìn chung là khép kín.
Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá.
Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người
lãnh đạo.
4.2 Xung đột
Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các
tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa
vuốt.


Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số
người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở.
Sự thật là, sự xung đột này như là một thái cực đối với nhóm làm việc của
bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời
mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn.
4.3 Giai đoạn bình thường hóa
Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận
thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột
nội bộ.
Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an
toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo
luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm.
Sự tiến bộ lớn nhất là mọi ngýời có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những
phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được
điều đó.
4.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy
Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy.
Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho
phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của
cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm.

II.Tổ chức thành lập và làm việc nhóm trong kinh doanh
1.Tổ chức thành lập nhóm
1. 1.Nhóm được thành lập như sau:
- Số lượng thành viên của mỗi nhóm trong khoảng 5 đến 8 thành viên, với số
lượng này nhóm sẽ hoạt động đạt hiệu quả hơn.
- Nhóm hình thành trên sự cộng tác kết hợp của các thành viên cùng có chí
hướng thực hiện một vấn đề nào đó cùng với nhau; tuy nhiên để dễ dàng cho
việc hoạt động và trao đổi, tốt nhất là nên thành lập nhóm từ những thành


viên có cùng điều kiện về hoạt động (thời gian, vị trí, công việc...).
- Các thành viên được kết nạp vào nhóm không có bất đồng riêng tư từ
trước, nếu có hãy giải quyết bất đồng hoặc tham gia vào một nhóm khác nếu
có thể.

1.2. Sau khi đã tập hợp đủ số thành viên, nhóm tiến hành bầu nhóm
trưởng. Các nhóm bầu nhóm trưởng trên cở sở tự thỏa thuận với nhau. Tiêu
chí để bầu nhóm trưởng là:
- Nhóm trưởng là người có khả năng giao tiếp tốt, tạo được mối quan hệ thân
thiện với các thành viên trong nhóm.
- Có khả năng đánh giá, tổng hợp một vấn đề.
- Có khả năng nhân sự: phân chia nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho các thành
viên, đánh giá vấn đề…, ngoài khả năng chuyên môn, khả năng này cũng rất
quan trọng, nó đảm bảo công việc được thực hiện với hiệu quả cao nhất.

1.3. Ngoài công việc như các thành viên trong nhóm, nhóm
trưởng còn phải đảm nhận các công việc:
- Thống nhất mục tiêu chiến lược cho nhóm
- Chủ trì các cuộc họp
- Đảm bảo tiến độ thực hiện các công việc, nhiệm vụ đã đề ra
- Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót
- Là đại diện chính thức của nhóm
- Phân nhiệm vụ thực hiện cho từng thành viên

2. Tổ chức làm việc theo nhóm
Nhóm hoạt động chủ yếu bằng hình thức họp nhóm. Thời gian và địa điểm
do nhóm tự thống nhất và quyết định. Thường thời gian họp nhóm tiến hành
trong khoảng 45-75 phút, vì sau thời gian này mức độ tập trung không được
cao. Các buổi họp nhóm càng diễn ra thường xuyên càng tốt.

2.1. Xây dựng mục tiêu cho nhóm


- Đề ra mục tiêu là vô cùng quan trọng để hoạt động nhóm được thành công.
Những mục tiêu được xác định đúng là kim chỉ nam cho hoạt động của
nhóm. Vì vậy, sau khi thành lập nhóm các nhóm cần xây dựng mục tiêu tổng
quát riêng cho nhóm của mình dựa trên những mục tiêu chiến lược đã được
đề ra.
- Sau khi xây dựng mục tiêu tổng quát xong, chia các mục tiêu đó thành
nhiều dự án ngắn hạn.
- Xây dựng các dự án cụ thể dựa trên các dự án ngắn hạn đó.
- Xây dựng các chỉ tiêu cụ thể cần thực hiện
- Xây dựng các qui tắc, qui định riêng cho nhóm, thực hiện trong nhóm và
mọi thành viên trong nhóm phải thực hiện nghiêm túc các qui định đó.
Lưu ý: Các dự án, chỉ tiêu được xây dựng cần:
- Xác định rõ nhiệm vụ cần thực hiện
- Cắt nhỏ đề án thành các công việc cụ thể, công việc này đủ nhỏ để một
thành viên có thể hoàn thành được trong khả năng của mình.
- Xác định rõ thời gian hoàn thành dự án, xây dựng các bước công việc cần
hoàn thành với thời gian cụ thể.
- Xây dựng tiêu chí đánh giá các dự án bằng các tiêu chí định lượng; đánh
giá dựa trên tiêu chí định lượng là xác định tiến độ thực hiện dựa trên các
phương pháp có thể: cân, đong, đo, đếm bằng các dụng cụ và cho ra số liệu
cụ thể. Đánh giá theo tiêu chí định tính là đánh giá dựa trên nhận xét chung
của cá nhân.
- Đừng để thất bại một phần dự án làm hủy hoại thành công chung của nhóm

2.2.Kỹ năng làm việc nhóm
Nhóm làm việc là một loạt những thay đổi diễn ra khi một nhóm những cá
nhân tập hợp lại và hình thành một đơn vị hoạt động gắn kết và hiệu quả.
Nếu hiểu rõ quá trình này, có thể đẩy mạnh sự hoạt động của nhóm.Có hai
tập hợp kỹ năng mà một nhóm cần phải có:


- Kỹ năng quản trị
- Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
Và việc tăng cường hoạt động của một nhóm đơn giản chỉ là việc tăng cường
nắm bắt những kỹ năng này.
Là một đơn vị tự quản, một nhóm phải đảm nhiệm một cách tập thể phần lớn
những chức năng của một người lãnh đạo nhóm. Ví dụ như tổ chức các cuộc
họp, quyết định ngân quỹ, vạch kế hoạch chiến lược, thiết lập mục tiêu, giám
sát hoạt động... Người ta ngày càng nhận ra rằng thật là một điều sai lầm khi
trông đợi một cá nhân bất chợt phải đảm nhiệm vai trò quản lý mà không có
sự trợ giúp; trong một nhóm làm việc thì điều này càng trở nên đúng hơn.
Ngay cả khi có những nhà quản lý thực sự trong nhóm, đầu tiên họ cũng
phải đồng ý với một phương thức và sau đó là thuyết phục và đào tạo những
người còn lại trong nhóm.
Là một tập hợp nhiều người, một nhóm cần phải ôn lại một số cung cách và
kỹ năng quản lý cơ bản. Và để tránh tình trạng không tuân lệnh và xung đột,
người đó cần nắm được những cách thức quản lý tốt và cả nhóm cần phải
biết cách thực hiện những cách thức này mà không gây ra tình trạng đối đầu
thiếu tính xây dựng.
3.3. Các bước tiến hành họp nhóm
- Bước1: Chuẩn bị
+ Các thành viên tự chuẩn bị các vấn đề cần trao đổi trước, hoàn thành các
công việc được giao, vạch ra những vấn đề mới cần được trao đổi. Các thành
viên phải tự nỗ lực làm việc, các vấn đề được bàn luận khi họp nhóm là các
vấn đề mới, khó giải quyết, các công việc lớn cần nhiều người cùng làm.
Không ỷ lại vào nhóm, trước khi họp nhóm các thành viên phải chuẩn bị kĩ
lưỡng cho nội dung cần bàn luận.
- Bước 2: Mở đầu
+ Các thành viên ổn định vị trí của mình, tắt chuông điện thoại hoặc các thiết
bị khác để không ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhóm.
+ Nhóm trưởng hoặc một thành viên nào đó trong nhóm nêu ra các vấn đề
cần được giải quyết trong buổi họp. Sau đó các thành viên thống nhất thứ tự


giải quyết các vấn đề.
- Bước 3: Tiến hành giải quyết vấn đề
+ Cách thức làm việc theo nhóm và tính cách kín đáo, bảo thủ, áp đặt không
thể sống chung với nhau. Mọi người đều có khả năng đưa ra nhiều ý tưởng
khác nhau, khi ý tưởng được trình bày các thành viên nên chú ý lắng nghe
trọn vẹn ý tưởng, không nên phản ứng, cắt ngang ý tưởng của thành viên
khác. Nếu có những phản ứng riêng của cá nhân muốn phủ định ý tưởng
được nêu ra thì nên ghi lại những ý kiến riêng của mình vào một tờ giấy. Sau
khi thành viên đưa ra ý tưởng, tự rút ra các ưu điểm và nhược điểm của ý
tưởng đó, so sánh với ý tưởng khác hoặc ý tưởng của bản thân rồi mới đưa
ra ý kiến phản biện. Công việc của nhóm là quan sát, đánh giá, nhận xét các
ý tưởng, để cùng phát huy, bổ sung các ưu điểm và bù lấp những khuyết
điểm đang tồn tại.
+ Nhóm cùng thống nhất ý tưởng và đưa ra phương án hành động. Nếu có
nhiều ý tưởng và phương án có khả năng thực hiện như nhau, nhóm tiến
hành lấy ý kiến bằng hình thức biểu quyết để thống nhất ý tưởng và phương
án hành động. Khi các ý tưởng và phương án được thống nhất thực hiện, có
thể sẽ làm nảy sinh tâm lí không phục tùng với các thành viên có ý tưởngphuơng án bị bác bỏ. Vì vậy, mỗi thành viên hãy học cách thực hiện theo tập
thể, tìm ra các nhược điểm của ý tưởng - phương án đó để tìm cách bù lấp,
xóa bỏ những khuyết điểm, làm cho phương án ngày càng thể hiện ưu điểm,
giảm bớt nhược điểm có như vậy hiệu quả của công việc mới được nâng lên,
nhóm đó mới trở thành một nhóm mạnh.
+ Các vấn đề, các công việc đòi hỏi nhiều sự sáng tạo và tư duy ưu tiên giải
quyết trước
-Bước 4: Kết thúc
+ Ghi nhận và đánh giá các kết quả đã thực hiện được trong buổi họp nhóm.
Đánh giá tiến độ thực hiện công việc. Nhóm nên có một cuốn sổ để ghi chép
quá trình thực hiện
+ Nêu vấn đề sẽ giải quyết trong lần họp nhóm lần sau, phân chia nhiệm vụ
và công việc cần chuẩn bị cho từng thành viên
+ Thông báo những thông tin liên quan đến nhóm và các công việc ngoài lề


khác.
Lưu ý khi làm việc nhóm:
- Thời gian họp nhóm nên tiến hành trong khoảng 45 đến 75 phút, nên tận
dụng thời gian này hoạt động với hiệu quả cao nhất có thể được, không nên
phí phạm thời gian này cho những công việc ngoài lề.
- Khi họp nhóm không cần thiết phải tạo ra bầu không khí quá nghiêm túc
gây ức chế cho nhóm, cũng không quá dễ dãi, đùa cợt làm mất thời gian của
nhóm. Khi họp nhóm cần tạo ra bầu không khí thoải mái, thân thiện, cùng
nhau hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau. Làm việc theo hướng hiểu biết lẫn nhau:
khuyến khích trao đổi cởi mở.
- Cố gắng sắp xếp các nhiệm vụ phù hợp với tính cách của thành viên, để
thành viên lựa chọn hơn là cố ép thành viên đó vào một nhiệm vụ. Nên nhớ
rằng mỗi thành viên, mỗi cá nhân có một cách nghĩ, tư duy riêng, không ai
giống ai, vì thế không nên áp đặt lối suy nghĩ của bản thân cá nhân lên các
thành viên khác trong nhóm.
- Mỗi thành viên cần nhận rõ trách nhiệm của cá nhân đối với hoạt động của
nhóm.
- Chấp nhận thách thức đối với công việc mà mình đảm nhận.

Phần 2: Các phương pháp giải quyết vấn đề
Quá trình xử lý công việc hao tốn rất nhiều sức lực và tài chính. Vậy nên
nếu có phương pháp và cách tổ chức điều hành phù hợp thì hiệu quả của
nhóm và quá trình xử lý công việc đạt cao. Ngược lại, nếu không tổ chức tốt,
quản trị tốt và không có phương pháp thì công việc khó hoàn thành, tiêu tốn
chi phí và thời gian. Phần này giới thiệu một số phương pháp nâng cao hiệu
quả xử lý vấn đề khi làm việc theo nhóm.

1. Vận dụng tư duy sáng tạo để giải quyết vấn đề
Sáng tạo là khả năng tưởng tượng dự đoán, phát hiện và thực hiện những ý
tưởng mới.


Quá trình sáng tạo gồm 5 yếu tố gắn liền nhau:
- Sự chuẩn bị: xác định rõ vấn đề cần giải quyết. Trong giai đoạn này công
việc của nhóm là quan sát, tìm kiếm, thu thập các dữ kiện và ý tưởng.
- Nuôi dưỡng ý tưởng: nuôi dưỡng những ý tưởng, giải pháp mới lạ ngược
lại với những qui phạm đã có. Trong giai đoạn này diễn ra sự xung đột trong
tiềm thức giữa những gì đang được chấp nhận, những trật tự đã có sẵn với
những điều mới lạ, những khả năng chưa xảy ra.
- Sự bừng sáng: đây là thời điểm khám phá cần khẩn trương nhận ra và phát
triển nó.
- Đánh giá ý tưởng: những giải pháp hay, những ý tưởng mới cần được thẩm
tra, xem xét về ý nghĩa thực tiễn, khả năng thực hiện và kết quả sẽ đạt
được….
- Sự tập trung: tập trung giải quyết vấn đề thông qua việc tìm giải pháp tối
ưu và thực hiện nó.

2. Mô hình sáng tạo của Osborn
Quá trình giải quyết vấn đề gồm 3 giai đoạn là tìm hiểu thực tế, phát triển ý
tưởng và đưa ra giải pháp. Mô hình này giúp mọi người vượt qua những
sáng tạo và đổi mới.
a. Giai đoạn tìm hiểu thực tế
- Nhận diện thu thập và phân tích những dữ liệu cần thiết.
- Xác định vấn đề chung, trọng tâm cần giải quyết, sau đó xác định những
vấn đề phụ. Cần tránh nhầm lẫn vấn đề với hiện tượng.
b. Giai đoạn tìm ý tưởng: tạo ra những ý tưởng mới cùng những định hướng
sau đó phát triển những ý tưởng này bằng cách bổ sung hay kết hợp chúng
với các ý tưởng khác nếu thấy cần thiết.
- Không vội phê bình, chỉ trích ý tưởng mới khi nó vừa được đưa ra. Một
người có thể đưa ra nhiều ý tưởng. Không vội đánh giá phê bình các ý
tưởng, nếu có thì nên ghi các đánh giá phê bình đó ra giấy.


- Nhóm càng nghĩ ra nhiều ý tưởng càng có cơ may tìm ra giải pháp hữu
hiệu nhất để giải quyết vấn đề.
c. Giai đoạn tìm giải pháp:
- Nhận diện đánh giá các ý tưởng, các giải pháp, chương trình sơ bộ và cách
thức thực hiện chương trình đã lựa chọn.
- Tìm giải pháp dựa vào việc phản biện các ý tưởng, phân tích các ưu điểm
nhược điểm, và tìm thêm giải pháp để hạn chế nhược điểm, bổ sung thêm
các giải pháp cho ý tưởng đó.
- Nếu có nhiều ý tưởng, giải pháp có khả năng như nhau thì nhóm chọn ra
giải pháp khả thi nhất hoặc chọn lựa thống nhất bằng hình thức biểu quyết.

3. Phương pháp Brainstorming (công não)
Não công là một nhóm ý tưởng không hạn chế cho một nhóm đưa ra, không
có ý kiến phê bình chỉ trích hay đánh giá để tìm ra những ý tưởng mới. Đối
với các công ty hay tổ chức lớn, quá trình giải quyết vấn đề được tiến hành
theo hai nhóm riêng rẽ: phát triển ý tưởng và đánh giá ý tưởng. Phát triển ý
tưởng do những người có trí tưởng tượng phong phú, có khả năng tư duy
trừu tượng, có khả năng khái quát hóa cao đảm nhận. Đánh giá ý tưởng do
những người có óc phân tích, đánh giá sâu sắc và có khả năng phê bình sắc
sảo đảm nhận.
Khi tiến hành cần tuân theo các nguyên tắc cơ bản sau:
a. Loại trừ sự chỉ trích, phê bình: Những người tham gia phải từ bỏ các ý
kiến phê bình trong suốt quá trình tìm và phát triển ý tưởng của nhóm.
b. Duy trì bầu không khí hoàn toàn tự do: Các ý tưởng được đưa ra trong bầu
không khí càng thoải mái tự do, cởi mở càng tốt. Đồng thời người đề xuất ý
tưởng không bị hạn chế về nội dung và không phải chứng minh tính chất
đúng đắn cũng như tính hiện thực của ý tưởng. Có nhiều ý tưởng ban đầu
trông có vẻ ngớ ngẩn, khác thường nhưng khi thực hiện lại đem lại kết quả
vượt trên sự mong đợi.
c. Số lượng ý tưởng càng nhiều càng tốt: khi càng có nhiều ý tưởng thì càng


có nhiều khả năng tìm được những giải pháp hữu ích.
d. Kết hợp và phát huy ý tưởng của người khác: Trong quá trình phát triển ý
tưởng, thành viên có thể đưa ra các ý tưởng riêng dựa trên sự phát triển ý
tưởng của người khác. Hoặc có thể kết hợp nhiều ý tưởng thành một ý tưởng
mới.

Phần 3:Một số lời khuyên xây dựng nhóm làm việc hiệu quả
Xây dựng một nhóm làm việc trên tinh thần đồng đội nghĩa là tạo ra một
môi trường mà ở đó các nhân viên luôn cảm thấy thoải mái, tự tin để làm
việc với nhau, hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau để cùng làm tốt công việc của mỗi
người nhằm đạt được các kết quả, mục tiêu chung của nhóm. Ở đó các nhân
viên luôn cảm thấy được cấp trên đánh giá đúng, hiểu rằng họ không nhất
thiết phải cạnh tranh với nhau để được công nhận. Dưới đây là những bí
quyết giúp các Giám đốc xây dựng một nhóm làm việc cho mình.
Xác định các mục tiêu rõ ràng cho nhóm. Các nhân viên luôn dựa vào cấp
trên của mình khi phải xác định các mục tiêu của nhóm. Nêu các Giám đốc
không giúp các nhân viên hiểu rõ các mục tiêu chung, bất đồng sẽ nảy sinh
do mỗi nhân viên tự suy diễn ra các mục tiêu của nhóm theo cách riêng.
Ngược lai, họ sẽ có cùng một điểm xuất phát và biết được nhóm (hay cả
doanh nghiệp) của mình đang đi về đâu.
Phân định rõ trách nhiệm cho từng nhân viên. Giám đốc cần phải làm
cho từng nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân trong quan hệ với
các thành viên khác của nhóm. Điều này sẽ giúp cho các nhân viên tránh sự
hiểu lầm và xung đột về trách nhiệm của từng người.
Công bằng với mọi nhân viên trong vấn đề đào tạo. Nhân viên nào cũng
phải được đào tạo và trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết để hoàn
thành tốt các nhiệm vụ. Sự chia sẻ trong nội bộ nhóm sẽ xảy ra khi một
thành viên nào đó của nhóm không thể thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
Việc đào tạo cũng cần phải thực hiện thường xuyên và nếu thời gian cho
phép, nên để cho các nhân viên ghép thành từng đôi để học hỏi lẫn nhau
Khuyến khích xây dựng quan hệ thân thiết giữa các nhân viên. Các
doanh nghiệp thường xuyên bận rộn với nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành
trong một quỹ thời gian có hạn, nhưng không nên vì thế mà quên mất việc tổ


chức những hoạt động mà các nhân viên có điều kiện giao lưu, hiểu biết lẫn
nhau ở những khía cạnh ngoài công việc. Sự hiểu biết, thông cảm bên ngoài
này sẽ giúp cải thiện đáng kể quan hệ giữa các nhân viên trong công việc.
Trao bớt quyền lực cho nhân viên. Nên giao cho các nhân viên chịu trách
nhiệm trực tiếp về một công việc nào đó quyền quyết định về công việc của
họ. Thông thường, những nhân viên được tin tưởng có thể ra những quyết
định sáng suốt, vượt qua nỗi lo lắng để đạt được kết quả tốt nhất trong công
việc.
Phản hồi về kết quả làm việc của các nhân viên . Giám đốc không chỉ có
trách nhiệm làm cho các thành viên của nhóm hiểu được những nhiệm vụ,
kỳ vọng đối với họ, mà còn phải thường xuyên nhận xét ;kết quả làm việc
của họ. Thông qua việc giao tiếp cởi mở, các nhân viên sẽ biết được minh
đang làm việc ra sao, nhờ đó sẽ cảm thấy an tậm hơn và sẵn sáng làm việc
với nhau
Khen thưởng kịp thời . Nên khen thưởng cho cả nhóm thay vì cho từng cá
nhân. Điều này sẽ tạo ra tinh thần làm việc đồng đội. Việc khen thưởng kịp
thời cũng sẽ giúp hâm nóng động cơ làm việc và nhiệt tình của đội ngũ nhân
viên.
Đặt ra những thời hạn hợp lý mà nhân viên phải hoàn tất công việc: Để
xây dựng tinh thần làm việc đồng đội, Giám đốc cần phân chia trách nhiệm
một cách công bằng, có sự đền bù thỏa đáng cho các nhân viên làm thêm giờ
Gặp gỡ thường xuyên. Có thể gặp gỡ các nhân viên qua các cuộc họp hàng
tháng theo kiểu ăn trưa thân mật hay những cuộc họp nghiêm túc bàn về các
vấn đề đã định trước hàng tuần… Thông qua các cuộc họp, Giám đốc sẽ
hiểu được hiệu quả làm việc và các đề đạt, yêu cầu của nhân viên cũng như
có dịp rà soát những điều cần phải làm nhằm cải thiện tinh thần làm việc
đồng đội.
Hạn chế kiểu báo cáo “cửa sau”. Một điều mà các Giám đốc khó có thể
tránh khỏi là thỉnh thoảng sẽ có một vài nhân viên muốn báo cáo với mình
sau cuộc họp chính thức và đưa ra những ý kiến, đề xuất có lợi cho riêng họ.
Các Giám đốc cần phải hạn chế việc làm này vì kiểu báo cáo “cửa sau” như
vậy sẽ làm xói mòn nghiêm trọng tinh thần đồng đội của tổ chức.


Kết luận
Làm việc nhóm không phải là một sự kiện mang tính tức thời mà đó
là một quá trình gồm các giai đoạn thăng trầm, biến đổi, phụ thuộc vào nhiều
yếu tố chủ quan và tác động ngoại cảnh, trong đó nhân tố con người, cụ thể
mối quan hệ giữa họ vẫn mang tính quyết định. Tuy nhiên đa số nhà lãnh
đạo và quản lý doanh nghiệp chưa nhận ra được tính quá trình của phương
thức làm việc đồng đội, dẫn đến không kiểm soát được những biến đổi trong
từng giai đoạn cũng như kết quả của toàn bộ quá trình hợp tác của nhóm.
Các nhóm giống như những mối quan hệ - bạn phải làm việc trên những mối
quan hệ đó. Ở nơi làm việc, chúng tạo thành một đơn vị hoạt động quan
trọng trong đó những nhu cầu trợ giúp luôn luôn được nhận biết. Bằng việc
khiến chính nhóm có trách nhiệm với sự hỗ trợ của mình, trách nhiệm trở
thành một công cụ thúc đẩy cho công việc của một nhóm. Điều quan trọng
đó là những nhu cầu phải được nhận biết và được cả nhóm giải quyết một
cách công khai. Thời gian và nguồn lực phải được nhóm và ban quản lý cao
hơn phân bổ cho yếu tố này và hoạt động của nhóm phải được lập kế hoạch,
theo dõi và xem xét lại giống như những hoạt động được quản lý khác.Bài
viết này là những mô tả về các kỹ năng trong quá trình hình thành nhóm làm
việc trên cơ sở phát triển mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm làm
việc. Hi vọng chỉ dẫn chi tiết cụ thể và kinh nghiệm được đúc kết trong kỹ
năng làm việc nhóm sẽ giúp bạn thành công hơn trong công việc.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×