Tải bản đầy đủ

Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện bởi kiểm toán nội bộ tại công ty hoá chất mỏ hà nội

LỜI MỞ ĐẦU
Kiểm toán là một loại hoạt động đã có từ rất lâu đời và thuật ngữ này
cũng không còn mới mẻ gì so với nhiều quốc gia phương Tây. Tuy nhiên đối với
Việt Nam, một quốc gia vừa bước qua một cuộc cải cách cơ bản về cơ cấu kinh
tế từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường nên còn
rất nhiều vấn đề phải giải quyết. Để có thông tin kinh tế tài chính trung thực,
hợp lý để điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả là cần thiết. Về vai trò
cũng như sự cần thiết của kiểm toán đối với công tác tài chính - kế toán của
Doanh nghiệp nhà nước hay ngoài quốc doanh thì đã rất rõ ràng và được khẳng
định của nhiều người có trách nhiệm cao trong Chính phủ. Nhận thức được sự
cần thiết của Kiểm toán năm 1992 Chính phủ đã ban hành chỉ thị cho phép các
Tổng công ty trong nước được thành lập bộ phận Kiểm toán nội bộ, có nhiều
Tổng công ty đã có phòng Kiểm toán nội bộ riêng. Hiện nay, có một thực tế nổi
bật là nhiều Doanh nghiệp Nhà nước hoạt động không có hiệu quả mặc dù đã cố
gắng rất nhiều, chỉ có số ít là làm ăn có lãi, rất nhiều đơn vị rơi vào tình trạng
làm ăn thua lỗ triền miên. Để trợ giúp Doanh nghiệp thì cần phải xem xét đánh
giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp do chính bản thân doanh nghiệp thực
hiện. Chính vì vậy, trong thời gian thực tập tại Phòng Kiểm toán nội bộ của
Công ty Hoá chất Mỏ thuộc Tổng công ty Than Việt Nam em đã chọn đề tài:
“Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện bởi
Kiểm toán nội bộ tại Công ty Hoá chất Mỏ Hà Nội’’. Tuy nhiên, do có hạn chế

nhất định về kinh nghiệm cũng như chuyên môn nên trong chuyên đề thực tập
này không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy
cô giáo.
Nội dung của chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận bao gồm các vấn đề
chính sau:
Phần một: Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
trong Kiểm toán Báo cáo tài chính
1


Phần hai: Thực trạng kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong
kiểm toán báo cáo tài chính của Kiểm toán nội bộ tại Công ty Hoá chất Mỏ
Phần ba: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình bán
hàng và thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính được thực hiên bởi kiểm
toán nội bộ tại Công ty Hoá chất Mỏ

PHần mộT
2


cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình bán hàng
và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính
I - Tổng quan về kiểm toán nội bộ

1- Khái niệm
Kiểm toán nội bộ giữ một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Với
chức năng chủ yếu là kiểm toán hoạt động, kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp
phát hiện, ngăn chặn xử lý các hành vi tiêu cực và gian lận trong quản lý và điều
hành các hoạt đông kinh tế, tài chính góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài
sản nhân lực tiền vốn, hạn chế tham nhũng, nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu
năng quản lý, hoàn thiện và đổi mới phong cách làm việc tại các cơ quan đơn vị.
Có nhiều ý kiến khác nhau về kiểm toán nội bộ. Theo các chuẩn mực
hành nghề của kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành thì:
“ Kiểm toán nội bộ là một chức năng xác minh độc lập đặt tại bên trong
một tổ chức để xem xét đánh giá các hoạt động và được coi là một dịch vụ (sự
hỗ trợ) đối với tổ chức’’
2- Bản chất của kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là hoạt động cần thiết của các doanh nghiệp trong nền
kinh tế thị trường, để kiểm soát chất lượng hoạt động và chất lượng thông tin
kinh tế, tài chính. Kiểm toán nội bộ là công cụ cũng như biện pháp quản lý điều


hành bản thân chủ doanh nghiệp.
2.1- Mục đích của kiểm toán
Mục đích của kiểm toán nội bộ là thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chất
lượng hoạt động và chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp,
giúp cho công tác điều hành của chủ sở hữu, nhà quản lý doanh nghiệp trong
việc giúp phát hiện và khắc phục khâu yếu, ngăn ngừa sai sót, gian lận trong
hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiêp. Đồng thời kết quả kiểm toán nội
bộ sẽ góp phần đắc lực và hiệu quả vào việc đảm bảo thông tin kinh tế, tài chính
cung cấp cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
2.2- Chức năng của kiểm toán nội bộ
3


Thẩm tra các thủ tục kiểm soát để xác định tính thích hợp và ưu việt của
nó. Mục đích nhằm khẳng định rằng hệ thống kiểm soát vận hành đều đặn và có
hiệu quả, đáp ứng mọi mục tiêu đã đặt ra. Việc thẩm tra sẽ phơi bày mọi hành vi
gian lận, không bình thường và gây lãng phí với bản chất lặp đi lặp lại nhằm
ngăn chặn và giảm tối thiểu chúng.
Kiểm tra tính trung thực và độ tin cậy của thông tin bao gồm các thông tin
tài chính, các hoạt động và phương tiện được sử dụng để xác định đo đạc, phân
loại và báo cáo thông tin đó. Đây là cơ sở để khẳng định các sổ sách, báo cáo tài
chính chứa đựng các thông tin chính xác, kịp thời và hữu ích.
Kiểm tra việc tuân thủ các chính sách và thủ tục hiện hành. Các kiểm toán
viên nội bộ phải kiểm tra các hệ thống thiết lập xem có đảm bảo sự tuân thủ đối
vơí các chính sách thủ tục luật pháp và các quy định mà có thể tác động quan
trọng tới mọi hoạt động của tổ chức. Tiếp nối với chức năng này, trong một số
trường hợp nếu được phép của uỷ ban quản trị tối cao, kiểm toán viên nội bộ
đánh giá tính hợp lý và sự ưu việt của các chính sách, quy định kế hoạch trước
khi đi đến việc xác định mức độ tuân thủ. Họ sẽ chỉ ra khoản lợi nhuận từ các
hoạt động bởi việc tuân thủ thích đáng các chính sách, các kế hoạch và tuân thủ
được lập và mất mát nếu không có sự tuân thủ đó.
Kiểm tra các phương tiện đảm bảo an toàn cho tài sản đánh giá việc thực
hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của các nguồn lực. Công việc này đòi hỏi
kiểm toán viên nội bộ phải đánh giá chất lượng thực hiện các nhiệm vụ được
giao. Kiểm toán nội bộ phải quan tâm đến việc các nhóm hay các nhân viên thực
hiện công việc của họ một cách có hiệu quả, tiết kiệm, đồng thời quan tâm đến
việc thực hiện của họ có mang lại nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp hay
không.
Kiểm tra việc tuân thủ các mục tiêu đề ra đối với các chu trình hay các
nghiệp vụ hoạt động. Bên cạnh đó, kiểm toán nội bộ cần trợ giúp cho những
người lãnh đạo khi xây dựng các mục tiêu cho các chương trình.

4


Ngoài các chức năng trên, kiểm toán nội bộ còn thực hiện một số chức
năng đặc biệt khác như thực hiện các nhiệm vụ giúp ích cho Ban giám đốc hoặc
Hội Đồng Quản Trị.
2.3- Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ
Để thực hiện tốt các chức năng trên, kiểm toán nội bộ thực hiện tốt các
nhiệm vụ sau:
Kiểm tra tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, của hoạt
động sản xuất kinh doanh và hệ thống điều hành quản lý kinh doanh trong doanh
nghiệp.
Kiểm tra kiểm soát chất lượng thông tin kinh tế, tài chính, kiểm tra và
đánh giá tính chuẩn xác và tin cậy của báo cáo tài chính trước khi duyệt.
Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, đặc biệt sự tuân thủ luật
pháp, chính sách, chế độ tài chính kế toán.
Tư vấn về công tác tài chính kế toán, tham gia hướng dẫn nghiệp vụ về
công tác tài chính kế toán cho các đơn vị thành viên trong doanh nghiệp.
Thông qua kiểm toán phát hiện những tồn tại, yếu kém sơ hở trong quản
lý trong doanh nghiệp.
2.4- Quyền hạn của kiểm toán nội bộ
Được quyền yêu cầu cung cấp tài liệu thông tin về tình hình hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp .
Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ. Trường hợp cần thiết có quyền yêu
cầu sự hỗ trợ về chuyên môn và nhân sự của các bộ phận chức năng.
Kiến nghị mang tính chất xây dựng đối với các cấp lãnh đạo, các bộ phận
trong doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả các mặt hoạt động sản xuất, kinh
doanh và công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp.
Có quyền bảo lưu ý kiến có liên quan đến kết quả kiểm toán.
2.5- Đối tương, phạm vi của kiểm toán nội bộ
* Đối tượng: tất cả các doanh nghiệp trong nề kinh tế, kể cả doanh nghiệp
có vốn đầu tư nước ngoài để phải tổ chức công tác kiểm toán nội bộ phù hợp với
quy mô, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trước mắt, quy định bắt buộc đối
5


với các doanh nghiệp , đặc biệt đối với các Tổng công ty. Tuy nhiên, Nhà nước
cũng khuyến khích, hướng dẫn thực hiện công tác kiểm toán nội bộ đối với
doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác trong nền kinh tế.
* Phạm vi: bao gồm
- Kiểm toán hoạt động;
- Kiểm toán Báo cáo tài chính;
- Kiểm toán tuân thủ;
II - Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình Bán hàng -Thu tiền của báo cáo tài chính

1- Đặc điểm của chu trình Bán hàng - Thu tiền
Theo chế độ kế toán Doanh nghiệp quá trình tiêu thụ được thực hiện khi
hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã được chuyển giao cho người mua, được người mua
trả tiền và chấp nhận thanh toán. Về bản chất tiêu thụ là quá trình thực hiện giá
trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá lao vụ, dịch vụ đồng thời tạo vốn
để tái sản xuất mở rộng. Thực hiện tốt quá trình tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp
mới có thể thu hồi vốn và thực hiện được giá trị thặng dư- một nguồn thu quan
trọng để tích luỹ vào ngân sách và các quỹ của doanh nghiệp nhằm mở rộng quy
mô sản xuất và nâng cao đời sống người lao động.
Dưới góc độ kiểm toán quá trình bán hàng và thu tiền liên quan đến nhiều
chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán (như tài khoản tiền, các khoản phải thu, các
khoản dự phòng phải thu khó đòi) và báo cáo kết quả kinh doanh (doanh thu, các
khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí tài chính bất thường và các
khoản thu nhập tài chính bất thường có được từ các khoản hoàn nhập dự
phòng...). Đây là những chỉ tiêu cơ bản mà những người quan tâm đến tình hình
tài chính của doanh nghiệp dùng để phân tích khả năng thanh toán hiệu quả kinh
doanh, tiền năng, triển vọng phát triển cũng như những rủi ro tiềm tàng trong
tương lai. Để có được những hiểu biết sâu sắc về chu trình bán hàng và thu tiền
thì trước hết phải nắm được các đặc điểm, các thuộc tính của chu kỳ.
Các đặc điểm của chu kỳ bán hàng và thu tiền gồm có:
- Mật độ phát sinh của các nghiệp vụ tiêu thụ tương đối lớn và phức tạp.
- Có liên quan đến đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
6


- Chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cung cầu.
- Doanh thu là cơ sở để đánh giá hiệu quả của một quá trình kinh doanh và
lập phương án phân phối thu nhập đồng thời thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước
nên chỉ tiêu này dễ bị xuyên tạc.
- Các quan hệ thanh toán trong mua bán rất phức tạp, chiếm dụng vốn lẫn
nhau, công nợ dây dưa khó đòi. Tuy nhiên, việc lập dự phòng nợ khó đòi lại
mang tính chủ quan và thường dựa vào khả năng ước đoán của Ban Giám đốc
nên rất khó kiểm tra và thường bị lợi dụng để ghi tăng chi phí.
- Rủi ro đối với các khoản mục trong chu kỳ này xảy ra theo nhiều chiều
hướng khác nhau có thể bị ghi tăng, ghi giảm hoặc vừa tăng vừa giảm theo ý đồ
của doanh nghiệp hoặc một số cá nhân. Chẳng hạn khoản phải thu có thể bị khai
tăng để che đậy sự thụt két hoặc doanh thu có thể bị ghi giảm nếu nhằm mục
đích trốn thuế, và khai tăng nhằm cải thiện tình hình tài chính doanh nghiệp. Vì
thế việc kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền tương đối tốn kém và mất thời
gian. Với chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tài chính nói
chung và các thông tin về chu trình bán hàng thu tiền nói riêng thì kiểm toán
viên không thể không xem xét những đặc điểm của chu kỳ và ảnh hưởng của nó
đến việc lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán sao cho có hiệu quả.
2- Tổ chức kế toán bán hàng và thu tiền
Bán hàng-Thu tiền là một giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Đây là giai đoạn thứ 2 sau quá trình mua vào và thanh toán đối với doanh nghiệp
thương mại và là giai đoạn tiếp theo giai đoạn sản xuất đối với doanh nghiệp sản
xuất. Do đó cũng giống như các giai đoạn khác tổ chức kế toán Bán hàng-Thu
tiền bao gồm các nội dung sau:
2.1- Tổ chức chứng từ kế toán
Đó là quá trình thiết kế khối lượng chứng từ kế toán và quy trình hạch toán
trên chứng từ theo chỉ tiêu hạch toán và đơn vị hạch toán cơ sở. Tổ chức chứng
từ kế toán cho chu trình Bán hàng-Thu tiền được chia làm 2 trường hợp.
* Trường hợp 1: Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất.
Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức theo sơ đồ sau:
7


BIểu 1: Quy trình luân chuyển chứng từ

Bộ
phận
cung
ứng

Thủ
trưởn
g
hoặc
kế
toán

Bộ
phận
quản

hàng

Kế
toán
thanh
toán

Nhu
cầu
bán
hàng

Lưu
chứn
g
từ

Lập
chứn
g
từ
bán
hàng

Giao
nhận
hàng
theo



duyệt

bán
hàng

Ghi
sổ

theo
dõi
thanh

* Trường hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân
chuyển chứng từ được tổ chức theo sơ đồ sau.
Biểu2 : Quy trình luân chuyển chứng từ

Bộ
phận
kinh
doanh

Thủ
trưởn
g
hoặc
kế
toán

Bộ
phận
cung
cấp
dịch

Thủ
quỹ

Kế
toán
bán
hàng

Nhu
cầu
cung
cấp
dịch
vụ

Lưu
chứng
từ

Lập
hoá
đơn
cung
cấp
dịch


duyệt
hoá
đơn
dịch
vụ

Thu
tiền

8

Cung
cấp
dịch
vụ

Ghi sổ
doanh
thu và
các sổ
khác


2.2- Các tài khoản sử dụng
Hạch toán trên cơ sở sổ tài khoản là việc vận dụng phương pháp đối ứng
tài khoản để phân loại và ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào
hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Để phản ánh được thì phải xây dựng được
hệ thống tài khoản phản ánh đầy đủ toàn bộ thông tin có liên quan đến quá trình
Bán hàng - Thu tiền. Các tài khoản đó gồm:
Tài khoản 511 Tài khoản 512 Tài khoản 531 Tài khoản 532 Tài khoản 131 Tài khoản 3387 Tài khoản 139 Tài khoản 641 Tài khoản 642 Tài khoản 721 Tài khoản 632 -

Doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng nội bộ
Doanh thu bán hàng bị trả lại
Giảm giá hàng bán
Phải thu khách hàng
Doanh thu nhận trước
Dự phòng phải thu khó đòi
Chi phí bán hàng
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Thu nhập bất thường
Giá vốn hàng bán

2.3- Hệ thống sổ sách sử dụng
Doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 4 hình thức sổ kế toán phổ niến hiện nay.
Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung thì
đối với chu trình bán hàng và thu tiền doanh nghiệp có các sổ kế toán sau:
- Sổ Nhật ký chung.
- Sổ Nhật ký thu tiền.
- Sổ Nhật ký bán hàng.
- Sổ cái (Trong đó có các TK liên quan đến chu kỳ)
- Sổ chi tiết các khách hàng phải thu.
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
- Sổ chi tiết thuế VAT đầu ra.

9


2.4- Quy trình hạch toán quá trình tiêu thụ
TK 111,112,131TK 33311 TK 521,531,532TK511,512
VAT của khoản chiết
khấu bán hàng

Bán hàng

giảm giá hàng bán
hàng bán bị trả lại

chưa VAT

K/C khoản
giảm
trừ doanh thu

TK 33311 TK 111,112
Thuế VAT
đầu
ra

Doanh thu
thu
TK3387
tiền ngay
Doanh thu
kỳ này

Nợ TK 004- Xoá sổ nợ khó đòi
Có TK 004- Nợ khó đòi đã xoá sổ
nay đòi được

Doanh thu
nhận trước

TK131,136

TK642

Doanh

Xoá nợ phải

thu chưa
thu tiền

thu khó đòi

TK721

TK139
Hoàn nhập dự phòng
phải thu khó đòi

Lập dự
phòng
phải thu
khó đòi

2.5- Báo cáo kế toán
Trên cơ sở các bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái, sổ tổng hợp cuối kỳ kế toán
lập Bảng cân đối tài khoản và báo cáo kết quả kinh doanh phục vụ thông tin cho
công tác quản lý.
III- Chu trình Bán hàng -Thu tiền với công tác kiểm toán

1- Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng - thu tiền

Để thực hiện được các mục tiêu đã đề ra kiểm toán viên phải thực
hiện tốt các chức năng sau:
* Xử lý đặt hàng của người mua:

10


Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua
hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đồ là hợp đồng về mua - bán
hàng hoá dịch vụ... Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo
những điều kiện xác định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ
chu trình. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định
bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng.
* Xét duyệt bán chịu:
Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm “tiêu thụ”
nên ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết
định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này đã được thoả
thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng. Tuy nhiên, ở nhiều công ty việc
ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển
hàng hoá do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc
xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của hai bên theo hướng
khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời
hạn thanh toán. Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và
dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán
hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thoả thuận ban đầu này.
* Chuyển giao hàng:
Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Theo nghĩa hẹp của khái niệm
“tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hoá đến người mua là điểm bắt đầu của chu trình
(đặc biệt đối với các công ty bán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi
sổ bán hàng. Chứng từ vận chuyển thường là hoá đơn vận chuyển hay vận đơn.
Các Công ty có quy mô lớn, có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng
thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển. Mặt khác, các
cơ quan thuế quan thường quy định: Khi vận chuyển hàng hoá phải có hoá đơn
bán hàng . Trong trường hợp này hoá đơn bán hàng phải được lập đồng thời với
vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển.
* Gửi hoá đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:
11


Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hoá
gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo
Luật Thuế gia trị gia tăng. Hoá đơn được lập thành 3 liên: liên đầu được gửi cho
khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền. Như vậy hoá
đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán
của từng thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các
khoản phải thu.
Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh
thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp.
* Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền:
Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các
nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình
thường và không bình thường. Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ
các khoản thông thường về thu tiền bán hàng. Trong việc xử lý này, cần đặc biệt
chú ý khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực
tiếp.
* Xử lý và ghi sổ bán hàng bị trả lại và khoản bớt giá:
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về
hàng hoá. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoá hoặc bớt giá. Trường hợp
này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hoá đơn chứng minh cho
việc ghi giảm các khoản phải thu. Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật
ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi sổ vào sổ phụ.
* Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được:
Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc
không còn khả năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này
là “bất khả kháng’’, cần xem xét xoá sổ khoản phải thu đó.
* Dự phòng nợ khó đòi:
Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song
không có khả năng thu được cả trong tương lai. Tuy nhiên, ở nhiều công ty, dự
12


phòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các
khoản không thu được tiền.
2- Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý chu trình Bán hàng-Thu
tiền
2.1- Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đối với bất kì một nhà quản trị doanh nghiệp làm ăn chân chính nào cũng
luôn mong muốn hoạt động kinh doanh tại đơn vị mình diễn ra một cách có hiệu
quả nhất. Điều đó thể hiện ở việc thu hồi vốn nhanh, chi phí thấp, lợi nhuận cao
từ đó có thể mở rộng sản xuất kinh doanh theo cả chiều rộng và chiều sâu ... Để
đạt được điều đó thì tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị đều phải
được kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tất cả các thông tin là đúng hiện thực, từ
đó giúp cho các quản trị gia nắm bắt được các thông tin và đưa ra các quyết định
kịp thời. Như vậy, lí do để doanh nghiệp xây dựng một hệ thống kiểm soát nội
bộ là để giúp doanh nghiệp thoả mãn các mục tiêu của mình, và điều quan trọng
để đảm bảo thành công cho quá trình kiểm tra kiểm soát trong nội bộ đơn vị là
việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm và quy mô
hoạt động của doanh nghiệp.
Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế thì hệ thống kiểm soát
nội bộ là một hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm vào 4 mục tiêu sau.
- Bảo vệ tài sản của đơn vị.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.
- Bảo đảm để thực hiện các quy định pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Như vậy, đối với một doanh nghiệp thì hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn
bộ các chính sách và thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều
hành các hoạt động của đơn vị để đảm bảo các mục tiêu sau:
- Điều khiển và quản lý hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
- Đảm bảo được mọi hoạt động của đơn vị đều được thực hiện đúng trật tự
và được giám sát.
13


- Phát hiện kịp thời những sự kiện bất thường trong hoạt động kinh doanh
để tìm biện pháp xử lý.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai sót và gian lận trong đơn vị,
bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức.
- Lập báo cáo tài chính kịp thời, có đủ độ tin cậy và tuân theo các yêu cầu
pháp luật hiện hành.
2.2- Các nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ
a- Môi trường kiểm soát
Bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác
động đến việc thiết kế, hoạt động kiểm soát nội bộ, 2 nhóm nhân tố này thể hiện
trên 6 mặt chủ yếu sau.
Mặt 1: Đặc thù, phong cách điều hành của ban quản trị
Ban quản trị gồm những nhà quản lý cấp cao nắm quyền quyết định và điều
hành mọi hoạt động của đơn vị nên quan điểm của và đường lối quản trị ảnh
hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Có nhiều xu
hướng khác nhau trong hành vi quản lý và diễn ra theo 2 chiều hướng đối lập
nhau đó là cách quản lý táo bạo và cách quản lý rụt rè. Nếu ban quản trị là
những người táo bạo trong việc ra quyết định thì thường dẫn đến rủi ro kiểm
soát lớn. Còn nếu ban quản trị là những người quá rụt rè thì thường có những
ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh.
Mặt 2: Cơ cấu tổ chức
Nói đến cách phân quyền trong bộ máy quản lý theo những xu hướng khác
nhau hoặc là quá tập trung hoặc là quá phân tán. Một cơ cấu tổ chức hợp lý xẽ
tạo điều kiện cho công tác phân công phân nhiệm, tránh được những chồng chéo
đồng thời giúp cho việc kiểm tra giám sát và quy kết trách nhiệm.
Mặt 3: Chính sách cán bộ
Nói đến việc sử dụng và bồi dưỡng cán bộ và quá trình sử dụng, bồi dưỡng
cán bộ có mang tính kế tục và liên tiếp hay không. Xây dựng được đội ngũ cán
bộ công nhân viên giỏi về mọi mặt là yếu tố trực tiếp gia tăng hiệu quả lao động.
14


Để xây dựng được một đội ngũ cán bộ tốt đòi hỏi phải có chính sách tuyển dụng,
đề bạt và khen thưởng công bằng.
Mặt 4: Kế hoạch và chiến lược
Một hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là có hiệu quả khi doanh
nghiệp có một chiến lược trước mắt và lâu dài. Kế hoạch và chiến lược hoạt
động là căn cứ để xem xét doanh nghiệp có định hướng phát triển lâu dài.
Mặt 5: Uỷ ban kiểm soát
Bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp
(những thành viên chính thức của hội đồng quản trị, những chuyên gia am hiểu
về lĩnh vực kiểm soát). Uỷ ban kiểm soát thường được giao trách nhiệm giám
sát quá trình báo cáo tài chính của tổ chức, gồm cả cơ cấu kiểm soát nội bộ và sự
tuân thủ những điều luật và các quy định.
Mặt 6: Các nhân tố bên ngoài
Hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài như
luật pháp, sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của các
chủ nợ, con nợ, đặc biệt là đường lối phát triển của đất nước và bộ máy quản lý
ở tầm vĩ mô.
b- Hệ thống kế toán
Là một công cụ quản lý kinh tế tài chính, có chức năng thông tin và kiểm
tra về tình hình tài sản bằng phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng tài
khoản,phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán.
Hệ thống kế toán bao gồm đầy đủ các yếu tố như sổ chứng từ, sổ chi tiết,
hệ thống sổ tổng hợp và hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán trong đó quá
trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm
soát nội bộ của doanh nghiệp.
VD: Quá trình lập và luân chuyển chứng từ.
Lập

Duyệt

Thực hiện

Huỷ phải theo quy định của Pháp luật
c- Các thủ tục kiểm soát
15

Ghi sổ

Lưu

Huỷ


Thủ tục kiểm soát là chế độ và thể thức ngoài các yếu tố về môi trường
kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán đã được ban quản trị xây dựng
để thoả mãn các mục tiêu của họ. Các thủ tục kiểm soát được xây dựng trên 3
nguyên tắc cơ bản sau.
Nguyên tắc 1: Phân công phân nhiệm rõ ràng
Mục đích của việc phân công phân nhiệm là nhằm cách ly về trách nhiệm,
ngăn ngừa các sai sót xảy ra và nếu có xảy ra thì cũng dễ phát hiện do trách
nhiệm được phân cho nhiều bộ phận và nhiều người trong bộ phận. Mặt khác,
việc phân công phân nhiệm rõ ràng sẽ tạo điều kiện cho việc chuyên môn hoá
trong hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc.
Nguyên tắc 2: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Mục đích của nguyên tắc này là nhằm tách biệt trách nhiệm đối với một số
hành vi khác nhau trong quá trình quản lý để ngăn ngừa các hành vi lạm dụng
quyền hạn trong quản lý tài sản đồng thời ngăn ngừa các sai số chủ tâm hoặc cố
ý.
VD : Phân chia trách nhiệm trong việc xét duyệt và thực hiện, thực hiện và
kiểm soát, hoặc thu chi tiền và ghi sổ kế toán...
Nguyên tắc 3: Chế độ uỷ quyền
Việc uỷ quyền được thực hiện theo 1 trong 2 hình thức.
Hình thức 1: Trong cả nhiệm kỳ theo một cơ chế ổn định .
Hình thức 2: Chỉ thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.
d- Hệ thống kiểm toán nội bộ
Hệ thống kiểm toán nội bộ là bộ máy độc lập trực thuộc lãnh đạo cao nhất
của đơn vị, thực hiện chức năng kiểm toán nghiệp vụ hàng ngày hoặc kiểm toán
Bảng khai tài chính ở các đơn vị trực thuộc.
3- Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
3.1- Hệ thống các mục tiêu kiểm toán
Kiểm toán bao gồm có 2 chức năng cơ bản trong đó có chức năng xác
minh và theo thông lệ quốc tế phổ biến thì chức năng xác minh được cụ thể hoá
16


thành các mục tiêu và tuỳ thuộc vào đối tượng hay các loại hình kiểm toán mà
các mục tiêu có thể khác nhau.
Còn theo văn bản chuẩn mực kiểm toán 1 thì “ Mục tiêu của cuộc kiểm tra
bình thường các báo cáo tài chính của các kiểm toán viên là sự trình bày một
nhận xét về mức trung thực mà các báo cáo phản ánh tình hình tài chính, các kết
quả độc lập và sự lưu chuyển dòng tiền mặt theo các nguyên tắc kế toán đã được
thừa nhận ”. Đối với bất kỳ một cuộc kiểm toán nào các mục tiêu đặt ra giúp
kiểm toán viên tập hợp đầy đủ bằng chứng cần thiết. Các mục tiêu đặt ra này có
liên quan chặt chẽ đến việc xác nhận của doanh nghiệp mà cụ thể là ban quản trị
về các tiêu chuẩn của đặc tính thông tin đã trình bày trên báo cáo tài chính.
Thông thường các bước triển khai mục tiêu kiểm toán như sau.

Biểu 3: Các bước triển khai mục tiêu kiểm toán
Các báo cáo tài chính

Các bộ phận cấu thành của
báo cáo tài chính

Xác nhận của ban quản trị
về chu trình bán hàng thu

Các mục tiêu kiểm toán
chung đối với các chu trình

Các mục tiêu kiểm toán
đặc thù đối với các chu

17


Qua các bước trên ta thấy việc xác nhận của ban quản trị về các chu trình
nói chung và chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng là rất quan trọng để thiết kế
nên các mục tiêu kiểm toán. Từ việc xác nhận của ban quản trị mà chúng ta đi từ
mục tiêu kiểm toán chung đến các mục tiêu đặc thù của từng chu trình.
Như vậy mục tiêu chung là các mục tiêu có liên quan đầy đủ đến các cơ sở
dẫn liệu và áp dụng cho toàn bộ các khoản mục trên báo cáo tài chính đối với
mọi cuộc kiểm toán tài chính. Còn mục tiêu đặc thù là nét riêng biệt cho từng
chu trình cụ thể được thiết kế cho từng trường hợp cụ thể theo sự phán đoán
riêng của kiểm toán viên đối với đặc điểm riêng của chu trình và những sai sót
hay xẩy ra đối với chu trình này.
Các mục tiêu chung áp dụng cho toàn bộ báo cáo tài chính của một cuộc
kiểm toán tài chính như sau:
1. Xác minh về tính hiệu lực.
2. Xác minh về tính trọn vẹn.
3. Xác minh về việc phân loại và trình bày.
4. Xác minh về nguyên tắc tính giá.
5. Xác minh về quyền và nghĩa vụ.
6. Xác minh về tính chính xác, máy móc.
Từ những mục tiêu chung của kiểm toán bảng khai tài chính đó ta có các
mục tiêu đặc thù cho chu trình bán hàng và thu tiền như sau:
1. Xác nhận về sự hiện hữu ( tính có thật): Doanh thu trên báo cáo kết quả
kinh doanh phản ánh những quá trình về trao đổi hàng hoá và dịch vụ thực tế đã
xẩy ra, các khoản phải thu là có thực được lập vào ngày lập bảng cân đối kế
toán.
2. Xác nhận về tính đầy đủ ( tính trọn vẹn): Doanh thu về hàng hoá và dịch
vụ đã bán, các khoản thu bằng tiền và các khoản phải thu đã được ghi sổ và đưa
vào báo cáo tài chính.
3. Xác nhận về quyền sở hữu: Hàng hoá và các khoản phải thu của doanh
nghiệp tại ngày lập bảng cân đối tài sản đều thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp.
18


4. Xác nhận về sự đánh giá và phân loại: Doanh thu và các khoản phải thu
được phân loại đúng bản chất kinh tế và được đánh giá theo các chuẩn mực kế
toán và các quy định về tài chính.
5. Xác nhận về sự trình bày: Doanh thu và các khoản phải thu được trình
bày trung thực và đúng đắn trên tài khoản cũng như trên các báo cáo tài chính
theo đúng chế độ kế toán của doanh nghiệp và theo các quy định kế toán hiện
hành.
6. Xác nhận về sự tính toán chính xác: Các khoản giảm giá, chiết khấu,
hàng bán bị trả lại, các phép tính cộng dồn, nhân, chia... được tính toán đúng đắn
và chính xác.
7. Xác nhận về tính đúng kỳ: Cụ thể doanh thu và các khoản phải thu phải
được ghi chép đúng kỳ, không được ghi giảm doanh thu kỳ này, ghi tăng doanh
thu kỳ sau và ngược lại.
Tóm lại : Đối với mỗi một chu trình kiểm toán có các mục tiêu đặc thù
riêng và chu trình Bán hàng - Thu tiền cũng có các mục tiêu riêng biệt. Tuy
nhiên với mỗi một cuộc kiểm toán cụ thể thì mục tiêu riêng của chu trình Bán
hàng Thu tiền là khác nhau. Vì vậy căn cứ vào từng trường hợp cụ thể mà kiểm
toán viên xác định các mục tiêu kiểm toán cụ thể.
3.2- Các chứng từ, sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán
3.2.1- Các chứng từ được sử dụng trong quá trình kiểm toán bao gồm
- Báo cáo kết quả kinh doanh của năm trước và năm nay
- Các đơn đặt hàng của khách (Đây là cơ sở pháp lý cho việc ràng buộc
trách nhiệm cho các bên tham gia hợp đồng)
- Hợp đồng đã ký kết về bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ
- Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
- Các bản quyết toán, thanh lý hợp đồng bán hàng.
- Các chứng từ phiếu thu tiền mặt hoặc séc, giấy báo nợ, các bản sao kê của
ngân hàng.
- Các hợp đồng khế ước, tín dụng.
- Các chứng từ, các hợp đồng vận chuyển thành phẩm hay hàng hoá ...
19


3.2.2- Các sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán
Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung trong kỳ để hạch
toán kế toán thì hệ thống sổ bao gồm:
1. Sổ Nhật ký chung.
2. Sổ Nhật ký thu tiền.
3. Sổ cái.
4. Sổ chi tiết các khách hàng phải thu.
5. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
6. Sổ chi tiết thuế VAT đầu ra.
3.3- Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán
Bảng khai tài chính
Sau khi kiểm toán viên đã xác nhận các mục tiêu kiểm toán đặc thù cho chu
trình bán hàng và thu tiền thì công việc tiếp theo là tập hợp bằng chứng kiểm
toán. Để đảm bảo cho công việc diễn ra theo đúng tiến độ, khoa học và hiệu quả
thì việc tập hợp và thu thập bằng chứng, đánh giá phải diễn ra theo một quy
trình.
Quy trình kiểm toán là một hệ thống phương pháp của quá trình tổ chức
một cuộc kiểm toán nhằm giúp cho kiểm toán viên tập hợp bằng chứng một cách
đầy đủ .
Chu trình Bán hàng và thu tiền là một bộ phận cấu thành của Báo cáo tài
chính, vì vậy để cho toàn bộ cuộc kiểm toán diễn ra một cách thống nhất thì khi
kiểm toán chu trình này phải tuân theo quy trình kiểm toán của một cuộc kiểm
toán báo cáo tài chính. Mỗi một cuộc kiểm toán nào cũng phải tuân theo các
bước cơ bản sau:
Bước 1: Chuẩn bị kiểm toán.
Bước 2: Thực hiện kiểm toán.
Bước 3: Kết thúc kiểm toán.
Do Kiểm toán nội bộ có những đặc thù nhất định nên quy trình kiểm toán
báo cáo tài chính không phải chỉ là ba bước như Kiểm toán độc lập thực hiện
20


mà là 4 bước. Cụ thể kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Kiểm toán
nội bộ thực hiện gồm 4 bước sau :
Bước 1 : Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán.
Bước 2 : Thực hiện kiểm toán.
Bước 3 : Kết thúc kiểm toán.
Bước 4 : Theo dõi sau kiểm toán.
3.3.1 - Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán
Chất lượng của kiểm toán nội bộ phụ thuộc và kế hoạch kiểm toán. Chất
lượng này có thể đánh giá một cách dễ dàng tuỳ theo tính chất khách quan của
các kết luận, những giá trị mang lại cho ban lãnh đạo doanh nghiệp và bộ phận
được kiểm toán hay là quá mức độ đáp ứng yêu cầu đặt ra.
Đây là bước đầu tiên trong quá trình kiểm toán, nó chiếm một vị trí quan
trọng trong toàn bộ cuộc kiểm toán do mục đích của giai đoạn này là tạo ra cơ sở
pháp lý, trí tuệ, vật chất cho công tác kiểm toán. Bộ phận kiểm toán nội bộ lập
kế hoạch kiểm toán sao cho đảm bảo được rằng tất cả các lĩnh vực của đơn vị
đều được xem xét thường xuyên và tiến hành làm kiểm toán đột xuất trong
trường hợp cần thiết một. Một trong những chuẩn mực kiểm toán đươc IPAC
phê duyệt và ban hành vào tháng 10/ 1980 đòi hỏi kiểm toán viên phải lập kế
hoạch kiểm toán để trợ giúp cho công việc kiểm toán được tiến hành có hiệu
quả, đúng thời gian.
Giai đoạn này bao gồm các bước chủ yếu sau:
a- Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán
Mục tiêu và phạm vi kiểm toán cần được xác định cụ thể cho từng cuộc
kiểm toán. Mục tiêu kiểm toán là cái đích cần đạt tới đồng thời là thước đo kết
quả kiểm toán cho mỗi cuộc kiểm toán cụ thể. Mục tiêu chung phải gắn chặt với
mục tiêu riêng, yêu cầu của quản lý. Do vậy mục tiêu của kiểm toán phải tuỳ
thuộc vào quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán, tuỳ thuộc vào loại hình
kiểm toán.
Phạm vi kiểm toán là sự giới hạn về không gian và thời gian của đối
tượng kiểm toán thường được xác định đồng thời với mục tiêu kiểm toán và là
21


một hướng cụ thể xác định mục tiêu này. Với một khách thể kiểm toán cần xác
định rõ đối tượng cụ thể của kiểm toán: Bảng cân đối tài sản hay toàn bộ các bản
khai tài chính...
Còn đối với kiểm toán nội bộ thì sẽ dễ dàng hơn thuộc sự điều hành của
Công ty.
b- Chỉ định người phụ trách công việc kiểm toán và chuẩn bị các điều kiện
vật chất cơ bản
Tuỳ thuộc vào mục tiêu và phạm vi kiểm toán, cần chỉ định trước người
chủ trì kiểm toán sẽ tiến hành lần này. Công việc này có thể thực hiện đồng thời
với việc xây dựng mục tiêu cụ thể song cần được thực hiện trước khi thu thập
thông tin. ở đây, vì hệ thống kiểm toán nội bộ nắm được tình hình chung của
toàn thể đơn vị nên họ có thể ước lượng về công việc sẽ tiến hành trong năm,
chính vì thế bộ phận kiểm toán nội bộ thường lập kế hoạch cả năm và trình lên
ban lãnh đạo hoặc Hội đồng Quản trị phê duyệt. Sau khi phê duyệt sẽ chỉ định
người phụ trách kiểm toán.
Người được chỉ định phụ trách công việc kiểm toán phải có trình độ
tương xứng với vị trí, yêu cầu, nội dung và tinh thần của cuộc kiểm toán nói
chung. Bên cạnh đó cần chuẩn bị các thiết bị và điều kiện vật chất khác như
phương tiện tính toán, kiểm tra thích ứng với đặc điểm tổ chức kế toán...
c- Thu thập thông tin
Thu thập thông tin chỉ hướng tới việc đưa ra các bước quyết định về kiểm
toán (kể cả kế hoạch kiểm toán), chưa đặt ra các mục đích thu thập bằng chứng
cho kết luận kiểm toán. Do vậy, nhiệm vụ thu thập thông tin đặt ra ở bước này là
mục tiêu và phạm vi kiểm toán song nói chung là cần quan tâm tới chiều rộng
hơn là chiều sâu.
Trong thu thập thông tin, trước hết cần tận dụng tối đa các tài liệu đã có
song khi cần thiết vẫn phải có các biện pháp điều tra bổ sung. Các nguồn tài liệu
đã có thường bao gồm :
- Các nghị quyết có liên quan đến hoạt động của các đơn vị được kiểm
toán.
22


- Các văn bản có liên quan đến đơn vị được kiểm toán.
- Các kế hoạch, dự toán, dự báo có liên quan.
- Các báo cáo kiểm toán lần trước, các biên bản kiểm kê hoặc biên bản xử
lý các vụ việc đã xảy ra trong kỳ kiểm toán.
- Các tài liệu khác có liên quan
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán KTV cần phải thực hiện các bước
công việc sau:
* Tiếp xúc với cơ sở để nắm bắt được tình hình khái quát
Trong bước này các kiểm toán viên nội bộ cần phải xuống cơ sở, gặp
gỡ các cán bộ lãnh đạo đơn vị sắp được kiểm toán để tìm hiểu đặc điểm của đơn
vị đó như :
- Đơn vị đó có cơ cấu tổ chức ra sao.
- Bộ phận hay đơn vị đó chịu tác động ảnh hưởng bởi sự phát triển của
tổng thể doanh nghiệp như thế nào hay chính là tìm hiểu thông tin về lý do tồn
tại và quá trình hoạt động.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị có thuận lợi và khó khăn gì.
- Vị trí của đơn vị đó trong tổng thể các mối quan hệ với doanh nghiệp
cũng như môi trường xung quanh.
- Tìm hiểu về những thay đổi hiện tại và trong tương lai của đơn vị về
những mặt kỹ thuật, tài chính, kế toán chức năng nhiệm vụ trong sản xuất kinh
doanh...
Tiếp đó các KTV tiếp tục thực hiện công tác thu thập thông tin về những
loại tài liệu phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Nhất là những Báo
cáo tài chính nếu như đối tượng của cuộc kiểm toán là các Báo cáo tài chính,
những tài liệu thu thập là:
. Báo cáo quản trị nội bộ. Chính từ những báo cáo này mà KTV có thể tìm
ra được những vấn đề quan trọng nhất đã bàn luận trước trong cuộc họp về tài
chính, quản lý mà các vấn đề đó có khả năng ảnh hưởng đến sự trình bày trung
thực của Báo cáo tài chính.
. Kế hoạch sản xuất kinh doanh.
23


. Báo cáo kiểm toán kỳ trước trong trường hợp kỳ trước đơn vị này đã
được kiểm toán.
. Các loại sổ sách kế toán xem đơn vị áp dụng hình thức sổ sách kế toán gì
và có đủ các sổ của loại hình đó không.
. Ngoài ra còn có các quy trình riêng do đơn vị ban hành như là các quy
tắc và thể thức hoạt động của đơn vị ... qua đó đưa ra nhận xét ban đầu về sự
chặt chẽ của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Như vậy qua bước thu thập thông tin khái quát các KTV đã có sự nhìn
nhận bước đầu về sự tồn tại, hoạt động cũng như những số liệu cơ bản về kết
quả sản xuất kinh doanh.
* Đánh giá rủi ro và xác định mức trọng yếu
Trọng yếu xét trong quan hệ với nội dung kiểm toán là khái niệm chỉ tầm
cỡ và tính hệ trọng của các sai phạm. Các sai phạm ở đây là các gian lận và sai
sót. Mức độ trọng yếu có ảnh hưởng rất lớn đối với việc thành lập kế hoạch,
thiết kế phương pháp kiểm toán và đặc biệt là khi phát hành báo cáo kiểm toán.
Trách nhiệm của kiểm toán viên xác định xem báo cáo tài chính có sai phạm
trọng yếu không. Trong trường hợp phát hiện ra các sai phạm trọng yếu kiểm
toán viên sẽ yêu cầu khách hàng điều chỉnh lại, nếu khách hàng từ chối thì kiểm
toán viên sẽ phát hành báo cáo kiểm toán có loại trừ tuỳ theo mức độ trọng yếu
của sai phạm. Để xác định mức trọng yếu KTV phải thực hiện các bước sau:
1. Ước tính ban đầu về tính trọng yếu. Ước lượng ban đầu về tính trọng
yếu là mức sai sót tối đa cho phép, nghĩa là mức mà KTV tin tưởng là không
làm cho báo cáo tài chính bị sai lầm nghiệm trọng, gây ảnh hưởng đến nhận định
của người sử dụng.
Việc ước tính ban đầu về tính trọng yếu là căn cứ để KTV xây dựng kế
hoạch, thu thập các bằng chứng kiểm toán . Mức trọng yếu càng thấp thì yêu cầu
về độ chính xác càng cao nên số lượng bằng chứng thu thập phải càng nhiều từ
đó chi phí kiểm toán lớn.
2. Phân phối ước tính ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục. Khi
có được ước tính ban đầu về tính trọng yếu KTV thực hiện phân phối ước tính
24


đó cho các khoản mục hoặc các bộ phận của báo cáo tài chính. Chu trình bán
hàng và thu tiền gồm các khoản mục doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu,
các khoản phải thu, tài khoản tiền và các khoản phải thu khó đòi. Các khoản
mục này sẽ lần lượt được phân phối ước tính ban đầu về tính trọng yếu. Việc
phân phối sẽ được thực hiện theo cả hai chiều hướng mà các sai phạm có thể xảy
ra là khai tăng và khai giảm và căn cứ vào bản chất, các rủi ro tiềm tàng, rủi ro
kiểm soát đối với các khoản mục. Đặc biệt việc phân phối này phụ thuộc phần
lớn vào kinh nghiệm của KTV nên nó mang tính chất chủ quan.
Xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, khả năng KTV có nhận xét
không xác đáng về báo cáo tài chính là điều luôn có thể xảy ra, từ đó người ta
đưa ra khái niệm về rủi ro kiểm toán. Rủi ro kiểm toán (AR) được hiểu là những
rủi ro mà KTV có thể mắc phải khi đưa ra những nhận xét không thích hợp về
các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Ví dụ, KTV có thể đưa ra một ý kiến
nhận xét hoàn hảo về báo cáo tài chính của doanh nghiệp mà không biết rằng
báo cáo này có những sai lầm nghiệm trọng. Vấn đề đặt ra là phải tìm cách giới
hạn khả năng có rủi ro kiểm toán ở mức độ thấp nhất có thể chấp nhận được
bằng cách lập kế hoạch kiểm toán và điều hành cuộc kiểm toán một cách phù
hợp. Mức rủi ro thường nằm trong khoảng 0% - 100%. Rủi ro bằng 100% là
điều chắc chắn không, còn rủi ro bằng 0% là điều không thực tế vì khi đó phí
kiểm toán sẽ lớn đến mức bất hợp lý.
Mức độ rủi ro cao hay thấp sẽ quyết định khối lượng công việc KTV tiến
hành. Vì vậy, cần phải phân loại rủi ro, xem xét mối quan hệ tác động giữa các
loại rủi ro đến khối lượng công việc kiểm toán cần tiến hành cũng như đến các
trình độ và thủ pháp kiểm toán thích hợp để thực hiện kế hoạch kiểm toán .
Trong kiểm toán bao gồm các loại rủi ro sau:
- Rủi ro tiềm tàng (IR): là sự tồn tại sai sót trọng yếu trong bản thân đối
tượng kiểm toán (không kể đến sự tác động của bất kỳ hoạt động kiểm toán nào
kể cả kiểm soát nội bộ). Rủi ro tiềm tàng tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh
của đơn vị.
25


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×