Tải bản đầy đủ

Hội thảo công ty sơn JYMEC ,Làm thế nào để kinh doanh hiệu quả kết hợp bảo vệ môi trường

Hội thảo
" Làm thế nào để kinh doanh hiệu quả kết hợp bảo
vệ môi trường "
công ty sơn JYMEC
PHẦN I: CHUẨN BỊ CHO HỘI THẢO
I. Thành phần tham dự.
- Số lượng người tham gia cuộc hội thảo: 500 người
-Về phía công ty:
+ Giám đốc, phó giám đốc
+ Các trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng tài chính, trưởng
phòng marketing,..
+ Nhân viên trong công ty: 100 người
- Giám đốc các chi nhánh trên cả nước
- Đại diện các đối tác, nhà đầu tư, các bên phân phối
- Các chuyên gia về môi trường: Giám đốc sở tài nguyên & môi
trường thành phố Hà Nội
- Cùng sự góp mặt của các giáo sư, tiến sĩ, chuyên gia đầu ngành.
II. Chương trình cuộc họp
1.Mục tiêu:
- Nhấn mạnh mối quan trọng về mối quan hệ kinh doanh hiệu quả
kết hợp với bảo vệ môi trường.

-Tìm ra một kế hoạch tối ưu nhất phát triển công ty trong tương lai
-Tìm cách nâng cao chất lượng sản phẩm cũng với đó giảm thiểu
tác hại với môi trường
2. Thời gian và địa điểm
- Thời gian tổ chức: Từ 7h30 đến 11h30 ngày 30/10/2018
- Đia điểm tổ chức : Tại khách sạn Pan Pacific Hanoi, số 1 đường
Thanh Niên, quận Ba Đình, Hà Nội.


3. Chương trình
Thời
gian

Nội
dung

Mô tả, ghi
chú

Ngư
ời
thực
hiệ
n

7h3
08h0
0

Đón
tiếp
đại
biểu,
khách
mời

Checklist
Lễ
khách mời
tân


đón khách tại
cửa hội trường
tổ chức, đưa
khách vào hội
trường, phục
vụ khách mời
trong hội
thảo. đón tiếp
2 lễ tân chính
sẽ hướng dẫn
các đại biểu
vào vị trí ngồi
của đại biểu

8h0
08h1
0

Ổn
định tổ
chức
chương
trình

BTC lên ổn
định đại biểu,
khách mời để
buổi hội thảo
được bắt đầu

8h1
08h1
5

Văn
nghệ
chào
mừng

1 tiết mục hát
của NV trong
cty

8h1
58h2
0

Khai
mạc
hội
thảo

MC giới thiệu
đại biểu,

8h2
0-

Bài
phát

Tuyên bố lý do Tổng
cuộc hội thảo, giám

Âm thanh

Clip giới
thiệu về cty
Sơn JYMEC

Màn
Led
chính

Ghi chú

Bật
đèn

Clip
giới
thiệu
về
cty Sơn
JYMEC

Bật
đèn

Nội
dung
buổi
hội
thảo

Kỹ thuật trìn
nội dung củ
thảo trước k
định tổ chức

Bật nhạc
beat

Tùy
chỉnh

Tùy
chỉnh

Kỹ thuật cần
beat trưóc đ

Tắt

Bật
đèn

Nội
dung
buổi
hội
thảo

Tắt

Bật

Nội
dung

MC

MC

Ánh
sáng


8h3
0

biểu
mở
đầu
hội
thảo

khái quát nội
dung cuộc hội
thảo

đôc

8h3
09h3
0

Trao
đổi,
thảo
luận về

Diễn giả lên
điều hành
buổi hội thảo
và giao lưu,
trao đổi với
khách mời

Diễn
giả

ND
buổi
hội
thảo
9h3
09h4
0

Giải
lao

Dành thời
gian để khách
mời giải lao,
giao lưu, trao
đổi và cùng
nhau thảo
luận các nội
dung trong
buổi hội thảo

9h4
010h
45

Giái
đáp
thắc
mắc
của
khách
mời

Khách hàng
có thắc mắc,
Diễn giả giải
đáp thắc
mắc của
khách hàng

Diễn
giả

đèn

buổi
hội
thảo

Tắt

Bật
đèn

Nội
dung
buổi
hội
thảo

Nhạc nhẹ

Bật
đèn

Nội
dung
buổi
hội
thảo

Tắt

Bật
đèn

Nội
dung
buổi
hội
thảo

Các tham lu
đề cập từ
nhiều góc đ
trình thảo
luận cần có
biện để làm
đề một cách
biện chứng
luôn lấy thự
thước đo ch


10h
45
-11h
00

Kết
thúc
hội
thảo

Ghi biên bản
hội nghị.
Thông báo ý
kiến kết luận
chỉ đạo hội
thảo

MC

Khẳng định
đề đã được
hội thảo nh
cơ sở đó mà
đề xuất, kiế
giải quyết
vấn đề. Nhữ
chưa đợc
khẳng định
cho các
thành viên
tiếp tục suy
thời bám sá
cuộc sống đ
quan
điểm của m

III. Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị
1. Địa điểm
- Buổi hội thảo diễn ra tại khách sạn Pan Pacific Hanoi, số 1 đường
Thanh Niên, quận Ba Đình, Hà Nội. Địa điểm này được phòng hành
chính của công ty tiến hành đặt chỗ trước cho buổi hội thảo.
- Phòng rộng đủ cho 550 ghế và 2 dãy bàn, có sân khấu
2. Trang thiết bị
 Về giấy mời
+ Gửi giấy mời phải được thực hiện, hoàn thành trước một tuần
khi cuộc hội thảo diễn ra . Trước 2 ngày diễn ra cuộc hội thảo gửi
E-mail để nhắc lại các khách mời về cuộc hội thảo này.
+ Giấy mời có ghi rõ họ tên, chức danh của khách mời, nội dung,
thời gian, địa điểm cuộc hội thảo chính xác và thận trọng.
 Về trang thiết bị:
- Chuẩn bị , kiểm tra lại hệ thống loa, ánh sáng, micro, máy
chiếu,máy ghi âm,máy quay phim,
-Bàn ghế ngay ngắn, xếp thành 2 dãy bàn dài gồm có 550 ghế, có
khăn trải bàn,trên bàn có bình hoa, nước uống, hoa quả.


- Có bảng tên cho các khách mời
- Treo băng rôn, khẩu hiểu của hội thảo ở bên ngoài và bên
trongphòng hội thảo.
- Gam màu chủ đạo của cuộc hội thảo chủ yếu là màu xanh lá
cây, nó tượng trưng cho sự phát triển và sự xanh – sạch- đẹp của
môi trường
- Lau dọn vệ sinh sạch sẽ trước khi diễn ra hội thảo
- Chuẩn bị các thiết bị chống tiếng rè của loa
- Có các bàn phục vụ, hỗ trợ khách mời phía ngoài cửa
- Chuẩn bị nước uống và đồ ăn nhẹ
- Trang trí phòng hội thảo hợp lí đúng với lễ nghi của 1 cuộc hội
thảo
- Chuẩn bị các tài liệu cho khách mời, MC, giám đốc,..
- Chuẩn bị bài diễn văn mở đầu cuộc hội thảo
- Huấn luyện đội ngũ lễ tân chào đón khách mời
IV. Chuẩn bị tài liệu
- Chuẩn bị tài liệu thông tin về thành phần khách mời, thành
phần tham dự để giới thiệu trước hội thảo khi mới bắt đầu.
- Soạn thảo bài phát biểu mở đầu hội thảo cho Tổng giám đốc
công ty Cổ phần sơn JYMEC – tuyên bố lý do hội thảo, khái quát
nội dung cuộc hội thảo : “ Làm thế nào để kinh doanh hiệu quả
kết hợp bảo vệ môi trường “.
- Hình ảnh, tài liệu về môi trường xung quanh khu vực sản xuất
sơn của công ty nói riêng và môi trường các tỉnh thành có chi
nhánh của Công ty Cổ phần sơn JYMEC nói riêng.
- Phiếu tham khảo ý kiến cho các khách mời tham gia hội thảo và
ý kiến của toàn thể thành phần tham gia hội thảo.
V. Phối hợp tổ chức
- Phối hợp ban truyền thông để giới thiệu , truyền thông về hội
thảo qua báo chí, tờ rơi, quảng cáo trên TV, internet.


- Phân nhánh quyền quản lý giám sát, chia nhân sự thành 3 bộ
phận : bộ phận hậu cần, bộ phận vận hành hội thảo và bộ phận
truyền thông - có các trưởng bộ phận đứng đầu để thực hiện hoạt
động nhuần nhuyễn, tránh chồng chéo các hoạt động.
- Liên hệ, phối hợp và điều hành các bộ phận có liên quan để điều
hành hội thảo.
- Lập bảng các hoạt động cần thực hiện để kiểm tra, giám sát
hoạt động các bộ phận đồng thời tránh bị thiếu sót các bước hoặc
các khâu trong hội thảo.
- Các bộ phận phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau để vận hành hội thảo từ :
+ Chuẩn bị : hội trường ( bàn, ghế, loa đài, ánh sáng, trang trí hội
trường...),sơ đồ chỗ ngồi, hoa, quà, trà nước đón tiếp khách mời,
phần thưởng khen tặng, trao tặng cho nhân viên, bộ phận phòng
ban đã thực hiện xuất sắc các hoạt động được phân công.
+ Trong quá trình hội thảo diễn ra : bộ phận hậu cần chuẩn bị và
bổ sung nước uống, ghế ngồi nếu cần thiết, đảm bảo đủ micro cho
khách mời, thành phần tham dự hội thảo có nhu cầu phát biểu ý
kiến...
+ Hội thảo kết thúc : tặng hoa, quà cho khách mời đã tham gia
hội thảo, thu dọn hội trường.
VI. Dự trù kinh phí
(VNĐ)
Nội dung
Truyền thông bao gồm : giới thiệu hội thảo
bằng các phương tiện truyền thông
( tờ rơi, quảng cáo trên TV, mạng internet),
thiệp mời

Kinh phí dự kiến
30.000.000


Thuê hội trường, trang thiết bị chuẩn bị cho
hội thảo
Hoa, quà cho khách mời tham dự
Tài liệu tham khảo, hỗ trợ hội thảo

100.000.000

60.000.000
5.000.000

Nước, đồ ăn nhẹ lúc nghỉ ngơi

50.000.000

Phần thưởng cho cán bộ công nhân viên xuất
sắc

60.000.000

Tổng
Dự phòng phát sinh (10%)
TỔNG CỘNG

305.000.000
30.500.000
335.500.000


PHẦN II: TIẾN HÀNH HỘI THẢO
I. Kiểm tra công tác chuẩn bị
- Trước khi bắt đầu cuộc hội thảo 30 phúp phải tiến hành kiểm tra
lại tất cả trang thiết bị, tài liệu, địa điểm, ….
- Nếu phát hiện sai sót cần báo ngay với bộ phận hậu cần
II. Đón tiếp đại biểu
- Đội ngũ lễ tân được chuẩn bị sẵn sàng, trang phục sang trọng
lịch sự.
- Đón khách, hướng dẫn khách vào chỗ ngồi. Chú ý khu vực đại
biểu VIP, nếu không đếnđủ cần chủ động liên hệ
III. Điều hành chương trình hội thảo
( như chương trình đã lên ở trên )


PHẦN III: KẾT THÚC HỘI THẢO
- Sau khi hội nghị kết thúc, lễ tân đứng tại cửa ra vào tặng quà
cho dại biểu và tiễn đại biểu ra về.
- Bộ phận hậu cần thu thập tài liệu có liên quan, thu dọn văn
phòng phẩm, hoàn trả trang thiết bị
- Bộ phận kế toán thu thập hóa đơn, chứng từ



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×