Tải bản đầy đủ

Hãy phân tích các chức năng quản lý và thực hiện các chức năng ấy trong điều kiện ở nước ta

Lời nói đầu
Quản lý là nhân tố cơ bản quyết định sự tồn tại, phát
triển, hay trì trệ hoặc diệt vong của mọi tổ chức. Một tổ chức
chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó đợc tiến hành các hoạt
động của mình phù hợp với các yêu cầu của các quy luật có liên
quan đến sự tồn tại và hoạt động của mọi tổ chức, điều này là
biểu hiện của sự quản lý thành công.
Thực tế cho thấy, có những quốc gia đơng ở vị trí các cờng quốc nhng chỉ vì quan điểm, chủ trơng, đờng lối quản lý
đất nớc sai lầm đã dẫn đến sự đổ vỡ, suy thoái và lu mờ vị trí.
Ngợc lại, có những quốc gia tiềm lực kinh tế không lớn nhng có
chủ trơng, đờng lối đúng đắn đã đa đất nớc tiến lên các bớc
phát triển mới. Nớc ta trong sự nghiệp đổi mới với đờng lối, chủ trơng đúng đắn của Đảng cũng đã bớc đầu thu đợc những thành
quả hết sức quan trọng và cơ bản.
Quản lý đúng đắn sẽ giúp cho các tổ chức hạn chế đợc nhợc
điểm của mình, liên kết gắn bó mọi ngời, tạo ra niềm tin sức
mạnh, tận dụng đợc mọi cơ hội, sức mạnh tổng hợp của các tổ
chức bên ngoài. Hơn nữa còn giúp cho tổ chức có thể đơng
đầu với các tổ chức thù định, giúp cho mọi tổ chức rút ngắn các
khoảng cách tụt hậu, xẻ lý các nguy cơ hiểm hoạ trong thời gian
ngắn.
Quản lý là hoạt động sống còn của mọi ngời trong thời đại

ngày nay, thể hiện qua các chức năng vốn có của nó. Chức năng
quản lý là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của chủ
thể quản lý lên đối tợng và khách thể quản lý. Là tập hợp các
nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá
1


trình quản lý. Nh vậy thực chất của các chức năng quản lý là lý
do tồn tại các hoạt động quản lý và đây cũng là lý do em chọn
đề tài tiểu luận này. Chức năng quản lý bao gồm các chức năng
cơ bản hoạch định, tổ chức, điều khiển - phối hợp và kiểm tra.
Trong bài này em sẽ đề cập đến hai vấn đề:
I. Các chức năng quản lý.
II. Hiệu quả sử dụng các chức năng đó trong điều
kiện nớc ta.

2


Phần nội dung
I - Các chức năng quản lý
1. Chức năng hoạch định (lập kế hoạch).
a. Định nghĩa.
Trong việc thiết lập một môi trờng để các cá nhân đang
làm việc với nhau trong một tập thể thực hiện nhiệm vụ có hiệu
quả, nhiệm vụ cốt yếu nhất của ngời quản lý là phải biết rõ mọi
ngời có hiểu đợc nhiệm vụ, các mục tiêu của nhóm và các phơng
pháp để đạt đợc mục tiêu đó hay không. Để sự cố gắng của
nhóm có hiệu quả, các cá nhân phải biết họ đợc yêu cầu hoàn
thành cái gì. Đây là chức năng của việc lập kế hoạch. Chức năng
lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong tất cả các chức năng
quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chơng trình hành
động trong tơng lai. Không những thể chức năng hoạch đọnh
còn là sổ số, chỗ dựa của các chức năng khác. Nhờ công tác lập
kế hoạch mà các nhà quản lý của các hệ thống sẽ tổ chức điều
khiển và kiểm tra nhằm đảm bảo đợc tất cả các mục tiêu thông
qua kế hoạch đã có để đạt đợc mục tiêu đó.
Lập kế hoạch là quyết định trớc xem phải làm cái gì, làm
nh thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó. Kế hoạch đợc ví nh
cây cầu bắc qua các khoảng trong để đi tới đích. Quá trình


lập kế hoạch là quá trình đòi hỏi chúng ta phải xác định các đờng lối một cách có ý thức và đa ra các quyết định của chúng ta
trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng.
Vậy: lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phơng án
hành động tơng lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong một
cơ sở. Nó bao gồm sự lựa chọn các mục tiêu của cơ sở và của
từng bộ phận, xác định các phơng thức để đạt đợc mục tiêu.
3


Nh vậy các kế hoạch cho ta sự tiếp cận hợp lý tới các mục tiêu chọn
trớc và đòi hỏi sự đổi mới quản lý một cách mạnh mẽ.
b. Vai trò của việc lập kế hoạch.
- Giúp cho việc đối phó với mọi sự không ổn định và thay
đổi trong nội bộ hệ thống của mình cũng nh cuả môi trờng bên
ngoài. Vì việc này đòi hỏi phải thực hiện trong thời gian dài mà
kết quả của nó là ở trong tơng lai mà tơng lại là rất ít khi xảy ra
chắc chắn, tơng lai

càng xa thì kết quả lập kế hoạch càng

kém chính xác. Mặc dù vậy thì lập kế hoạch vẫn là cần thiết
vì các nhà quản lý vẫn phải tìm cách tốt nhất để đạt đợc các
mục tiêu đề ra cho hệ thống và để biết mỗi bộ phận đã đóng
góp nh thế nào vào công việc phải làm.
- Đa ra các mục tiêu cho hệ thống bởi vì toàn bộ công việc
lập kế hoạch là nhằm vào các mục tiêu của hệ thống.
- Việc hoạch đọnh đợc xem xét toàn diện sẽ thống nhất đợc
nhng hoạt động tơng tác giữa các bộ phận trong cả hệ thống.
- Tạo ra khả năng cho việc điều hành tác nghiệp của hệ
thống. Nó thay sự hoạt động manh mún, không đợc phối hợp của
các cá nhân, bộ phận bằng sự nỗ lực theo định hớng với những
quyết định đợc cân nhắc kỹ lỡng.
- Làm cho việc kiểm tra trở nên dễ dàng hơn bởi vì các nhà
lãnh đạo hệ thống bởi vì các cấp trên không kiểm tra công việc
của cấp dới nếu khoong có các mục tiêu đã đợc xác định làm
chuẩn mực để đo lờng.
c. Các loại kế hoạch cơ bản.
* Kế hoạch chiến lợc.
- Chiến lợc: là hệ thống các quan điểm, các mục đích và
mục tiêu cơ bản cùng các giải pháp, chính sách nhằm sử dụng một
cách tốt nhất các nguồn lực, lợi thế, cơ hội của tổ chức để đạt
đợc các mục tiêu đặt ra hay thời hạn ngắn nhất.
4


- Kế hoạch chiến lợc là nghệ thuật xây dựng và thực hiện
thành công các chiến lợc của hệ thống.
Đây là một quá trình phức tạp mà các nhà quản lý phải thực
hiện để qua đó lãnh đạo hệ thống từng bớc tiến lên.
- Nội dung của công tác hoạch định chiến lợc: bao gồm các
mục đích, mục tiêu, các chính sách, chơng trình và ngân sách.

5


Hoạch định chiến
lợc
Các mục đích

Các mục tiêu

Các chơng trình

Các chính sách

Các kế hoạch

Các ngân sách

Nội dung của hoạch định chiến lợc
* Mục đích:
Là lý do để hình thành hệ thống nhằm kết hợp các nỗ lực
chung và các mong muốn riêng của mỗi ngời trong phạm vi hệ
thống đó để sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng và cơ hội
của hệ thống.
Mục đích của hệ thống là động cơ hoạt động dài hạn thể
hiện bản chất của hệ thống. Từ các mục đích hình thành nên
các nhiệm vụ của hệ thống.
* Mục tiêu:
Là điểm kết thúc của một hành động đã ấn định trong
một khoảng thời gian không dài - Mục tiêu không chỉ là điểm
cuối cùng của lập kế hoạch mà còn là điểm kết thúc của công
việc hệ thống, điều khiển, kiểm tra. Nh vậy mục tiêu là các
hoạch định ngắn hạn, có tính chất hoạt động cụ thể, có thể đo
lờng trong lợng hoá đợc kết quả. Các bộ phận của hệ thống cũng
có mục tiêu riêng nhng điều phục vụ cho hệ thống.
6


* Chính sách:
Là tổng thể các biện pháp mà hệ thống có thể và phải sử
dụng để tác động lên mọi con ngời có liên quan đến hệ thống
trong việc thực hiện có hậu quả các mục đích và mục tiêu chính
sách nhất định đặt ra của hệ thống.
* Chơng trình:
Là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, các bớc phải tiến hành,
các nguồn lực cần sử dụng, các yếu tố và các phơng tiện cần
phải có để thực hiện một ý đồ, một mục đích nhất định nào
đó, nhng thờng ngắn liền với ngân sách cần thiết.
* Ngân sách:
Là một bản chơng trình các kết quả mong muốn và bảo
đảm nguồn lực cần có, đợc biểu thị bằng các con số, đó là một
chơng trình đã đợc số hoá, các ngân sách. Chính là đảm bảo
vật chất cho các chơng trình đã vạch ra đợc thực hiện có kết
quả và là một trong những mục tiêu quan trọng của hệ thống ở
mỗi giai đoạn phát triển của mình.
* Các kế hoạch:
Là bản tờng trình chi tiết của các chơng trình, nói cách
khác kế hoạch chính là các chơng trình đợc viết thành văn bản
quy định

sự phối hợp hành động giữa các bộ phận của hệ

thống. Kế hoạch trong chơng trình đều là việc quyết định trớc
khi hành động nhng kế hoạch cha nêu rõ tiến trình hành động
theo trật tự nào, nó mang tính bao quát và co giãn hơn, còn chơng trình là vạch rõ trình tự các công việc phải làm và mục tiêu
thực hiện đã đợc khẳng định rõ ràng cụ thể hơn.
* Kế hoạch chiến thuật:
- Chiến thuật: là những giải pháp mang tính mu lợc cụ thể
để thực hiện từng mặt, từng phần của các mục tiêu chiến lợc, là
sự cụ thể hoá chiến lợc.
7


Chiến thuật bao gồm:
+ Các giải pháp, thủ đoạn sử dụng.
+ Các mục tiêu cụ thể cần đạt.
Chiến thuật có ý nghĩa rất quan trọng: nếu các chiến lợc
vạch ra đúng mà không có chiến thuật thực thi hợp lý thì chiến lợc cũng chỉ là mong muốn hão huyền.
- Hoạch định chiến thuật là việc lựa chọn giải pháp, các thủ
đoạn để đạt đợc các mục tiêu của chiến lợc.
- Nội dung của hoạch định chiến thuật là một bớc cụ thể hoá
chiến lợc cho nên nội dung của hoạch định chiến thuật tơng tự
nh chiến lợc nhng phạm vi hẹp hơn; cụ thể hơn; thời gian thực
hiện ngắn hơn. Nó bao gồm: mục tiêu, giải pháp kế hoạch và
ngân sách.
2. Chức năng tổ chức
Công việc của mỗi ngời có một mục đích và mục tiêu nhất
định sự hoạt động cụa họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ
biết rõ mục tiêu công việc cụa họ ăn khớp nh thế nào và thông tin
cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Chính các điều đó nảy sinh
chức năng của hệ thống.
a. Các vấn đề chung và tổ chức quản lý
- Tổ chức quản lý: là sự liên kết những cá nhân, những quá
trình, những hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện mục
đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc và quy
tắc quản lý của hệ thống.
- Chức năng tổ chức là chức năng hình thành cơ cấu tổ
chức quản lý cùng các mối quan hệ giữa chúng. Đây là nhiệm vụ
quan trọng thứ hai của các nhà quản lý sau chức năng lập kế
hoạch.
- Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải
những yêu cầu

đảm bảo

sau đây:
8


+ Tính tối u
+ Tính linh hoạt
+ Tính tin cậy
+ Tính kinh tế
+ Tính bí mật
c. Các nguyên tắc tổ chức quản lý.
- Nguyên tắc cơ cấu tổ chức phải gắn liền với phơng hớng
mục đích của hệ thống: phơng hớng và mục đích sẽ chi phối cơ
cấu hệ thống. Nếu hệ thống có mục tiêu, phơng hớng có quy mô
lớn thì cơ cấu tổ chức cũng phải có quy mô tơng xứng và phải
phù hợp với đội ngũ trình độ ngời lao động.
* Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối:
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải đợc
phân công các phân hệ trong hệ thống chuyên ngành với những
con ngời đợc đào tạo tơng ứng và có đủ quyền hạn. Để thực hiện
tốt nguyên tắc này cần thực hiện tốt yêu cầu sau:
- Cơ cấu tch phải đợc phân phối dựa theo nhiệm vụ đợc
giao chứ không phải phạm vi công việc phải thực hiện vì nếu
theo phạm vi công việc thực hiện thì công việc sẽ chồng chéo và
nhiều tổ chức cùng làm một việc.
* Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trờng:
Nguyên tắc này đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức
phải đảm bảo cho mỗi phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tơng xứng để ngời đứng đầu các phân hệ đó đợc phát triển tài
năng, đủ điều kiện để thay thế ngời đứng đầu các phân hệ
cấp trên khi cần thiết.
* Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả:
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải thu đợc kết quả hoạt động cao nhất với chi phí mà hệ thống đã bỏ ra,
đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác
9


động điều khiển của các nhà lãnh đạo. Để bảo đảm cho nguyên
tắc này đợc thực hiện cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Cơ cấu tổ chức là cơ cấy hợp lý nhất đảm bảo chi phí là
nhỏ nhất.
- Cơ cấu phải tạo đợc môi trờng văn hoá xung quanh nhiệm
vụ của các phân hệ làm cho các phân hệ hiễu rõ vị trí, giá trị
của các hoạt động mà mình tham gia.
- Cơ cấu phải tơng ứng với khả năng kiểm soát của ngời
điều hành.
c. Các kiểu cơ cấu tổ chức.
Có rất nhiều kiểu cơ cấu tổ chức nhng mỗi kiểu có u điểm,
nhợc điểm khác, tuỳ theo đó mà áp dụng trong điều kiện cụ
thể:
* Cơ cấu trực tuyến.
+ Đặc điểm:
- Kiểu bậc thang gồm nhiều cấp quản lý (hình tháp)
- Vận hành theo quan hệ điều khiển - phục tùng
- Điều hành tập trung, thông suốt (chế độ thủ trởng)
+ Các yêu cầu:
- Số lợng các cấp vừa đủ (để bao quát đợc)
- Thông tin đợc truyền dẫn trực tiếp qua mỗi kênh
- Gắn với quá trình công nghệ (chu trình kinh doanh)
- Đảm bảo tỷ lệ hợp lý giữa cán bộ điều hành và ngời thừa
hành.
- Phân cấp quyền lực hợp lý (cấp dới pháp huy đợc tính chủ
động sáng tạo và làm chịu trách nhiệm)
* Cơ cấu chức năng:
+ Đặc điểm:
- Nằm ở hàng ngang thuộc mỗi cấp quản lý (làm chức năng
tham mu cho thủ trởng mỗi cấp)
10


- Mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý (theo
dõi và phân tích tình hình, chuẩn bị các quyết định quản lý
hớng dẫn cấp dới thi hành)
+ Các yêu cầu:
- Chuyên sâu từng mặt quản lý (với doanh nghiệp nhỏ có
thể giúp chức năng để gọn nhẹ bộ máy).
- Càng xuống cấp dới càng ít đầu mối bộ phận chức năng.
- Xác định chức trách cá nhân rõ ràng
- Phối hợp tốt giữa các bộ phận.
* Cơ cấu kết hợp trực tuyến, chức năng.
+ Đặc điểm:
- áp dụng phổ biến đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Kết hợp quan hệ điều khiển phục tùng và quan hệ phối hợp
công tác (phối hợp cùng phục tùng)
- Phù hợp với môi trờng kinh doanh ổn định, các ngành đòi
hỏi chuyên môn hoá với công nghệ cao, trên địa bàn hoạt động
hẹp.
+ Các yêu cầu:
- Tổng hợp các yêu cầu của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu
chức năng
- Có thể phân chia thành một số "cụm" bộ máy chức năng
do từng phó giám đốc phụ trách chung. Giám đốc phụ trách một
vài bộ phận trọng yếu nhất (tổ chức - nhân sự, kế hoạch)
* Cơ cấu tổ chức quản lý theo mặt hàng, khách hàng, thị
trờng.
+ Phạm vi áp dụng:
- Các Công ty (tổ hợp, tập đoàn kinh doanh) trên các địa
bàn rộng, nhiều mặt hàng và các mảng khách hàng khác nhau.
- Cần có cơ cấu điều hành phù hợp để kịp thời xử lý tại chỗ
(xa trung tâm chung)
11


+ Ưu điểm:
- Nhạy bén với thị trờng
- Tạo sự liên kết theo chiều sâu
- Quan hệ giữa trung tâm và chi nhánh là quan hệ "Công ty
mẹ, Công ty con".
- Công ty mẹ vừa là quản lý bao quát, vừa trực tiếp kinh
doanh một số mặt hàng chủ lực, các chi nhánh có sự chủ động,
linh hoạt.
+ Nhợc điểm:
- Sự phát triển không đồng đều giữa các chi nhánh có thể
gây khó khăn trong việc chia sẻ các nguồn lực chung.
- Việc giải quyết những vấn đề chung có thể có sự trùng
lặp giữa các chi nhánh.
- Việc đào tạo nhân viên có trình độ cao thiếu cơ sở
chung.
- Để có xu hớng phân tán (linh hoạt quá mức, làm yếu hiệu
lực quản lý thống nhất).
* Cơ cấu ma trận.
+ Phạm vi áp dụng:
- Các ngành đòi hỏi sự phối hợp phát triển với chuyên môn
đa dạng và các nguồn lực có thể dễ dàng chuyển sang các dự án
khác.
- Kết hợp cơ cấu trực tuyến - chức năng với cơ cấu theo mặt
hàng - khách hàng thị trờng.
+ Ưu điểm:
- Đồng thời thoả mãn hai yêu cầu: công nghệ cao và nhu cầu
của khách hàng
- Đáp ứng yêu cầu trao đổi thông tin.
- Cấu trúc năng động, linh hoạt có thể khai thác tối đa các
nguồn lực (nhân lực).
12


- Tạo sự ổn định của tổ chức doanh nghiệp song có thể
điều chỉnh cho dự án khác.
- Trách nhiệm của từng nấc quản lý đợc xác định rõ, dễ
phối hợp để cùng thực hiện một dự án.
+ Nhợc điểm:
- Số ngời quản lý đông
- Mỗi khâu chịu sự chỉ đạo của hai trung tâm hiệu lực
điều hành tập trung thống nhất bị hạn chế.
- Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ khó khăn
- Việc thiết kế đòi hỏi kiến thức chuyên sâu
3. Chức năng điều khiển - phối hợp.
Chức năng hoạch định và tổ chức dù đã đợc thực hiện tốt
nhng nếu nó không đợc đa vào vận hành thực tiễn thì cũng
không có giá trị gì cả. Việc điều khiển cơ cấu tổ chức quản lý
để thực hiện lập kế hoạch tổ chức do đó, trở thành vấn đề hết
sức cần thiết. Ngời thực hiện việc điều khiển tổ chức là ngời
phải thực sự nắm đợc quyền lực quản lý và có tri thức, kỹ năng
lãnh đạo nhất định.
a. Điều khiển hệ thống.
Là một trong những chức năng của quản lý, đó là quá trình
chủ thể điều khiển sử dụng quyền lực quản lý của mình để tác
động lên hành vi của con ngời một cách có chủ đích để họ tự
nguyên và nhiệt tình phấn đấu đạt đợc mục tiêu

đề ra.

Gồm có quá trình quyết định, nếu không có sự quyết
định tức là ngời lãnh đạo tự tớc bỏ vai trò điều khiển của mình.
Công việc ra quyết định là công việc thờng xuyên nhng không
phải bao giờ cũng đợc thực hiện một cách dễ dàng vì nó liên
quan đến hiệu quả hoạt động của hệ thống, thậm chí sự tồn tại
hay phá sản của doanh nghiệp.
Quyết định gồm:
13


- Đề ra nhiệm vụ
- Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ đề ra
- Chính thức đề ra nhiệm vụ
- Dự kiến các phơng án có thể
- Xây dựng mô hình toán học
- Đề ra quyết định
- Truyền đạt quyết định đến ngời thi hành để họ lập kế
hoạch tổ chức
- Kế hoạch tổ chức
- Kiểm tra việc thực hiện
- Điều chỉnh quyết định
- Tổng kết tình hình thực hiện quyết định
b. Tập thể và đặc điểm tâm lý tập thể.
* Tập thể:
Là nhóm ngời có tổ chức, có mục tiêu hoạt động vì lợi ích
của tổ chức và của xã hội.
Tập thể gồm có cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính
thức
* Tâm lý tập thể:
+ Lan truyền tâm lý: hiện tợng phổ biến trong tập thể. Sự
lan truyền tâm lý mang tính sâu sắc, nó phản ánh thụ động,
quán tính trong tập thể. Nó có thể gây ảnh hởng xấu cho tập
thể.
Tâm trạng tập thể: nó đợc hình thành một cách tự phát,
thể hiện tơng đối bền vững biểu hiện sức ỳ của hệ thần kinh.
Tâm trạng có thể là tích cực nhờ đó mà hiệu suất lao
động cao.
Tâm trạng có thể là tiêu cực thì ảnh hởng rất lớn đến tập
thể (năng lực làm việc kém, hiệu quả giảm xút, công việc trì
trệ...)
14


+ D luận tập thể.
Là sự đánh giá của tập thể vì mọi việc, hiện tợng, cá nhân
hay nhóm ngời. Dự luận tập thể có sức mạnh rất lớn trong việc tác
động đến tâm lý chung hay tâm lý của từng cá nhân (biểu
hiện tích cực hay tiêu cực).
c. Truyền thông của hệ thống
Là phơng tiện chủ yếu để ngời lãnh đạo hệ thống thực
hiện năng lực điều khiển của mình. Hoạt động truyền thông
bao gồm sự truyền đạt thông tin (các quyết định, các chuẩn
mực, nhiệm vụ, các hớng dẫn...) của lãnh đạo và thủ lĩnh đến
toàn bộ hệ thống, nó đợc diễn ra theo cả chiều dọc lẫn chiều
ngang. Theo chiều dọc, thông tin đợc truyền xuống theo cấp độ
của hệ thống, các thông tin mệnh lệnh từ trên xuống và các
thông tin phản hồi từ dới lên.
Theo chiểu ngang, thông tin đợc bảo đảm sự trao đổi
thông xuốt giữa các tập thể một hệ thống.
d. Uỷ quyền quản lý
Uỷ quyền là việc ngời lãnh đạo cấp trên cho phép thủ trởng
cấp dới ra quyết định vì những vấn đề thuộc quyền của
mình, trong khi ngời cho phép vẫn đứng ra chịu trách nhiệm,
Uỷ quyền là một phạn trù quan trọng, là một công cụ quản lý sắc
bén là phong cách lãnh đạo dân chủ khá phổ biến ở nhiều tổ
chức thời nay.
Gồm: - Có uỷ quyền chính thức, qua hồ sơ cơ cấu tổ chức
quản lý
- Uỷ quyền không chính thức: qua sự tín nhiệm cá
nhân.
4. Chức năng kiểm tra
a. Nhu cầu kiểm tra của quản lý
* Kiểm tra:
15


Là nhằm phát hiện các sai sót các ách tắc của hệ thống
trong quá trình hoạt động đó có giải pháp xử lý, đồng thời tìm
kiếm các cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để tận dụng,
thúc đẩy hệ thống sớm đạt đợc tới mục tiêu dự định. Chính vì
vậy ngời ta đã nói kiểm tra là nhiệm vụ quan trọng của cá nhân
ngời lãnh đạo hệ thống, lãnh đạo mà không kiểm tra thì coi nh
không lãnh đạo.
* Nhu cầu kiểm tra:
- Là nhằm chủ đsộng ngăn chặn các nhầm lẫn, sai phạm có
thể xảy ra trong quá trình quản lý hệ thống
- Là nhu cầu của mọi thành viên đúng mực trong hệ thống.
Có ngời cho sự kiểm tra là không tin tởng lẫn nhau cho nên mới
phải đấu tranh, kiểm tra nhau, gây tốn kém cho hệ thống. Nhng thực ra mặc dù kiểm tra là tốn kém nhng hiệu quả cuối cùng
của nó thu lại là rất lớn.
- Là nhu cầu để bảo đảm gắn hệ thống với môi trờng
thông qua các quan hệ đối ngoại của các hệ thống khác. Trong
thời đại ngày nay, khi mỗi quan hệ đa phơng mở cửa là một tất
yếu thì dù hệ thống có quy mô to lớn đến đâu cũng không thể
nào duy trì mỗi quan hệ bên ngoài bởi vì không hệ thống nào
là không muốn phát huy ảnh hởng của mình đến các hệ thống
khác. Chỉ có thông qua chức năng kiểm tra mà các hệ thống có
bức tranh toàn cảnh về chỗ đứng mà mình sẽ quản lý tới, từ đó
hình thành các hoạt động quản lý đối ngoại của hệ thống.
- Là nhu cầu nhằm hoàn thiện các quyết định về nhiều
mặt, nhiều lĩnh vực của hệ thống phải kiểm tra để khẳng
định sự đúng sai của các đờng lối, sự phù hợp hay không của
mục đích của hệ thống.

Quá trình kiểm
tra

Mục tiêu
kiểm tra

Điều chỉnh
quản lý 16


Nguyên tắc
kiểm tra
Các tiêu
chuẩn kiểm
tra

Nội dung kiểm
tra

Phơng tiện công
cụ kiểm tra

Hình thức
kiểm tra

Hệ thống kiểm tra

Chi phí kiểm
tra

Quá trình kiểm tra
Các nguyên tắc kiểm tra:
- Chính xác, khách quan
- Có chuẩn mực
- Công khai tôn trọng
- Kinh tế
- Có trọng điểm
- Có độ đa dạng hợp lý
* Nội dung kiểm tra:
Là toàn bộ các yếu tố cần thiết và không thể bỏ quaq trong
hoạt động của hệ thống nếu khôngh đợc chú ý sẽ làm cho hệ
thống phát sinh sự cố.
Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Quy chế hoạt động của hệ thống: đây là nội dung quan
trọng hàng đầu mà các tổ chức dễ bỏ qua vì cho nó là những
việc hiển nhiên. Nhng thực tế thì các hệ thống (tổ chức) từ
phạm vi quốc gia, quốc tế, đến các doanh nghiệp, mọi việc đổ
17


vỡ đều xuất phát từ việc vi phạm các quy chế. Hiện tợng tham
nhũng cũng bắt nguồn từ đây. Chính các lỗ hổng trong quy chế
hoạt động của hệ thống sẽ tạo điều kiện tốt để làm h hỏng con
ngời.
- Nghĩa vụ đợc phân giao của các tập thể, các phân hệ:
đây là nội dung tác nghiệp quan trọng nhất vì nó là nhiệm vụ
thờng nhật của mỗi cá nhân mỗi tập thể mà nếu thiếu nó thì sự
hình thành hệ thống chỉ mang tính chất hình thức. Các chỉ
tiêu nghĩa vụ cụ thể (mức độ kế hoạch đợc giao, nghĩa vụ đóng
góp, các quyền lợi đợc thu nhận...) là chỉ tiêu phản ánh tiến trình
tồn tại và phát triển hợp lý hay không hợp lý, thuận lợi hay không
thuận lợi của mỗi hệ thống. Đây là nội dung mà thông qua nó, các
nhà lãnh đạo, kiểm tra lại tính đúng đắn của các chức năng
hoạch định, tổ chức và điều khiển.
- Đờng lối, mục đúch của hệ thống (tổ chức)
Đây là nội dung thứ ba của việc kiểm tra quản lý nhằm bảo
đảm sự bền vững của hệ thống, tránh cho hệ thống đi chệch hớng, xa lìa khỏi mục đích ban đầu của tổ chức. Nội dung kiểm
tra này đợc đo lờng thông qua chỉ tiêu mức độ đoàn kết và
bền vững của hệ thống và chỉ tiêu định hình đánh giá về bản
thân ngời lãnh đạo cao nhất của hệ thống cũng nh lãnh đạo các
Phòng, Ban cấp dới. Để đảm bảo thực hiện tốt việc kiểm tra này
thì ngời đợc giao nhiệm vụ kiểm tra phải có tính độc lập tơng
đối, đồng thời bảo đảm tính dân chủ ở mức độ cho phép
trong hệ thống.
- Kết quả hoạt động tổng hợp của hệ thống: về từng lĩnh
vực để xem xét sự tiến bộ hay tụt hậu của tất cả các phân hệ
của hệ thống. Kết quả này đợc so sánh với kết quả trong quá khứ
và kết quả của tổ chức khác bên ngoài.
18


- Các điền hình của hệ thống: bao gồm các cá nhân tập
thể trong hệ thống thông qua các thành tích hay bê bối để xử lý
kịp thời. Đây là các vấn đề mà ngời lãnh đạo phải nhanh nhạy,
phát hiện kịp thời có đối sách thích hợp, nhân rộng kết quả và
điển hình tốt, hạn chế, phòng ngừa các rủi ro không đáng có.
* Hình thức kiểm tra:
Bao gồm
+ Tự kiểm tra: dễ đợc chấp nhận, ít tốn kém mà kết quả lại
nhanh chóng. Để làm tốt hình thức này, các quy chế của hệ
thống phải rõ ràng, giản tiện và hợp đạo lý để mỗi ngời tự biết
đánh giá công việc của mình đảm nhận trớc hệ thống, đồng
thời phải chú trọng công tác truyền thông trong nội bộ, để mọi
ngời hiếu rõ chủ trơng, đờng lối của hệ thống, các chuẩn mực
mà hệ thống thông qua và mọi ngời phải góp phần bảo vệ.
+ Kiểm tra nghiệp vụ: đó là hình thức kiểm tra của bộ
phận cán bộ chuyên nghiệp trong hệ thống họ đợc đào tạo, huẫn
luyện và trung thành với sự nghiệp mà hệ thống theo đuổi.
+ Tự kiểm tra của ngời lãnh đạo: đây là một hình thức
kiểm tra cần thiết, không phải vì ngời lãnh đạo không tin vào
đội ngũ kiểm tra mà chủ yếu là do các thông tin mà chỉ duy
nhất ngời lãnh đạo nắm đợc và do đó họ phải có các biện pháp
kiểm tra bổ xung để xử lý, đồng thời nhắc nhở, động viên việc
làm của cấp dới.
+ Kiểm tra tự động: là hình thức kiểm tra thông qua các
phơng tiện thiết bị công nghiệp hiện đại, không cần có sự hiển
diện của con ngời.
* Phơng tiện, công cụ kiểm tra.
+ Sử dụng phơng pháp sơ đồ mạng lới (PERT - Program
Eveluation and Review Techniqe) để lập tiến độ hoạt động của
hệ thống (về thời gian nhân lực, tài nguyên....)
19


+ Sử dụng ma trận xã hội học để kiểm tra các vấn đề mang
nặng tính định tính.
+ Sử dụng các trang thiết bị hiện đại chuyên dùng cho các
khâu cụ thể.
+ Sử dụng đội ngũ các chuyên gia
+ Nhân viên tình báo
+ Lực lợng dự phòng để xử lý các hậu quả phát hiện trong
quá trình kiểm tra.

20


II. Việc thực hiện các chức năng đó trong điều kiện
nớc ta hiện nay.
Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta hiện nay việc thực hiện
chức năng lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, kiểm tra này thể
hiện một số u điểm cũng nh nhợc điểm. ở đây ta xét hai khía
cạnh Doanh nghiệp và Nhà nớc.
1. Nhà nớc
* Ưu điểm:
- Tiếp thu đợc nhiều kinh nghiệm quản lý và tổ chức của
các nớc trên thế giới
- Có định hớng kinh tế thị trờng theo chủ nghĩa xã hội
- Có chiến lợc ổn định lâu dài (kế hoạch 5 năm - 10 năm)
- Hoàn thiện dần bộ máy tổ chức và quản lý
- Đổi mới đợc quan điểm pháp lý: (Luật Công ty năm 1992 đổi thành Luật Doanh nghiệp năm 1999).
* Nhợc điểm:
- Hoạch định chính sách còn cha thông suốt việc chính
sách chồng chéo nhau hoặc tạo ra những lỗ hổng pháp lý gây
nhiều biến trớng trong bộ máy lãnh đạo.
- Hệ thống thuế ở nớc ta vẫn còn cha vững chắc - hiện tợng
trốn thuế còn rất nhiều.
- Tổ chức Nhà nớc còn ảnh hởng nhiều của cơ chế cũ. Một
vài bộ óc lãnh đạo vẫn còn t tởng quan liêu.
- Quá trình đổi mới diễn ra còn chậm, không đồng đều.
Một vài lĩnh vực tỏ ra có u thế rõ rệt trong khi còn một số mặt,
lĩnh vực dờng nh không tiến.
- Việc áp dụng, tuyên truyền hay điều khiển một số bộ
phận kinh tế trong và ngoài quốc doanh còn nhiều hạn chế.
21


- Kiểm tra còn lỏng, mang tính chung chung, khái quát,
hoặc hình thái.
2. Doanh nghiệp.
* Ưu điểm:
- Số lợng các doanh nghiệp và quy mô ngày càng lớn, đổi mới
nhanh dần dần nắm bắt đợc thị trờng
- Có sự phân công lao động, chuyên môn hoá cao
- Hoạt động tổ chức và quản lý của doanh nghiệp đã thay
đổi theo tình hình và xu thế mới (quá trình cổ phần hoá...)
* Nhợc điểm:
- Cha thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý.
- Khâu tổ chức bộ máy quản lý còn rời rạc
- Cha có sự liên kết giữa các chức năng của quản lý vì cha
nhận rõ vai trò của tổ chức.

22


Kết luận
Quản lý là nhằm đạt tới mục tiêu chung trong tơng lai, mà tơng lai lại luôn biến động, hàng loạt yếu tố cả chủ quan lẫn
khách quan chi phối đến quá trình quản lý. Nói một cách khác
quản lý đợc diễn ra trong một quá trình hết sức biến động mà
nếu chủ thể quản lý không đủ tiềm năng và bản lĩnh sẽ khó có
thể thích ứng và tất yếu dẫn tới thất bại. Để bảo đảm rằng quá
trình quản lý luôn diễn ra tốt đẹp thì không ai khác ngoài chủ
thể quản lý và các đối tợng quản lý phải nắm bắt, hiểu rõ và
biết vận dụng các chức năng quản lý một cách đúng đắn, linh
hoạt để cho việc quản lý trở nên năng động hơn, tạo đà cho
doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn.

23



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×