Tải bản đầy đủ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ TIỀN GỬI THEO CƠ CHẾ GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN SÀI GÒN PHÒNG GIAO DỊCH Q8

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ TIỀN GỬI THEO CƠ
CHẾ GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG
THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN SÀI GÒN
PHÒNG GIAO DỊCH Q8

TRƯƠNG HỒNG LINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỂ NHẬN VĂN BẰNG CỬ NHÂN
NGÀNH KẾ TOÁN

Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 07/2009


Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại
Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “Kiểm soát nội bộ
nghiệp vụ tiền gửi theo cơ chế giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại cổ

phần Sài Gòn – Phòng giao dịch Q8” do Trương Hồng Linh, sinh viên khóa 31,
ngành KẾ TOÁN, đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày

GV. Hoàng Oanh Thoa
Người hướng dẫn,

Ngày

Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo

Ngày

tháng

năm

tháng

năm

Thư ký hội đồng chấm báo cáo

Ngày

tháng

năm


LỜI CẢM TẠ
Với sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc!
Con xin gửi đến ông bà, cha mẹ, những người đã tạo ra và nuôi dưỡng con nên
người, lời biết ơn vô ngần.
Xin ghi nhớ và gửi lời cảm ơn tha thiết đến các thầy cô, những người đã cho em
hành trang kiến thức để em vững bước vào đời .
Xin đặc biệt biết ơn cô Hoàng Oanh Thoa, người đã tận tình hướng dẫn, giúp
đỡ em trong suốt thời gian em làm đề tài.
Xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc Ngân hàng thương mại Cổ phần Sài
Gòn, cùng toàn thể các anh, chị, cô, chú làm việc tại Phòng Giao dịch Q8 đã nhiệt tình
giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập.


Xin cảm ơn các bạn, những người đã luôn động viên, luôn ủng hộ tôi.

Trân trọng!


NỘI DUNG TÓM TẮT
TRƯƠNG HỒNG LINH, Khoa Kinh Tế, Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ
Chí Minh. Tháng 07 năm 2009. “Hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi theo
cơ chế giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn – Phòng giao
dịch Q8”
Trương Hồng Linh, Faculty of Economics, Nong Lam University - Ho Chi
Minh City. July 2009. “ Internal controlling System deposit transaction for one –
way at Sai Gon Commercial Bank – Transaction Office District 8”
Khóa luận tìm hiểu về quy trình tiền gửi tại PGD Q8 với các nội dung chính sau đây:
- Từ quá trình thực tập tại PGD Q8 tiến hành quan sát, tìm hiểu quy trình, quy chế về
tiền gửi để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ được hoàn thiện hơn qua các quy
trình sau:
+ Quy trình gửi tiết kiệm bằng tiền mặt của cá nhân VND hay ngoại tệ
+ Quy trình gửi tiết kiệm bằng chuyển khoản.
+ Quy trình gửi tiền vào TK tiền gửi thanh toán.
+ Quy trình rút tiền gửi từ TK tiền gửi thanh toán.
+ Quy trình tất toán tài khoản tiền gửi tiết kiệm để gửi lại
- Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi
để phục vụ KH tốt hơn.


MỤC LỤC
Trang
Danh mục các chữ viết tắt ........................................................................................... viii
Danh mục các hình .........................................................................................................ix
Danh mục phụ lục............................................................................................................x
CHƯƠNG 1. MỞ ĐẦU...................................................................................................1
1.1. Đặt vấn đề......................................................................................................1
1.2. Mục tiêu nghiên cứu......................................................................................1
1.3. Phạm vi nghiên cứu .......................................................................................2
1.4. Sơ lược cấu trúc luận văn ..............................................................................2
CHƯƠNG 2. TỔNG QUAN ...........................................................................................3
2.1. Giới thiệu khái quát về ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn..................3
2.1.1. Sơ lược về ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn .......................3
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh...................................................................4
2.2. Tổ chức và quy mô hoạt động .......................................................................4
2.2.1. Sơ đồ tổ chức Ngân hàng ................................................................4
2.3. Định hướng – mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh..............................6
2.4. Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh ...........................................................6
CHƯƠNG 3. LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ...................................7
3.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ ......................................7
3.1.1. Khái niệm ........................................................................................7
3.1.2. Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ......................................................8
3.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................9
3.2.1. Môi trường kiểm soát ......................................................................9
3.2.2. Hệ thống kế toán ...........................................................................11
3.2.3. Các thể thức kiểm soát ..................................................................11
3.3. Quy trình tiền gửi ........................................................................................13
3.3.1. Quy trình giao dịch gửi tiền tiết kiệm ...........................................13
3.3.2. Quy trình giao dịch rút tiền gửi tiết kiệm......................................19
v


3.3.3. Quy trình giao dịch tiền gửi thanh toán....................................... 24
3.4. Mô hình giao dịch một cửa phổ biến tại các ngân hàng hiện nay....29
3.4.1. Mô hình giao dịch nhiều cửa.........................................................29
3.4.2. Mô hình giao dịch một cửa ...........................................................29
3.4.3. Ưu điểm của giao dịch một cửa: ...................................................32
3.4.4. Nhược điểm của giao dịch một cửa...............................................33
3.5. Một số vấn đề về kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi theo cơ chế giao
dịch một cửa .................................................................................................................33
3.5.1. Mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với
nghiệp vụ tiền gửi khách hàng.......................................................................................33
3.5.2. Các chốt kiểm soát trong quy trình nghiệp vụ tiền gửi KH theo cơ
chế giao dịch một cửa....................................................................................................33
3.5.3. Phân biệt giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ ...................34
3.5.4. Những rủi ro đối với nghiệp vụ tiền gửi khi thực hiện theo cơ chế
giao dịch một cửa ..........................................................................................................34
CHƯƠNG 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN .....................................36
4.1. Thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi
theo cơ chế giao dịch một cửa tại phòng giao dịch Q8 .................................................36
4.1.1. Môi trường kiểm soát ....................................................................36
4.1.2. Các hoạt động kiểm soát nghiệp vụ tiền gửi theo giao dịch
một cửa

.................................................................................................................40
4.1.3.Hệ thống thông tin..........................................................................58

4.2.Một số hạn chế còn tồn tại trong Phòng giao dịch Q8 .................................58
4.2.1. Môi trường kiểm soát ....................................................................58
4.2.2.Các hoạt động kiểm soát trong quy trình một số nghiệp vụ tiền gửi
cụ thể trong ngày ...........................................................................................................60
4.2.3. Hệ thống thông tin.........................................................................62
CHƯƠNG 5.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ......................................................................64
5.1. Một số kết luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi theo cơ
chế giao dịch một cửa....................................................................................................64
5.2. Hạn chế- đối chiếu giữa lý thuyết và thực tế và những nguyên nhân .........66
vi


5.3. Một số đề xuất hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi
theo cơ chế giao dịch một cửa .......................................................................................67
TÀI LIỆU THAM KHẢO

vii


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
NHTM

Ngân hàng thương mại

SCB

Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn (SaiGon Commercial

bank)
HTKSNB

Hệ thống kiểm nội bộ

NH

Ngân hàng

KH

Khách hàng

GDV

Giao dịch viên

BPNQ

Bộ phận ngân quỹ

PGD

Phòng giao dịch

KT-KSNB

Kiểm tra kiểm soát nội bộ

TK TGTK

Tài khoản tiền gửi tiết kiệm

HĐQT

Hội đồng quản trị

BGĐ

Ban Giám Đốc

TCTD

Tổ chức tín dụng

KSV

Kiểm soát viên

NHNN

Ngân hàng nhà nước



Quyết định

CIF

Cost Insurance Freight

viii


DANH MỤC CÁC HÌNH
Trang
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của Ngân hàng ..........................................................................5
Hình 3.1 Quy trình giao dịch trong mô hình giao dịch“nhiều cửa” ... Error! Bookmark
not defined.
Hinh 3.2. Sơ Đồ Bố Trí Các Quầy Giao Dịch Phổ Biến ...............................................31
Hình 3.3. Quy Trình Giao Dịch, Gửi Tiền, Rút Tiền Khi Một Cửa..............................31
Hình 4.1. Quy trình gửi tiền vào TK TGTT bằng tiền mặt ...........................................42
Hình 4.2. Quy trình gửi tiết kiệm bằng tiền mặt ...........................................................44
Hình 4.3. Quy trình rút tiền từ TK TGTK không kỳ hạn (rút lãi, một phần vốn gốc)
bằng tiền mặt .................................................................................................................46
Hình 4.4. Quy trình rút tiền từ TK TGTT bằng tiền mặt...............................................48
Hình 4.5. Quy trình giao dịch gửi tiết kiệm bằng chuyển khoản ..................................50
Hình 4.6. Quy trình tất toán tiền gửi tiết kiệm để gửi lại ..............................................51

ix


DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 1 Quy trình tất toán TK TGTK bằng chuyển khoản
Phụ lục 2 Quy trình thanh toán Ủy nhiệm chi tới người thụ hưởng không có TK tại
SCB
Phụ lục 3 Quy trình trả lãi tiền gửi tiết kiệm bằng tiền mặt

x


CHƯƠNG 1
MỞ ĐẦU

1.1. Đặt vấn đề
Ngày nay, với vai trò trung gian tín dụng, thanh toán, hoạt động của NHTM có
liên quan tới nhiều thành phần kinh tế với nhiều đối tượng khác nhau. Vì thế, hoạt
động hiệu quả và an toàn của hệ thống NHTM sẽ góp phần tạo ra một môi trường ổn
định cho sự phát triển của nền kinh tế. Tuy nhiên hoạt động kinh doanh ngân hàng
thường chứa đựng những rủi ro, và rủi ro theo kiểu dây chuyền. Vì vậy hoạt động của
ngân hàng thương mại thường được kiểm tra, giám sát chặt chẽ với nhiều hình thức
khác nhau như : thanh tra ngân hàng, hoạt động kiểm toán của các cơ quan kiểm toán
độc lập,…….và mỗi ngân hàng đều phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằn
đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được an toàn và hiệu quả.
Ngân hàng thương mại cổ phần Sài gòn cũng không phải là ngoại lệ. Với sự
ứng dụng cơ chế một cửa đã đem lại hiệu quả và làm vừa lòng khách hàng của ngân
hàng nhưng bên cạnh đó không thể không nhắc đến vai trò của kiểm soát nội bộ. Đặc
biệt là trong nghiệp vụ tiền gửi – một hoạt động hàng năm đem lại một nguồn vốn
đáng kể cho hoạt động của ngân hàng.
Để thấy rõ vai trò cũng như hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, tôi quyết
định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi theo cơ chế giao dịch một cửa
tại phòng giao dịch ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn”
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
Trong ngân hàng, bộ phận kế toán giao dịch được coi là bộ phận đại diện, là nơi
tiếp xúc đầu tiên, giải quyết hầu hết các giao dịch với khách hàng, đặc biệt là phổ biến
các sản phẩm tiền gửi của cá nhân và doanh nghiệp, kế toán giao dịch phải đáp ứng
các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng vừa phải đảm bảo cho các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh được xử lý chính xác đảm bảo an toàn tài sản cho cả ngân hàng và


khách hàng. Mỗi ngày khối lượng giao dịch cũng như khối lượng chứng từ phát sinh
rất nhiều, các nghiệp vụ đuợc xử lý liên tục nên nhầm lẫn, sai xót xảy ra là khó tránh
khỏi. Vì vậy, nếu bộ phận này được thiết kế chặt chẽ sẽ hạn chế đuợc rủi ro, duy trì
hiệu quả kinh doanh, đạt được mục tiêu mà Ban Giám Đốc đề ra.
1.3. Phạm vi nghiên cứu
-

Thông qua các văn bản, quy định của Ngân hàng Nhà Nước cũng như SCB và
bằng quan sát thực tế, những lý thuyết đã học.

-

Thời gian nghiên cứu: từ tháng 3/2009 – 5/2009

-

Nội dung nghiên cứu: tìm hiểu qui trình giao dịch tiền gửi một cửa tại NH SCB
PGD Q8 & nhằm hoàn thiện những rủi ro của quy trình tiền gửi tại phòng giao
dịch Q8 – Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn.

1.4. Sơ lược cấu trúc luận văn
Luận văn gồm 5 chương
Chương 1: Mở đầu
Nêu lý do chọn đề tài, lý do chọn đề tài, mục tiêu
Chương 2: Tổng quan
Giới thiệu về ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn, Phòng GD Q8
Chương 3: Nội dung và phương pháp nghiên cứu
Trình bày một số khái niệm và phương pháp nghiên cứu.
Chương 4: Kết quả và thảo luận
Nêu ra quy trình tiền gửi và những rủi ro đang tồn tại trong quy trình.
Chương 5: Kết luận và đề nghị

2


CHƯƠNG 2
TỔNG QUAN

2.1. Giới thiệu khái quát về ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn
2.1.1. Sơ lược về ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn
Thương hiệu Ngân Hàng TMCP Sài Gòn (SCB) chính thức được giới thiệu trên
thị trường từ ngày 08/04/2003, thay thế cho tên gọi của ngân hàng TMCP Quế Đô
trước kia. Với thương hiệu mới này SCB đã hoàn toàn tạo niềm tin từ khách hàng và
cũng nâng cao vị thế của mình trong hệ thống các ngân hàng ở Việt Nam cũng như
khu vực trong tương lai không xa.
Để phát huy sức mạnh nội lực, tận dụng thời cơ, vượt qua thử thách, trong năm
2008 SCB luôn duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và có sự tăng trưởng. Tính đến
ngày 31/12/2008, vốn điều lệ bình quân và các quỹ của SCB là 2.526 tỷ đồng, tăng nhẹ
so với năm 2007 và đảm bảo cao hơn quy định của chính phủ về mức vốn pháp định
của các NHTM.
Tính đến 03/2009, mạng lưới của SCB bao gồm: Hội sở chính, Sở giao dịch,
hơn 85 chi nhánh và phòng giao dịch. Đây là một buớc phát triển vượt bậc trong mục
tiêu phát triển đi kèm với bền vững nhằm xây dựng SCB thành ngân hàng thương mại
đa năng, tiện ích dịch vụ đạt tiêu chuẩn hiện đại, đa năng và chất lượng dịch vụ khách
hàng được đáp ứng tốt hơn.
SCB còn tạo dựng thế mạnh của mình bằng việc liên minh thẻ và kí kết hợp tác
toàn diện với ngân hàng đầu tư và phát triển nông thôn (BIDV), ngân hàng ngoại
thương (Vietcombank), ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn
(AGRIBANK),……. Ngoài ra SCB kí kết hợp tác với tâp đoàn bảo việt về hợp đồng
hợp tác phát triển và phân phối các sản phẩm liên kết ngân hàng – bảo hiểm.
Hiện nay trụ sở chính của Ngân hàng TMCP Sài Gòn: 193-203 Trần Hưng Đạo
– P.Cô Giang – Q.1 – TP.HCM.

3


2.1.2. Ngành nghề kinh doanh
Huy động vốn ngắn hạn, trung hạn, dài hạn dưới các hình thức tiền gửi có kỳ
hạn, không kỳ hạn, chứng chỉ tiền gửi, tiếp nhận vốn đầu tư và phát triển, vay vốn các
tổ chức tín dụng khác, cho vay ngắn hạn, dài hạn, trung hạn, chiết khấu thương phiếu,
trái phiếu, giấy tờ có giá, hùn vốn và liên doanh, kinh doanh ngoại hối và làm các dịch
vụ thanh toán giữa các KH Việt nam và KH nước ngoài.
2.2. Tổ chức và quy mô hoạt động
2.2.1. Sơ đồ tổ chức Ngân hàng

4


ĐẠI HỘI ĐỒNG
CỔ ĐÔNG

Ban kiểm soát
HỘI ĐỒNG QUẢN
TRỊ (chủ tịch
HĐQT)

Ban tư vấn

Bộ phận kiểm toán
Nội bộ

Ban thư ký
Hội đồng quản trị
TỔNG GIÁM ĐỐC

Ban thư ký
ban điều hành

P. Tổ chức nhân sự

Phó TGĐ kiêm GĐ
Khối tín dụng
Và đầu tư

Phó TGĐ kiêm GĐ
Khối tiền gửi & dịch
vụ phí tín dụng

P. Pháp chế

P. Quản lý tín dụng

Trung tâm đào tạo

P. Đầu tư

P. Kiểm soát
nội bộ

Kế toán trưởng kiêm
GĐ khối kế toán tài
chính

Phó TGĐ kiêm GĐ
khối các nghiệp vụ hỗ
trợ

Phó TGĐ kiêm GĐ
khối quản trị rủi do

Phó TGĐ kiêm GĐ
khối vận hành

P. Dịch vụ
khách hàng

P. kế toán
Tài chính tổng hợp

P. Hành chính
Quản trị

P. Quản lý rủi do

P. Nguồn vốn
& kinh doanh ngoại hối

P. Tiền gửi & Dịch vụ phí
tín dụng

P. Công nghệ thông tin

P. Quản lý
mạng lưới

P. Thẩm định
& Quản lý tài sản đảm

Trung tâm
thanh toán

P. Marketing

P. Nghiệp vụ
ngân hàng điện tử

P. Ngân quỹ

P. Nghiệp vụ
ngân hàng quốc tế

Bộ phận
kiểm soát khu vực

Sở Giao dịch và các chi nhánh
P.Giao dịch

Quỹ tiết kiệm

Hình 2.1. Sơ Đồ Tổ Chức của Ngân Hàng
5


2.3. Định hướng – mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh
Kinh nghiệm quốc tế rút ra từ cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu bắt đầu từ sự
yếu kém quản lý kinh doanh tín dụng ngân hàng tại Mỹ đã giúp các ngân hàng thương
mại Việt Nam nói chung, trong đó SCB luôn tuân thủ đúng đắn mọi chính sách, chủ
trương của nhà nước và quy chế hoạt động kinh doanh tiền tệ ngân hàng theo luật pháp
trong cơ chế thị trường. Định hướng mục tiêu chung của SCB là phát triển phải đảm
bảo ổn định bền vững, hiệu quả hoạt động kinh doanh cần đặt trên cơ sở giữ vững các
thiết kế hoạt động ngân hàng làm mục tiêu xuyên suốt, đề cao vai trò kiểm tra giám sát
trong tất cả các nghiệp vụ kinh doanh, mọi hoạt động kinh doanh tác nghiệp đều gắn
giải pháp phòng chống các loại rủi ro có thể phát sinh, thường xuyên duy trì tính thanh
khoản cao trong mọi lúc mọi nơi, tuyệt đối giữ vững chữ tín của ngân hàng trong lòng
KH, từng bước xây dựng SCB thành NHTM cổ phần đa năng, ngày càng gắn kết các
dịch vụ trong dân cư và trong mọi đối tượng tổ chức kinh tế trong phạm vi cả nước,
theo cơ chế tổ chức ngân hàng bán lẻ hiện đại…
2.4. Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh
Tổng Tài Sản ......................................................................38.596.053
Vốn chủ sở hữu ....................................................................2.526.143
Tổng nguồn vốn huy động .................................................34.605.947
Tổng dư nợ cho vay ...........................................................23.278.254
Lợi nhuận trước thuế ............................................................... 646424
Tỷ lệ nợ quá hạn/tổng dư nợ...................................................... 1.25%
Tỷ lệ nợ xấu .............................................................................. 0.75%
ROE (tỷ suất lợi nhuận/vốn chủ sở hữu) ................................ 22,75%
ROA (tỷ suất lợi nhuận/trên tổng tài sản) ................................ 2,06%
Tỷ lệ lợi tức chia cho cổ đông ......................................................12%
Tỷ lệ an toàn thiếu vốn tối thiểu ............................................... 9.91%
(Nguồn Báo cáo thường niên của SCB năm 2008)

6


CHƯƠNG 3
LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
3.1.1. Khái niệm
Chức năng kiểm soát luôn chiếm một vị trí quan trọng trong mọi quy trình quản
lý, và được thực hiện bởi công cụ chính yếu là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Có rất nhiều quan điểm về kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên theo quan điểm của COSO
(Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission) được xem là định
nghĩa rõ ràng và đầy đủ nhất về kiểm soát nội bộ:
Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các
nhà quản lý và một nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự
đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà Hội Đồng Quản trị mong muốn

-Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động
-Tính chất đáng tin cậy của BCTC
-Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành
Để hiểu rõ hơn về định nghĩa về kiểm soát nội bộ, chúng ta bắt đầu từ việc tìm hiểu
mục tiêu của các nhà quản lý ngân hàng theo đuổi
¾ Mục tiêu thứ nhất mà các nhà quản lý mong muốn là các chính sách mà họ đưa
ra phải đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực của ngân hàng, kể cả nguồn lực
nhân sự một cách tối ưu, đảm bảo sự trung thực và độ tin cậy của các thông tin
hoạt động của ngân hàng, việc bảo vệ tài sản và thông tin của ngân hàng, đảm
bảo việc bảo quản tài sản, thực hiện thành công các chính sách, hoàn thành các
mục tiêu họat động của ngân hàng.
¾ Mục tiêu thứ hai các nhà quản lý mong muốn là các Báo cáo tài chính phải lập
và trình bày theo đúng quy định của pháp luật. Đây là một vấn đề thuộc trách
7


nhiệm của nhà quản lý. Nếu thông tin tài chính không trung thực, nhà quản lý
có thể chịu trách nhiệm trước Nhà Nước hoặc bên thứ ba về các tổn thất gây ra
cho họ.
¾ Mục tiêu thứ ba là các nhà quản lý mong muốn là mọi hoạt động của ngân hàng
phải được tuân thủ theo luật pháp và các quy định hiện hành. Tính tuân thủ mà
các nhà quản lý ở đây bao gồm hai vấn đề lớn là tuân thủ luật pháp, quy định
của nhà nước cũng như chấp hành các chính sách thủ tục của đơn vị.
¾ Để đạt được mục tiêu trên là vấn đề hết sức quan trọng trong hoạt động kinh
doanh của ngân hàng, tuy nhiên nhà quản lý và tổ chức và điều hành trên cơ sở
cân nhắc giữa chi phí và lợi ích sẽ không thể chấp nhận phương pháp kiểm soát
nào nếu chi phí của nó quá cao hơn so với lợi ích mang lại.
3.1.2. Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ như sau:
ƒ Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ
ƒ Bảo vệ ngân hàng trước những thất thoát tài sản có thể tránh
ƒ Bảo vệ việc chấp hành các chính sách kinh doanh
a) Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ
Các thủ tục kiểm soát phải được thiết kế sao cho có thể hướng các nghiệp vụ
kinh tế thực hiện đúng nguyên tắc quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm
lẫn vô tình hay cố ý có thể thất thoát tiền bạc hoặc tài sản của ngân hàng, gây ra thiệt
hại trong kinh doanh.
b) Bảo vệ ngân hàng trước những thất thoát tài sản có thể trách
Ngân hàng phải giữ gìn một lượng tiền lớn đủ loại bao gồm tiền mặt và các
phương tiện chuyển nhượng, chúng đòi hỏi phải được bảo quản về mặt vật chất cả
trong khâu lưu trữ và khâu chuyển tiền. Vì lý do này ngân hàng phải thiết lập một quy
trình hoạt động, xác định rõ giới hạn cá nhân và lập ra một hệ thống kiểm soát nội bộ
chặt chẽ với tài sản.
c) Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh
Cơ cấu kiểm soát nội bộ cần được thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảo
chính sách kinh doanh của ngân hàng được tất cả nhân viên ngân hàng chấp hành.
Chẳng hạn cần phải thiết kế các biện pháp kiểm tra để đảm bảo rằng, cán bộ tín dụng
8


sẽ thực hiện các khoản vay đúng các quy định của ngân hàng, các kế toán giao dịch
thực hiện đúng quy trình của ngân hàng đã quy định về mở tài khoản, chuyển tiền…
3.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi tr ường kiểm s oát

HTKSNB trong một đơn vị được cấu thành ba bộ phận:

Hệ thống kế toán
Các thể thức kiểm soát

3.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ, và hành động của người
quản lý trong ngân hàng đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm sóat của một tổ
chức, cần chú ý các nhân tố sau:
ƒ Nguyên tắc và phong cách điều hành của Ban Giám Đốc, Hội đồng quản
trị.
ƒ Cơ cấu tổ chức của một đơn vị
ƒ Các phương pháp truyền đạt sự phân công quyền hạn…
ƒ Chức năng của bộ phận kiểm toán nội bộ
ƒ Chính sách nhân sự
a) Nguyên tắc và phong cách điều hành của Ban Giám Đốc- Hội đồng quản trị
Sự kiểm soát hữu hiệu của một ngân hàng phụ thuộc vào rất nhiều vào thái độ
của HĐQT của ngân hàng đó đối với vấn đề kiểm soát. Nếu HĐQT cấp cao theo đuối
quan niệm muốn chống đỡ rủi ro họ tin rằng kiểm soát cũng là một vấn đề quan trọng,
các đơn vị hết sức tôn trọng các quy định của kiểm soát. Ngược lại nếu HĐQT cấp cao
không chú ý hay chấp nhận rủi ro để đạt một mức lợi nhuận cao, mục tiêu kiểm soát
chắc chắn sẽ không đạt được.
Phong cách điều hành của BGĐ cũng có ảnh huởng rất lớn đến môi trường
kiểm soát của một tổ chức. BGĐ là một tập thể thống nhất trong điều hành hay thực
chất chỉ do một cá nhân nắm quyền. Nếu một đơn vị tồn tại tình trạng độc quyền trong
quản lý thì hoạt động kiểm soát nội bộ rất khó tiếp cận với cá nhân nắm quyền. Môi

9


trường kiểm soát nội bộ cũng thể hiện sự kiểm soát, không chặt chẽ nếu BGĐ giao phó
toàn bộ quyền hành, trách nhiệm của nhân viên dưới quyền.
b) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mục tiêu của
tổ chức. Xây dựng cơ cấu của tổ chức của ngân hàng là việc phân chia nó thành bộ
phận chức năng và quyền hạn cụ thể. Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý là một điều
kiện bảo đảm các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. Ngân hàng càng tổ chức thành
nhiều cấp thì mức độ sai lệnh thông tin càng cao và vì vậy một điều hiển nhiên là hệ
thống kiểm soát nội bộ cũng được thiết lập ở mức độ lớn tương ứng để có thể kiểm
soát được toàn bộ các hoạt động của ngân hàng.
c) Các phương pháp truyền đạt sự phân công quyền hạn
Phương pháp truyền đạt sự phân công quyền hạn là cách thức người quản lý ủy
quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Trong thực tế việc ủy quyền này bằng văn
bản hay bằng mệnh lệnh, thông báo trong một cuộc họp, hay thậm chí qua điện thọai.
d) Vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm cơ chế kiểm tra nội bộ và hoạt động kiểm
toán nội bộ, trong đó cơ chế kiểm tra nội bộ là hệ thống các thủ tục kiểm tra được cài
đặt vào quy trình hoạt động của ngân hàng để ngăn ngừa rủi ro xảy ra trong quy trình
hoạt động, còn hoạt động kiểm toán nội bộ là những hoạt động độc lập với quy trình
hoạt động của ngân hàng nhằm kiểm tra thường xuyên quy mô, hiệu lực, tính cơ chế
kiểm tra nội bộ.
e) Chính sách nhân viên
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống kiểm soát nào cũng là con
người. Khi thiếu yếu tố này, các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ tới đâu cũng không thực
hiện được trong thực tế. Ngược lại nếu nhân viên có đủ năng lực và đáng tin cậy, nhiều
quá trình kiểm soát khác có thể không cần thiết mà vẫn có các BCTC đáng tin cậy.
Tuy nhiên ngay cả khi con người có thể có năng lực và trung thực, họ vẫn có khuyết
điểm, vì vậy phải duy trì một số thủ tục kiểm soát tối thiểu.
Các chính sách về nguồn nhân lực bao gồm những vấn đề như chính sách tuyển
dụng, chính sách đào tạo sau tuyển dụng, chính sách khen thưởng và kỷ luật… có ảnh
hưởng quyết định đến trình độ và phẩm chất đội ngũ của nhân viên ngân hàng. Do đó
10


việc thực hiện những chính sách về nguồn nhân lực có hợp lý hay không sẽ góp phần
tạo cho doanh nghiệp có một môi trường kiểm soát thuận lợi hay không thuận lợi.
3.2.2. Hệ thống kế toán
Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin trung thực và đáng tin cậy
đồng thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác và kịp thời. Hệ thống thông
tin trong môi trường ngân hàng bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế
toán là bộ phận đặc biệt quan trọng. Hệ thống kế toán hiệu quả xét trên góc độ là một
bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ phải thỏa mãn tất cả các mục tiêu bao
gồm:
-Các nghiệp vụ chỉ có thể thực hiện nếu có sự đồng ý chung hoặc cụ thể của
BGĐ.
-Tất cả các nghiệp vụ và các sự kiện được hạch toán một cách nhanh chóng,
đầy đủ và chính xác vào tài khoản trong kỳ kế toán phù hợp, từ đó cho phép lập BCTC
theo những chuẩn mực xác định.
- Chỉ có thể xâm nhập vào tài sản hay vào tài liệu khi có sự cho phép của BGĐ
- Các tài sản trên sổ kế toán được so sánh với các tài khoản thực trong khoảng
thời gian tương đối thường xuyên và trong trường hợp có chênh lệch, các biện pháp
thích hợp được đưa ra.
3.2.3. Các thể thức kiểm soát
Các thể thức kiểm soát là những chính sách hay thủ tục giúp cho việc thực hiện
các chỉ đạo của người quản lý. Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các rủi
ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện mục tiêu của ngân hàng. Có rất nhiều thể
thức kiểm soát, tuy nhiên chúng thuộc về 6 loại sau:
-Phân chia trách nhiệm thích hợp
-Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn
-Chứng từ và sổ sách đầy đủ
-Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách
-Kiểm tra độc lập
-Phân tích rà soát

11


a) Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Mục đích là không cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt
của một nghiệp vụ. Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này
được kiểm soát bởi một nhân viên khác. Việc phân chia trách nhiệm sẽ giúp giảm bớt
rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như hành vi gian lận. Việc phân chia trách
nhiệm đòi hỏi phải tách biệt các chức năng sau:
ƒ Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản
ƒ Chức năng kế toán và chức năng hoạt động
b) Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn
Tất cả các nghiệp vụ đều được những người có trách nhiệm phê chuẩn trước khi
thực hiện. Tuy nhiên nếu bất kỳ ai trong ngân hàng cũng có thể quyết định cho vay thì
chắc chắn xảy ra sự hỗn độn.
Có hai mức độ phê chuẩn:
-Phê chuẩn chung: nghĩa là Ban Quản Trị đưa ra các chính sách và người
cấp dưới được chỉ đạo thực thi các hoạt động theo chính sách này mà không cần
phải trình để xét duyệt một lần nữa.
-Phê chuẩn cụ thể: liên quan đến việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng
nghiệp vụ. Đối với những nghịêp vụ có liên quan đến một khoản tiền lớn hoặc
quan trọng, người quản lý yêu cầu xét duyệt cụ thể trong từng trường hợp.
c) Chứng từ và sổ sách đầy đủ
Chứng từ và sổ sách là những hình thức và công cụ mà trên đó các nghiệp vụ
kinh tế được phản ánh và tổng hợp. Cả chứng từ của bút toán gốc và sổ sách mà trên
đó các nghiệp vụ phản ánh đều quan trọng. Chứng từ và sổ sách là một dấu vết kiểm
toán quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.
Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn tổ chức của
ngân hàng và giữa các ngân hàng khác với nhau. Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự
đảm bảo hợp lý là tất cả các tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ
kinh tế được ghi sổ chính xác.
d) Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách
Tài sản có thể được bảo quản tốt thông qua hạn chế việc tiếp cận tài sản bằng
cách xây dựng nhà hầm an toàn cho các lọai tài sản như tiền, các giấy tờ có giá, các sổ
12


sách chứng từ,… Sử dụng két sắt, bố trí lực lượng bảo vệ đầy đủ, sử dụng các thiết bị
bảo vệ, tổ chức kiểm kê định kỳ.
e) Kiểm tra độc lập
Kiểm tra độc lập là sự xem xét lại cẩn thận và liên tục bốn loại thủ tục kiểm
soát như trên có được thực hiện đầy đủ hay không. Thủ tục này thường được xem như
các quá trình kiểm soát độc lập hay sự thẩm tra nội bộ. Người thực hiện thủ tục kiểm
tra này phải độc lập với nghiệp vụ được kiểm tra, nghĩa là người trước đó không thực
hiện nghĩa vụ này. Trong thực tế đôi khi các nhân viên có khả năng quên hoặc cố ý
không theo các thủ tục, hoặc trở nên ẩu thả. Ngoài ra cả sự gian lận và vô ý sai phạm
đều có khả năng xảy ra chất lượng của quá trình kiểm soát như thế nào. Vì vậy, mặc
dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhiên
trong họat động, kiểm tra độc lập vẫn tồn tại trong một số nghiệp vụ mà người quản lý
thấy trọng yếu và rủi ro cao.
f) Phân tích rà soát
Đây là việc so sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các
dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không mang tính chất tài chính, đồng
thời còn xem xét trong các mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện.
Mục đích của thủ tục này là nhằm xác định xem đơn vị có đi đúng mục tiêu đã đề ra
hay không, đồng thời xem những dấu hiệu bất thường mà kịp thời có những giải pháp
tối ưu để điều chỉnh thích hợp mục tiêu đã được đề ra.
3.3. Quy trình tiền gửi
3.3.1. Quy trình giao dịch gửi tiền tiết kiệm
a) Gửi tiết kiệm bằng tiền mặt (VND hay ngoại tệ)
Bước 1
-GDV tiếp xúc KH, nhận thông tin từ KH, giới thiệu và tư vấn các sản phẩm dịch
vụ phù hợp với nhu cầu KH.
-Tiếp nhận nhu cầu gửi tiết kiệm của KH, hướng dẫn KH xuất trình giấy tờ hợp lệ
theo hướng dẫn.
-Nếu là KH mới (chưa có Mã KH) thì hướng dẫn lập Phiếu đăng ký mẫu chữ ký.
-Hướng dẫn KH điền vào Giấy gửi tiền tiết kiệm.
-Nếu các biểu mẫu KH lập có thiếu sót thì hướng dẫn KH lập lại.
13


Bước 2: Xác nhận và tạo thông tin KH
ƒ Xác nhận thông tin KH
-GDV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ do KH xuất trình theo đúng
quy định.
-Trường hợp đề nghị của KH không phù hợp hoặc sai quy định thì GDV phải tư
vấn cho KH hoặc trình ngay cấp có thẩm quyền để xin ý kiến và trả lời KH.
ƒ Tạo thông tin KH
-Căn cứ giấy gửi tiền tiết kiệm của KH và các giấy tờ cần thiết, GDV nhập các
thông tin KH vào chương trình quản lý thông tin KH (chỉ thực hiện đối với KH
chưa có Mã KH).
-Đối với người được ủy quyền, người được chuyển nhượng, người đồng chủ sở
hữu, người giám hộ, người đại diện theo pháp luật thì GDV tạo các thông tin liên
quan theo đúng quy định của pháp luật và của SCB.
-GDV cập nhật thông tin KH phải chịu trách nhiệm về sự chính xác, đảm bảo yêu
cầu nhận biết KH, các dấu hiệu liên quan đến phòng chống rửa tiền, đồng thời có
dữ liệu KH phục vụ cho công tác nghiên cứu, chăm sóc KH,…
Bước 3: Mở TK, thu tiền, hạch toán
GDV căn cứ vào các thông tin về sản phẩm mà KH đăng ký trên Giấy gửi tiền
tiết kiệm như tên sản phẩm, kỳ hạn gửi tiền, hình thức lĩnh lãi,… GDV tiến hành
mở TK tiền gửi tiết kiệm cho KH.
ƒ Trường hợp giao dịch số tiền trong hạn mức của GDV
- GDV hướng dẫn KH điền vào Bảng kê nộp tiền, GDV kiểm tiền và đếm tiền
trước sự chứng kiến của KH.
- GDV hạch toán và in Phiếu thu
Nợ TK XXX.101100.X00/XXX.103137.X00
Có TK XXX.4232.X00/XXX.424237.X00(chi tiết theo từng KH)
- GDV hướng dẫn KH ký và ghi rõ họ tên trên Phiếu thu hoặc Bảng kê nộp tiền.
- GDV ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền” lên trên Phiếu thu hoặc Bảng kê nộp
tiền.
- GDV in Thẻ tiết kiệm hoặc các chứng từ khác có liên quan (nếu có).
ƒ Trường hợp giao dịch số tiền vượt hạn mức của GDV
14


- GDV hướng dẫn KH sang BPNQ thu tiền
- BPNQ hướng dẫn KH điền vào Bảng kê nộp tiền, sau đó thực hiện thu tiền
theo đúng quy định về thu tiền mặt.
- GDV hạch toán in Phiếu thu
- GDV thông báo cho KSV kiểm soát, duyệt cho phép giao dịch
- GDV in thẻ tiết kiệm và các chứng từ tương đương khác (nếu có)
Bước 4: Kiểm soát và giao thẻ Tiết kiệm hoặc các chứng từ khác (nếu có) cho KH
ƒ Trường hợp giao dịch với số tiền trong hạn mức của GDV
- KSV kiểm tra và ký chứng từ, sau đó ký vào cột kiểm soát trên Thẻ Tiết kiệm
hoặc chứng từ tương đương khác (nếu có) để xác nhận số liệu này, đóng dấu hoặc
chuyển cho người giữ dấu đóng dấu lên thẻ tiết kiệm hoặc chứng từ tương đương
khác (nếu có) và trả lại chứng từ cho GDV.
- GDV giao thẻ tiết kiệm hoặc chứng từ tương đương khác (nếu có) và các giấy
tờ tùy thân cho KH (nếu có).
- GDV lưu hồ sơ KH: lưu Phiếu thu và Bảng kê nộp tiền
ƒ Trường hợp giao dịch số tiền vượt hạn mức của GDV
- KSV kiểm tra và ký chứng từ, sau đó ký vào cột kiểm soát trên Thẻ Tiết kiệm
hoặc chứng từ tương đương khác (nếu có) để xác nhận số liệu này, đóng dấu hoặc
chuyển cho người giữ dấu đóng dấu lên thẻ tiết kiệm hoặc chứng từ tương khác và
chuyển toàn bộ chứng từ cho BPNQ.
- BPNQ hướng dẫn KH ký vào Phiếu thu, Bảng kê nộp tiền.
- BPNQ đóng dấu “Đã thu tiền” lên Phiếu thu và Bảng kê nộp tiền.
- BPNQ ký tắt vào chỗ kết số trên Thẻ Tiết Kiệm hoặc các chứng từ tương
đương khác (nếu có) để xác nhận số tiền thu, trả thẻ Tiết kiệm hoặc các chứng từ
tương đương khác (nếu có) và các giấy tờ tùy thân cho KH.
- BPNQ lưu Bảng kê nộp tiền và chuyển trả Phiếu thu cho GDV.
- GDV lưu hồ sơ KH và lưu Phiếu thu.
b) Gửi tiết kiệm bằng chuyển khoản
™ Trường hợp KH có Tài khoản tiền gửi thanh toán (Tài khoản TGTT)
tại SCB và gửi tiết kiệm bằng cách chuyển khoản từ Tài khoản TGTT
tại SCB
15


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×