Tải bản đầy đủ

CACH SOAN THAO VAN BAN WORD TAP 1

Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

I. QUY TC C BN KHI SON THO VN BN
1. Cỏc khỏi nim c bn
Ký t (Character ): L mt phớm c nhn t vựng phớm ký t (Ngoi tr cỏc
phớm Shift, Ctrl, Alt v Caps Lock). Bn cng cn phõn bit rừ hai loi ký t, ú
l: nhng ký t in ra giy (Printable characters) v nhng ký t khụng in ra giy
(non printing characters, nhng ký t ny thy c trờn mn hỡnh)

- T (Word): L mt tp hp gm cỏc ký t c t gia hai ký t trng
- Cõu (Sentence): L mt tp hp gm cỏc t t gia hai du chm cõu
- Dũng (Line): L mt tp hp gm cỏc t, bt u t l trỏi n l phi trờn
mn hỡnh
- on (Paragraph): L mt tp hp gm cỏc t, cỏc cõu, c t gia hai
du phõn on (Paragraph). ni no bn nhn phớm Enter, ni ú bn ó t
mt du phõn on
- Trang (Page): L tp hp gm cỏc dũng, on, cỏc i tng khỏc. c
hin th trờn mt mt ca t giy in (c khai bỏo trong menu File Page
Setup)


+ Cú hai loi ngt trang :
- Ngt trang mm (Soft Break Page): Do phn mm quy nh
- Ngt trang cng (Hard Break Page): Do ngi s dng quy nh
khi mun qua trang sm
- Chng (Section): L tp hp gm cỏc on, cỏc trang c t
gia hai du ngt chng (End of Section)
- Ti liu (Document): L tp hp gm cỏc chng v c lu lờn a
di mt tp tin
2. Cỏc quy tc

- Nhp vn bn t l trỏi sang l phi, khi vn bn ti l phi Word s t
ng cun xung hng. Khụng bm phớm Enter xung hng trong mt on
vn bn
- Bờn trỏi du ngt cõu khụng c cú khong trng
- Bờn phi du ngt cõu bt buc cú khong trng
- Riờng ba du : ? ! thỡ bờn trỏi nờn cú khong trng
- Bờn phi du m ngoc, bờn trỏi du úng ngoc khụng cú khong trng
- Khi cn a con tr nhy mt khong xa bm phớm Tab, tuyt i khụng
dựng thanh Spacebar
3. Ch nhp vn bn
Cú 2 ch nhp vn bn
- Ghi chốn (Insert): Ký t nhp s chốn vo v trớ con tr
- Ghi ố (Overtype): Ký t nhp vo s ố lờn ký t bờn phi con tr
1


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

Chuyn i ch Insert v Overtype:
- Bm phớm Insert
- Nhp ỳp vo ụ OVR thanh trng thỏi
II. CCH TRèNH BY VN BN
1. Khỏi nim
Khi lm vic vi nhng ti liu trong Word, bn cú th chn nhiu cỏch trỡnh
by vn bn. Cú 4 cỏch trỡnh by sau õy:
+ Normal View: Trỡnh by ti liu liờn tc t trờn xung di, nhng ch
ngt trang c th hin bng ng chm chm


+ Web Layout View: Trỡnh by vn bn theo dng trang Web
+ Print Layout View: Trỡnh by vn bn theo tng trang. cỏch trỡnh by
ny nhng gỡ bn thy trờn mn hỡnh nh th no thỡ in ra giy nh th y
+ Outline: Trỡnh by ti liu theo dng i cng bn d dng xem v b
trớ li ni dung
2. Thay i cỏch trỡnh by
Cỏc cỏch:
- Chn menu View Chn cỏch trỡnh by tng ng
- Click chn biu tng trỡnh by tng ng trờn thanh Scroll bar

3. Thay i n v o: Vo Tool Genenerral Measurement units: Chn
Centimeters OK

2


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

4. Thit lp l cho ti liu
Vo File Page Setup xut hin hp thoi
- Trờn th Margins, nhp khong cỏch l trang
+ Top: L trờn (Chn 2.54 cm)
+ Bottom: L di (Chn 2.54 cm)
+ Left: L trỏi (Chn 3.17 cm)
+ Right: L phi (Chn 3.17 cm)
+ Gutter: 0 cm
+ Gutter position: Left
+ Multiple pages: Nomal
+ Apply to: Whole document
Default
Chn Yes

3


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

5. Chn th Paper: Trong danh sỏch Paper size chn kiu A4 , nhp OK
Chn Default Chn Yes

4


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

6. Khỏm phỏ thanh trng thỏi

- Chn th View, ỏnh du chn vo Status bar
- Thanh trng thỏi cho bit nhng thụng tin v vn bn ang c son tho,
nh th t trang hin ti, phn, dũng, ta con tr
Note
- Cú th nhp ỳp vo s th t ca trang gi hp thoi Find and Replace

5


Cẩm Nang Soạn Thảo Văn Bản

Tập 1

- Ngồi ra, trên thanh trạng thái còn có các chức năng REC, TRK, EXT,
OVR. Để bật hoặc tắt các chức năng này, chỉ việc nhấp đúp vào các chức năng
đó, trong đó:
+ REC là chức năng ghi macro, chức năng này thực hiện các thao tác
một cách tự động
+ TRK giúp theo dõi mọi hoạt động trên văn bản gốc
+ EXT cho phép đánh dấu khối để chọn đoạn văn bản bằng các phím
mũi tên
+ OVR chức năng ghi đè, tức là các ký tự bên phải con trỏ sẽ được thay
thế bằng ký tự được gõ vào
- Để bỏ dòng chữ gạch chân
Bỏ dấu kiểm của Check spelling as you type và
Check grammar as you type
- Ký tự cách nhau một khoảng trắng
Tương tự, bỏ dấu kiểm Smart cut and paste

7. Tự động với Auto Text

6


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

Word cho phộp thờm t ng mt cm t vo vn bn thay vỡ phi gừ bng tay.
s dng tớnh nng Auto Text, thc hin cỏc bc sau:
a. Nhp phi vo v trớ bt k trờn thanh menu v chn Auto Text

b. Nhp vo biu tng bn phớm trờn thanh cụng c

c. Chn th Auto Text, nhp cm t cn thờm vo ụ Enter Auto Text entries
here, sau ú chn Add

d. Sau khi ó thờm nhng cm t mi vo Auto Text, mi ln mun chốn cm t
ú vo ti liu ch vic chn cm t cn chốn, nhp Insert
7


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

e. Xoay hỡnh
- Xoay hỡnh 900:

Taọp 1

Chn Picture cn thao tỏc

Chn biu tng Rotate Left
- Hoc nhp chut phi vo thanh cụng c chn Picture v kộo xung gúc mn
hỡnh v nhp vo gúc cú du tam giỏc

8


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

f. Chuyn i ch In sang ch Thng v ngc li
S dng nhiu ln Shift + F3
g. nh dng hiu ng
- Dũng ch nh bờn di: Ctrl + =
- Ch s m:
Ctrl + Shift + =
III. NI DUNG
1. Cỏc phớm tt thụng dng
-

-

Ctrl + ln chut: Zoom
Ctrl + 1 : Gión dũng n
Ctrl + 2 : Gión dũng ụi
Ctrl + 5 : Gión dũng 1,5
Ctrl +0 : To thờm gión dũng n trc on
Ctrl + L : Cn dũng trỏi
Ctrl + R : Cn dũng phi
Ctrl + E : Cn gia
Ctrl + J : Cn dũng ch dn u 2 bờn, thng l
Ctrl + N : To File mi (Word mi)
Ctrl + O : M File ó cú
Ctrl + P : In n File
F12 : Lu ti liu vi tờn khỏc
F7 : Kim tra li chớnh t ting Anh
Ctrl + Z : B qua lnh va lm
Ctrl + Y : Khụi phc lnh va b (Ngc li vi lnh Ctrl + Z)
Ctrl +Shift + S : To Style (heading) dựng mc lc t ng
Ctrl + Shift +F : Thay i phụng ch
Ctrl + Shift + P : Thay i c ch
Ctrl + D : M hp thoi nh dng Font ch
Ctrl + M : Lựi on vn bn vo 1 tab (Mc nh 1,27 cm)
Ctrl + Shift + M : Lựi on vn bn ra l 1 tab
Ctrl + Shift + L : Du nng m
Ctrl + T : Lựi nhng dũng khụng phi l dũng u ca on vn bn vo 1
tab
Ctrl +Shift + T : Lựi nhng dũng khụng phi l dũng u ca on vn bn
ra l 1 tab
Ctrl +F : Tỡm kim kớ t
Ctrl + G (Hoc F5) : Nhy n trang s
Ctrl + H : Tỡm kim v thay th ký t
Ctrl + K : To liờn kt (Link)
Ctrl + ] : Tng c ch
Ctrl + [ : Gim c ch
Ctrl + W : úng File
9


Cẩm Nang Soạn Thảo Văn Bản

Tập 1

-

Ctrl + Q : Lùi đoạn văn bản ra sát lề (Khi dùng Tab)

-

Ctrl + Shift +> : Tăng 2 cỡ chữ

-

Ctrl + Shift + < : Giảm 2 cỡ chữ

-

Ctrl + F2 : Xem hình ảnh nội dung File trước khi in

-

Alt + Shift + S : Bật/ Tắt phân chia cửa sổ Window

-

Ctrl + Atl + O : Cửa sổ MS Word ở dạng Outline

-

Ctrl + Atl + N : Cửa sổ MS Word ở dạng Nomal

-

Ctrl + Atl + P : Cửa sổ MS Word ở dạng Print Layout

-

Ctrl + Atl + L : Đánh số và kí tự động

-

Ctrl + Atl + F : Đánh ghi chú (Footnotes) ở chân trang

-

Ctrl + Atl + D : Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở đó

-

Ctrl + Atl + M : Đánh chú thích (Nền là màu vàng) khi di chuyển chuột đến
mới xuất hiện chú thích

-

F4 : Lặp lại lệnh vừa làm

-

Ctrl + Atl + 1 : Tạo heading 1

-

Ctrl + Atl + 2 : Tạo heading 2

-

Ctrl + Atl + 3 : Tạo heading 3

-

Alt + F8 : Mở hộp thoại Macro

-

Ctrl+ Shift + “+” : Bật / Tắt đánhchỉ số trên

-

Ctrl + “+” : Bật / Tắt chỉ số đánh dưới

-

Ctrl + Space : Trở về định dạng Font chữ mặc định

-

Ctrl + Shift +A : Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (Với chữ tiếng Việt
có dấu thì khơng nên chuyển)

-

Atl + F10 : Phóng to màn hình (Zoom)

-

Atl + F5 : Thu nhỏ màn hình

-

Atl + Print Screen : Chụp hình hộp thoại hiển thị trên màn hình

-

Print Screen : Chụp tồn bộ màn hình đang hiển thị.

+

Các phím di chuyển con trỏ

-

Ctrl + → : Qua phải một từ
10


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

-

Ctrl + : Qua trỏi mt t

-

Ctrl + : Lờn trờn mt on

-

Ctrl + : Xung di mt on

-

Ctrl + Alt + PgUp : Lờn u trang mn hỡnh

-

Ctrl + Alt + PgDn : Xung cui trang mn hỡnh

-

Shift + F5 : V v trớ sau cựng ca im chốn

+

Thao tỏc chn khi

-

Ctrl + Shift + Home : Chn n u vn bn

-

Ctrl + Shift + End : Chn n cui vn bn

+

Cỏc phớm thay i kiu ch

-

Ctrl + Shift +D : Gch di nột ụi

-

Ctrl + Shift + K : i ra ch hoa nh

-

Ctrl + Shift + A : i ra ch hoa

-

Ctrl + Shift + W : Gch di mi t

+ Cỏc phớm dúng biờn
- Ctrl + M : Di l trỏi qua phi 1 Tab (Ngc li l : Ctrl + Shift + M)
- Ctrl + T : Di cỏc dũng di ca on vn bn qua phi 1 Tab (Tng t trờn)
- Ctrl + J : Canh on vn bn u 2 biờn
- Ctrl + Q : G b cỏc nh dng on, cỏc kiu dúng biờn, cỏc im dng Tab
2. S dng mỏy tớnh trong Word
Vo View> Toolbars > Customize hoc nhp phi vo thanh Menu

11


Cẩm Nang Soạn Thảo Văn Bản

Tập 1

- Trong thẻ Commands, chọn Tools trong danh sách Categories, nhấp Tools
Calculate và kéo thả vào một vị trí bất kỳ trên thanh menu
- Khi tính tốn ta đánh dấu khối tồn bộ phép tính, nhấp Tools Calculate rồi
nhấn Ctrl + V để dán kết quả vào tài liệu
Ví dụ: Tính 17*2 = … ta làm như sau
a. Đánh dấu khối 17*2
b. Nhấp vào thanh Tools Calculate trên thanh cơng cụ
c. Đặt vị trí con trỏ sau dấu = và ấn tổ hợp phím Ctrl +V
3. Tính tốn trên bảng

Vào Table > Formula rồi lựa chọn một hàm tính tốn. Tính trong Word rất
hạn chế
Ví dụ: 1+2+6 = 9
a. Đặt con trỏ vào sau dấu =
b. Chọn Table > Formula , chọn hàm SUM trong Paste function để tính
phép cộng

12


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

- Nhp 1, 2, 6 vo trong hm SUM v OK
- Tớnh tng t cho cỏc hm khỏc
4. V hỡnh trong Word
- V ng thng, hỡnh vuụng, hỡnh trũn, ng cong góy khỳc.
- Chn Drawing

- Trờn thanh cụng c v bao gm nhiu chc nng nh v, tụ mu, chn dy
nột v, v cỏc hỡnh khi, cỏc mu hỡnh chun

- Khi cn v on thng, nhp vo biu tng v ng thng, nhn v gi phớm
Shift trong khi v, khi ú con tr chut s di chuyn theo ng thng

- Khi cn v mt ng cong phc tp, trờn thanh cụng c Drawing vo
AutoShapes Lines Curve

13


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

- Tng t, vo AutoShapes Lines FreeForm v cỏc ng góy khỳc
liờn tip nhau hoc v t do

14


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

- Nu ng cong, gp khỳc cha nh ý mun, nhp phi vo i tng ri
chn Edit Points

- Lỳc ny, cỏc im neo trờn ng s hin lờn, cú th t do iu chnh theo ý
mun, cú th thờm im (add points), xúa bt im (delete points) iu chnh
ng nột mm mi hn

15


Cẩm Nang Soạn Thảo Văn Bản

Tập 1

- Muốn tơ màu cho đối tượng đòi hỏi đối tượng đó phải được tạo ra từ một
đường khép kín, để làm điều này chỉ việc nhấp phải vào đối tượng và chọn
Chose Patch. Thì sẽ tạo thành một vòng kín

- Muốn tơ màu cho ngun đường thẳng đó thì chỉ cần nhấp chuột trái vào đầu
đường thẳng và chọn Color
- Để vẽ các hình phức tạp hơn các bạn vào những cơng cụ bên dưới. Trong
Move Autoshapes có rất nhiều hình vẽ để các bạn chọn
 Cắt xén Picture
- Nhấp chuột phải chọn Picture
- Click vào Crop
 Tạo khung Ảnh
- Có thể sử dụng AutoShape trong Word để tạo ra những khung hình đẹp theo ý
muốn. Một điểu cần lưu ý là phải phỏng đốn kích thước của ảnh để tạo ra
khung vừa với ảnh.
Ví dụ: Tạo một khung Oval cho hình

16


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

a. V mt hỡnh Oval sao cho kớch thc to thnh mt khung nh va vn
b. Nhp phi vo hỡnh Oval v chn Format AutoShap, xut hin hp thoi
c. Chn th Color, chn Fill Effects

17


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

d. Chn th Picture, nhp Select Picture

e. Chn nh cn to khung, nhp Insert.
f. OK
Note: Quan trng l chn ỳng c hỡnh
4. Chuyn t Text sang Table
Khi gừ xong mt on vn bn, trỡnh by p hn ta nờn a vo trong
Tablel. Word cho phộp chuyn i t ng t Text sang Table m khụng cn
phi gừ li t u
- thun tin trong vic chuyn i, vn bn nờn cú nhng du cỏch. Nh cú
du cỏch ny m Word cú th hiu c on no s c a vo cell no. Du
cỏch cú th l khong trng, du tab, du phy hoc du ni

18


Cẩm Nang Soạn Thảo Văn Bản

Tập 1

- Để chuyển từ Text sang Table, ta làm như sau
+ Đánh dấu khối đoạn Text cần chuyển đổi
+ Vào Table → Convert → Text to Table, xuất hiện hộp thoại
- Trong hộp thoại Convert Text to Table, số dòng sẽ tương ứng với số hàng
trong đoạn Text
+ Lựa chọn dấu cách trong phần Separate text at, nhấp OK
5. Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Word để thao tác nhanh hơn
Vào Insert → Symbol …Nhấp Shortcut Key. Gán tổ hợp phím vào ơ Press new
shortcut key. Nhấp Assign, nhấp Close
6. Xem nhanh nội dung văn bản Word
Vào File → Open → Ctrl + O.Trong Open nhấp vào Preview

IV. HỒN TẤT VĂN BẢN
Để tránh người khác xem và thay đổi tài liệu, ta làm như sau
- Vào Tools → Protect Document…
- Trong Editing restrictions:
a. Tracked Changes: Cho phép theo dõi mọi sự thay đổi trong tài liệu
b. Comments: Chỉ cho phép người khác thêm vào những ghi chú (Comments)
c. Forms: Chỉ cho phép thay đổi kiểu định dạng của văn bản, ngồi ra khơng cho
phép thay đổi bất kỳ điều gì khác
19


Cẩm Nang Soạn Thảo Văn Bản

Tập 1

- Nhập mật khẩu vào hộp thoại password, OK
 Note :
- Mật khẩu này sẽ được u cầu nhập vào mỗi khi bạn muốn mở tài liệu
- Word sẽ bảo vệ tài liệu cho đến khi bạn thực hiện Unprotect
Hủy bỏ chế độ bảo vệ tài liệu
- Vào Tools → Unprotect Document, nhập mật khẩu và OK
1. Tạo mục lục tự động
Vào View → Outline. Chọn ở Body text trên thanh tiêu đề. Sau khi định dạng
xong tồn bộ tài liệu, vào Insert → Reference → Index and Tables, định số cấp
thể hiện trong mục lục bằng giá trị Show levels, nhấp OK
2. Quay Trang
Đặt con trỏ ở điểm cuối cùng trong trang trước trang cần quay ngang. Vào File
→ Page Setup. Chọn Landscape trong mục Orientrtion, và nhấp chọn Apply to
This point forward trong mục Preview…
- Tuy nhiên, lúc này tất cả trang nằm sau trang được đặt con trỏ đều được
quay ngang. Nên cần phải quay đứng lại các trang phía sau trang cần quay
ngang. Việc này được thực hiện như sau :
- Đặt con trỏ ở điểm cuối cùng trong trang trước trang cần quay đứng. Vào
File → Page Setup. Chọn Portrait trong mục Orientation và chọn Apply to This
point forward trong mục Preview

Hình thiết lập quay trang ngang

20


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

Hỡnh thit lp quay trang ng
3. To vin khung cho trang bỡa
a. Cỏch 1
Vo Format Border and Shading, hp thoi xut hin, chn Page Border,
chn kiu khung vin trong danh sỏch Art

21


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

- Chn This section First page only trong danh sỏch Apply to. Nhp
Option xut hin hp thoi Border and Shading Options. Trong danh sỏch
ny chn Text trong danh sỏch Measure from, nhp OK.

b. Cỏch 2
Nhp chut phi lờn thanh cụng c chn Drawing Rectangle Line
style chn chiu dy khung
4. Kim tra t vng v vn phm
Khi son tho vn bn bng ting Anh, vo Spelling And Grammar > ỏnh du
chn tt mc Hide Spelling error in this document, trong khung Grammar chn
Check grammar with spelling

22


Cẩm Nang Soạn Thảo Văn Bản

Tập 1

- Word sẽ đánh dấu những từ sai bằng những đường gợn sóng màu đỏ bên dưới
từ ấy. Để hồn chỉnh nó, Word sẽ gợi ý cho bạn một số từ khác nếu bạn nhấp
chọn biểu tượng Spelling and Grammar trên thanh Standard. Chấp nhận từ nào
trong danh sách đề nghị của Word, chọn nó rồi nhấp Change
- Để tìm từ đồng nghĩa cho một từ trong văn bản, chọn từ đó, vào Tools >
Language > Thesaurus. Chọn từ thích hợp trong đề nghị của Word, sau đó nhấp
Replace
V. CÁCH TRÌNH BÀY VĂN BẢN
1. Giới thiệu
Để tạo hiệu ứng trong khung Text Effects, nhấp chọn Outline và Small Caps.
Xem kết quả hiệu ứng này trong khung Preview để có được kiểu chữ ưng ý
(Phím tắt Ctrl + D)

23


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

- vit ch ni Trong hp thoi Font chn Emboss hoc Engrave
- Tng Khong Cỏch Gia Cỏc Ký T, Trong Hp Thoi Font, Chn
Character Spacing, Trong Khung Spacing, Chn Expanded Chn khong
cỏch trong by

24


Caồm Nang Soaùn Thaỷo Vaờn Baỷn

Taọp 1

- ỏnh du nhng on vn bn quan trng trong ti liu, chn biu
tng Highlight trờn thanh nh dng.
- chuyn nhng cm t khỏc cựng Font, thc hin nh sau
- Quột chn khi mun i Font
- Nhn gi phớm Ctrl
- Quột chn cm t bn mun chuyn thnh cựng Font vi cm t ó
chn trờn
- Cui cựng vo Edit Repeat Font Formatting (Ctrl + Y)
- nh dng cho on
- nh dng cho on, trc tiờn bn t du nhỏy con tr u on ú,
gi lnh Format Paragraph. Hp thoi Paragraph xut hin, chn Justifed
- tng khong trng bờn trỏi v phi cho on, khung Indentation, mc
Left v Right, nhp vo mi tờn hng lờn n khi cú c mt khong cỏch
thớch hp

25


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x