Tải bản đầy đủ

ứng dụng ISO tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài nghiên cứu này, tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên ThS. Lâm Thu Hằng, Chánh văn phòng Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm,
Kiểm định nuôi trồng thủy sản – chú Nguyễn Công Thuật đã tận tình giúp đỡ tôi
trong suốt thời gian khảo sát, nghiên cứu đề tài. Tuy nhiên, do thời gian tìm hiểu
có hạn và sự hiểu biết còn hạn chế nên bài nghiên cứu không tránh khỏi những
thiếu sót và sai lầm. Do vậy, tôi mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các bạn
để bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn nữa.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu do tôi khảo sát, tìm hiểu và hoàn
thành. Những thông tin và nội dung nêu trong bài đều dựa trên nghiên cứu thực tế
và hoàn toàn đúng với nguồn trích dẫn.
Tôi xin chịu trách nhiệm về bài nghiên cứu của mình./.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐẦU.................................................................................................................1

1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu............................................2
3. Phương pháp nghiên cứu............................................................................2
4. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................2
5. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................2
6. Giả thuyết nghiên cứu.................................................................................3
7. Đóng góp của đề tài....................................................................................3
8. Cấu trúc của đề tài.......................................................................................3
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM KHẢO NGHIỆM, KIỂM
NGHIỆM, KIỂM ĐỊNH NUÔI TRỒNG THỦY SẢN VÀ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008............................................4
1.1. Khái quát chung về Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định
nuôi trồng thủy sản..........................................................................................4
1.1.1. Sự hình thành và phát triển...................................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.............................5
1.2. Khái quát chung về ISO 9001:2008.......................................................10
1.2.1. Giới thiệu về ISO và ISO 9001:2008..................................................10
1.2.2. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008............................................11
1.2.3. Mục tiêu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.............................................11
1.2.4. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng.........................11
1.3. Các nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại
Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản.....13
TIỂU KẾT.....................................................................................................16


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
TRUNG TÂM KHẢO NGHIỆM, KIỂM NGHIỆM, KIỂM ĐỊNH NUÔI
TRỒNG THUỶ SẢN...........................................................................................17
2.1. Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008
trong quy trình xử lý văn bản đi và văn bản đến (Mã số: QT08-ASTAC)....17
2.1.1. Tóm tắt nội dung quy trình.................................................................17
2.1.1.1. Quy trình xử lý văn bản đến............................................................17
2.1.1.2. Quy trình xử lý văn bản đi...............................................................18
2.1.2. Thực trạng việc thực hiện quy trình tại Trung tâm.............................20
2.2. Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008
trong quy trình quản lý tài sản cố định (Mã số: QT09-ASTAC)...................20
2.2.1. Tóm tắt nội dung quy trình.................................................................20
2.2.2. Thực trạng việc thực hiện quy trình tại Trung tâm.............................21
2.3. Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008


trong quy trình họp giao ban (Mã số: QT10-ASTAC)..................................22
2.3.1. Tóm tắt nội dung quy trình.................................................................22
2.3.2. Thực trạng việc thực hiện quy trình tại Trung tâm.............................23
2.4. Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008
trong quy trình quản lý hồ sơ viên chức, người lao động (Mã số: QT11ASTAC).........................................................................................................24
2.4.1. Tóm tắt nội dung quy trình.................................................................24
2.4.2. Thực trạng việc thực hiện quy trình tại Trung tâm.............................25
TIỂU KẾT.....................................................................................................26
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO
9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM KHẢO
NGHIỆM, KIỂM NGHIỆM, KIỂM ĐỊNH NUÔI TRỒNG THỦY SẢN......27
3.1. Đánh giá chung về việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy
sản..................................................................................................................27


3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................27
3.1.2. Hạn chế...............................................................................................28
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................29
3.2. Giải pháp trong việc nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định
nuôi trồng thủy sản........................................................................................29
3.2.1. Nâng cao nhận thức để thay đổi thái độ, hành vi trong việc ứng dụng
ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm
nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản........................................................30
3.2.2. Đào tạo, tập huấn việc ứng dụng quy trình ISO 9001:2008 trong công
tác văn phòng cho người lao động tại Trung tâm..........................................30
3.2.3. Bố trí kinh phí để đầu tư cơ sở vật chất, máy móc, phần mềm, trang thiết
bị hiện đại cho việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng..........30
3.2.4. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát trong việc thực hiện các quy
trình nghiệp vụ ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng........................................................................................31
3.2.5. Không ngừng cải tiến để nâng cao chất lượng nội dung các quy trình
ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng.............................................................................................................31
TIỂU KẾT.....................................................................................................31
KẾT LUẬN..........................................................................................................32
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................33


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của công tác văn phòng là một yếu tố khách
quan. Với chức năng tham mưu, tổng hợp, quản trị, hậu cần, đầu mối thông tin thì
văn phòng thực sự là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất
kỳ một cơ quan, tổ chức nào.
Công tác văn phòng ở nước ta trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0,
thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin, thời kỳ hội nhập và toàn cầu hóa buộc phải
có những sự thay đổi mạnh mẽ để phù hợp với bối cảnh mới. Việc ứng dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 vào trong công tác văn phòng có
thể coi là một trong những giải pháp để hiện đại hóa công tác văn phòng ở nước
ta hiện nay.
Được thành lập từ năm 2010, đến năm 2012, Trung tâm Khảo nghiệm,
Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản bắt đầu “đặt vấn đề” tới việc ứng
dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 vào trong công tác văn
phòng tại Trung tâm nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng.
Đến nay, sau năm năm nghiên cứu, xây dựng và áp dụng, việc ứng dụng hệ thống
quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng tại Trung tâm
Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản đã thu được những
kết quả nhất định.
Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, việc nghiên cứu việc
ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 vào công tác văn
phòng tại một đơn vị sự nghiệp công lập như Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm
nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản thực sự sẽ giúp tôi hiểu sâu hơn cả về lý
luận, cả về thực tế của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đối với công
tác văn phòng.
Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Khảo sát việc ứng dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng tại
Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản” làm
đề tài nghiên cứu của cá nhân mình.
1


2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008.
Phạm vi nghiên cứu: Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
9001:2008 vào công tác văn phòng tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm,
Kiểm định nuôi trồng thủy sản.
3. Phương pháp nghiên cứu
Trong bài nghiên cứu “Khảo sát việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm
nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản” tôi đã sử dụng những phương pháp
nghiên cứu sau: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; Phương pháp thu thập thông tin
từ mạng internet; Phương pháp khảo sát thực tế (quan sát, điều tra…); Phương
pháp phân tích, tổng hợp …
4. Lịch sử nghiên cứu
Nghiên cứu về việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng đã có nhiều công trình nghiên cứu. Một
vài công trình có thể kể đến như:
- Phan Thị Bích Thảo (2010), Nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong các cơ quan hành chính
nhà nước, thực tiễn tại Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội, Luận văn thạc sĩ
chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội.
- Hoàng Thị Thu Thủy (2010), Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Công ty cổ phần xây
dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học
kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
Tuy nhiên, nghiên cứu về việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
ISO 9001:2008 tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng
thủy sản thì đến nay chưa có đề tài nghiên cứu nào.
5. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu có ba mục tiêu:
Khái quát chung về Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định
nuôi trồng thủy sản và hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008;
2


Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định
nuôi trồng thủy sản;
Giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy
sản có kinh phí để đầu tư cho việc hiện đại hóa và đồng bộ hóa trang thiết bị phục
vụ cho việc ứng dụng ISO 9001:2008 thì việc ứng dụng ISO 9001:2008 vào công
tác văn phòng tại Trung tâm chắc chắn sẽ được nâng cao.
7. Đóng góp của đề tài
Đề tài nghiên cứu việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
9001:2008 vào công tác văn phòng tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm,
Kiểm định nuôi trồng thủy sản là tư liệu tham khảo, tư liệu nghiên cứu cho các đề
tài nghiên cứu khác có liên quan. Đồng thời, những giải pháp được đề xuất trong
bài nghiên cứu có thể ứng dụng được vào thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả
của công tác văn phòng tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định
nuôi trồng thủy sản.
8. Cấu trúc của đề tài
Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát chung về Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm,
Kiểm định nuôi trồng thủy sản và hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
9001:2008;
Chương 2: Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm,
Kiểm định nuôi trồng thủy sản;
Chương 3: Giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng.
CHƯƠNG 1
3


KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM KHẢO NGHIỆM, KIỂM NGHIỆM, KIỂM
ĐỊNH NUÔI TRỒNG THỦY SẢN VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
LƯỢNG THEO ISO 9001:2008
1.1. Khái quát chung về Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm
định nuôi trồng thủy sản
1.1.1. Sự hình thành và phát triển
Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản là
đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Thủy sản (Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn) theo quy định tại Quyết định số 05/2010/QĐ-TTg ngày
25/01/2010 của Thủ tướng Chính phủ và nay là Quyết định số 57/2014/QĐ-TTg
ngày 22/10/2014 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thủy sản.
Từ đó đến nay, Tổng cục trưởng Tổng cục Thủy sản đã ban hành một số
quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản như sau:
- Quyết định số 36/QĐ-TCTS-VP ngày 26 tháng 4 năm 2010 Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khảo nghiệm,
Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản;
- Quyết định số 199/QĐ-TCTS-VP ngày 01 tháng 9 năm 2010 Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khảo nghiệm,
Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản;
- Quyết định số 349/QĐ-TCTS ngày 01 tháng 7 năm 2013 Quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm
nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản;
- Quyết định số 642/QĐ-TCTS ngày 15 tháng 12 năm 2014 Quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm
nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản.
- Quyết định số 578/QĐ-TCTS-VP ngày 21/9/2015 sửa đổi, bổ sung quyết
định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của một số đơn
vị thuộc Tổng cục Thủy sản
4


Sau hơn 5 năm hoạt động và xây dựng, kiện toàn tổ chức bộ máy của
Trung tâm tại Hà Nội và trên phạm vi cả nước, đến nay Trung tâm đã hình thành
hệ thống với trụ sở tại Hà Nội và 04 Trung tâm vùng (Trung tâm Khảo nghiệm,
Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản Đồng bằng Sông Cửu Long; Trung
tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản miền Đông Nam
Bộ; Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản miền
Trung và Tây Nguyên; Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi
trồng thủy sản miền Bắc). Hiện tại, số lượng công chức, viên chức và người lao
động hiện có tại Trung tâm là 82 người, trong đó có 39 viên chức biên chế sự
nghiệp, 4 lao động hợp đồng theo Nghị định 68 và 39 hợp đồng lao động khác
chờ tuyển dụng.
Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định Nuôi trồng thủy sản
trực thuộc Tổng cục Thủy sản có địa chỉ tại số 10 đường Nguyễn Công Hoan,
phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội. SĐT: 02437.246.077.
Tên giao dịch Quốc tế: Aquaculte Surveying, Testing and Accreditation
Center (ASTAC).
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
Theo Quyết định số 642/QĐ-TCTS-VP ngày 15/12/2014 của Tổng cục
trưởng Tổng cục Thủy sản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản
và Quyết định số 578/QĐ-TCTS-VP ngày 21/9/2015 sửa đổi, bổ sung quyết định
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của một số đơn vị
thuộc Tổng cục Thủy sản, Trung tâm được giao chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn sau đây:
* Chức năng
Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản là
đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Thủy sản, có chức năng thực hiện
các hoạt động khảo nghiệm, kiểm nghiệm, kiểm định về giống, thức ăn, nguyên
liệu sản xuất thức ăn, hóa chất, chế phẩm sịnh học, các sản phẩm xử lý, cải tạo
môi trường dùng trong nuôi trồng thủy sản, môi trường nước trong nuôi trồng
5


thủy sản; làm dịch vụ công trong các lĩnh vực được giao.
Trung tâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch, được mở
tài khoản theo quy định của pháp luật.
Kinh phí hoạt động của Trung tâm được bố trí từ ngân sách Nhà nước hàng
năm và nguồn thu hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Tên giao dịch quốc tế: Aquaculture Surveying, Testing and Accreditation
Center (ASTAC)
Trụ sở chính của Trung tâm đặt tại thành phố Hà Nội.
* Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Xây dựng, trình Tổng cục ban hành chương trình, kế hoạch dài hạn,
trung hạn, hàng năm; các đề án, dự án thuộc lĩnh vực quản lý của Trung tâm.
2. Thực hiện khảo nghiệm giống thủy sản nuôi, thức ăn, hóa chất, chế
phẩm sinh học, sản phẩm xử lý, cải tạo môi trường dùng trong nuôi trồng thủy
sản mới được sản xuất trong nước, hoặc nhập khẩu lần đầu để Tổng cục trình Bộ
xem xét công nhận đưa vào sản xuất, kinh doanh.
3. Thực hiện kiểm tra, xác nhận chất lượng giống, thức ăn, sản phẩm xử lý,
cải tạo môi trường dùng trong nuôi trồng thủy sản.
4. Thực hiện kiểm định giống thủy sản nuôi, thức ăn, hóa chất, chế phẩm
sinh học, sản phẩm xử lý, cải tạo môi trường, vật tư thiết bị chuyên dùng dùng
trong nuôi trồng thủy sản; làm nhiệm vụ tham chiếu các kết quả do các tổ chức
được phép khảo nghiệm, kiểm nghiệm, kiểm định về nuôi trồng thủy sản.
5. Thực hiện tư vấn, chứng nhận các quy phạm thực hành sản xuất trong
nuôi trồng thuỷ sản.
6. Thực hiện đánh giá, chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy trong lĩnh vực nuôi
trồng thuỷ sản.
7. Tổng hợp, thẩm định hồ sơ đề nghị công nhận thức ăn, sản phẩm xử lý,
cải tạo môi trường, vật tư chuyên dùng trong nuôi trồng thủy sản được phép lưu
hành.
8. Thực hiện quan trắc và cảnh báo môi trường trong nuôi trồng thủy sản.
9. Cung cấp dịch vụ và chuyển giao công nghệ chuyên ngành nuôi trồng
6


thủy sản.
10. Hướng dẫn kỹ thuật, tham gia đào tạo, huấn luyện chuyên môn, nghiệp
vụ, tư vấn, thực hiện nghiên cứu ứng dụng trong lĩnh vực khảo nghiệm, kiểm
nghiệm, kiểm định nuôi trồng thủy sản.
11. Hợp tác liên kết với các tổ chức, cá nhân trong nước, ngoài nước về
lĩnh vực khảo nghiệm, kiểm nghiệm, kiểm định nuôi trồng thủy sản.
12. Thực hiện thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu, lưu trữ tài liệu, thực hiện
chế độ báo cáo Tổng cục kết quả công tác khảo nghiệm, kiểm nghiệm, kiểm định
nuôi trồng thủy sản.
13. Tham gia xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật và cơ chế chính
sách, quy trình kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy chuẩn quốc gia thuộc chuyên ngành nuôi
trồng thủy sản.
14. Xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính; thực
hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
trong lĩnh vực được giao.
15. Xây dựng trình Tổng cục thẩm định để trình Bộ Đề án vị trí việc làm;
quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ chính
sách đãi ngộ, thi đua, khen thưởng kỷ luật.
16. Quản lý tài chính, tài sản và các nguồn lực khác được giao theo quy
định của pháp luật.

17. Thực hiện nhiệm vụ khác do Tổng cục trưởng giao.
* Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm
định nuôi trồng thủy sản (Phụ lục 01).
Trung tâm có Giám đốc và các Phó giám đốc do Tổng cục trưởng Tổng cục
Thủy sản bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định và phân cấp của Bộ.
Giám đốc – ông Vũ Tuấn Cường
- Chỉ đạo, điều hành chung về toàn bộ hoạt động của Trung tâm theo chức
năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác:
7


 Hành chính tổng hợp; tổ chức, cán bộ, biên chế và quỹ lương; các chế độ
chính sách viên chức và người lao động.
 Kế hoạch, tài chính, kế toán, đầu tư xây dựng cơ bản. Là chủ tài khoản;
Đại diện chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng cơ bản Trung tâm dược giao theo quy
định của pháp luật;
 Thẩm định hồ sơ đăng ký lưu hành sản phẩm thức ăn, chất xử lý cải tạo
môi trường sử dụng nuôi trồng thủy sản;
 Kiểm tra, xác nhận chất lượng lô hàng nhập khẩu trên Hệ thống thủ tục
hành chính một cửa Quốc gia;
 Hợp tác, liên kết trong Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi
trồng thủy sản;
 Công tác phòng, chống tham nhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
- Chủ tịch hội đồng Thi đua, khen thưởng, Hội đồng Kỷ luật, Hội đồng xét
nâng lương, nâng ngạch…của Trung tâm.
- Chỉ đạo hoạt động của Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm
định nuôi trồng thủy sản miền Đông Nam bộ.
- Tham gia xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; cơ chế, chính sách; quy
trình kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy chuẩn, đào tạo, tập huấn, huấn luyện chuyên môn,
nghiệp vụ.
- Chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng và trước pháp luật về hoạt động
của Trung tâm.
Phó giám đốc Lê Văn Yến – Đại diện lãnh đạo về chất lượng
- Giúp giám đốc chỉ đạo, điều hành một số lĩnh vực công tác cụ thể như
sau:
 Công tác khảo nghiệm;
 Đánh giá, chứng nhận hệ thống (VietGap, hợp chuẩn, hợp quy…)
 Kiểm tra, xác nhận chất lượng hàng nhập khẩu, giống, thức ăn, chất xử lý
cải tạo môi trường sử dụng trong nuôi trồng thủy sản;
 Là Đại diện lãnh đạo về chất lượng đối với hệ thống ISO 9001:2008, cải
8


cách hành chính;
 Văn hóa công sở và quản trị văn phòng;
 Chịu trách nhiệm về việc xử lý văn bản đến.
- Chỉ đạo hoạt động của Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm
định nuôi trồng thủy sản miền Trung và Tây Nguyên.
- Phối hợp công tác thẩm định hồ sơ đăng ký lưu hành sản phẩm thức ăn,
chất xử lý cải tạo môi trường sử dụng sử dụng trong nuôi trồng thủy sản; kiểm
tra, xác nhận chất lượng lô hàng nhập khẩu trên Hệ thống thủ tục hành chính một
cửa Quốc gia; kiểm nghiệm, kiểm định; các dịch vụ tư vấn, hướng dẫn kỹ thuật;
nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao khoa học công nghệ; cảnh báo, quan trắc môi
trường nuôi trồng thủy sản.
- Tham gia xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; cơ chế, chính sách; quy
trình kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy chuẩn, đào tạo, tập huấn, huấn luyện chuyên môn,
nghiệp vụ.
- Tham gia các Hội đồng, Ban quản lý, các Nhóm, Tổ chức công tác
chuyên môn…phù hợp với lĩnh vực được phân công.
- Được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản theo sự phân công cụ thể của Giám
đốc.
- Các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công.
- Sinh hoạt chuyên môn, đoàn thể tại Phòng Khảo nghiệm.
Phó Giám đốc Nguyễn Văn Tiến
- Giúp giám đốc chỉ đạo, điều hành một số lĩnh vực công tác cụ thể như
sau:
 Công tác kiểm nghiệm; kiểm định;
 Triển khai các dịch vụ tư vấn, hướng dẫn kỹ thuật;
 Nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao khoa học công nghệ;
 Thực hiện quan trắc, cảnh báo môi trường nuôi trồng thủy sản.
- Chỉ đạo hoạt động của Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm
định nuôi trồng thủy sản Đồng bằng sông Cửu Long.
9


- Phối hợp công tác kiểm nghiệm; đánh giá, chứng nhận hệ thống; đăng ký
lưu hành sản phẩm thức ăn, chất xử lý cải tạo môi trường sử dụng trong nuôi
trồng thủy sản; kiểm tra, xác nhận chất lượng giống, thức ăn, chất xử lý cải tạo
môi trường trong nuôi trồng thủy sản;
- Tham gia xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; cơ chế, chính sách; quy
trình kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy chuẩn, đào tạo, tập huấn, huấn luyện chuyên môn,
nghiệp vụ.
- Tham gia các Hội đồng, Ban quản lý, các Nhóm, Tổ chức công tác
chuyên môn…phù hợp với lĩnh vực được phân công.
- Được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản theo sự phân công cụ thể của Giám
đốc.
- Các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công.
- Sinh hoạt chuyên môn, đoàn thể tại Phòng Kiểm nghiệm, Kiểm định.
1.2. Khái quát chung về ISO 9001:2008
1.2.1. Giới thiệu về ISO và ISO 9001:2008
ISO là Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa (The International Organization
for Standardization). Tổ chức ISO được thành lập từ năm 1947 có trụ sở tại
Geneva. Việt Nam là thành viên chính thức của Tổ chức này từ năm 1977 và hiện
nay đã được bầu vào ban chấp hành ISO.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là một bộ tiêu chuẩn quốc tế được ban hành bởi
Tổ chức ISO trong đó hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 được coi là bộ
tiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất.
Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 xác định các yêu cầu cơ
bản của Hệ thống quản lý chất lượng của một Tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm
của một Tổ chức luôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, đồng thời
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cũng là cơ sở để đánh giá khả năng của một Tổ chức
trong hoạt động nhằm duy trì và không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu
quả hoạt động.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một phương pháp quản lý chất lượng mới,
khi được áp dụng vào một tổ chức sẽ giúp lãnh đạo của tổ chức đó kiểm soát
10


được hoạt động trong nội bộ tổ chức đó và thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả ở
mức cao nhất.
1.2.2. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm:
Điều khoản 0: Giới thiệu
Điều khoản 1. Phạm vi áp dụng
Điều khoản 2. Tài liệu viện dẫn
Điều khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa
Điều khoản 4: Yêu cầu chung đối với hệ thống quản lý chất lượng
Điều khoản 5: Trách nhiệm lãnh đạo
Điều khoản 6: Quản lý nguồn lực
Điều khoản 7: Tạo sản phẩm
Điều khoản 8: Đo lường, phân tích, cải tiến.
1.2.3. Mục tiêu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý
chất lượng cho tổ chức:
- Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các
yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến sản
phẩm
- Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng và
duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Việc
duy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với các
yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm.
1.2.4. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng
* Lợi ích của việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng
+ Tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thuận lợi cho nhân viên
trong Văn phòng nói riêng và toàn bộ cán bộ, nhân viên trong cơ quan tổ chức
nói riêng
+ Định hướng công việc cho Văn phòng và đơn vị có liên quan
+ Giúp lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo Văn phòng tổ chức, điều hành, kiểm tra,
11


giám sát hoạt động của công tác Văn phòng
+ Giúp bộ phận Văn phòng làm việc khoa học, chủ động
+ Thúc đẩy hiệu quả làm việc của các bộ phận, phòng ban phải tiến hành
các công việc liên quan đến công tác Văn phòng
+ Nâng cao sự tin tưởng nội bộ, thúc đẩy sự gắn kết giữa các thành viên
trong Văn phòng và trong cơ quan, tổ chức.
+ Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công tác Văn phòng
+ Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần, trách nhiệm của cán
bộ, nhân viên làm công tác Văn phòng
* Ý nghĩa của việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng
+ Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn tạo
cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng
thời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức;
+ Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn
cho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho công tác phát triển cơ
quan;
+ Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc và sự
hài lòng của khách hàng theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lượng cụ thể;
+ Làm cho công chức, viên chức có nhận thức tốt hơn về chất lượng công
việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì mục tiêu cải cách
hành chính;
+ Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng cao
thành tích của đơn vị và cơ quan;
+ Đánh giá được hiệu lực và tác dụng của các chủ trương, chính sách và
các văn bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quan chủ quản
có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển;
+ Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt động
của cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan tham gia góp ý các định
hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục và quy trình giải quyết công việc hành
chính.
* Nội dung của ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng
Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 có thể ứng dụng vào
12


trong tất cả các nội dung nghiệp vụ của công tác văn phòng như:
+ Ứng dụng trong thu thập và xử lý thông tin
+ Ứng dụng trong việc soạn thảo văn bản
+ Ứng dụng trong công tác văn thư – lưu trữ
+ Ứng dụng trong việc tổ chức hội họp của cơ quan
+ Ứng dụng trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
+ Ứng dụng trong việc quản lý trang thiết bị, tài sản, phương tiện làm việc
của cơ quan
+ Ứng dụng trong việc xây dựng chương trình công tác
+ Ứng dụng trong việc tổ chức xây dựng bộ máy của Văn phòng
+ Ứng dụng trong việc tổ chức xây dựng và thực hiện các quy chế hoạt
động của cơ quan
+ Ứng dụng trong việc tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cho cơ quan
+ Ứng dụng trong việc thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết
+ Ứng dụng trong việc thực hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của
cơ quan.
1.3. Các nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản
Tính đến thời điểm hiện tại, Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định
nuôi trồng thủy sản đã ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 và
xây dựng được bộ tài liệu như sau:
Điều khoản
STT

TÊN TÀI LIỆU

MÃ SỐ

TCVN ISO
9001:2008

A

CÁC TÀI LIỆU HỆ THỐNG

1

Chính sách chất lượng

5.3

2

Sổ tay chất lượng

STCL-ASTAC

4.2.2

3

Quy trình Kiểm soát tài liệu

QT01-ASTAC

4.2.3

4

Quy trình Kiểm soát hồ sơ

QT02-ASTAC

4.2.4

5

Quy trình Đánh giá nội bộ

QT03-ASTAC

8.2.2

6

Quy trình Kiểm soát dịch vụ không phù hợp

QT04-ASTAC

8.3

13


Điều khoản
STT

TÊN TÀI LIỆU

MÃ SỐ

TCVN ISO
9001:2008
8.5.2

7

Quy trình Hành động khắc phục

QT05-ASTAC

8

Quy trình Hành động phòng ngừa

QT06-ASTAC

8.5.3

9

Quy trình Họp xem xét của lãnh đạo

QT07-ASTAC

5.6

B

CÁC QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP

1

Quy trình Xử lý văn bản đi và văn bản đến

QT08- ASTAC

4.2

2

Quy trình Quản lý tài sản cố định

QT09- ASTAC

6.4

3

Quy trình Họp giao ban
QT10- ASTAC
Quy trình Quản lý Hồ sơ viên chức, người
QT11- ASTAC
lao động
Quy trình Tạm ứng, thanh toán
QT12- ASTAC
Quy trình Lập kế hoạch dự toán thu chi
QT13- ASTAC
hằng năm
Quy trình Đo lường sự thảo mãn của khách
QT14- ASTAC
hàng
Quy trình Đánh giá chứng nhận VietGAP
QT15- ASTAC
trong nuôi trồng thủy sản
Quy trình Kiểm tra, lấy mẫu kiểm nghiệm

7.1

4
5
6
7
8

9

xác nhận chất lượng thức ăn thủy sản nhập QT16- ASTAC

7.1
7.5.1
7.5.1
8.2.1
7.5.1

7.5.1

khẩu
Hướng dẫn Thu phí, lệ phí kiểm tra chất
10

lượng lô hàng và thẩm định đăng ký lưu HD01/ASTAC

7.5.1

hành
C
1

2

3

CÁC QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
(do Tổng cục Thủy sản ban hành, áp dụng một phần tại Trung tâm)
Kiểm tra chất lượng giống bố mẹ thuỷ sản
QT01/TTHC
TCTS
chủ lực nhập khẩu
Kiểm tra chất lượng sản phẩm xử lý, cải tạo
môi trường nuôi trồng thủy sản nhập khẩu

QT08/TTHC

TCTS

lượng)
Kiểm tra chất lượng sản phẩm xử lý, cải tạo QT09/TTHC

TCTS

(trường hợp không thu mẫu phân tích chất

môi trường nuôi trồng thủy sản nhập khẩu
(trường hợp phải thu mẫu phân tích chất
14


Điều khoản
STT

TÊN TÀI LIỆU

MÃ SỐ

TCVN ISO
9001:2008

lượng)
Kiểm tra chất lượng sản phẩm xử lý, cải tạo
4

5

6

môi trường dùng trong nuôi trồng thủy sản QT10/TTHC
xuất khẩu.
Công nhận chất lượng thức ăn thủy sản

TCTS

QT06/TTHC

TCTS

phẩm xử lý, cải tạo môi trường dùng trong QT07/TTHC

TCTS

nhập khẩu
Cấp giấy chứng nhận lưu hành đối với sản
nuôi trồng thủy sản (cấp mới và cấp lại)
Cấp gia hạn Giấy chứng nhận lưu hành sản

7

phẩm xử lý, cải tạo môi trường dùng trong QT13/TTHC

TCTS

nuôi trồng thủy sản.
Cấp thay đổi thông tin Giấy chứng nhận lưu
8

hành sản phẩm xử lý, cải tạo môi trường QT14/TTHC

TCTS

dùng trong nuôi trồng thủy sản

Trong đó, ứng dụng trong công tác văn phòng có các quy trình sau:
Quy trình xử lý văn bản đi và văn bản đến (Mã số: QT08-ASTAC);
Quy trình Quản lý tài sản cố định (Mã số: QT09-ASTAC);
Quy trình Họp giao ban (Mã số: QT10-ASTAC);
Quy trình Quản lý Hồ sơ viên chức, người lao động (Mã số: QT11ASTAC).
TIỂU KẾT
Trong chương 1, tôi đã trình bày khái quát về Trung tâm Khảo nghiệm,
Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản và hệ thống quản lý chất lượng
theo ISO 9001:2008 cũng như các nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công
tác văn phòng tại Trung tâm. Qua chương 1, chúng ta nắm được những nội dung
cơ bản nhất về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, những nội dung ứng
dụng của hệ thống này tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định
nuôi trồng thủy sản để từ đó chúng ta có cơ sở để tiếp tục nghiên cứu về thực
15


trạng việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 trong công
tác văn phòng tại Trung tâm ở chương 2.

16


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
THEO ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG
TÂM KHẢO NGHIỆM, KIỂM NGHIỆM, KIỂM ĐỊNH
NUÔI TRỒNG THUỶ SẢN
Như đã trình bày ở chương 1, hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
9001:2008 có thể ứng dụng được vào tất cả các nội dung nghiệp vụ trong công
tác văn phòng. Tuy nhiên, tính đến thời điểm hiện tại, đối với công tác văn
phòng, Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản
mới xây dựng và áp dụng được bốn quy trình đó là:
Quy trình xử lý văn bản đi và văn bản đến (Mã số: QT08-ASTAC);
Quy trình Quản lý tài sản cố định (Mã số: QT09-ASTAC);
Quy trình Họp giao ban (Mã số: QT10-ASTAC);
Quy trình Quản lý Hồ sơ viên chức, người lao động (Mã số: QT11ASTAC). Nội dung quy trình và thực trạng việc thực hiện các nội quy trình này
tại Trung tâm như sau:
2.1. Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
9001:2008 trong quy trình xử lý văn bản đi và văn bản đến (Mã số: QT08ASTAC)
2.1.1. Tóm tắt nội dung quy trình
Quy trình xử lý văn bản đi và văn bản đến tại Trung tâm Khảo nghiệm,
Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản được ban hành lần 01 Ngày 01
tháng 8 năm 2016, Mã số QT08-ASTAC. Về bản chất, có thể nói đây là quy trình
về công tác văn thư tại Trung tâm bởi trong quy trình này bao gồm cả nội dung
quy định về việc soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến,
quản lý và sử dụng con dấu của Trung tâm. Nội dung quy trình gồm những nội
dung sau:
2.1.1.1. Quy trình xử lý văn bản đến (Lưu đồ: Phụ lục 02)
- Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
17


chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Trung tâm Khảo nghiệm,
Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản.
- Việc xử lý văn bản đến phải tuân thủ những nguyên tắc chung sau đây:
+ Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư để đăng ký vào sổ quản lý.
+ Văn bản đến phải được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác, đúng
đối tượng.
+ Áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến
(vào sổ văn bản đến trên phần mềm Văn phòng điện tử dùng chung của Bộ tại tài
khoản www.vpdt.mard.gov.vn).
- Nội dung các bước:
+ Tiếp nhận, phân loại, bóc bì
Do viên chức văn thư chuyên trách tại Trung tâm thực hiện.
+ Đăng ký văn bản đến
Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư, viên chức văn thư
chuyên trách thực hiện việc đăng ký văn bản đến theo quy định tại phần mềm
quản lý văn bản đi – đến dùng chung của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn tại tài khoản www.vpdt.mard.gov.vn.
+ Trình và chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, viên chức văn thư trình lãnh đạo Trung tâm
và căn cứ vào ý kiến xử lý của lãnh đạo, văn thư làm thủ tục chuyển giao văn bản
đến tới cá nhân, đơn vị theo quy định.
+ Xử lý văn bản đến
Ngay sau khi nhận được văn bản đến, Trưởng các đơn vị hoặc người được
ủy quyền căn cứ vào nội dung văn bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Trung tâm,
trực tiếp hoặc phân công viên chức xử lý văn bản.
2.1.1.2. Quy trình xử lý văn bản đi (Lưu đồ: Phụ lục 03)
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm
nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản phát hành.
- Việc xử lý văn bản đi phải tuân thủ những nguyên tắc chung sau đây:
+ Tất cả văn bản đi của Trung tâm đều qua văn thư để đăng ký vào sổ và
18


quản lý thống nhất (CBVT chỉ tiếp nhận, kiểm soát, cho số văn bản đi của Trung
tâm)
+ Văn bản đi của Trung tâm được tuân thủ trình tự soạn thảo theo quy định
của pháp luật; phải được kiểm soát chặt chẽ về thẩm quyền, thể thức pháp lý và
quy trình soạn thảo.
+ Áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình tiếp nhận, xử lý văn bản đi
(vào sổ văn bản đi trên phần mềm Văn phòng điện tử dùng chung của Bộ tại tài
khoản www.vpdt.mard.gov.vn).
- Nội dung các bước:
+ Soạn thảo văn bản:
Thứ nhất, văn bản do một đơn vị soạn thảo. Đối với loại văn bản này, đơn
vị soạn thảo chủ động soạn thảo văn bản theo quy định
Thứ hai, văn bản do một đơn vị chủ trì phối hợp với một hoặc nhiều đơn vị
soạn thảo
Đơn vị chủ trì cần chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan để tổ chức
lấy ý kiến, tổng hợp ý kiến và tổ chức soạn thảo văn bản theo quy định.
+ Trình ký văn bản
Viên chức soạn thảo văn bản phải trình ký văn bản qua lãnh đạo đơn vị (ký
nháy) và lãnh đạo Trung tâm (ký ban hành).
+ Phát hành văn bản
Viên chức văn thư chuyên trách kiểm tra thể thức văn bản lần cuối, đăng
ký văn bản vào phần mềm văn phòng điện tử dùng chung của Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn tại tài khoản www.vpdt.mard.gov.vn), sau đó cho số văn bản
đi, nhân bản văn bản theo nơi nhận; đóng dấu, chuyển phát và lưu văn bản theo
quy định.
+ Quản lý và sử dụng con dấu
Giám đốc Trung tâm là người được giao quản lý con dấu, viên chức văn
thư chuyên trách là người trực tiếp sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm
trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu.

19


2.1.2. Thực trạng việc thực hiện quy trình tại Trung tâm
Sau khi quy trình xử lý văn bản đi và văn bản đến tại Trung tâm được ký
ban hành. Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản
đã tổ chức phổ biến và tập huấn các nội dung quy trình tới toàn thể công chức,
viên chức và người lao động trong Trung tâm. Lãnh đạo Trung tâm xác định quy
trình xử lý văn bản đi và văn bản đến là một quy trình liên quan đến hầu hết
người lao động tại Trung tâm nên tất cả người lao động trong Trung tâm cần nắm
rõ và nghiêm túc thực hiện. Việc đảm bảo kiểm soát tài liệu và hồ sơ; thực hiện
theo quy trình xử lý văn bản đi và văn bản đến cũng chính là mục tiêu số 2 trong
3 mục tiêu ở “Mục tiêu chất lượng” mà Giám đốc Trung tâm đã ký cam kết thực
hiện. Điều đó đã phần nào nói lên quyết tâm của lãnh đạo và người lao động tại
Trung tâm trong việc thực hiện quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Qua khảo sát có thể thấy rằng, quy trình xử lý văn bản đi và văn bản đến
theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 là quy trình được Trung tâm
Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản thực hiện nghiêm
túc nhất trong bốn quy trình đang được ứng dụng trong công tác văn phòng tại
Trung tâm.
Tuy nhiên, đánh giá một cách khách quan, quy trình xử lý văn bản đi và
văn bản đến tại Trung tâm nhìn chung chỉ mới chia tách rõ được các bước trong
quy trình, phân rõ được trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận nhưng các
thao tác vẫn được làm thủ công (chưa có sự hỗ trợ nhiều của máy móc, trang thiết
bị), thời gian chưa quy định rõ nên các sai sót cũng như sự chậm chễ trong giải
quyết công việc vẫn xảy ra.
2.2. Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
9001:2008 trong quy trình quản lý tài sản cố định (Mã số: QT09-ASTAC)
2.2.1. Tóm tắt nội dung quy trình (Lưu đồ: Phụ lục 04)
Quy trình quản lý tài sản cố định tại Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm
nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản được ban hành lần 01 Ngày 01 tháng 8
năm 2016, Mã số QT09-ASTAC, gồm các nội dung:
- Mua mới Tài sản – Trang thiết bị
20


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×