Tải bản đầy đủ

Giáo trình môn tin học đại cương: Chương 5

CHƯƠNG V: BẢNG – MAIL
MERGE


Mục tiêu bài học




Sử dụng thanh công cụ Table trong Word:


Tạo bảng.



Các thao tác trên bảng.


Chèn thêm cột mới, dòng mới, ô mới trong bảng.




Xóa, cột, dòng, ô bất kỳ trong bảng.



Nối và tách ô.



Dùng công thức trong bảng.



Các định dạng khác.

Sử dụng MAIL MERGES để Kết nối văn bản (trộn thư).
1


I. BẢNG


Bảng chứa dữ liệu theo hàng ngang (dòng - Row) & cột dọc
(cột - column).


Giao của dòng và cột gọi là ô (cell).



Ô là phạm vi chứa dữ liệu.



Hàng đầu tiên chứa các tiêu đề của các cột gọi là hàng tiêu
đề.




Những hàng tiếp theo là những dữ liệu liên quan đến hàng
tiêu đề và được gọi là mẫu tin.



Có thể chuyển dữ liệu trong bảng thành văn bản và ngược lại.



Có thể sử dụng các phép toán trong bảng.

2


BẢNG (tt)


Sử dụng bảng thuận lợi hơn việc sử dụng điểm dừng Tab


Vì văn bản trong ô dài hơn độ rộng của ô, Word sẽ tạo ra
một dòng mới mà không ảnh hưởng đến các ô, các dòng còn
lại của bảng.



Thay đổi kích thước của cột, hàng dễ dàng hơn.



Dữ liệu khi chèn vào cũng dễ dàng hơn.

3


1. Cách tạo bảng


Di chuyển điểm chèn đến dòng cần tạo bảng.



Vào menu Table  Insert  Table. Xuất hiện hộp thoại sau:

 Nhập vào số cột
và số dòng của bảng
cần tạo.

Ví dụ bên là bảng
gồm 7 cột và 5 dòng.

4


Cách tạo bảng (tt)
 Kết quả:

5


2. Nhập văn bản vào bảng


Click chuột vào ô và nhập văn bản bình thường.

Sử dụng các phím di chuyển     di chuyển qua lại giữa
các ô.

Tab: chuyển đến ô kế tiếp (nếu là ô cuối cùng trong bảng, thì
Tab sẽ tạo thêm dòng mới).



Word sẽ tự động xuống dòng trong ô.



Nếu nhấn Enter trong ô, Word sẽ chèn thêm một dòng mới trong ô.



Định dạng Font chữ trong ô như văn bản bình thường.

6


II. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG


Bao gồm:


Chèn thêm cột mới, dòng mới, ô mới trong bảng.



Xóa, cột, dòng, ô bất kỳ trong bảng.



Nối và tách ô.



Dùng công thức trong bảng.



Các định dạng khác.

7


1. Chèn thêm cột, dòng, ô mới
Vào menu Table  Insert  Cells: xuất hiện hộp thoại sau:



Shift cells Right (dồn ô sang phải): dịch chuyển ô được chọn & các ô
bên phải chung hàng nó sang bên phải và chèn ô mới vào vị trí đó.



Shift cells Down (dồn ô xuống dưới ): dịch chuyển ô được chọn &
các ô dưới nó xuống phía dưới và chèn ô mới vào vị trí đó.



Insert Entire Row (chèn một hàng ): chèn hàng phía trên hàng được
chọn.



Insert Entire Column (chèn một cột): chèn cột bên trái cột được
chọn.
8




2. Xóa cột, dòng, ô trong bảng
Vào menu Table  Delete  Cells: xuất hiện hộp thoại sau:



Shift Cells Left (dồn sang phải): xóa các ô đã chọn và dồn các ô
bên phải của các ô bị xóa sang bên trái.



Shift Cells Up (dồn lên trên): xóa các ô đã chọn và dồn các ô bên
dưới của các ô bị xóa lên trên.





Delete Entire Row (xóa cả hàng ): xóa cả hàng đang có điểm chèn.



Delete Entire Column (xóa cả cột): xóa cả cột đang có điểm chèn.
9


3. Nối & tách ô



Tách ô (Split Cells): Chia 1 ô thành 2 hay nhiều ô.
Nối ô (Merge Cells): Tạo 1 ô từ 2 hay nhiều ô.

SPLIT CELLS
 



Cách làm:
 Nối ô:

Chọn

Chọn
 Tách ô:

Chọn

Chọn

 

 

 

 

MERGED
CELLS

 

 

các ô muốn nối.
lệnh Table  Merge Cells.
các ô muốn tách.
lệnh Table  Split Cells.

10


Nối & tách ô (tt)


Hộp thoại tách ô:

11


4. Dùng công thức trong bảng









Chức năng chính của Word là dùng để soạn văn bản nên việc
tính toán rất bị hạn chế.
Thực hiện được các phép tính đơn giản như: cộng, trừ, nhân,
chia, tính tổng, tính trung bình, …
Công thức được bắt đầu bởi dấu = (dấu bằng).
Tham số của hàm có thể do Word tự động đề nghị (ABOVE,
BELOW, LEFT, RIGHT) hoặc có thể được đưa vào bằng tên ô.
Cách thực hiện:
 Đặt con trỏ tại ô cần tính toán.
 Chọn lệnh Table  Formula.
 Chọn hàm được liệt kê trong hộp Paste Function (hoặc nhập
trực tiếp hàm cần tính vào ô Formula).
 Chọn dạng hiển thị số tại mục Number Format.
 Click chọn OK để thực hiện.
12


Dùng công thức trong bảng (tt)


Hộp thoại Formula:

13


5. Các định dạng khác


Điều chỉnh, di chuyển độ rộng các cột, dòng, bảng.
Drag
chuột vào
đây

Drag chuột vào đây

Drag chuột vào đây
Drag
chuột vào
đây
14


Table & Border: định dạng Table
View  Toolbars  Tables And
Borders

1. Draw Table: Vẽ bảng. Vẽ các
Gridline của bảng

4. Line Weight: Độ dáy nét

2. Eraser: Xóa các Gridline

5. Border Color: Chọn màu
đường biên

3. Line Style: Chọn kiểu đường
biên

6. Borders: Gán hoặc xóa các
biên
15


Table & Border: định dạng
Table
View  Toolbars  Tables And
Borders
7. Shading Color: Màu nền

13. Distribute Columns: Đặt
các cột bằng nhau

8. Insert: Chèn bảng, hàng,
cột hoặc ô

14. Table AutoFormat: Định
dạng bảng tự động

9. Merge Cells: Nối các ô

15. Change Text Direction:
Thay đổi hướng văn bản

10. Split Cells: Chia ô

16. Sort Ascending: Sắp xếp
tăng.

11. Align: Chọn kiểu canh lề
của văn bản trong ô

17. Sort Descending: Sắp xếp
giảm.

12. Distribute Rows: Đặt các
hàng bằng nhau

18. AutoSum: tự động tính
tổng
16


Table AutoFormat: định dạng kiểu mẫu
Table
Table  Table AutoFormat

17


III. KẾT NỐI VĂN BẢN – MAIL MERGE


Kết nối (Merging) là phương pháp kết hợp những dữ liệu được
chọn trong một văn bản với các dữ liệu trong văn bản khác để
tạo thành 1 văn bản gọi là văn bản kết hợp (Merge Document).



Cách kết nối chủ yếu là Mail Merge, quản lý thông tin hữu hiệu.



Để dùng mail merge bạn cần 2 văn bản:





Văn bản chính (Main document).



Dữ liệu nguồn (Data source).

Văn bản kết nối được tạo ra bằng cách nối một mẫu tin từ văn
bản dữ liệu sang mẫu thư của văn bản chính.

18


1. Văn bản chính (Main document)


Văn bản chính lưu toàn bộ văn bản và thiết lập kết nối.



Đầu tiên, xây dựng văn bản chính trước khi chọn dữ liệu nguồn.



Văn bản chính cũng có thể là văn bản trống.



Có 4 loại văn bản chính:


Letters (thư mời): gửi thư đến một nhóm người và cần được
cá nhân hóa từng người nhận.



Labels (nhãn thư): địa chỉ, nhãn đĩa và nhãn file folder labels.



Envelopes: in các địa chỉ nhận thư – trong thư.



Directory: danh sách dữ liệu như danh bạ điện thoại, hoặc
danh bạ thành viên.
19


 Tạo văn bản chính


Văn bản chính được soạn thảo và định dạng như văn bản
bình thường.



Để trống các ô cần chèn vào.



Ví dụ mẫu:

20


2. Dữ liệu nguồn (The Data source)





Có thể là file Word, hoặc Excel.
Dữ liệu nguồn xây dựng trước văn bản chính.
Được xây dựng dưới dạng bảng.
Bảng với các vùng (field) và các mẫu tin (record).
 Dòng đầu tiên gọi là hàng tiêu đề chứa các tên vùng, với
qui định đặt tên vùng như sau:

Ngắn hơn 40 ký tự.

Mỗi tên vùng trong bảng phải là duy nhất.

Không có khoảng trắng.

Không có dấu chấm câu.

Không sử dụng tiếng Việt.
 Mỗi dòng bên dưới dòng tiêu đề gọi là các mẫu tin.
21


Tạo dữ liệu nguồn


Nhập dữ liệu nguồn (ví dụ nhập như bên dưới).



Save và đóng lại.

22


3. Trộn thư (Mail Merge)


Việc trộn thư được thực hiện ở văn bản chính.



Thực hiện các bước sau đây:


Đầu tiên mở văn bản chính lên.



Vào menu



Sau đó thực hiện 6 bước như sau:

23


Trộn thư (tt) - Bước 1

24


Trộn thư (tt) - Bước 2

25


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x