Tải bản đầy đủ

Chương 7 tổ chức sử dụng Tài liệu lưu trữ điện tử tóm tắt

Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

ThS. Nguyễn Văn Thoả
ĐT. 0908 588 179 –
Email: nguyenthoa.nv@gmail.com


Chương 7. TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLĐT

7.1. Công cụ tra cứu thông tin tự động trong lưu trữ TLĐT
7.2. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLĐT


7.1. Công cụ tra cứu thông tin tự động trong lưu trữ TLĐT
Khái niệm:
Công cụ tìm kiếm thông tin số là chương trình máy tính tiếp nhận yêu
cầu tìm kiếm thông tin số, thực hiện việc tìm kiếm thông tin số và
gửi lại thông tin số tìm kiếm được.


Nguyên tắc vận hành của công cụ tìm kiếm thông tin tự động:

Công cụ tìm kiếm sẽ dựa trên một cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu này được thiết lập từ tất cả các từ có mặt trong các tệp hay các văn
bản bằng cách chỉ số hoá (indexing) các từ đó.
Khi có một yêu cầu (request) thì công cụ tìm kiếm sẽ dựa trên các chỉ số tương
ứng và truy ngược về văn bản nguồn.
Đồng thời máy có thể dùng thêm các thuật toán chuyên biệt để phân định số lần
xuất hiện của một từ hay một cụm từ trong các văn bản để dùng cho phân
loại, xếp hạng hay hỗ trợ các phép toán.


Về hình thức thì thường một công cụ tìm kiếm thường được đặt chung
với GUI (giao diện đồ họa) trong một khung riêng hay trong một
menu.
Phần chính của công cụ này là một khung chữ (hay hộp chữ, tiếng Anh:
text box).



Để kiếm một cụm từ, đề tài, bài viết, hay dữ liệu thì người dùng chỉ cần
gõ vào đó các từ hay cụm từ liên quan. Cụm từ này được gọi là từ
khoá (keyword).



Sau khi nhấn nút ra lệnh (search) thì phần mềm sẽ trả về danh sách
các văn bản hay trang nội dung có chứa từ khoá.
Nếu không tìm ra thì hoặc sẽ báo lỗi hoặc hiển thông báo không tìm
thấy và yêu cầu người dùng thực hiện những bước khác.
Công cụ tìm kiếm có thể chỉ đơn giản tìm các cụm từ trong các tựa bài
viết hay phức tạp hơn là được hỗ trợ bằng các máy truy tìm


Tuỳ theo sự phát triển về phần mềm của công cụ tìm kiếm, nó có thể có
những hỗ trợ đặc biệt. Một số công cụ tìm kiếm có khả năng truy tìm
một lần nhiều cụm từ hay tìm các cụm từ thoả mãn các điều kiện khác
nhau.
Trong trường hợp này thì hỗ trợ thường được tăng cường bởi các phép
toán.
Chẳng hạn, người ta có thể kiếm các bài viết phải có mặt hai cụm từ cùng
một lúc qua phép toán lôgic AND (còn được biết là phép toán lôgic +).




7.1.2. Chức năng tra cứu, khai thác thông tin trong các hệ
thống thông tin
Khả năng tìm kiếm toàn văn (full-text search) tìm kiếm sâu trong nội
dung tài liệu.
Phần mềm tìm kiếm có thể tìm được những từ khoá không chỉ ở tên
của file, dữ liệu đặc tả mà còn tìm được từ khoá xuất hiện trong nội
dung của file đó.



Tìm kiếm theo các tiêu chí lựa chọn


7.2. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng
TLĐT
Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử (Điều 9 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP)
1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với TLLTĐT được thực hiện như
đối với TLLT trên các vật mang tin khác.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực
hiện dịch vụ sử dụng TLLTĐT trên trang tin điện tử của CQ,TC
3. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng TLLTĐT tử trực tuyến.
5. Phương tiện lưu trữ TLLTĐT thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết
nối và sử dụng trên mạng diện rộng.


Đặc điểm của việc khai thác, sử dụng TLLTĐT?

-

Phải có phương tiện, thiết bị điện tử, phần mềm hỗ trợ.


7.2.1. Đặc điểm của công tác tổ chức sử dụng
TLĐT
Ưu điểm của việc sử dụng tài liệu điện tử là
- Vào bất cứ thời gian nào, các nhân viên chức năng đều có thể tiếp cận
được thông tin;
- Dễ dàng thực hiện và kiểm tra sự tiếp cận;
- Phân phát thông tin được thực hiện tức thì, dễ dàng kiểm tra bản in các
bản sao tài liệu bằng giấy;

-

Có khả năng tiếp cận tài liệu ở cách xa về lãnh thổ;


Công tác khai thác, sử dụng TLLTĐT là công tác tổ chức toàn bộ
những công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp
thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng TLLTĐT của
các cơ quan, cá nhân


Nội dung thông tin mà
TLĐT phản ánh

hoạt động đa dạng và phong
Đa dạng, P/phú

phú của các CQ, TC, CN

Cũng giống như tài liệu ghi trên chất liệu giấy, tài liệu điện tử
chứa đựng thông tin rất đa dạng như thông tin về:

h/ động quản lý
Nhà nước

h/động nghiên
cứu

h/động SX, KD...


thông tin được ghi trên giấy hay một số vật mang tin khác
Tài liệu truyền

như vải, mộc bản…

thống

đọc trực tiếp được

thông tin được ghi trên ổ cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD,
thiết bị lưu trữ...
TLĐT

và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính
có chứa phần mềm tương thích.


Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu tiếp cận, khai
thác, sử dụng tài liệu điện tử ngày càng tăng.


Tiền đề cho việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử là phải bảo
đảm tài liệu luôn ở trong tình trạng sẵn sàng có thể tiếp cận và hiểu
được.
Ngoài ra, các phương pháp được áp dụng, xét về khía cạnh nội dung,
cấu trúc và bối cảnh của tài liệu phải bảo đảm rằng chúng được
cung cấp ở dạng xác thực.


Điều 32 (Luật Lưu trữ). Các hình thức sử dụng tài liệu
lưu trữ nói chung
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang
thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.


7.2.2. Các hình thức tổ chức sử dụng TLĐT
Cần xem xét các phương thức bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác
những tài liệu điện tử không còn được tiếp tục bảo quản trong hệ
thống quản lý tài liệu - mà cơ quan sản sinh đã lưu giữ chúng nhằm
phục vụ cho các nhu cầu công việc.
Để đáp ứng các nhu cầu tiếp cận khai thác của cơ quan sản sinh tài
liệu thì những tài liệu được lưu giữ trong hệ thống quản lý tài liệu
ban đầu có thể tiếp cận khai thác được thông qua các phương tiện
mà hệ thống đã cung cấp.


Có 3 phương pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác
những tài liệu điện tử không còn được bảo quản trong hệ thống
quản lý tài liệu ban đầu:

(1)dùng các bản sao trên các phương tiện mang tin thực thể;
(2) các bản sao được cung cấp qua các phương tiện truyền thông, và
(3)trực tuyến trên một hệ thống máy tính.


a. Sử dụng các bản sao trên các phương tiện
mang tin thực thể
Có thể cung cấp bản sao tài liệu điện tử cho các nhà nghiên cứu
trên các phương tiện mang tin kỹ thuật số.
Các phương tiện được sử dụng cho mục đích này cần phải thuận tiện
cho các nhà nghiên cứu sử dụng: CD-ROM


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×