Tải bản đầy đủ

Chương 2 lịch sử hình thành và phát triển của tài liệu điện tử

Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

ThS. Nguyễn Văn Thoả
ĐT. 0908 588 179 –
Email: nguyenthoa.nv@gmail.com


Chương 2. SƠ LƯỢC LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ
PHÁT TRIỂN
CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
2.1. Quá trình hình thành công tác lưu trữ TLĐT
2.2. Công tác lưu trữ điện tử ở Việt Nam
2.3. Vị trí của tài liệu điện tử trong hoạt động của cơ quan, tổ chức


2.1. Quá trình hình thành công tác lưu trữ TLĐT

Từ giữa những năm 1950, khi có sự xuất hiện của máy tính, xã hội
loài người đã chứng kiến sự thay đổi nhanh chóng về những khả
năng của công nghệ máy tính.



Sự phát triển của các hệ thống thông tin có liên quan tới những vấn
đề về quản lý và bảo quản tài liệu điện tử

Nhận thức được các xu hướng đó sẽ giúp cho chúng ta xem xét các
khái niệm về tài liệu, lưu trữ tài liệu và chức năng lưu trữ trong
đúng bối cảnh của nó.


Sự phát triển của công nghệ thông tin có thể nhìn nhận theo 3 giai
đoạn giao thoa nhau:
- Giai đoạn máy tính lớn;
- Giai đoạn máy tính cá nhân (PC) và
- Giai đoạn nối mạng.
Sự phát triển của công nghệ thông tin đã tạo ra những cơ sở cho sự
hình thành và hoàn thiện của tài liệu điện tử trong hoạt động
của CQ/TC.


Khi hoạt động của CQ/TC được ứng dụng máy tính, người làm lưu
trữ phải đối diện với những tài liệu điện tử được tạo ra hay lưu
lại trong bất kỳ một giai đoạn nào của toàn bộ quá trình phát
triển của công nghệ thông tin


a. Những đặc trưng của thời kỳ tự động hoá
ban đầu
Những máy tính lớn sơ khai nhất được giới thiệu ở các công ty tư nhân
lớn và một số tổ chức chính phủ trong những năm 1940 và 1950
đã được sử dụng để tự động hoá các nhiệm vụ tính toán phức tạp
như kế toán và thống kê.


Dữ liệu được nạp vào hệ thống máy tính, được xử lý theo các
nhóm/đợt và sau đó sản phẩm đầu ra được sử dụng trong các
bản tóm tắt, các bảng tính, bảng cân đối và các tài liệu kinh
doanh khác hay trong các báo cáo và tài liệu phân tích các công
trình nghiên cứu khoa học.



Việc mua sắm và vận hành máy tính lớn (mainframe) rất tốn kém
và chúng đòi hỏi những chương trình phần mềm rất phức tạp
được xây dựng riêng cho mỗi một loại ứng dụng mới


Trong những năm 1960, các nhà sản xuất máy tính đã đưa ra quan
điểm “chia sẻ thời gian” cho phép nhiều người sử dụng cùng
tiếp cận máy tính một lúc.
Chia sẻ thời gian đã tạo tiền đề cho việc nối mạng và tiếp cận máy
tính từ xa và nó thúc đẩy sự phát triển của các phần mềm hỗ
trợ cho các ứng dụng loại mới như hiệu đính văn bản, thiết kế
mẫu, phân tích thống kê và thiết kế đồ hoạ.


Các loại phần mềm mới cùng với việc các chi phí cho việc tính toán
và lưu trữ giảm liên tục đã cho phép các cơ quan tự động hoá
ngày càng nhiều nhiệm vụ phức tạp.
Tuy nhiên, việc thiết kế các hệ thống và vận hành các máy tính vẫn
là một lĩnh vực kỹ thuật chuyên sâu và còn khá xa vời đối với
những người sử dụng cuối.


Một số ít nhà lưu trữ có tầm nhìn xa đã nhận thức được một số tác
động tiềm năng của tự động hoá đối với việc quản lý tài liệu và
lưu trữ.
Những người đi đầu trong lĩnh vực “tài liệu lưu trữ đọc bằng máy”
khẳng định rằng các dữ liệu đọc bằng máy có thể có giá trị lâu
dài và có thể được tái sử dụng trong các công trình nghiên cứu,
thống kê và lịch sử.


Họ đã thúc giục giới lưu trữ tiến hành đánh giá tài liệu đọc bằng
máy và xúc tiến các chương trình nhằm giữ gìn và bảo quản
chúng.
Vào cuối những năm 1960 và đầu 1970, Lưu trữ quốc gia Mỹ,
Canada và Thụy Điển đã bắt đầu các chương trình đặc biệt về
tài liệu đọc bằng máy.
Vào giữa những năm 1970, ICA đã thiết lập một Uỷ ban tự động
hoá và Uỷ ban này đã ban hành các hướng dẫn để đánh giá và
phát triển chương trình giảng dạy.


Tác động của tự động hoá ban đầu (sơ khai) đối với quản lý văn thư
chưa thực sự rõ vì đa số các trung tâm máy tính thiết lập “các thư
viện băng từ” và quản lý việc lưu giữ, xử lý và tái sử dụng các
phương tiện mang tin đọc bằng máy.
Đối với các nhà quản lý văn thư thì tác động nổi bật của thời kỳ tự động
hoá ban đầu là sự gia tăng nhanh chóng sản phẩm in đầu ra từ các
hệ thống máy tính và các sản phẩm đó đã bổ sung thêm vào sự gia
tăng lượng tài liệu giấy.


Quan điểm phổ biến về tài liệu điện tử vào thời điểm đó là chúng chỉ
là tài liệu trên các phương tiện mang tin đặc biệt có giá trị trước
hết bởi nội dung thông tin của chúng
trong khi tài liệu mà người ta cần đến để làm bằng chứng cho các
hành vi và quyết định của mình đã được in ra trên giấy và bảo
quản trong các kho hồ sơ đã được thiết lập.


b. Giai đoạn máy tính cá nhân
Thay đổi có tính bước ngoặt trong công nghệ máy tính xảy ra vào
năm 1981 khi mà IBM giới thiệu sản phẩm máy tính cá nhân (PC)
của Hãng ra thị trường tiêu thụ.
Cho đến giữa những năm 1980, PC đã được trang bị các phần mềm
“tiện lợi cho người sử dụng” phục vụ cho việc:
xử lý văn bản,
các ứng dụng cơ sở dữ liệu,
các bảng tính điện tử và đồ hoạ
và nhiều PC đã có khả năng lưu trữ từ 20 - 40 MB thông tin.


Việc giới thiệu PC đã có nhiều tác động quan trọng đến việc tạo
lập, quản lý và kiểm soát tài liệu điện tử.
Không như các máy tính lớn (mainframes) được điều hành và kiểm
soát bởi bộ xử lý dữ liệu trung tâm, PC rất phân tán.


Một cá nhân hay một nhóm nhỏ người sử dụng có PC sẽ quyết định
khi nào thì sử dụng và sử dụng chúng như thế nào, đồng thời,
họ cũng kiểm soát được thông tin lưu trữ trong máy.
Một tác động quan trọng khác là PC đã làm cho ngày càng nhiều
người sử dụng có thể dễ dàng tiếp cận được công nghệ máy
tính.


Các ứng dụng ban đầu thường gặp là xử lý văn bản nơi mà PC hay
các bộ xử lý văn bản chuyên dụng thay thế cho máy chữ trong
lĩnh vực đánh máy và các ứng dụng kinh doanh và tính toán (kế
toán) khác nhau khác.


Tóm lại, sau khi PC trở nên phổ biến, các nhà lưu trữ bắt đầu bày tỏ
sự lo ngại của mình về sự bùng nổ nhanh chóng của các tệp dữ
liệu và tệp văn bản, về sự phức tạp của việc kiểm kê thống kê,
xác định giá trị và bảo quản các tệp phân tán riêng rẽ đó.


Các hệ thống PC thường thiếu các quy trình sao lưu có tính hệ thống
và các phương tiện lưu trữ thường rất dễ bị tổn hại.
Trong một thị trường cạnh tranh cao, các loại khác nhau của các hệ
thống PC (như IBM và Apple) đã hoàn toàn không tương thích với
nhau.


Mặc dù các nhà lưu trữ nhận thức được rằng những người sử dụng
cuối các PC sẽ phải được đào tạo và khuyến khích để nhận lấy
trách nhiệm quan tâm đến tài liệu được lưu trữ trên PC
nhưng cả các chế độ, chính sách cũng như các hoạt động thực tiễn
để giải quyết vấn đề đều không được triển khai thực hiện.


c. Giai đoạn nối mạng

Tiến bộ quan trọng tiếp theo trong lĩnh vực máy tính bắt đầu vào giữa
những năm 1980 cùng với sự kết hợp một cách nhanh chóng giữa
các phương tiện truyền thông và máy tính thành các mạng máy
tính khổng lồ.
Công nghệ nối mạng cho phép các tổ chức liên kết một lượng nhỏ
máy tính cá nhân thành một mạng cục bộ (LAN) sao cho các nhóm
công tác có thể chia sẻ phần mềm và cơ sở dữ liệu, trao đổi tư liệu
và chuyển đi các tin nhắn (massages).


Cho đến cuối những năm 1980, việc thông qua ở diện rộng các tiêu
chuẩn truyền thông như TCP/IP và Internet protocol đã làm cho
việc liên kết hàng trăm ngàn mạng cục bộ (LAN) và PC thành các
mạng khu vực và toàn cầu trở thành hiện thực.
Mạng toàn cầu nổi tiếng nhất và lớn nhất là Internet được ước tính là
có tới 40 triệu người sử dụng ở 109 quốc gia vào năm 1996.


Các phương pháp tiếp cận lĩnh vực máy tính cũng đã thay đổi.
Mặc dù các máy tính lớn vẫn còn được sử dụng để quản lý các cơ
sở dữ liệu lớn và các hoạt động có độ phức tạp cao, nhưng máy
tính lớn đã mất dần ưu thế của mình trước các phương pháp
tiếp cận khác, đặc biệt là máy tính phân tán và các kiến trúc
kiểu “khách - chủ”.


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×