Tải bản đầy đủ

BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt
Lớp: Đại học Quản trị văn phòng k1a

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGHÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1A
KHÓA HỌC ( 2012 – 2016 )
Tên cơ quan: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông
(INTRACOM)
Địa chỉ: Đường Phúc Diễn-Bắc Từ Liêm-Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Kim Anh
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI – 2016


Địa chỉ giao dịch Tầng24 Tòa nhà INTRACOM 2
Đường Phúc Diễn quận Bắc Từ Liêm- Hà Nội



LỜI CẢM ƠN
Vậy là chặng đường sinh viên đã dần đến kỳ kết thúc, sau những kỳ học lý
thuyết trên giảng đường Đại học Nội vụ Hà Nội, chúng em đã có cơ hội tìm hiểu
sự khác biệt với lý thuyết được học tập với thực tế công việc của người làm công
tác Hành chính bằng kỳ thực tập tháng 1/2016 vừa qua. Và chúng em được thực
hiện công việc hành chính văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng
và Giao thông. Qua đây em xin gửi lời cảm ơn đến:
Thầy, cô trong khoa Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đã
trang bị cho em những kiến thức, những kỹ năng trong suốt gần bốn năm học vừa
qua.
Em xin cảm ơn Th.s: Lâm Thu Hằng đã hướng dẫn chúng em viết bào báo
cáo thu hoạch và giải đáp những thắc mắc, những khó khăn trong quá trình thực
tập.
Về phía Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông em xin
chân thành cảm ơn Chú: Nguyễn Thanh Việt Chủ tịch HĐQT- Kiêm TGĐ công ty,
chị Nguyễn Thị Kim Anh-Phụ trách Văn phòng cùng toàn thể các anh, chị trong
công ty đã tạo điều kiện, hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập tại cơ quan.
Em xin chân thành cảm ơn.
Bài thu hoạch này được thực hiện trong suốt quá trình thực tập tại bộ phận
Hành chính văn phong công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông,
mặc dù đã có sự cố gắng trong thời gian thực tập xong thời gian có hạn và khối
lượng công việc hành chính thực hiện tại công ty nhiều nên không chỉ bài báo cáo
thực tập này mà còn trong quá trình thực tập không thể tránh khỏi những sai sót,
hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía thầy, cô, Ban
lãnh đạo, anh chị trong công ty Cổ phần INTRACOM và bạn bè để bài báo cáo
hoàn thiện hơn cũng như để em vững vàng hơn trong chuyên môn nghiệp vụ. Bộ
để bổ xung những thiếu để hoàn thiện, vững vàng về chuyên môn nghiệp để em sẽ
thực hiện công việc tốt hơn sau khi ra trường đi làm thực tế tại các cơ quan, doanh
nghiệp.
Em xin chân thành
Sinh viên
Nguyễn Thị Nguyệt


A.LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại công ty Cô phần Đầu tư xây dựng
hạ tầng và Giao thông”.
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của


nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn,
nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.Mỗi cơ quan, tổ chức doanh
nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp
với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức. Trong bất cứ một doanh
nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các
tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách
hàng.Công tác hành chính có vai trò quan trọng góp phần phát triển doanh nghiệp
phát triển, một trong những nghiệp cụ trong công tác hành chính đó là công tác
Lưu trữ, việc lưu trữ được thực hiện tốt có ý ngĩa vô cùng to lớn đối với sự phát
triển của doanh. Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là
công tác lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện
công tác lưu trữ, trong quá trình thực tập tại một công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng
hạ tầng và Giao thông em xin thưc hiện đề tài: “ Tìm hiểu công tác Lưu trữ tại
công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
2.1 Mục tiêu chung của đề tài.
- Hoàn thiện công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng
và giao thông.
2.2 Mục tiêu cụ thể của đề tài.
- Tìm hiểu lý luận chung về công tác lưu trữ hiện nay.
- Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ hiện nay của Doanh nghiệp.
- Đánh giá ưu nhược điểm của công tác lưu trữ của Doanh nghiệp hiện nay
đang tiến hành.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác lưu trữ của công ty Cổ
phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông hiện nay.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.


- Đối tượng nghiên cứu:Công tác lưu trữ
- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng
và Giao thông , địa chỉ Tầng 24 tòa nhà Intracom 2 Phường Phúc Diễn-Quận
Bắc Từ Liêm.
Do hạn chế về thời gian và không gian nghiên cứu nên đề tài chỉ tập trung
nghiên cứu những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần
Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.

 Giáo trình
- Giáo trình Lưu trữ của trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội-Nhà xuất bản Giao
thông vận tải năm 2009
- Giáo trình nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ của trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội Văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn về công tác Lưu trữ hiện
nay như:
- Luật lưu trữ số 01/2001-QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
- Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 nam 1012 về việc hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 về việc hướng
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ.
 Tạp chí.
- Tạp chí văn thư lưu trữ.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
Viết về chuyên đề lưu trữ tại các cơ quan, doanh nghiệp có rất nhiều tác giả
viết, vì thực tế hiện nay công tác lưu trữ tại các cơ quan, doanh nghiệp vẫn còn
nhiều vấn đề dẫn đến việc thực hiện công tác lưu trữ tại các cơ quan, doanh nghiệp
chưa được thực hiện tốt. chính vì thực trạng này nên có rất nhiều các bài báo, tạp
chí nghiên cứu về công tác lưu trữ, một số đề tài lưu trữ tiêu biểu như:
- “ Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” của tác giả Vương Đình Quyền.


- “ Phương pháp hủy tài liệu tại các cơ quan” tác giả Dương Văn Khảm.
- “Lưu trữ tài liệu khoa hoạc kỹ thuật” tác giả Nguyễn Minh phương.
6. Phương pháp nghiên cứu.
 Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin
- Phương pháp thu thập thông tin được thực hiện bằng cách: nghiên cứu các
tài liệu sách báo, tạp chí viết về đề tài lưu trữ, nghiên cứu thu thập thông tin
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước về việc quy định,
hướng dẫn về công tác lưu trữ.
 Thứ hai: Phương pháp quan sát.
- Quan sát quá trình thực hiện công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần đầu tư
xây dựng hạ tầng và giao thông. Để từ đó đánh giá thực trạng mọt cách
khách quan nhất
 Thứ ba: Phương pháp Mô tả:
- Phương pháp này được thể hiện bằng việc mô tả lại những khâu trong quy
trình thực hiện công tác để mọi người hình dung thứ tự công việc cần phải
làm theo quy trình lưu trữ.
 Thứ tư: Phương pháp phân tích- so sánh:
- Phương pháp này được sử dụng trong đề tài bằng việc phân tích so sánh
thực trạng công tác lưu trữ của doanh nghiệp có đngs với những quy định
của nhà nước về công tác lưu trữ hay chưa? Để từ đó đưa ra hướng điều
chỉnh và giải quyết một cách tốt nhât, nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
7. Bố cục của đề tài.
Đề tài “ Tìm hiểu công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần đầu tư xâ dựng hạ
tầng và Giao thông” gồm 03 phần.
- thứ nhất: Lý luận chung về công tác lưu trữ
- Thứ hai: Thực trạng của công tác lưu trữ của công ty hiện nay.


- Thứ ba: Đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hoàn thiện công tác lưu trữ tại
công ty hiện nay.


PHẦN 1
KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây dựng
hạ tầng và giao thông (Intracom).
- Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (viết tắt là
INTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển
nhà Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002.
- Intracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày
17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số:
0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006.
- Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng
lớn mạnh. Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng
tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư
dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…


Trụ sở giao dịch công ty Cổ phần Đầu tư Xây dụng hạ tầng và Giao thông
Dự án Intracom 2Đường: Phúc Diễn quận Bắc Từ Liêm- Hà Nội

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinh
nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn phòng, dịch
vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà ở bán - Phú
Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú


Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà
Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông...
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng như
Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009,...
Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc” nên
những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ thuật.
Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong thị
trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
* Lĩnh vực kinh doanh
- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:
1- Đầu tư bất động sản.
2- Đầu tư dự án thuỷ điện
3- Đầu tư tài chính,
4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện.....
5- Sản xuất vật liệu xây dựng.
6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân
* Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông
- Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (viết tắt là
INTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển
nhà Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002.
Intracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB
ngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD
số: 0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày
23/01/2006.
- Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày


càng lớn mạnh. Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh,
hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động
chính đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài
chính, sản xuất – kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…
-Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dặn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu Văn
phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán – Trung Văn, Dự án khu văn phòng
nhà ở bán – Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án
nhà ở xã hội – Phũ Diễn, Dự án thủy điện Nậm Pung, Dự án thủy điện Tà
Lơi 3, Dự án thủy điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án tổ hợp y
tế Phương Đông…
-INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực xây dựng như:
Bằng khen của Bộ Xây dựng, Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO
2009..
-Mong muốn đem lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc, hanh phúc” nên
những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật. Chính vì lẽ đó thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định
trong thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
1.1.1. Chức năng của Công ty
- Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông viết tắt là Công ty
Cổ phần INTRACOM, là đơn vị đầu tư xây dựng , kinh doanh bất động
sản……... Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng công ty Đầu tư & phát triển
nhà Hà Nội Handico và nhà nước.
- Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, đứng đầu là
Tổng Giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống
nhất từ trên xuống dưới.


- Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnhvực xây dựng như là:Dự
án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu
văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu
Diễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án
thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy,
Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty.
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên
địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theo
đúng quy định của pháp luật.
Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình
để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao
thông.
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất, chịu
trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Chế độ quản lý
công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng
sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác
đối ngoại và có hiệu quả sử dụng vốn.


Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản
lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…
Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các
chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở
các phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,….
- Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ
sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
- Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện
tuyển chọn nhân sự toàn công ty.
- Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính sách về nhân sự.
- Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty.
- Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực
hiện kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo
dõi thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ
quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra
các chiến lược tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi
công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền,
thiết bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng
cao chất lượng sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp
vụ phát sinh hàng ngày của công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản thu
mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh
thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng
thời theo dõi cơ cấu vốn.


Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công các
công trình.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có các
chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh
được tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi.
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động của công tác hành chính
văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông.
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.
- Văn phòng công ty có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, vì vậy công tác tổ chức và hoạt động văn phòng
luôn được Ban Lãnh đạo công ty quan tâm.
- Văn phòng hoạt động của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:

TRƯỞNG PHÒNG

QUẢN TRỊ NHÂN
SỰ

Nhân sự, LĐTL, BH
tuyển và các
dụng và chế độ
đào tạo chính
sách

QUẢN TRỊ HÀNH
CHÍNH

Lễ tân Văn thư, Quản trị Lái xe
Lưu trữ
văn
phòng

TRUYỀN
THÔNG

TRỢĐỘNG

HOẠT
HĐQT-GĐ
ĐOÀN
THỂ

Thư ký
Phiên
Truyền Trợ lýĐảng,
công
dịch
HC
thông
đoàn,
Đoàn
thanh
niên


Văn phòng công ty được tổ chức một cách thống nhất, các bộ phận trong văn
phòng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
1.2.2.1. Chức năng của văn phòng.
- Thứ nhất: Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy
hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của công ty. Thực hiện các chế độ
chính sách cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ
luật, công tác truyền thông, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân
khánh tiết.
- Thứ hai: Là cầu nối từ Ban Giám đốc đến các bộ phận, cá nhân và ngược
lại.
- Thứ ba: Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc thực
hiện công việc, thu thập và phản hồi thông tin một cách chính xác, kịp thời.
- Thứ tư: Văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Thứ năm: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, duy trì phát triển môi trường
làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.
- Thứ sáu: Thu thập và tổng hợp thông tin cho Lãnh đạo.
- Thứ bảy: Văn phòng có chức năng đảm bảo công tác hậu cần.
1.2.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng.
- Thứ nhất: Làm công tác tổ chức, cán bộ:
+ làm đầu mối xây dựng điều lệ hoạt động của công ty, chủ trì đề xuât
phương án quy hoạch.
+ Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi giấy phép đăng ký kinh
doanh và các giấy phép hoạt động khác cho công ty liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng.
+ Nghiên cứu xây dựng kế hoạch nhân sự cho phù hợp với kế hoạch sản xuất
kinh doanh của công ty.
+ Tham mưu với lãnh đạo trong việc bổ nhiêm, thuyên chuyển công tác vào
các vị trí phù hợp.


+ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao
động.
+ Phổ biến hướng dẫn văn hóa doanh nghiêp.
+ Tổ chức đánh giá chất lượng nguồn nhân lực.
+ Tổ chức phong trào thi đua lao động sản xuất kinh doanh.
+ Tổng hợp thành tích thi đua khen thưởng, kỷ luật.
+ Tổ chức công tác an toàn lao động.
Thứ hai: Công tác lao động tiền lương.
+ Theo dõi các quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng người lao
động.
+ Thực hiện đầy đủ theo đúng quy định ký kết Hợp đồng lao động
+ Làm đầu mối để đánh giá nâng lương, nâng bậc.
+ Đề xuất giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động.
Thứ ba: Công tác quản trị hành chính
+ Công tác hành chính: thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, quản lý công
văn, quản lý và sử dụng con dấu đảm bảo an toàn, bảo mật. công tác lễ tân
khánh tiết.
+ Quản lý và sử dụng con dấu một cách an toàn, bảo mật và đúng quy định
+ Quản lý, lưu trữ hồ sơ pháp lý của công ty.
+ Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của công ty.
+ Công chứng hồ sơ pháp lý.
+ Quản lý văn phòng trang thiết bị.
+ Đối chiếu công nợ.
Thứ tư: Công tác trợ lý- Thư ký giúp việc cho Hội đồng quản trị- GĐ
+ Tham mưu việc xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm.
+ Phụ trách công tác quy định về ISO.
+ Chuẩn bị các cuộc họp, đôn đốc các phòng ban theo ý kiến chỉ đạo
+ Sắp xếp cân đối lịch làm việc của Ban lãnh đạo công ty
+ Tiếp khách đến giao dịch với HĐQT, Giám đốc
+ Soạn bài phát biểu, bài diễn văn của HĐQT-GĐ
+ Dịch tài liệ, phiên dịch trong các cuộc họp, gặp gỡ với đối tác nước ngoài.
+ Phối hợp với các phòng ban để chuẩn bị tài liệu cho chuyến đi công tác.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do trực tiếp HĐQT-GĐ giao.
Thứ năm: Công tác truyền thông.


+ Thực hiện công tác truyền thông nội bộ. làm công tác xây dựng các `
chương trình, sự kiện có liên quan đến hoạt động sản xuất của công ty.
+ Thực hiện các sự kiện văn hóa và các buổi sinh hoạt tâ[j thể.
+ Truyền thông đối ngoại: Xây dựng hệ thống vận hành thông tin đối ngoại,
quảng bá thương hiệu hình ảnh của doanh nghiệp. duy trì được mối quan hệ
với các cơ quan truyền thông, thu thập phản ánh cuẩ khách hàng.
+ Quản trị thương hiệu. xây dựng quảng bá hình ảnh, thương hiệu.
+ Xây dựng quản trị trang Web của công ty.
+ Thiết lập hồ sơ năng lực thực hiện đối nội, đối ngoại.
Thứ sáu: Công tác đoàn thể.
+ Đôn đỗ quần chúng thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mỗi
đoàn thể.
+ Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng Đảng.
+ Tuyên truyền vận động nâng cao nhận thức, trách nhiệm của Cán bộ, CNV
về trách nhiệm và quyền lợi khi tham gia tổ chức đoàn thể.
1.2.2.3. Quyền hạn của Văn phòng công ty.
Thứ nhất: Đối với công tác quản lý nhân sự.
+ Chỉ đạo theo ngành dọc chuyên môn đối với các đơn vị trực thuộc.
+ Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy dduer kịp thời theo
quy định về tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách và các vấn đề có liên
quan đối với người lao động.
+ Thẩm định điều lệ tổ chức hoạt động của công ty.
+ Thẩm định về hồ sơ nhân sự khi cần thiết.
Thứ hai: Quyền hạn đối với Lao động tiền lương.
+ Không ký xác nhận bảng chấm công khi chưa có đầy đủ thông tin.
+ Yêu cầu phòng Tổ chức kế toán không thanh toán tiền lương đối với
trường hợp hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét tiếp.
Thứ tư: Đối với công tác Hành chính.
+ Không đóng dấu đối với những văn bản ký không đúng thẩm quyền.
+ Ký ban hành các văn bản thông báo, kỷ luật và mức độ xử phạt.
+ Ký sao y bản chính đối với nhũng văn bản do cơ quan ban hành.
Thứ tư: Đối với công tác Quản trị văn phòng.
+ Duyệt mua, cấp các thiết bị cho các phòng ban với giá trị > 300.000 đồng.
+ Ký duyệt cấp xe, giấy tờ đi đường.
Thứ năm: Đối với công tác truyền thông.


+ Điều động, phân công công việc để các phòng ban tham gia tổ chức sự
kiện.
1.2.3. Cơ cấu của tổ chức Văn phòng
Bộ phận Văn phòng của Công ty CP Intracom là đơn vị giúp việc cho tổng
giám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc công ty với các phòng, ban.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc phòng, tổng hợp
báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công chỉ đạo công việc chung.
Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng được trưởng phòng phân công theo dõi
từng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vực công việc
được phụ trách.
Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo sự phân
công của Trưởng phòng. Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế
hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng phòng,
quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả. Thực hiện công tác văn thư đánh
máy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến và đi.
Nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa
phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty.
Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho toàn Công ty và làm
công tác tạp vụ, vệ sinh công ty.
Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty. Bộ phận này được
tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính
chất công việc (sơ đồ cơ cấu xem phụ lục số 02)
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc tại các vị trí
trong văn phòng.
 Thứ nhất: Trưởng phòng Tổ chức-hành chính
Chức danh: Trưởng phòng
Phòng/ban: Văn phòng công ty
Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty.


Mã số công việc: MSO1
Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc.
Mức lương: 11.000.000đ.
Cấp bậc: Quản lý
1. Nhiệm vụ chung.:
+ Trực tiếp điều hành các quyết định, các bấn đề liên quan đến hoạt động sản
xuất và kinh doanh thuộc lĩnh vực văn phòng tổ chức. chịu trách nhiệm
trước pháp luật, lãnh đạo công ty về nhiệm vụ được giao.
+ Quản lý điều hành, phân công công việc, giám sát công việc của nhân viên
văn phòng đảm bảo hoàn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ cảu văn
phòng đảm nhiệm.
+ Tổ chức thực hiện các quyết định của Giám đốc giao, chủ trương chính
sách phát luật của Đảng và Nhà nước.
+ Đánh giá đề xuất những khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên văn
phòng.
+ Cập nhập các văn bản Quy phạm pháp luật liên quan đến công tác chuyên
môn.
2. Nhiệm vụ cụ thể.
- Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể: tổ chức cán bộ, cải cách hành chính, thi
đua khen thưởng, quản lý tài chính cơ quan.
- Điều hành phụ trách chung nhiệm vụ của phòng Hành chính và các công việc
khác khi ban lãnh đạo phân công.
- Lập chương trình công tác của phòng hành chính.
- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty
- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty.
3. Trách nhiệm công việc chính.
- Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự


của công ty .
- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa
các cấp quản lý, bộ phận trong công ty.
- Nghiên cứu xây dựng, kiểm tra và thực hiện kế hoạch sản xuất, giao hàng.
- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ - nhân viên, đôn đốc, hướng dẫn và
kiểm tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng.
- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty.
- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy
định về soạn thảo văn bản, lưu trữ, sử dụng con dấu…
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và bảo
mật các thông tin của công ty.
-Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên.
- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên; các chế
độ thưởng, phạt trong công ty.
- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm, chính sách.
- Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ, chuyên viên trong công ty.
- Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty.
- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty.
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty.
- Thực hiện các công việc khác.
- Tham gia các hội nghị, hội thảo của công ty .
- Đảm bảo cơ sở vật chất.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng cao trình
độ, năng lực của đội ngũ nhân viên.
- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty
4. Yêu cầu
Trình độ: Đại học


Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan khác
Chứng chỉ: Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.
Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý hành chính.
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Kiến thức:
- Có kiến thức về quản trị hành chính, hiểu về các quy định pháp luật có liên
quan.
- Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quản trị
nhân sự…
Kỹ năng:
- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt.
- Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch.
- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
Khả năng:
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức. Làm việc độc lập.
- Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ.
Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
- Sáng tạo trong công việc.
5. Điều kiện làm việc:
- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30
- Ngày chủ nhật được nghỉ.
- Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty.

 Thứ hai: Nhân viên nhân sự.


Chức danh: Nhân viên.
Phòng/ban: Văn phòng công ty.
Cán bộ quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính ,Tổng giám đốc.
Mã số công việc: NS-02
Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc.
Mức lương: 6.000.000
Cấp bậc: Nhân viên.
1. Nhiệm vụ chung:
- Thực hiện công tác tuyển dụng.
- Theo dõi tình hình phát triển của công ty từ đó xác định nhu cầu nguồn
nhân lực.
- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn và dài hạn.
- Lập bảng mô tả công việc.
- Lập bảng thông báo tuyển dụng.
- Lựa chịn các phương tiện đăng thông tin.
- Trả lời điện thoại, email của ứng viên tham gia tuyển dụng.
- Lập chương trình tuyển dụng.
- Tiến hành tổ chức thi/ phỏng vấn.
- Gửi thư cảm ơn đến các ứng viên tham gia tuyển dụng.
- Thương thảo hợp đồng lao động.
- Lưu hồ sơ nhân sự.
- Tiếp nhận nhân sự, đánh giá quá trình thử việc.
- Thực hiện công tác quản lý đánh giá nhân sự.
- Báo cáo công tác nhân sự.
- Thực hiện công tác đào tạo nguồn nhân sự.
2. Yêu cầu.
Trình độ: Đại học
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan khác
Chứng chỉ: Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.


Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Kiến thức:
- Có kiến thức về công tác nhân sự.
- Có kiến thức về bảo hiểm, lao động tiền lương
- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quản trị
nhân sự…
Kỹ năng:
- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt..
- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
Khả năng:
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
- Sáng tạo trong công việc.
3. Điều kiện làm việc:
- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30
- Ngày chủ nhật được nghỉ.
- Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty
 Thứ ba: Nhân viên Văn thư-Lưu trữ.
Chức danh: Nhân viên.
Phòng/ban: Văn phòng công ty.
Cán bộ quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính ,TGĐ
Mã số công việc:HC-05
Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc.
Mức lương: 4.500.000
Cấp bậc: Nhân viên
1. nhiệm vụ
Thứ nhất:Thực hiện công tác Văn thư:
- Công văn đến


+ Tiếp nhận các văn bản chuyển đến bằng các đường khác nhau, đóng dấu
công văn đến vào sổ theo dõi văn bản đến, ghi thông tin cho văn bản đến.
+ Phân loạivăn bản đến,vào phiếu xử lý văn bản và chuyển phòng Tổ chức
hành chính cho ý kiến và xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc.
+ Chuyển văn bản sau khi trình duyệt tới các bộ phận phòng ban.
+ Yêu cầu các phòng ban ký nhận vào sổ giao nhận văn bản nội bộ.
- Công tác công văn đi.
+ Tiếp nhận văn bản trình ký
+ Truyển giao văn bản.
Thứ hai: Công tác Lưu trữ.
+ Lập kế hoạch tổ chức thực hiện công tác Lưu trữ
+ Lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
+ Quản lý và xây dựng quy trình về công tác lưu trữ của công ty.
2. yêu cầu.
Trình độ: Cao Đẳng chở lên
Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng, Văn thư-Lưu trữ
Chứng chỉ: Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.
Kinh nghiệm: Chưa có kinh nghiệp sẽ được đào tạo.
Kiến thức:
- Có kiến thức về công tác hành chính, văn thư-lưu trữ.
- Có kiến thức về quy định của nhà nước về công tác văn thư-lưu trữ.
-Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quản trị
nhân sự…
Kỹ năng:
- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt..
- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
Khả năng:
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
- Sáng tạo trong công việc.


3. Điều kiện làm việc:
- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30
- Ngày chủ nhật được nghỉ.
- Địa điểm làm việc: Văn phòng công ty.

 Thứ ba: Nhân viên truyền thông-báo chí.
Chức danh: Nhân viên.
Mã công Việc: TCHH-TT-10
Phòng/ban: Văn phòng công ty.
Cán bộ quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính ,TGĐ Công ty.
Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc.
Mức lương: 5000.000
Cấp bậc: Nhân viên
1. nhiệm vụ
- Chỉ đạo tổ chức sự kiện của conong ty, tiếp khách, các buổi sinh hoạt tập
thể.
- Là đầu mối xây dựng chương trìn, sự kiện liên quan đến hoạt động sản
xuất, kinh doanh của công ty.
- Phối hợp với các tổ chức đoàn thể tổ chức sự kiện văn hóa doanh nghiệp.
- Chủ trì tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử
hình thành công ty.
2. yêu cầu.
Trình độ: Cao Đẳng chở lên
Chuyên ngành: Báo chí, Maketting.
Chứng chỉ:Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.
Kinh nghiệm: Chưa có kinh nghiệp sẽ được đào tạo.
Kiến thức:
- Có kiến thức về công tác báo chí truyền thông.
-Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint.
Kỹ năng:


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x