Tải bản đầy đủ

Hoàn thiện tổ chức bộ máy

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
________________________

BÁO CÁO KẾT QUẢ
THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP LẦN 1

ĐỀ TÀI:
“ KHẢO

SÁT CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ PHƯƠNG
HƯỚNG HOÀN THIỆN BỘ MÁY TỔ CHỨC Ở CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI NGUYỄN KIM – TRUNG TÂM KINH
DOANH TỔNG HỢP NGUYỄN KIM”

Sinh viên thưc hiện : Đoàn Thị Bảo Thu
Lớp : 14DQT1
MSSV: 1421000420
GVHD: Ths. Nguyễn Thị Minh Trâm


TP.HCM, THÁNG 4/2016


MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 :CƠ SỞ LÝ LUẬN TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ PHƯƠNG
HƯỚNG HOÀN THIỆN BỘ MÁY TỔ CHỨC Ở DOANH
NGHIỆP
1.1 Các khái niệm
1.1.1 Khái niệm tổ chức
Một khi mục tiêu, các chiến lược và kế hoạch của tổ chức đã được xác định, nhà
quản trị cần phải xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm hỗ trợ cho việc đạt được
mục tiêu. Chức năng tổ chức đứng ở vị trí thứ hai trong tiến trình quản trị, nhưng nó có ý
nghĩa quyết định đến hiệu quả của tổ chức. Nói cách khác, tổ chức là một trong những
hoạt động quan trọng nhất của quản trị. Thật vậy, nhiều công trình nghiên cứu khoa học
đã cho thấy 70 - 80% những khiếm khuyết trong việc thực hiện các mục tiêu là do yếu
kém của công tác tổ chức. Nhưng chức năng tổ chức được định nghĩa như thế nào?
Trong thực tiễn có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này.
Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây:
• Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng
nhất định
• Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một
hiệu quả lớn nhất.


Làm công tác tổ chức cán bộ:
Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên một

quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” .


Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực
của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là
“việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi
nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều
kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.
Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điều quan trọng là
vấn đề chúng ta cần xem xét bản chất của chức năng tổ chức từ góc độ của khoa học
quản trị. Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể


hiểu bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm
bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó. Nói cách khác, chức năng tổ
chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm,
những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả
nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những
quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào.
Giáo trình Quản trị học Cao đẳng Bà Rịa Vũng Tàu

1.1.2 Khái niệm bộ máy tổ
chức
Bộ máy tổ chức còn được gọi là cơ cấu tổ chức quản trị, nó tổng hợp các bộ phận
khác nhau chuyên môn hóa, có những quyền hạn nhất định được bố trí nhằm đảm bảo
thực hiện chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định. Như vậy tổ chức bộ
máy doanh nghiệp là hoạt động xác định công việc, phân chia công việc và trách nhiệm
hợp lý, phù hợp với khả năng của từng cá nhân, bộ phận trong tổng thể cơ cấu nhằm đạt
mục tiêu doanh nghiệp đề ra.
Từ các lý luận trên, có thể hiểu: Bản chất của công tác tổ chức bộ máy doanh
nghiệp là phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau. Trong đó, mỗi bộ phận
đảm nhận một hoặc một số chức năng, nhiệm vụ trong mối liên quan chặt chẽ với các bộ
phận khác nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.


Giáo trình Quản trị học Cao đẳng Bà Rịa Vũng Tàu

1.2 Sự cần thiết khách quan và mục đích ý nghĩa của công tác tổ chức
bộ máy
1.2.1 Sự cần thiết khách
quan của công tác tổ
chức bộ máy
Chúng ta đều biết rằng xác định được vấn đề là quan trọng, nhưng tổ chức để giải
quyết vấn đề còn quan trọng hơn rất nhiều. Cơ cấu tổ chức có giúp xác định rõ trách
nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công
việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức. Bất kì công việc nào
nếu được sắp xếp khoa học trong hệ thống tổ chức thì khi thực hiện đều đem lại kết quả
như mong đợi. Chính vì thế, mọi quyết định, mọi kế hoạch, quá trình lãnh đạo và kiểm
soát sẽ không thực hiện được hoặc thực hiện không có hiệu quả nếu không biết cách xây
dựng một tổ chức khoa học, hoàn chỉnh. Tổ chức khoa học trong việc xây dựng guồng
máy hoạt động sẽ đảm bảo nề nếp, quy củ, kỷ cương, tính khoa học, tính thống nhất và
giúp phát huy hết năng lực sở trường của mỗi cá nhân và bộ phận trong tổ chức.
Ngược lại, nếu không biết cách xây dựng một hệ thống tổ chức khoa học, hoàn
thiện có thể làm cho các hoạt động quản trị kém hiệu quản, tình trạng đổ lỗi, đùn đẩy
trách nhiệm và khó nắm bắt được những cơ hội hoặc lúng túng khi phải đối mặt với
những nguy cơ dần xuất hiện.

1.2.2 Mục đích và ý nghĩa
của công tác tổ chức
bộ máy
 Mục đích
Mục đích của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc vận hành một cách hiệu
quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định. Cơ cấu tổ chức phù hợp
nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực


giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất, duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một
cách liên tục, không bị gián đoạn.
Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng
lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân để hướng tới mục tiêu chung. Hiện nay, thị
trường ngày càng mở rộng, yêu cầu các doanh nghiệp phải có phân công hợp tác của
những con người trong tổ chức thật hợp lý.
 Ý nghĩa
Công tác tổ chức có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,
nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ,
linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp việc thực hiện các nhiệm vụ một
cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao. Ngược lại, nếu một tổ chức không phù hợp với điều
kiện mới, nhiều bộ phận chồng chéo lên nhau thì sẽ dẫn đến sự trì trệ, mẫu thuẫn và kém
hiệu quả.
Mặt khác, bộ máy tổ chức như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với
nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng, đồng thời làm cho hoạt động của
doanh nghiệp ổn định, thu hút mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn

1.3 Nguyên tắc cơ bản trong xây dựng tổ chức bộ máy doanh nghiệp
1.3.1 Nguyên tắc xây dựng
bộ máy tổ chức
Bản thân bộ máy tổ chức không thể gắn với mục tiêu mà là nhà quản trị khi xây
dựng bộ máy tổ chức phải xuất phát từ mục tiêu của tổ chức để xây dựng một bộ máy tổ
chức sao cho phù hợp nhất.Phương hướng và mục đích của tổ chức sẽ chi phối bộ máy tổ
chức. Một bộ máy hữu hiệu không thể quá lớn hay quá nhỏ hoặc quá đơn giản so với mục
tiêu. Bộ máy tổ chức và mục tiêu phải phù hợp, mục tiêu nào tổ chức ấy, vì bộ máy tổ
chức được thiết kế trên cơ sở thực hiện các mục tiêu đã được xác định.Sự phù hợp với


mục tiêu đảm bảo cho tính hiệu quả với chi phí tối thiểu mà bất kì tổ chức nào cũng
mong muốn.

1.3.2 Nguyên tắc đảm bảo
tính hiệu quả
Hiệu quả là thước đo mọi giá trị hoạt động của tổ chức. Nguyên tắc này đòi hỏi bộ
máy tổ chức phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã
bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của
các giám đốc. Để bảo đảm cho nguyên tắc này được thực hiện, cần tuân thủ các yêu cầu
sau:
• Bộ máy tổ chức là bộ máy hợp lý nhằm đảm bảo chi phí cho các hoạt động là
nhỏ nhất, mà kết quả chung thu lại của tổ chức là lớn nhất trong khả năng có
thể.
• Bộ máy tổ chức phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm vụ của
các phân hệ; làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà
mình tham dự là nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực
tiếp với mình. Các thủ lĩnh cấp phân hệ phải có lương tâm, trách nhiệm, ý
thức hợp tác để làm tốt nhiệm vụ của mình, tránh gây khó khăn và trở ngại
cho các phân hệ và cho cả tổ chức, từ đó các hành vi xử sự hợp lý, tích cực
giữa các phân hệ trong tổ chức.
• Bộ máy tổ chức phải đảm bảo cho thủ lĩnh các phân hệ có quy mô được giao
quản trị là hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ. Khi
trình độ, khả năng của một thủ lĩnh chỉ có thể lãnh đạo, điều hành 10 người
mà cấp trên lại giao cho họ phải quản lý 100 người thì đó là điều bất cập.

1.3.3 Nguyên tắc cân đối
Là một trong những nguyên tắc quan trọng trong công tác tổ chức bộ máy. Cân đối
là tỷ lệ hợp lý giữa các thành phần với nhau. Với nguyên tắc này, sự cân đối là biểu hiện
ở các tỷ lệ hợp lý giữa các thành phần chính như sau:


• Đối với toàn hệ thống doanh nghiệp: tỷ lệ hợp lý giữa các nguồn lực trong
toàn hệ thống, tỷ lệ hợp lý giữa số lượng lao động trực tiếp và gián tiếp.
• Đối với hệ thống quản trị: tỷ lệ hợp lý giữa các bộ phận, giữa số lượng và
chất lượng cán bộ quản trị các cấp: cấp cao, cấp trung, cấp thấp.
• Đối với hệ thống sản xuất: tỷ lệ hợp lý giữa các bộ phận, giữa số lượng và
chất lượng lao động, sự hợp lý giữa trách nhiệm và quyền lợi trong hệ thống.
Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định tổ chức và tránh được tình trạng lạm dụng chức
quyền. Nguyên tắc này đòi hỏi bộ máy tổ chức phải được phân công phân nhiệm các
phân hệ chuyên ngành, với những con người được đào luyện tương ứng và có đủ quyền
hạn.

1.3.4 Nguyên tắc thống nhất
chỉ huy
Trong thực tiễn không hiếm khi chúng ta bắt gặp trường hợp nhân viên của một cơ
quan nọ một lúc họ nhận được hai nhiệm vụ khác nhau: một từ người thủ trưởng trực
tiếp, một từ người trợ lý của thủ trưởng cấp trên. Hiển nhiên chúng ta thấy người nhân
viên này sẽ không biết nghe ai. Việc không tuân thủ nguyên tắc thống nhất chỉ huy đã dẫn
tới trường hợp dở khóc dở cười này. Đây là một trong 14 nguyên tắc quản trị của Henry
Fayol. Nguyên tắc này có nghĩa là một nhân viên chỉ chịu sự chỉ huy từ một cấp trên trực
tiếp duy nhất.Cũng như trong việc báo cáo, mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách
nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình. Tuân thủ nguyên tắc này, trong quan
hệ, các thông tin sẽ được truyền đi nhanh chóng, kịp thời, chính xác, trách nhiệm được
xác định rõ ràng, thống nhất và tập trung cao độ, tạo điều kiện thuận lợi cho cấp dưới
thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, thực thi công việc một cách thuận lợi, tránh được tình
trạng “trống đánh xuôi, kèn thổi ngược”.

1.3.5 Nguyên tắc linh hoạt
Nguyên tắc linh hoạt xuất phát từ thực tiễn luôn thay đổi mà hoạt động của doanh
nghiệp thì luôn chịu tác động của môi trường. Vì sự tồn tại và phát triển buộc doanh
nghiệp phải có sự thích ứng. Một cơ cấu tổ chức tốt bao giờ cũng vừa phải đảm bảo được


nhiệm vụ thường trực của tổ chức vừa có thể linh hoạt và thích nghi với các tình huống
thay đổi. Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của
môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những
quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
Bộ máy tổ chức không được cứng nhắc mà phải “tuỳ cơ ứng biến”. Khi mục tiêu thay đổi
thì bộ máy tổ chức cũng phải thay đổi vì bộ máy tổ chức gắn với mục tiêu. Để vận dụng
nguyên tắc này, trong phạm vi tổ chức bộ máy, hệ thống tổ chức vừa phải bố trí những bộ
phận, những cá nhân có chức năng - nhiệm vụ tương đối ổn định, đồng thời cũng có
những bộ phận, cá nhân ít ổn định hơn, nhằm đáp ứng một cách linh hoạt trong mọi tình
huống. “Một cơ cấu tổ chức có hiệu lực không bao giờ có tĩnh lại”.Đảm bảo nguyên tắc
linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với môi trường thay đổi.

1.4 Phương pháp tổ chức bộ máy
Phương pháp xác định hiệu quả bộ máy tổ chức thực chất là quá trình xác định tính
tối ưu của số lượng biên chế cán bộ cần thiết cho tổ chức bộ máy, đồng thời là quá trình
tổ chức, sắp xếp lại lao động, nó không ngừng hoàn thiện và nâng cao. Nắm vững
phương pháp xác định hiệu quả bộ máy tổ chức mà 2 yếu tố quan trọng là xác định số
lượng cán bộ, công chức một cách khoa học và công tác tiêu chuẩn hoá các chức danh
trong bộ máy tổ chức là cơ sở khoa học giúp cho việc kiện toàn tổ chức, tinh giảm biên
chế hành chính, sự nghiệp, là căn cứ để tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đánh giá và trả
lương theo lao động. Điều này có ý nghĩa hơn khi mà Chính phủ vừa ban hành nghị quyết
số 9/2003/NQ-CP ngày 28/7/2003 về việc sữa đổi, bổ sung NQ16 /2000/NQ-CP, tiếp tục
thực hiện tinh giảm biên chế trong các cơ quan hành chính sự nghiệp
Phương pháp loại suy: Là phương pháp dung những kinh nghiệm tiên tiến điển hình
từ đó suy luận và loại bỏ những điều kiện bất hợp lý rồi từ đó áp dụng cho các mục tiêu
của doanh nghiệp. Hay nói cách khác phương pháp này suy từ cái có sẵn (bên ngoài) để
lược bỏ và lấy những cái phù hợp, hợp lý nhất.
Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xác định
mục tiêu và phương hướng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các


yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó. Việc hình
thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối
tượng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương pháp chủ
yếu sau:
• Phương pháp kinh nghiệm
Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừa
những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có
sẵn. Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp
hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức
mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới như so sánh về nhiệm vụ,
chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật,... để xác định cơ cấu tổ chức thích
hợp. Do vậy đôi khi phương pháp này còn được gọi là phương pháp tương tự.
Ưu điểm của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi tiết để thiết kế
nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ.
Nhược điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện cụ thể.
• Phương pháp phân tích
Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại được bắt
đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những
hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ
phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên
cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ,
nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ phận cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên
viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt.


Ưu điểm: Phương pháp này phân tích được những điều kiện thực tế của cơ quan, đánh giá
được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn.
Nhược điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế cơ cấu tổ
chức mới.

1.5 Tiến trình tổ chức bộ máy
Để có một bộ máy tổ chức hữu hiệu, nhà quản trị cần tuân theo tiến trình tổ chức bộ
máy gồm các bước sau đây:
• Xác định mục tiêu của doanh nghiệp
Nhận thức rõ mục tiêu hoạt động kinh doanh của công ty.Xác định đúng mục tiêu,
công ty sẽ có cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức phù hợp với mục tiêu đề ra.
• Phân tích cuộc thi
Nêu rõ những hoạt động quan trọng để thực hiện mục tiêu đã xác định, phân loại các
hoạt động theo các nhóm chức năng. Sau đó, đặt ra yêu cầu thực hiện cho từng nhóm
công việc theo chức năng.
• Thiết lập phòng ban
Kết hợp các chức năng quan trọng thành một hệ thống và hình thành một bộ khung
tổ chức gồm các phòng ban và bộ phận. Mỗi phòng ban thực hiện nhiệm vụ, chức năng
riêng và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của mình.
• Định biên nhân viên
Xác định số lượng nhân viên cần thiết theo yêu cầu công việc của từng phòng ban
và bộ phận, căn cứ vào 6 yếu tố để xác định tầm hạn quản trị. Đó là: năng lực nhà quản
trị, trình độ cấp dưới, mức độ uỷ quyền của cấp trên cho cấp dưới, tính chất kế hoạch
công việc, sự thay đổi của công việc, kỹ thuật và phương tiện.
• Phân công phân nhiệm
Bố trí nhân sự vào các vị trí công tác theo khả năng và yêu cầu công việc cần đáp
ứng một cách hợp lý và chuyên nghiệp.


• Tổ chức phối hợp thực hiện nhiệm vụ
Từng phòng ban thực hiện chức năng để triển khai công việc cho mỗi cá nhân, phối
hợp quan hệ giữa các cá nhân, phòng ban và bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ.
• Thẩm định và tái tổ chức
Kiểm tra kết quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận và phòng ban để đánh giá kết
quả hoạt động của bộ máy. Nhận biết rõ các sai lệch và nguyên nhân để có biện pháp điều
chỉnh.
Tổ chức lại bộ máy theo hướng hoàn thiện trên cơ sở khắc phục những mặt hạn chế,
định biên lại, điều chỉnh tầm hạn quản trị, thu hẹp hoặc mở rộng chức năng, quy mô hoạt
động của các phòng ban, bộ phận,…

1.6 Các nguyên tắc phân chia công tác tổ chức bộ máy
1.6.1 Phân chia theo tầm
hạn của quản trị
Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số
lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất.
Nói cách khác, tầm hạn quản trị là phạm vi, số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể
quản lí một cách trực tiếp. Tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường là
khoảng 4 – 8 nhân viên thuộc cấp. Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên đến 12 hay 16
trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và rút xuống còn 2
- 3 người khi công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp.
Tầng nấc quản trị là số cấp bậc quản trị trong một tổ chức. Tầm hạn quản trị có
liên quan mật thiết đến số tầng nấc trung gian và số lượng nhà quản trị trong một tổ chức.
Xác định tầm hạn là một trong những vấn đề khoa học trong các tổ chức. Dựa vào
định nghĩa như trên cho thấy rằng tầm hạn quản trị rộng thì số tầng nấc sẽ ít đi, nghĩa là
một người quản lí nhiều người và ngược lại, một bộ máy tổ chức áp dụng tầm hạn quản
trị hẹp thì số tầng nấc quản trị sẽ xuất hiện nhiều hơn và thông thường tốn kém hơn, ít


hiệu quả. hẹp thì số tầng nấc quản trị sẽ xuất hiện nhiều hơn và thông thường tốn kém
hơn, ít hiệu quả.
Ví dụ: Nếu xí nghiệp có 18 nhân viên và tầm hạn quản trị là 12 thì xí nghiệp đó chỉ có 2
cấp: là giám đốc và nhân viên
GIÁM ĐỐC

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

Hình 1-1 :Sơ Đồ Tổ Chức cấp 2
Ngược lại nếu tầm hạn quản trị trong xí nghiệp đó được xác định là 3 (tức là mỗi
nhà quản trị chỉ có thể quản trị 3 người), thì tổ chức của xí nghiệp sẽ gồm đến 4 cấp 9
(hình 1.2)
Bộ máy tổ chức ít tầng nấc trung gian được gọi là bộ máy tổ chức thấp. Bộ máy có
nhiều tầng nấc là bộ máy tổ chức cao.

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

QTV

QTV

NV

NV

PHÓ GIÁM ĐỐC

NV

NV

NV

QTV

NV

NV

NV

QTV

QTV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

QTV

NV

NV

NV

NV


Hình 1-2: Sơ đồ tổ chức cấp 4
(Nguồn: ThS. Bùi Đức Tâm, Tổng quan quản trị học, trang 126)
Thông thường chúng ta không thích những bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung
gian, vì làm chậm trễ và lệch lạc sự thông đạt, cũng như tiến trình giải quyết công việc
trong xí nghiệp. Tuy nhiên, vấn đề các tầng nấc trung gian liên quan đến tầm hạn quản trị.
Nếu tầm hạn quản trị rộng, sẽ có ít tầng nấc, ngược lại, nếu tầm hạn quản trị hẹp sẽ có
nhiều tầng nấc. Do đó, muốn giải quyết vấn đề các tầng nấc trung gian trong một bộ máy
tổ chức, cần phải xác định tầm hạn quản trị nên rộng hay nên hẹp.
Cần lưu ý rằng, sự xác định này không thể chủ quan.Tầm hạn quản trị rộng chỉ
thuận lợi khi nhà quản trị có đầy đủ năng lực, khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, khi
công việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch, ít thay đổi, và cấp dưới đã được người quản
trị cấp trên ủy quyền hành động khá nhiều. Thêm vào đó, kỹ thuật thông tin hiện đại cũng
giúp cho việc mở rộng tầm hạn quản trị mà nhà quản trị vẫn có thể thông đạt và kiểm soát
hữu hiệu các thuộc cấp. Trái lại, nếu năng lực của nhà quản trị hạn chế, trình độ của cấp
dưới cũng không cao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, không có
kế hoạch thì tầm hạn quản trị hẹp thích hợp hơn. Trong trường hợp đó, hiện tượng có
nhiều tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức là không thể tránh được.

1.6.2 Phân chia theo thời
gian
Đây là một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử
dụng ở cấp thấp trong tổ chức, là việc nhóm gồm các hoạt động theo thời gian (theo ca,
theo kíp). Hình thức phần chia này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động liên
tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn


1.6.3 Phân chia theo chức
năng
Việc nhóm gộp các hoạt động cùng chuyên môn thành các chức năng được sử
dụng khá rộng rãi trong thực tế. Ví dụ: Trong một doanh nghiệp có thể thành lập bốn bộ
phận để làm nhiệm vụ bốn chức năng: marketing, sản xuất, kỹ thuật và tài chính.
Ưu điểm của cách thức này là đảm bảo sự thi hành các chức năng chủ yếu, sử
dụng được kiến thức chuyên môn, chuyên môn hóa công việc, thuận tiện trong đào tạo và
dễ dàng trong kiểm tra. Tuy nhiên, cách thức này có nhược điểm là phức tạp khi phối
hợp, có tư tưởng cục bộ, các đơn vị mải mê theo đuổi chức năng riêng của mình và quên
mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.

GIÁM ĐỐC

Trưởng phòng
ky thuât

Trưởng phòng
Kế toán

Trưởng phòng
Sản xuất

Trưởng phòng
Nhân sự

Hình 1-3: Sơ đồ phân chia theo chức năng
(Nguồn: ThS. Bùi Đức Tâm, Tổng quan quản trị học, trang 129)

1.6.4 Phân chia theo lãnh
thổ
Là cách thức được áp dụng khi doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn khá rộng và
thường kinh doanh những sản phẩm giống nhau. Cách thức này cũng được áp dụng trong
việc thành lập các bộ phận hành chánh sự nghiệp theo lãnh thổ, ví dụ các phòng Thương
nghiệp ở Quận, Huyện. Nhà quản trị chọn cách thức này khi những đặc điểm của địa
phương là quan trọng đối với đầu vào của sản xuất, hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm.
Tuy nhiên cách thức này có nhược điểm là tạo nên tình trạng trùng lặp trong tổ chức của


các đơn vị theo lãnh thổ, làm phát sinh nhiều chi phí. Sơ đồ 1.3 chỉ ra việc phân chia bộ
phận theo lãnh thổ của một công ty kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam.
Ưu điểm của cách phân chia này là chú ý đến thị trường và những vấn đề địa
phương, hiểu sâu về nhu cầu khách hàng, có thông tin trực tiếp tốt hơn từ những đại diện
của địa phương và cung cấp cơ sở để tổng đào tạo các nhà quản trị. Mặt khác phương
pháp này có nhược điểm là doanh nghiệp cần có nhiều người có năng lực quản lí chung
và tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức.

GIÁM ĐỐC

Quản lý khu vực
Miền Tây Nam

Quản lý khu vực
Miền Đông Nam

Quản lý khu vực
Miền Bắc

Quản lý khu vực
Miền Trung

Hình
Hình1-4:
1.4 Sơ
Sơ đồ
đồ phân
phânchia
chiatheo
theolãnh
lãnhthổ
thổ
(Nguồn: ThS. Bùi Đức Tâm, Tổng quan quản trị học, trang 130)

1.6.5 Phân chia theo sản
phẩm
Đây là cách tổ chức của một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh nhiều sản phẩm khác
nhau, do đó phải thành lập nhiều bộ phận chuyên kinh doanh theo từng loại sản phẩm.
Cách thức này được áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất và chiến
lược tiếp thị khác nhau. Ưu điểm là nâng cao trình độ chuyên môn hóa trong sản xuất
kinh doanh nhưng đồng thời cũng có những nhược điểm như cách thức phân chia theo
lãnh thổ.
GIÁM ĐỐC

Tư vấn Luật & Thuế

Tư vấn Quản trị

Kiểm toán


Hình 1-5: Phân chia bộ phận theo khách hàng

1.6.6 Phân chia theo khách
hàng
Phản ánh sự quan tâm của xí nghiệp đối với việc thỏa mãn các yêu cầu khác biệt
nhau của từng loại khách hàng. Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong các cơ
sở hành chính sự nghiệp. Ưu điểm của phương pháp này là hiểu rõ nhu cầu của khách
hàng những nhược điểm là cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề
của khách hàng và các nhóm khách hàng không phải lúc nào cũng được xác định rõ ràng.
GIÁM ĐỐC

Quản lý Tín dụng NN

Quản lý Tín dụng CT

Quản lý Tín dụng Cơ quan CP

Hình 1-6: Phân chia bộ phận theo khách hàng

1.6.7 Phân chia theo quy
trình hay thiết bị
Một xí nghiệp chia việc sản xuất của mình theo quy trình công nghệ sản xuất, ví dụ
như xí nghiệp tổ chức nên bộ phận phụ trách việc xi mạ, bộ phận phụ trách sơn phủ hay
bộ phận vi tính,…

1.7 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy nhằm đưa ra mô hình phù hợp
với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt
được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô
hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Do đó, khi xây dựng cơ cấu tổ


chức cần đặc biệt chú ý đến những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết kế và chọn
lựa cơ cấu tổ chức phù hợp, như:
• Chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp
Chiến lược và mục tiêu là hai mặt không thể tách rời trong quản trị hiện đại. Bất cứ
chiến lược mới nào cũng được lựa chọn trên cơ sở phân tích những điểm mạnh, điểm yếu,
cơ hội và thách thức của môi trường trong đó cơ cấu tổ chức đang tồn tại. Ngược lại, là
công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức phải được thay đổi khi có
sự thay đổi chiến lược, động lực khiến các tổ chức phải thay đổi cơ cấu tổ chức là sự kém
hiệu quả của những thuộc tính cũ trong công việc thực hiện chiến lược.
• Môi trường
Mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh ảnh hưởng đến bộ máy tổ chức. Nếu
môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì để có được thành công đòi hỏi
các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy có mối quan hệ hữu cơ, linh hoạt và dễ dàng thích
ứng với biến đổi.
• Quy mô của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của doanh nghiệp
cũng phức tạp theo. Do đó, các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu hợp lý
sao cho đảm bảo không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh
nghiệp vừa và nhỏ thì cơ cấu bộ máy phải chuyên nghiệp, tinh tế, gọn nhẹ để dễ thay đổi
phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Trình độ trang thiết bị, hệ thống
thông tin và khả năng áp dụng công nghệ hiện đại
Khi cơ sở kỹ thuật cho các hoạt động đầy đủ, hiện đại, nhân viên có thể hoàn thành
công việc nhanh hơn, có thể làm được nhiều công việc hơn, từ đó sẽ góp phần làm giảm
lượng nhân viên trong bộ máy tổ chức, nên bộ máy tổ chức sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn
đảm bảo được tính hiệu quả trong công tác.
Việc sử dụng công nghệ - kỹ thuật của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến bộ máy tổ
chức. Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ, nâng cao kỹ thuật kinh doanh thì
thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường


khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh
chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm
bảo có sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến kỹ thuật kinh doanh
của doanh nghiệp.
• Yếu tố con người
Đây là nhân tố có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy. Con người là yếu tố quyết
định đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, con người phải làm chủ được
bộ máy tổ chức, giúp bộ máy dần dần hoàn thiện và thích ứng để từ đó có thể thực hiện
mục tiêu của tổ chức.

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT BỘ MÁY TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CP TM
NGUYỄN KIM - TRUNG TÂM KDTH NGUYỄN KIM
1.8 Giới thiệu khái quát về Công ty
1.8.1 Tên doanh nghiệp, địa
chỉ, mã số thuế


Tên Công Ty : CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI

NGUYỄN KIM – TRUNG TÂM KINH DOANH TỔNG HỢP NGUYỄN KIM


Địa chỉ : 63 – 65 – 67 Trần Hưng Đạo, P. Cầu Ông Lãnh, Q. 1, Tp HCM.



Mã số thuế : 0302286281-007



Giám Đốc : Ông NGUYỄN THUẬN



Điện thoại : 084.08.38211211



Website :http//www.nguyenkim.com

Fax : 084.08.38218594

1.8.2 Cơ sở pháp lý của
doanh nghiệp
• Quyết định thành lập : ngày 03/01/2008, thay đổi lần 2 ngày 15/09/2011


• Ngày thành lập : ngày 03/01/2008.
• Cơ quan ra quyết định thành lập : Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư Thành Phố Hồ
Chí Minh
• Vốn điều lệ : 50,000,000,000 đồng.

1.8.3 Lịch sử hình thành
Nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác phục vụ đối tượng khách hàng là
các doanh nghiệp, Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim đã hình thành Trung tâm
Kinh Doanh Tổng Hợp (KDTH) bên cạnh các chuỗi trung tâm mua sắm bán lẻ hàng đầu
trong cả nước. Tọa lạc tại địa chỉ: 63-65 Trần Hưng Đạo, Quận 1, Thành phố Hồ Chí
Minh, Việt nam
Trung tâm Kinh doanh tổng hợp là một Trung tâm tác nghiệp trực thuộc Công ty Cổ
phần Thương mại Nguyễn Kim, chuyên trách về đấu thầu dự án và bán hàng cho các
Doanh nghiệp, tổ chức. Trung tâm KDTH hoạt động chủ động theo chủ trương, chính
sách, chiến lược của Công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Tồng giám đốc.
Trung tâm KDTH hoạt động độc lập về chuyên môn và ngang cấp với các Trung
tâm khác, đồng thời nhận được sự hỗ trợ về mặt chuyên môn từ các khối khác trong công
ty.

1.8.4 Loại hình kinh doanh
của doanh nghiệp
Kinh doanh mua bán các ngành hàng chính : Điện tử ( Tivi, LCD, dàn máy, loa,...),
Điện lạnh ( máy lạnh, tủ lạnh, máy giặt,...), Điện gia dụng ( bếp gas, nồi cơm điện, sinh
tố,...), Viễn Thông ( ĐTDĐ, máy tính bảng,...), Thiết bị giải trí ( máy ảnh, máy quay
phim,...), Tin học ( CPU, monitor, máy in,...), .....
Đôi nét về những sản phẩm được kinh doanh tại TT.KDTH Nguyễn Kim:


Với hơn 50.000 mặt hàng thuộc 6 ngành hàng được bày bán như : Điện lạnh, Điện
tử, Gia dụng, Thiết bị giải trí, Thiết bị tin học, Điện thoại di động được trưng bày và bán
tại Trung tâm, cụ thể:

Khu vực

Loại sản phẩm

Tầng 1

Sản phẩm kỹ thuật số

Tầng 2

Sản phẩm nghe nhìn

Tầng 3

Sản phẩm điện lạnh

Tầng 4

Sản phẩm gia dụng


Tầng 1: dành cho các sản phẩm kỹ thuật số gồm Máy tính để bàn, máy tính xách tay
(notebook), điện thoại di động, sản phẩm máy ảnh, máy quay phim kỹ thuật số, điện thoại
di động luôn cập nhật những model mới nhất. Đặc biệt khách hàng có thể tìm thấy sự độc
đáo của dòng điện thoại cao cấp Vertu được bày bán tại đây.
Tầng 2: dành cho sản phẩm nghe nhìn: Tivi LCD, loa, dàn máy hifi, amplifier, …
của các thương hiệu mạnh hàng đầu thế giới hiện nay như LG, JVC, PANASONIC,
SAMSUNG, SONY, TOSHIBA, … Luôn giới thiệu những sản phẩm, công nghệ mới
nhất trên thế giới như LCD màn hình 71 inches, sản phẩm với công nghệ full HD, …
Tầng 3: là khu vực dành cho các sản phẩm điện lạnh gồm: Máy giặt, tủ lạnh, máy
lạnh, máy nóng lạnh, tủ đông, tủ mát… Đặc biệt đội ngũ lắp đặt được tổ chức chuyên
nghiệp và chuyên ngành, hỗ trợ khách hàng nhiều hơn trong nhiều công trình xây dựng
nhà ở, lắp đặt máy, … không chỉ đảm bảo phục vụ sản phẩm hoàn hảo mà còn đảm bảo
yếu tố mỹ thuật tùy theo hiện trạng thực tế mỗi căn nhà, …
Tầng 4: là khu vực yêu thích của các bà nội trợ với các đầy đủ các sản phẩm gia
dụng tiện nghi và hiện đại nhất cho căn bếp của gia đình. Có thể tìm thấy các sản phẩm
điện tử phổ thông ở đây với các nhóm hàng như Lò vi sóng, máy hút bụi, nồi cơm điện,
xay sinh tố, ép trái cây, bếp ga các loại, máy hút khói, máy massage, …
Một số ngành hàng tiêu thụ chủ lực của Trung tâm Kinh doanh tổng hợp như:
STT

Ngành hàng

Chủng loại

Tỷ lệ khoảng

Máy lạnh
1

Điện Lạnh

Tủ lạnh

35%

Máy giặt
Tivi LCD
2

Điện máy

Tivi màn hình phẳng

35%

Dàn máy, âm thanh
Bếp gas
3
4

Gia Dụng

Nồi cơm

5%

Vi tính

Lò viba
Máy tính các loại

10%


Máy fax
Máy in
Điện thoại di động, điện thoại cố định
5

Viễn thông + Kỹ thuật số

Camera, máy ảnh

15%

Máy nghe nhạc MP3, MP4
Nguồn: Phòng nhập hàng

1.9 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty
1.9.1 Vốn
50,000,000,000 VNĐ ( năm mươi tỷ đồng)

1.9.2 Khái quát kết quả kinh
doanh của Công ty


(ĐVT: Đồng)

Năm
STT

Chỉ tiêu

2012

2013

2014

2015

377.700.163

392.808.169

412.448.578

420.697.549

299.349.648

311.922.333

328.142.294

335.361.425

41.168.123

42.856.016

45.041.673

45.987.548

4

Chi phí quản lý
doanh nghiệp

6.091.377

6.274.118

6.462.342

6.591.588

5

Lợi nhuận thuần từ
HĐKD

35.076.746

36.581.898

38.579.331

39.395.959

6

Lợi nhuận trước thuế
TNDN

35.653.041

37.150.468

39.082.293

40.723.749

8.913.260

9.287.617

9.770.573

10.180.937

26.739.780

27.862.851

29.311.720

30.542.812

Doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ
1

2

3

Doanh thu thuần về
bán hàng và cung cấp
dịch vụ

Lợi nhuận gộp về
bán hàng và cung cấp
dịch vụ

Thuế Thu Nhập DN
7

8

Lợi nhuận sau thuế
TNCN

Biểu đồ thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tâm kinh doanh tổng hợp Nguyễn
Kim - Cty CP TM Nguyễn Kim


1.10 Bộ máy tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban :
1.10.1Sơ đồ tổ chức


ĐAI HỘI ĐỒNG CỔ
ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN TGĐ ĐIỀU
HÀNH
KIỂM SOÁT NỘI BỘ

VĂN PHÒNG TGĐ

KHỐI VẬN
HÀNH


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×