Tải bản đầy đủ

Phương pháp công não kỹ năng làm việc nhóm

Bảng thông tin liên lạc của nhóm
Sử dụng bản này để ghi chép lại những thông tin liên lạc của các thành viên,
bao gồm phương thức và thời gian liên lạc thuận tiện nhất đối với mỗi người
Thành viên nhóm: Hoàng Ngọc Huyền

Vị trí: Trưởng nhóm

Địa chỉ:

Email:

ĐT cơ quan

ĐT nhà riêng

Số Fax

Thời gian nhận cuộc gọi thuận
tiện nhất

Thành viên nhóm:


Vị trí: Người phát kiến

Địa chỉ:

Email:

ĐT cơ quan

ĐT nhà riêng Số Fax

Thời gian nhận cuộc gọi thuận
tiện nhất

Thành viên nhóm:

Vị trí: Người giám sát

Địa chỉ:

Email:

ĐT cơ quan

ĐT nhà riêng Số Fax

Thời gian nhận cuộc gọi thuận
tiện nhất

Thành viên nhóm:

Vị trí: Người phản biện

Địa chỉ:

Email:

ĐT cơ quan

ĐT nhà riêng Số Fax



Thời gian nhận cuộc gọi thuận
tiện nhất

Thành viên nhóm:

Vị trí: Người ngoại giao

Địa chỉ:

Email:

ĐT cơ quan

ĐT nhà riêng Số Fax

Thời gian nhận cuộc gọi thuận
tiện nhất

Thành viên nhóm:

Vị trí: Điều phối viên

Địa chỉ:

Email:

ĐT cơ quan

ĐT nhà riêng Số Fax

Thời gian nhận cuộc gọi thuận
tiện nhất

Thành viên nhóm:

Vị trí: Người ghi chép và lưu
hồ sơ

Địa chỉ:

Email:

ĐT cơ quan

ĐT nhà riêng Số Fax

Thời gian nhận cuộc gọi thuận


ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC VAI TRÒ CHỦ CHỐT TRONG NHÓM
Vai trò Bảng phân công nhiệm vụ

Đặc điểm

Yêu1.cầu
mọi nhóm/
người điền
tin vào bảng.
tin xét
phản
hồi vời
có thể
Trưởng
Lãnhthông
đạo nhóm
- Có Thông
óc phán
tuyệt
về được
tài năng và
tính
cách
củavềnhóm
viên.
so -sánh
đưa vào
dung
của các
thảo
luận
vai trò
của từng người
Tìmvàthành
viênnội
mới
và xây
dựngbuổi
tinh thần làm việc nhóm
- Biết tìm khắc phục những yếu kém.
1. Danh sách vai trò/ trách nhiệm của mỗi thành viên:
- Nắm rõ về toàn bộ dự án
- Có khả năng thông tin hai chiều xuất sắc.
Tên- Giám
thành sát
viêntiến trình công việc
Vai
trò/ tạo
trách
nhiệm
- Biết
cảm
hứng và duy trì lòng nhiệt
- Hướng dẫn nhưng không chi phối

tình.

- Hỗ trợ nhóm và các thành viên
2. Vai trò và phạm vi trách nhiệm cụ thể chưa rõ ràng: Phần vai trò chưa
- Giúp nhóm có được các mối quan
rõ ràng
củaviệc
tôi: hiệu quả.
hệ công
Phần
vai tròphản
chưabiện
rõ ràng của các thành-viên
2. Người
Luônkhác:
tìm kiếm giải pháp tốt nhất.
3. Những
chéo:
Bảo vệ vai
và trò
phân
tích hiệu quả dài - Chuyên gia phân tích giải pháp để tìm ra
những điểm yếu trong các giải pháp đó.
hạn của nhóm.
4. Những vai trò cần được thực hiện chung trong nhóm:
- Cương quyết thuyết phục sửa chữa các sai
sót.có thể kiêm nhiệm:
5. Những vai trò hay nhiệm vụ mà nhóm
- Xây dựng cách thức sửa chữa tốt nhất.
3. Người thực hiện

- Lập bảng tiến độ theo phương pháp khoa
Bảo đảm động lực và vận hành hiệu học.
- Đánh giá và khắc phục các nguy cơ gây
quả các hoạt động của nhóm.
chậm trễ so với tiến độ.
- Có tinh thần dám nghĩ dám làm, thích
khẳng định mọi việc.
- Có khả năng tập hợp sự ủng hộ và khắc
phục tư tưởng chủ bại.
4. Người ngoại giao

- Có khiếu ngoại giao và khả năng đánh giá
Theo dõi các mối quan hệ bên về các nhu cầu của người khác.
- Có tính cách tự tin và quyết đoán.
ngoài của nhóm.
- Nắm bắt tốt bức tranh tổng thể công việc
của nhóm.
- Thận trọng khi xử lý thông tin bí mật.
5. Điều phối viên

- Hiểu mối liên hệ giữa các công việc.

- Tập hợp các công việc của nhóm - Có ý thức tốt về sự ưu tiên.
lại thành một tổng thể trong một kế - Có khả năng nắm vững ngay một số công
hoạch thống nhất.
việc.
- Xếp lịch và bố trí các cuộc họp, - Có khả năng duy trì tốt các mối quan hệ
các hoạt động khác.
nội bộ.
- Là một nhân viên thông thường.

- Có khả năng ngăn chặn những rắc rối tiềm
- Đảm bảo các thành viên khác ẩn.


1.1. Giới thiệu tóm tắt phương pháp công não (lịch sử, nội dung).
1.1.1. Lịch sử ra đời phương pháp Brainstorming
Chữ động não (brainstorming) được đề cập đầu tiên bởi Alex Faickney
Osborn năm 1939. Ông đã miêu tả động não như là Một kỹ thuật hội ý bao gồm một
nhóm người nhằm tìm ra lời giải cho vấn đề đặc trưng bằng cách góp nhặt tất cả ý
kiến của nhóm người đó nảy sinh trong cùng một thời gian theo một nguyên tắc nhất
định. Kỹ thuật này tiếp tục được Charles Hutchison Clark phát triển. Và Hilbert
Meyer áp dụng kỹ thuật này trong lý luận về phương pháp giảng dạy
Từ “BRAINSTORM” được phát minh bới ông trùm ngành quảng cáo Alex
Faickney Osborn,xuất hiện đầu tiên trong quyển sách của ông này từ những năm
1948. Osborn, sau khi gặp phải vấn đề về ý tưởng quảng cáo từ sự bế tắc của lớp
nhân viên, đã quyết định gom tất cả bọn họ vào một phòng và vắt kiệt bất cứ ý tưởng
nào được nêu ra. Từ này đạt đến đỉnh cao của sử dụng vào thời điểm gần năm 2010
với định nghĩa như sau:
“Là quá trình sáng tạo nhằm tìm ra giải pháp hoặc ý tưởng mới thông qua
hoạt động trao đổi của nhóm một cách “kịch liệt” và “tự do”. Mỗi thành viên đều
được khuyến khích nghĩ đến đâu, nó đến đó và tìm ra càng nhiều ý tưởng càng tốt,
cho dù ý nghĩ đó điên rồ hay kém khả thi thế nào đi chăng nữa. Việc phân tích,
bàn luận hoặc chỉ trích/bình luận chỉ được phép thực hiện khi buổi họp này kết
thúc và chuyển sang giai đoạn đánh giá kết quả”.
1.1.2. Nội dung của phương pháp
Theo Osborn, quá trình brainstorming phải tuân thủ những luật sau:
- Số lượng tối ưu cho một nhóm chỉ nên ở mức 5-7 người
- Tất cả mọi người đều có quyền lợi và nghĩa vụ đóng góp ý tưởng
- Không được phép chỉ trích hoặc bác bỏ bất cứ ý tưởng nào trong quá trình này
- Những ý tưởng có phần phá cách, mới lạ được khuyến khích
- Việc phát triển ý tưởng của mình dựa trên ý tưởng của người khác cũng được
khuyến khích
- Càng nhiều ý tưởng được thốt ra, càng đa dạng về nội dung, cách tiếp cận càng
tốt
- Các ý tưởng này đều phải được ghi lại (tôi có sở thích viết lên cửa sổ)
- Sau khi cả nhóm cạn kiệt ý tưởng mới, mỗi một ý tưởng sẽ được đánh giá công
bằng trên ưu/nhược điểm, tính khả thi, lợi ích, tính áp dụng thực tế v.v… của
chúng
Brainstorming không đơn giản là ngồi vào bàn và úm ba la, bạn có thể tuôn trào một
loạt các sáng kiến. Nó đòi hỏi sự tập trung và dẻo dai về đầu óc rất lớn. Tôi gọi đây là
“trạng thái brainstorm-ready” tạm gói gọn như sau:
Các thành viên phải tỉnh táo về đầu óc. Nghĩa là họ không được làm hoạt động
gì gây kiệt quệ đầu óc trước đó
Các thành viên phải tập trung 100%. Tôi không cho phép mọi người sử dụng
điện thoại, mở laptop trong những buổi này.
Các thành viên phải sảng khoái về tinh thần. Tôi tránh trách mắng, phê bình
nhân viên trước khi bước vào thực hiện.


Đầu óc và thể lực của thành phần tham gia phải tươi mới. Nên tránh các ngày
bận rộn, mọi hoạt động trước đó phải được hoàn thành hoặc loại bỏ ra khỏi đâù
Thời gian brainstorming không nên quá 1 tiếng đồng hồ. Thực ra hoạt động
này rất đòi hỏi trí lực, và thường sức người chỉ chịu được 30′ (với nhân viên mới) cho
đến 90′ (nhân viên gạo cội).
1.1.2.1. Các phương thức Brainstorm
Không chỉ dựng ở những luật trên, phương pháp và trình tự brainstorm cũng phải
được quyết định dựa trên nhu cầu về giải pháp:
Danh nghĩa nhóm: Các thành viên viết ý tưởng của mình mà không đề tên.
Người chủ trì thu thập các tư liệu này và cả nhóm dùng phương pháp bỏ phiếu để ra
quyết định (gọi là giai đoạn thanh lọc). Sau khi thanh lọc, cả nhóm hoặc các nhóm
nhỏ sẽ mang những sáng kiến được đánh giá cao nhất tập hợp lại để xây dựng tiếp. Ví
dụ trong thiết kế thương hiệu chúng tôi có thể chia thành nhóm làm về màu sắc, một
nhóm là về nội dung, và một nhóm ra quyết định về chất liệu, cách sản xuất v.v…Cá
nhân tôi thường sử dụng phương pháp này khi tổ chức brainstorming cho một tổ chức
của khách hàng với thành phần tham dự là từ cấp quản lý bộ phận trở lên. Việc này sẽ
cổ vũ những cá nhân ít khi phát biểu được bày tỏ quan điểm tự nhiên nhất (vì không
lộ danh tính) mà lại tận dụng được kiến thức chuyên môn của các bộ phận (kỹ thuật,
marketing, tài chính, sản xuất v.v…)
Truyền đuốc: Tôi tạm đặt tên cho phương thức này như vậy vì vòng quay của 1
ý tưởng xuất phát từ một cá nhân, truyền cho người bên cạnh để xây dựng thêm và cứ
thế cho đến khi mọi thành viên đều có đóng góp ý kiến. Nhóm của tôi thường áp
dụng mô hình này khi phải lên các bản kế hoạch (Business plan, business case hoặc
chiến lược hành động) vì một bản kế hoạch trọn vẹn thường phải bao hàm các lĩnh
vựng thông tin khác nhau mà không phải một cá nhân nào cũng nắm hết được. Việc
này giúp xây dựng kế hoạch kiểu cuốn chiếu thay vì phải chờ bên marketing làm
nghiên cứu, rồi bên R&D mới lên ý tưởng, sale định giá và tài chính làm cash flow
v.v.. thì các thành viên chủ chốt có thể cùng một lúc đắp nội dung cho sườn.
Bản đồ ý tưởng: Đây là mô hình tôi sử dụng nhiều nhất, với ý tưởng cốt lõi là
sử dụng các “mối liên quan”. Quy trình sáng tạo bắt đầu từ điều kiện tiên quyết là
Chủ đề trung tâm (central topic) rồi mỗi thành viên đưa ra một nhánh liên quan đến
chủ đề đó. Ví dụ nếu Central topic của tôi là một chú chó – thì các thành viên chắc
chắn sẽ đưa ra những nhánh như giống, tuổi, cân nặng, màu lông, huyến thống, tình
trạng sức khỏe hoặc kể cả… thịt ngon hay không. Tôi hay sử dụng việc này vào công
tác nghiên cứu đối thủ/khách hàng, lên các persona giả định, xác định phong cách
thiết kế và thực ra thì có thể áp dụng rộng rãi vào bất cứ quy trình suy nghĩ nào.
Brainstorming một mình: Thực ra công tác brainstorming không cứ là phải làm
cùng một nhóm, một khi bạn đã thành thục về phương pháp và luật lệ cũng như biết
cách đặt mình vào “trạng thái brainstorm-ready” nói ở trên thì việc làm một mình là
hoàn toàn có thể. Thường thì người ta sẽ viết tự do, hoặc vẽ tự do sử dụng bản đồ tư
duy.
1.1.2.2. Nguyên tắc của brainstorm
Chuẩn bị sẵn sàng (Trước khi lên lịch hẹn cho buổi brainstorm)


Đây là một số nguyên tắc cần biết cho giai đoạn trước buổi brainstorm. Trước
khi bạn bắt đầu một buổi brainstorm, hãy chắc chắn rằng bạn có một mục tiêu rõ ràng
và một vấn đề cần được giải quyết—các ý tưởng có được qua việc brainstorm sẽ có
ích cho việc giải quyết vấn đề này. Bạn cũng cần một người điều khiển (facilitator)
tuyệt vời, một team thích hợp, và một môi trường lí tưởng để có một buổi làm việc
hiệu quả nhất.
- Có một câu hỏi hay mục đích cụ thể, khả thi.
Điểm mấu chốt là, nếu như bạn không chắc chắn về lí do bạn lên kế hoạch cho
một buổi brainstorm, thì tốt nhất bạn không nên tổ chức một buổi brainstorm nào cả.
Đây là một nguyên tắc brainstorm quan trọng mà bạn cần phải làm theo. Mục tiêu
của bạn cần phải đủ đơn giản để có thể biểu hiện trong một câu văn, và phải đủ rõ
ràng để tất cả mọi người tham gia đều có thể hiểu được.
Mục tiêu cũng cần phải có khả năng thực thi. Khi bạn hoàn tất buổi brainstorm, bạn
cần có một set những ý tưởng mới để cải thiện hay thay đổi điều gì đó. Đương nhiên,
một câu hỏi theo dạng có/không ("Chúng ta có nên dừng việc mặc đồng phục hay
không?") không hề thích hợp chút nào cho việc brainstorm!
Mục tiêu brainstorm tồi:
Thảo luận về những vấn đề chúng ta phải đối mặt trong khi đang cố gắng cung
cấp dịch vị khách hàng cao cấp cho người mua hàng. Tìm hiểu những vấn đề khách
hàng đang gặp phải, và phát triển ý tưởng cho việc cải thiện các sản phẩm và dịch vụ
chúng ta đang cung cấp.
Hãy tưởng tượng việc gánh vác một mục tiêu có tính chất bao quát như thế mà
không hề biết rõ bạn đang đi hướng nào và không có một mục tiêu cuối cùng, thực thi
nào cả! Việc brainstorm này có thể dẫn đến một list dài loạn xạ những vấn đề khác
nhau liên quan đến nhiều sản phẩm, dịch vụ,dịch vụ khách hàng—mà không có một ý
tưởng nào rõ ràng về việc phải xử lý những thứ hỗn độn đó như thế nào.
Một mục tiêu brainstorm tốt:
Chúng ta có thể tạo nên những thay đổi nào trong các khâu thủ tục dịch vụ
khách hàng để rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng và cải thiện độ hài lòng của
họ?
Đây là một mục tiêu mà các thành viên có thể tham gia brainstorm một cách hiệu
quả. Nó nhắm đến một mục đích rõ ràng. Vào cuối buổi brainstorm, nhóm giải quyết
vấn đề này sẽ có được một list những ý tưởng thực tế và có khả năng thực thi để tạo
nên thay đổi tích cực.
-

Hãy chắc chắn rằng câu hỏi và mục tiêu của bạn thích hợp để brainstorm
Không phải câu hỏi nào cũng có thể tìm được câu trả lời qua việc brainstorm.
Vâng, nó có thể khuyến khích sự sáng tạo và đồng thuận, nhưng chỉ khi ý tưởng của
những người tham gia thực sự cần thiết và thực sự sẽ được thực hiện.
Nếu bạn hay team của bạn đã ra quyết định rồi hay đã tiến lên với một hướng đi sáng
tạo mới rồi, thì việc brainstorm có thể là một hoạt động vô ích. Tệ hơn, nó có thể
khiến các thành viên trong team cảm thấy mình đang bị lôi kéo hay điều khiển hơn là
được tham gia đóng góp ý kiến.


Kiểm tra lại để chắc chắn rằng việc brainstorm sẽ có ích cho vấn đề hay câu
hỏi của bạn trước khi bắt đầu tổ chức nó.
-

Thuê (hoặc trở thành) một "người điều khiển" (facilitator) đáng gờm
Trừ phi bạn được tập huấn để có thể làm cho buổi brainstorm được diễn ra dễ
dàng hơn, đừng tự biến mình thành một "người điều khiển". Việc brainstorm cần một
người có thể quản lý những người với những tính cách khác nhau, diễn giải lại các ý
tưởng một cách ngắn gọn, gây cảm hứng cho teamwork, giữ cho cuộc trao đổi được
tiếp tục, rút ra những kết luận và có thể biến chúng thành list những công việc cần
làm.
- Nếu không có một "người điều khiển" như ý, buổi brainstorm có thể kết thúc
với mối bất hòa giữa các thành viên trong team, và trở thành một sự lãng phí
thời gian vô ích. Hãy chắc chắn rằng bạn có một người tuyệt vời để điều khiển
buổi brainstorm trước khi bạn bắt đầu thực hiện nó.
- Chọn những người tham gia thích hợp
Brainstorm chỉ hiệu quả khi những người tham gia hiểu rõ về vấn đề và có thể
phát biểu một cách thông minh về những giải pháp tiềm năng cho vấn đề đó hay đưa
ra các câu trả lời cho những câu hỏi. Nếu như câu trả lời hay vấn đề không thể được
tiếp cận một cách hiệu quả bởi nhóm brainstorm, thì rất có thể bạn sẽ có một kết cục
không mấy tốt đẹp cùng với một team đang vô cùng nản chí.
Ví dụ, nếu vấn đề phân phối sản phẩm có liên quan đến các vấn đề thống nhất là hoàn
toàn ngoài sự kiểm soát của bạn, sẽ là không hợp lý khi tập hợp một nhóm để hỏi
"làm thế nào chúng tôi có thể cải thiện tình hình phân phối sản phẩm."
-

Chọn thời điểm và địa điểm thích hợp nhất
Bạn biết về team của mình cũng như hiểu rõ các thứ tự ưu tiên (organizational
priorities), vậy nên bạn cũng biết lúc này có phải là thời điểm thích hợp để có thêm
một sự kiện mới, thứ sẽ lấy đi khối thời gian và năng lượng mà bạn cần cho những
deadline quan trọng, hay không.
Bạn cũng biết những gì cần để sắp xếp, chi trả, và di chuyển đến một địa điểm
(venue) ngoài trời. Sử dụng sự hiểu biết của bạn để chọn thời điểm mà cả team đang
tương đối thoải mái. Thêm nữa, nên chọn một địa điểm dễ tiếp cận và có thể mang
đến sự tương tác thoải mái và tích cực hơn.
Thiết lập các phiên làm việc động não của bạn để thành công
Bạn đã quyết định rằng động não là một sự lựa chọn thích hợp. Bạn đối diện
với một câu hỏi lớn hoặc mục tiêu cho các phiên làm việc động não. Bạn đã tìm được
một cơ sở vật chất phù hợp, một địa điểm tuyệt vời và một nhóm những người tham
gia lý tưởng. Tuyệt vời! Bây giờ là lúc chuẩn bị để đi tới thành công.
Bằng cách xác định rõ ràng một quy trình, các quy tắc cơ bản, kế hoạch và các
kết quả có thể xảy ra, bạn sẽ chuẩn bị cho những người tham gia có một trải nghiệm
tích cực. Tạo cho phiên động não của bạn có một không khí và định hướng phù hợp
bằng cách tuân theo các quy tắc động não này.
-

Cung cấp thông tin về địa điểm, kế hoạch và lịch trình của bạn


Nó nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng hầu hết mọi người hạnh phúc nhất khi họ biết phòng
tắm ở đâu, mấy giờ giải lao, bữa trưa có gì và khi nào họ có thể về nhà.
Nếu bạn không cung cấp thông tin cơ bản này, người tham gia sẽ dành phần lớn thời
gian brainstorm để hỏi người bên cạnh "khi nào ăn trưa?" hoặc "Tôi có thể về lúc
4:00?" Những ứng viên của bạn cũng cần biết bao nhiêu thời gian dành để bắt chuyện
làm quen, brainstorm, chia sẻ, và kế hoạch hành động trong tương lai.
- Viết những nguyên tắc quan trọng xuống
Bạn hoặc người điều khiển của bạn nên rõ ràng về thiết lập các quy tắc, đặc biệt là
trong những nhóm gồm những người có trình độ quản lý khác nhau (hoặc mối quan
hệ cá nhân khác nhau).
Bao gồm tất cả mọi người - Brainstorm nên luôn luôn bao gồm các thành viên
trong nhóm — nghĩa là tất cả mọi người nên dự liệu và lập kế hoạch tham gia.
Tạm dừng tranh luận - Brainstorm gợi ý càng rộng càng tốt, và đừng đặt câu
hỏi hay phán xét cho đến khi hoàn tất quá trình sáng tạo. Hãy rõ ràng rằng ngay cả
khi "kiểm tra thực tế" ("chúng ta không có ngân sách cho điều đó!") nên tránh cho
đến sau khi tất cả những ý tưởng ở trên bàn. Đảo mắt và thay đổi các biểu hiện tiêu
cực trên khuôn mặt như là một sự tranh luận.
Loại bỏ yếu tố gây nhiễu- Bạn cũng có thể muốn bổ sung những quy tắc cụ thể
liên quan đến việc sử dụng máy tính xách tay và điện thoại di động, vì chúng có thể
làm đứt quãng và trong một số trường hợp, có thể được sử dụng để giao tiếp âm
thầm.
- Làm rõ mục tiêu và quy trình động não của bạn
Brainstorm có thể được vận dụng theo nhiều cách khác nhau. Người điều khiển
của bạn có thể đưa ra nhiều ý tưởng, hoặc từ một cá nhân khác. Cô ta có thể đề nghị
những ứng viên viết xuống những ý tưởng hoặc mở rộng dựa trên những suy nghĩ của
người khác và góp ý. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu được những gì sẽ xảy
ra, mục tiêu là gì và bao lâu sẽ kết thúc.
- Phá vỡ không khí im lặng bằng sự lạc quan và tích cực
Brainstorm không nên là một quá trình nghiệt ngã hoặc chán nãn. Hãy để những ứng
viên của bạn biết rằng họ có thể và nên có niềm vui, và nhận được trong quá trình bắt
đầu với hoạt động làm quen khuyến khích sự sáng tạo và làm việc theo nhóm. Việc
bắt chuyện làm quen cũng có thể là một công cụ tuyệt vời cho thiết lập thực tế, trong
quá trình brainstorm, ý tưởng của tất cả mọi người luôn có giá trị như nhau.
Khuyến khích sự sáng tạo trong phiên làm việc động não
Nếu nội dung câu hỏi của bạn và bản tính của những ứng viên là rất sáng tạo, chẳng
có vấn đề gì nhiều về đổi mới các ý tưởng sáng tạo. Tuy nhiên, nếu không rơi vào
trường hợp đó, nhóm của bạn có thể sẽ sớm "cạn kiệt" ý tưởng nhanh chóng. Bạn
(hoặc người điều khiển của bạn) nên có những công cụ trong tay để bổ sung quá trình
sáng tạo.
-

Sử dụng văn bản như là một công cụ cho cảm hứng tham gia và ràng buộc


Không có vấn đề gì nếu bạn thiết lập các quy tắc, một số người sẽ bị đe dọa bởi
những người khác, hoặc cảm thấy họ nên tuân theo. Brainwriting là một công cụ
tuyệt vời cho những ứng viên tham gia tạo ý tưởng ẩn danh. Nó cũng là một cách tốt
để hỗ trợ quá trình xây dựng những ý tưởng. Hãy giữ giấy và bút chì, bạn có thể sẽ
cần chúng. Hãy tìm hiểu cách bắt đầu với brainwriting:
- Hãy sẵn sàng với các hoạt động gia tăng sự sáng tạo
Có một điều cần nói là "Đừng phán xét một ý tưởng;" tránh ý nghĩ "ý tưởng đó sẽ
không bao giờ thực hiện", hoặc chia sẻ thực tế chẳng hạn như "IT nói rằng điều đó
không thể được thực hiện." Để giữ cho nhóm của bạn tập trung vào các điều tích cực
và tư duy sáng tạo, có khả năng thực hiện:
1.1.2.3. Đảo ngược quá trình Brainstorm
Hỏi nhóm của bạn "cách bạn sẽ đạt được kết quả ngược lại từ những điều chúng ta
đang hướng tới?" Ví dụ, bạn có thể hỏi, "cách nào để đảm bảo rằng mỗi khách hàng
phàn nàn về dịch vụ khách hàng của chúng ta và từ chối để mua sản phẩm của chúng
ta thêm một lần nữa?"
Hầu hết những ứng viên tham gia sẽ thích thú với những ý tưởng tiêu cực được bật
lên nhằm tìm ra một đề nghị tích cực. Ví dụ: "thực hiện tất cả các cuộc gọi tới những
tùy chọn menu không bao giờ kết thúc " thành "thực hiện tất cả cuộc gọi với một
người thực sự."
Xem xét các ý tưởng có tiềm năng thực sự
Sử dụng những quy tắc brainstorm này như hướng dẫn trên về cách để nắm bắt, xử
lý, và hành động dựa trên những ý tưởng của nhóm.
Đảm bảo rằng bạn ghi lại những ý tưởng mới mà nhóm của bạn đã tạo ra, và bạn
đang có những ý tưởng từ tất cả ứng viên tham gia, đặc biệt là những người tham gia
trong "chiến dịch" thực hiện gần nhất các vấn đề mà bạn đang cố gắng để giải quyết.
Sau khi đưa vào làm mới những ý tưởng, sau đó họ xem xét để thực hiện chúng.
Chọn số lượng ý tưởng phù hợp để phát triển hơn-những ý tưởng có tiềm năng lớn
nhất và phù hợp nhất. Sau đó gán vào nhóm công việc để chúng thành hiện thực.
- Tạo ghi chú chất lượng cao như là một ưu tiên
Người điều khiển của bạn hoặc một người nào khác trong nhóm của bạn nên viết
xuống mọi ý tưởng như được đề cập. Điều này đòi hỏi một số kiến thức chuyên môn,
như một số ý tưởng được diễn đạt lòng vòng, và có thể khó tóm tắt.
- Cho ứng viên thời gian để xem lại những ý tưởng
Ứng viên nên có ít nhất mười lăm phút để xem lại những ý tưởng đã được ghi nhận,
để họ có thể trả lời đúng khi bạn yêu cầu họ chọn những ý tưởng tốt nhất trong danh
sách. Giả sử không có cơ hội để xem lại những gì đã nói, ứng viên có khả năng chọn
ý tưởng cuối cùng được đề cập hoặc ý tưởng của bản thân họ.
- Yêu cầu ý kiến từ những ứng viên tham gia "trong các chiến dịch"
Có rất nhiều ý tưởng nghe có vẻ tuyệt vời về mặt lý thuyết - và có thể tạo cảm giác
hoàn hảo cho người quản lý. Tuy nhiên, một vài ý tưởng này có thể không thể thực


hiện được vì những lý do được biết từ những người trong "chiến dịch", cần phải biến
ý tưởng thành hành động. Có thể có lý do xuất sắc tại sao những điều được thực hiện
(hoặc không thực hiện) theo những cách nhất định; Hãy chắc chắn tạo một cơ hội cho
tất cả mọi người để chia sẻ những hiểu biết của họ.
- Xác định cả cơ hội và thách thức
Trong khi sự tích cực là điều cần thiết để brainstorm, hiện thực là điều cần thiết để
thực hiện. Nếu tất cả mọi người đồng ý rằng thay đổi là một ý tưởng tốt, điều quan
trọng để xác định các rào cản để thay đổi. Rào cản có thể là chính trị, công nghệ, tài
chính hoặc hậu cần. Đôi khi những rào cản có thể được vượt qua hoặc đã làm việc
xung quanh; thỉnh thoảng không thực hiện được.
- Chọn số lượng ý tưởng hợp lý để phát triển
Sau khi brainstorm, bạn có thể có hàng tá ý tưởng khả thi — nhưng không ai có thời
gian để thực hiện nhiều ý tưởng và phát triển chúng. Chỉ chọn ba trong số những ý
tưởng tốt nhất cho các bước tiếp theo.
- Giao nhiệm vụ cho từng nhóm thích hợp
Một khi bạn đã chọn ý tưởng để theo, bạn có thể tạo ra những nhóm làm việc cho mỗi
ý tưởng. Trong một số trường hợp, có thể bạn chỉ yêu cầu cho các tình nguyện viênnhưng thường bạn sẽ cần phải chọn các thành viên trong nhóm để mỗi nhóm bao gồm
các cá nhân hiểu biết trình độ quản lý trong sắp xếp công việc.
- Thiết lập các mục tiêu và thời hạn rõ ràng
Những công việc liên quan đến Brainstorm sẽ chắc chắn rơi vào danh sách dưới cùng
nếu không được ưu tiên. Trước khi rời khỏi buổi brainstorm, hãy chắc chắn rằng mỗi
nhóm làm việc đã thiết lập ngày họp, có một mục tiêu cụ thể hoặc các sản phẩm để
làm việc hướng tới, và có một hạn định cho mục tiêu đối với lộ trình của nhóm vạch
ra.
1.2. Ưu và nhược điểm của phương pháp công não.
1.2.1. Ưu điểm
- Dễ thực hiện, khuyến khích tư duy sáng tạo, tính dân chủ, thời gian rất ngắn, ý
tưởng và giải pháp có thể được sử dụng ở nơi khác.
- Thúc đẩy tinh thần hợp tác, sự phối hợp, hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các
thành viên, từ đó tạo ra những giải pháp mới giải quyết các vấn đề khó khăn.
- Những kỹ năng và sự hiểu biết của cả nhóm có lợi ích lớn đối với từng cá
nhân. Đồng thời giúp cá nhân hoàn thiện bản thân khi tham gia.
- Lợi ích lớn nhất là tận dụng được mọi nguồn lực chúng của nhóm.
- Giúp nhóm nhận diện được các vấn đề liên quan, đề xuất các ý tưởng giải
quyết vấn đề cần xử lý. Giai đoạn này là tiền đề tạo sự thuận lợi cho cả nhóm
khi tiến hành chọn lựa giải pháp và vạch kế hoạch hành động trong các giai
đoạn tiếp theo của quá trình giải quyết vấn đề.


- Đó là sự tương tác, kế thừa tri thức và ý tưởng của thành viên trong nhóm để
hình thành các ý tưởng mới. Sự kết hợp giữa hai ý tưởng.
- Tận dụng được nguồn lực tri thức của cả nhóm.
- Đây là một nhóm người cùng suy nghĩ thì luôn hiệu quả hơn một cá nhân, về
cả thể lực lẫn trí tuệ. Sự đa dạng về lối suy nghĩ, trí tuệ, kinh nghiệm, cách
nhìn và văn hóa của các cá nhân trong nhóm tạo điều kiện cho một loạt ý tưởng
đa chiều được sản sinh ra. Đây là một trong những trường hợp mà số lượng
quan trọng hơn chất lượng. Chính nhờ một khối dữ liệu lớn về giải pháp mà
nhóm có thể gọt rũa hoặc lựa chọn ra giải pháp/ý tưởng vẹn toàn nhất.
1.2.2.
-

Nhược điểm
Rất dễ gây tình trạng lạc đề nếu chọn chủ đề không rõ ràng.
Việc lựa chọn các ý tốt nhất có thể mất nhiều thời gian.
Nếu nhóm trưởng không đủ bản lĩnh có thể gây ra tình trạng một số thành viên
thì quá năng động còn một số thành viên thụ động, không muốn tham gia.
- Nhiều khi hiệu quả thì chẳng thấy đâu mà nhóm nhân viên ấy lại trở thành một
mớ bù nhùi cãi cọ nhặng xị tối suốt ngày.
- Nhóm quá đông, khó khăn với những người hướng nội, quá dân chủ, số lượng
được quan tâm hơn chất lượng.

1.3. Cách thức tiến hành phương pháp khi họp nhóm
1.3.1. Chuẩn bị
- Thành lập nhóm.
+ Tìm người phù hợp với chủ đề mà nhóm đang hướng đến giải quyết (số lượng,
trình độ, độ tuổi, giới tính…)
+ Bầu trưởng nhóm
+ Trưởng nhóm phân công công việc, nhiệm vụ từng thành viên.
- Xác định mục tiêu của nhóm, lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu.
- Chuẩn bị về thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung họp nhóm.
1.3.2. Tiến hành thảo luận (Phương pháp sử dụng trong buổi họp là phương
pháp công não).
- Tổng thời gian cho 1 buổi công não sẽ tùy theo tầm cỡ và độ sâu của vấn đề,
tùy trình độ và sự phân tán về chuyên môn, và tùy số lượng người tham gia thường
kéo dài từ 30 phút đến vài tiếng. Số lượng người tham gia tối đa thường là 10 - 15.
- Trong nhóm lựa ra 1 người trưởng nhóm (để điều khiển) và một người thư kí
để ghi lại tất cả ý kiến (cả hai công việc có thể do cùng một người thực hiện nếu
tiện).
- Xác định vấn đề hay ý kiến sẽ được tập kích. Phải làm cho mọi thành viên
hiểu thấu đáo về đề tài sẽ được tìm hiểu.
- Thiết lập các "luật chơi" cho buổi tập kích não:
+ Người trưởng nhóm có nhiệm vụ điều khiển buổi làm việc.
+ Số lượng ý tưởng càng nhiều càng tốt.


+ Không một thành viên nào có quyền đòi hỏi hay cản trở, đánh giá, phê bình
hay thêm bớt vào ý kiến, từ vựng nêu ra, hay giải đáp của thành viên khác.
+ Kết hợp và phát huy ý tưởng của người khác.
+ Không có câu trả lời nào là sai!
+ Tất cả câu trả lời, các ý, các cụm từ, ngoại trừ nó đã được lập lại đều sẽ được
thu thập ghi lại (cách ghi có thể tóm gọn trong một chữ hay một câu cho mỗi ý riêng
rẽ).
+ Vạch định thời gian cho buổi làm việc và ngưng khi hết giờ.
- Bắt đầu tập kích não: Người lãnh đạo chỉ định hay lựa chọn thành viện chia
sẻ ý kiến trả lời (hay những ý niệm rời rạc). Người thư kí phải viết xuống tất cả các
câu trả lời, nếu có thể công khai hóa cho mọi người thấy (viết lên bảng chẳng hạn).
Không cho phép bất kì một ý kiến đánh giá hay bình luận nào về bất kì câu trả lời nào
cho đến khi chấm dứt buổi tập kích.
- Sau khi kết thúc tập kích, hãy lược lại tất cả và bắt đầu đánh giá các câu trả
lời. Một số lưu ý về chất lượng câu trả lời bao gồm:
+ Tìm những câu ý trùng lặp hay tương tự để thu gọn lại.
+ Góp các câu trả lời có sư tương tự hay tương đồng về nguyên tắc hay nguyên

+ Xóa bỏ những ý kiến hoàn toàn không thích hợp.
+ Sau khi đã cô lập được danh sách các ý kiến, hãy bàn cãi thêm về câu trả lời
chung.
Lưu ý:
Đối với một đề tài lớn hay có vai trò thiết yếu: Thường người ta sẽ có vài buổi
công não. Trong đó, vấn đề sẽ được chia làm nhiều mối nhỏ hơn và mỗi buổi tập kích
não sẽ tập trung theo từng mối. Buổi đầu thường sẽ tập trung vào các đề tài tổng quát
nhất và cách chia vấn đề thành nhiều mối. Buổi cuối có thể dành cho tổng kết và đưa
ra cái nhìn và biện pháp thực tế cho việc giải quyết đề tài.
Trong các buổi làm việc tập trung cao dài hơn 1 giờ thường cần xen vào 5 - 15
phút giải lao cho mỗi giờ nhằm mụch đích xả bớt sự căng thẳng và giúp thành viên có
thể có thêm các ý tưởng thoáng mới thông qua giờ giải lao.
Trên đây là những thông tin cơ bản của kỹ thuật brainstorming. Ý tưởng sáng
là thứ đóng vai trò rất quan trọng trong bất cứ lĩnh vực nào và giới hạn của bộ não
bạn là vô cùng. Hãy kết hợp và sử dụng brainstorming đúng lúc để khai thác nó một
cách hiệu quả nhất. Tập thành thói quen thúc đẩy não làm việc hết sức khi cần ý
tưởng. Hãy nhớ rằng một ý tưởng tốt là bước đầu tiên để có một tác phẩm hoàn hảo.
1.4. Ví dụ áp dụng
Ví dụ 1:
Trong cuộc họp kinh doanh tại một công ty du lịch, lãnh đạo yêu cầu các sale đưa ra
ý tưởng quảng cáo cho mùa đông và mùa xuân sắp tới. Các sale lần lượt đưa ra ý
tưởng và ghi trực tiếp vào giấy.
- Người A: Chọn Phú Quốc, vì thời điểm mùa đông là thời điểm được coi là đẹp
nhất tại Phú Quốc.
- Người B: Chọn Sapa, vì Sapa lạnh, dễ có tuyết, mùa đông thu hút nhiều giới
trẻ.


- Người C: Chọn không tập trung vào một nơi và tập trung vào các Voucher
khuyến mại của tất cả các địa điểm.
Giám đốc tổng hợp các ý kiến, đưa ra để mọi người cùng thảo luận, loại bỏ ý
tưởng của người 3: “tập trung vào các Voucher” vì nhận thấy tập trung vào nhiều nơi
dễ bị loãng, hiệu quả k cao.
Cuối cùng, mọi người thống nhất chọn ý tưởng của người B, chọn Sapa là địa
điểm cho sản phẩm quảng cáo mới của công ty. Đầu tư thời gian quảng cáo trong
vòng 20 ngày, với số tiền bỏ ra là 500.000đ/ngày.
Kết quả nhận được rất nhiều sự tương tác của mọi người, quảng cáo thu về
45.000.000đ doanh thu cho công ty, chưa kể cấn trừ.
Ví dụ 2:
Trong chương trình Toán ở phổ thông, bất đẳng thức được coi là một chuyên
đề khó, nếu không muốn nói là khó nhất.Với nội dung kiến thức này, thầy Trần Đức
Nội – Giáo viên Trường THPT Đông Sơn 1 (Thanh Hóa) cho rằng: Cần vận dụng các
phương pháp, kỹ thuật dạy học tích cực, trong đó có kỹ thuật động não.
Để sử dụng kỹ thuật động não trong dạy học, thầy Trần Đức Nội cho rằng, giáo
viên có thể đưa ra một bài toán hoặc một vấn đề và yêu cầu học sinh khai thác bài
toán này theo các hướng khác nhau, hoặc để giải bài toán bằng những cách khác
nhau.
Các ý tưởng được đưa ra có thể dựa trên các nguyên tắc sau: Bỏ bớt hoặc làm
yếu giả thiết của bài toán; tổng quát hóa bài toán; đặc biệt hóa bài toán; đặt bài toán
theo hướng ngược lại; xét bài toán đã cho với một đối tượng khác; tìm các ứng dụng
của bài toán đã cho.
Trong số các ý kiến đưa ra, có thể có những ý kiến không đúng hay không thể
thực hiện được, nhưng cũng có thể có những ý kiến tìm ra được cách giải độc đáo
hoặc mở ra một bài toán mới hay hơn, có ý nghĩa hơn.
Áp dụng vào phần bất đẳng thức, Thầy đã nêu một bài toán bất đẳng thức trong
các sách tham khảo (trong các giờ tự chọn, bồi dưỡng, ...). Sau đó tùy thuộc vào đặc
điểm của bài toán, thầy yêu cầu học sinh của mình thực hiện một số yêu cầu sau.
Yêu cầu 1: Chứng minh bất đẳng thức bằng nhiều cách khác nhau.
Yêu cầu 2: Mở rộng bất đẳng thức đã cho.
Yêu cầu 3: Chứng minh hoặc bác bỏ các bất đẳng thức mở rộng.
Yêu cầu 4: Tìm các ứng dụng của bất đẳng thức đã cho. (Giao cho học sinh về nhà
làm và trình bày vào vở để tiết sau mang đến lớp kiểm tra.) Với yêu cầu này, mới đầu
học sinh có thể chưa tìm ra hoặc chưa nghĩ ra được nhiều nên thầy đã bổ sung thêm
một số ứng dụng khác và yêu cầu học sinh tiếp tục chứng minh...)


Cuối cùng, để học sinh có thể nắm vững được kiến thức và trên cơ sở đó phát
huy được tính tích cực, sáng tạo thầy nhận thấy yêu cầu của mình là tương đối phù
hợp. Ngoài ra, thầy vẫn áp dụng phương pháp kết hợp dạy học cộng với cho nhiều
bài tập về nhà để mang lại hiệu quả cao hơn.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×