Tải bản đầy đủ

MICROSOFT WORD 2010

CHƯƠNG III

MICROSOFT WORD 2010
1. SOẠN THẢO VĂN BẢN
1.1. Tổng quan về Microsoft Word 2010
1.1.1. Giới thiệu
Microsoft Word (Winword) là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản hiện
nay. Word có đầy đủ tính năng của bất kỳ một phần mềm soạn thảo văn bản, có khả năng
soạn thảo mọi loại văn bản từ đơn giản cho đến những tài liệu động xuất ra Web.
Vì Microsoft word là một phần của bộ Microsoft Office, do đó nó có thể chia sẻ dữ
liệu với Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook.
1.1.2. Cách khởi động và thoát khỏi Word.
 Khởi động: có thể thực hiện bằng một trong những cách sau:
 D_Click vào biểu tượng word trên màn hình Desktop (nếu có).
 Chọn lệnh Start/ All Programs/ Microsoft office/ Microsoft Word 2010
 D_Click trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra.
 Thoát khỏi Word:
 Click vào nút

nằm ở góc trên, bên phải của thanh tiêu đề.


 Chọn lệnh File / Exit.
 D_Click vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề.
 Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
1.1.3. Các thành phần của Word
RRibbon

Microsoft Office Button
Thanh cuộn đứng

Thanh trạng thái (Status Bar)

Chương 3: Microsoft Word

Thanh cuộn ngang

Trang 11


Ribbon: Là các cụm lệnh được trình bày ngay phía trên màn hình thay cho các thanh
trình đơn (menu) truyền thống. Bộ công cụ Ribbon gồm 7 tab (thẻ): Home, Insert, Page
Layouts, References, Mailings, Review,View. Mỗi tab được chia thành nhiều nhóm
chức năng, mỗi nhóm tập hợp tất cả các tính năng cần thiết của nhóm đó. Để xem các
tính năng trong mỗi nhóm, Click vào mũi tên ở phía góc dưới bên phải của mỗi nhóm.
Trên Ribbon có một nút được gọi là Microsoft Office Button.
Tab (thẻ)

Nhóm

1.2. Quản lý tập tin (file)
Các file của Word có tên dài tuỳ ý, cả khoảng trống. Mặc
nhiên phần mở rộng là *.DOCX.
Soạn thảo tài liệu mới: Click chọn nút Office (File), chọn
New, chọn Blank ducument hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.
Mở tài liệu có sẵn trên đĩa: Click chọn nút Office (File),
chọn Open, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.
Lưu tài liệu vào đĩa: Click chọn nút Office (File), chọn
Save, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S. Nếu tài liệu chưa được lưu
lần nào cần phải chọn nơi lưu trữ và đặt tên file.
Lưu tài liệu vào đĩa với tên khác: Click chọn nút Office
(File), chọn Save As. Tài liệu của word 2010 được lưu với định


dạng là *.DOCX. Với định dạng này, ta không thể mở được trên
Word 2003 trở về trước. Để lưu với định dạng Word 2003, trong
khung Save as type của hộp thoại Save As, chọn Word 97_2003
Document.
Đóng tài liệu hiện hành: Click chọn nút Office (File), chọn Close.
1.3. Các thao tác thông dụng
1.3.1. Di chuyển
Khi soạn thảo văn bản trên word, ta có một số phím di chuyển như sau:
Home: về đầu dòng
Ctrl + Home: về đầu văn bản
End: về cuối dòng
Ctrl + Home: về cuối văn bản
Ctrl + PgUp: về đầu màn hình
Ctrl + PgDn: về cuối màn hình
Ctrl + (): Sang phải (trái) một từ.
Enter: xuống hàng (hết đoạn).


1.3.2. Sử dụng thước (Ruler)
Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của tab…. Word
có 2 thước:
Thước ngang (Horizontal ruler) nằm ngang phía trên màn hình.
Thước đứng (Vertical ruler) nằm dọc phía bên trái màn hình.
Đơn vị trên thước có thể là Inch (”) hoặc Centimeters (cm)…. Để thay đổi đơn vị
chia trên thước thì Click vào nút File, chọn Options, chọn Advanced, vào chức năng
Display chọn mục Show measurements in units of .
1
4
3

2

Để bật/ tắt thước, Vào nhóm Show trên tab View , thêm hoặc bỏ dấu trong mục
Ruler hoặ c Click vào nút View ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc.

1.3.3. Chọn chế độ hiển thị

nút View ruler

Vào nhóm Ducument Views trên tab View để chọn các chế độ hiển thị.

 Print Layout: Hiển thị chữ và hình ảnh như được in ra trên giấy. Trình bày tất cả
các lề, đầu và cuối trang. Tất cả các lệnh điều chỉnh và định dạng đều có mặt nhưng khi
đó word chạy chậm hơn.
Full Screen : Xem toàn màn hình.


Web Layout: Hiển thị tài liệu định dạng dễ đọc trên các trang web hay đọc các tài
liệu word trực tuyến. Nội dung được trình bày không có ngắt trang và có lề nhỏ nhất.
Outline: Trình bày theo kiểu tổ chức tài liệu. Cho phép bạn xem các cấp độ chi
tiết khác nhau của tài liệu.
Draft: Hiển thị tài liệu dưới dạng đa năng, cho phép điều chỉnh và định dạng được
hiệu quả nhất, nhưng không hiển thị lề, đầu và cuối trang.
1.3.4. Chọn tỉ lệ hiển thị
Vào nhóm Zoom trên tab View

 Page Width: Hiển thị trọn vẹn chiều ngang văn bản
 Whole Page: Hiển thị toàn trang văn bản.
1.4. Khối văn bản và các lệnh xử lý khối
1.4.1. Các loại khối và cách chọn
Khối là một đoạn văn bản liên tục được xác định bằng bàn phím hay thiết bị chuột.
Các loại khối văn bản và cách chọn được trình bày trong bảng sau:
Loại khối

Cách chọn

Khối bất kỳ

+ Bàn phím:Đặt con trỏ ở đầu khối (hoặc cuối khối), giữ
phím Shift, dùng các phím  để mở rộng khối cần
chọn.
+ Chuột: Trỏ chuột vào đầu khối ( hoặc cuối khối), giữ
chuột trái và Drag để mở rộng khối.

Một từ (Word)

Trỏ chuột trên từ muốn chọn sau đó D-Click.

Một dòng (Line)

Trỏ chuột vào đầu dòng, khi chột có dạng  thì Click

Một câu (Sentence)

Giữ phím Ctrl và Click vào vị trí bất kỳ trong câu.

Một đoạn (Paragraph)

Trỏ chuột vào khoảng trống bên trái của đoạn sau đó DClick.

Toàn
văn
(Document)

bản Giữ phím Ctrl, Click vào đầu dòng bất kỳ, hoặc gõ phím tắt
Ctrl+A, hoặc chọn Edit/Select All

1.4.2. Các thao tác trên khối văn bản
 Xoá bỏ khối văn bản đã chọn: Muốn xoá bỏ khối văn bản (hay đối tượng bất
kỳ) chỉ cần chọn khối văn bản đó và gõ phím Delete
 Sao chép, di chuyển khối: Vào nhóm Clipboard trên tab Home
 Click chọn
tượng) vào Clipboard.

(hoặc nhấn Ctrl + C) để sao chép khối văn bản (hay đối


 Click chọn
và đưa vào Clipboard.

(hoặc nhấn Ctrl + Y) để cắt khối văn bản (hay đối tượng)

 Click chọn
văn bản.

(hoặc nhấn Ctrl + V) để dán nội dung trong Clipboard vào

 Click chọn
để sao chép phần định dạng của khối văn bản.
Để sao chép định dạng ta đặt con trỏ ngay tại văn bản có định dạng cần sao chép, sau đó
chọn
và dùng chuột quét lên khối văn bản cần sao chép định dạng.
2. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
Để thực hiện định dạng văn bản, vào nhóm Font trên tab Home
2.1. Chọn Font chữ
Click chọn nút
trong nhóm Font trên tab Home hoặc Click chuột vào
mũi tên Dialog trong nhóm Font trên tab Home hoặc R_Click chọn Font. Trong hộp
thoại Font chọn thẻ Font.

Font: Có thể xem như các nét chữ khác nhau.
Font size: Kích cỡ của các ký tự.
Font style: Kiểu dáng chữ, chẳng hạn như : chữ đậm (Bold), chữ nghiêng
(Italic), chữ gạch dưới (Underline), chữ bình thường (Regular).
Ngoài ra, còn có một số định dạng khác nhau như: màu sắc của các ký tự (Font
color), chỉ số trên (Superscript), chỉ số dưới (Subscript), gạch ngang chữ (Strike through/
Double Strike through), chữ in nhưng có kích thước như chữ thường (Small caps/All
caps).
Đối với cỡ chữ, kiểu dáng chữ và màu chữ có thể chọn trực tiếp trong nhóm Font
trên tab Home
Chuyển đổi dạng chữ

Màu chữ
Chỉ số trên/ dưới

Tăng giảm cỡ chữ

Màu tô


2.2. Thay đổi dạng chữ
Để thay đổi dạng chữ cho một khối văn bản ta Click
chuột nút
trong nhóm Font trên tab Home. Hộp hội
thoại xuất hiện như sau:
 Chọn Sentence case: chữ hoa ở đầu câu
 Chọn lowercase: đổi thành chữ thường
 Chọn UPPERCASE: đổi thành chữ hoa
 Chọn Capitalize Each Word: chữ hoa đầu mỗi từ
 Chọn tOGGLE cASE: đảo ngược chữ hoa thành
chữ thường và ngược lại
2.3. Gõ tắt văn bản (Auto Correct)
Khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đó có sự lặp lại nhiều của một hay
nhiều nhóm từ, ta sử dụng chức năng AutoCorrect nhằm thay thế nhóm từ đó bằng 1
một từ gõ tắt nhằm tăng tốc độ soạn thảo.
 Click vào nút File, chọn Options, chọn Proofing, vào chức năng Auto Correct
Options chọn Auto Correct Options Advanced.

Xuất hiện hộp thoại sau:


 Các tính năng của hộp thoại Auto correct:
 Chọn Correct TWo INitian CApitals : Để chỉnh chữ hoa thứ 2 ở đầu từ
thành chữ nhỏ
 Chọn Capitalize first letter of sentences : Để tự động viết hoa ở ký từ đầu
câu của mỗi đoạn
 Chọn Capitalize name of days : Để tự động viết hoa tên của ngày tháng
(tiếng Anh)
 Chọn Correct accidental usage of cAPS LOCK key : Dùng chức năng hiệu
chỉnh ngẫu nhiên phím CapsLock.
 Chọn Replace text as you type: Tự động thay thế từ do bạn quy định.
- Nhập từ gõ tắt (Ký tự đại diện) vào cột Replace
- Xâu chữ được thay thế ở cột With
- Chọn mục Add để ghi lại, chọn mục Delete để xoá bớt từ trong danh mục.
2.4. Canh chỉnh văn bản
Để thực hiện canh chỉnh văn bản, vào nhóm Paragraph trên tab Home

Canh lề

Thay đổi khoảng cách giữa các dòng

Đánh số và thụt đầu dòng

2.4.1. Canh lề
 Canh lề thông qua thước:
Mốc trên bên trái

Mốc trên bên trái

 Sự dụng các nút

Mốc bên phải

trong nhóm Paragraph trên tab Home

 Các phím tắt:
Ctrl + L: Canh trái

Ctrl + R: Canh phải

Ctrl + E: Canh giữa

Ctrl + J: Canh đều 2 bên

 Ta có thể làm cách khác bằng việc Click chuột vào mũi tên Dialog trong nhóm
Paragraph trên tab Home hoặc R_Click chọn Paragraph.
Trong hộp thoại Paragraph chọn:
 Alignment: Chọn canh lề trái, phải, giữa…


2.4.2. Thay đổi khoảng cách giữa các dòng
 Cách 1 : Click vào nút

trong nhóm Paragraph trên tab Home

 Cách 2 : Click chuột vào mũi tên Dialog trong nhóm Paragraph trên tab Home
hoặc R_Click chọn Paragraph.
Trong hộp thoại Paragraph chọn:
 Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn. Bạn có thể chọn
Single (1 dòng), 1.5 Space (1.5 dòng), Double (2 dòng), At least (thấp nhất là), Exeatly
(chính xác là), Multiple (có giá trị là) với giá trị nhập vào ô At
2.4.3. Thay đổi khoảng cách giữa các đoạn
 Click vào nhóm Paragraph trên tab Page Layout hoặc Click chuột vào mũi tên
Dialog trong nhóm Paragraph trên tab Home hoặc R_Click chọn Paragraph.
Trong hộp thoại Paragraph chọn:
 Spacing: Nhập khoảng cách giữa các đoạn
- Before: Khoảng cách phía trước đoạn
- After: Khoảng cách phía sau đoạn
2.4.4. Đánh số thứ tự tự động ở đầu đoạn văn bản
 Chọn các đoạn muốn ghi số thứ tự.
 Click vào nút
Numbering

trong nhóm Paragraph trên tab Home hoặc R_click chọn

 Click chọn 1 trong 7 kiểu số thứ tự liệt kê. Nếu muốn bỏ số thứ tự, Click ở mục
None.


 Có thể chọn nút
các dấu chấm tròn….

hoặc R_click chọn Bulleted để thay số thứ tự bằng

 Có thể tạo số thứ tự tự động lồng tức là một danh sách có nhiều cấp độ. Để
tạo số thứ tự tự động lồng, ta tạo số thứ tự tự động, sau đó click chọn nút Increase
Indent hay Decrease indent
.
2.5. Kẻ khung, tô nền
 Bôi đen khối văn bản muốn kẻ khung hoặc tô nền.
 Click vào nút

trong nhóm Paragraph của tab Home.

 Sử dụng các nút khác nhau để kẻ khung cho khối văn bản hoặc click chọn mục
Borders and Shading. Xuất hiện hộp thoại Borders and Shading..
 Kẻ khung: Trong hộp thoại Border and Shading, chọn thẻ Borders.
-Trong cột Setting, chọn:





None: xóa khung
Box: kẻ khung phẳng
Shadow: Kẻ khung có bóng mờ.
3_D: kẻ khung trong không gian 3
chiều
• Custom: Lựa chọn kẻ khung theo
văn bản
- Style: Chọn kiểu đường kẻ
- Color: Chọn màu cho đường kẻ
- Width: Chọn độ dày đường kẻ


 Kẻ trang văn bản: Trong hộp thoại
Border and Shading, chọn thẻ Page Border.
Các tùy chọn giống như kẻ khung cho
đoạn văn bản. Có thẻ lựa chọn mục Art để lựa
mẫu đường kẻ nghệ thuật

 Tô nề n: Trong hộp thoại Border and
Shading, chọn thẻ Shading.
Các tùy chọn trong hộp thoại Shading





Fill: Chọn màu cần tô nền
Color: chọn màu cho mẫu tô
Style: Chọn mẫu nền tô
Kết quả hiển thị ở cột Preview.

2.6. Chia cột cho văn bản
Khi cần chia văn bản ra nhiều cột như văn bản dạng báo chí, chọn khối văn bản cần
chia cột, Click chọn nút Columns trong nhóm Page Setup của tab Page Layout.
 Chọn More Columns, màn hình xuất hiện hộp hội thoại

- Chọn số cột và loại cột ở mục Presets
- Nếu số cột >3 thì ấn định số cột ở mục Number of columns
- Ấn định độ rộng cột ở mục Width and spacing
 Width: nhập độ rộng
 Spacing: Nhập khoảng cách giữa 2 cột
- Nếu ở Equal columns width được chọn thì độ rộng các cột sẽ bằng nhau.
- Nếu ở Line between được chọn thì sẽ có một đường kẻ giữa 2 cột.
- Mục Apply to:
 Chọn This section: để áp dụng các ấn định cho section hiện tại


Chọn This point forward: để ấn định tác dụng từ vị trí con trỏ trở đi.
 Chọn Selected text: để ấn định tác dụng cho khối văn bản được chọn.
- Ấn định xong chọn OK.
 Lưu ý : Trong trường hợp chia cột trước khi gõ văn bản, sau khi chia cột xong Click
chọn nút Breaks trong nhóm Page Setup của thẻ Page Layout. Sau đó chọn mục
Column Break để ngắt cột khi muốn sang các cột còn lại.
2.7. Tạo điểm dừng (Tab stop)
 Chọn loại tab trên thước bằng cách Click vào chỉ loại tab ở bên trái thước, sau đó
Click vào vị trí muốn đặt tab trên thước, có thể drag dấu tab trên thước để thay đổi vị trí
tab, darg dấu tab ra ngoài thước để xoá dấu tab.
 Các dạng tab:
-Tab trái:
khi nhập liệu.

Đặt vị trí bắt đầu của đoạn văn bản mà từ đó sẽ chạy sang phải

-Tab giữa:
Đặt vị trí chính giữa doạn văn bản. Đoạn văn bản sẽ nằm giữa vị
trí đặt tab khi nhập liệu.
-Tab phải:

Đặt vị trí cuối của đoạn văn bản mà từ đó sẽ chạy sang trái khi

nhập liệu.
-Tab thập phân:
Khi đặt tab này, những dấu phân cách thập phân sẽ nằm
cùng một phía.
- Bar Tab:
tab này sẽ chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab.
 Sau khi chọn loại tab trên thước, D_click vào một tab bất kỳ, hộp thoại Tab xuất
hiện:

- Nhập số đo chỉ vị trí Tab trên thước hay chọn 1 trong những vị trí có sẵn
trong cột Tab stop position.
- Chọn 1 trong các loại tab ở trong cột Alignment.
- Chọn Leader nếu muốn có đường dẫn giữa các vị trí tab. (Sau khi ấn định
xong cho 1 vị trí tab thì chọn Set, huỷ bỏ một tab chọn Clear).
- Xong toàn bộ thì chọn OK.
- Default tab stops: là khoảng cách mặc định khi không đánh dấu điểm Tab
stop trên thước.


3. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN
3.1. Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)
Muốn chèn các ký tự đặc biệt không có trong bàn phím như … ta đặt
con trỏ tại vị trí muốn chèn, click chọn nút Symbol trong nhóm Symbol của tab Insert.

 Click chọn ký tự muốn chèn.
 Click chọn More Symbol, xuất hiện hộp thoại Symbol.

- Chọn

để cài chức năng tự động chèn ký tự đặc biệt

- Chọn

để định nghĩa phím tắt cho 1 ký tự đặc biệt.

3.2. Chèn chữ nghệ thuật (WordArd)
WordArd là tính năng cho phép trình bày văn bản dƣớ i các kiểu chữ nghệ thuật
thƣờng dùng để trang trí t ựa đề, bìa sách…Word Art có thể biến các từ bình thƣờng thành
đồ hoạ, đổ văn bản vào một hình thể, quay, bổ xung bóng, viền, màu… cho văn bản.
 Click chuột vào nút WordArt t rong nhóm Text của tab Insert.

 Click chọn một dạng mẫu WordArt, màn hình xuất hiện khung sau:


 Nhập nội dung văn bản vào ô Text. Sau khi thực hiện xong, đối t ƣợng WordArt
đã đƣợc chèn vào văn bản.
 Ta có thể xử lý nó giống nhƣ mọ i hình ảnh, đố i tƣợng vẽ khác bằng cách D_Click
vào đối tƣợng WordArt, sau đó chọn nhóm WordArt Styles trong tab Format.

Thay đổi màu tô

Chọn lại dạng mẫu

Chọn kiểu hướng
trình bày WordArt

Thay đổi đường
viền Wordart

 Để thay đổi hƣớng trình bày WordArt, click vào nút Text Effects.

3.3. Chèn chữ hoa đầu dòng (Drop Cap)
Drop Cap là tính năng tạo chữ to đổ dòng ở đầu các trang văn
bản.
Để thực hiện, đặt con trỏ tại vị trí bất kỳ trên đoạn có muốn
chèn Drop Cap, sau đó Click chọn nút Drop Cap trong nhóm
Text của tab Insert.
Chọn một trong 2 dạng : Dropped hoặc In margin
Để chi tiết hơn Click vào mục Drop Cap Options, xuất hiện
hộp thoại Drop Cap.


 Chọn vị trí Drop Cap ở cột Postion.
 Font: Lựa chọn phông chữ dùng cho Drop Cap.
 Line to Drop: Nhập số dòng làm chiều cao của Drop Cap.
Distace from text: Khoảng cách từ văn bản đến Drop Cap.
3.4. Chèn công thức toán học (Equation)
 Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn, Click chọn nút Equation trong nhóm Symbol
của tab Insert.
 Chọn công thức toán học phù hợp hoặc chọn Insert New Equation

 Để chỉnh sửa công thức toán học: Click chọn công thức, sau đó Click vào mũi
tên bên phải công thức, trên vùng Ribbon xuất hiện tab Design.

3.5. Chèn biểu bảng (Table)
Table là một văn bản dạng bảng chứa nhiều ô dùng soạn thảo các báo biểu, danh
sách phức tạp.
3.5.1. Tạo bảng
Đặt con trỏ tại nơi muốn tạo bảng, Click vào nút Table trong nhóm Table của tab
Insert rồi chọn một trong 4 cách sau:
 Cách 1 : Drag chuột đánh dấu số dòng và cột.


 Cách 2 : Chọn mục Insert Table và nhập số dòng số cột.

 Cách 3: Chọn vào Draw Table, và tự vẽ bảng
 Cách 4: Chọn Quick Tables và chọn bảng theo mẫu.
3.5.2. Một số thao tác trên bảng
Click chọn bảng đã tạo, trên vùng Ribbon xuất hiện 2 tab mới là Design và Layout.
Vào 2 tab này để thực hiện các thao tác nhằm chỉnh sửa và định dạng trên bảng.

3.5.2.1. Thay đổi kích thước của cột và dòng
 Trỏ chuột vào biên của dòng và cột. Bấm giữ chuột và kéo để thay đổi độ rộng
dòng, cột
Hoặc:
 Click chọn các biểu tượng trên nhóm Cell Size trong tab Layout


3.5.2.2. Xoá cột, dòng, ô
 Chọn đối tượng muốn xoá (cột, dòng, ô), R_click rồi chọn Delete (Columns,
Rows, Cells).
Hoặc:
 Click chọn nút Delete trên nhóm Rows & Columns trong tab Layout

3.5.2.3. Thêm cột, dòng
 Chọn vị trí cột, dòng muốn chèn vào. R_Click rồi chọn Insert , xuất hiện bảng
như hình dưới
- Insert Columns to the Left: chèn
thêm các cột vào bên trái.
- Insert Columns to the Right: chèn
thêm các cột vào bên phải.
- Insert Row Above: chèn thêm các
dòng phía trên.
- Insert Row Below: chèn thêm các
dòng phía dưới.
Insert Cells: chèn thêm các ô.
Hoặc:
 Click chọn các nút trên nhóm Rows & Columns trong tab Layout

3.5.2.4. Tách (Split) và ghép (Merge) các ô
 Tách (Split): Là chia một ô thành nhiều ô, một cột thành nhiều cột, dòng.
 Chọn ô cần tách. R_Click rồi chọn Split cells, hộp thoại Split cells xuất hiện:

- Number of columns: Tách ô (cột) đã chọn bao nhiêu ô (cột)
- Number of rows: Tách thành bao nhiêu dòng
- Merge cells before split: ghép các ô đã chọn lại trước khi tách.


Hoặc:
 Click chọn nút Split Cells trên nhóm Rows & Columns trong tab Layout

 Ghép (Merge): Là nối (gộp chung) các ô đã chọn thành một ô.
 Chọn các ô muốn ghép lại thành một ô. R_click rồi chọn Merge cells.
Hoặc:
 Click chọn nút Merge Cells trên nhóm Rows & Columns trong tab Layout

3.5.2.5. Canh lề trong ô
Để canh lề văn bản trong các ô ta thực hiện như
sau:
 Chọn các ô cần canh lề
 R_Click lên các ô đã chọn
 Trên menu tắt, chọn Cell Alignment, sau đó
chọn biểu tượng tương ứng.
Hoặc:
 Click chọn các nút trên nhóm Alignment trong tab Layout

3.5.2.6. Định dạng hướng của văn bản trong ô
Để định dạng hướng của văn bản trong ô ta thực
hiện như sau:
 Chọn các ô cần định dạng
 R_Click lên các ô đã chọn.
Trên menu tắt, chọn Text Direction, sau đó
chọn biểu tượng tương ứng trong hộp thoại Text
Direction.
Hoặc:
 Click chọn nút Text Direction trên nhóm Alignment trong tab Layout


3.5.2.7. Định dạng đường viền và màu nền cho biểu bảng
 Định dạng đường viền cho bảng tính:
 Click chọn bảng muốn thay đổi
đường viền, R_Click rồi chọn Borders and
Shading. Trong hộp thoại Borders and
Shading, chọn Borders.
Các tuỳ chọn trong hộp thoại Borders
- Style: Chọn kiểu đường kẻ
- Color: Chọn màu cho đường kẻ
- Width:Chọn độ dày đường kẻ.

 Định dạng màu nền cho bảng tính:
 Click chọn bảng, R_Click rồi chọn
Borders and Shading. Trong hộp thoại
Borders and Shading, chọn Shading.
Các tuỳ chọn trong hộp thoại Shading
-

Fill: Chọn màu cần tô nền
Style: Chọn mẫu nền tô
Color: Chọn màu cho mẫu tô
Kết quả hiển thị ở cột Preview

Hoặc:
 Click chọn nút Shading trên nhóm Table Styles trong tab Design. Chọn các màu
nền tương ứng.


 Định dạng tự động cho bảng tính:
Để định dạng các thành phần như màu nền, loại đường viền tự động cho bảng tính,
Click chọn các nút trên nhóm Table Styles trong tab Design.

3.5.2.8. Tính toán trên bảng
Word cho phép thực hiện các phép tính cộng, trừ, nhân, chia trên biểu bảng. Lợi thế
của nó là khi chỉnh sửa dữ liệu trong bảng thì kết quả sẽ tự động cập nhật theo.
Word quy ước tên gọi các ô trong bảng như sau:
- Cột đầu tiên là cột A, các cột tiếp theo là B, C, D…
- Dòng đầu tiên là dòng 1, các dòng tiếp theo là 2, 3,…
- Giao giữa cột và dòng tạo thành ô (Cell).
Cách thực hiện tính toán trong bảng:
 Đặt con trỏ tại ô muốn ghi kết quả.
 Click chọn nút Formula trên nhóm Data trong tab Layout.

 Nhập công thức vào ô Formula hoặc có thể sử dụng các hàm trong ô Paste

function. Chọn chế độ định dạng trong ô Number format.
Ví dụ:
= A2+A3+A4
Hoặc
= Sum (Above)

 Để sao chép công thức, bôi đen kết quả vừa tính, Copy và Paste đến ô muốn

sao chép. Sau đó nhấn phím F9.
 Để thay đổi kết quả sau khi hiệu chỉnh dữ liệu, bôi đen ô chứa kết quả cần thay
đổi, nhấn phím F9.

3.5.2.9. Chuyển dữ liệu trong biểu bảng thành văn bản và ngược lại
 Chuyển từ biểu bảng sang văn bản
 Click chọn bảng muốn chuyển sang văn bàn
 Click chọn nút Convert to Text trên nhóm Data trong tab
Layout.


 Chọn các mục khác nhau trong hộp thoại Convert
Table to Text để phân cách nội dung các ô trong Table.
- Paragraph marks: Tương ứng nhấn phím Enter
- Tabs: Có khoảng cách phím Tab
- Commas: Các nội dung cách nhau dấu phẩy
- Other: Các nội dung cách nhau bởi dấu tuỳ chọn.

 Chuyển từ văn bản sang biểu bảng
 Chọn dữ liệu muốn chuyển sang biểu bảng
 Click chọn nút Table trên nhóm Table trong tab
Insert.
 Click chọn mục Convert Text to Table…
 Chọn các tuỳ chọn trong hộp thoại Convert Text
to Table.

3.6. Chèn hình mẫu (ClipArt)
 Click chọn nút ClipArt trong nhóm Illustrations của tab Insert.

 Trong hộp thoại ClipArt, chọn hình mẫu muốn chèn.
3.7. Chèn hình từ File hình ảnh (Picture)
Click chọn nút Picture trong nhóm Illustrations của tab Insert.

Trong hộp thoại Insert Picture, chọn File hình ảnh muốn chèn, chọn Insert
3.8. Chèn đối tượng vẽ mẫu (Shapes)
Shape là các đối tượng được word thiết kế sẵn.
 Để chèn đối tượng vẽ mẫu Click chọn nút
Shapes trong nhóm Illustrations của tab Insert.
 Click chọn đối tượng trong từng nhóm, sau đó
Drag chuột để vẽ.
 Để gõ văn bản trong đối tượng, R_click vào
đối tượng, chọn AddText


 Để chỉnh sửa đối tượng vẽ mẫu, D-Click vào đối tượng muốn sửa, xuất hiện tab
Format

 Nhóm Shape Styles
- Shape Fill: Chọn màu tô cho đối tượng.
- Shape Outline: Chọn màu kẻ, kiểu đường kẻ cho đối tượng.
- Shape Effects: chọn bóng mờ cho đối tượng.
3.9. Chèn lưu đồ (SmartArt)
Smart Art là tập hợp các loại đồ họa có thể sử dụng để tổ chức thông tin trong tài
liệu.
 Để chèn lưu đồ ta Click chọn nút SmartArt trong nhóm Illustrations của tab
Insert.

Trên màn hình xuất hiện hộp thoại Choose a SmartArt Graphic

 Click vào lưu đồ để gõ văn bản vào lưu đồ.
 Để hiệu chỉnh lưu đồ, D_click vào lưu đồ, xuất hiện tab Design, Click chọn các
nhóm chức năng để tiến hành hiệu chỉnh.

3.10. Chèn biểu đồ (Chart)
Chart đồ là một dạng thể hiện bằng hình ảnh các số liệu của một bảng tính. Biểu đồ
được hình thành bởi trục tung và trục hoành. Trục hoành thể hiện loại dữ liệu dùng để so
sánh. Trục tung thể hiện số lượng hay đơn vị đo lường dữ liệu dùng để so sánh


 Để chèn biểu đồ, Click chọn nút Chart trong nhóm Illustrations của tab
Insert.

Trên màn hình xuất hiện cửa sổ chọn kiểu biểu đồ

 Chọn một kiểu biểu đồ, trên màn hình xuất hiện biểu đồ và cửa sổ Excel. Nhập
hoặc sửa nội dung bảng dữ liệu trực tiếp trên bảng dữ liệu Data Sheet của màn hình
Excel. Sau đó đóng cửa sổ excel lại.
 Để thay đổi kiểu dáng biểu đồ, Click chọn biểu đồ, xuất hiện tab Design.

 Click chọn nút Change Chart Type trong nhóm type để chọn kiểu biểu
đồ, sau đó chọn biểu đồ trong nhóm Chart Styles.
 Để chỉnh sửa nội dung hiển thị biểu đồ, Click chọn biểu đồ, chọn tab Layout.

 Vào nhóm Labels và nhóm Axes để chỉnh sửa nội dung.
- Chart title: Tên biểu đồ
- Axis title: Tiêu đề trục
- Legend: Chú thích cho biểu đồ
- Data Labels: Hiển thị dữ liệu và các nhãn giá trị
- Axes: chỉnh sửa, hiển thị dữ liệu trên trục tọa độ
- Gridlines: Thay đổi đường kẻ mặt đáy biểu đồ


3.11. Một số thao tác xử lý đối tượng _ hình ảnh
3.11.1. Xử lý hình ảnh_ đối tượng
Hình ảnh được chèn vào văn bản được xem như một đối tượng, có thể chọn hình
hoặc đối tượng vẽ bằng cách Click vào hình ảnh, đối tượng cần chọn. Xung quanh hình,
đối tượng sẽ xuất hiện hộp điều khiển với 8 nút điều chỉnh đồng thời xuất hiện tab
Format.

 Drag vào đối tượng để thay đổi vị trí.
 Drag vào 8 nút điều chỉnh để thay đổi kích thước đối tượng.
 Cắt xén hình ảnh: Click vào nút Crop trong nhóm Size của tab Format. Di
chuyển chuột đến các nút điều chỉnh nơi cần xén, sau đó drag để chọn vùng cần cắt xén.

 Thay đổi kiểu dáng hình ảnh, đối tượng: Sử dụng các nút trong nhóm Picture
Styles của tab Format.
 Chụp cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản: Click vào nút Screenshot trong nhóm
Illustrations của nhóm Insert.

- Hộp thoại Available Windows xuất hiện cho phép lựa chọn các cửa sổ đang
mở và các chương trình đang chạy để chụp đưa vào văn bản.
- Có thể lựa chọn để chụp những vùng mình muốn bằng cách Click chọn mục
Screen Clipping. Con trỏ biến thành dấu +, màn hình mờ đi, Drag chuột để chọn vùng
muốn chụp.

 Sao chép hình ảnh trên màn hình nền: hiển thị hình lên màn hình, sau đó gõ
phím Print Screen. Click chọn nút vào nút Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để dán
trở về văn bản.


3.11.2. Xác lập các định dạng tùy chọn trên hình ảnh_ đối tượng
D_Click vào đối tượng, sau đó sử dụng các nút trong nhóm Arrange của tab
Format.

 Nhóm các đối tượng thành một nhóm: Khi vẽ nhiều đối tượng trên một trang
văn bản, ta có thể nhóm các đối tượng thành một nhóm hoặc tách chúng ra.
 Nhóm các đối tượng hình (Group)
 Chọn các đối tượng cần nhóm bằng cách giữ phím Shift và Click trên các
đối tượng hình.
 Click vào nút Group trong nhóm Arrange của tab Format. Hoặc
R_Click vào đối tượng rồi chọn mục Group.
 Tách các đối tượng đã nhóm (Ungroup)
 Click chọn đối tượng cần tách riêng.
 Click vào nút Ungroup trong nhóm Arrange của tab Format. Hoặc
R_Click vào đối tượng rồi chọn mục Ungroup.
 Định vị trí tương quan giữa văn bản & hình ảnh: Click vào nút Wrap Text
trong nhóm Arrange của tab Format. Hoặc R_Click vào đối tượng rồi chọn mục Wrap
Text.

 Thứ tự của các đối tượng: Click vào nút Bring Forward và Send Backward
trong nhóm Arrange của tab Format.
- Bring Forword: Đưa đối tượng đã chọn lên trên một nấc
- Bring to Front: Đưa đối tượng đã chọn lên tất cả các đối
tượng khác
- Bring in Front of Text: Đưa đối tượng đã chọn lên trên
văn bản
nấc

- Send Backward: Đưa đối tượng đã chọn xuống dưới một

- Send to Back: Đưa đối tượng đã chọn xuống dưới tất cả
các đối tượng khác
- Send Behind Text: Đưa đối tượng đã chọn ra sau văn bản


4. MỘT SỐ TÍNH NĂNG KHÁC
4.1. Mail Merge
Mail Merge là tính năng trộn 2 file, thông thường là 1 mẫu văn bản (Main
Document), và là một cơ sở dữ liệu (Data Source) để lấy danh sách trộn vào mẫu văn bản
xuất thành một file kết quả. Mail Merge thường dùng để viết thư mời gởi cho nhiều đơn
vị, viết danh sách nhãn…
Để sử dụng chức năng trộn thư, bạn cần có 2 tập tin sau:
1. Tập tin thứ nhất gọi là Main Document là nội dung của mẫu thư mời.
2. Tập tin thứ 2 gọi là Data Source là danh sách khách mời. Nó có thể là một
Table của Word, WorkSheet của Excel hoặc Table của Access.
Để thực hiện tính năng Mail Merge ta thực hiện theo cách sau:
 Tạo tập tin chính chứa nội dung mẫu thư
mời trong Word.
 Tạo tập tin chứa danh sách khách mời
dưới dạng Table trong word. ( Nếu xử dụng Excel
thì bắt đầu tại ô A1)
 Lưu ý : Tiêu đề cột không gõ dấu và khoảng
trắng.
 Tại tập tin chính, Click chọn nút Start
Mail Merge trong nhóm Start Mail Merge của tab
Mailings. Sau đó chọn mục Step by Step Mail Merge Wizard…
 Thực hiện 6 bước Mail Merge như sau:
- Step 1: Chọn mẫu thư: Trong mục Selecte documment type, chọn Letters, sau đó
chọn Next:Starting document.
- Step 2: Chọn mẫu thư để sử dụng: Trong mục Select Starting document chọn Use the
current document. Sau đó chọn Next: select document type.


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x