Tải bản đầy đủ

Phân tích các yếu tố tác động đến hoạt động của trường cao đẳng bách nghệ tây hà

PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG CỦA
TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÁCH NGHỆ TÂY HÀ

Để mở đầu bài viết, chúng tôi xin nêu lại quan niệm của John Frazer-Robinson
cho rằng: ”Mục tiêu của một doanh nghiệp không phải là thu lợi nhuận. Mục tiêu
của doanh nghiệp là phục vụ khách hàng. Kết quả của việc đó là doanh nghiệp thu
được lợi nhuận.”Nói cách khác mục tiêu doanh nghiệp là hướng tới khách hàng.
Đây là quan điểm của Marketing, tuy nhiên, chúng tôi đưa ra quan niệm này để
thấy rằng doanh nghiệp/tổ chức muốn có các sản phẩm/dịch vụ tốt cần phải quản lý
quá trình sản xuất/tác nghiệp của mình đạt hiệu quả cao nhất. Doanh nghiệp/tổ
chức phải được nhận biết và đánh giá được các yếu tố bên ngoài tác động tới hoạt
động sản xuất và tác nghiệp của công ty/tổ chức mình, qua đó lựa chọn các ưu tiên
cạnh tranh thích hợp nhất cho mình. Mặt khác, doanh nghiệp/tổ chức cũng phải xác
định được những điều kiện cần thiết bên trong để thực hiện các ưu tiên cạnh tranh,
xác định các rào cản khi triển khai các chiến lược cạnh tranh. Các môi trường tác
động từ môi trường vĩ mô tới môi trường vi mô, môi trường bên trong tới môi
trường bên ngoài.
Thực tế cho thấy, trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay,
để có được sự thành công trong kinh doanh là một việc làm hết sức khó khăn, do
vậy các doanh nghiệp/tổ chức đều phải tập trung cao vào công tác quản trị nói
chung và quản trị tác nghiệp/sản xuất nói riêng.

Báo cáo này được xây dựng trên cơ sở bám sát thực tế hoạt động của tổ chức
chúng tôi là một nhà trường, tức là Trường Cao đẳng Bách nghệ Tây Hà- một
trường cao đẳng nằm trong hệ thống các trường Cao đẳng, đại học ngoài công lập.
Hoạt động quản trị tác nghiệp của chúng tôi áp dụng cho đơn vị hoạt động trên lĩnh
vực dịch vụ được chúng tôi đưa ra phân tích theo các nội dung dưới đây:
1


1. Những yếu tố bên ngoài tác động đến hoạt động sản xuất và tác
nghiệp của tổ chức chúng tôi hiện nay:
1.1. Yếu tố kinh tế (điều kiện kinh tế)
Cuộc khủng hoảng kinh tế ảnh hưởng chung tới các lĩnh vực sản xuất kinh
doanh, dịch vụ trong đó có một phần ảnh hưởng trực tiếp tới nhà trường thông qua
chi tiêu dành cho giáo dục của các gia đình bị thu hẹp. Việc mở rộng các lĩnh vực
đào tạo, sản xuất kinh doanh dịch vụ trong Nhà trường cũng bị thu hẹp. Nhiều kế
hoạch xây dựng, kinh doanh của Trường tạm thời phải đình lại do khả năng đầu tư
thu hồi vốn là khó khăn.
Tuy nhiên, Nhà nước vẫn dành những ưu tiên cho giáo dục và đào tạo, khuyến
khích đào tạo và dạy nghề thông qua các chính sách hỗ trợ vay vốn với học sinh
sinh viên, chính sách ưu đãi về vay vốn để xây dựng trường nhằm kích cầu chung.
Mặt bằng kinh tế chung còn rất khó khăn nên dù chính sách nhà nước đưa ra như
vậy nhưng Trường cũng phải cân nhắc rất kỹ về khả năng vay vốn đầu tư, thu hồi
vốn và trả nợ dẫn tới có sự mâu thuẫn trong yêu cầu về quy mô phát triển cần vốn
đầu tư và khả năng hiện thực trong điều kiện kinh tế suy thoái. Kinh tế như vậy ảnh
hưởng trực tiếp tới cả việc cân nhắc tăng học phí đối với học sinh sinh viên. Tăng
hay không? Tăng bao nhiêu?.Nhất là với loại hình trường ngoài công lập không
được nhà nước bao cấp, toàn bộ vốn hoạt động, đầu tư là do góp lại hoặc vay.
1.2. Đối thủ cạnh tranh (Môi trường cạnh tranh)
Ngày càng có nhiều trường đào tạo và dạy nghề được thành lập bao gồm
Trường của Nhà nước, trường tư thục vốn đầu tư trong nước, Trường vốn đầu tư
nước ngoài. Các loại hình đào tạo và dạy nghề cũng rất đa dạng được Nhà nước
theo nhiều phương thức: đào tạo từ xa, tại chức, liên kết với trường của nước
ngoài… Các đối thủ cạnh tranh là rất lớn và gay gắt. Chỉ riêng trên địa bàn Hà Nội
nơi Trường đóng có tới 74 trường đại học, cao đẳng, trung cấp cùng hoạt động
2


trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, trong đó có rất nhiều trường có thương hiệu và
nguồn lực mạnh. Vì vậy, vấn đề quản trị tác nghiệp được Trường đặc biệt quan tâm
nhằm giảm tối đa sức ép cạnh tranh.


1.3. Công nghệ
Việc ứng dụng công nghệ trong hoạt động giáo dục và đào tạo ngày càng được
phổ biến rộng rãi, nhất là các ngành đào tạo thuộc khối kỹ thuật. Trung bình 3 -5
năm Trường phải thay đổi một lần máy tính khi đào tạo về công nghệ thông tin.
Các yêu cầu về phục vụ học tập với công nghệ cũng ngày càng đặt ra gay gắt liên
quan tới chất lượng đào tạo và cạnh tranh giữa các đối thủ. Đơn cử như hệ thống
thư viện trước đây là sách in thì nay đã là thư viện điện tử đòi hỏi phải cập nhật liên
tục…Sự thay đổi nhanh về công nghệ tạo ra những khoản đầu tư tốn kém trong quá
trình quản trị tác nghiệp.
1.4. Nhà cung cấp
Nhà cung cấp dịch vụ đào tạo đối với Nhà trường là các thầy cô giáo. Với sự
tăng ồ ạt của các trường mới được thành lập trong thời gian ngắn trong khi đội ngũ
các thầy cô giáo gần như không tăng dẫn tới việc tuyển giáo viên mới và mời giáo
viên thỉnh giảng là rất khó khăn và chi phí rất cao để có được các giảng viên giỏi.
Tính ổn định của nhà cung cấp là rất bấp bênh và khó chủ động được.

2. Các lựa chọn ưu tiên cạnh tranh thích hợp nhất hiện nay
2.1. Đầu tư cho việc đào tạo phát triển nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là tài sản lớn của doanh nghiệp/tổ chức, quyết định việc định
hướng, triển khai, hoàn thành công việc, kế hoạch của tổ chức đặt ra. Công tác đào
tạo và phát triển nguồn nhân lực là đòi hỏi thường xuyên, liên tục của mọi tổ chức
muốn phát triển lâu dài. Bên cạnh việc đào tạo mới có đào tạo nâng cao, đào tạo lại
tuỳ theo yêu cầu công tác của doanh nghiệp tổ chức. Tuyển mới đội ngũ nhân lực
3


bổ sung vào đội ngũ cũ. Nhất là trong xu thế hội nhập, tri thức và công nghệ có
nhiêù thay đổi nhanh chóng.
Đối với Trường chúng tôi, việc đầu tư cho đào tạo và phát triển nguồn nhân
lực được lập thành kế hoạch và quy hoạch cán bộ. Trên cơ sở đó, có kế hoạch tuyển
mới, cử đi đào tạo nâng cao trình độ tập huấn nhằm đáp ứng với các vị trí công tác.
Đảm bảo các chế độ chính sách theo hình thức khoán công việc tạo ra động lực
khuyến khích cán bộ giỏi, phát huy tính sáng tạo, chủ động trong công tác. Chú
trọng cả yếu tố văn hoá của nguồn nhân lực, tạo nên văn hoá chung của tổ chức.
2.2. Tái cấu trúc lại mô hình tổ chức, quản lý theo hướng gọn nhẹ, tinh
giản, hiệu quả để tiết kiệm chi phí và tăng năng suất.
Bất cứ doanh nghiệp/tổ chức nào cũng phải chú ý tới bộ máy của mình theo
hướng bố trí sắp xếp hợp lý, hiệu quả vì điều này trực tiếp tác động đến năng suất
và chi phí. Trong các yếu tố tác động đến năng suất gồm có Lao động, vốn và quản
lý thì Lao động chiếm 10% đóng góp cho việc tăng năng suất trong khi quản lý
đóng góp tới 52%. Điều này cho thấy mức độ quan trọng của quản lý như thế nào.
Việc cấu trúc bộ máy hiệu quả sẽ khiến chi phí giảm và tăng lợi ích cho doanh
nghiệp.
Tại Trường Cao đẳng Bách nghệ Tây Hà chúng tôi, các tổ chức phòng, ban,
khoa, trung tâm việc bố trí cán bộ theo hướng gọn nhẹ và kiêm nhiệm thêm một số
công việc (trừ giảng viên hạn chế kiêm nhiệm), tăng tính chủ động cho thủ trưởng
các đơn vị thông qua khoán quỹ lương, khoán công việc. Riêng việc bố trí cán bộ
phù hợp đã khiến chúng tôi giảm được 25% số cán bộ làm hành chính mà lẽ ra có
thể bị phình ra. Chẳng hạn các phòng định biên 5 cán bộ thì chúng tôi chỉ cần 3 đến
4 người là hoạt động tốt. Điều này tiết kiệm chi phí rất nhiều cho chúng tôi, cán bộ
thì làm việc hiệu quả và tinh thần trách nhiệm được nâng lên rõ rệt.
2.3. Mở rộng lĩnh vực hoạt động, xây dựng “bản sắc riêng của mình”. Đa
dạng hoá đối tượng khách hàng
4


Các doanh nghiệp thường đa dạng hoá loại hình sản phẩm và dịch vụ nhằm
chủ động hơn với sự cạnh tranh và thích ứng với thị trường. Bên cạnh sản phẩm/
dịch vụ gốc thì việc đa dạng hoá lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp làm tăng cơ
hội cho doanh nghiệp và giảm nguy cơ bị chiếm mất thị phần khi có đối thủ cạnh
tranh mạnh hơn. Nhắm vào các yếu tố thuộc về “bản sắc” mà đối thủ không có.
Khởi đầu với 4 ngành học, cho tới nay Trường chúng tôi đã đa dạng các ngành
nghề đào tạo của mình lên 10 ngành cao đẳng, 12 nghề, 6 ngành trung cấp chuyên
nghiệp trong đó có nhiều ngành mang bản sắc của riêng chúng tôi mà hệ cao đẳng
các trường khác chưa đào tạo được như ngành Bảo hiểm (mới chỉ có ở hệ đại học),
ngành Khai thác công trình giao thông(Vận tải đường sắt)….
Việc đào tạo cũng được đa dạng theo hướng mở đầu vào cho học sinh và quản
lý chất lượng chặt đầu ra từ đào tạo ngắn hạn tới dài hạn, đào tạo theo địa chỉ…Bên
cạnh đào tạo kết hợp kinh doanh dịch vụ phục vụ đào tạo theo chức năng nhiệm vụ
được phép. Dịch vụ đào tạo hướng tới mọi đối tượng và lứa tuổi khác nhau theo các
hình thức từ đào tạo nghề tới đào tạo hàn lâm; từ học vấn chưa hết cấp II (học
nghề) đến học liên thông lên các cấp độ cao hơn…
2.4. Giảm chi phí để cạnh tranh.
Việc giảm được chi phí sẽ tạo ra việc giá thành sản phẩm/dịch vụ giảm, tăng
sức cạnh tranh so với các đối thủ có chi phí cao hơn. Lợi nhuận của doanh nghiệp
cũng sẽ tăng. Như trên chúng tôi đã trình bày, qua việc tái cấu trúc lại mô hình tổ
chức/quản lý tinh giản sẽ tiết kiệm được chi phí. Thông qua đó, đối với chúng tôi sẽ
giảm được mức học phí của học sinh, sinh viên dù không nhiều nhưng với số lượng
lớn sinh viên số tiền đó là không nhỏ, nhất là đối tượng học sinh, sinh viên của
Trường phần lớn là con em các gia đình có điều kiện kinh tế trung bình. Qua đây,
Trường đã hạ mức học phí xuống thấp hơn các trường khác cùng hệ từ 20.000 đồng
-50.000 đồng/tháng.
5


2.5. Đầu tư cơ sở vật chất hiện đại và nâng cao chất lượng dịch vụ
Cơ sở vật chất tốt là nền tảng góp phần tạo ra sản phẩm/dịch vụ tốt. Vấn đề
đầu tư cơ sở vật chất là yêu cầu đòi hỏi với mỗi doanh nghiệp trong quá trình quản
trị sản xuất của mình. Điều này có vẻ mâu thuẫn giữa chi phí và lợi nhuận vì đầu tư
nhiều sẽ tăng chi phí, tăng vốn đầu tư nhưng là yếu tố không thể thiếu được.
Chất lượng dịch vụ/sản phẩm là một trong những thước đo khẳng định đẳng
cấp của doanh nghiệp. Thật mỹ mãn đối với cả người cung cấp dịch vụ/sản phẩm
và người tiêu dùng nếu có được dịch vụ/sản phẩm tốt mà chi phí thấp nhất. Việc
nâng cao chất lượng dịch vụ/sản phẩm là yêu cầu thường xuyên và liên tục của
doanh nghiệp nếu muốn tiếp tục tồn tại và phát triển. Đối với Trường chúng tôi
cũng vậy. Dịch vụ của Trường là đào tạo, sản phẩm của Trường là con người. Có
đào tạo tốt thì mới có sản phẩm tốt. Do vậy chúng tôi thiết lập quy trình thanh kiểm
tra chất lượng chặt chẽ đảm bảo chất lượng đào tạo cao, gắn với thực tiễn. Đây là
một trong những yếu tố được chúng tôi coi là yếu tố cạnh tranh về sản phẩm. Cùng
với cơ sở vật chất khang trang, hiện đại phục vụ cho việc giảng dạy và học tập của
cán bộ và học sinh, sinh viên.
2.6. Khai thác và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý
Việc khai thác và ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả sẽ tạo ra được ưu thế
cạnh tranh trên các mặt: tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân sự, quản lý tốt đơn đặt
hàng, xử lý đơn hàng nhanh, kịp thời; quản trị tốt được quá trình sản xuất và tác
nghiệp thông qua việc quản lý các quy trình được lên kế hoạch cụ thể…Công nghệ
thông tin giúp không chỉ lãnh đạo mà cả nhân viên cùng tham gia vào quá trình
quản trị trong tổ chức/công ty. Trường Cao đẳng Bách nghệ Tây Hà đã ứng dụng
công nghệ thông tin vào tất cả các mặt quản lý và học tập, từ các phần mềm quản lý
học sinh, sinh viên, phần mềm quản lý thư viện điện tử; quản lý cán bộ, lên kế
hoạch học tập; giảng dạy ; đánh giá kế hoạch phát triển trường; phân tích các nguồn
6


lực cần thiết đối với trường; quản lý toàn bộ quy trình đào tạo; Tự động hoá trong
một số máy móc thực hành thực tập…Tất cả đã giúp cho Nhà trường hoạt động
hiệu quả, nâng cao trình độ của toàn bộ cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong
trường. Công nghệ thông tin trở thành một nguồn tri thức tạo ra lợi thế cạnh tranh
lớn.
2.7. Đa dạng hoá nguồn tài chính tạo sự ổn định để phát triển.
Nguồn tài chính hay vốn hoạt động là một trong những yếu tố quyết định sự
tồn tại và phát triển của tổ chức.Tạo nguồn tài chính ổn định/ mạnh giúp công ty/tổ
chức chiếm được lợi thế so với các đơn vị khác. Do vậy, bên cạnh việc huy động
vốn, trong quá trình quản trị tác nghiệp của mình, chúng tôi đã tìm các nguồn vốn
khác như vốn vay ưu đãi cho giáo dục đào tạo, vốn tài trợ…để đầu tư xây dựng và
phát triển trường.
2.8. Mở rộng hợp tác quốc tế để nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ
Song song với việc hợp tác với các Trường đại học có uy tín lớn trong nước,
chúng tôi hướng tới ưu tiên trong cạnh tranh bằng việc mở rộng hợp tác quốc tế để
nâng cao chất lượng đào tạo, nâng cao tay nghề và trình độ cho đội ngũ cán bộ.
Trường đã triển khai dự án GCF theo Chương trình hỗ trợ cạnh tranh toàn cầu cho
doanh nghiệp Việt Nam do chính phủ Đan Mạch tài trợ. Cử cán bộ, giáo viên giảng
dạy đi tu nghiệp tại Học viện kinh doanh châu Âu (Ireland). Đào tạo nghề du lịch
theo chuẩn châu Âu. Mở rộng hợp tác quốc tế với Úc, Nhật Bản, Trung Quốc…Qua
đó nâng cao thương hiệu và chất lượng dịch vụ đào tạo.

3. Các điều kiện cần thiết bên trong của doanh nghiệp/tổ chức.
Như chúng ta đều biết và chúng tôi đã phân tích ở phần trên, các điều kiện cần
thiết bên trong của doanh nghiệp/tổ chức gồm 3 yếu tố chính:
- Lao động: đóng góp khoảng 10% cho việc tăng năng suất hàng năm
7


- Vốn: đóng góp khoảng 38% cho việc tăng năng suất hàng năm.
- Quản lý: đóng góp lớn nhất,chiếm khoảng 52% cho việc tăng năng suất
hàng năm.
Ba yếu tố này đều là những yếu tố liên quan tới sự cạnh tranh mà các doanh
nghiệp đều cố gắng đạt được. Tựu chung lại là đảm bảo nguồn tài chính mạnh, linh
hoạt, hiệu quả; quản lý tác nghiệp khoa học, giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh; tăng
năng suất lao động, chủ động nguồn lao động và có chất lượng…Các yếu tố này
chúng tôi đã kết hợp phân tích ở phần trên một phần, chúng tôi xin đi sâu thêm vào
một số nội dung:
Giảm lãng phí: Lãng phí ở đây được hiểu bao gồm cả lãng phí về nguồn lực,
nhân công, thời gian, các chi phí không cần thiết trong quá trình tác nghiệp… Giảm
lãng phí tiết kiệm được chi phí cho Nhà trường
Không để tồn công việc: Các công việc được phân công/uỷ quyền cho cán bộ
chịu trách nhiệm giải quyết nhanh, kịp thời theo sự phân cấp trong Trường. Công
việc càng được phân công rõ càng tăng tính trách nhiệm và hiệu quả làm việc của
cán bộ.
Tăng năng suất lao động qua hình thức khoán quỹ lương và chi phí hành
chính: Trường đã triển khai khoán quỹ lương và chi phí cho Ban giám hiệu. Ban
giám hiệu khoán tiếp tới các phòng, ban, khoa, trung tâm. Nhờ việc quản lý tốt,
Trường đã giảm được số lao động không cần thiết, cán bộ được bố trí kiêm nhiệm
theo hướng tinh giản, gọn nhẹ, hiệu quả. Các Phó hiệu trưởng đều kiêm Trưởng
phòng hoặc Trưởng khoa. Tính trung bình qua việc quản trị tác nghiệp tốt mỗi năm
Trường chúng tôi tiết kiệm được gần 300 triệu tiền lương và chi phí hành chính.
Cán bộ được hưởng lương xứng đáng với cống hiến và năng lực của mình. Giảm
được hàng loạt các khâu trung gian không cần thiết.

4. Các rào cản trong quá trình triển khai chiến lược cạnh tranh.
8


Chiến lược cạnh tranh được Trường đặt ra và phân tích để khi triển khai hoạt
động chủ động được trước các tình huống có thể xảy ra, thực thi được mục tiêu mà
Trường hướng tới. Để thực thi chiến lược cạnh tranh này, chúng tôi có thể phải đối
mặt với nhiều rào cản cạnh tranh, đó là các rào cản bên trong và bên ngoài tổ chức:
4.1. Rào cản bên trong tổ chức: Đó là vấn đề cảm xúc, tâm lý cán bộ công nhân
viên, các mối quan hệ trong tổ chức là khá phức tạp. Vì quyền lợi có thể có cán bộ
công nhân viên đi ngược lại mục tiêu của tổ chức. Tâm lý ganh đua trong nội bộ;
các yếu tố về tài chính, vốn…Tất cả các vấn đề này đều phải được đặt ra và giải
quyết
Đội ngũ nguồn nhân lực: Bước đầu Trường có được nguồn nhân lực tốt, chuyên
nghiệp và chất lượng. Tuy vậy, nguồn nhân lực còn mỏng và thiếu nhiều trong khi
các Trường có bề dày có thể mạnh hơn về cả số lượng và chất lượng. Cơ cấu tổ
chức còn đang hoàn thiện dần.Việc lựa chọn giảng viên theo hình thức thỉnh giảng
(gần giống với sử dụng công nhân bán thời gian trong lĩnh vực sản xuất) dẫn tới sự
thiếu chủ động trong công tác nhân sự.
4.2. Rào cản bên ngoài tổ chức về chính sách, pháp lý và sự cạnh tranh: Các
chính sách của Nhà nước dành cho giáo dục và đào tạo còn chưa công bằng giữa
trường công lập và tư thục, Luật pháp áp dụng cho mô hình trường ngoài công lập
chưa rõ ràng, nhất là các nội dung về vốn và quyền lợi của nhà đầu tư. Theo quy
định giáo dục không phải là ngành kinh doanh lợi nhuận nhưng nhà đầu tư góp vốn
không có lợi nhuận thì ai góp. Luật lại cũng quy định tuy là ngành phi lợi nhuận
nhưng lại cho phép chia lãi. Chính sách pháp lý còn nhiêù điều bất cập.
Ngành dịch vụ là ngành không dự trữ được do vậy việc cạnh tranh về chất lượng
dịch vụ có đặc thù riêng so với sản xuất, nhất là khi đó là lĩnh vực đào tạo.
Cạnh tranh quyết liệt: Việc cạnh tranh giữa các tổ chức cùng cung cấp dịch vụ
trở lên quyết liệt nhằm chiếm thị phần nhiều nhất. Cạnh tranh ngày càng gia tăng
9


khi chính phủ xã hội hoá giáo dục, các trường chất lượng cao của nước ngoài vào
Việt Nam và các trường có uy tín lớn trong nước với đầy đủ thế mạnh về nhân sự,
tài chính, công nghệ, chất lượng dịch vụ, quy mô….
-----------------------------------------------------------------

10


Tài liệu tham khảo:
- Giáo trình Quản trị tác nghiệp, Chương trình đào tạo Thạc sĩ quản trị kinh
doanh quốc tế, Đại học Griggs.
- Các báo cáo và thực tế tại Trường cao đẳng Bách nghệ Tây Hà
- Slide bài giảng Quản trị tác nghiệp.
- Giáo trình Marketing- Chương trình đào tạo Thạc sĩ quản trị kinh doanh
quốc tế, Đại học Griggs.

11



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×