Tải bản đầy đủ

Quy trình mở showroom và triển khai bán hàng tại công ty TNHH TM rồng việt

QUY TRÌNH MỞ SHOWROOM VÀ TRIỂN KHAI BÁN HÀNG TẠI CÔNG
TY TNHH TM RỒNG VIỆT

Ngày nay, các Công ty thành đạt và nổi tiếng luôn xem Quản trị hoạt động tác
nghiệp là một công việc vô cùng quan trọng và cần thiết trong Công ty. Trong bối
cảnh hội nhập kinh tế thế giới, Việt nam gia nhập WTO, hầu hết các doanh nghiệp
Việt nam không đủ mạnh về tài chính và công nghệ để cạnh tranh với các Công ty
khổng lồ trên Thế giới. Do đó doanh nghiệp Việt nam phải dựa vào nguồn nhân lực
và xây dựng được các hoạt động tác nghiệp khoa học và hiệu quả . Tuy nhiên, một
thực tế là khoa học và nghệ thuật qủan trị hoat động tác nghiệp chưa được ứng dụng
hiệu quả tại các doanh nghiệp Việt nam .
Công ty TNHH TM Rồng Việt là một Công ty tư nhân được thành lập vào
ngày 05/05/1994 . Để đáp ứng nhu cầu mới phát triển theo thị hiếu tiêu dùng của xã
hội, nhằm giới thiệu đến thị trường những sản phẩm mang thương hiệu Rinnai chất
lượng cao với giá cả hợp lý phục vụ tốt hơn cho người tiêu dùng. Công ty TNHH
TM Rồng Việt đã chính thức liên doanh, liên kết với tập đoàn Rinnai Nhật Bản từ
đầu năm 1999 để thành lập nhà máy sản xuất bếp ga tại Việt Nam (nhà máy Rinnai
thứ 9 tại Châu Á) mang nhãn hiệu Rinnai Việt Nam đặt tại khu công nghiệp Thuận
An- Bình Dương.
Hiện nay, các loại sản phẩm dùng ga, bếp gas do Rồng Việt phân phối đã có
mặt trên khắp thị trường Việt Nam. Nhằm đáp ứng nhu cầu cuả thị trường ngày càng

cao với vai trò nhà phân phối Công ty TNHH TM Rồng Việt luôn tìm hiểu tâm lý và
các nhu cầu sử dụng cuả khách hàng để nghiên cứu, tìm tòi để cùng với nhà máy
Rinnai sản xuất được những sản phẩm tiện ích nhất làm vừa lòng quý khách hàng cả
nước một cách tốt nhất.

Trang : 1


Công ty TNHH TM Rồng Việt hiện đang phát triển kinh doanh với 20 kênh
phân phối và 3,123 cửa hàng tại các tỉnh phía Nam, 15 Kênh phân phối và 2,345 của
hàng trải đều tại các tỉnh thành phí Bắc.
Với gần 3 năm công tác tại Công ty trong lĩnh vực quản lý tại Chi nhánh Miền
Bắc, tôi nhận thấy rằng ,công tác quản trị hoạt động tác nghiệp của Công ty vẫn còn
nhiều bất cập, với những kiến thức được trang bị trong quá trình học tập tại Trường
Đại học Griggs nói chung và những kiến thức mà Giảng viên -Tiến sỹ Lê Hiếu Học
đã truyền đạt trong Môn học Quản trị hoạt động nói riêng và mong muốn được
đóng góp sức lực vào sự phát triển chung của Công ty, Tôi mạnh dạn chọn
“ QUY TRÌNH MỞ SHOWROOM & BÁN SHOWROOM ” làm bài tập phân tích
và đánh giá trong Môn học Quản trị hoạt động .
Dưới đây là Lưu đồ thực hiện “Quy trình mở Showroom & ½ Showroom tại
Công ty TNHH TM Rồng Việt ”

- BPTBM: Bộ phận trưng bày mẫu

- LĐPBH : Lãnh đạo phòng bán hàng

- BPĐH : Bộ phận đặt hàng

- ĐDBH : Đại diện bán hàng

- ĐDKV : Đại diện khu vực

- BPGN : Bộ phận giao nhận

NHÂN SỰ

THỜI
GIAN

BƯỚC


THỰC
HIỆN

QUY
LƯU ĐỒ

THỰC

HỖ

ĐỊNH

HIỆN

TRỢ

(ngày

BIỂU MẪU THỰC HIỆN

DIỄN GIẢI LƯU ĐỒ

làm
việc)
I/ GIAI ĐOẠN I : ĐỀ XUẤT - KHẢO SÁT

BPTBM
+ XÁC
ĐỊNH
LĐPBH
NHU CẦU
+ ĐỀ
XUẤT
+ ĐỀ
XUẤT TÁI


BPTBM

Mẫu: 2a-QTSR/KS/T10-06

B1: ĐDBH, ĐDKV hoặc

LĐPBH

(Đề xuất mở điểm trưng bày)

Khối thị tiếp nhận nhu cầu

Trang : 2


BƯỚC

NHÂN SỰ
THỰC
HỖ

LƯU ĐỒ

THỰC

HIỆN

HIỆN

THỜI

BIỂU MẪU THỰC HIỆN

GIAN

TRỢ

QUY

DIỄN GIẢI LƯU ĐỒ

từ cửa hàng, nhận định,
đánh giá và làm đề xuất
mở SR hoặc bán SR.
Kèm hình ảnh cửa hàng (tối

B2 : Chuyển BP TBM &

thiểu 3 tấm) :

TPBH có ý kiến trước khi

*01 hình tổng thể bên ngơài

chuyển PGĐKD ký duyệt.

CH
* 01 hình trực diện bên
trong.
* 01 hình khu vực trưng
bày.
+ Đề xuất mở SR của Cửa
hàng (Nếu có).

* BP TBM có ý kiến căn
cứ vào :
+ Ngân sách cho phép
QC trong năm
+ Tiêu chuẩn mở
Showroom hoặc bán
Showroom.
+ Kế hoạch phát triển
Showroom tại khu vực
PGĐKD khi duyệt sẽ cho
biết rõ quan điểm đồng ý
hay không đồng ý.

XEM
XÉT

PGĐKD

GĐ/PTL

=>Nếu đồng ý sẽ yêu cầu

2 ngày

BP TBM tiến hành đi khảo
sát thực tế và báo cáo kết

KHẢO
SÁT/ ĐÀM
PHÁN
- LẬP MQ
TỔNG THỂ
- LẬP DỰ
KIẾN CHI
PHÍ
-

ĐDKV/

Đối tác

Từ 04

Mẫu: 02b-QTSR/KS/T10-06

ĐDBH

thi công

-> 07

(Biên bản ghi nhớ với CH)

Hoặc

ngày :

KSthị
BPTBM

BGĐ
PHÊ
DUYỆT

qủa.
B1 : Sau khi đề xuất được
duyệt, BP TBM lập kế
hoạch đi khảo sát thực tế
B2 : Lập Biên Bản Ghi

-

Nhớ với chủ Cửa hàng :

KV.TP

Thoả thuận về việc trưng

:4

bày sản phẩm, quầy kệ và

- KV

bảng hiệu...

Tỉnh:7

B3: Sau khảo sát BP TBM
Trang : 3


-

BƯỚC
THỰC

LƯU ĐỒ

NHÂN SỰ
THỰC
HỖ
HIỆN

HIỆN

TRỢ

THỜI

BIỂU MẪU THỰC HIỆN

GIAN
QUY

DIỄN GIẢI LƯU ĐỒ

lập báo cáo kết qủa + Đính
kèm MQ tổng thể (T.kế) +
dự kiến chi phí -> Trình
BGĐ

PGĐKD

G.ĐỐC

3 ngày

II/ GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN
LẬP MQ CHI
TIẾT
BÁO GIÁÙ
DMHH+
P.THỨC
T.TOÁN
ÁP MÃ SP LÊN
Q.KỆ
BPTBM
ĐỀ XUẤT GIÁ
LẬP HĐ HỢP
Thiếtkế
TÁC + P.LỤC
LẬP BB ĐDBH - BP TBM
Q.KỆ/B.HIỆU

Khối

LĐ PBH

Mẫu: 02c-QTSR/KS/T10-06
(Danh mục hàng hoá + Mẫu:
02c-QTSR/KS/T10-06
(Danh mục hàng hoá +
p.thức t.toán)
Mẫu: 02d-QTSR/KS/T10-06
(Đề xuất PVC)
10
ngày

Mẫu:2e/QTSR/KS/T10-06
(H.đồng hợp tác)

SThị

Mẫu:2f/QTSR/KS/T10-06

BP Cnợ

(Phụ lục hàng hóa)
Mẫu:2g/QTSR/KS/T10-06
(BBTH hộp đèn/ bảng hiệu)
Mẫu:2h/QTSR/KS/T10-06

BPĐH
LẬP H.
ĐỒNG
THI
CÔNG
THI
CÔNG
THEO
DÕI THI
CÔNG /
NGHIỆM
THU

Đơn vị
thi công

BPTBM

(BBTT q.kệ)
10 - 15 Mẫu: 02i-QTSR/KS/T10-06
ngày

* Sau khi báo cáo kết qủa
khảo sát được BGĐ duyệt
và đồng ý thực hiện, các
BP thực hiện song song
những công việc sau :
+ BPĐH : Lập bộ MQ chi
tiết chuyển đối tác báo giá,
đồng thời chuyển 1 bộ
(photo) cho BP TBM :
thời gian 1 ngày.
Lưu ý : MQ phải có kích
thước chi tiết : Ngang sâu - cao, màu sắc cụ thể

+ Sau khi BGĐ duyệt

(Hợp đồng thi công Q.kệ/

Maquette, bảng báo giá ->

Bảng hiệu)

BPĐH làm việc với đơn vị
thi công để lập Hợp đồng
thi công -> Trình Giám
đốc ký : thời gian 2 ngày
Giam
Trang : 4


BƯỚC
THỰC

LƯU ĐỒ

NHÂN SỰ
THỰC
HỖ
HIỆN

HIỆN

TRỢ

THỜI

BIỂU MẪU THỰC HIỆN

DIỄN GIẢI LƯU ĐỒ

GIAN
QUY

* Trường hợp nếu có đặt
cọc thì kèm phiếu thanh
toán đợt 1.

III/ GIAI ĐOẠN TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH TRƯNG BÀY


TRIỂN
KHAI
TRƯNG
BÀY SP

BP TBM lập kế hoạch
triển khai trưng bày
chuyển các bộ phận
liên quan trước 5
ngày đến :ĐDBH/
ĐDKV / KHỐI STHỊ/
BP.CNỢ/ P.BẢO
HÀNH/ BP.GIAO
NHẬN/ BPĐH + C/C

BPTBM

Mẫu 2j-QTSR/KS/T10-06

ĐDBH/,

(Kế hoạch triển khai trưng

* Đồng thời thông báo

ĐDKV

bày)

(bằng văn bản) cho KPP và

Mẫu 2k-QTSR/KS/T10-06

Cửa hàng thời gian TBM

(Biên bản bàn giao h.hoá)

tại CH để CH chuẩn bị

K. ST
B.HÀN
H

03
ngày

BGĐ

nhân sự phối hợp.

BPĐH

Mẫu 2l-QTSR/KS/T10-06

Lưu ý :

BPCNỢ

(Biên bản bàn giao quầy kệ)

Đối với hàng ký gửi/ trả

BPGN

chậm/ thanh toán ngay :
Phải xuất hàng trước 2
ngày
+ Đợt 1 : giao hàng : Phải
có mặt củ a ĐDBH/ CNợ/
BPGN
+ Đợt 2 : Nghiệm thu quầy
kệ (Có sp) : thành phần
gồm : TBM/ ĐDBH/ Bảo
hành/ BPĐH .

IV/ NGHIỆM THU – BÁO CÁO HOÀN TẤT
BPTBM
02
NGHIỆM
THU NỘI
BỘ VÀ
BÀN
GIAO

Mẫu 2m-QTSR/KS/T10-06

* Thành phần tham dự
Trang : 5


BƯỚC
LƯU ĐỒ

THỰC

NHÂN SỰ
THỰC
HỖ
HIỆN

HIỆN

TRỢ

THỜI

BIỂU MẪU THỰC HIỆN

GIAN
QUY

DIỄN GIẢI LƯU ĐỒ

nghiệm thu:
1. BP TBM
2. BPĐH - Thiết kế
3. ĐDKV hoặc ĐDBH
hoặc khối ST

ĐDBH
Thiết kế
Đối tác

ngày

Chủ CH

(Nghiệm thu - bàn giao nội

4.Bảo hành

bộ)

+ Nếu phải nghiệm thu lần

Mẫu 2n-QTSR/KS/T10-06

thứ 3 : Đối tác phải chịu

-Bảng nghiệm thu chính thức

hoàn toàn chi phí cho NV

(Căn cứ theo HĐ thi công )

Cty (Lương NV, chi phí
xăng …)
+ Lập BB nghiệm thu
chính thức (nếu BB
nghiêm thu nội bộ đạt yêu
cầu)
+ BP TBM lập báo cáo
hoàn tất chuyển ĐDKV ký

BÁO
CÁO
HOÀN
TẤT

xác nhận sau đó trình
P.Giám Đốc KD và C/c
PTL.
BPTBM

01
ngày

Mẫu 2o-QTSR/KS/T10-06
(Báo cáo hoàn tất TBM)

+ ĐDKV và ĐDBH tiếp
nhận Showroom hoặc bán
Showroom và có trách
nhiệm theo dõi thường
xuyên việc trưng bày, hiệu
quả trưng bày thể hiện qua
doanh số đạt được tại khu

BPTBM
02

-

TRÌ
NH H.SƠ
TT
TH
ANH LÝ H.
ĐỒNG THI
CÔNG

Mẫu 2p-QTSR/KS/10-06

BPĐH

ngày

vực
* BPĐH chịu trách nhiệm

(Thanh lý hợp đồng thi công) tập hợp tất cả các hồ sơ đã
* Hồ sơ thanh toán bao gồm:

được BGĐ duyệt để trình

+ Đề xuất mở điểm trưng

thanh toán (đợt cuối) cho
Trang : 6


BƯỚC
THỰC

LƯU ĐỒ

NHÂN SỰ
THỰC
HỖ
HIỆN

HIỆN

TRỢ

THỜI

BIỂU MẪU THỰC HIỆN

DIỄN GIẢI LƯU ĐỒ

GIAN
QUY

bày
+ Báo cáo hoàn tất việc

đơn vị thi công.

TBM

+ Hồ sơ thanh toán sẽ trình

+ H.đồng Thi công Q.kệ-

1 lần bao gồm : BBNT nội

B.hiệu

bộ/ BBNT chính thức/ hình

+ Bảng dự toán chi phí

ảnh.

+ Bộ Maquette (bảng gốc)
+ BBNT nội bộ + chính thức
+ Hóa đơn tài chính sao y
1.

Theo quy trình này, ta nhận thấy có một số bất cập trong công tác quản lý như
sau :

- Thời gian thực hiện : Thời gian thực hiện quá dài từ 37 ngày đến 45 ngày
- Quy trình thực hiện : Có quá nhiều cá nhân, bộ phận liên quan, công tác phối
hợp gặp khó khăn, quy trách nhiệm không rõ ràng. Các bộ phận thực hiện
phải chờ đợi, không chủ động được công việc
- Thủ tục hồ sơ rườm rà : nhiều giấy tờ, báo cáo, form mẫu biểu
- Rất khó kiểm soát chất lượng thi công của đối tác : Đặc biệt đối với phần phối
hợp màu sắc, quy cách, chất liệu
- Khó khăn trong việc quản lý, giám sát các công đoạn, các bước thực hiện
* Quy trình cần cải thiện một số các nội dung sau để việc thực hiện trở nên tốt
hơn :
- Rút ngắn thời gian thực hiện: Khoảng 25ngày - 30ngày
- Chỉ định một đầu mối thực hiện và chịu trách nhiệm chính trước BGĐ Công ty
: Bộ phận cấp phát vật dụng quảng cáo (VDQC)
- Quy hoạch lại form mẫu biểu, gộp lại nhằm giảm bớt các thủ tục giấy tờ
- Xây dựng bộ maquette chuẩn cho tất cả các loại hình ( Quầy kệ, bảng hiệu,
Showroom, ½ Showroom )
- Lựa chọn đối tác thi công chuyên nghiệp, có uy tín
2. Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp, cụ thể trong
Trang : 7


quy trình mở Showroom & bán Showroom xuất hiện những loại lãng phí trong
7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN như sau :
- Đợi chờ
- Thao tác
- Sản phẩm hỏng
* Loại bỏ những loại lãng phí này bằng một số cách như sau :
-

Xây dựng lại quy trình mở Showroom & bán Showrooom với các bước thực
hiện rõ ràng hơn, cụ thể hơn về trách nhiệm của các bộ phận, thời gian thực
hiện . Liên tục cải tiến quy trình nhằm phù hợp với hoạt động thực tế của
doanh nghiệp và đối tác

- Quy rõ trách nhiệm cho một bộ phận phụ trách thực hiện ( Bộ phận VDQC)
- Lựa chọn, đánh giá và xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác, nhà cung
cấp, tổ chức đào tạo nhà cung cấp theo các loại hình, maquette chuẩn của
Công ty ( Quy cách, kiểu dáng, màu sắc,vật liệu, …) nhằm tránh những
trường hợp sai hỏng, không đúng và phải làm lại
- Đào tạo, phát triển đội ngũ nhân viên chuyên trách
- Tổ chức thực hiện nguyên tắc 5S trong doanh nghiệp :
+ Sàng lọc/ Sort
+ Sắp xếp/ Simplify
+ Sạch sẽ /Shine
+ Sẵn sàng/ Standardize
+ Sâu sát / Sustain

KẾT LUẬN

Trang : 8


Quản trị hoạt động tác nghiệp tại các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH
TM Rồng Việt nói riêng là một phần công việc vô cùng quan trọng đối với các nhà
quản trị doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Một doanh nghiệp có
thể có công nghệ hiện đại, chất lượng dịch vụ tốt, cơ sở hạ tầng vững chãi nhưng
nếu hoạt động tác nghiệp tại doanh nghiệp không tốt, không chuyên nghệp và khoa
học thì doanh nghiệp đó khó có thể tồn tại lâu dài và phát huy được các lợi thế cạnh
tranh. Có thể nói hoạt động tác nghiệp nghiệp là một phần tạo ra sự khác biệt giữa
các doanh nghiệp .
Do đó nhằm phát huy tốt nhất những lợi thế ,cũng như giảm thiểu những bất lợi
trong các doanh nghiệp thì việc xây dựng các quy trình tác nghiệp khoa học, hiệu
quả , đặc biệt là áp dụng mô hình tôt chức LEAN trong doanh nghiệp là vô cùng
quan trọng và cần thiết.
Hà nội, ngày 29 tháng 8 năm 2009
Hoàng Văn Hưởng

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Giáo trình Quản trị hoạt động của Trường Đại học Griggs
2. Hồ sơ sổ tay chất lượng của Công ty TNHH TM Rồng Việt
3. Quy trình mở Showroom & ½ Showroom của Công ty TNHH TM Rồng Việt
4. Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực của Trường Đại học Griggs
5. www.doanhnhan360.com

Trang : 9


6. Gorge. J. Borjas – Vũ Trọng Hùng, Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống kê
2000

Trang : 10



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×