Tải bản đầy đủ

Tăng cường kiểm soát chi phí các công trình xây dựng cầu đường tại thành phố Đà Nẵng

-1-

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất tạo ra cơ sở vật chất kỹ
thuật cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng không chỉ đơn thuần
là những công trình có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, có ý nghĩa quan trọng
về mặt kinh tế mà còn là những công trình có tính thẩm mỹ cao thể hiện phong
cách, lối sống của dân tộc đồng thời có ý nghĩa quan trọng về văn hoá - xã hội.
Với định hướng phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Công tác
quy hoạch đô thị, đầu tư xây dựng, phát triển cơ sở hạ tầng đã được chú trọng thực
hiện. Điều đó không chỉ có ý nghĩa khối lượng công việc của ngành xây dựng cơ
bản tăng lên mà song song với nó là số vốn đầu tư xây dựng cơ bản cũng gia tăng.
Vấn đề đặt ra đối với các doanh nghiệp là làm thế nào để kiểm soát tốt chi phí xây
lắp, khắc phục được tình trạng lãng phí, thất thoát vốn trong điều kiện sản xuất kinh
doanh xây lắp phải trải qua nhiều giai đoạn (thiết kế, lập dự toán, thi công, nghiệm
thu…) thời gian kéo dài. Để kiểm soát tốt chi phí xây lắp trong quá trình thi công
thì nhu cầu thông tin phục vụ cho kiểm soát trở nên đa dạng và bức thiết.
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Công trình Đô thị Đà Nẵng trước đây là
Công ty Công trình Đô thị Đà Nẵng trực thuộc Sở Giao thông Công chính thành
phố Đà Nẵng, được chuyển đổi hình thức hoạt động thành Công ty Cổ phần theo

Quyết định số 10090/QĐ-UBND của Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng ngày 05
tháng 12 năm 2008 và chính thức đi vào hoạt động theo hình thức cổ phần ngày
21/4/2009. Với mục tiêu và nhiệm vụ do Hội đồng quản trị của công ty đặt ra là
kinh doanh có lãi, bảo tồn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại Công ty, đã đặt ra
cho công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Công trình Đô thị Đà Nẵng một thách thức
lớn trong vấn đề làm thế nào để kiểm soát tốt chi phí xây lắp.
2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu:
Kiểm soát nội bộ là bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám
sát được quá trình hoạt động. Trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan tâm


-2-

hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp. Việc kiểm soát chi phí tốt sẽ ngày càng
nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phi, tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt
động của doanh nghiệp, nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy tín, hình ảnh
nhằm nâng cao sức cạnh tranh. Tuy nhiên, để kiểm soát tốt chi phí thì nhà quản trị
cần phải có thông tin. Để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản trị có
chất lượng ngày càng cao thì cần thiết phải xác định yêu cầu của thông tin kế toán
cung cấp, từ đó có thể tổ chức thông tin phù hợp và hữu ích cho nhà quản trri
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã có nghiên cứu một số công
trình tiêu biểu như:“Tăng cường kiểm soát chi phí các công trình xây dựng cầu
đường tại thành phố Đà nẵng” của tác giả Nguyễn Thị Kim Hương (2005), luận văn
thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán - Ðại học Ðà nẵng; “Xây dựng hệ thống kiểm
soát chi phí xây lắp tại các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung”
của tác giả Nguyễn Phi Sơn (2006), luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán Đại học Đà Nẵng; “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại các
đơn vị xây lắp trực thuộc Công ty Hữu Nghị Nam Lào” của tác giả Trần Quang Hiền
(2009), luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán - Đại học Đà Nẵng.
Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu trên chủ yếu đi sâu vào vấn đề tổ chức
các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp chứ chưa đi sâu vào vấn đề tổ chức thông tin
kế toán để phục vụ cho kiểm soát chi phí xây lắp. Xuất phát từ tình hình trên, tác giả
đi sâu vào nghiên cứu công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí
xây lắp tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng công trình Đô thị Đà Nẵng.
3. Mục đích nghiên cứu:
Về lý luận: Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ các cơ sở lý luận cơ
bản về tổ chức thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp, chống thất
thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sức
cạnh tranh của các đơn vị xây lắp trong xu thế hội nhập.
Về thực tiễn: Thông qua việc tìm hiểu, thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin
kế toán từ thực tiễn tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Công trình Đô thị Đà


Nẵng, phát hiện những hạn chế trong công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ


-3-

kiểm soát chi phí xây lắp và đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện công tác
tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp tại đơn vị này.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác tổ chức
thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng.
Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng Công trình Đô thị Đà Nẵng.
5. Phương pháp nghiên cứu:
Trong quá trình nghiên cứu, Luận văn đã dựa trên cơ sở phương pháp luận
duy vật biện chứng và sử dụng các phương pháp cụ thể như phương pháp phân tích,
tiếp cận thu thập thông tin, tổng hợp, so sánh lý luận và thực tiễn để làm rõ vấn đề
nghiên cứu.
6. Tên và kết cấu của Luận văn:
Tên Luận văn:
“Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí tại Công ty
Cổ phần Đầu tư xây dựng công trình Đô thị Đà Nẵng”
Kết cấu luận văn:
Ngoài lời mở đầu và kết luận, Nội dung của luận văn được chia thành ba
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi
phí trong doanh nghiệp xây lắp.
Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí
xây lắp tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Công trình Đô thị Đà Nẵng.
Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ
kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Công trình Đô thị
Đà Nẵng

Chương 1:


-4-

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG
DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
1.1. Thông tin kế toán
1.1.1. Khái niệm, vai trò của thông tin
1.1.1.1. Khái niệm thông tin
Đứng trên góc độ là một nhà quản trị thì thông tin có thể được hiểu là những
tin tức được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định
về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đứng trên góc độ là người kế toán thì thông tin là những dữ liệu đã qua quá
trình xử lý thành dạng dễ hiểu, dễ sử dụng có nghĩa và có giá trị trong việc ra quyết
định đối với người nhận tin.
1.1.1.2. Vai trò của thông tin
- Là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức.
- Là cơ sở để ra các quyết định quản trị, đặc biệt là nó rất cần trong việc xây
dựng và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức, lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức
và quản trị nhân sự, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt và gắn hoạt động của doanh
nghiệp với môi trường bên ngoài doanh nghiệp.
1.1.2. Khái niệm, tính chất của thông tin kế toán
1.1.2.1. Khái niệm
Thông tin kế toán là những thông tin có được do hệ thống kế toán xử lý và
cung cấp. Điểm chính của thông tin kế toán là các nghiệp vụ, bao gồm việc chuyển
giao tài sản và dịch vụ giữa doanh nghiệp và bên ngoài cũng như việc chuyển giao
và sử dụng tài sản và dịch vụ trong phạm vi doanh nghiệp. Vì vậy, thông tin kế toán
có hiệu quả khi:
- Chỉ lựa chọn và ghi chép những nghiệp vụ hợp lệ của doanh nghiệp xảy ra
trong kỳ hiện hành.


-5-

- Đảm bảo việc ghi chép tài sản và các khoản phải trả là kết quả của nghiệp
vụ làm phát sinh các quyền và nghĩa vụ.
- Đo lường giá trị của doanh nghiệp và ghi chép giá trị bằng tiền thích hợp
lên BCTC.
- Ghi chép chi tiết tất cả các nghiệp vụ để có sự trình bày phù hợp trên
BCTC.
1.1.2.2.Tính chất của thông tin kế toán
- Là thông tin động về tình hình chu chuyển tài sản trong một doanh nghiệp.
- Luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình như
vốn, các khoản tăng, các khoản giảm, chi phí, kết quả lợi nhuận...
- Mỗi thông tin kế toán thu được là kết quả của quá trình có tính 2 mặt:
Thông tin và kiểm tra.
1.2. Kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây lắp
Chức năng kiểm soát luôn chiếm một vị trí quan trọng trong mọi quá trình
quản lý và được thực hiện bởi công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ.
1.2.1. Khái quát về kiểm soát
1.2.1.1. Kiểm soát
Khái niệm: Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để
đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch
và chuẩn mục của tổ chức.
Vai trò của kiểm soát: Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong công tác
quản trị nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình kinh doanh từ việc ra quyết
định dến việc lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện kế hoạch đó để đạt mục tiêu
mong muốn.
1.2.1.2. Kiểm soát chi phí.
* Khái niệm: Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phương pháp thích hợp
nhằm đánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các nguyên nhân ảnh
hưởng để đề ra biện pháp điều chỉnh thích hợp thông qua đó đánh giá trách nhiệm
của các bộ phận có liên quan.


-6-

* Mục tiêu của kiểm soát chi phí là xem xét:
+ Mức độ hoàn thành kế hoạch theo tiến độ đã được lập.
+ Chi phí thực tế phát sinh so với dự toán.
+ Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến tình hình thực
hiện các định mức và dự toán chi phí.
1.2.2. Khái niệm về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.2.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
* Khái niệm kiểm soát nội bộ: Có nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ, có
thể kể đến các định nghĩa sau:
Theo Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA): Kiểm soát nội bộ
bao gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp phối hợp được thừa nhận
dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin
cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những
chủ trương quản lý đã đề ra.
Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo
các tài chính (COSO): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng
quản trị và các nhân viên của doanh nghiệp chi phối, nó được thiết lập để cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy,
tuân thủ các luật lệ và quy định, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
* Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mỗi tổ chức đều có một nhiệm vụ và nhà quản trị nhận ra rằng phải có sự
phối hợp giữa nhiệm vụ và mục tiêu trong tổ chức và trong các hoạt động chuyên
môn thuộc phạm vi của tổ chức. Hầu hết các mục tiêu của tổ chức đều liên quan đến
một hoặc ba loại: điều hành (sử dụng có hiệu quả nguồn lực), BCTC đáng tin cậy,
tuân thủ các chính sách và pháp luật của Nhà Nước.
- Đối với BCTC, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng
tin cậy.
- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc
chấp hành luật pháp và các quy định. .


-7-

- Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp doanh
nghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy
tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp…
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi
mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
1.2.2.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Hiện nay có rất nhiều khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ, để hiểu thực
chất vấn đề ta xem xét những định nghĩa sau:
- Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400: Hệ thống kiểm soát nội bộ là
toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm
đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có
thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản,
ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi
chép kế toán và đảm bảo lập trong thời gian mong muốn những thông tin tài chính
tin cậy. Theo định nghĩa này thì KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị.
- Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 400: Hệ thống KSNB là các
quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng
nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát,
ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập báo cáo tài chính (BCTC) trung thực
và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý, và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết lập
để điều hành mọi nhân viên, mọi loại hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ
không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi
chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất…
1.2.3. Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ
Để quản lý hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý phải có những công cụ
và đưa ra được các trình tự, các bước kiểm soát trong mọi hoạt động của doanh
nghiệp. Toàn bộ các chính sách, nội quy, quy chế cùng các thủ tục kiểm soát được


-8-

thiết lập để điều hành các hoạt động của doanh nghiệp chính là hai mặt của hệ thống
kiểm soát nội bộ.
Xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho doanh
nghiệp giảm bớt rủi ro, gian lận, bảo đảm tính tin cậy của thông tin kế toán, tránh
được những sai sót của nhân viên có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp, góp phần
nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Như vậy, có thể nói hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng trong
công tác quản lý, nó giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát tốt mọi hoạt động
diễn ra trong doanh nghiệp.
1.3. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm
soát chi phí xây lắp
1.3.1. Đặc điểm sản phẩm xây lắp
Xây lắp là hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo lại hay hiện
đại hóa các công trình dân dụng, đường sá, cầu cống…nhằm phục vụ cho sản xuất
và đời sống xã hội.
Cũng như các hoạt động khác, hoạt động kinh doanh xây lắp có những đặc
điểm riêng biệt ảnh hưởng đến công tác quản lý và kiểm soát:
Thứ nhất là, Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kến trúc…có quy mô
kết cấu phức tạp.
Sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài, dễ ảnh
hưởng đến môi trường sinh thái. Những đặc điểm này làm cho việc tổ chức sản
xuất và hạch toán khác biệt với các ngành sản xuất kinh doanh khác: Chi phí sản
xuất sản phẩm không chỉ phụ thuộc vào quy mô (KLXL) mà còn phụ thuộc vào
tiến độ thi công, rủi ro xảy ra do thiên tai, mất mát vật tư thiết bị sản xuất. Sản
phẩm xây lắp phải được lập dự toán trước khi thực hiện, thực hiện thi công xây lắp
công trình phải theo quy định về quản lý đầu tư và xây dựng do Nhà nước ban
hành, tổ chức thi công theo đúng quy trình kỹ thuật, khối lượng, chất lượng thi
công theo hồ sơ thiết kế, dự toán được duyệt.


-9-

Thứ hai là, sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất trong khi các điều kiện
sản xuất như xe máy thi công, vật tư, người lao động phải di chuyển theo địa điểm
sản xuất sản phẩm. Đậc điểm này làm cho quá trình kiểm soát chất lượng, số lượng
vật tư đã xuất kho sử dụng trong quá trình thi công khó thực hiện, quá trình quản lý
tài sản, vật tư, lao động tại hiện trường thi công cũng như hạch toán chi phí sản
xuất rất phức tạp và chịu ảnh hưởng của môi trường, dễ tổn thất, hư hỏng...
Thứ ba là, sản phẩm xây lắp được sử dụng lâu dài chịu ảnh hưởng của môi
trường sinh thái, cảnh quan. Sau khi hoàn thành sản phẩm xây lắp rất khó thay đổi.
Khi nghiệm thu nếu không đúng theo thiết kế thì phải phá đi làm lại làm cho chi
phí sản xuất tăng lên. Vì vậy việc quản lý, giám sát quá trình thi công và hạch toán
cần được tổ chức chặt chẽ, đảm bảo chất lượng công trình phù hợp với thiết kế và
giảm đến mức thấp nhất việc thất thoát và hư hỏng. vật liệu, máy móc thiết bị để
giảm được chi phí sản xuất.
1.3.2. Chi phí xây lắp
1.3.2.1. Khái niệm chi phí xây lắp
Chi phí xây lắp (CPXL) là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao
động sống và lao động vật hóa cần thiết để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng hay
trang bị lại kỹ thuật công trình mà đơn vị bỏ ra trong một giai đoạn kinh doanh nhất
định.
Do đặc điểm của quá trình sản xuất và đặc điểm của sản phẩm xây lắp nên
mỗi công trình có CPXL riêng, được xác định theo quy mô, đặc điểm, tính chất kỹ
thuật và yêu cầu công nghệ của quá trình xây lắp.
CPXL công trình được xác định trên cơ sở khối lượng công việc, hệ thống
định mức, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật và các chế độ chính sách của Nhà nước phù
hợp với những yếu tố khách quan của thị trường trong từng thời kỳ.
1.3.2.2. Phân loại chi phí xây lắp
Để quản lý chặt chẽ CPXL, phải tiến hành phân loại CPXL một cách khoa
học, thống nhất theo những tiêu chuẩn nhất định. Tùy theo yêu cầu của công tác
quản lý mà có nhiều cách phân loại khác nhau:


-10-

* Phân loại CPXL theo nội dung kinh tế: Theo nội dung kinh tế, CPXL được
phân loại thành các yếu tố chi phí, trong mỗi yếu tố chi phí bao gồm những chi phí
có cùng nội dung. Theo cách phân loại này thì toàn bộ các CPXL của doanh nghiệp
được chia ra 7 yếu tố chi phí:
+ Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu.
+ Yếu tố chi phí nhiên liệu, động lực.
+ Yếu tố chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp.
+ Yếu tố chi phí Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn.
+ Yếu tố chi phí khấu hao TSCĐ.
+ Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài.
+ Yếu tố chi phí khác bằng tiền.
Phân loại CPXL theo yếu tố giúp các nhà quản lý biết được những chi phí gì
đã dùng vào thi công xây lắp và tỷ trọng của từng khoản chi phí đó là bao nhiêu để
phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán hoặc kế hoạch CPXL, từ đó cung
cấp tài liệu để tổng hợp tính toán thu nhập quốc dân.
* Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng của chi phí: Căn cứ vào ý
nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm, đồng thời để có thể so sánh, kiểm tra
CPXL thực tế phát sinh so với dự toán hoặc kế hoạch, CPXL được phân loại theo
mục đích và công dụng của chi phí. Theo cách phân loại này, chi phí trong xây lắp
được chia thành các khoản mục, mỗi khoản mục bao gồm những chi phí có cùng
mục đích và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế như thế nào.
Do vậy, cách phân loại này còn được gọi là phân loại chi phí theo khoản mục. Trong
doanh nghiệp xây lắp toàn bộ CPXL phát sinh được chia ra làm các khoản mục chi
phí sau:
+ Chi phí NVL trực tiếp: là toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu
phụ, vật liệu khác, công cụ dụng cụ…được sử dụng trực tiếp để sản xuất, chế tạo
sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn khoảng từ 55% đến 70% giá
trị công trình.


-11-

+ Chi phí nhân công trực tiếp: là khoản tiền lương, tiền công và các khoản
khác phải trả cho công nhân trực tiếp thi công. Khoản mục này bao gồm: tiền lương
chính, phụ và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp tham gia xây dựng
công trình do doanh nghiệp quản lý. Riêng đối với công nhân thuê ngoài không tính
các khoản trích theo lương.
Chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 20% đến 30% giá trị công trình,
đối với các công trình cải tạo thì chi phí nhân công thường chiếm tỷ trọng lớn.
+ Chi phí sử dụng máy thi công: đây là loại chi phí riêng có của các công ty
xây dựng trong trường hợp kết hợp cả máy móc và thủ công trong thi công. Khoản
mục này bao gồm các chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình sử dụng MTC như
lương công nhân điều khiển máy, chi phí nhiên liệu, chi phí khấu hao MTC…
+ Chi phí sản xuất chung: là chi phí phục vụ quản lý đội, công trường xây
dựng, bao gồm: lương nhân viên quản lý đội xây dựng, tiền ăn giữa ca của nhân
viên quản lý đội, các khoản trích KPCĐ, BHYT, BHXH theo tỷ lệ quy định hiện
hành trích trên tiền lương phải trả của nhân viên quản lý đội, khấu hao TSCĐ dùng
cho hoạt động của các đội và các chi phí khác liên quan tới hoạt động của đội.
Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều thành phần có đặc điểm khác nhau,
rất khó kiểm soát, chúng thường ít biểu hiện một cách cụ thể qua mối liên hệ nhân
quả. Đây cũng chính là bộ phận chi phí sản xuất rất khó xây dựng định mức và cũng
chính là bộ phận chi phí dẫn đến việc định lượng, quyết định chứa đựng nhiều sai
sót, đặc biệt là với những quy trình sản xuất,bộ phận mà chi phí này chiếm một tỷ lệ
lớn.
Cách phân loại chi phí theo mục đích và công dụng kinh tế có tác dụng phục
vụ cho yêu cầu quản lý CPXL theo dự toán hoặc kế hoạch, cung cấp số liệu cho
việc tính giá thành sản phẩm xây lắp, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá
thành.
* Phân loại CPXL theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối
tượng chịu chi phí: Theo cách phân loại này CPXL được phân thành hai loại:


-12-

+ Chi phí trực tiếp là những CPXL quan hệ trực tiếp với việc xây lắp một
công trình, hạng mục công trình, một khối lượng công việc nhất định. Căn cứ vào
số liệu từ chứng từ kế toán để ghi trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí.
+ Chi phí gián tiếp (chi phí thời kỳ) là những CPXL có liên quan đến việc
xây lắp nhiều công trình, hạng mục công trình, nhiều khối lượng công việc. Những
chi phí này phải thông qua phân bổ cho các đối tượng chị chi phí có liên quan theo
một tiêu thức thích hợp.
Ngoài ra, trong xây dựng thường phát sinh các khoản thiệt hại: thiệt hại do
phá đi làm lại, thiệt hại do ngừng sản xuất và thiệt hại do thiên tai. Đây là những
khoản chi phí không có trong kế hoach và dự toán, là một trong những nhân tố làm
tăng chi phí.
Qua khảo sát thực tế nhiều doanh nghiệp xây lắp hiện nay, ta thấy CPXL
được phân loại theo các khoản mục chi phí và việc phân loại chi phí theo cách này
phục vụ cho việc xây dựng dự toán chi phí cho từng công trình và hạng mục công
trình nhằm góp phần kiểm soát chi phí.
1.4. Vị trí và vai trò của thông tin kế toán đối với kiểm soát CPXL
1.4.1. Vị trí của thông tin kế toán
Trong doanh nghiệp thì vị trí của thông tin kế toán được thể hiện qua hình vẽ sau
Chu trình kế toán

Hoạt động kinh tế
Quyết định

Quá trình xử lý

Thông tin kế toán

Quyết định

- Qua hình vẽ trên ta thấy các thông tin từ các hoạt động kinh tế được kế toán
thu thập và xử lý (quá trình xử lý gồm các bước: phân loại, sắp xếp, tính toán và lưu
trữ) để cung cấp các thông tin kế toán hữu ích và cần thiết cho nhà quản lý.
- Kết quả của việc sử dụng các thông tin kế toán này là các quyết định được
ban hành và các hoạt động kế toán mới diễn ra.


-13-

- Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, các nhà quản trị phải trao đổi cập
nhật thông tin kế toán. Họ không thể ra các quyết định mà không có thông tin kế
toán. Hơn nữa để hoạt động có hiệu quả các nhà quản trị còn đòi hỏi thông tin kế
toán phải đầy đủ, kịp thời, chính xác nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạt động
quản trị của mình.
Để đưa ra các quyết định khác nhau trong hoạt động quản lý đòi hỏi phải có
nhiều thông tin khác nhau. Trong đề tài này, liên quan đến kiểm soát chi phí chỉ sử
dụng 2 thông tin chủ yếu là thông tin dự toán và thông tin thực hiện.
- Thông tin dự toán: bao gồm toàn bộ thông tin về công tác kế hoạch hoá
trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế hoạch bao quát tất cả các lĩnh vực gồm cả
sản xuất và quản lý.
- Thông tin thực hiện: Sử dụng các công cụ thống kê và kế toán để kiểm tra,
đánh giá, phân tích các quá trình thực hiện kế hoạch, tiến độ thực hiện kế hoạch
theo thời gian. Trên cơ sở các số liệu của thông tin thực hiện, lãnh đạo của công ty
có thể điều chỉnh, bổ sung các kế hoạch sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
1.4.2. Vai trò của thông tin kế toán đối với kiểm soát CPXL
Thông tin là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao
năng lực kiểm soát trong doanh nghiệp thông qua việc hình thành các báo cáo để
cung cấp thông tin về CPXL cho các cấp quản lý. Các thông tin này chủ yếu là từ hệ
thống thông tin kế toán bao gồm thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán
quản trị. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các
nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán. Để thông tin trên báo
cáo chính xác và đáng tin cậy cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng, đó là
chứng từ và sổ sách kế toán.
Khi thiết kế, hình thức và nội dung của chứng từ và sổ kế toán không nên
quá phức tạp, phải dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu và hạn chế tối đa các sai sót trong
quá trình ghi chép. Nội dung của chứng từ và sổ cần thể hiện đầy đủ các yếu tố hỗ
trợ cho kiểm soát. Việc thiết kế, sử dụng chứng từ và sổ kế toán còn bao gồm các
quy định trong quá trình bảo quản, lưu trữ, truy xuất. Các mẫu chứng từ và sổ kế


-14-

toán cần được xem xét định kỳ cần hoàn chỉnh cả về phương pháp lập, luân chuyển
chứng từ, phương pháp ghi sổ kế toán.
Xuất phát từ vị trí của thông tin kế toán ta thấy để phục vụ kiểm soát chi phí
thông tin kế toán bao gồm các vai trò sau đây:
1.4.2.1. Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán
Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước
thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn. Kế
hoạch mà nhà quản trị thường lập thường có dạng dự toán. Dự toán là sự liên kết
các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn
có để đạt các mục tiêu đó.
1.4.2.2. Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện
Với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu tố
giữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được thực hiện
một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản lý cũng cần có
nhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán. Nhờ có thông tin do kế toán cung cấp mà
nhà quản trị mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt
động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung.
1.4.2.3. Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá
Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế
hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó. Phương pháp thường dùng là
so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các
sai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra. Để làm được điều này nhà
quản trị cần được cung cấp các báo cáo, có tác dụng như một bước phản hồi giúp
nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý.
1.5. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp
1.5.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp
Việc tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp xây lắp phải đảm bảo các
yêu cầu kế toán nói chung trong một đơn vị sản xuất: ghi kép, tính toán, phản ánh


-15-

đầy đủ chi phí và tính giá thành sản phẩm của hoạt động xây lắp, xác định kết quả
từng phần và toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây lắp.
Đặc điểm của xây lắp ảnh hưởng đên tổ chức công tác kế toán trong doanh
nghiệp xây lắp thể hiện chủ yếu ở các nội dung sau:
Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất có thể là toàn bộ công trình, các bộ
phận thi công hoặc các giai đoạn thi công. Căn cứ để xác định đối tượng hạch toán
chi phí sản xuất, chi phí xây lắp đó là: Đặc điểm sản xuất xây lắp: sản phẩm xây lắp
khác nhau về quy mô, đặc điểm công việc thi công, thời gian thi công, đặc điểm tổ
chức các bộ phận tham gia thi công và đối tượng thanh toán với chủ đầu tư…
Đối tượng tính giá thành là công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành,
các khối lượng xây lắp có tính dự toán riêng đã hoàn thành. Nhìn chung, khối lượng
nào được quy định thanh toán thì xác định đó là đối tượng tính giá thành. Việc xác
định này phục vụ cho việc đánh giá kết quả sản xuất xây lắp.
Phương pháp sử dụng để tập hợp chi phí cho từng hạng mục thường áp dụng
trong doanh nghiệp xây lắp là phương pháp trực tiếp và phương pháp tính giá thành
sản phẩm là phương pháp tổng cộng chi phí.
1.5.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát CPXL trong doanh nghiệp
xây lắp
Để kiểm soát thì cần phải có thông tin đầy đủ, một hệ thống thông tin đầy đủ
phải có hai nhân tố đó là: Thông tin dự toán và thông tin thực hiện. Để kiểm soát tốt
chi phí thì cần phải xây dựng thông tin dự toán khoa học, tổ chức thu thập thông tin
thực hiện chính xác, kịp thời và phù hợp với thông tin dự toán. Dựa vào hai luồng
thông tin đó ta thực hiện được việc phân tích, đánh giá kết quả thực hiện chi phí sản
xuất, từ đó nhà quản trị có được những quyết định kịp thời và đún đắn.
1.5.2.1. Tổ chức thông tin dự toán
Tổ chức thông tin dự toán tức là tổ chức thông tin cho việc lên kế hoạch về
số lượng, chất lượng, giá cả của từng loại vật liệu cần sử dụng cho từng nội dung
công việc theo từng công trình, hạng mục công trình cũng như thời điểm đặt hàng,
số lượng nhiên liệu sử dụng cho máy thi công công trình và lên kế hoạch về việc


-16-

cung cấp vật liệu, nhiên liệu để phục vụ cho việc xây dựng công trình một cách
thích hợp nhằm giảm đến mức thấp nhất sự hao hụt và thất thoát.
Mục đích của lập dự toán là:
- Cung cấp thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch thực hiện.
- Làm căn cứ đánh giá thực hiện.
- Phát hiện các mặt hạn chế tồn tại trong sản xuất kinh doanh để có biện pháp
khắc phục.
Trong các doanh nghiệp xây lắp, đối tượng cần lập dự toán là các hạng mục
công trình và công trình xây dựng. Hệ thống dự toán này chính là hệ thống định
mức cho các khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực
tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung.
Định mức chi phí trong các công trình xây dựng là thước đo việc thực hiện
chi phí trong hoạt động xây dựng tại các công trình.
Một điều thuận lợi trong việc xây dựng định mức chi phí cho các công trình
xây dựng là Bộ xây dựng đã ban hành hệ thống định mức xây lắp tại Quyết định số
24/2005/QĐ-BXD ngày 29/7/2005 và công văn 1776&1777/CV-BXD ngày
14/9/2006 của Bộ xây dựng. Đây là cơ sở cho các đơn vị xây lắp xây dựng định
mức chi phí của mình.
Dự toán chi phí được lập dựa trên các định mức về chi phí trong bảng tiên
lượng mời thầu, định mức chi phí cho các công trình xây dựng do Bộ xây dựng đã
ban hành, đơn giá vật liệu và hệ số nhân công do Sở Tài chính thành phố nơi công
trình đó tọa lạc quy định và hồ sơ thiết kế được duyệt cùng với biện pháp thi công
của công ty.
* Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dựa trên định mức về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong bảng tiên lượng
mời thầu, đơn giá vật liệu do Sở Tài chính thành phố nơi công trình đó tọa lạc quy
định và hồ sơ thiết kế được duyệt, các kỹ sư xây dựng của công ty sẽ tiến hành lập
dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.


-17-

Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm định mức giá và lượng
cho một đơn vị khối lượng thi công.
Định mức về lượng cho một đơn vị khối lượng thi công trong các công trình
xây dựng được ngành xây dựng xác định rất chuẩn xác trên cơ sở tính toán, thí
nghiệm của các chuyên gia trong ngành.
Định mức về giá cho một đơn vị lượng là mức giá do Sở Tài chính và Sở
Xây dựng mà công trình đó tọa lạc niêm yết theo từng thời điểm.
Chi phí nguyên vật liệu là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí
của một công trình xây dựng. Trong dự toán chi phí NVL trực tiếp, lượng nguyên
vật liệu cố định nhưng giá nguyên vật liệu lại có sự biến động, vì các công trình xây
dựng thường được thực hiện trong một thời gian dài có khi đến vài năm. Vì vậy để
dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong công trình xây dựng có tính thực tế
và khả thi thì khi thi công công trình cần tiến hành lập các kế hoạch chi phí ngắn
hạn dựa trên dự toán đã lập và mức giá thực tế tại thời điểm bắt đầu thi công để việc
kiểm soát chi phí được dễ dàng.
* Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dựa trên định mức về chi phí nhân công trực tiếp trong bảng tiên lượng mời
thầu, số liệu trong hồ sơ thiết kế được duyệt của công trình các kỹ sư xây dựng của
công ty sẽ tiến hành lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp.
Định mức chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm định mức giá và lượng cho
một đơn vị khối lượng thi công.
Giống như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức về lượng (ngày công)
cho một đơn vị khối lượng thi công được quy định rõ trong các tiêu chuẩn xây dựng
với một trình độ nhân công thích hợp. Tuy nhiên, định mức này chỉ có tính tương
đối, bởi vì lượng (ngày công) cho một đơn vị khối lượng thi công còn phụ thuộc
vào các yếu tố như tâm lý công nhân, thời tiết…
Định mức về giá của chi phí nhân công trực tiếp là ổn định, tiền lương của
công nhân xây dựng thường được thỏa thuận trước và ổn định cho đến khi kết thúc


-18-

công trình. Nó bao gồm: đơn giá tiền lương, phụ cấp, và các khoản phải trả khác
liên quan đến lao động.
* Dự toán chi phí sử dụng máy thi công
Dựa trên định mức về số ca máy thi công, tiền lương công nhân vận hành
máy, lượng nhiên liệu và vật liệu tiêu hao khi chạy máy trong bảng tiên lượng mời
thầu và số liệu trong hồ sơ thiết kế được duyệt của công trình các kỹ sư xây dựng
của công ty sẽ tiến hành lập dự toán chi phí sử dụng máy thi công.
Định mức chi phí sử dụng MTC bao gồm định mức về tiền lương công nhân
vận hành máy thi công, nhiên liệu, vật liệu chạy máy, chi phí khấu hao máy.
Tiền lương công nhân vận hành MTC, nhiên liệu, vật liệu chạy máy là những
biến phí thay đổi theo số giờ (ca máy) hoạt động. Chi phí khấu hao máy là định phí
không thay đổi theo số giờ ca máy hoạt động mà thay đổi theo tiến độ thi công.
* Dự toán chi phí chung trong công trình xây dựng
Được lập dựa trên dự toán về chi phí trực tiếp của công trình bao gồm dự
toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán
chi phí máy thi công và định mức chi phí chung của công trình.
Định mức chi phí chung trong công trình xây dựng bao gồm: định mức yếu
tố định phí, biến phí.
Định mức định phí bao gồm: tiền lương và các khoản trích theo lương của
nhân viên quản lý công trình, chi phí lán trại, khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ
phận quản lý công trình...
Định mức biến phí bao gồm các khoản trích theo lương của công nhân vận
hành máy thi công, công nhân xây lắp trực tiếp…
1.5.2.2 Tổ chức thông tin thực hiện
Thông tin thực hiện là thông tin về hiện tượng và sự kiện đã xảy ra, đã phát
sinh.
Tổ chức thông tin thực hiện tức là tổ chức thông tin cho việc đo lường các chi
phí sản xuất thực tế phát sinh trong quá trình thi công công trình. Kết quả của quá
trình thực hiện chi phí trong các công trình xây dựng được ghi chép và đo lường


-19-

qua hệ thống hạch toán kế toán tài chính trong mỗi công trình qua thước đo hiện vật
và giá trị (hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp).
Thông tin thực hiện mà kế toán thu thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạt
động của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua.
Để thông tin thực hiện phục vụ cho mục đích kiểm soát chi phí tại đơn vị thì
đòi hỏi thông tin đó phải được tạp hợp phù hợp với đối tượng lập dự toán. Điều đó
giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có cơ sở để đánh giá được hiệu quả của việc
thực hiện các kế hoạch, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp
của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong thời kỳ
tiếp theo.
Thu thập thông tin thực hiện có thể thực hiện theo quy trình sau đây:

Sự kiện
kinh tế

Phân tích ảnh hưởng
hạch toán, ghi sổ

Xếp loại và
tổng hợp

Báo cáo theo
yêu cầu quản lý

Theo quy trình trên tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ doanh
nghiệp hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngoài đều được kế toán phân tích
ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Trên cơ sở phân tích ảnh hưởng đó mà
tổ chức hạch toán và ghi ảnh hưởng của các hiện tượng này sau đó sắp xếp và tổng
hợp các thông tin đã đượcghi rõ. Cuối cùng tuỳ theo yêu cầu của nhà quản trị mà
cung cấp thông tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị cho việc ra quyết định.
Để thu thập thông tin này kế toán có thể sử dụng các phương pháp kế toán:
phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tổng
hợp cân đối... thông qua việc tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức vận dụng tài
khoản, thiết kế hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý
và mục đích ra quyết định.


-20-

a) Tổ chức thông tin thực hiện chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp
bao gồm:
- Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu
+ Khi có các nghiệp vụ kế toán về CPXL phát sinh đều phải tổ chức lập
chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ. Chứng
từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định
trên mẫu. Người lập ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán
phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
+ Chứng từ gốc khi có liên quan đến các yếu tố CPXL thực tế phát sinh như:
Hóa đơn, Phiếu xuất kho, Bảng tính lương, Bảng tính khấu hao TSCĐ, Phiếu chi…
+ Căn cứ vào đối tượng tập hợp CPXL đã được xác định, kế toán trưởng đơn
vị tổ chức và hướng dẫn cho các nhân viên kế toán phụ trách lập chứng từ kế toán
hạch toán ban đầu trong đó chỉ rõ đối tượng hay địa điểm sử dụng chi phí đó.
Kết quả của quá trình thực hiện chi phí phải được đo lường cụ thể, khoa học,
có hệ thống theo từng loại công việc, từng giai đoạn và phù hợp với số liệu dự toán
cả về nội dung và phương pháp tính toán.
- Tổ chức tài khoản kế toán
Doanh nghiệp xây lắp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế
toán, kể cả số hiệu và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng
tài khoản kế toán. Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành,
doanh nghiệp xây lắp căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý
để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một
hệ thống tài khoản kế toán cho mọi hoạt động nói chung và cho CPXL nói riêng.
- Sử dụng hệ thống sổ kế toán
+ Doanh nghiệp xây lắp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán được
quy định tại Luật kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán...Sổ kế toán về
CPXL dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế về CPXL
đã phát sinh. Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ.


-21-

Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán CPXL phải chính xác, trung thực, đúng với nội
dung của chứng từ kế toán về CPXL.
+ Để đáp ứng nhu cầu thông tin về CPXL cho quản lý, hệ thống sổ kế toán
được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế
toán tổng hợp về CPXL được mở cho các tài khoản tập hợp CPXL như: Tài khoản
621; Tài khoản 622; Tài khoản 623; Tài khoản 627; Tài khoản 154;…được thiết kế
phù hợp theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp đã lựa chọn, tuy nhiên về nội dung
đều nhằm cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho việc lập báo cáo và kiểm soát
CPXL của doanh nghiệp.
+ Sổ kế toán chi tiết về CPXL được mở nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý bên
trong của doanh nghiệp đối với từng đối tượng cụ thể. Sổ chi tiết của các tài khoản
CPXL được mở cho từng loại CPXL phát sinh và từng đối tượng chịu chi phí.
- Tổ chức hệ thống báo cáo về CPXL
Hệ thống báo cáo CPXL thường được tổ chức để đáp ứng nhu cầu thông tin
cho quản lý và kiểm soát bên trong doanh nghiệp. Do vậy, tùy thuộc vào nhu cầu
thông tin cụ thể của lãnh đạo doanh nghiệp mà kế toán tổ chức mẫu biểu báo cáo
phù hợp. Đối với báo cáo CPXL cần trình bày theo các khoản mục hoặc theo các
yếu tố phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành.
b) Để tổ chức thông tin thực hiện phục vụ cho kiểm soát CPXL cần tổ chức
thông tin ở tất cả các khoản mục CPXL:
*Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: cần tổ chức thông tin trong khâu
cung ứng, bảo quản và sử dụng NVL cả về số lượng, chất lượng và đơn giá nhằm
ngăn ngừa mất mát, hư hỏng hoặc sử dụng lãng phí NVL cho thi công xây lắp.
Tổ chức chứng từ ban đầu:
- Lập các chứng từ kế toán về NVL gồm: Kế hoạch mua sắm, hợp đồng mua
sắm, hóa đơn mua hàng, hóa đơn chi phí (vận chuyển, lưu kho, lưu bãi…), thanh lý
hợp đồng…; Phiếu nhập kho; Phiếu đề nghị cấp NVL, phiếu xuất kho; Biên bản
giao nhận và kiểm tra NVL; Biên bản đánh giá NVL thu hồi; Biên bản xử lý NVL
không đạt; Biên bản kiểm kê NVL.


-22-

- Chứng từ kế toán về NVL phải được lập đầy đủ các nội dung, các chỉ tiêu
theo mẫu quy định. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác các
thông số ghi chép trên chứng từ. Mọi chứng từ kế toán về NVL phải được luân
chuyển theo trình tự và thời gian do đơn vị quy định, phục vụ cho việc ghi chép,
tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan và phản ánh đầy đủ, kịp
thời trên sổ sách kế toán.
Tổ chức sổ kế toán: Tùy thuộc vào từng chi tiết hạch toán của mỗi đơn vị mà
sử dụng các loại sổ (thẻ) như: thẻ kho, sổ kế toán chi tiết theo dõi nhập- xuất – tồn
vật tư cả về số lượng và giá trị.
Để việc kiểm soát chi phí xây lắp được dễ dàng, Công ty cần tổ chức tốt các
bộ phận tham gia trong các khâu quản lý và tổ chức thực hiện từng công việc :
- Phòng kế hoạch – vật tư, phòng kế toán, phòng kỹ thuật: phối hợp xây dựng
kế hoạch mua sắm, xét duyệt mọi nghiệp vụ mua hàng, đảm bảo hợp lý về giá cả,
chất lượng nguyên vật liệu được mua, mục đích mua. Bộ phận kế toán thanh toán có
chức năng theo dõi, ghi chép trên sổ sách kế toán.
- Bộ phận nhận hàng, thủ kho: Về chức năng hai bộ phận này tách rời nhau.
Bộ phận nhận hàng có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng NVL và lập các
phiếu nhập kho. Thủ kho theo dõi, bảo quản và chịu trách nhiệm về lượng hàng tồn
kho.
- Các bộ phận thi công: Tại các công trình xây lắp cần lập quy trình theo dõi
khối lượng, chất lượng công trình. Quản lý, bảo quản và theo dõi NVL, NVL thu
hồi, phế liệu.
* Đối với chi phí nhân công trực tiếp: cần tổ chức thông tin trong khâu sử
dụng lao động như theo dõi, kiểm tra đạo đức nghề nghiệp, trình độ tay nghề, ngày
công, năng suất lao động và đơn giá lương của công nhân.
Căn cứ để xác định tiền lương của lao động là các chứng từ theo dõi lao động
như bảng chấm công và bảng tiền lương.
Bảng chấm công là chứng từ theo dõi ngày công của người lao động làm cơ
sở cho việc tính lương hàng tháng và xét khen thưởng lúc cuối kỳ hoặc cuối năm.


-23-

Việc chấm công sẽ được giao cho đội trưởng sản xuất và chỉ huy trưởng công
trình tiến hành độc lập và song song nhau. Để giúp cho công việc quản lý được tiến
hành theo đúng kế hoạch, điều rất quan trọng là bảng theo dõi thời gian thực hiện
công việc (bảng chấm công) hoặc các công cụ theo dõi khác nhằm kiểm soát khối
lượng công việc của công nhân phải được hoàn thành một cách tỷ mỹ và chính xác,
đội trưởng sản xuất và chỉ huy trưởng công trình có một quyền hạn nhất định đối
với nhân viên và chịu trách nhiệm cho việc: kiểm soát việc chấm công, Kiểm soát
chất lượng công việc, Ghi chép thời gian dành cho từng công việc cụ thể. Định kỳ
hoặc đột xuất đơn vị xuống trực tiếp công trình để kiểm tra số lượng công nhân thực
tế trực tiếp làm việc tại công trình để làm cơ sở đối chiếu với bảng chấm công của
đội trưởng sản xuất và chỉ huy trưởng công trình.
* Đối với chi phí sử dụng máy thi công: Cần tổ chức thông tin trong khi sử
dụng máy phục vụ cho sản xuất như theo dõi số giờ công, vật tư sử dụng cho máy
thi công, chi phí dịch vụ và chi phí bằng tiền khác phục vụ cho máy.
Nếu không tổ chức đội máy thi công riêng biệt hoặc có tổ chức nhưng không
tổ chức kế toán riêng cho đội máy thi công thì người quản lý phải có trách nhiệm
kiểm soát số ca máy hoạt động và kiểm soát các chi phí liên quan đến máy thi công.
Người quản lý cần quan sát kỹ thời gian sử dụng máy nhằm thu thập những
thông tin về số lượng và nguyên nhân những tổn thất thời gian làm việc trong ca.
Trên cơ sở đó đề ra những biện pháp khắc phục, trừ bỏ những tổn thất thời gian
trong việc sử dụng máy thi công.
* Đối với chi phí sản xuất chung: Cần tổ chức theo dõi nhân viên quản lý, vật
tư sử dụng cho quản lý đội, công trường xây dựng. Do chi phí chung bao gồm nhiều
loại có tính chất khác nhau nên để kiểm soát tốt loại chi phí này doanh nghiệp cần
tổ chức chi tiết số liệu để tạo điều kiện tốt hơn trong quá trình kiểm soát.
1.5.2.3. Sử dụng thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp
Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế
hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó. Phương pháp thường dùng là
so sánh số liệu kế hoạch với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa


-24-

kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra. Để làm được điều này nhà quản trị cần được
cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản
trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý.
* Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hai nhân tố ảnh hưởng đến chi
phí NVL trực tiếp đó là lượng NVL tiêu hao và đơn giá. Giá NVL xuất dùng cho
công trình chính là giá mua, do vậy để kiểm soát về giá NVL phải thực hiện vào lúc
mua.
- Biến động về giá vật liệu cho thấy giá vật liệu thực tế phải trả cho một đơn
vị khối lượng vật liệu tăng lên so với định mức. Nguyên nhân của sự gia tăng này
có thể do các nguyên nhân :
Một là, giá NVL trên thị trường biến động tăng. Nguyên nhân này nhà quản
lý không thể kiểm soát được.
Hai là, giá NVL tăng do người thu mua thông đồng với nhà cung cấp ghi
tăng giá để hưởng lợi cá nhân. Nếu đây là nguyên nhân của sự biến động thì đơn vị
cần phải có biện pháp tốt hơn trong quản lý khâu mua NVL.
- Biến động về khối lượng NVL nói lên sự khác nhau giữa khối lượng đã sử
dụng trong sản xuất với khối lượng phải sử dụng theo định mức tiêu chuẩn đã được
lập. Cho dù biến động này có liên quan tới việc sử dụng vật chất của NVL, nó vẫn
thường được xác định bằng tiền. Biến động về khối lượng NVL sử dụng được xác
định tốt nhất vào lúc đưa NVL vào sử dụng hoặc khi kết thúc một hạng mục công
trình. Tuy nhiên nếu tiến hành xác định biến động ngay khi đưa vào sử dụng thì nó
sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình vì vậy phương pháp xác định biến
động và tìm ra nguyên nhân biến động khi hoàn thành từng hạng mục, giai đoạn
công trình là hợp lý.
Biến động về lượng NVL sử dụng thực tế so với định mức có thể do các
nguyên nhân :
+ Hao hụt trong quá trình vận chuyển, lượng hao hụt này rất nhỏ.
+ Sự gia tăng khối lượng xây lắp của từng hạng mục so với định mức, sự gia
tăng này không ảnh hưởng đến vấn đề kiểm soát chi phí của đơn vị.


-25-

+ Sự gia tăng khối lượng NVL để xây dựng một đơn vị KLXL của từng hạng
mục. Sự gia tăng này là không tốt bởi vì qua hệ thống thí nghiệm, Bộ xây dựng đã
đưa ra định mức khối lượng vật liệu chuẩn cho một đơn vị KLXL. Thực tế không
một đơn vị xây lắp nào bỏ ra nhiều hơn lượng vật liệu định mức để thực hiện một
đơn vị khối lượng. Do vậy, nguyên nhân chủ yếu của sự gia tăng lượng vật liệu này
là do trong khâu bảo quản trong quá trình xây lắp có thể xẩy ra mất mát, sử dụng
lãng phí, trách nhiệm này thuộc về Tổ(đội) trưởng, thủ kho và tùy theo mức độ thất
thoát mà có biện pháp sử lý thích hợp. Để giảm hao hụt trong khâu này, định kỳ
hoặc đột xuất đơn vị phải tổ chức kiểm tra lượng tồn kho và lượng vật liệu đã sử
dụng so với khối lượng vật liệu đã tiêu hao thực tế tương ứng với khối lượng công
việc thực hiện được.
Biến động về giá và lượng NVL nhỏ hơn là tốt, điều này chứng tỏ việc kiểm
soát chi phí nguyên vật liệu có hiệu quả. Tuy nhiên cũng cần chú ý đến chất lượng
công trình khi có sự biến động này.
Biến động về giá và lượng nguyên vật liệu lớn hơn thì đơn vị cần xem xét để
tìm ra nguyên nhân biến động.
*Đối với chi phí nhân công trực tiếp:
Hai nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp đó là mức giá lao
động và năng xuất lao động.
Biến động về mức giá lao động là sự chênh lệch giữa đơn giá tiền lương thực
tế so với đơn giá tiền lương định mức của công nhân trực tiếp xây lắp. Đối với công
nhân làm việc theo hợp đồng dài hạn, mức lương đã được quy định chính xác thì
biến động về giá lao động hiểu theo nghĩa số tiền trả cho người lao động. Biến động
về mức giá lao động thường phát sịnh như là kết quả của cách sử dụng lao động.
Biến động về năng xuất lao động là sự so sánh sức sản xuất của thời gian lao
động giữa định mức và thực tế. Đây là một biến động mà các nhà quản lý công trình
xây dựng cần đặc biệt quan tâm. Vì tăng cao sức sản xuất, giảm thời gian thi công
công trình là một nhân tố chủ yếu để tiết kiệm chi phí.
*Đối với chi phí sử dụng máy thi công:


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×