Tải bản đầy đủ

Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong Chu trình chuyển đổi tại Công ty Gạch men Cosevco – Đà Nẵng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN LÊ NHÂN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI
TẠI CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO - ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học:
PGS.TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN

Đà Nẵng - Năm 2012



LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả

Nguyễn Lê Nhân


MỤC LỤC
Trang
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG
DANH MỤC CÁC HÌNH

LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
TỔNG QUAN TÀI LIỆU................................................................................5
CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI.............................................9
1.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP....................................................9
1.1.1. Hệ thống và các đặc trưng cơ bản của hệ thống.............................9
1.1.2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp........................................12
1.1.3. Hệ thống thông tin quản lý.............................................................17
1.1.4. Hệ thống thông tin kế toán.............................................................19
1.1.4.1. Khái niệm về Hệ thống thông tin kế toán (AIS).........................19
1.1.4.2. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp..............................21
1.1.4.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp.........................................................22
1.1.4.4. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo Phần hành và Chu trình
................................................................................................................23
1.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH
CHUYỂN ĐỔI...............................................................................................25
1.2.1. Đặc điểm của Chu trình chuyển đổi..............................................25
1.2.2. Chức năng của Chu trình chuyển đổi............................................27
1.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi.28
1.2.4. Kiểm soát thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi.............37


KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..............................................................................38
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY GẠCH MEN
COSEVCO - ĐÀ NẴNG...............................................................................39
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO –
ĐÀ NẴNG......................................................................................................39
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Gạch men
Cosevco – Đà Nẵng....................................................................................39


2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý SXKD tại Công ty Gạch men Cosevco:
.....................................................................................................................39
2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty Gạch men Cosevco – Đà Nẵng:
.....................................................................................................................41
2.1.4. Thực trạng tổ chức sản xuất tại Công ty Gạch men Cosevco Đà
Nẵng............................................................................................................41
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất.........................................................41
2.1.4.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất....................................42
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY GẠCH MEN
COSEVCO - ĐÀ NẴNG...............................................................................45
2.2.1. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi.45
2.2.1.1. Tổ chức thông tin về Định mức chi phí vật tư phục vụ sản xuất48
2.2.1.2. Tổ chức dữ liệu các công đoạn sản xuất....................................51
2.2.1.3. Tổ chức thông tin trong khâu lập kế hoạch sản xuất.................52
2.2.1.4. Tổ chức thông tin trong khâu lập và phát Lệnh sản xuất..........54
2.2.1.5. Tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư............................57
2.2.1.6. Tổ chức thông tin trong khâu tổng hợp chi phí sản xuất và tính
giá thành sản phẩm.................................................................................67
2.2.2. Một số nhược điểm và tồn tại cần khắc phục của hệ thống thông
tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty................................93
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2..............................................................................96
CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ
THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI
TẠI CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO..................................................97
- ĐÀ NẴNG....................................................................................................97
3.1. HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG
CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI.......................................................................97
3.1.1. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin xây dựng định mức
chi phí sản xuất..........................................................................................99
3.1.2. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu lập kế
hoạch sản xuất.........................................................................................100
3.1.3. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu lập và
phát Lệnh sản xuất..................................................................................101
3.1.4. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu tổ chức
sản xuất.....................................................................................................102
3.1.4.1. Tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư..........................102
3.1.4.2. Hoàn thiện tổ chức thời gian lao động và chi phí nhân công.103
3.1.4.3. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin tổng hợp chi phí sản
xuất và tính giá thành sản phẩm...........................................................104


3.2. HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC MÃ HOÁ DỮ LIỆU
CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 105
3.3. HOÀN THIỆN CẤU TRÚC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRONG
CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY..........................................107
3.3.1. Hoàn thiện cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán...................................107
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức luân chuyển chứng từ thủ công trong chu
trình chuyển đổi.......................................................................................109
3.4. HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC KIỂM SOÁT CHI PHÍ
SẢN XUẤT...................................................................................................111
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3............................................................................115
KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN.....................................................116


DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT

HTTT

Hệ thống thông tin

HTTTKT (AIS)

Hệ thống thông tin kế toán

HTTTQL

Hệ thống thông tin quản lý

ERP

Enterprise Resource Planning

CSDL

Cơ sở dữ liệu

BCTC

Báo cáo tài chính

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

CCDC

Công cụ dụng cụ

CĐKT

Chế độ kế toán

NVL

Nguyên vật liệu

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TK

Tài khoản

TSCĐ

Tài sản cố định

CPNVLTT

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CPNCTT

Chi phí nhân công trực tiếp

CPSXC

Chi phí sản xuất chung

PX

Phân xưởng


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
Bảng 1
Bảng 2
Bảng 3
Bảng 4
Bảng 5
Bảng 6
Bảng 7
Bảng 8
Bảng 9
Bảng 10
Bảng 11
Bảng 12
Bảng 13
Bảng 14
Bảng 15
Bảng 16
Bảng 17
Bảng 18
Bảng 19
Bảng 20
Bảng 21
Bảng 22
Bảng 23
Bảng 24
Bảng 25

Tên bảng
Phiếu yêu cầu sản xuất
Định mức Phân xưởng Lát
Định mức cấp phối
Công đoạn sản xuất
Kế hoạch sản xuất
Lệnh sản xuất
Đơn cấp phối xương
Đơn cấp phối men màu
Phiếu đề nghị cấp vật tư
Phiếu xuất kho sản xuất
Phiếu xuất kho tổng hợp - Xương
Phiếu xuất kho tổng hợp - Men màu
Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Sổ Cái TK 621
Bảng chấm công
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng phân bổ tiền lương
Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp
Sổ Cái TK 622
Sổ chi tiết TK 62714
Sổ Cái TK 627
Sổ Cái TK 154
Thống kê chi phí sản xuất dở dang
Báo cáo tình hình sản xuất
Bảng tính giá thành sản phẩm
Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu
Bảng 26 trình chuyển đổi
Phân tích sự biến động chi phí nguyên vật liệu
Bảng 27 trực tiếp
Phân tích sự biến động chi phí nhân công trực
Bảng 28 tiếp

Trang
48
49
50
52
54
55
59
62
63
64
65
66
70
71
76
77
78
79
80
83
85
87
89
91
92
107
113
114


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
Hình 1.1
Hình 1.2
Hình 1.3
Hình 1.4
Hình 1.5
Hình 1.6
Hình 1.7
Hình 3.1
Hình 3.2
Sơ đồ 1.1
Sơ đồ 1.2
Sơ đồ 2.1
Sơ đồ 2.2
Sơ đồ 2.3
Sơ đồ 2.4
Sơ đồ 2.5
Sơ đồ 3.1

Tên
Các đặc trưng cơ bản của hệ thống
Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
Quy trình kế toán trong doanh nghiệp
Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với
các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp
Các Bộ phận liên quan trực tiếp đến chu trình
chuyển đổi sản phẩm & đáp ứng nhu cầu khách
hàng
Các chức năng cơ bản của Chu trình chuyển đổi
Mối quan hệ thông tin của chu trình chuyển đổi
Tổ chức mối quan hệ giữa các tập tin cơ sở dữ
liệu trong chu trình chuyển đổi
Thông tin kế toán trong quá trình sản xuất
Quy trình cung ứng và quản lý nguyên vật liệu
Tổ chức Bộ máy quản lý Công ty Gạch men
Cosevco Đà Nẵng
Tổ chức Bộ máy Kế toán Công ty Gạch men
Cosevco Đà Nẵng
Tổ chức quá trình sản xuất tại Công ty Gạch
men Cosevco Đà Nẵng
Quy trình công nghệ sản xuất - Phân xưởng
gạch Lát
Dòng dữ liệu trong chu trình chuyển đổi
Tổ chức luân chuyển chứng từ thủ công trong
chu trình chuyển đổi

Trang
9
14
20
22
23
27
28
98
108
29
31
40
41
42
43
46
110


1


2

Mặt khác, thông qua nghiên cứu thực trạng tổ chức hệ thống thông tin
kế toán trong quá trình sản xuất cụ thể tại Công ty Gạch men Cosevco Đà
Nẵng” tôi nhận thấy một số vấn đề tồn tại cần khắc phục và hoàn thiện, đó là:
- Hệ thống thông tin kế toán nói riêng và hệ thống thông tin quản lý
trong doanh nghiệp nói chung hiện nay chưa được triển khai một cách cụ thể,
chi tiết tại các doanh nghiệp. Đặc biệt là việc thiết lập và vận hành hệ thống
thông tin kế toán trong chu trình sản xuất tại các doanh nghiệp sản xuất chưa
được chú trọng đúng mức.
- Từ kết quả khảo sát và nghiên cứu thực tiễn cùng với kết quả tìm hiểu
nghiên cứu các tài liệu liên quan về nội dung cụ thể về công tác tổ chức hệ
thống thông tin kế toán theo chu trình nói chung, hệ thống thông tin kế toán
trong chu trình chuyển đổi tại doanh nghiệp sản xuất nói riêng, tôi nhận thấy
đây là vấn đề cần được đầu tư nghiên cứu một cách chi tiết nhằm tìm ra
những giải pháp hữu hiệu hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong doanh
nghiệp sản xuất. Đó chính là nội dung cơ bản được đề cập trong bài Luận văn:
“Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công
ty Gạch men Cosevco – Đà Nẵng”.

CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI


3

1.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1. Hệ thống và các đặc trưng cơ bản của hệ thống
Hệ thống là tập hợp các phần tử có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác
động qua lại nhau một cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể thống nhất
nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định. [6, tr. 5]
Kết cấu của hệ thống là cách thức cấu tạo nên hệ thống, phản ánh sự
sắp xếp các phần tử và các quan hệ giữa chúng theo một trật tự nhất định. Kết
cấu của hệ thống tồn tại một cách khách quan.
Các đặc trưng cơ bản của hệ thống: Mỗi hệ thống đều có các phần tử
cấu thành, có mục tiêu, các phương thức hoạt động và phối hợp các phần tử
nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Hệ thống tiếp nhận các yếu tố đầu vào, xử lý
theo phương thức đã được xác định và kết xuất các kết quả đầu ra (như biểu
diễn Hình 1.1). Một hệ thống hoàn chỉnh sẽ bao gồm các đặc trưng cơ bản
sau: Mục tiêu của hệ thống, Hoạt động xử lý của hệ thống, Đầu vào, Đầu ra,
Môi trường, Giao diện, Phản hồi

Mục tiêu
Môi trường

Đầu vào

Đầu ra
Hệ thống
Giao diện

Hình 1.1 – Các đặc trưng cơ bản của hệ thống

- Mục tiêu của hệ thống: là lý do để tồn tại hệ thống, là trạng thái, kết quả hệ
thống mong đợi hoặc dự định đạt tới trong quá trình hoạt động của hệ thống.


4

Mỗi hệ thống có một mục tiêu chung là mục tiêu định hướng của cả hệ
thống và các mục tiêu riên của từng phần tử, từng phân hệ trong hệ thống.
Giữa mục tiêu chung và mục tiêu riêng có thể có sự thống nhất hoặc không
thống nhất. Tính có mục tiêu là đặc trưng của hệ thống phức tạp. Mục tiêu của
hệ thống có thể thay đổi từng giai đoạn nhất định. [7, tr. 16-17]
- Hoạt động xử lý của hệ thống: Là toàn bộ các hoạt động bên trong hệ thống,
biểu hiện sự tương tác qua lại giữa các phần tử của hệ thống với nhau nhằm
tác động đến đầu vào để chuyển hoá nó thành đầu ra.
- Đầu vào: Là toàn bộ những gì từ môi trường tham gia vào hệ thống, hay nói
cách khác đầu vào là các tác động mà hệ thống nhận được từ môi trường.
- Đầu ra: Là sản phẩm của hệ thống được đưa trở lại môi trường. Đó là kết
quả của quá trình hoạt động của hệ thống hoặc phản ứng trở lại từ hệ thống
đến môi trường. Tập hợp những đầu vào và đầu ra của hệ thống gọi là tương
tác của hệ thống với môi trường. Có thể có nhiều loại tương tác khác nhau
nhằm trao đổi năng lượng, vật chất hay trao đổi thông tin.
- Môi trường: Là hoàn cảnh mà trong đó hệ thống hoạt động. Để đạt được
mục tiêu, các hệ thống tương tác với môi trường của chúng. Đó là các thực
thể tồn tại bên ngoài hệ thống nhưng lại có quan hệ, tác động lên hệ thống và
chịu tác động của hệ thống.
- Giao diện: Hay còn gọi là đường biên, là điểm tiếp xúc của hệ thống với
môi trường hoặc là ranh giới chung của hai hay nhiều hệ thống để phân định
phạm vi giữa chúng.
- Phản hồi: Là cách thức cung cấp thông tin ngược lại cho hệ thống để so
sánh kết quả đầu ra với kết quả mong muốn. Điều này giúp cho hệ thống tự
điều chỉnh hoạt động của mình.
Mỗi Doanh nghiệp có thể được xem là một hệ thống. Để tiến hành hoạt
động sản xuất kinh doanh, Doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý một cách tối ưu


5

các yếu tố đầu vào như Vốn, nguyên nhiên vật liệu, nhân lực, nhà xưởng, máy
móc thiết bị, công nghệ, dữ liệu… Sản phẩm và dịch vụ đầu ra được tiêu thụ
trên thị trường. Hoạt động của Doanh nghiệp không thể tách rời môi trường
sản xuất kinh doanh, ở đó Doanh nghiệp có mối quan hệ với nhiều thực thể
khác nhau trong nền kinh tế như Chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp, các
đối thủ cạnh tranh, ngân hàng, các cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức công
đoàn, công chúng…Trong thời đại toàn cầu hoá, môi trường hoạt động của
Doanh nghiệp còn bao gồm cả môi trường kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội
và luật pháp không chỉ của một đất nước mà trên phạm vi toàn cầu. Để có thể
thành công, doanh nghiệp phải thường xuyên thu thập và tiếp nhận các thông
tin phản hồi từ thị trường để điều chỉnh chiến lược và chính sách kinh doanh
cho phù hợp. Trong từng giai đoạn hoạt động nhất định, doanh nghiệp có thể
xác định các mục tiêu cụ thể khác nhau, tuy nhiên mục tiêu cuối cùng là tối đa
hoá giá trị của doanh nghiệp. [6, tr. 5]
Nhằm thực hiện quá trình chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành sản
phẩm, dịch vụ đầu ra, trong mỗi doanh nghiệp có thể được tổ chức thành
nhiều bộ phận, mỗi bộ phận thực hiện một chức năng khác nhau. Các chức
năng cơ bản trong một doanh nghiệp thường là: Marketing, Cung ứng, Sản
xuất, Tiêu thụ, Quản trị nhân lực, Nghiên cứu phát triển, Tài chính, Kế toán
Như vậy, trong doanh nghiệp có nhiều bộ phận chức năng khác nhau,
mỗi bộ phận chức năng thường được tổ chức thành các đơn vị, phòng ban,
phân xưởng…Theo cách này, có thể nhìn nhận mỗi bộ phận chức năng nêu
trên là một hệ thống con trong hệ thống doanh nghiệp. Mỗi hệ thống con đều
có đầu vào, đầu ra, quá trình xử lý và mục tiêu riêng nhưng tất cả đều hoạt
động nhằm hướng đến việc sử dụng hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp để
đạt được mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận của toàn doanh nghiệp trong từng
giai đoạn cụ thể.


6

Các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp có mối quan hệ tác động
qua lại lẫn nhau theo nhiều phương thức khác nhau. Để phối hợp hoạt động
một cách hiệu quả các chức năng trên cần thiết phải có sự quản lý, điều phối
chung. Một trong những yếu tố quan trọng để thục hiện việc quản lý này là
cần phải có thông tin liên quan đến tất cả các chức năng hoạt động của doanh
nghiệp để làm cơ sở cho việc ra các quyết định quản lý. Những thông tin đó
chính là sản phẩm của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, trong đó thông
tin do hệ thống kế toán của doanh nghiệp cung cấp đóng vai trò rất quan
trọng. Hệ thống thông tin được xem là cầu nối các chức năng của doanh
nghiệp với nhau để đạt được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. Hiện nay,
ngày càng nhiều tổ chức, doanh nghiệp xem hệ thống thông tin là yếu tố quan
trọng nhất giúp họ có đủ năng lực cạnh tranh và đạt được những bước thành
công trong hoạt động kinh doanh của mình.
1.1.2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Trong mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người luôn cần đến
thông tin. Thông tin mang lại cho con người sự hiểu biết để nhận thức tốt hơn
về những gì đã và đang diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp nói riêng và trong đời sống xã hội cũng như trong tự nhiên nói
chung. Thông tin được chúng ta tiếp nhận dưới nhiều hình thức khác nhau
thông qua các phương tiện truyền tin khác nhau. Từ điển Tiếng Việt định
nghĩa: “Thông tin là truyền tin cho nhau để biết”. Thông tin có thể được tiếp
nhận qua việc thu thập và xử lý dữ liệu, trao đổi, phân tích, truyền thụ, cảm
nhận…giúp tăng thêm sự nhận thức và hiểu biết của con người về một sự
kiện, một hiện tượng nào đó. Như vậy, thông tin được xem xét trên cả ba khía
cạnh: Thứ nhất, đó chính là nội dung được chuyển tải; Thứ hai là phương tiện
chuyển tải; truyền tin; Thứ ba, đích đến của thông tin.


7

Thông tin có thể được chuyển tải qua các môi trường vật lý khác nhau
như ánh sáng, sóng âm, sóng điện từ…được ghi lại và lưu trữ trên các phương
tiện hữu hình như văn bản trên giấy, đĩa từ, băng ghi âm hay phim ảnh…
Hệ thống thông tin gồm con người, các quy trình và thiết bị công nghệ
thông tin tương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu và cung cấp
thông tin hữu ích cho người sử dụng có liên quan.
Cần phân biệt thông tin và dữ liệu. Dữ liệu là những dữ kiện, con số,
hình ảnh…chưa qua xử lý để mang lại ý nghĩa cụ thể phục vụ cho nhu cầu của
người sử dụng nhất định. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý, mang ý nghĩa
phù hợp với nhu cầu cụ thể của người sử dụng. Thông tin chỉ tồn tại và có ý
nghĩa trong một hệ thống quản lý nhất định.
Trên thực tế, khái niệm dữ liệu và thông tin chỉ mang tính tương đối.
Cùng một sự kiện, nhưng đối với người này là dữ liệu nhưng đối với người
khác có thể là thông tin. Ví dụ, một phiếu xuất kho được chuyển đến kho, đối
với người thủ kho, từng dữ kiện trên phiếu xuất kho là thông tin, bởi vì căn cứ
vào các thông tin cụ thể được ghi trên phiếu xuất kho, người thủ kho mới có
thể thực hiện được việc xuất kho từng loại vật tư, hàng hoá theo yêu cầu. Như
vậy, đối với thủ kho, từng phiếu nhập xuất kho đều truyền tải dòng thông tin
từ bộ phận quản lý vật tư. Trong khi đó, đối với các nhà quản lý hàng tồn kho,
dữ kiện trên từng phiếu xuất kho riêng lẻ thường ít có ý nghĩa trong việc điều
hành, quản lý kho hàng và ra các quyết định. Các dữ liệu này sau đó phải
được phân loại, tính toán, tổng hợp để có được những thông tin khái quát hơn
về tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư hàng hoá và toàn bộ kho
hàng trong một khoản thời gian nhất định.
Quá trình xử lý và cung cấp thông tin tạo ra dòng thông tin. Hướng của
dòng thông tin thường được hiểu là từ nơi phát đến nơi nhận. Mỗi thông tin
đều có vật mang tin và nội dung tin. Có thể ví nội dung tin là linh hồn còn vật


8

mang tin là cái vỏ vật chất. Nội dung tin bao giờ cũng phải chứa đựng trên
một vật mang tin nào đó. Trên một vật mang tin có thể có nhiều nội dung tin
và có thể thay đổi vật mang tin trong quá trình lưu chuyển của thông tin.
Thông tin được coi trọng khi nó được sử dụng vào một mục đích cụ thể
nào đó. Thông tin được con người sử dụng để biến đổi thành thông tin mới,
nó có thể được lưu trữ trong các đĩa cứng hay mềm, ở trên mạng hay là trên
giấy,... Trong lĩnh vực quản lý, người quản lý sử dụng một hệ thống thông tin
để điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược.
Như vậy, hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết
bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử
lý và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi
trường. [3, tr. 5]
Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ
phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Hệ thống thông tin được
mô tả qua Hình 1.2
NGUỒN
THU THẬP

ĐÍCH

XỬ LÝ VÀ LƯU
TRỮ

PHÂN PHÁT

KHO DỮ LIỆU

Hình 1.2: Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Thông tin có vai trò rất quan trọng đối với người lãnh đạo, quản lý
trong doanh nghiệp để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài
hạn. Trong kinh doanh, thông tin là nguồn sức mạnh trong việc cạnh tranh,
giúp cho doanh nghiệp có khả năng quyết đoán và khôn khéo hơn trước các
đối thủ của mình ở những thời điểm cạnh tranh quyết liệt. Việc nắm bắt kịp
thời và chính xác thông tin giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện hợp
lý công việc để đạt tới mục đích một cách tối ưu nhất. Thiếu thông tin, các


9

nhà quản trị sẽ phải đối mặt với các tình huống bất định, gặp khó khăn trong
việc đưa ra các quyết định hoặc các quyết định sẽ bị sai lệch, thiếu cơ sở khoa
học, không thực tiễn và trở nên kém hiệu quả. Nếu không có thông tin chính
xác, đầy đủ, kịp thời để phục vụ công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành thì
tình huống mất khả năng kiểm soát, mất khả năng điều khiển có thể xãy ra và
sẽ đem lại những tổn thất cho doanh nghiệp.
Công việc lãnh đạo và quản lý đòi hỏi thông tin phải chính xác, kịp thời
và đầy đủ để đề ra các quyết định đúng đắn, đem lại hiệu quả. Trong thực tế
đã có nhiều quyết định sai lầm xuất phát từ việc khai thác, sử dụng thông tin
thiếu chính xác hoặc không đầy đủ. Với tầm quan trọng của thông tin trong
công tác điều hành quản lý và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, thông
tin được cung cấp phải đáp ứng những yêu cầu nhất định sau:
Tính chính xác: Phản ánh đúng bản chất của những tác động của môi trường
kinh doanh và tình hình thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
Tính kịp thời: Cung cấp đúng thời điểm cần cho việc ra các quyết định.
Tính đầy đủ và hệ thống: Phản ánh được mọi mặt của quá trình sản xuất kinh
doanh và mối quan hệ bản chất giữa các mặt, các quá trình.
Tính phù hợp: Đáp ứng được yêu cầu cụ thể của từng người quản lý trong
việc điều hành và ra quyết định.
Tính khách quan: Cần phải được cung cấp một cách trung thực, khách quan
thực tế hoạt động và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. [4, tr. 11-12]
Tuy nhiên, việc thoả mãn tất cả các yêu cầu một cách đồng thời là điều
rất khó khăn và đôi khi không thực hiện được. Do vậy tuỳ đặc điểm của từng
loại quyết định của từng cấp quản trị trong doanh nghiệp mà trật tự ưu tiên
trong việc thoả mãn các yêu cầu này là khác nhau.
Trong một doanh nghiệp điển hình, thông thường có ba cấp quản trị là
quản trị chiến lược, quản trị chiến thuật và quản trị tác nghiệp. Mỗi cấp quản


10

trị sẽ chịu trách nhiệm ra các quyết định phục vụ cho những mục tiêu quản lý
khác nhau và yêu cầu về thông tin với những đặc trưng khác nhau.
Cấp quản trị chiến lược thiết lập, chỉ đạo thực hiện nhằm đạt được các
mục tiêu dài hạn và quyết định của cấp này thường liên quan đến các vấn đề
không mang tính cấu trúc. Đó là các vấn đề có thể được giải quyết bằng nhiều
cách nhưng tại thời điểm ra quyết định không thể xác định được đâu là lựa
chọn tốt nhất và cũng không có những hướng dẫn cụ thể cho việc xác định các
lựa chọn. Vì thế ở cấp quản trị này người quản lý cần nhiều loại thông tin
không chỉ bên trong doanh nghiệp mà cả những thông tin liên quan đến các
đối thủ cạnh tranh, thông tin về thị trường, công nghệ, các chính sách của nhà
nước cũng như các thông tin liên quan đến môi trường kinh tế, văn hoá, chính
trị xã hội của quốc gia và quốc tế.
Ngược lại, cấp quản trị tác nghiệp thường phải đối mặt với những vấn
đề mang tính cấu trúc. Người quản lý được phân công các công việc cụ thể và
có những chỉ dẫn cụ thể cho việc thực hiện các công việc đó. Do vậy, cấp
quản trị tác nghiệp cần những thông tin chi tiết về các hoạt động của doanh
nghiệp để xử lý các vấn đề xãy ra trong nội bộ doanh nghiệp và thường lặp đi
lặp lại. Ngoài các cấp quản trị, ở cấp nhân viên thừa hành - những người thực
thi các hoạt động tác nghiệp hằng ngày cũng cần phải trao đổi, chia sẽ thông
tin với nhau để hỗ trợ, phối hợp nhằm hoàn thanh tốt công việc. Thiếu các
thông tin tác nghiệp hoặc việc tổ chức thông tin chồng chéo, mâu thuẫn sẽ ảnh
hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác của tất cả các bộ phận.
Như vậy có thể thấy bên cạnh các mối quan hệ dọc (quan hệ giữa cấp
trên và cấp dưới), việc tổ chức thông tin còn được thực hiện theo mối quan hệ
ngang để phối hợp hoạt động trong cùng một cấp quản lý hoặc tác nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp được xem là một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống
con thực hiện những chức năng riêng biệt. Mỗi hệ thống con đều có mục tiêu


11

riêng, có đầu vào, có hoạt động xử lý và đầu ra khác nhau. Hệ thống thu thập,
xử lý và cung cấp thông tin đảm bảo thực hiện các hoạt động hằng ngày và
phục vụ cho việc ra quyết định của các cấp quản lý và tác nghiệp trong doanh
nghiệp gọi chung là hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. [6, tr 8-9]
1.1.3. Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bản thân nó cũng là một hệ
thống phức tập được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Theo chức năng, hệ
thống thông tin trong doanh nghiệp có thể được phân thành Hệ thống tự động
hoá sản xuất (Automatized Manufacturing System - AMS) có chức năng xử lý
và điều khiển tự động các quá trình vận hành các thiết bị trong sản xuất và Hệ
thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS). Chức năng
của hệ thống thông tin quản lý là thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin cần
thiết cho sự quản lý, điều hành doanh nghiệp cũng như hỗ trợ các hoạt động
tác nghiệp tại các bộ phận. Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý để
sẵn sàng phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp của doanh nghiệp. Có ba loại
thông tin quản lý, đó là Thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật và thông
tin tác nghiệp. [6, tr 20-21]
Thông tin chiến lược: Là thông tin được sử dụng để xây dựng chiến
lược và các chính sách dài hạn của doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho các
nhà quản lý cấp cao trong việc dự đoán và định hướng cho tương lai. Loại
thông tin này đòi hỏi tính khái quát và tổng hợp. Dữ liệu để xử lý ra loại
thông tin này thường được sử dụng kết hợp cả bên trong và bên ngoài doanh
nghiệp, trong đó chú trọng đến các dữ liệu được thu thập được từ môi trường
bên ngoài doanh nghiệp. Đây là loại thông tin được cung cấp mỗi khi có yêu
cầu.
Thông tin chiến thuật: Là thông tin sử dụng cho việc xây dựng và thực
thi các chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho nhà quản lý các phòng ban


12

trong doanh nghiệp. Loại thông tin này vừa mang tính tổng hợp đồng thời đòi
hỏi phải đảm bảo mức độ chi tiết nhất định. Đây là loại thông tin thường được
cung cấp định kỳ.
Thông tin tác nghiệp: Sử dụng cho các tác nghiệp hàng ngày và phục
vụ cho việc giám sát hoạt động tác nghiệp của doanh nghiệp. Loại thông tin
này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu bên trong doanh
nghiệp và cần được cung cấp kịp thời, thường xuyên.
Để xử lý và cung cấp thông tin với các mức độ khái quát và chi tiết như
trình bày trên, hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo hai
mức: Ở mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ xử lý dữ liệu và in ra các
bảng biểu, chứng từ giao dịch theo mẫu tương tự như cách xử lý bằng thủ
công. Khi đó hệ thống được gọi là Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction
Processing System), ví dụ hệ thống xử lý các Đơn đặt hàng, quản lý nhân sự,
lập hoá đơn, thanh toán… Ở mức điều hành, hệ thống phải cung cấp các
thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho nhà quản lý doanh
nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành hoạt động.
Trong trường hợp này hệ thống còn được gọi là hệ thống hỗ trợ ra quyết định
(Decision Support System). Bên cạnh đó doanh nghiệp còn có thể tổ chức hệ
thống chuyên gia (Expert System) nhằm tập hợp và huy động kiến thức
chuyên môn của các chuyên gia để phục vụ cho việc xử lý thông tin chuyên
sâu.
- Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - AIS) là một
bộ phận cấu thành đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập, xử
lý và cung cấp các thông tin liên quan đến tình hình tài sản, nguồn vốn, quá
trình kinh doanh (doanh thu, chí phí, lợi nhuận) và lưu chuyển tiền tệ của
doanh nghiệp ở mức độ tổng hợp và chi tiết khác nhau theo yêu cầu về thông


13

tin của người sử dụng. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm hai hệ thống con
là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị.
- Hệ thống thông tin thị trường: Cung cấp thông tin liên quan đến thị trường
như: thông tin về khách hàng, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, dự báo giá
cả, sản phẩm cạnh tranh…
- Hệ thống thông tin sản xuất: Cung cấp thông tin đến hoạt động sản xuất như
kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật liệu và nhân công, công nghệ sản
xuất, vật liệu thay thế…
- Hệ thống thông tin tài chính: Cung cấp thông tin liên quan đến thị trường tài
chính, tỷ giá ngoại tệ, tình hình và khả năng thanh toán các khoản nợ vay, lãi
suất thị trường, các kênh huy động vốn, chỉ số chứng khoán…
- Hệ thống thông tin nhân lực: Cung cấp thông tin về chính sách tuyển dụng,
đãi ngộ, thanh toán lương, về thị trường lao động, xu thế sử dụng nhân lực…
1.1.4. Hệ thống thông tin kế toán
1.1.4.1. Khái niệm về Hệ thống thông tin kế toán (AIS)
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nhân lực, các phương
tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp
cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng
thời kỳ nhất định. [6, tr. 22]
Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra.
Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán được biểu diễn như Hình
1.3.

Phần
cứng

Phần
mềm

Thông tin
Hình 1.3: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toánkế toán
Dữ liệu kế
CON
toán
NGƯỜI

Cơ sở
dữ liệu

Các quy
trình,
thủ tục


14

- Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về
tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin về tài sản,
nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp.
- Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh
nghiệp như mua vật tư, hàng hoá, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, trả
lương cho công nhân…
- Quy trình xử lý: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ thể
từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích,
tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các
phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi
kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân
đối kế toán. Để thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham
gia của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kỹ năng và trình độ
nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lý
với sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ
sở dữ liệu, sổ sách…)
- Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng,
bao gồm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, các cấp quản trị cũng như
phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong doanh nghiệp.
Trong các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán, quy trình xử lý kế toán
là phức tạp nhất. Vì vậy để hiểu rỏ về hệ thống thông tin kế toán cần đặc biệt
nắm được quy trình xử lý kế toán trong một doanh nghiệp.
1.1.4.2. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp
Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn và
quá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một doanh nghiệp cần được tổ chức
theo một quy trình chặt chẽ và khoa học.[6, tr. 23-24]. Trong điều kiện hạch
toán thủ công, tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu quản lý


15

cụ thể của người quản lý doanh nghiệp mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi
chép, xử lý và cung cấp thông tin có thể khác nhau, nhưng đều tuân theo quy
trình xử lý bao gồm ba giai đoạn: Ghi nhận, xử lý, báo cáo như biểu diễn trên
Hình 1.4.

Kế toán tổng hợp
Các nghiệp vụ kinh tế
Các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh
phát sinh

ACCOUNTING
Ghi nhận

Xử lý

Chứng từ
Chứng từ
kế toán
kế toán

Kế toán chi tiết

Nhật ký
Nhật ký

Các sổ kế toán chi
Các sổ kế toán chi
tiết
tiết

Sổ cái
Sổ cái

Các bảng
Các bảng
tổng hợp chi tiết
tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối
Bảng cân đối
tài khoản
tài khoản

Báo cáo

Báo cáo
Báo cáo
Tài chính
Tài chính

Hình 1.4: Quy trình kế toán trong doanh nghiệp


16

1.1.4.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức
tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối
quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho
hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả. Hệ thống thông tin kế toán cùng với
hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin
bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẽ
các nguồn lực, tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu
quản trị doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản trị
với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt được
mục tiêu đề ra. (Hình 1.5)

Hình 1.5: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp


17

1.1.4.4. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo Phần hành và Chu trình
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo Phần hành: Cách tổ chức dữ
liệu kế toán bằng việc phân loại và xử lý theo từng đối tượng kế toán nhất
định được gọi là tổ chức theo phần hành kế toán, mỗi phần hành đều do một
nhân viên kế toán phụ trách một cách độc lập. Trong doanh nghiệp thường có
các phần hành kế toán chủ yếu như: Kế toán tiền, kế toán vật tư, kế toán công
nợ, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ…
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo Chu trình: Trong quá trình
hoạt động của các doanh nghiệp có những công việc lặp đi lặp lại một cách
thường xuyên, liên tục theo một trình tự (gọi là chu trình) nhất định qua nhiều
khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện,
trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán.
Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ
nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức
năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Do vậy cần
thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ
phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để
xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện
nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót.
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm tăng cường chức
năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và
giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, bên cạnh việc tổ chức
theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo
chu trình (cycle approach), nhằm hướng đến việc phục vụ các đối tượng sử
dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần
thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình công tác để tổ


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x