Tải bản đầy đủ

HƯỚNG dẫn sử DỤNG PHẦN mềm SALE SOFT bản nhỏ

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SALESOFT
PHẦN 1: DÀNH CHO NGƯỜI QUẢN TRỊ (ADMINISTRATOR)
KHAI BÁO NGƯỜI SỬ DỤNG VÀ PHÂN QUYỀN
1. Đăng nhập chương trình

I.

2.

Đánh tên người dùng: (người quản trị là administrator), (Tên người dùng khác do
người quản trị đặt)
Đánh Mật khẩu của người dùng (Ban đầu có thể người quản trị khai báo cho bạn)
Chọn ngày làm việc (Phần mềm tự động lấy ngày làm việc hiện thời)
Bấm nút “Đăng nhập”

Khai báo người sử dụng và phân quyền : Do người quản trị (Administrator) làm:

Bạn phải đăng nhập chương trình bằng user: Administrator rồi:
Chọn Hệ thống === Quản trị người dùng ===== Khai báo người sử dụng



Căn cứ vào việc tổ chức phân quyền, phân công công việc người quản trị có thể phân
quyền cho người dùng được phép làm gì và không được phép làm gì bằng cách đánh
dấu vào các ô mục, sau khi đánh dấu phân quyền xong thì nhần nút “Chấp nhận”
2.1 Mục Hệ thống:
-

Cho phép người dùng hoặc cấm người dùng sử dụng những modul mang tính chất hệ
thống. Nếu được phép thì trên màn hình hiện thì phần mềm của người dùng modul đó
sẽ được hiện ra, nếu không được phân quyền thì modul đó sẽ được ẩn đi.
Ví dụ:
Ví dụ: Nếu phân quyền (tick vào) cho người dùng Quản lý bảo hành thì modul bảo
hành sẽ được hiện ra để người dùng làm việc, người khác không được phân quyền sẽ
không nhìn thấy modul này.
2.2 Mục Danh Mục

Người dùng được phần quyền Tạo mới, Sửa hay Xóa những danh mục.
2.3 Mục Chứng từ:


Người dùng sẽ được phân quyền được phép làm những chứng từ gì và không được
phép làm những chứng từ gì theo yêu cầu của doanh nghiệp.
2.4 Mục Báo cáo

Người dùng được phân quyền xem, xuất ra excel hay xóa các báo cáo.

2.5 Mục cửa hàng (Chi nhánh)


Cho phép phân người dùng thuộc chi nhánh hay cửa hàng nào. Khi đó người dùng chỉ
có thể làm việc và xem báo cáo trên cửa hàng/chi nhánh mình được phân quyền mà
không xem, không làm ảnh hưởng được đến chi nhánh/cửa hàng khác.
2.6 Mục Quyền kho

Cho phép/không cho phép người dùng đặt hàng, xuất, nhập hàng hóa, chỉ được phép
làm các công việc của kho do mình được phân quyền.
2.7 Mục khoản mục:


Mục khoản mục nhằm phân quyền trong việc phân công nhiệm vụ các kế toán, thủ
quỹ.


2.8 Mục đơn hàng:
Được phân quyền cho người dùng xem các đơn đặt hàng online khi phần mềm
được kết nối với website bán hàng online
Sau khi đã phân quyền xong thì bấm vào nút “Chấp nhận”
II. TẠO DANH MỤC CƠ BẢN
1. Tạo danh mục ngành hàng:
Thông thường các doanh nghiệp sẽ quản lý hàng hóa của mình theo:
Ngành hàng ===== Nhóm hàng ==== Tên hàng hóa

Vào hệ thống === Bảng danh mục === Danh mục ngành hàng


Để tạo mới 1 ngành hàng: Bấm vào nút “Tạo mới” Trên cửa số Danh mục ngành hàng.
Đánh mã ngành hàng = Tên ngành hàng = Bấm Lưu
2. Tạo danh mục Nhóm hàng

Cách tạo danh mục Nhóm hàng giống như tạo danh mục ngành hàng
Chọn Hệ Thống === Bảng danh mục ==== Danh mục nhóm hàng == Tạo mới
== Lưu
3. Tạo danh mục hàng hóa
Chọn Hệ thống == Bảng danh mục === Danh mục hàng hóa === Thêm mới

-

Tại cửa sổ khai báo hàng hóa:
Chọn ghi mã hàng hóa (nếu quản lý bằng mã vạch thì dùng thiết bị bắn mã vạch)
Tên hàng: Ghi tên thường gọi của hàng hóa


-

-

-

Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng mà hàng hóa nằm trong nhóm đó.
Đơn giá sản phẩm: Ghi đơn giá của sản phẩm. Lưu ý giá đại lý: Nếu bạn khai báo 1
đại lý là cấp 1 của bạn thì khi làm hóa đơn bán hàng cho đại lý đó phần mềm sẽ tự
động gán giá đại lý cấp 1.
Mục tình trạng: Bạn có thể sổ ra để chọn tình trạng “đang dùng” hoặc “đã hủy”. Trạng
thái “đã hủy” chỉ dùng khi hàng hóa hết lâu, bỏ mẫu không còn dùng đến nữa nhằm
làm gọn danh mục hàng hóa
Mục Tồn tối thiểu, tồn tối đa: Cho phép cảnh bảo hàng tồn kho khi vượt quá giới hạn
tồn kho.
Trường hợp cần sửa thông tin hàng hóa đã khai báo thì:
Chọn hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục hàng hóa == Sửa thông tin.
4. Khai báo địa danh:

Vào Khách hàng == Khai báo địa danh:

Địa danh được khai báo từ “Thành phố” = Quận huyện = Phường xã
- Tại phần Danh mục: Thành phố bạn bấm thêm mới để thêm thành phố (tỉnh)
- Muốn khai báo các quân huyện trong tỉnh thì bạn bấm chọn tỉnh đó rồi di chuột
sang phần danh mục Quận/huyện và bấm vào mục “thêm mới” bên dưới để khai
báo các quận huyện thuộc tỉnh đó
- Tương tự, khai báo các xã phường thuộc quận thì bạn chọn quận huyện cần
khai báo rồi di chuột sang phần Danh mục Phường/xã rồi bấm “thêm mới” để
tạo.
5. Tạo danh mục Nhà cung cấp
Chọn Hệ Thống == Bảng danh mục == Danh mục nhà cung cấp == Thêm khách
hàng


Trường hợp quản lý coi NCC đồng thời là khách hàng thì tick vào “Là nhà cung cấp”
vừa tick vào “Là khách hàng” Trường hợp này, quản lý công nợ đối với NCC này sẽ
được bù trừ cho nhau.
6. Tạo danh mục khách hàng

Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục khách hàng == Thêm khách
hàng

Nếu chọn cấp đại lý: Thì khi làm hóa đơn bán hàng cho khách thì giá bán sẽ được tự
động gán cho mức giá dành cho đại lý cấp đó
Nếu chọn nhân viên theo dõi: Thì doanh thu, doanh số của khách hàng này sẽ được
tính áp cho nhân viên theo dõi


Nếu chọn giới hạn nợ: Sẽ không cho phép xuất bán nếu vượt quá giới hạn công nợ
Nếu tick: là Nhà cung cấp (Tức là vừa là khách hàng, vừa là Nhà cung cấp) thì công
nợ sẽ được đối trừ cho nhau.
Lưu ý cho trường hợp quản lý: Vừa là khách hàng và vừa là nhà cung cấp:
Ưu điểm: Tự đối trừ công nợ
Nhược điểm: Phải cấu hình lại bảng cấu hình Salesoft (chúng tôi sẽ cấu hình)
và không tách được riêng biệt vai trò của NCC và khách hàng.
7. Tạo danh mục Chức vụ:
Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục chức vụ = Thêm mới
-

Mục Mức phụ cấp: Ở đây là mức phụ cấp chức vụ
Mục tỷ lệ thưởng theo loại hàng: Là mức tỷ lệ theo định mức để tính lương theo doanh
số khi nhân viên bán hàng. Bạn có thể không cần sử dụng công cụ này bởi đã có công
cụ khách hiệu quả hơn.
8. Tạo danh mục Nhân viên
Chọn Hệ thống == Bảng danh mục === Danh mục nhân viên == Thêm nhân viên


Tại Hồ sơ nhân viên:
-

-

Mục Mức lương: Là mức lương hợp đồng theo thời gian làm việc với người lao động
Mục thuộc cửa hàng: là nhân viên thuộc chi nhánh nào hay tổng công ty
Mục Nhóm thưởng: Doanh thu tính lương của nhân viên được lựa chon theo 3 hình
thức: Ăn theo doanh thu của toàn công ty, Ăn theo doanh thu của cá nhân, Ăn theo
doanh thu của 1 nhóm người (Nếu chọn Theo nhóm thì bấm vào mục Thêm nhân viên
bên cạnh để chọn nhân những nhân viên trong nhóm)
Mục tình trạng: Chọn ‘Đang làm” hoặc “Tạm khóa” (với nhân viên tạm nghỉ việc hoặc
thôi việc, trường hợp này sẽ không hiện tên trong bảng lương)
9. Tạo danh mục Kho hàng

Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục kho hàng == Tạo mới

Lưu ý: Phải chọn kho đó thuộc cửa hàng (chi nhánh) nào
10. Tạo danh mục Khoản mục

Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục khoản mục == Tạo mới


Lưu ý: Việc quản lý khoản mục liên quan đến những báo cáo quan trọng của phần
quản lý tài chính như: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo cân đối kế toán, Kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên khi tạo lập các khoản mục này
nên có sự tham vấn của người am hiểu về tài chính hoặc được sự tư vấn của chúng tôi.
Mục BC KQHĐKD: nếu chọn vào thì khoản mục sẽ tham gia vào bảng kết quả
hoạt động kinh doanh
- Mục: Là nguồn vốn: Nếu chọn thì khoản mục sẽ tham gia vào Báo cáo cân đối
kế toán với vai trò là nguồn vốn
- Mục: Là tài sản: Nếu chọn thì khoản mục sẽ tham gia vào Báo cáo cân đối kế
toán với vai trò là Tài sản
- Trường hợp muốn hủy khoản mục thì chọn “Hủy”
11. Tạo danh mục Ngân hàng
Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục ngân hàng == Tạo mới
-

Lưu ý: Việc tạo danh mục ngân hàng là tạo toàn bộ các tài khoản ngân hàng
mà Công ty giao dịch. Và nó sẽ tham gia vào các sổ quỹ ngân hàng cũng
như dòng ngân lưu.
III. NHẬP DỮ LIỆU ĐẦU KỲ
Chọn Hệ thống == Dữ liệu == Nhập dữ liệu đầu kỳ


Mục cửa hàng: Chọn tên chi nhánh/cửa hàng cần nhập dữ liệu đầu kỳ
Nhập dữ liệu tồn quỹ tiền mặt và ngân hàng

1.

Mục số tiền tồn đầu kỳ: Nhập số tiền tồn quỹ thực tế
Mục Quỹ ngân hàng: Nhập số dư thực tế các tài khoản ngân hàng mà đơn vị theo dõi
Mục Hàng tồn đầu kỳ:

2.

Có 2 cách nhập hàng tồn đầu kỳ
-

Cách 1: Nhập trực tiếp từng mã hàng
Cách 2: Nếu đã có mã hàng và số lượng tồn bằng file excel thì chọn “Chép
excel” như sau:

Bấm vào mục “Chép excel” hiện ra cửa sổ:

Tại cửa sổ Select Excel file: Bấm vào nút “…” để chọn đường dẫn đến file excel muốn
chép vào phần mềm
Mục Sheet: Chọn sheet muốn chép
Xong nhấn nút “Chấp nhận”


3.

Mục Công nợ khách hàng:
Có 2 cách nhập:
Cách1: Nhập trực tiếp từng khách hàng
Cách 2: Chép excel
Mục Công nợ Nhà cung cấp:
-

4.

Có 2 cách nhập:
Cách1: Nhập trực tiếp từng Nhà cung cấp
Cách 2: Chép excel
Mục Công nợ khách hàng:
-

5.

Có 2 cách nhập:
-

Cách1: Nhập trực tiếp từng nhân viên
Cách 2: Chép excel

IV. CẤU HÌNH HỆ THỐNG
1. Cấu hình Salesoft

Chọn Hệ thống === Cấu hình hệ thống === Cấu hình Salesoft
Bấm vào nút “Chức năng” và mở khóa, nhập khóa động để có thể can thiệp vào cấu
hình.

Cho phép thực hiện cấu hình, chọn và không chọn một số vấn đề cơ bản của hệ thống.
Việc cấu hình này nên có sự tư vấn của bên phần mềm và quản lý doanh nghiệp để có
sự phụ hợp với các quy trình quản lý và hệ thống quản lý
2. Cấu hình chứng từ

Chọn Hệ thống == Cấu hình hệ thống == Cấu hình chứng từ


Cấu hình chứng từ cho phép cấu hình và tùy biến các nghiệp vụ đưa lại các báo cáo
phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp.
-

-

Cột sử dụng: Đánh dấu để chọn sử dụng chứng từ đó
Cột tăng, giảm kho: Đánh dấu để chứng từ làm tăng, giảm kho hàng hóa
Cột tăng nợ, giảm nợ: Đánh dấu để tăng, giảm nợ
Cột tăng tiền mặt, giảm tiền mặt: Để tăng giảm quỹ tiền mặt
….
Cột loại giá: Đánh dấu để mặc định loại giá bán áp dụng cho chứng từ (tất nhiên
người dùng có thể thay đổi khi sử dụng phiếu)
Cột số lượng mặc định: Chọn để mặc định số lượng khi làm phiếu
Cột số lần được in: Chọn để cho phép chỉ được in với số lần cho phép quy định
Ví dụ: Chọn hóa đơn bán lẻ chỉ được in 1 lần thì người dùng chỉ được in 1 lần,
nếu muốn in thêm hoặc sửa chữa rồi in lại phải được sự đồng ý của quản lý.
Cột khoản mục: Chọn để mặc định chứng từ vào báo cáo khoản mục nào

Khuyến cáo: Việc tùy biến cấu hình chứng từ này ảnh hưởng trực tiếp tới các báo cáo
của doanh nghiệp nên cần được sự hướng dẫn của người có nghiệp vụ về quản lý hoặc
tư vấn của chúng tôi. Và nên cấu hình 1 lần và dùng ổn định trong suốt quá trình sử
dụng phần mềm.
3. Cấu hình khác: Cấu hình này dùng cho người am hiểu về phần mềm.
V.

KHÓA SỔ DỮ LIỆU
1. Khóa sổ dữ liệu hệ thống
Chọn hệ thống === Dữ liệu ==== Khóa sổ dữ liệu == Chọn ngày khóa sổ == 
Chấp nhận
Khóa sổ dữ liệu do Administrator sử dụng, người dùng khác không được phép sử dụng


Khóa sổ dữ liệu cho phép tất cả các chứng từ, dữ liệu trước ngày khóa sổ sẽ không thể
sửa chữa được.
Khi có chứng từ, nghiệp vụ cần sửa chữa thì người dùng phải yêu cầu người quản trị
mở khóa sổ cho thực hiện nghiệp vụ. Có 2 cách để sử dụng việc mở khóa sổ dữ liệu:
Cách 1: Mở khóa sổ theo ngày
Cách 2: Chỉ mở cho phép sửa những chứng từ cần sửa. Cách này chặt rất chặt chẽ
Cách làm như sau:
Vào Hệ thống == Dữ liệu == Khóa sổ dữ liệu ==== Phiếu yêu cầu

Bấm vào nút Lập phiếu yêu cầu:
Mục ngày yêu cầu: Chọn đúng ngày cần sửa chứng từ chứ không phải ngày hiện tại
Mục phiếu yêu cầu sửa: bấm vào nút biểu tượng tìm kiếm để tìm kiếm chứng từ cần
sửa, rồi enter
Chọn 1 trong 3 tình huống cần sửa: Sửa dữ liệu, Sửa i.mei, sửa ngày
Nhập lý do sửa rồi bấm gửi yêu cầu vào hệ thống
Người quản trị khi vào mục Phiếu yêu cầu sẽ thấy xuất hiện những yêu cầu. Có thể
bấm “Làm mới” để cập nhật nếu thấy yêu cầu chưa nổi,
Mục Tình trạng: Chọn tình trạng “Chưa duyệt” để lọc những Phiếu yêu cầu chưa được
duyệt
Bấm vào nút xem để xem yêu cầu
Bấm vào nút duyệt để duyệt cho người yêu cầu được phép sửa chứng từ khi đã bị khóa
sổ.


2. Khóa sổ động

VI.

Khóa sổ động nhằm mục đích bảo vệ những tính năng, báo cáo quan trọng, buộc người
dùng phải có password thì mới sử dụng được.
Cách tạo và đổi khóa động:
Bạn đăng nhập vào User: administrator
Bấm nút “Mật khẩu xác nhận” (ở giữa, bên dưới màn hình) để thay đổi mật khẩu xác
nhận (mật khẩu động)
KIỂM TRA NHẬT KÝ ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH
Chọn Hệ thống == Nhật ký == Nhật ký đăng nhập chương trình

Cho phép người quản trị có thể kiểm tra người dùng nào đã đăng nhập vào chương
trình từ máy tính nào, thời gian vào chương trình và thời gian thoát ra khỏi chương
trình cũng như version mà người dùng đó đã sử dụng
Ngoài ra, phần mềm cho phép người dùng chỉ có thể truy cập chương trình từ những
máy tính đã đăng ký cài đặt với chúng tôi.


VII.

KIỂM TRA NHẬT KÝ XÓA, SỬA DỮ LIỆU
Chọn Hệ thống === Nhật ký === Nhật ký xóa sửa dữ liệu == Lọc dữ liệu

Mục từ ngày đến ngày: Chọn khoảng ngày cần kiểm tra dữ liệu xóa, sửa
Có thể chọn kiểm tra người thực hiện hoặc/và khách hàng hoặc/và Tên hàng hoặc/và
loại chứng từ bằng cách chọn thêm mục cần lọc
Chọn xong thì bấm Lọc dữ liệu.
Mục nội dung thay đổi: Phần mềm cho biết nội dung thay đổi của việc xóa, sửa dữ
liệu.
Mục dữ liệu trước khi thay đổi: Cho biết dữ liệu trước khi thay đổi xóa, sửa
VIII.
CHỈNH SỬA, ĐỔI MÃ, GỘP MÃ HÀNG HÓA, MÃ DANH MỤC, GỘP
CHỨNG TỪ
1. Đổi mã hàng hóa:
Khi bạn tạo nhầm hoặc muốn đổi mã hàng hóa đã tạo sang 1 mã khác bằng cách:
Chọn Tiện ích == Đổi mã === Đổi mã hàng hóa

Cửa sổ đổi mã hàng hóa lưu lại nhật ký đổi mã hàng hóa.


2. Đổi mã danh mục

Chọn Tiện ích == Đổi mã == Đổi mã danh mục

Tại mục Thông tin cần đổi: Chọn danh mục cần đổi mã
Chọn mã hiện tại, chọn mã cần đổi sang và bấm vào Đổi mã
Đổi mã chứng từ
Chọn tiện ích == Đổi mã === Đổi mã chứng từ
3. Gộp mã hàng hóa, gộp mã danh mục, gộp mã chứng từ
Chọn Tiện ích == Gộp mã == Gộp mã hàng hóa (hoặc danh mục, hoặc mã chứng
từ)
Việc gộp mã là việc gộp 2 mã làm 1 mã. Việc này phải được tiến hành 1 cách cẩn
trọng bởi sau khi gộp mã cũ sẽ mất đi, chính xác là gộp toàn bộ dữ liệu vào mã mới.
Nên chỉ Administrator mới được quyền gộp.

PHẦN 2: CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN MUA HÀNG
I.

NGHIỆP VỤ ĐẶT HÀNG NHÀ CUNG CẤP:
1. Kiểm tra hàng tồn kho trước khi đặt hàng:
1.1 Kiểm tra hàng tồn theo kho
Chọn QL kho === Báo cáo == Tổng hợp hàng tồn theo kho


Xuất hiện cửa số: Tổng hợp hàng tồn theo kho: Bạn có thể bấm chuột vào tên tiêu đề
trên các cột để lọc dữ liệu giống như lọc filter trong excel.
Trường hợp bạn muốn 1 cột nào đó nằm gần cột nào để tiện cho việc so sánh thì bạn
có thể bấm giữ chuột vào tên tiêu đề để di chuyển cột đến vị trí mong muốn.
1.2 Xem cảnh báo hàng tồn dưới định mức tồn tối thiểu:

Chọn Quản trị === Hệ thống cảnh báo == Cảnh báo hàng tồn ngoài định mức.
Lưu ý: Để cảnh báo này được chính xác và đầy đủ thì khi bạn khai báo mã hàng hóa
phải chọn và khai báo số lượng tồn tối thiểu và tồn tối đa. Phần mềm sẽ căn cứ vào
định mức tồn này để cảnh báo. Nếu không chọn định mức thì phần mềm hiểu mã hàng
đó là không bị giới hạn số lượng tồn và không đưa vào cảnh báo.

1.3 Kiểm tra báo cáo xuất nhập tồn:

Khi cần thiết bạn có thể kiểm tra báo cáo xuất nhập tồn để biết được mức độ xuất –
nhập – tồn hàng hóa như thế nào để có quyết định nhập chính xác hơn:
Chọn QL Kho === Báo cáo === Báo cáo xuất nhập tồn


Bạn chọn hàng hóa muốn nhập và bấm vào “Xem chi tiết” để biết được chi tiết
quá trình xuất nhập tồn của từng mã hàng hóa
1.4 Kiểm tra mức độ tiêu thụ hàng hóa:
Bạn có thể tham khảo thêm các báo cáo bán hàng như:
- Báo cáo hàng bán chạy:
Chọn Bán hàng === Báo cáo === Báo cáo hàng bán chạy
- Báo cáo hàng hóa không có phát sinh:
Chọn Bán hàng == Báo cáo === Báo cáo hàng hóa không có phát sinh
- Báo cáo hàng bán bị trả lại:
Chọn Bán hàng == Báo cáo == Báo cáo hàng bán bị trả lại
- Báo cáo bán hàng theo giá:
Chọn Bán hàng = Báo cáo == Báo cáo bán hàng theo giá
2. Xem diễn biến giá nhập
Chọn Mua hàng === Báo cáo === Xem diễn biến giá nhập

Phần mềm tổng hợp diễn biến giá nhập trong khoảng thời gian bạn chọn


3. Kiểm tra các đơn đặt hàng:

Kiểm tra xem các đơn đặt hàng đã được giao chưa. Vì đơn đặt hàng thường được
cấu hình là không làm tăng kho nên bạn nên kiểm tra tránh việc đinh ninh hàng đã
về kho và kiểm tra tồn kho thấy còn ít hàng lại tiến hành đặt mua tiếp, sau đó hàng
bị dồn về kho quá nhiều:
Chọn Mua hàng === Báo cáo === Chi tiết đặt hàng nhà cung cấp

Báo cáo sẽ cho bạn biết những đơn đặt hàng nào đã được giao và những đơn nào
chưa được giao. Và mức độ thiếu đủ thế nào.
4. Lập phiếu đặt hàng nhà cung cấp:

Chọn Mua hàng === Phiếu đặt hàng nhà cung cấp

-

Xuất hiện cửa sổ Phiếu đặt hàng Nhà cung cấp
Mục ngày tháng: Chọn ngày tháng làm phiếu đặt hàng
Mục nhân viên: Chọn đúng tên nhân viên đặt hàng
Mục kho hàng: Chọn kho muốn đạt hàng về


-

-

-

II.

-

Mục Nhà cung cấp: Chọn Nhà cung cấp đặt hàng
Mục ghi chú: Ghi chú thêm thông tin
Mục mã hàng:
+ Cách 1: Chọn mã hàng hóa đặt mua, chọn số lượng, đơn giá, ..=bấm Chuyển
xuống.
+ Cách 2: Bấm vào mục thêm hàng: Cửa sổ Chọn dữ liệu hàng hóa xuất hiện:

Bạn chọn hàng hóa cần đặt hàng. Và lưu ý Mục Kho hàng và số lượng tồn ở góc trái
cửa sổ Chọn dữ liệu hàng hóa sẽ cho bạn biết Hàng hóa cần đặt còn tồn trong kho nào
với số lượng bao nhiêu.
Chọn xong hàng hóa cần đặt bạn bấm thoát khỏi cửa số dữ liệu hàng hóa.
Kiểm tra giá đặt mua:
Nếu bạn chọn hàng hóa từ mục Thêm hàng thì phần mềm sẽ tự động lấy giá đặt hàng
theo giá nhập của nhà cung cấp. Nếu có sự thỏa thuận lại về giá cả, bạn nên kiểm tra
giá. Nếu sai thì bạn bấm trực tiếp vào ô giá và sửa lại.
Mục ngày hẹn bàn giao: Bạn chọn ngày nhà cung cấp hẹn giao hàng.
Chọn xong các mục === Bấm “Lưu” để ghi lưu chứng từ.
LẬP HÓA ĐƠN MUA HÀNG
1. Nhập thông tin về hàng hóa muốn mua:
Cách 1: Chuyển từ Phiếu đặt hàng nhà cung cấp sang hóa đơn mua
Chọn Mua hàng == Báo cáo === Báo cáo chi tiết đơn đặt hàng Nhà cung cấp
Chọn Phiếu đặt hàng muốn chuyển; Bấm vào Xem chứng từ để gọi Phiếu đặt hàng đó
ra.


Tại cửa sổ Phiếu đặt hàng Nhà cung cấp:
-

Kiểm tra lại Nhà cung cấp có giao đúng mã hàng, số lượng, đơn giá hay không
Bấm vào nút “Chuyển” = Phần mềm gợi ý những phiếu có thể chuyển sang.
Chọn “Hóa đơn mua hàng”
Cửa sổ Hóa đơn mua hàng xuất hiện:

Trường hợp NCC giao hàng không đúng với Phiếu đặt hàng thì bạn sửa trực tiếp trên
Hóa đơn mua hàng bằng cách bấm chọn trực tiếp vào ô cần sửa hoặc bấm vào nút hủy
cả 1 dòng.
Trường hợp bạn muốn quản lý một cách đích danh từng sản phẩm theo i.mei, barcode
thì bạn bấm vào nút “IMEI” để khai báo số i.mei bằng cách bắn i.mei và điền giá Net
vào.
Cách 2: Chọn Mua hàng ==== Hóa đơn mua hàng


Bạn nhập đầy đủ thông tin vào và bấm Lưu.
Cách nhập giống như hướng dẫn của cách Lập Phiếu đặt hàng.
Lưu ý: Việc bắn i.mei vào phiếu nhập i.mei thì phần mềm sẽ tự so sánh cột số lượng
sản phẩm và cột số lượng i.mei trên Hóa đơn mua hàng. Điều này sẽ giúp cho bạn
kiểm tra ngay nếu thấy số lượng này không khớp nhau.
Việc không khớp số lượng sản phẩm và số lượng i.mei có thể NCC giao hàng thiếu so
với hóa đơn. Điều quan trọng này nếu xảy ra sẽ thiệt hại cho bạn nên phần mềm sẽ có
cảnh báo những phiếu mà số lượng hàng không khớp i.mei (tất nhiên là chỉ so sánh
những mặt hàng có quản lý i.mei để cảnh báo) Xem cảnh báo ở phần Hệ thống cảnh
báo.
2. Nhập thông tin Nhà cung cấp trừ trả các khoản tiền chiết khấu, hỗ trợ

Trên hóa đơn mua hàng, tại mục Giảm giá, CK bạn bấm chọn nút “CK”
Cửa sổ theo dõi các khoản chiết khấu, hỗ trợ, giảm giá… của nhà CC hiện ra:


Phần mềm tự động liệt kê cho bạn các chương trình chiết khấu của Nhà cung cấp bạn
đang muốn mua hàng ra. Bạn chọn các chương trình mà NCC trả tiền cho bạn trừ trên
hóa đơn này == Phần mềm gợi ý số tiền hai bên đã quyết toán, số tiền NCC đã trả
trước đó, số tiền trả lần này.

Chọn nút Chuyển xuống == Chấp nhận
3. Chọn Hình thức thanh toán và Hạn thanh toán

Có 2 hình thức thanh toán là: Qua ngân hàng và Tiền mặt (nếu cần các hình thức
khác thì khai báo thêm)
Chọn Hẹn thanh toán: Phần mềm sẽ cảnh báo Hóa đơn đến hạn thanh toán nhà
cung cấp cho bạn


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×