Tải bản đầy đủ

Thực trạng lưu trữ văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND Quận Hà Đông

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến
các cấp lãnh đạo, đến cán bộ Văn phòng cùng các ban ngành khác tại UBND Quận
Hà Đông đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập. Nhờ sự quan tâm,
giúp đỡ tận tình sâu sắc của các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng đặc biệt là các
cán bộ tại phòng Văn thư nơi tôi thực tập đã giúp tôi gặt hái được nhiều kết quả
cũng như hoàn thành báo cáo một cách thuận lợi.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến những giảng viên trong khoa Quản trị văn
phòng đã tận tình hướng dẫn tôi để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo này một cách
hoàn thiện.
Xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài báo cáo thực tập của tôi đề tài: “Công tác tổ chức và
quản lý về văn thư – lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông” là kết
quả của quá trình thực tập và khảo sát thực tế tại cơ quan của tôi. Các số liệu trong
bài báo cáo được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh
bạch, có tính kế thừa phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã
được công bố, các website.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình.

Hà Nội, ngày 09 tháng 3 năm 2017


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
1.
2.
3.
4.

HĐND: Hội đồng nhân dân
UBND: Ủy ban nhân dân
TW: Trung ương
HCQT: Hành chính quản trị


A.
1.

PHẦN MỞ ĐẦU

Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh mạnh của nền

kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn nhỏ
và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều
có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình
đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức. Trong bất cứ một cơ quan nào, văn bản
giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức,
giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy, nghiệp vụ
hành chính văn phòng có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành
chính sự nghiệp. Có thể nói công tác hành chính văn phòng là cánh tay đắc lực
giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan.
Nhận thấy rõ được vấn đề này, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều
kiện giúp sinh viên ngành Quản trị văn phòng có cơ hội được đi thực tập tại các cơ
quan nhà nước nhằm giúp cho sinh viên hiểu rõ hơn những kiến thức, lý thuyết mà
mình được học tại nhà trường và áp dụng vào thực tế trong công tác văn phòng tại
các cơ quan, đơn vị; tạo cho sinh viên có thể làm quen với môi trường thực tế làm
việc trước khi ra trường. Điều này vô cùng quý giá để sinh viên ra trường có được
tâm lý tốt, tránh bỡ ngỡ với công việc.
Là một sinh viên năm thứ 4 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như


bao bạn sinh viên khác tôi cũng có cơ hội đi thực tập. Địa điểm tôi xin thực tập là
Văn phòng HĐND - UBND Quận Hà Đông. Trong quá trình thực tập tôi đã nhận
được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Nguyễn Đăng Việt và sự hướng dẫn trực tiếp
của các cán bộ, nhân viên của Văn phòng nơi tôi thực tập. Tuy nhiên, do kiến thức
còn hạn chế và kinh nghiệm chưa có nhiều nên bài báo cáo thực tập của tôi không
tránh khỏi những thiếu sót về nội dung và cách trình bày. Vì vậy, tôi rất mong nhận


được sự góp ý của các thầy, cô trong trường cũng như các bạn đọc để các bài viết
sau được hoàn thiện hơn. Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận
ra hạn chế và qua đó tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập
cũng như nghiên cứu sau này.
2. Lịch sử nghiên cứu

Trên thực tế đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu, những bài tham luận
đóng góp nhằm nâng cao vai trò và hoàn thiện hơn về công tác văn thư – lưu
trữ. Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, tôi đã tìm hiểu và tổng kết được một
số sách tham khảo, luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập
tốt nghiệp có liên quan đến đề tài, cụ thể là:
Vấn đề này đã được đề cập đến trong nhiều giáo trình, nhiều sách
tham khảo như: “Công tác văn thư – lưu trữ” của PGS.TS Dương Văn
Khảm, “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương Đình
Quyền, “Giáo trình lưu trữ” của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội,…
Công tác văn thư – lưu trữ cũng là đề tài nghiên cứu của một số luận
văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập như:
Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Đăng Việt “Khảo sát và đánh giá tình
hình tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại một số công ty ty Cổ
phần trên địa bàn thành phố Hà Nội”, trường Đại học Khoa học xã hội và
nhân văn năm 2014.
Trên đây là một số công trình nghiên cứu về công tác văn thư – lưu
trữ của một số cơ quan, doanh nghiệp. Các bài viết đã nêu ra thực trạng về
công tác văn thu – lưu trữ, đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả


công tác văn thư – lưu trữ không chỉ trong các cơ quan nhà nước mà còn đối
với doanh nghiệp. Như vậy có thể thấy được công tác tổ chức và quản lý về
văn thư – lưu trữ là một đề tài có sức hút rất lớn.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Trình bày, khảo sát và đánh giá về thực trạng công tác tổ chức và quản lý về
văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND Quận Hà Đông. Đồng thời đưa ra
những giải pháp nhằm nâng cao vai trò của Văn phòng trong công tác tổ chức và
quản lý văn thư - lưu trữ.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
-

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về Văn phòng và công tác Văn thư – lưu trữ

-

Khảo sát, đánh giá về thực trạng công tác tổ chức và quản lý về Văn thư –
lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông.

-

Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác tổ
chức và quản lý về Văn thư – lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND Quận
Hà Đông.

5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
-

Đối tượng nghiên cứu: lý thuyết về văn thư lưu trữ và thực tiễn hoạt động về
công tác Văn thư – lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông
bao gồm:
+ Nghiên cứu lịch sử hình thành


+ Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng HĐND –
UBND Quận Hà Đông
+ Thực trạng các hoạt động của Văn phòng về công tác Văn thư – lưu
trữ
+ Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn thư – lưu trữ tại Văn phòng
HĐND – UBND Quận Hà Đông về ưu điểm, hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra
một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công
tác văn thư – lưu trữ.
-

Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông.

6. Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài báo cáo này, trong quá trình khảo sát tôi có sử dụng một số
phương pháp như:
-

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có

-

Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp chủ yếu được tôi sử
dụng trong suốt quá trình thực hiện bài báo cáo này.

-

Phương pháp điều tra, khảo sát.

-

Phương pháp quan sát

-

Phương pháp thống kê

-

Phương pháp duy vật biện chứng.

7. Cấu trúc của đề tài


Nội dung bài báo cáo thực tập của tôi gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác Văn thư – lưu trữ
1.1.

Công tác Văn thư

1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
1.1.2. Vị trí của công tác văn thư
1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư
1.1.4. Nội dung của công tác văn thư
1.2.

Công tác lưu trữ

1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ
1.2.2. Vị trí, ý nghĩa công tác lưu trữ
1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ
1.2.4. Nội dung của công tác lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý về Văn thư – lưu trữ tại Văn
phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông
2.1. Giới thiệu sơ lược về cơ quan
2.1.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông


2.2. Thực trạng công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà
Đông
2.3. Thực trạng công tác Lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà
Đông
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý
về Văn thư – lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông


B. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
Công tác văn thư

1.1.

1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản
hình thành trong hoạt động cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ
chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ
phận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin.
1.1.2. Vị trí của công tác văn thư

Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản
giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải quyết văn
bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các
cơ quan, tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư
chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt
dộng khác của cơ quan.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn phòng công tác
văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng
và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy công tác


văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộ phận quản lý
Nhà nước.
1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư
-

Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý Nhà
nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệu
quả.Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn thư hoạt động có hiệu quả,
nếu hiểu không đúng kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng
đến năng suất lao động quản lý trong cơ quan Nhà nước.

-

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói
chung.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau
nhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn

-

bản.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng
chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan
liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà

-

nước để làm trái pháp luật.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,
nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi
cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động

-

của cơ quan là sát thực và hiệu quả.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt
công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan


được nộp vào lưu trữ cơ quan.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ
quan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập
càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu
lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện
thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình.
1.1.4. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư gồm 3 nội dung sau:
- Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn
bản, đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức
giải quyết văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản
mật, văn bản nội bộ, quản lý hồ sơ.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước, văn bản sử dụng như một phương tiện
để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành
trong cơ quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết
quả hoạt động, quản lý của cơ quan, tổ chức đó.
Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư đã
phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến.
+ Sơ bộ phân loại văn bản, trình lãnh đạo phê duyệt, chuyển giao theo dõi
việc giải quyết văn bản đến.
+ Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu


+ Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu.
+ Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu.
+ Sử dụng và quản lý con dấu.
1.1.5.1. Xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn
ngữ hay ký hiệu nhất định. Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động
quản lý của cơ quan, tổ chức phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý
của Xí nghiệp. Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản
nhân viên văn thư đã đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định,
sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn
bản theo các phương pháp soạn đề cương hoặc soạn trực tiếp trên máy vi tính.
Trong các cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản, để
việc quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quy trình chặt
chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu
cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Các cơ quan, doanh nghiệp xây dựng
quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã thực hiện
và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức mình. Quy chế đó đã
được phổ biến rộng rãi tới từng bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơ quan có liên
quan đến công văn giấy tờ biết để thực hiện.
Quy trình soạn thảo văn bản:
Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản.


Bước 2: Thu thập thông tin và xử lý thông tin
Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo
Bước 4: Duyệt và ký văn bản
Bước 5: Ban hành triển khai văn bản
Quá trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc chung đó là:
+ Quản lý chặt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo văn bản phát hành được sử
dụng làm công cụ đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ
quan, tổ chức.Văn bản phải đăng ký không để mất mát trong quá trình lưu chuyển
và sử dụng văn bản, khi đã sử dụng xong văn bản phải đưa vào sổ lưu trữ.
+ Văn bản phải đảm bảo bí mật
+ Văn bản phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác.
1.1.5.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là văn bản, tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi khác
đến bao gồm văn bản pháp quy, công văn thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án, đơn
hàng,..
*) Thủ tục tiếp nhận:
Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản
Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản
Sau khi tiếp nhận văn thư phải phân văn bản thành 2 nhóm:
- Loại không bóc bì gồm:


+ Gửi cho hội đồng quản trị, ban giám đốc, trưởng bộ phận và những văn
bản có ghi đích danh người nhận.
+ Văn bản mật
+ Văn bản gửi cấp uỷ, đoàn thể trong cơ quan
- Loại do nhân viên văn thư bóc phong bì gồm các văn bản:
+ Đề tên cơ quan hoặc gửi thủ trưởng nhưng không phải thư riêng
+ Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên
+ Gửi các đơn vị chức năng trong cơ quan
Bước 3: Đóng dấu đến và ghi sổ vào ngày đến
Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến
Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt
Bước 6: Phân chuyển văn bản đến
Bước 7: Giải quyết, theo dõi giải quyết văn bản đến
1.1.5.3. Việc giải quyết văn bản đi
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản
Bước 3: Duyệt văn bản
Đối với văn bản phải trình bày lãnh đạo cấp cao ký, lấy ý kiến của lãnh đạo
cấp đơn vị và đồng thời phải "ký nháy" vào văn bản (ký vào phía bên phải dòng
chức danh của người ký văn bản).


Bước 4: Kiểm tra hồ sơ
Bước 5: Kiểm tra thể thức văn bản
Bước 6: Vào sổ đăng ký văn bản đi
Đăng ký vào sổ công văn đi một cách chính xác, rõ ràng.
Bước 7: Ban hành văn bản
Bước 8: Sắp xếp, lưu văn thư.
1.1.5.4. Quản lý con dấu
Nhận thông tin đóng dấu: nhân viên văn thư trong các cơ quan thường được
giao trách nhiệm giữ con dấu và thực hiện các thủ tục đóng dấu khi có yêu cầu về
việc đóng dấu. Cá nhân và đơn vị phát sinh nhu cầu phải liên hệ văn thư để được
đóng dấu trong thời gian hành chính của công ty Tất cả văn bản chỉ được đóng dấu
sau khi có chữ ký của lãnh đạo hoặc người được ủy quyền ký.
*) Quản lý con dấu:
- Con dấu được để tủ riêng và có khoá. Khi vắng mặt lâu ngày tủ đựng dấu
phải được niêm phong do nhân viên văn thư và trưởng phòng ký tên vào niêm
phong. Nhân viên văn thư phải đảm bảo luôn có hộp mực phòng ngừa và kiểm tra
định kỳ.
- Nhân viên văn thư không được trao dấu cho người không có thẩm quyền
- Khi nhân viên văn thư đi vắng con dấu được bàn giao cho Chánh văn
phòng theo quy định
- Trường hợp văn thư đi vắng nhưng đơn vị cơ quan có nhu cầu đóng dấu thì
Chánh văn phòng giữ chìa khoá cùng với bảo vệ cơ quan mở niêm phong và tiến


hành đóng dấu theo yêu cầu sau đó phải ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đóng
dấu và cùng ký tên vào sổ. Sau khi đóng dấu xong con dấu lại được cất vào tủ khoá
lại và niêm phong.
1.1.5.5. Quản lý hồ sơ
- Hồ sơ là toàn bộ các văn bản tài liệu công bố các kết quả đạt được hay
cung cấp các bằng chứng về các hoạt động được thực hiện tại cơ quan như: Hồ sơ
tuyển dụng, hồ sơ nhân sự, hồ sơ giải quyết khiếu nại công dân….
- Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết văn bản
đó.
- Công tác quản lý hồ sơ gồm các công việc sau:
1. Sử dụng hồ sơ
2. Xác định hồ sơ lưu
3. Lập danh mục hồ sơ
4. Nhận dạng và phân loại hồ sơ
5. Sắp xếp hồ sơ
6. Bảo quản hồ sơ
7. Cập nhập hồ sơ
8. Kiểm tra thời gian lưu trữ
9. Huỷ hồ sơ
1.2. Công tác lưu trữ


1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ
- Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin.Tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu
liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất
cả các những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
- Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội.Vì thế công tác lưu trữ là một
mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ
+ Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo
quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích
chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân.


1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin,
là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng. Công tác này có ảnh hưởng
trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan.
. Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước,
quản lý sản xuất kinh doanh được thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau:
- Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có thể từ
nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan
trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Nguồn
thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của
công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản.
- Trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên
quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công,
thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những
hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác
động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới.
Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy
cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm
lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao
chất lượng, hiệu quả bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống
văn bản.
1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ


Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với các chức năng
bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.Do đó công tác lưu trữ có các chức năng
sau:
- Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu
trữ Quốc gia
- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ quốc gia góp phần thực
hiện tốt đường lối chủ trương chính sách của đảng và nhà nước đề ra trong giai
đoạn cách mạng
Hai chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách
thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề về thực hiện chức năng tổ chức
và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia.
1.2.4.Nội dung của công tác lưu trữ
Nội dung công tác lưu trữ bao gồm:
- Phân loại tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho (phòng) lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tiêu huỷ tài liệu lưu trữ
1.2.4.1. Phân loại tài liệu lưu trữ


Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm, các khối
hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau dựa vào những đặc trưng của chúng
nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả các tài liệu đó.
Phân loại tài liệu lưu trữ nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài
liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu
trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân đáp ứng
được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng, bảo quản tài liệu được thuận tiện
an toàn. Việc phân loại tài liệu đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp, phù
hợp với yêu cầu sử dụng của từng cơ quan. Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ
như: phân loại theo cơ cấu, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành hoạt
động, phân loại theo đặc trưng vấn đề,…
1.2.4.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian cần
bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và
lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có
giá trị về các mặt chính trị, kinh tế văn hoá, khoa học…..
Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý
nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ.Mục đích
cơ bản của công tác xác định giá trị tài liệu là quy định thời hạn cần thiết cho việc
bảo quản tài liệu, bổ sung những tài liệu có giá trị, loại ra để huỷ bỏ những tài liệu
đã hết giá trị.
1.2.4.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
- Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận
tài liệu để giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và quá trình
giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưu từ lưu trữ cơ


quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền. Tài liệu thu thập được bổ sung theo hệ
thống khu vực thẩm quyền nhằm tăng thêm tài liệu lưu trữ có giá trị cho các kho
lưu trữ.
- Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc biệt chú ý đến những
tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan, ngoài ra còn chú ý sưu tầm những
tài liệu nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân…
- Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú và
hoàn chỉnh thêm tài liệu các phông lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ trung ương
và địa phương theo nguyên tắc thống nhất.
- Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực, kịp
thời, đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế.
1.2.4.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư
hại đối với tài liệu lưu trữ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt
hơn các yêu cầu nghiên cứu, khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài.
- Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: giấy,
phim….Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuật
bảo quản.Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ tránh ảnh hưởng xấu từ điều kiện tự
nhiên mà còn phải bảo vệ được chúng để không bị lộ các tài liệu có liên quan tới
các bí mật an ninh, chính trị, quốc gia ra bên ngoài.
Vì vậy hệ thống kho lưu trữ phải đáp ứng được:
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ chống lại sự phân huỷ tự nhiên
+ Chống lại sự đánh cắp, phá huỷ tài liệu lưu trữ của kẻ thù


1.2.4.5. Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài
liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan
tổ chức, nội dung chủ yếu là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, công bố, giới
thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.Với mục đích cao nhất của công tác lưu
trữ là bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Sử dụng tài liệu lưu trữ có thể có những hình thức cơ bản như:
+ Mở các phòng đọc
+ Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng như sách, báo,
đài, internet,..
+ Tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ
1.2.4.6. Tiêu hủy tài liệu lưu trữ
Tiêu huỷ tài liệu trong trường hợp tài liệu không còn bất cứ giá trị nào đối
với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Mục đích chính của công tác này nhằm giải
phóng chỗ để giảm bớt số lượng hồ sơ lưu trữ phải bảo quản
- Trước khi tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu cần phải được đánh giá theo tiêu chí sau:
+ Giá trị chính trị: Hồ sơ, tài liệu có tác dụng trong công tác lãnh đạo, định
hướng hoạt động của cơ quan để xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của
đất nước và địa phương.
+ Giá trị khoa học: Là chứng cứ tài liệu cho các công trình nghiên cứu cho
việc xây dựng đề án và các kế hoạch
+ Giá trị thực tiễn: Phục vụ tra cứu hàng ngày


Khi đánh giá giá trị tài liệu cần xem xét nội dung, tác giả ban hành,
địa điểm và hoàn cảnh hình thành…. phải lập “Hội đồng xác định giá trị tài
liệu lưu trữ”.Sau khi đánh giá những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết giá
trị, trùng lặp, hết thời hạn bảo quản sẽ đưa vào tiêu huỷ. Những tài liệu tiêu
huỷ phải được ban hành bằng quyết định tiêu hủy (có danh mục cụ thể).
Khi tiêu huỷ phải đốt hoặc dùng máy nghiền có sự chứng kiến của
những người có trách nhiệm, tuyệt đối không được bán giấy vụn hoặc xé bỏ
sơ sài.
Sau khi tiêu huỷ phải lập biên bản tiêu huỷ có chữ ký của cán bộ lưu
trữ, chữ ký của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và xác nhận của
lãnh đạo cơ quan.
Tiểu kết:
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với
văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn
bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công
tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước, quản lý sản
xuất kinh doanh là vô cùng quan trọng.
Vì vậy mà mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần quan tâm làm tốt công tác văn thư
và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước,
quản lý sản xuất kinh doanh được thông suốt. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính
nhà nước, cơ quan doanh nghiệp cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí
và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp
nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp
phần tích cực nâng cao hiệu lực pháp lý, hiệu quả quản lý của cơ quan đơn vị.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x