Tải bản đầy đủ

Thực trạng của việc áp dụng ứng dụng ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng

LỜI CAM ĐOAN
Bài tiểu luận là kết quả của quá trình em nghiên cứu đề tài “ Mục đích, ý
nghĩa, yêu cầu của việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. Đề
xuất các kiến nghị để các cơ quan, doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả tiêu chuẩn này
để cải tiến chất lượng làm việc” . Đề tài này được hoàn thành ngay sau khi kết thúc
môn học, dựa vào kiến thức được học tại trường, đồng thời dựa vào một số tài liệu
em tham khảo được trên internet, trên sách và quá trình khảo sát thực tế. Em xin
cam đoan những thông tin trong bài là có thật và do em tự mình nghiên cứu.


LỜI CẢM ƠN
Để có được kết quả này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt
tình chu đáo của giảng viên bộ môn – cô : Đinh Thị HảiYến. Dưới sự hướng dẫn
của cô em đã có thêm những kiến thức sâu sắc về môn “Ứng dụng bộ tiêu
chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng” để hoàn thành bài của mình đúng
thời hạn.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................1
3. Mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu.............................................1
4. Đối tượng nghiên cứu...............................................................................1
5. Phạm vi nghiên cứu..................................................................................1
6. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................1
7. Cấu trúc đề tài...........................................................................................2
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG......................................................................3
1.1. Văn phòng và một số vai trò của văn phòng.........................................3
1.1.1. Văn phòng là gì..................................................................................3
1.1.2. Một số vai trò của văn phòng.............................................................3
1.2. Khái quát về chất lượng, quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất
lượng...............................................................................................................3
1.2.1. Chất lượng..........................................................................................3
1.2.2. Quản lý chất lượng.............................................................................4
1.2.3. Hệ thống quản lý chất lượng..............................................................4
1.2.4. Các nguyên tắc quản lý chất lượng.....................................................5
1.2.5. Vai trò của quản lý chất lượng............................................................5
1.3. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000....................................................5
1.4. Khái quát về ứng dụng ISO 9001:2008.................................................6
1.4.1. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008...........................................6
1.4.2. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.........7
1.4.3. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng. ............................................................................................................8


1.4.4. Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng. ............................................................................................................8
CHƯƠNG 2: MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, YÊU CẦU VÀ THỰC TRẠNG CỦA
VIỆC ÁP DỤNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG...............................................................................................................11
2.1. Mục đích, ý nghĩa việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công
tác văn phòng................................................................................................11
2.2. Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng.....................................................................................................13
2.3. Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng............................................................................................................15


2.3.1. Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn
thảo văn bản..................................................................................................16
2.3.2. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong việc quản lý văn bản đến. .19
2.3.3. Thực trạng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với kiểm
soát tài liệu và kiểm soát công việc..............................................................23
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP GIÚP CƠ QUAN DOANH NGHIỆP ỨNG
DỤNG HIỆU QUẢ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 ĐỂ CẢI TIẾN CHẤT
LƯỢNG LÀM VIỆC.........................................................................................24
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................24
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................24
3.1.2. Nhược điểm........................................................................................24
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................24
3.2. Giải pháp nâng cao................................................................................24
C. KẾT LUẬN...................................................................................................26
D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................27


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, ở một số cơ quan tổ chức nhà nước, đặc biệt là các công ty
doanh nghiệp còn chưa hiểu rõ về mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của việc ứng dụng
ISO 9001 : 2008 trong công tác văn phòng.
Hơn nữa, là sinh viên chuyên ngành khoa quản trị văn phòng của trường
Đại học Nội vụ Hà Nội nên em rất quan tâm tới vấn đề này. Tìm hiểu đề tài này
sẽ giúp em có thêm kiến thức trang bị cho mình sau khi ra trường.
2. Lịch sử nghiên cứu
Trong các văn phòng của một cơ quan, tổ chức bất kỳ không thể thiếu
bóng dáng của các quy tắc, quy chuẩn, quy trình làm việc. Chính vì vậy mà rất
nhiều người đã nghiên cứu và làm sáng tỏ hơn về vai trò của nó.
3. Mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu
Làm sáng tỏ và hoàn thiện hơn về mục đích,ý nghĩa, yêu cầu của việc ứng
dụng ISO 9000:2008 trong công tác văn phòng.
Khảo sát, tìm hiểu và đưa ra các quan điểm làm sáng tỏ vấn đề nghiên
cứu.
4. Đối tượng nghiên cứu.
Tìm hiểu về việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng tại các cơ quan doanh nghiệp, thực trạng và giải pháp.
5. Phạm vi nghiên cứu.
 Thời gian: Từ ngày 27 tháng 4 đến ngày 03 tháng 5 năm 2017.
 Không gian: văn phòng các cơ quan doanh nghiệp.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng các phương pháp sau:
- Tham khảo các bài báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp của các anh
chị khóa trước.
- Đọc, trích dẫn giáo trình và các tài liệu khác.
- Khảo sát thực tế tại một số văn phòng cơ quan, đặc biệt là văn phòng cơ
quan em đã tham gia thực tập.
1


- Nghiên cứu tài liệu.
7. Cấu trúc đề tài.
Bài tiểu luân gồm những phần sau:
A. Phần mở đầu.
B. Phần nội dung.
Chương 1: Lý luận chung.
Chương 2: Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu và thực trạng của việc áp dụng ứng
dụng ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng.
Chương 3: Giải pháp giúp các cơ quan, doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để cải tiến chất lượng làm việc.
C. Phần kết luận.
D. Tài liệu tham khảo.

2


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG
1.1. Văn phòng và một số vai trò của văn phòng.
1.1.1. Văn phòng là gì.
Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là nơi làm việc, còn theo nghĩa rộng thì đó
là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan. Tùy theo loại hình hoạt động,
quy mô và tổ chức cơ quan mà văn phòng có thể nhận lãnh các trách nhiệm khác
nhau.
1.1.2. Một số vai trò của văn phòng.
Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức
năng chính của cơ quan do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm. Một số vai
trò chủ yếu của văn phòng là:
 Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các quy trình hoạt
động của cơ quan.
 Cánh tay đắc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính
sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.
 Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật
(chỉ tiêu, định mức, quy trình,…)
 Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng
trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt. v.v…
1.2. Khái quát về chất lượng, quản lý chất lượng, hệ thống quản lý
chất lượng
1.2.1. Chất lượng
 Chất lượng là quẩn thể, những tính chất đặc tính cơ bản của sự vật, sự
việc, từ đó cho thấy sự vật, sự việc này phân biệt với sự vật, sự việc khác – Theo
từ điển tiếng việt phổ thông.
 Hoặc “ Chất lượng là khả năng thỏa mãn nhu cầu của thị trường với chi
phí thấp nhất” – Theo giáo sư Kaoru Ishikawa.
 Hoặc “ Chất lượng là sự phù hợp với mục đích sử dụng hay sự thỏa
mãn của khách hàng” – Theo tiến sĩ Eward Deming.
3




Theo tiêu chuẩn ISO 9000 “ Chất lượng là mức độ mà một tập hợp

các tính chất, đặc trưng của thực thể có khả năng thỏa mãn những nhu cầu đã
nêu ra hay tiềm ẩn”. Do tác dụng thực tế của nó nên định nghĩa này được chấp
nhận một cách rộng rãi trong hoạt động kinh doanh quốc tế hiện này.
Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản thì chất lượng là khả năng tập
hợp các tính chất, đặc trưng của một sản phẩm, một hệ thống hay một quá trình
theo xu hướng cải tiền nhằm đáp ứng những nhu cầu thỏa mãn của khách hàng.
1.2.2. Quản lý chất lượng.
Khái niệm quản lý chất lượng đã có nhiều tác giả quan tâm và được nhiều
tổ chức nghiên cứu.
“Quản lý chất lượng là quá trình nghiên cứu, triển khai, thiết kế sản xuất
và bảo dưỡng một số sản phẩm có chất lượng, kinh tế nhất, có ích nhất cho
người tiêu dùng và không ngừng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng” – Theo
GS.TS Kaoru Ishikawa.
1.2.3. Hệ thống quản lý chất lượng.
Theo TCVN ISO 9000:2007 thì “Hệ thống quản lý chất lượng là tập hợp
các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức về
chất lượng”. Hiểu một cách đơn giản nhất Hệ thống quản lý chất lượng là hệ
thống quản trị có sự phân rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, của từng thành
viên trong doanh nghiệp, tất cả các công việc được quy định thực hiện theo cách
thức nhất định nhằm duy trì hiệu quả và sự ổn định của các hoạt động. Hệ thống
quản lý chất lượng chính là phương tiện để thực hiện mục tiêu và chức năng
quản trị chất lượng.
Hệ thống quản trị chất lượng tập hợp các yếu tố trên bao gồm:
 Cơ cấu tổ chức
 Các quá trình liên quan đến chất lượng, sản phẩm và dịch vụ
 Các quy tắc điều chỉnh tác nghiệp
 Nguồn lực: bao gồm nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng.
Theo tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa thì: “ Hệ thống quản lý chất lượng
bao gồm các yếu tố: cơ cấu tổ chức, các quy định mà tổ chức tuân thủ, các quá
4


trình”
Như vậy, có tác động qua lại với các hệ thống như Hệ thống quản lý nhân
lực, Hệ thống quản lý tài chính... Trong mối quan hệ này, vừa đặt yêu cầu cho hệ
thống quản lý khác vừa chịu sự tác động của hệ thống quản lý khác.
1.2.4. Các nguyên tắc quản lý chất lượng.
Khi thực hiện quản lý chất lượng, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
 Quản lý chất lượng phải đảm bảo định hướng khách hàng;
 Coi trọng con người trong quản lý chất lượng;
 Thực hiện đồng bộ toàn diện;
 Phải thực hiện đồng thời với các yêu cầu đảm bảo và cải tiến chất
lượng;
 Phải đảm bảo tính quá trình;
 Phải đảm bảo nguyên tắc kiểm tra;
 Phải đảm bảo nguyên tắc cải tiến liên tục.
1.2.5. Vai trò của quản lý chất lượng.
 Giữ vai trò trong công tác quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh
 Có vai trò quan trọng đến sự phát triển của doanh nghiệp: đảm bảo nâng
cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, tiết kiệm lao động cho xã hội, sử dụng hợp lý
nguồn tài nguyên và các công cụ lao động.
 Có vai trò quan trọng đối với người tiêu dùng sản phẩm và dịch vụ: khi
sử dụng sản phẩm có chất lượng sẽ đem lại nhiều lợi ích cho người tiêu dùng.
Vì vậy, khi thực hiện tổ chức quản lý chất lượng thì doanh nghiệp phải coi
đây là vấn đề sống còn để không ngừng cải tiến nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày
càng cao của khách hàng.
1.3. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu
vào năm 1987, được sửa đổi 3 lần năm 1994, năm 2000, năm 2008. ISO 9000 là
bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng trong lĩnh
vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho hệ thống
5


quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm. Và được áp dụng cho
hình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau.
Mục đích của ISO 9000 là giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, tạo ra
những quy định chung nhằm giúp quá trình trao đổi thương mại được dễ dàng
hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chú trọng nhiều tới vấn đề kỹ
thuật. Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm những tiêu chuẩn sau:
 ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng
 ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu
 ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền vững của một tổ chức
 ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý.
Hiện nay có thêm phiên bản ISO mới nhất năm 2015. Như vậy, kể từ ngày
ban hành cho đến nay gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 đã qua 4 lần soát xét lần
lượt từ năm 1994, 2000, 2008, 2015. Mỗi lần soát xét lại xuất hiện một phiên
bản mới tương đương với năm ISO tổ chức soát xét.
1.4. Khái quát về ứng dụng ISO 9001:2008.
1.4.1. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Quy định các
yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng
lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và
các yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng.
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm các nhóm sau:
 Nhóm 1. Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng gồm:
+ Các yêu cầu chung
+ Các yêu cầu về hệ thống tài liệu.
 Nhóm 2. Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo gồm:
+ Cam kết của lãnh đạo
+ Hướng dẫn vào khách hàng
+ Chính sách chất lượng
+ Hoạch định
6


+ Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin
+ Xem xét của lãnh đạo.
 Nhóm 3. Yêu cầu về quản lý nguồn lực gồm:
+ Cung cấp nguồn lực
+ Nguồn nhân lực
+ Cơ sở hạ tầng
+ Môi trường làm việc.
 Nhóm 4. Yêu cầu về tạo sản phẩm gồm:
+ Hoạch định việc tạo sản phẩm
+ Các quá trình có liên quan đến khách hàng
+ Thiết kế và phát triển
+ Mua hàng
+ Sản xuất và cung cấp dịch vụ
+ Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường.
 Nhóm 5. Yêu cầu về giám sát và cải tiến gồm:
+ Các yêu cầu chung
+ Theo dõi và đo lường
+ Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
+ Phân tích dữ liệu
+ Cải tiến.
1.4.2. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, doanh nghiệp chịu khá nhiều sức
ép từ các phía: Cạnh tranh về mức giá; cạnh tranh về thương hiệu, chất lượng;
các quy định của thị trường trong và ngoài nước; các quy định của pháp luật; các
yêu cầu của khách hàng. Hơn nữa, mục tiêu của doanh nghiệp là tồn tại và phát
triển. Để tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp cần phải bán được hàng hóa và
dịch vụ. Và để bán được hàng hóa , dịch vụ thì doanh nghiệp cần phải đáp ứng
được yêu cầu của khách hàng. Điều này khiến các doanh nghiệp ở Việt Nam
phải đưa vấn đề cải tiến chất lượng, hiệu quả làm việc lên hàng đầu. Do đó, việc
áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 trong hoạt động sản xuất ,
7


kinh doanh cũng như trong công tác văn phòng tại các doanh nghiệp là việc làm
thực sự cần thiết và phải được thực hiện nghiêm túc.
1.4.3. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng.
Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụng
tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ đã có; thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
đó cùng với các quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rõ
được trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào các quy trình, đồng thời cũng
thỏa mãn được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
1.4.4. Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng.
Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phải trải qua 3 giai đoạn và
8 bước.
 Giai đoạn 1: Chuẩn bị, phân tích tình hình và hoạch định
+ Cam kết của lãnh đạo
+ Thành lập ban chỉ đạo, nhóm công tác và chỉ định người đại diện
+ Chọn tổ chức tư vấn ( nếu cần)
+ Đào tạo để nhận thức và cách thức xây dựng văn bản theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008
+ Khảo sát hệ thống hiện có và lập kế hoạch thực hiện
 Giai đoạn 2: Xây dựng và thực hiện hiệu quả chất lượng
+ Viết các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng
+ Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
+ Đánh giá chất lượng nội bộ
+ Cải tiến hệ thống văn bản hoặc cải tiến các hoạt động
 Giai đoạn 3: chứng nhận
+ Đánh giá trước chứng nhận
+ Hành động khắc phục
8


+ Chứng nhận
+ Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại
+ Duy trì, cải tiến, đổi mới
Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO đối với doanh nghiệp sẽ được chia thành 8
bước cụ thể như sau:
 Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng
+ Thấy được ý nghĩa của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng
+ Lãnh đạo doanh nghiệp định hướng các hoạt động của hệ thống, xác
định mục tiêu, phạm vi áp dụng
 Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001:2008
+ Thành lập ban chỉ đạo ISO 9001:2008 tại doanh nghiệp gồm đại diện
lãnh đạo và đại diện các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn ISO
9001:2008
+ Bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong
việc chỉ đạo áp dụng ISO và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động
chất lượng
 Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp
+ Xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu
cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008
+ Xác định yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã
có, mức độ áp dụng đến đâu và các hoạt động nào chưa có, từ đó xây dụng kế
hoạch chi tiết để thực hiện
+ Sau khi đánh giá thực trạng, doanh nghiệp có thể xác định được những
gì cẩn thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn
 Bước 4: Thiết lập và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO
9001:2008
+ Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực
trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Cần xây
dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn.
9


 Bước 5: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
+ Doanh nghiệp cần áp dụng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu
quả của hệ thống
+ Doanh nghiệp cần thực hiện:
- Phổ biến cho tất cả cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp nhận thức về
ISO 9001:2008
- Hướng dẫn cho các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện các
quy trình, thủ tục đã được viết ra
- Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào, thực hiện đúng chức năng,
nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra
các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp
 Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận
+ Đánh giá nội bộ nhằm xem xét được xây dựng, thực hiện, duy trì và có
hiệu lực, đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn đặt ra, từ đó dưa ra các biện pháp khắc
phục hoặc cải tiến
+ Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận
+ Lựa chọn tổ chức đánh giá chứng nhận: Doanh nghiệp có quyền lựa
chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng nhận
+ Đánh giá trước chứng nhận: Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do
chính doanh nghiệp thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện
 Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận
Tổ chức chứng nhận được doanh nghiệp lựa chọn tiến hành đánh giá
chứng nhận chính thức của doanh nghiệp. Nếu phù hợp, doanh nghiệp được cấp
chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008
 Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
Tại bước này doanh nghiệp cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại
phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu
cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến không ngừng của doanh nghiệp.
 Tiểu kết: Qua đây cho ta thấy rõ về chất lượng, quản lý chất lượng, hệ
10


thống quản lý chất lượng, bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Đặc biệt, hiểu rõ được về bộ
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 – nội dung trọng tâm của đề tài nghiên cứu.
CHƯƠNG 2: MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, YÊU CẦU VÀ THỰC TRẠNG CỦA
VIỆC ÁP DỤNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG
2.1. Mục đích, ý nghĩa việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có thể do nhiều mục đích khác
nhau tùy theo yêu cầu của mỗi tổ chức, tuy nhiên qua kết quả khảo sát việc áp
dụng thí điểm tiêu chuẩn này trong một số cơ quan hành chính, các tổ chức,
doanh nghiệp trong nước đã áp dụng thành công và kinh nghiệp áp dụng của các
nước như Malaysia, Singapo,Ấn độ,… chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy một số
vai trò, ý nghĩa cơ bản trong tổ chức như sau:
 Các nghiệp vụ văn phòng khi áp dụng tiêu chuẩn ISO đều được thiết lập
các quy trình làm việc cụ thể cho hoạt động của các bộ phận hoặc cá nhân. Quy
trình xử lý công việc cho các cơ quan, tổ chức hầu hết được tiêu chuẩn hóa theo
cách khoa học, hợp lý, đúng luật và theo quy tắc một cửa.
 Một trong những nguyên tắc khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là
các cơ quan tổ chức phải minh bạch và công khai hóa quy trình, thủ tục xử lý
công việc cho tổ chức và công dân (hoặc khách hàng). Điều này đã tạo điều kiện
thuận lợi cho người dân cơ hội kiểm tra.
 Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp xác định được các
cơ chế giám sát quản lý để hướng công tác văn phòng vào các nghiệp vụ cụ thể
đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu chung. Từ đó, lãnh đạo cơ quan, doanh
nghiệp kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ tổ chức của
mình để chỉ đạo kịp thời.
 Nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ
theo mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn.
 Xây dựng được hệ thống văn bản một cách rõ ràng là cơ sở để hướng
dẫn nguồn nhân lực và cải tiến công việc.
11


 Tạo phong cách làm việc khoa học và nâng cao tích chất phục vụ, nâng
cao chất lượng hành chính.
 Khắc phục được mối quan hệ giữa các cơ quan, doanh nghiệp với nhau.
Nâng cao năng lực và trách nhiệm của các bộ phận và người thừa hành trong
việc thực hiện các nhiệm vụ được giao ( cụ thể là các nghiệp vụ công tác văn
phòng) nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
 Khắc phục được sự điều chỉnh trong công việc.
Bên cạnh đó khi áp dụng tiêu chuẩn này trong công tác văn phòng còn có
các lợi ích như sau:
 Hệ thống các văn bản quy trình, thủ tục hành chính được kiện toàn tạo
cơ hội xác định rõ người, rõ việc, nâng cao hiêu suất giải quyết công việc đồng
thời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức.
 Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn
cho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho công tác phát triển cơ
quan.
 Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc và
sự hài lòng của khách hàng theo chuẩn mực hay mục tiêu chất lượng cụ thể.
 Làm cho công chức, viên chức nhận thức tốt hơn về chất lượng công
việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì mục tiêu cải cách
hành chính.
 Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng cao
thành tích của đơn vị và cơ quan.
 Đánh giá được hiệu lực và tác dụng của các chủ trương, chính sách và
các văn bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quan chủ quản
có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển.
 Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt
động của cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan tham gia góp ý
các định hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục, quy trình giải quyết công
việc hành chính.
12


 Với những lợi ích thiết thực, đem lại hiệu quả thực sự, các cơ quan tổ
chức trên thế giới và Việt Nam đã và đang áp dụng thành công ISO trong công
tác văn phòng.
2.2. Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công
tác văn phòng
Nhằm tạo điều kiện phát huy tối đa hiệu quả, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 vào công tác văn phòng có một số yêu cầu sau:
 Yêu cầu về hệ thống văn bản mô tả quy trình
Hệ thống các văn bản mô tả quy trình quản lý chất lượng phải viết một
cách đơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, có hiệu lực và tương thích với các điều kiện
thực tế
 Yêu cầu về con người (nguồn nhân lực)
+ Yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất, có tính chất quyết định
của mọi cơ quan, tổ chức. Áp dụng ISO phải có sự tham gia tích cực, tự giác của
tất cả các đối tượng có liên quan. Khi ban hành các quy trình áp dụng ISO, tất
cả các đối tượng phải thực hiện đúng theo như các mô tả được biên soạn và phê
duyệt, phải có sự tự giác của tất cả các đối tượng.
 Yêu cầu về công nghệ, thiết bị, cơ sở vật chất
Công tác hành chính ngày nay không còn là nghề bàn giấy một cách đơn
thuần, các yếu tố công nghệ thông tin góp phần quan trọng trong công tác hành
chính ngày càng hiện đại, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác
hành chính cũng đòi hỏi trang thiết bị hiện đại để phát huy tối đa hiệu quả của
việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
 Yêu cầu về quy mô cơ quan, doanh nghiệp
Yếu tố quy mô tổ chức: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng mọi loại
hình tổ chức trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,… và cho mọi quy
mô hoạt động. Tuy nhiên, khi biên soạn, xây dựng quy trình vẫn phải bám sát
quy mô, cơ cấu của tổ chức để tối ưu hóa các khâu công việc, để tạo được hiệu
quả công việc cao nhất, phát huy tối đa nhất nguồn lực của tổ chức.
 Yêu cầu đảm bảo tính công khai, minh bạch
13


Đảm bảo tính công khai, minh bạch: Trong quá trình áp dụng ISO trong
công tác văn phòng. Sự công khai minh bạch thể hiện ở chỗ, các tài liệu viện
dẫn, các lưu đồ, quy trình đều phải được phổ biến rộng rãi cho toàn bộ cán bộ,
nhân viên trong văn phòng thậm chí trong toàn doanh nghiệp. Ví dụ, đối với các
nghiệp vụ mang tính đặc thù như văn thư – lưu trữ thì việc công khai, minh bạch
các văn bản, quy trình phải diễn ra trong phạm vi toàn doanh nghiệp nhằm tạo
điều kiện cho các phòng ban, cho từng cán bộ nhân viên thực hiện một cách
thống nhất, đồng bộ và nghiêm chỉnh.
 Đảm bảo tính thống nhất
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phải đảm bảo tính thống nhất. Bất cứ
một cơ quan, tổ chức nào muốn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng nói
chung để cải thiện chất lượng công việc đều phải đảm bảo nguyên tắc này. Sự
thống nhất về tư duy, phương pháp làm việc là cơ sở dẫn đến sự thành công của
tổ chức, tạo guồng máy làm việc trôi chảy, chính xác.
 Đảm bảo tính cải tiến liên tục
Tính liên tục: Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng phải đảm bảo tính liên tục, vì nếu như các doanh nghiệp áp dụng một
cách ngắt quãng thì hiệu quả mang lại không cao, thậm chí làm cho quá trình
giải quyết công việc gặp nhiều khó khăn hơn.
 Ngoài ra khi ứng dụng ISO trong công tác văn phòng còn phải chú
trọng 7 nguyên tắc còn lại của hệ thống quản lý chất lượng nói chung.
Để việc đưa áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng
của cơ quan, doanh nghiệp được hiệu quả thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần
phải xây dựng kế hoạch, những định hướng và nghiêm túc thực hiện. Có như
vậy, việc ứng dụng ISO trong công tác văn phòng mới đạt kêt quả cao.
 Hay nói khác đi, để thỏa mãn yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 , việc xây dựng áp dụng và cải tiến hệ thống phải
đáo ứng các nguyên tắc,yêu cầu sau:
+ Hệ thống phải hướng tới sự thỏa mãn các yêu cầu, mong đợi của khách
hàng. Cần thấu hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, tổ chức
14


thực hiện công việc đáp ứng các nhu cầu đó.
+ Hệ thống được đặt dưới một sự lãnh đạo thống nhất, đồng bộ về mục
đích, phương hướng và yêu cầu. Lãnh đạo cần phải tạo và duy trì môi trường nội
bộ mà ở đó mọi người tham gia tích cực làm việc đạt được các mục tiêu của tổ
chức.
+ Phải có sự tham gia đông đủ, tự nguyện của tất cả mọi người vào hệ
thống vì lợi ích chung của tổ chức và bản thân mình. Mỗi thành viên phải hiểu
rõ và tham gia tích cực thực hiện mục tiêu chất lượng của tổ chức.
+ Việc quản lý chất lượng phải được tiếp cận theo quá trình, kết quả mong
muốn sẽ đạt được một cách có hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động có
liên quan đều được quản lý theo quá trình. Quản lý các hoạt động của một tổ
chức thực chất là quản lý các quá trình và mối quan hệ giữa chúng.
+ Việc quản lý chất lượng phải được tiếp cận một cách hệ thống. Việc xác
đinh, nắm vững và quản lý một hệ thống bao gồm nhiều quá trình liên quan đến
nhau nhằm đạt tới mục tiêu đã định giúp nâng cao hiệu quả và hiệu lực của tổ
chức.
+ Hệ thống phải được cải tiến thường xuyên, việc cải tiến liên tục các kết
quả thực hiện là mục tiêu, đồng thời cũng là phương pháp để có được mức độ
chất lượng cao nhất.
+ Các quyết định phải dựa trên cơ sở phân tích đầy đủ các thông tin và số
liệu thực tế. Việc xem xét đánh giá phải bắt nguồn từ các mục tiêu của tổ chức,
các quá trình quan trọng, các yếu tố đầu vào và kết quả của các quá trình đó.
+ Việc quản lý chất lượng phải được tiến hành trên các quan hệ hợp tác
chặt chẽ bên trong và bên ngoài. Các mối quan hệ nội bộ kết nối lãnh đạo và
người lao động, các bộ phận trong tổ chức, giúp tăng cường sự linh hoạt, khả
năng đáp ứng nhanh. Các mỗi quan hệ bên ngoài kết nối tổ chức với cấp trên,
địa phương, các tổ chức khác giúp tổ chức nâng cao khả năng hoạt động của
mình.
2.3. Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng
15


Hiện nay, công tác văn phòng ở một số cơ quan, doanh nghiệp đã triển
khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng với các
nghiệp vụ:
 Soạn thảo và ban hành văn bản
 Quản lý văn bản đến
 Tổ chức sự kiện
 Kiểm soát tài liệu
 Kiểm soát công việc
Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tác
văn phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 trong xử lý công nợ, tiếp thị sản phẩm, theo dõi và xử lý phản
hồi của khách hàng, đấu thầu,...
2.3.1. Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
soạn thảo văn bản.
 Hiện nay ở một số doanh nghiệp đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trong công tác soạn thảo văn bản nhằm mục đích:
+ Đưa ra các quy trình cụ thể để công tác soạn thảo được thực hiện một
cách nhanh chóng
+ Phân rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong văn phòng

16


 Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các bước:

Nhận yêu cầu xây dựng
văn

Nghiên cứu tài liệu,
soạn dự thảo

Thảo luận với các đối
tượng liên quan

Bổ sung, chỉnh sửa dự thảo

Thảo luận lần 2, hoàn chình
văn bản

Trình trưởng đơn vị soát
xét, phê duyệt

Chuyển văn thư kiểm
tra thể thức và đóng
dấu

 Mô tả cụ thể các bước:
+ Bước 1: Nhận yêu cầu xây dựng văn bản
Bước này do chuyên viên văn phòng đảm nhiệm, cấp trên giao phó yêu
cầu soạn thảo văn bản cho văn phòng và văn phòng buộc phải thực hiện.
+ Bước 2: Nghiên cứu tài liệu, soạn dự thảo:
Người thực hiện: chuyên viên văn phòng
Nhiệm vụ: Xác định hướng của các đối tượng có liên quan trực tiếp về ý
tưởng nội dung văn bản; nghiên cứu văn bản có liên quan trực tiếp và văn bản có
17


liên quan đến nội dung văn bản cần soạn thảo; soạn bố cực, nội dung các phần.
+ Bước 3: Thảo luận với các đối tượng liên quan:
Người thực hiện: chuyên viên soạn thảo và các đối tượng có liên quan.
Nội dung thảo luận: Bố cục của văn bản, bố cục các phần của văn bản, các
vấn đề liên quan đến nội dung văn bản.
+ Bước 4: Bổ sung, chỉnh sửa dự thảo:
Người thực hiện: Chuyên viên văn phòng
Nội dung thực hiện: Tổng hợp ý kiến, góp ý của các đối tượng liên quan
thành 2 nhóm( nhóm nội dung đưa vào dự thảo văn bản và nhóm chưa đưa vào
dự thảo); Hoàn chỉnh lần 1 dự thảo ( bố cục, nội dung, thể thức).
+ Bước 5: Thảo luận lần 2, hoàn chỉnh văn bản:
Thảo luận với các đối tượng có liên quan trực tiếp và các đối tượng có
liên quan sau khi đã điều chỉnh, bổ sung các ý kiến vào dự thảo văn bản lần 1;
thảo luận lại nội dung chưa thống nhất đưa vào dự thảo
Hoàn chỉnh lần 2 dự thảo văn bản, lúc này dự thảo văn bản đã hoàn thiện.
+ Bước 6: Trình trưởng đơn vị soát xét, phê duyệt:
Chủ trì soạn thảo trình trưởng đơn vị soát xét tính hợp lý của bố cục, tính
đúng đủ của nội dung và thể thức; xem xét lại các nội dung chưa thống nhất tại
bước 5.
 Trưởng đơn vị soát xét: Nếu thấy chưa đảm bảo các nội dung thì
chuyển chủ trì soạn thảo thực hiện lại bước 5 theo các nội dung yêu cầu; Nếu
thấy đã đảm bảo các nội dung thì phê duyệt và thực hiện (Các văn bản nội bộ
đơn vị theo thẩm quyền phê duyệt trong Quy định soạn thảo, ban hành và quản
lý văn bản hành chính) hoặc ký nháy vào văn bản và chuyển chủ trì soạn thảo
thực hiện bước 7.
+ Bước 7: Chuyển văn thư kiểm tra thể thức và đóng dấu:
Chuyên viên văn thư kiểm tra về thể thức:
 Nếu thấy chưa đảm bảo thể thức văn bản thì đề nghị chủ trì soạn thảo
điều chỉnh lại theo các nội dung yêu cầu.
 Nếu thấy đã đảm bảo yêu cầu về thể thức thì ký nháy vào văn bản và
18


ghi số cho văn bản, đóng dấu, ban hành.


Theo kiên thức thu thập được qua đợt thực tập tại công ty TNHH

sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận em thấy công ty đã áp dụng tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo văn bản và thực hiện đúng các quy
trình nêu trên.
2.3.2. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong việc quản lý văn bản
đến
 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2004 nhằm đưa ra quy trình hợp lý để
văn bản đến được quản lý một cách thống nhất.
 Tại Công ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận đã dựa vào
đó và đưa ra quy trình quản lý như sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn
bản đến

Trình và chuyển giao văn
bản đến

Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến

 Mô tả chi tiết quy trình:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
 Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn
thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được
giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến
ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình
trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải
19


kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
 Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng,
cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi
văn bản, v.v…; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi
gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Đóng dấu ''Đến", ghi số và ngày đến
 Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn
thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v...
 Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
"Đến"; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
 Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu ''Đến''; đối với văn
bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và
làm thủ tục đóng đấu ''Đến".
 Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì
không phải đóng dấu "Đến" mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm theo dõi, giải quyết.
 Dấu "Đến" được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới
số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối
với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành
văn bản.
 Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đến trên máy vi tính.
 Đăng ký văn bản đến bằng sổ
 Lập sổ đăng ký văn bản đến
 Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp..
 Đăng ký văn bản đến
+ Trình và chuyển giao văn bản đến
20


Trình văn bản đến
 Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến
phân phối, chỉ đạo giải quyết.
 Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế
làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được
giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải
quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối
với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định
rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn
giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Chuyển giao văn bản đến
 Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết
căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần
bảo đảm những yêu cầu sau:
Nhanh chóng văn bản cần'được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách
nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ
trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu
có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá
nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu ''Đến'', ghi số và ngày đến (số đến và ngày
đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng.
 Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết
21


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x