Tải bản đầy đủ

Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Viện Kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia

MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
DANH MỤC VIẾT TẮT.....................................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Lý do lựa chọn đề tài........................................................................................................................1
2.Lịch sử nghiên cứu...........................................................................................................................1
3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn, phạm vi nghiên cứu của đề tài...............................................1
4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................................................1
5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng....................................2
6.Giả thuyết khoa học.........................................................................................................................2
7.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.............................................................................................2
8.Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................................2

PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ ISO 9001:2008.....................3
1.1.Giới thiệu khái quát về tổ chức ISO..............................................................................................3
1.2.Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000....................................................3
1.2.1.Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000..............................................................................3
1.2.2.Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008...................................................................................4
1.3.Ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng...................................................................4

1.3.1.Vai trò ứng dụng ISO trong công tác văn phòng........................................................................4
1.3.2.Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.................................................5
1.3.3.Quy trình ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng................................................5

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KIỂM NGHIỆM AN TOÀN VỆ SINH
THỰC PHẨM QUỐC GIA................................................................................7
2.1. Giới thiệu về VKNATVSTPQG........................................................................................................7
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển về VKNATVSTPQG................................................................7
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VKNATVSTPQG.............................................................7
2.1.2.1. Chức năng:.............................................................................................................................7
2.1.2.2. Nhiệm vụ:...............................................................................................................................8
2.1.2.3. Quyền hạn:.............................................................................................................................8


2.1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy.............................................................................................................10
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức - Hành chính...........................11
2.1.3.1. Chức năng............................................................................................................................11
2.1.3.2. Nhiệm vụ..............................................................................................................................11
2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................................................13
2.2. Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của
VKNATVSTPQG...................................................................................................................................14
2.2.1. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản...........................15
2.2.2. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đến............................................................16
2.2.3. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác tổ chức sự kiện.....................................................16
2.2.4. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác quản lý, kiểm soát tài liệu.....................................17
2.2.5. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác quản lý nhân sự....................................................18
2.2.6. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong hoạt động kiểm soát công việc...........................................18

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG
DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN
KIỂM NGHIỆM AN TOÀN VỆ SINH THỰC PHẨM QUỐC GIA............20
3.1. Đánh giá nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
tại VKNATVSTPQG.............................................................................................................................20
3.1.1. Thuận lợi..................................................................................................................................20
3.1.2. Khó khăn..................................................................................................................................20
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng của VKNATVSTPQG................................................................................................................21
3.2.1. Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức đúng đắn về vai trò quan trọng của việc ứng dụng
ISO trong hoạt động văn phòng........................................................................................................21


3.2.2.Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tuyên truyền trong công tác văn phòng........21
3.2.3. Ban hành văn hướng dẫn, quy chế về nghiệp vụ văn phòng, quy định về ứng dụng ISO một
cách chi tiết, cụ thể...........................................................................................................................22
3.2.4. Bổ sung nhân sự chuyên môn làm việc trong văn phòng......................................................22
3.2.5. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng thành tựu khoa học công
nghệ vào công tác văn phòng...........................................................................................................22
3.2.6. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá về ứng dụng ISO trong công tác văn phòng....................22
3.2.7. Xây dựng chế độ khen, thưởng trong công tác ứng dụng ISO..............................................23
3.2.8. Nhà nước cần thể hiện rõ hơn nữa vai trò của mình đối với việc ứng dụng ISO tại các cơ
quan, doanh nghiệp..........................................................................................................................23

PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................24


DANH MỤC VIẾT TẮT
VKNATVSTPQG
Phòng TC-HC
VB

Viện kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia
Phòng Tổ chức- Hành chính
Văn bản


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển nên các yêu cầu về chất lượng ngày
càng cao. Để tồn tại và phát triển được đòi hỏi các tổ chức luôn được cải tiến,
bắt kịp với thực tại để nâng cao hiệu quả công việc và năng suất đạt cao nhất.
Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 về hệ thống quản lý chất lượng được xem là mức
đo cao nhất hiện nay. ISO được áp dụng rộng rãi trên tất cả các mặt hoạt động.
Đối với công tác văn phòng thì việc áp dụng ISO 9001:2008 sẽ đem lại
những lợi ích đáng kể trong tất cả các khâu thực hiện. Nhận ra được điểu đó,
Viện kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia cũng đã triển khai áp
dụng tiêu chuẩn này vào hoạt động của Viện để đem lại hiệu quả cao hơn.
Với những lý do trên tôi đã chọn đề tài: “Ứng dụng ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng của Viện Kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm
Quốc gia”
2. Lịch sử nghiên cứu
Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về việc ứng dụng ISO của cơ quan:
- Các VB quy phạm pháp luật
- Kế thừa các tài liệu, sách báo, công trình nghiên cứu của các nhà
nghiên cứu
Mặc dù đã có rất nhiều công trình nghiên cứu nhưng việc ứng dụng ISO
trong công tác văn phòng vẫn còn hạn chế.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn, phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng tại VKNATVSTPQG khi ứng
dụng ISO 9001:2008
Phạm vi nghiên cứu: Phòng Tổ chức – Hành chính của VKN
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Làm sáng tỏ những lý luận chung nhất về ISO 9001:2008
- Tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng ISO trong văn phòng
- Đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng ISO trong văn
phòng

1


5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
- Cơ sở phương pháp luận:
- Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng:
+ Phương pháp quan sát, điều tra
+ Phương pháp thu thập và xử lý thông tin
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu
+ Phương pháp so sánh, đối chiếu
6. Giả thuyết khoa học
Ứng dụng hệ thồng quản lý chất lượng ISO 9001:2008 có phải là một
phương án hữu ích dẫn đến việc quản lý công tác hành chính của
VKNATVSTPQG đạt hiệu quả cao.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa khoa học: Khảo sát, phân tích, tổng hợp để đưa ra được những
vấn đề còn tồn đọng trong việc quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 và đưa
ra những giải pháp để hoàn thiện hơn trong việc áp dụng.
Ý nghĩa thực tiễn: Tính phù hợp và thực tế của các giải pháp sẽ giúp cho
không chỉ Viện nói riêng mà tất cả các cơ quan tổ chức góp phần tích cực vào
trong công tác văn phòng.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài có cấu trúc gồm 3
chương:
Chương 1: Những lý luận chung về ISO 9001:2008
Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng của Viện kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng của Viện kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực
phẩm Quốc gia

2


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ ISO 9001:2008
1.1. Giới thiệu khái quát về tổ chức ISO
ISO (International Organization for Standardization) là tên viết tắt của Tổ
chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa, được thành lập 1947, đặt trụ sở chính tại
Geneva của Thụy Sĩ. ISO bao gồm các tiêu chuẩn về kĩ thuật và quản lý.
Mục đích ISO là thúc đẩy sự phát triển, tiêu chuẩn hóa và những công
việc có liên quan đến quá trình này nhằm mục đích tạo thuận lợi cho hoạt động
trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia khác nhau trên thế giới thông qua
việc xây dựng và ban hành những bộ tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại và
thông tin. Tiêu chuẩn do ISO đặt ra có tính chất tự nguyện.
Tổ chức ISO có ba hình thức thành viên: tổ chức thành viên, thành viên
thông tấn, thành viên đăng kí. Việt Nam gia nhập ISO năm 1977 và là thành viên
thứ 72 trong tổng số 178 thành viên tính đến ngày 03/02/2015.
1.2. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000
1.2.1. Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kĩ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu
vào năm 1987, được sửa đổi 3 lần năm 1994, 2000 và 2008. ISO 9000 là bộ tiêu
chuẩn quốc tế và hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng trong lĩnh vực sản
xuất, kinh doanh, dịch vụ được ban hành năm 1987 và được áp dụng cho mọi
loại hình tổ chứ, trong mọi lĩnh vực.
Mục đích ISO 9000 là giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, tạo ra những
quy định chung nhằm giúp quá trinhd trao đổi thương mại được dễ dàng hơn và
giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chú trọng tới nhiều vấn đề kĩ thuật.
Phương châm ISO 900 là “Nếu một tổ chức có hệ thống quản trị chất
lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức đó sản xuất ra hoặc dịch vụ mà tổ chức này
cung ứng cũng sẽ có chất lượng tốt”.
Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm các tiêu chuẩn sau:
- ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng
- ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu
- ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền vững của một tổ chức
3


- ISO 9001:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý
- ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng
- ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu
Kể từ khi ban hành, ISO 9000 trải qua 4 lần soát xét: năm 1994, 2000,
2008 và 2015.
1.2.2. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm các điều khoản sau:
- Điều 1: Phạm vi áp dụng
- Điều 2: Tài liệu viện dẫn
- Điểu 3: Thuật ngữ và định nghĩa
- Điều 4: Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng gồm:
+ Các yêu cầu chung
+ Các yêu cầu về hệ thống tài liệu
- Điều 5: Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo gồm:
+ Cam kết của lãnh đạo
+ Hướng vào khách hàng
+ Chính sách chất lượng
+ Hoạch định
+ Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin
+ Xem xét của lãnh đạo
- Điều 6: Yêu cầu về quản lý nguồn lực gồm:
+ Cung cấp nguồn lực
+ Nguồn nhân lực
+ Cơ sở hạ tầng
+ Môi trường làm việc
- Điều 7: Yêu cầu về tạo sản phẩm gồm:
+ Hoạch định việc tạo sản phẩm
+ Các quá trình có liên quan đến khách hàng
+ Thiết kế và phát triển
+ Mua hàng
+ Sản xuất và cung cấp dịch vụ
+ Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường
- Điều 8: Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến gồm:
+ Các yêu cầu chung
+ Theo dõi và đo lường
+ Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
+ Phân tích dữ liệu
+ Cải tiến
1.3. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng
1.3.1. Vai trò ứng dụng ISO trong công tác văn phòng
- Các nghiệp vụ văn phòng khi áp dụng ISO đều được thiết lập các quy
4


trình làm việc cụ thể cho hoạt động của các bộ phận hoặc cấ nhân. Quy trình xử
lý công việc được tiêu chuẩn hóa theo hướng cách khoa học, hợp lý và đúng luật
theo cơ chế một cửa.
- Tạo điều kiện thuận lợi để kiểm tra do tính chất phải công khai, minh
bạch và công khai quy trình và thủ tục xử lý công việc.
- Tạo phong cách làm việc khoa học, nâng cao chất lượng, hiệu quả công
việc cao do liên tục được cải tiến.
- Biểu mẫu hóa văn bản giúp cho quá trình làm việc diễn ra nhanh
chóng, tiết kiệm thời gian.
- Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra giám sát việc thực hiện công việc và sẽ giải
quyết kịp thời khi phát sinh vấn đề trong khi làm việc.
1.3.2. Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
Ứng dụng ISO 9001:2008 vào trong công tác văn phòng thông qua các
nghiệp vụ:
-

Soạn thảo và ban hành VB
Quản lý VB đến
Quản lý nhân sự
Tổ chức sự kiện
Kiểm soát tài liệu
Kiểm soát công việc

1.3.3. Quy trình ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trải qua ba giai đoạn gồm
tám bước
Giai đoạn 1: Chuẩn bị - phân tích tình hình và hoạch định
-

Cam kết của lãnh đạo
Thành lập ban chỉ đạo, nhóm công tác và chỉ định người đại diện
Chọn tổ chứ tư vấn (nếu cần)
Đào tạo về nhận thức và cách thức xây dựng VB theo tiêu chuẩn
Khảo sát hệ thống hiện có và lập kế hoạch thực hiện.

Giai đoạn 2: Xây dựng và thực hiện quản lý chất lượng
-

Viết các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng
Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
Đánh giá chất lượng nội bộ
Cải tiến hệ thống VB hoặc cải tiến các hoạt động

Giai đoạn 3: Chứng nhận
5


-

Đánh giá trước chứng nhận
Hành động khắc phục
Chứng nhận
Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại
Duy trì, cải tiến, đổi mới

Các bước thực hiện:
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi ứng dụng
Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện sự án ISO 9001:2008
Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn
Bước 4: Thiết lập và lập VB hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2008
Bước 5: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
Bước 6: Đánh giá nôi bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận
Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận
Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
1.1.1. Các nguyên tắc, yêu cầu việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công
tác văn phòng
Thứ nhất: Yêu cầu về hệ thống VB mô tả quy trình
Thứ hai: Yêu cầu về con người
Thứ ba: Yêu cầu về công nghệ, thiết bị, cơ sở vật chất
Thứ tư: Yêu cầu về quy mô cơ quan, doanh nghiệp
Thứ năm: Yêu cầu đảm bảo tính công khai, minh bạch
Thứ sáu: Đảm bảo tính thống nhất
Thứ bảy: Đảm bảo tính cải tiến liên tục
Tiểu kết: trên đây là cơ sở lý luận vể bộ tiêu chuẩn ISO cụ thể là ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng về nội dung, vai trò và quy trình thực hiện

6


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KIỂM NGHIỆM AN TOÀN VỆ SINH
THỰC PHẨM QUỐC GIA
2.1. Giới thiệu về VKNATVSTPQG
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển về VKNATVSTPQG
Viện Kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia là đơn vị sự
nghiệp trực thuộc Bộ Y tế được thành lập theo Quyết định số 376/QĐ-TTg ngày
23/3/2009 của Thủ tướng Chính phủ. Ra đời theo quy định tại Nghị định số
79/2008/NĐ-CP cùng hệ thống các Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm 63 tỉnh/
thành phố trực thuộc trung ương, Viện Kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm
Quốc gia là đơn vị chuyên ngành triển khai các kỹ thuật kiểm nghiệm thực phẩm
phục vụ công tác quản lý nhà nước về an toàn thực phẩm và đáp ứng nhu cầu
của xã hội.
Là đơn vị mới được thành lập và đi vào hoạt động, nhưng tập thể công
chức, viên chức, người lao động đã không ngừng phấn đấu, xây dựng phát triển
Viện. Những năm qua, Viện đã thu được nhiều thành tựu đáng tự hào, góp phần
quan trọng vào sự nghiệp phát triển chung của ngành y tế và chuyên ngành kiểm
nghiệm an toàn thực phẩm Việt Nam.
Từ tháng 11/2015, Viện đã chính thức hoạt động tại địa chỉ: Số 65 Phạm
Thận Duật, Cầu Giấy, Hà Nội.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VKNATVSTPQG
Viện Kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia hoạt động theo
Điều lệ Tổ chức và hoạt động ban hành kèm theo Quyết định số 2456/QĐ-BYT
ngày 09/7/2009 của Bộ trưởng Bộ Y tế.
2.1.2.1. Chức năng:
- Kiểm nghiệm chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm đối với sản phẩm,
phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến sản xuất thực phẩm trong nước và nhập
khẩu.
- Thực hiện vai trò trọng tài cấp quốc gia trong lĩnh vực kiểm nghiệm chất
lượng vệ sinh an toàn thực phẩm.
7


- Đánh giá nguy cơ về vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và đánh giá năng lực các
phòng kiểm nghiệm về chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm trên toàn quốc.
- Nghiên cứu khoa học, đào tạo nhân viên văn thư chuyên ngành và tổ
chức các hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực kiểm nghiệm chất lượng vệ sinh an
toàn thực phẩm.
2.1.2.2. Nhiệm vụ:
- Kiểm nghiệm, đánh giá chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Nghiên cứu khoa học.
- Chỉ đạo tuyến.
- Đào tạo.
- Hợp tác quốc tế.
- Tư vấn, chuyển giao, chứng nhận, công chứng.
2.1.2.3. Quyền hạn:
- Tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên
chế, tài chính trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao.
- Lấy mẫu thực phẩm của các cơ sở sản xuất, lưu thông, phân phối, bảo
quản thực phẩm trong cả nước để phục vụ công tác kiểm nghiệm chất lượng, vệ
sinh an toàn thực phẩm. thực phẩm trong cả nước để phục vụ công tác kiểm
nghiệm chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Đề nghị cơ quan, tổ chức có liên quan phối hợp, cung cấp các tài liệu
phục vụ Viện khi cần thiết.
- Thực hiện các dịch vụ tư vấn, đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển
giao công nghệ, dịch vụ phân tích kiểm nghiệm chất lượng, vệ sinh an toàn thực
phẩm theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp.
- Triển khai các hoạt động hợp tác quốc tế, mời chuyên gia trong nước và
nước ngoài tham gia lĩnh vực hoạt động của Viện theo quy định của pháp luật.
- Thu phí, lệ phí kiểm nghiệm chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm và
các dịch vụ khác có liên quan theo đúng quy định của pháp luật.
Hiện tại, Viện đang thực hiện hoạt động kiểm nghiệm đối với các hàng
8


hóa sau:
+ Thực phẩm
+ Nguyên liệu, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến thực phẩm
+ Nước, môi trường
+ Bao bì, vật liệu tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm
+ Thực phẩm biến đổi gen (GMO)
+ Độc chất, dị nguyên
+ Thức ăn chăn nuôi
+ Vật liệu dệt
Một số hoạt động thế mạnh của Viện:
+ Hợp chuẩn - Hợp quy - Giám định
+ Thử nghiệm thành thạo
+ Tư vấn
+ Nghiên cứu
+ Đào tạo
+ Chuyển giao công nghệ
-Các dịch vụ khác

9


2.1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy

Viện trưởng

Phó Viện trưởng kinh
tế

Khoa Vi sinh vật

Phòng Tổ chức- Hành
chính

Phòng Kế hoạchHợp tác quốc tế

Khoa chất lượng, phụ gia
và chất hỗ trợ chế biến
thực phẩm

Phòng Khoa học- Đào tạo
và chỉ đạo tuyến

Phòng Tài chính- Kế
toán

Khoa Kim loại và Vi
khoáng

Phòng kiểm tra nhà nước
về thực phẩm nhập khẩu

Phòng Vật tư- Quản
trị

Khoa Biến đổi gen và
Chiếu xạ

Phòng Quản lý chất
lượng

Trung tâm Dịch vụ
khoa học kĩ thuật

Khoa Nghiên cứu thực
phẩm

Khoa Độc học và Dị
nguyên

10


2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức Hành chính
2.1.3.1. Chức năng
Phòng Tổ chức – Hành chính tham mưu giúp việc cho Viện trưởng quản
lý về công tác tổ chức nhân viên văn thư, lao động tiền lương, chế độ chính
sách, thi đua khen thưởng và kỉ luật, bảo vệ chính trị nội bộ, công tác hành
chính, văn thư lưu trữ và công tác pháp chế.
2.1.3.2. Nhiệm vụ
- Công tác tổ chức nhân viên văn thư
+ Tham mưu giúp Viện trưởng lập kế hoạch tổ chức bộ máy, sắp xếp
nhân lực, đào tạo nhân lực phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Viện, trình Viện
trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện.
+ Tham mưu giúp Viện trưởng trong công tác bổ nhiệm, miễn nhiệm nhân
viên văn thư lãnh đạo theo thẩm quyền. Tổ chức thực hiện công tác nhân viên
văn thư và quản lý hồ sơ lí lịch, làm thống kê báo cáo theo quy định.
+ Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng, Nhà nước và của
ngành Y tế với mọi thành viên của Viện.
+ Làm đầu mối dự thảo chức năng nhiệm vụ, xây dựng lề lối làm việc và
quan hệ công tác giữa các trung tâm, khoa, phòng trong Viện, trình Viện trưởng
xem xét phê duyệt và tổ chức thực hiện.
+ Tham mưu giúp Viện trưởng trong công tác thi đua khen thưởng và kỷ
luật của Viện.
- Công tác bảo vệ chính trị nội bộ
+ Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ chính trị nội bộ, nắm tình hình
tâm tư, nguyện vọng của nhân viên văn thư, viên chức để đề xuất với Viện
trưởng xem xét giải quyết.
+ Kiểm tra, đảm bảo công tác bảo hộ lao động, phũng chống chỏy nổ
trong toàn Viện theo quy định chung của Nhà nước.
+ Công tác bảo vệ an ninh trật tự và công tác quốc phũng của Viện.

11


- Công tác đoàn thể
+ Công tác thanh tra của Thủ trưởng đơn vị.
+ Quan hệ chặt chẽ với các tổ chức Đảng, chính quyền địa phương để
phối hợp công tác trong công việc có liên quan.
+ Thường trực giúp Đảng uỷ trong công tác Đảng và công tác Công đoàn.
+ Thực hiện công tác Pháp chế.
+ Làm đầu mối đảm bảo công tác y tế cơ quan.
+ Làm đầu mối đề xuất xây dựng và tham gia triển khai hoạt động xã hội
hoá của Viện.
- Công tác công nghệ thông tin và hành chính:
+ Xây dựng, quản lý và phát triển hệ thống công nghệ thông tin phục vụ
công tác của Viện (quản lý hệ thống mạng, quản trị website)
+ Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ bảo mật của Viện trong
phạm vi được giao, quản lý có hệ thống các công văn đi, đến của Viện.
+ Làm đầu mối soạn thảo các quyết định cử nhân viên văn thư đi công tác
trong nước và ngoài nước, trình Viện trưởng phê duyệt.
+ Quản lý và sử dụng con dấu cho Viện theo đúng quy định của pháp luật
+ Đóng dấu, chuyển phát tài liệu, công văn, cấp giấy giới thiệu và công
lệnh đi công tác cho nhân viên văn thư, viên chức của Viện theo đúng quy định
hiện hành.
+ Sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế những thiết bị thuộc lĩnh vực công nghệ
thông tin của Viện.
+ Kiểm tra, đảm bảo công tác bảo hộ lao động cho Viện theo quy định.
+ Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách đến liên hệ công tác tại Viện.
+ Thực hiện công tác pháp chế của Viện.
+ Làm đầu mối đảm bảo công tác y tế cơ quan: khám sức khỏe định kì,
kiểm tra và triển khai công tác bảo hộ lao động, bồi dưỡng độc hại bằng hiện
vật.

12


2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức Phòng Tổ chức – Hành chính

Trưởng phòng

Phó phòng
(phụ trách nhân sư)

NV.
Văn
thư

NV. Trả
kết quả
kiểm
nghiệm

NV.
Hành
chính

NV.
Hành
chính

Lái xe

Lái xe

a, Trưởng phòng
Dưới sự chỉ đạo của Viện trưởng, Trưởng phòng Tổ chức nhân viên văn
thư chịu trách nhiệm giúp Viện trưởng tổ chức, thực hiện công tác tổ chức và
nhân viên văn thư, công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác hành chính.
- Lập kế hoạch công tác của phòng mình trình Viện trưởng phê duyệt và
tổ chức thực hiện.
- Cùng với các khoa phòng chức năng nghiên cứu việc quan lí, sắp xếp,
bố trí nhân lực phù hợp với yêu cầu tổ chức và đảm bảo chất lượng công tác,
trình Viện trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Tổng hợp đề xuất của các khoa phòng về cải tiến lề lối làm việc nâng
cao hiệu quả công tác , thực hiện quy chế công tác trong Viện, trình Viện trưởng
phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Quy hoạch nhân viên văn thư và kế hoạch đào tạo nhân viên văn thư.
13


- Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ các thành viên trong Viện. Thống kê báo
cáo theo đúng yêu cầu và thời gian quy định.
- Thực hiện chế độ chính sách của nhà nước để giải quyết các quyền lợi
về tinh thần, vật chất cho các thành viên trong Viện.
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác bảo vệ cơ quan,
công tác bảo hộ lao động.
- Phối hợp với các khoa, phòng tổ chức sinh hoạt văn hóa, tư tưởng cho
người bệnh. Phổ biến, kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách của Nhà
nước đối với người bệnh.
- Cùng với quần chúng tổ chức chỉ đạo phong trào thi đua trong Viện. Tổ
chức việc học tập chính trị, văn hóa và nâng cao y đức cho các thành viên trong
Viện.
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính bao gồm:
+ Công văn đi, đến, hệ thống lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu.
+ Vi tính, đánh máy, tiếp khách, tổ chức hội nghị.
- Chịu trách nhiệm về công tác an ninh trật tự , có kế hoạch phòng chống
cháy nổ trong Viện.
- Tổ chức các thành viên trong phòng học tập để nâng cao trình độ.
b, Phó phòng
Thực hiện theo sự phân công, ủy quyền của Trưởng phòng
Phụ trách nhân sự trong Viện
Cung cấp các thông tin, giải quyết xử lý chuyên môn nghiệp vụ đề xuất ý
kiến với Trưởng phòng
Phối hợp với phòng ban khác trong Viện để giải quyết công việc có liên
quan
Tham gia quản lý điều hành các hoạt động trong văn phòng
Báo cáo công việc thực hiện cho Trưởng phòng
2.2. Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng của VKNATVSTPQG
Chủ trương chỉ đạo của ban lãnh đạo VKNATVSTPQG trong việc ứng
14


dụng ISO 9001:2008
2.2.1. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành
văn bản
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác văn phòng đó là việc
soạn thảo và ban hành văn bản. Soạn thảo và ban hành văn bản là việc trao đổi
thông tin, giải quyết công việc. Do đặc thù của công việc là kiểm nghiệm các
mẫu để xem mức độ an toàn vệ sinh đạt hay không đạt, phòng Tổ chức - Hành
chính luôn phải trả lời các công văn đăng kí kiểm nghiệm vì vậy số lượng ban
hành văn bản lớn, hàng năm VKN ban hành 5254 văn bản đi. Các văn bản do
viện ban hành gồm cả văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông
thường: quyết định, công văn, báo cáo, hợp đồng,… Trước kia khi chưa áp dụng
ISO vào trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì gặp nhiều vấn đề: các
văn bản chưa được mẫu hóa dẫn đến việc sai về thể thức và quy trình ban hành,
lỗi chính tả nhiều và chất lượng văn bản chưa cao. Từ khi ứng dụng tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 vào thì đã hạn chế rất nhiều các bất cập trên, số lượng và chất
lượng văn bản ngày càng cao.
Ứng dụng ISO 9001:2008 vào trong công tác soạn thảo và ban hành văn
bản của VKNATVSTPQG được thể hiện qua quy trình sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
-

Phân công soạn thảo VB
Xác định tính chất, tầm quan trọng của VB
Chọn tên loại cho VB
Thu tập thông tin
Xử lý thông tin
Xây sựng đề cương

Bước 2: Xây dựng dự thảo VB
- Kiểm tra chính tả, kĩ thuật trình bày VB
- Lấy ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan
Bước 3: Duyệt bản thảo
- Thủ trưởng cơ quan duyệt nội dung
- Chánh văn phòng duyệt thể thức
- Người có thẩm quyền kí ban hành VB sau khi đã nhận được 2 chữ kí
nháy
15


Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính
-

Ghi số, ngày tháng năm
Đăng kí VB đi
Nhân bản, đóng dấu
Làm thủ tục phát hành
Lưu VB đi

2.2.2. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đến
Quản lý văn bản đến được thực hiện quy quy trình sau:
-

Tiếp nhận văn bản đến
Đăng kí văn bản đến
Trình, chuyển giao văn bản đến
Giải quyết, theo dõi và đôn đốc văn bản đến

Các VB đến được đăng kí theo trình tự và được ghi vào các sổ riêng và
nhập dữ liệu trên máy tính để dễ dàng kiểm soát và tra cứu cũng như bảo quản,
lưu trữu được tốt hơn. Việc thực hiện quản lý văn bản đến theo quy trình này
giúp cho công tác quản lý được chặt chẽ hơn, quy trình phân công rõ ràng, rõ
trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của
cán bộ, công nhân viên; công việc được xử lý kịp thời, tránh ùn tắc đem lại hiệu
quả cao. Việc quản lý văn bản đến còn giúp cho công tác lập hồ sơ đưa vào lưu
trữ cơ quan được thực hiện tốt hơn, hạn chế được tình trạng mất hồ sơ, tài liệu
lưu trữ.
Bên cạnh những mặt đạt được của ứng dụng ISO trong quản lý văn bản
đến vẫn còn tồn đọng một số vấn đề như:
- Văn bản đến không được chuyển cho bộ phận văn thư để vào sổ mà
được chuyển ngay đến ban lãnh đạo.
- Một số cán bộ công nhân viên không thực hiện đúng theo trách nhiệm
của mình, đùn đẩy công việc cho người khác.
- Tiến độ giải quyết công việc chưa được sát sao, vì thế nhiều trường hợp
bị chậm tiến độ.
2.2.3. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác tổ chức sự kiện
Quy trình tổ chức sự kiện của VKNATVSTPQG được chia làm năm phần:
Phần một: Xác định mục tiêu của sự kiện
- Sự kiện này tổ chức nhằm mục đích gì
16


- Ai là người đứng đầu sự kiện
- Kiểm tra danh sách mục tiêu trước khi tổ chức sự kiện
Phần hai: Xác định nội dung tổ chức sự kiện
- Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự
- Nội dung trình tự cơ bản
- Chi phí dự trù
Phần ba: Lên chương trình
- Phân công công việc, trách nhiệm
- Trình Ban giám đốc duyệt
Phần bốn: Tiến hành tổ chức sự kiện
- Kiểm tra giám sát trong suốt quá trình diễn ra sự kiện
- Xử lý các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch
Phần năm: Đánh giá rút kinh nghiệm tổ chức sự kiện
- Biên bản nghiệm thu, đánh giá, rút kinh nghiệm
- Quyết toán chi phí tổ chức sự kiện
- Kiểm tra hồ sơ tổ chức sự kiện đưa vào lưu trữ
Ứng dụng ISO trong tổ chứ sự kiện đem lại những hiệu quả:
-

Giúp cho quá trình tổ chức được khoa học, tránh những sự cố, rủi ro

trong quá trình thực hiện.
- Nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi cán bộ nhân viên khi tham gia
- Tiết kiệm chi phí
- Tổ chức sự kiện hoàn thành theo đúng kế hoạch, hiệu quả cao
Bên cạnh đó vẫn gặp những bất cập như việc mẫu hóa quy trình thực hiện
làm giảm sự sáng tạo trong tổ chức sự kiện tạo sự nhàm chán, dập khuôn.
2.2.4. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác quản lý, kiểm soát tài
liệu
Việc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng của mỗi đơn vị sự nghiệp
bởi thông tin mang tính bí mật, tầm nhìn chiến lược.
Trước khi chưa ứng dụng ISO thì việc quản lý, kiểm soát tài liệu gặp
nhiều khó khăn: bị thất lạc tài liệu, rò rỉ thông tin trong quá trình bảo quản và
chuyển giao tài liệu; tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên không cao;
trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ không đáp ứng được yêu cầu.
Từ khi ứng dụng ISO 9001:2008 vào thì việc quản lý kiểm soát tài liệu
17


được dễ dàng hơn. Tất cả các tài liệu lưu trữ đều đảm bảo tính bảo mất, các thiết
bị bảo quản tốt, chất lượng; ý thức trách nhiệm của nhân viên cao hơn.
2.2.5. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác quản lý nhân sự
Công tác quản lý nhân sự thì VKNATVSTPQG đã ứng dụng ISO
9001:2008 trong việc xây dựng quy trình để quản lý nhân sự là việc xây dựng
biểu mẫu
Người thực hiện
(1)
Quy trình:

Quy trình
(2)

Tài liệu/ hồ sơ
(3)

Biểu mẫu
(4)

Ghi chú
(5)

Trước khi tuyển dụng:
- Nhu cầu tuyển dụng
- Lên kế hoạch tuyển dụng
- Tiến hành tuyển dụng qua các phương tiện
Trong khi tuyển dụng:
-

Tiếp nhận hồ sơ kèm phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn kiểm tra kĩ năng
Làm thủ tục nhận thử việc
Thử việc
Làm thủ tục tiếp nhận chính thức

Sau khi tuyển dụng
-

Kí hợp đồng lao động
Quản lý hồ sơ, lý lịch nhân sự
Quyết định mức lương, làm BHYT, BHXH
Quyết định khen thưởng, kỉ luật, thăng chức, hạ chức, các chế độ đãi

ngộ
- Lưu hồ sơ
Quản lý nhân sự theo ISO sẽ giúp cho việc tuyển dụng cũng như quản lý
nhân sự được dễ dàng hơn, sẽ có nhiều lựa chọn về nhân sự, tránh tình trạng con
ông cháu cha và có nhiều nhân lực có trình độ và kĩ năng tốt.
2.2.6. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong hoạt động kiểm soát công việc
Trong hoạt động kiểm soát công việc, VKNATVSTPQG đã ứng dụng ISO
9001:2008 đem lại những thuận lợi đáng kể:
- Tất cả các công việc được thực hiện theo đúng quy trình đã được định
sẵn làm rút ngắn thời gian thực hiện công việc, hoàn thành đúng tiến độ, chi phí
18


được hạn chế tối đa.
- Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra giám sát việc thực hiện công việc và có
những ý kiến chỉ đạo đúng lúc.
- Dễ dàng phát hiện sai sót, phát sinh trong quá trình làm việc và nhanh
chóng sửa chữa kịp thời.
- Cán bộ công nhân viên làm việc khoa học và có tinh thần trách nhiệm
cao.
Tiểu kết: VKNATVSTPQG đã ứng dụng ISO 9001:2008 vào công tác
văn phòng đã đem lại hiệu quả tốt, nâng cao chất lượng, tiết kiệm thời gian, chi
phí và giúp cán bộ công nhân viên nâng cao tinh thần trách nhiệm.

19


CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG
DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN
KIỂM NGHIỆM AN TOÀN VỆ SINH THỰC PHẨM QUỐC GIA
3.1. Đánh giá nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng tại VKNATVSTPQG
3.1.1. Thuận lợi
VKNATVSTPQG đã ứng dụng ISO 9001:2008 vào trong công tác văn
phòng rất tốt, đem lại những hiệu quả cao.
Về con người
- Lãnh đạo cũng đã hiểu được
- Nhân viên:
+ Hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ của mình từ đó thấy tầm quan trọng
của công việc phải làm
+ Tinh thần trách nhiệm nâng cao hơn
+ Tăng kĩ năng làm việc nhóm, hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong làm việc
+ Nâng cao kĩ năng, nghiệp vụ
Với công việc:
-

Đưa tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào trong hoạt động văn phòng là việc

xây dựng các quy trình, quy chuẩn làm việc khoa học, có
- Tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thực hiện công việc
- Định hướng được những rủi ro, sự cố để từ đó tìm cách khắc phục
những sự cố, rủi ro khi làm việc
- Hiệu quả công việc cao, tăng năng suất lao động
- Các VB được quy chuẩn hóa nên tránh được những sai sót về thể thức
cũng như nội dung trình bày, tiết kiệm được thời gian do có phom chuẩn
- Quá trình thực hiện các công việc đều dễ dàng hơn
3.1.2. Khó khăn
Bên cạnh những mặt đạt được thì vẫn còn gặp phải một số hạn chê:
- Vẫn chưa có VB quy định rõ về việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng
- Nhiều VB không thể áp dụng được theo mẫu
- Các bộ phận kết hợp cùng làm việc dẫn đến việc đùn đẩy trách nhiệm
cho nhau
- Các trang thiết bị chưa đáp ứng được với yêu cầu của tiêu chuẩn đề ra:
20


nhiều máy móc cũ, năng suất kém và thiếu không đủ để đảm bảo làm việc nhanh
chóng.
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng của VKNATVSTPQG
3.2.1. Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức đúng đắn về vai trò
quan trọng của việc ứng dụng ISO trong hoạt động văn phòng.
Lãnh đạo đầu tiên là phải biết về ISO 9001:2008 sau đó là hiểu được nó
để là người tiên phong việc đi đầu việc ứng dụng nó. Nhận biết được tầm quan
trọng của ISO trong văn phòng sẽ giúp cho tính tinh thần trách nhiệm cũng như
thúc đẩy lòng yêu nghề của mỗi người.
Lãnh đạo là người quan trọng nhất trong việc ứng dụng ISO vì có câu nói:
“Đầu xuôi thì đuôi mới lọt”, lãnh đạo phải chủ động làm việc theo ISO để cho
cán bộ nhân viên học tập và cùng nhau thực hiện để tiêu chuẩn được diễn ra theo
đúng trình tự và khoa học, mang lại hiệu quả cao.
3.2.2.Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tuyên truyền trong
công tác văn phòng
Để việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được phổ biến rộng rãi và áp
dụng có hiệu quả thì cần phải tuyên truyền, thông báo đến toàn công ty đều biết
về quy trình cũng như lợi ích của nó đem lại. Có nhiều hình thức để tuyên
truyền: qua phương tiện truyền thông như là loa phát thanh của Viện hay chiếu
trên tivi tại cách sảnh lớn; qua các cuộc họp, cuộc tọa đàm,,… và liên kết các cơ
sở đào tạo về nghiệp vụ văn phòng và các đơn vị tư vấn ứng dụng ISO.
Các hoạt động tuyên truyền diễn ra vừa làm tăng thêm sự hiểu biết về bộ
tiêu chuẩn vừa gắn kết các đơn vị cùng nhau thực hiện, giúp đỡ lẫn nhau trong
công việc.

21


3.2.3. Ban hành văn hướng dẫn, quy chế về nghiệp vụ văn phòng, quy
định về ứng dụng ISO một cách chi tiết, cụ thể
Nhiệm vụ của văn phòng là tham mưu cho ban lãnh đạo về các văn bản
quy định, nội quy, quy chế của cơ quan. Vì thế, phòng TC- HC cần ban hành các
VB hướng dẫn quy chế về nghiệp vụ văn phòng, quy định về ứng dụng ISO để
lấy đó làm cơ sở pháp lý cho tất cả cán bộ công nhân viên cùng thực hiện.
Tiếp tục chỉnh sửa hoàn thiện các quy trình làm việc. Lãnh đạo phòng cần
quan tâm, chú ý hơn về các quy trình làm việc: loại bỏ những bước không cần
thiết, tránh rườm rà, cầu kì, lệ thuộc, tốn thời gian và phát huy thế mạnh trong
quá trình làm việc để tăng năng suất và hiệu quả công việc. Quy trình làm việc
cần ngắn gọn, dễ hiểu và đầy đủ các bước cần thiết.
3.2.4. Bổ sung nhân sự chuyên môn làm việc trong văn phòng
Văn phòng hoạt động hiệu quả là nhờ có nguồn nhân lực có chuyên môn,
kĩ năng nghiệp vụ tốt. Hiện tại, phòng TC-HC vẫn chưa có đủ nhân viên để thực
hiện tốt các công việc vì vậy cần tuyển dụng, bổ sung thêm nguồn nhân lực có
chuyên môn cao, đầy đủ các kĩ năng cần có của văn phòng và đặc biệt là biết
ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào công việc. Nguồn nhân sự này có thể lấy từ các
phòng ban khác trong Viện hay là tuyển dụng từ bên ngoài vào.
3.2.5. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng
thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn phòng.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc cũng là cơ sở để việc ứng dụng
ISO 9001:2008 vào trong công tác văn phòng được hiệu quả. Viện nên cần tu
sửa, sửa chữa các thiết bị đã hỏng hóc và mua sắm các trang thiết bị hiện đại tiên
tiến để công việc diễn ra được tốt hơn, đem lại hiệu quả cao và giảm được thời
gian, chi phí khi sử dụng máy cũ. Áp dụng công nghệ thông tin vào trong văn
phòng là việc rất cần thiết và quan trọng.
3.2.6. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá về ứng dụng ISO trong công
tác văn phòng.
Việc kiểm tra, đánh giá về ứng dụng ISO trong công tác văn phòng sẽ
giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực hiện ứng dụng ISO 9001:2008 có
22


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x