Tải bản đầy đủ

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu........................................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu......................................................................................2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu....................................................................................2
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................3
6. Giả thuyết nghiên cứu...................................................................................3
7. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................3
8. Cấu trúc của đề tài.........................................................................................3
NỘI DUNG...........................................................................................................5
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.........................................................5
1.1. Khái niệm văn phòng.................................................................................5
1.2. Chức năng của văn phòng..........................................................................5
1.2.1. Chức năng tham mưu..............................................................................5
1.2.2. Chức năng tổng hợp................................................................................6
1.2.3. Chức năng hậu cần..................................................................................6
1.3. Nhiệm vụ của văn phòng............................................................................6

1.3.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của tổ chức..............6
1.3.2. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của tổ chức,
doanh nghiệp.....................................................................................................7
1.3.3. Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin............................................7
1.3.4. Trợ giúp về văn bản.................................................................................7
1.3.5. Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của tổ chức,
doanh nghiệp.....................................................................................................8
1.3.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng........................................................8
1.3.7. Duy trì hoạt động thường xuyên của văn phòng.....................................8
1.3. Những vấn đề về CNTT.............................................................................9
1.3.1. Khái niệm................................................................................................9
1.3.2. Một số khái niệm liên quan đến tin học..................................................9


1.4. Tác động và ý nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng...................13
1.4.1. Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin............................................13
1.4.2. Trong công tác soạn thảo văn bản.........................................................14
1.4.3. Trong công tác lưu trữ...........................................................................14
1.4.4. Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo.............................................14
Tiểu kết chương 1:...........................................................................................14
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ – THÀNH PHỐ
HÀ NỘI..............................................................................................................15
2.1. Khái quát về Công ty TNHH Thiên Minh Hà..........................................15
2.1.1. Tên và địa chỉ của Công ty....................................................................15
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh chính...............................................................15
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty.....................................................16
2.1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty........................................16
2.1.5. Cơ cấu tổ chức của công ty...................................................................17
2.2. Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty TNHH Thiên Minh Hà...............18
2.2.1. Cơ cấu lao động theo giới tính..............................................................18
2.2.2. Cơ cấu lao động theo trình độ...............................................................20
2.2.3. Cơ cấu lao động theo độ tuổi.................................................................21
2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh.................................................................21
2.4. Công tác văn phòng..................................................................................27
2.4.1. Văn phòng trong việc thu thập các căn cứ............................................27
2.4.2. Văn phòng trong việc xác định mục tiêu...............................................30
2.4.3. Văn phòng trong việc xây dựng các giải pháp......................................31
2.4.4. Văn phòng trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu.................................32
2.5. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng....................33


2.5.1. Công tác soạn thảo văn bản...................................................................34
2.5.2. Công tác văn thư lưu trữ........................................................................35
2.5.3. Công tác lập kế hoạch, tham mưu.........................................................35
2.5.4. Thực trạng về đội ngũ nhân sự trong văn phòng công ty......................37
2.6. Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng Công
ty TNHH Thiên Minh Hà................................................................................37
2.6.1. Ưu điểm.................................................................................................37
2.6.2. Hạn chế..................................................................................................38
2.6.3. Nguyên nhân:........................................................................................38


Tiểu kết chương 2:...........................................................................................39
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ.....40
3.1. Đánh giá hoạt động, thuận lợi và khó khăn chung của công ty................40
3.1.1. Đánh giá chung......................................................................................40
3.1.2. Thuận lợi...............................................................................................41
3.1.3. Khó khăn...............................................................................................41
3.2. Những phương hướng hoạt động của Công ty TNHH Thiên Minh Hà....41
3.2.1. Đẩy mạnh nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ...............................41
3.2.2. Bảo đảm nguồn phụ tùng cho sửa chữa.................................................42
3.2.3. Nâng cao chất lượng nguồn lao động....................................................42
3.2.4. Đẩy mạnh các chính sách thu hút khách hàng và tìm hiểu đối thủ cạnh
tranh.................................................................................................................43
3.2.5. Biện pháp tiết kiệm chi phí....................................................................44
3.3. Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công
tác văn phòng công ty......................................................................................45
3.3.1. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ.................45
3.3.2. Phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin cần thiết..............................47
3.3.3. Xây dựng các phần mềm ứng dụng công ty..........................................48
Tiểu kết chương 3:...........................................................................................50
KẾT LUẬN........................................................................................................51
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................52


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông
tin trong văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà” là công trình nghiên cứu
của riêng cá nhân tôi dưới sự hướng dẫn của giảng viên hướng dẫn. Các nội
dung nghiên cứu, số liệu và kết quả trong báo cáo là hoàn toàn trung thực.
Những số liệu, bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được
thu thập từ nhiều nguồn khác nhau. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tôi
xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung nghiên cứu của mình.


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Stt
1
2
3
4

Từ viết tắt
TNHH
CNTT
CSDL
KQHĐKD

Nguyên nghĩa
Trách nhiệm hữu hạn
Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Kết quả hoạt động kinh doanh


LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thế kỷ 21 được coi là kỷ nguyên của Công nghệ thông tin. Chúng ta đang
chứng kiến một sự chuyển hướng với một tốc độ phi thường trên quy mô toàn
cầu của nền kinh tế và xã hội công nghiệp sang nền kinh tế và xã hội thông tin
và tri thức, trong đó thông tin và tri thức là yếu tố quan trọng mới, xếp ngang
hàng với các yếu tố về con người, tự nhiên và tài chính.
Năng lực xử lý và lưu trữ thông tin của từng cá nhân, của từng tổ chức…
ngày một gia tăng nhờ sử dụng máy tính và mạng máy tính - loại máy móc hỗ
trợ đắc lực con người trong các hoạt động lao động tri óc. Nhờ đó khả năng tính
toán khoa học kỹ thuật không ngừng được nâng cao. Tài nguyên thông tin được
khai thác một cách hiệu quả phục vụ với chất lượng cao sự phát triển sản xuất
hàng hoá, hoạt động kinh doanh, quản lý, giáo dục và các dịch vụ khác. Công
nghệ thông tin đã mang lại những biến đổi sâu sắc trong cách sống, cách suy
nghĩ của mỗi người, của toàn nhân loại. Công nghệ thông tin đang được ứng
dụng một cách sâu rộng trên mọi lĩnh vực hoạt động của con người.
Quản lý là lĩnh vực sử dụng Công nghệ thông tin nhiều nhất. Các bài toán
quản lý đòi hỏi phải xử lý một khối lượng thông tin khổng lồ nhằm khai thác
thông tin phục vụ các yêu cầu khác nhau như tìm kiếm, thống kê, in các biểu
bảng, … đặc biệt là hỗ trợ cho quá trình ra quyết định. Với sự trợ giúp của máy
tính mà việc thống kê lượng hàng hoá bán trong ngày, trong tháng được thực
hiện nhanh chóng, chính xác. Nhờ đó tổ chức kinh doanh có thể kịp thời ra
quyết định tăng hay giảm giá bán, thay đổi số lượng, chủng loại mặt hàng... cho
ngày hôm sau, tháng sau để đảm bảo việc kinh doanh có nhiều lợi nhuận hơn.
Ứng dụng công nghệ thông tin có sự đóng không nhỏ trong công tác văn
phòng cũng như trong lĩnh vực quản lý của các doanh nghiệp. Bộ phận văn
phòng giữ vị trí quan trọng ngoài việc tham mưu cho lãnh đạo đưa ra quyết định
đúng đắn, văn phòng là mắt xích quan trọng, là cánh tay đắc lực, là trái tim khối
óc cho người lãnh đạo, là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty với nhau. Vì
vậy công tác văn phòng được quan tâm đổi mới cho phù hợp với yêu cầu của
1


công việc cũng như vị trí, vai trò của nó qua mọi thời đại.
Với mong ước được trao đổi thêm kiến thức và ứng dụng những kiến thức
đã học trên giảng đường đại học vào thực tế, tôi đã chọn thực tập tại Công ty
TNHH Thiên Minh Hà. Qua bước đầu tìm hiểu, sự hướng dẫn chỉ đạo của giảng
viên hướng dẫn cùng với Khoa Văn phòng, các thầy cô giáo cùng với phương
pháp quan sát và thu nhập thông tin, tôi đã từng bước tiếp cận với thực tế và có
được những đánh giá hiểu biết sơ bộ về hoạt động của công ty nói chung cũng
như của văn phòng nói riêng. Qua đây tôi nhận thấy hoạt động của văn phòng
cần được quan tâm nhiều hơn nữa trong đó công tác ứng dụng công nghệ thông
tin vào công tác văn phòng cũng cần phải được thực hiện thật tốt sao cho phù
hợp với xu hướng phát triển chung của thế giới và góp phần .
Do thời gian có hạn tôi chỉ tập trung nghiên cứu vào việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty TNHH Thiên Minh Hà.
Qua đây tôi cũng xin đưa ra đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn
phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội” làm đề tài cho
báo cáo thực tập của tôi.
2. Lịch sử nghiên cứu
Vấn đề về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng đã thu hút được
sự quan tâm của nhiều nhà khoa học có nhiều giáo trình, sách, báo và các công
trình nghiên cứu khoa học của nhiều tác giả khác nhau:
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Làm rõ sự cần thiết, ý nghĩa của công tác văn phòng trong công ty.
- Phân tích thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong văn
phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà để thấy rõ được những điểm mạnh, điểm
yếu của việc ứng dụng công nghê thông tin trong văn phòng tại công ty.
- Đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thông
tin tại văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài cần tập trung giải quyết một số
nhiệm vụ sau:
2


- Hệ thống hóa một số lý luận cơ bản về việc ứng dụng công nghệ thông
tin tại văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội.
- Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phòng Công
ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội, từ đó đánh giá và phát hiện ra
những vấn đề cần phải giải quyết.
- Đề xuất giải pháp và khuyến nghị hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
công tác.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng
Công ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội.
+ Về không gian nghiên cứu: Báo cáo tập trung nghiên cứu về một số giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phòng
Công ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội.
+ Về thời gian: Báo cáo tập trung nghiên cứu trong giai đoạn 2014 đến nay.
+ Về nội dung nghiên cứu: Báo cáo đưa ra một số giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phòng Công ty TNHH
Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Ứng dụng công nghệ thông tin là một trong những nội dung được Công ty
TNHH Thiên Minh Hà quan tâm. Từ năm 2014 đến nay, công tác ứng dụng công
nghệ thông tin tại công ty đã có những chuyển biến tích cực bên cạnh đó cũng
không tránh khỏi những hạn chế nhất định.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu,
đề tài đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Sử dụng các phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp và so sánh.
- Phương pháp điều tra để thu thập thông tin, tư liệu từ các phòng ban của
công ty.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài lời cam đoan, lời nói đầu, mục lục, danh mục sơ đồ và các bảng,
3


danh mục từ viết tắt, mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, báo cáo có
nội dung kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn phòng.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT tại văn phòng Công ty TNHH
Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội.
Chương 3: Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng
dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty TNHH Thiên Minh Hà –
Thành phố Hà Nội.

4


NỘI DUNG
Chương 1:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Khái niệm văn phòng
Hiện nay văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi tổ
chức, doanh nghiệp. Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng:
- Theo nghĩa rộng văn phòng là bộ máy, bộ phận giúp việc cho lãnh đạo,
để chỉ đạo, điều hành công việc mà tổ chức hay doanh nghiệp đặt ra.
- Theo nghĩa hẹp văn phòng là bộ phận của công ty để quản lý công tác
công văn giấy tờ và công việc hành chính – quản trị của công ty.
Văn phòng là bộ máy của tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm thu nhập,
xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm
bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho cả tổ chức hay
doanh nghiệp đó.
1.2. Chức năng của văn phòng
1.2.1. Chức năng tham mưu
Đây được coi là một trong các chức năng chính của văn phòng. Bộ phận
văn phòng cần phải phối hợp với các bộ phận trong doanh nghiệp tham vấn, có ý
kiến đối với các vấn đề mà lãnh đạo đưa ra nhằm phục vụ cho việc ra quyết định
của lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Ta đã biết quyết
định là một quyết sách có ảnh hưởng đến sự sống còn hay sự tồn tại của một tổ
chức hay một doanh nghiệp. Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố
trong đó có yêu tố chủ quan (thuộc về yếu tố quản lý) bởi vậy muốn ra quyết
định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan
như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của người trợ giúp. Những ý
kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất nhằm
cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án, phán quyết kịp thời
và đúng đắn. Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho lãnh đạo,
quản lý công tác của văn phòng.
5


1.2.2. Chức năng tổng hợp
Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào,
đầu ra thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng là
đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo,
quản lý. Quá trình thu nhập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên
tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như
trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không
chỉ thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan
trọng đối với sự thành công hay thất bại của tổ chức hay doanh nghiệp (lợi thế
của thông tin). Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn
vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp với phát
triển của thời đại.
1.2.3. Chức năng hậu cần
Hoạt động của các tổ chức hay doanh nghiệp không thể thiếu các điều
kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…Những cái
đó thuộc về công việc hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho
mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi.
1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Trên cơ sở chức năng chung, cơ bản của mình văn phòng cần thực hiện
các nhiệm vụ chính
1.3.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của tổ chức
Mọi tổ chức ra đời và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân thủ
những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện duy trì hoạt
động. Nhưng ở mỗi tổ chức, doanh nghiệp khác nhau thì có điều kiện, cơ sở vật
chất cũng như tính chất công việc khác nhau nên mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều
phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Các công việc như: xây dựng hội họp,
lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát,
bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp là
thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn
phòng phải thực hiện khi doanh nghiệp được tổ chức và đi vào hoạt động.
6


1.3.2. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của tổ
chức, doanh nghiệp
Các tổ chức, doanh nghiệp đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông
qua chiến lược phát triển. Chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10 – 20 năm,
còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 3 năm, 1
năm, quý, tháng, tuần, ngày,... cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể, kế
hoạch của 1 đơn vị kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, tài
chính...Mỗi loại kế hoạch trên đều được giao cho một bộ phận chuyên trách và
xây dựng chỉ đạo thực hiện. Các bộ phận muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì
phải biến các khâu nối, các kế hoạch trên trở thành một hệ thống kế hoạch hoàn
chỉnh các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ cùng nhau hoạt động.
1.3.3. Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
Hoạt động của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần phải có những
yêu cầu tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị,
văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường..., những thông tin chỉ đạo: thông tin
phản hồi, thông tin thực thể, thông tin dự báo,.... Thông tin là nguồn, là căn cứ
để người lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh
đạo không thể tự thu nhập xử lý thông tin được mà cần phải có những người trợ
giúp trong lĩnh vực này gọi đó là văn phòng. Văn phòng được coi là “cổng gác
thông tin” của một tổ chức, doanh nghiệp vì tất cả các thông tin đến hay đi đều
được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.
1.3.4. Trợ giúp về văn bản
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.
Hiện nay nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng phương tiện này trong hoạt động
quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử
dụng văn bản điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản
lý về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội... phải tuân theo các quy định một cách
chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban
hành văn bản quan trọng liên quan tới hoạt động kinh tế - xã hội của đơn vị, tổ
chức như hợp động kinh tế, hợp đồng dân sự.
7


1.3.5. Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của tổ
chức, doanh nghiệp
Bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào muốn tồn tại hoạt động đều phải có các
yếu tố vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn
tại, vừa là vật trung gian gắn với môi trường, đồng thời còn là phương tiện
truyền dẫn các quá trình hoạt động của các tổ chức tới mục tiêu kinh tế - xã hội.
Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài chính mà các tổ chức, doanh nghiệp cần hoạt
động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các công cụ lao động, các phí cần thiết
mang tính thường xuyên, liên tục, quan trọng hơn là công nghệ thông tin các
phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ truyền tin.
1.3.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng
nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn
phòng cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức đảm bảo tính
thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên, cũng nhận thấy tính thống nhất đa dạng,
phong phú trong công tác văn phòng để bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất
yêu cầu nhiệm vụ đặt ra của công tác văn phòng. Không những thế trong thời
đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các tổ chức, doanh nghiệp phải hết sức cố
gắng theo kịp tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối
văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý
điều hành công việc.
1.3.7. Duy trì hoạt động thường xuyên của văn phòng
Văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong tất cả các lĩnh
vực. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo
tiếp nhận được mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng với hoạt động của tổ
chức, doanh nghiệp. Theo cách đó văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làm
việc trong giờ với hoạt động chung của phòng ban, còn một bộ phận (không
lớn) làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả những lúc ngừng hoạt động để đảm
bảo trật tự an ninh và thông tin trong suốt. Hoạt động thông tin của văn phòng
vừa gắn với hoạt động của lãnh đạo thông qua việc trợ giúp, tham mưu, vừa gắn
8


với các bộ phận khác bằng nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý
lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với hoạt động trên.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà tổ chức,
doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung. Tuy
nhiên còn tùy theo tính chất, đặc trưng của tổ chức, doanh nghiệp mà văn phòng
còn những nhiệm vụ cụ thể khác.
1.3. Những vấn đề về CNTT
1.3.1. Khái niệm
Công nghệ thông tin bao gồm tất cả các hoạt động và các công nghệ chứa
đựng các nội dung xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, từ việc thu nhập
lưu trữ, tìm kiếm truyền dẫn... đến sử dụng thông tin trong mọi lĩnh vực sản
xuất, kinh doanh và đời sống con người.
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương
tiện công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn
thông nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức khai thác sử dụng có
hiệu quả các nguồn tài nguyên phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt
động của con người và xã hội
Công nghệ thông tin là một khái niệm bao hàm các khoa học, công
nghiệp, phương tiện và máy móc nhằm thực hiện các quy trình thông tin trên cơ
sở tích hợp của ba lĩnh vực: công nghiệp điện tử, tin học và viễn thông. Công
nghệ thông tin đã trở thành lĩnh vực công nghệ bậc cao hàng đầu hiện nay trên
thế giới.
1.3.2. Một số khái niệm liên quan đến tin học
a) Phần cứng
Phần cứng (hardware) gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch,
bàn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầu
cuối, nguồn nuôi...Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức
độ thấp nhất tức là tín hiệu nhị phân
b) Phần mềm
Phần mềm (software) là các chương trình (program) điều khiển các hoạt
9


động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính
được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống (system software) và phần mềm ứng
dụng (application software)
Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các
công việc.
Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một
bài toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh
vực.
c) Internet
Internet là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công
cộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin
theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu (packet switching) dựa trên một giao thức liên
mạng đã được chuyển hóa (giao thức IP). Hệ thống này bao gồm hàng ngàn
mạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường
đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp
một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên internet.
Mạng máy tính mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng.
Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò
chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch
vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh
từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo.
Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ
thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu (word
wide web – www – được trình bày phần sau). Trái với một số cách được sử dụng
thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng
máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang..., còn mạng toàn cầu –
word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết
(hyperlink) và nó có thể sử dụng bằng cách truy cập internet.
Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không
dây, vệ tinh và điện thoại cầm tay.
10


d) Mạng máy tính
o Khái niệm
Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay network
system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông qua
các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax, tập
tin, dữ liệu...
Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể khởi
động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sự
điều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác.
 Các thành phần khác của mạng bao gồm:
Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể
là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng
nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di
động, PDA, tivi,...
Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó.
Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng
không dây).
Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực
thể.
 Mạng LAN
Lan (local area network) hay còn gọi là “mạng cục bộ” là mạng tư nhân
trong một tòa nhà, một khu vực (trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ
chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng và
nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm:
o Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km
o Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các
máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs, 1000 Mps
và gần 1 Gbps.
 Mạng WAN
WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng trong vùng
11


địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn
km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người
dùng.
Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ
(host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau bằng các
mạng truyền thông con (communication subnet) hay còn gọi là mạng con
(subnet). Nhiệm vụ của mạng còn là truyền tải thông điệp (massages) từ máy
chủ này sang máy chủ khác.
Mạng con thường có hai thành phần chính:
- Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel),
hay đường trung chuyển (trunk).
Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng để
nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy.
Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn (theo
thuật toán đã định) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi. Tên gọi của gói dữ liệu
này là nút chuyển gói (pack switching node) hay hệ thống trung chuyển
(intermedia system). Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “bộ chọn đường” hay
“bộ định tuyến” (router).
Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao,
dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định.
 Mạng toàn cầu – Word Wide Web
Word Wide Web, gọi tắt là web hay WWW, là một không gian tin toàn
cầu mà mọi người có thể truy cập (đọc và viết) qua các mạng máy tính nối mạng
internet. Nhưng web thực ra chỉ là một trong các dịch vụ trên internet, chẳng hạn
như dịch vụ thư điện tử (email).
Các tài liệu trên mạng toàn cầu – Word Wide Web được lưu trữ trong một
hệ thống siêu văn bản (hypertext), đặt tại các máy tính trong mạng internet.
Người dùng phải sử dụng một chương trình được gọi là trình duyệt Web (web
browser) để xem siêu văn bản. Chương trình này sẽ nhận thông tin tại ô địa chỉ
do người sử dụng yêu cầu (thông tin theo địa chỉ gọi là thông tin miền (domain
12


name), rồi sau đó chương trình sẽ tự động gửi thông tin đến máy chủ (web
server) và hiển thị trên màn hình người xem.
 Thư điện tử (email)
Thư điện tử hay email (electronic mail), đôi khi được hiển thị không chính
xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính.
Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu thông tin
(thư từ) có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển
qua mạng máy tính được biết là internet. Nó có thể chuyển thông tin tới một
máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc
Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thể
truyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh... và đặc biệt các phần
mềm như thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động
tương thích như tập HTML.
 Cơ sở dữ liệu – database
Cơ sở dữ liệu – database (CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ
thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này
thường được dùng trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được hiểu
rõ hơn dưới dạng một tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu
trên một thiết bị lưu trữ như băng hay đĩa. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng
một tập hợp các tệp tin từ hệ điều hành hay được lưu trữ trong một hệ quản trị
CSDL.
1.4. Tác động và ý nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng
Trước đây do CNTT chưa phát triển, mọi công việc phải sử dụng sức lao
động của con người là chính. Vì thế đôi khi công việc không được thực hiện
theo đúng tiến độ. Hiện nay cùng với sự phát triển của CNTT thì các hoạt động
trong công tác văn phòng cũng có những thay đổi đáng kể.
1.4.1. Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin
Trước đây, mọi thông tin đều được thu thập qua sách báo và phải sử dụng
hình thức viết tay để thu nhập thì ngày nay chúng ta có thể thu nhập thông tin
qua báo đài, internet... Việc thu nhập thông tin theo cách này vừa tiết kiệm thời
13


gian, chi phí, lại vừa chính xác và mang lại hiệu quả cao.
Sử dụng thư điện tử cho phép rất nhanh và gấp nhiều lần so với thường.
Hiện nay thư điện tử còn có thể gửi kèm theo hình ảnh, nhờ đó thông tin
thu nhập sẽ trở nên cụ thể, rõ ràng hơn.
1.4.2. Trong công tác soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính hiện nay chủ yếu sử dụng các
phần mềm trong bộ Microsoft offices,... Việc sử dụng các phần mềm này giúp
cho việc trình bày các văn bản được chính xác và theo một thể thức nhất định.
Ngoài ra các phần mềm này còn trang bị rất nhiều loại phông chữ đáp ứng yêu
cầu cụ thể của công việc.
1.4.3. Trong công tác lưu trữ
Trước đây, mọi hồ sơ đều được lưu trữ trong các tủ tài liệu bằng gỗ, thậm
chí là trong cặp đựng tài liệu. Vì thế các loại hồ sơ này rất dễ hư hỏng, mục nát.
Hiện nay, ngoài các cách lưu trữ trên thì các thông tin quan trọng được lưu trữ
trong máy tính, trong các tệp tài liệu đã được mã hóa. Như vậy các thông tin
luôn được bảo quản một cách tốt nhất, đảm bảo tính bí mật của thông tin.
1.4.4. Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo
Mọi thông tin về thời gian, địa điểm họp luôn được thông báo một cách cụ
thể thông qua các phương tiện như: máy fax, máy in, máy điện thoại, tin nhắn...
Nhờ đó các bộ phận có thể nhận thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng. Việc
trình bày báo cáo cũng như nội dung của cuộc họp được ứng dụng các phần
mềm như: Powerpoit, qua máy chiếu Projector... luôn mang lại hiệu quả nhờ sự
sinh động và cụ thể.
Tiểu kết chương 1:
Qua chương 1 người đọc cơ thể hiểu khái quát về lý thuyết công tác văn
phòng cũng như ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Ngoài
khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của ứng dụng CNTT trong văn phòng thì
không thể khổng nhắc đến vai trò đặc biệt quan trọng của CNTT trong tổ chức.
Đó còn là cơ sở để làm rõ thực trạng ứng dụng CNTT trong văn phòng tại Công
ty ở chương 2.
14


Chương 2:
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN
PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ – THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Khái quát về Công ty TNHH Thiên Minh Hà
2.1.1. Tên và địa chỉ của Công ty
Tên pháp định: CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ.
Tên viết bằng tiếng nước ngoài: THIEN MINH HA COMPANY
LIMITED.
Tên viết tắt: THIEN MINH HA CO, LTD.
Trụ sở chính: Tầng 1 số 25 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Nguyễn Du,
Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội.
Điện Thoại: 9740853

Fax: 9745289

Công ty TNHH Thiên Minh Hà được thành lập theo giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh số 0102081417 đăng ký ngày 18 tháng 1 năm 2012 do
phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.
Người đại diện pháp lý: Bà Nguyễn Thị Thu Hằng
Vốn đăng ký kinh doanh 20.000.000 tỷ đồng.
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh chính
- Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác;
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ;
- Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác;
- Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác;
- Vận tải hành khách đường bộ khác;
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.
Quy mô hoạt động của công ty: Công ty vừa
Với đội ngũ nhân viên và bậc thợ cao lành nghề trên 100 người, có xưởng
sơn và một garage sửa chữa cộng với máy móc, trang thiết bị hiện đại,
showroom trưng bày xe rộng 800m2 và xưởng đóng thùng, đại tu xe rộng trên
1500m2. Công ty đủ khả năng đáp ứng được các nhu cầu hiện nay của khách
hàng. Để phát triển và đứng vững trên thị trường, công ty đã liên tục phát triển
15


và mạnh dạn đầu tư xây dựng máy móc, trang thiết bị hiện đại, nguồn phụ tùng
nhập khẩu nhằm nâng cao chất lượng, mang lại uy tín cho công ty.
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
a) Chức năng
- Công ty TNHH Thiên Minh Hà là công ty TNHH với chức năng mua
bán, bảo dưỡng và sửa chữa xe ô tô con và xe du lịch, mua bán, thay thế phụ
tùng ô tô và các linh kiện phụ trợ.
- Mở tài khoản theo quy định của nhà nước.
- Xác định giá cả hợp lý theo thị trường đồng thời đảm bảo lợi nhuận
trong kinh doanh.
b) Nhiệm vụ
- Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích
hoạt động của công ty.
- Đảm bảo phát triển vốn, lợi nhuận trong quá trình kinh doanh.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước.
- Thực hiện phân phối theo lao động, chăm lo cải thiện đời sống vật chất,
tinh thần nâng cao trình độ văn hóa chuyên môn lẫn nghiệp vụ cho công nhân
viên.
2.1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Thiên Minh Hà chính thức đi vào hoạt động với mục tiêu
huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh về mua bán,
sửa chữa vận tải và các lĩnh vực khác nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, tạo
công ăn việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp cho ngân sách nhà nước
và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh.
Ngành nghề kinh doanh của công ty: Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có
động cơ khác; vận tải hàng hóa bằng đường bộ; bán phụ tùng và các bộ phận
phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác; bán buôn ô tô và xe có động cơ khác;
vận tải hành khách đường bộ khác; hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải
đường bộ.
Chiến lược kinh doanh của công ty luôn gắn với thị trường, làm phát huy
16


thế mạnh của bản thân công ty, giành ưu thế cạnh tranh. Hơn cả là chiến lược
phải cụ thể, có tính thực thi cao, phù hợp với hoàn cảnh thực tế của doanh
nghiệp ở từng giai đoạn, từng thời kỳ với mục đích đạt hiệu quả tối đa.
2.1.5. Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình phân quyền dọc. Đây là
cách thức tổ chức phổ biến nhất hiện nay. Với ưu điểm tổ chức hoạt động trực
tiếp, phân quyền theo các chức năng hoạt động, đây là mô hình thích hợp với
công ty có quy mô vừa như Thiên Minh Hà. Mặt khác, việc thực hiện này mang
lại sự quản lý trực tiếp về mọi mặt, giúp thông tin được cung cấp kịp thời tới nhà
quản lý. Công ty có quy định rõ ràng về trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của
các cấp quản lý tương ứng với cơ cấu tổ chức được giới thiệu trong Điều lệ công
ty. Theo đó, Ban Giám đốc là cơ quan quản lý cao nhất, thực hiện mọi quyền
hoạt động và kinh doanh của công ty. Ngoài ra, còn có các bộ phận khác với các
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định chi tiết và cụ thể theo Điều lệ
của công ty, và đúng theo quy định của Luật doanh nghiệp.
Cụ thể, công ty có 9 phòng ban với các chức năng khác nhau đều giúp
việc cho Ban Giám đốc, các phòng sẽ được phân công và phụ trách từng mảng
hoạt động khác nhau của công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty được biểu diễn
qua sơ đồ tổ chức như sau:

17


Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thiên Minh Hà –
Thành phố Hà Nội
BAN GIÁM ĐỐC
CÔNG TY

Giám đốc
Marketing

Giám đốc Tài
chính

Phòng
hành
chính
nhân sự

Phòng
Tài chính

Phòng
Kinh
doanh

Phòng Dự
án và Kế
hoạch
kinh
doanh

Giám đốc
Sản xuất

Phòng
Sản xuất
và Kiểm
tra chất
lượng

Phòng
cung cấp
và Xuất
nhập
khẩu

Phân
xưởng

Văn
phòng

(Nguồn: phòng HCNS)
2.2. Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty TNHH Thiên Minh Hà
2.2.1. Cơ cấu lao động theo giới tính
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động theo giới tính (đơn vị: người)
Năm
Năm 2014
Năm 2015
Năm 2016

Nam
82
115
158

Nữ
14
17
20

Tổng
96
132
178
(Nguồn: phòng HCNS)

Qua số liệu trên tác giả thấy:
Năm 2014:
Lao động nam có 82 người chiếm tỷ lệ 85,42% trên tổng số 96 lao động;
Lao động nữ có 14 người chiếm 14,58% trên tổng số 96 lao động;
18


Sự chênh lệch giữa giới tính khá lớn nam nhiều hơn nữ là 68 người
(70,84%). Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán ô tô, sản xuất ,
bảo dưỡng máy móc thiết bị nên nhu cầu tuyển dụng và cân bằng giới tính cũng
được kiểm soát theo kế hoạch của công ty trong mọi giai đoạn đều cần lao động
nam nhiều hơn. Vì thế cũng không ảnh hưởng gì đến hoạt động kinh doanh của
công ty.
Năm 2015:
Lao động nam có 115 người chiếm tỷ lệ 87,12% trên tổng số 132 lao động;
Lao động nữ có 17 người chiếm 12,88% trên tổng số 132 lao động; tỷ lệ
lao động nam vẫn hơn lao động nữ là 74,24% (98 người) trong năm 2015;
Tổng lao động năm 2015 là 132 người tăng 36 người so với năm 2014. Cụ
thể: Lao động nam tăng 33 người, lao động nữ tăng 03 người, tuy rằng lao động
nữ tăng không nhiều nhưng chất lượng lao động vẫn đảm bảo hoàn thành công
việc. Lao động nam tăng cao do tính chất công việc là lái xe mà nữ giới lại khó
có thể đảm nhận được.
Năm 2016:
Lao động nam có 158 người chiếm tỷ lệ 88,76% trên tổng số 178 lao động;
Có 20 người chiếm 11,24% số lao động nữ của công ty;
Tổng lao động năm 2016 là 178 người, tăng 46 người so với năm 2015 và
tăng 82 người so với năm 2014. Cụ thể:
Năm 2016: lao động nam tăng 43 người, lao động nữ tăng 03 người so với
năm 2015; lao động nam tăng 76 người, lao động nữ tăng 06 người so với năm
2014.
Như vậy tác giả thấy sự thay đổi lớn của năm 2016 và số lượng lao động
đã tăng dần theo từng năm, công ty cũng dự kiến sẽ tăng lao động theo từng năm
để phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty.

19


2.2.2. Cơ cấu lao động theo trình độ
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ (đơn vị: người)
Năm

Trên Đại

Năm 2014
Năm 2015
Năm 2016

học
18
25
25

Đại học

Cao đẳng,

Trung học

Tổng

22
38
48

Trung cấp
36
53
67

phổ thông
20
16
38

96
132
178

(Nguồn: phòng HCNS)
Qua số liệu trên tác giả nhận thấy:
Năm 2014:
Lao động có trình độ: trên Đại học chiếm 18,75% (18 người), Trung học
phổ thông chiếm 20,83% (20 người);
Thời gian này trình độ Cao đẳng, Trung cấp chiếm tỷ lệ cao nhất chiếm
37,5% (36 người), Đại học chiếm 22,92% (22 người), như vậy lao động công ty
có trình độ ở mức trung bình khá.
Năm 2015:
Lao động có trình độ: trên Đại học chiếm 18,94% (25 người), Trung học
phổ thông chiếm 12,12% (16 người);
Lao động có trình độ Đại học chiếm 28,79% (38 người) cao nhất và Cao
đẳng, Trung cấp chiếm 40,15% (53 người);
Như vậy, trình độ lao động chuyển biến rõ rệt, cũng phần nào cho thấy sự
phát triển không ngừng của công ty.
Năm 2016:
Lao động đạt trình độ trên Đại học chiếm 14,04% (25 người), Đại học
chiếm 26,97% (48 người), Cao đẳng, Trung cấp chiếm 37,64% (67 người) và
Trung học phổ thông chiếm 21,35% (38 người). Có thể nói công ty có lao động
trình độ cao. Trình độ của người lao động đang được công ty quan tâm đầu tư
hơn như công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Điều này cho thấy trình độ lao động ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh
doanh của công ty, vì thế lực lượng lao động tuyển vào được chọn lọc kỹ càng
20


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x