Tải bản đầy đủ

Phân tích tổng quan về quản trị dự án

PHÂN TÍCH TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Dự án và công việc dự án thường trái ngược với các qui trình. Qui trình mô tả những
hoạt động thường ngày của tổ chức, trong khi đó công việc dự án thì thường được dùng để
diễn tả những điều gì ngoài công việc hằng ngày. Tuy nhiên trong một vài lĩnh vực như xây
dựng, nghiên cứu và thiết kế phần mềm, công việc thường ngày là thực hiện dự án.
Dự án là gì? Dự án có rất nhiều định nghĩa khác nhau và rất khó để định nghĩa:
“Dự án là một tập hợp con người và các nguồn khác nhau tạm thời kết hợp lại để
đạt được một mục tiêu cụ thể nào đó, thông thường với với một chi phí và trong một thời
gian cố định. Dự án thường kết hợp với các sản phẩm hoặc quy trình đang được thực hiện
lần đầu tiên hoặc thủ tục được biết đến đang được thay đổi.”
Graham(1985) pp.1-2( quoted in Buchanan and Boddy)

“Hình thức đơn giản nhất của dự án là một nhiệm vụ riêng biệt với các mục tiêu
được xác định thường bao gồm thời gian, giá thành và mục tiêu chất lượng. tất cả các dự
án phát triển thông qua một chuỗi "vòng đời" tương tự nhau, trong thời gian đó những
điểm bắt đầu và những điểm kết thúc được ghi nhận. Thêm vào đó các mục tiêu của dự án
có thể được xác định bằng nhiều cách, thí dụ như; tài chính, xã hội và kinh tế, điều quan
trọng là các mục tiêu được xác định và hạn chế của dự án”
AMP(1993) p.11


Các đặc điểm của dự án:
-Dự án là nhiệm vụ duy nhất: mỗi dự án sẽ khác khác nhau ở một vài khía cạnh
-Dự án có các mục tiêu cụ thể để đạt được.
-Dự án cần các nguồn lực.
-Dự án cần ngân sách.
-Dự án cần tiến độ.
-Dự án cần sự nổ lực của mọi người.


-Áp dụng việc đo lường chất lượng.
Quản trị dự án là gì?
Quản trị dự án là một nhóm các nguyên tắc, phương pháp, và kỹ thuật mà mọi người áp dụng
nhằm vạch kế hoạch, thực hiên, kiểm soát các công việc dự án một cách hiệu quả. Mục tiêu
của quản trị dự án là tối ưu hóa chi phí, thời gian và chất lượng dự án.

Cấu trúc tổ chức liên quan đến dự án: có ba loại cấu trúc, mỗi loại có những thuận
lợi và bất lợi riêng
Cấu trúc tổ chức theo chức năng:

Page 2


Thuận lợi: Sự hiểu rõ đội nhóm, các hệ thống hành chính đã được thiết lập, sự sẳn có
nhân viên, hiệu quả lên kế hoạch, thẩm quyền rõ ràng.
Bất lợi: Cấu trúc nầy dự án bị cô lập, các guồn lực bị giới hạn, các qui trình quan liêu, thiếu
trọng tâm dự án, chỉ tập trung vào các phòng ban
Cấu trúc tổ chức theo dự án:

Page 3


Thuận lợi: Thẩm quyền trong dự án rõ ràng, truyền thông trong dự án được đơn giản
hóa, tiếp cận chuyên môn đặc biệt, tập trung ưu tiên vào dự án.
Bất lợi: Tăng nỗ lực gấp đôi, động lực và sự trung thành không rõ nét, sự ganh đua trong nội
bộ công ty.
Cấu trúc ma trận:

Page 4



Thuận lợi: Trọng tâm dự án rõ ràng, bố trí nhân lực linh hoạt, khả năng thích ứng với
các kỹ năng và nhu cầu quản lý, các cơ hội phát triễn nhân viên, khả năng thích ứng với những
thay đổi trong kinh doanh.
Bất lợi: Các xung đột nội bộ, sự phản kháng đối với sự kết thúc, các mối quan hệ thẩm
quyền và mệnh lệnh phức tạp, các hệ thống ghi nhận đóng góp của nhân viên phức tạp.
Các bên liên quan đến dự án: Ngoài quản lý dự án, thành viên đội dự án còn có một số lượng
lớn người có liên quan đến dự án bằng cách nầy hay cách khác.
Nhà tài trợ (Sponsor): là người cung cấp các nguồn lực cho dự án.
Người chủ trương, đề xuất dự án( Champion): là người đề xuất dự án.
Người sử dụng(client): là người hoặc tổ chức sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm của dự án.
Người sử dụng có thể là nhà tài trợ hoặc nhà đề xuất dự án.
Khách hàng(customer): giống như người sử dụng(client). Nghĩa chung nhất là người
mua dự án, những người quan tâm đến dự án.
Page 5


Chủ dự án( Owner):Mặc dù xuất hiện trong Boddy Buchanan(1992) nhưng thuật ngữ
nầy ít được sử dụng. Nó có nghĩa giống như Client và Customer.
Các bên liên quan khác(Stakeholder): Những người không trực tiếp liên quan đến dự án
tuy nhiên quan tâm và ảnh hưởng đến sự hoàn thành và thành công của dự án . Có thể
liên quan trực tiếp đến dự án và cũng có thể không.
Để có thể hiểu được các kỹ năng cần thiết cho nhà quản trị dự án, ta xem xét vai trò
của nhà quản trị dự án:
Vị trí của nhà quản trị dự án trong sự phát triển của doanh nghiệp:

Page 6


Vai trò của nhà quản trị dự án: Hoạch định- Tổ chức- kết hợp(integration)- Kiểm soátLãnh đạo- Ra quyết định- Truyền thông- xây dựng môi trường hỗ trợ dự án:
Vai troø trong hoaïch ñònh:
 Lập kế hoạch các công việc cần làm.
 Thiết lập mục tiêu dự án và các yêu cầu cần thực hiện.
 Phối hợp cùng với các chuyên gia để hoạch định và ước tính chi phí.
 Xác định những sự kiện quan trọng của dự án.
 Dự trù các tình huống bất ngờ.
 Tránh thay đổi kế hoạch, trừ trường hợp cần thiết.
 Chuẩn bị hợp đồng qui định đúng giữa các bên.
 Truyền đạt lại kế hoạch dự án, xác định trách nhiệm mỗi cá nhân, thời gian và chi phí
thực hiện

Page 7


 Thực hiện theo kế hoạch
Vai trò trong tổ chức:
 Tổ chức thực hiện dự án theo cơng việc u cầu nhằm thỏa mãn khách hàng.
 Phân chia( break down) dự án thành những cơng việc cụ thể có thể đo lường được.
 Thiết lập tiến độ dự án.
 Xác định các nguồn lực của dự án : Tiền- Nhân lực- Trang thiết bì- Điều phối, quản lý
thời gian
 Thiết lập sơ đồ tổ chức cho mỗi dự án, trong đó cần chỉ ra ai làm gì.
 Xác định quyềnvà trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia dự án.
 Quản lý các bên có liên quan đến dự án.
 Động viên nhóm thực hiện dự án.
Vai trò trong phân công- lãnh đạo
 Xác định rõ ràng các cơng việc cần thực hiện và lựa chọn người thực hiện.
 Thực hiện buổi họp giới thiệu mục tiêu của dự án cho các thành viêncủa dự án từ lúc
bắt đầu dự án.
 Giải thích rõ ràng với các thành viên về cơng việc của họ.
 Làm cho các thành viên hiễu rõ và đồng ý với u cầu của dự án về chất lượng, kinh
phí và thời gian thực hiện.
Vai trò trong hướng dẫn- xây dựng mơi trường hỗ trợ dự án:
 QLDA phải đủ năng lực để phối hợp các lĩnh vực quan trọng của dự án.
 QLDA phải thể hiện mối quan tâm và sự nhiệt tình thực hiện dự án.
 Tạo cơ hội cho mọi người có thể tiếp cận được, cơng khai các vấn đề và giải quyết vấn
đề theo quan điểm cùng hợp tác.
Page 8


 Phân tích và khám phá các vấn đề kịp thời để sớm tìm được cách giải quyết.
 Cung cấp các tài ngun cần thiết để thực hiện cơng việc và hồn thành dự án.
 Nhận thức được tầm quan trọng của các thành viên, ngợi khen họ khi cơng việc được
thực hiện tốt, hướng dẫn họ khắc phục sai lầm và xây dựng một nguồn nhân lực có hiệu
quả.
Vai trò trong kiểm sốt:
 Quản lý giai đoạn bắt đầu:
 Kiểm tra và quản lý: Các yếu tố của quản lý dự án, đo lường tình trạng dự án.
 Kiểm tra và quản lý giá thành:
 Duy trì tiến độ dự án:
 Quản lý chất lượng và sự thay đổi: duy trì chất lượng, ngun nhân và kết quả của sự
thay đổi, quản lý tình trạng dự án.
 Thường xuyên ghi nhận và theo dõi quá trình thực hiện các
công việc trong thực tế và theo kế hoạch.
 Duy trì một biểu đồ bảng tính để so sánh chi phí và thời
gian thực hiện công việc trong thực tế và theo kế hoạch.
 Ghi nhận lại các cuộc họp, các cuộc nói chuyện bằng điện thoại, và các cuộc trao đổi
thỏa thuận hợp đồng.
 Đảm bảo là mọi người được thông tin đầy đủ về tình hình
thực hiện dự án.
Vai trò truyền thơng: các bên liên quan( stakeholders). Những người khơng trực tiếp
liên quan đến dự án tuy nhiên quan tâm và ảnh hưởng đến sự hồn thành và thành cơng của dự
án, nên các thơng tin của dự án phải được đảm bảo được thơng tin kịp thời đến họ.
 Xác định các bên có liên quan đến dự án:
Page 9


 Các thơng tin về dự án: sự thay đổi, tiến độ…vv..phải được gửi đến nơi cần thơng tin
đó.
 Tổ chức như là một mạng truyền thơng để đảm bảo việc nhận và truyền đi các thơng tin
về dự án.
 Đảm bảo là mọi người được thông tin đầy đủ về tình hình
thực hiện dự án.

 Thơng tin kinh nghiệm;
 Thơng tin dự án hiện thời:
 Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thơng tin hỗ trợ:

Page 10


Vai trò kết hợp( điều hành dự án) : Đây là vai trò quan trọng và khó khăn trong dự
án. Mỗi dự án là một hệ thống bao gồm các phần quan hệ và kết nối với nhau. Để kết hợp
thành công dự án cần thực hiện quản lý các lĩnh vực: Quản lý tổng hợp- Quản lý phạm viQuản lý thời gian dự án- Quản lý chi phí- Quản lý chất lượng- Quản lý nhân lực- Quản lý thời
gian- Quản lý thông tin dự án- Quản lý rủi ro- Quản lý hồ sơ dự án:
 Dự án bắt đầu đúng mục tiêu đề ra( on the right foot)
 Hoạch định cho việc kết hợp các yếu tố trong dự án
 Phát triển các cấu trúc phân chia công việc kết hợp, tiến độ, ngân sách
 Phát triển việc kiểm soát dự án được kết hợp.
 Quản lý xung đột:
 Dẹp bỏ những cản trở trong công việc.
 Sắp xếp thứ tự ưu tiên nhiệm vụ, công việc:

Page 11


 Tạo điều kiện thuận lợi chuyển giao dự án cho tổ chức:
 Thiết lập mối liên lạc truyền thông:
Vai trò ra quyết định: Ra quyết định trong dự án phần lớn phụ thuộc vào các yếu tố,
sự không chắc chắn trong kinh doanh, sự phức tạp trong kinh doanh, các giải pháp thay thế
có sẳn…vv.
Để đáp ứng được vai trò của quản trị dự án như đã nêu trên, và quản lý được : sự phối
hợp, quản lý phạm vi, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý nguồn
nhân lực, quản lý truyền thông, quản lý rủi ro, quản lý mua sắm. Nhà quản trị dự án cần có
các kỹ năng sau: Các kỹ năng con người, Kỹ năng dự án, Kỹ năng kết hợp, điều phối các
nguồn lực dự án, các kỹ năng kỹ thuật, kiến thức về tổ chức, và các kỹ năng khác.

1) Kỹ năng con người: bao gồm kỹ năng lãnh đạo (tư duy, tổ chức và chuyên môn)kỹ năng giao tiếp
Các nhà quản lý dự án cần sử dụng sự ảnh hưởng và sự thuyết phục hơn là sử dụng
thẩm quyền trực tiếp, đồng thời cũng cần biết khi nào sử dụng thì sử dụng mỗi phương
thức đó để phát huy quyền hạn của người quản lý dự án. Tuyển dụng, phân công giao việc
hợp lý, hiểu được tính của nhân viên, tổ chức một đội dự án làm việc hiệu quả, có kỹ năng
làm việc nhóm, tạo ra động lực làm việc cho tổ chức. Tạo vai trò hướng dẫn và xây dựng
Page 12


môi trường làm việc hỗ trợ lẫn nhau. Có kỹ năng về quản lý nguồn nhân lực, chìa khóa
thành công của mọi tổ chức
Ngoài ra nhà quản trị dự án cần phải là một người giỏi giao tiếp và có các kỹ năng
quản lý xung đột và quản lý sự thay đổi.
2) Kỹ năng dự án:
Kỹ năng quản trị dự án là quan trọng vì những kỹ năng nầy là chìa khóa để hoàn
thành tốt dự án xét về góc độ thời gian, ngân quỹ và mục tiêu. Nhà quản lý dự án phải dự đoán
được các chi phí và chuẩn bị các lịch trình khả thi và các kế hoạch nhân sách hợp lý. Không
thể giao việc quản lý dự án cho người không có kỹ năng về dự án và chưa từng có kinh
nghiệm về việc nầy.

3) Kỹ năng kết hợp:
Là một trong những nhiệm vụ chủ chốt của một nhà quản lý dự án là điều phối
nhiều thành phần dự án. Dự án có mục tiêu, phạm vi, ngân sách và thời gian hoàn thành, các
nguồn nhân lực khác nhau. Nhà quản trị dự án phải có kỹ năng kết hợp và điều phối các nguồn
lực trên sao cho hoạt động một cách hiệu quả. Ngoài ra còn có các bên liên quan, nhà tài trợ,
khách hàng, doanh nghiệp …vv.. những người quan tâm đến dự án, có thể ảnh hưởng đến kết
quả của dự án. Nhà quản lý dự án phải biết kết hợp, điều phối những yếu tố trên để dự án được
thực hiện một cách tốt nhất.
Page 13


4) Kỹ năng kỹ thuật:
Nhà quản lý dự án phải hiểu những hạng mục nào cần được thực hiện về mặc kỹ
thuật, nhưng sẽ không hiểu sâu sắc như các chuyên gia về vấn đề nầy đang thực hiện dự án.
Tuy nhiên nhà quản lý dự án phải biết có những khó khăn hoặc cạm bẫy tiềm ẩn hay không.
Bên cạnh đó, xu hướng phát triển hiện nay là áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý (MIS)
nên người quản lý dự án phải biết được vấn đề nầy.
5) kiến thức về tổ chức:
Nhà quản lý dự án phải hiểu các yếu tố của tổ chức như: hành vi tổ chức, các chính
sách và xu thế chính trị
Hiểu được hành vi cá nhân: tiểu sử, khả năng và tính cách có ảnh hưởng đến tổ chức.
Hiểu được nhận thức, thái độ, giá trị và sự hài lòng trong công việc của cá nhân để động
viên người lao động thích hợp.
Hiểu được hành vi nhóm: Cấu trúc nhóm, nguồn lực thành viên nhóm, qui trình làm
việc nhóm. Hiểu truyền thông nhóm và tổ chức, ra quyết định nhóm. Nắm được nghệ
thuật lãnh đạo, quyền lực và mâu thuẫn.
Hiểu được hành vi tổ chức: cơ cấu tổ chức, xây dựng duy trì văn hóa tổ chức.
6) Các kỹ năng khác:
Tùy theo loại dự án mà cần thêm một số kỹ năng cần thiết như: Sự phân tích kinh tế
và tính khả thi của dự án. Kỹ năng dự đoán xu hướng tương lai..vv.
Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm mạnh nhất của anh chị? Nêu chi tiết, kèm
theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng nầy là đểm mạnh nhất của anh/chị
Kỹ năng kỹ thuật:Tôi là một kỹ sư xây dựng được đào tạo hoàn toàn thiên về kỹ
thuật, được đào tạo rất tốt về kỹ thuật xây dựng. Từ lúc tốt nghiệp đại học tôi đã phụ trách các
phần kỹ thuật chính của các dự án xây dựng. Sau 3 năm( 1993) tôi đã là quản lý dự án nhà cao
tầng do nước ngoài đầu tư, lúc bấy giờ tại thành phố Hồ chí Minh chỉ có vài dự án xây dựng
lớn cao hơn 12 tầng. Kỹ thuật xây dựng của các doanh nghiệp Việt Nam lúc bấy giờ còn thấp,
Page 14


nhờ làm việc với nhà thầu chính Singapore tai dự án Equatorial hotel năm 1991-1993, tôi đã
tích lũy được một số kinh nghiệm kỹ thuật cộng với kiến thức đã được học trong trường đại
học tôi có được một kỹ năng về kỹ thuật rất tốt và đến nay tôi đã thực hiện thành công hơn 15
dự án xây dựng lớn.
Kỹ năng dự án: Khi quản lý dự án lần đầu tiên tôi chưa được trang bị kiến thức về
quản lý dự án, chỉ làm theo bản năng và kiến thức mà mình có được. Sau một dự án tôi rút ra
được những kiến thức cần bổ sung khi làm quản lý dự án. Tôi mới bắt đầu học về quản lý dự
án, nó giúp ích cho tôi rất nhiều: bổ sung các kiến thức quản lý dự án mà tôi còn thiếu trước
đây, Hiểu rõ thêm các phương thức quản lý mà tôi đã thực hiện trước đây, bổ sung, làm mới
cách quản lý theo cách khoa học và bài bản hơn. Với gần 20 năm trong nghề xây dựng và hơn
15 năm quản lý dự án tôi tích lũy được cho mình rất nhiều kỹ năng quản lý dự án. Cộng với
một chút năng khiếu về quản lý dự án tôi tương đối thành công về mặt nầy. Năm 1996-1998
tôi được một trong những tập đoàn xây dựng hàng đầu của Nhật là Kajima corporation mời
làm quản lý dự án Mê Linh point tower tại số 02 Hồ Huấn nghiệp TP.HCM và sau đó tôi là
người phụ trách hầu hết các dự án lớn của doanh nghiệp (COSACO).
Kỹ năng phối hợp: Đây là kỹ năng hết sức quan trọng của người quản lý dự án, trong
dự án có rất nhiều nguồn lực, các yếu tố các bên có liên quan với nhau. Người quản lý dự án
phải biết quản lý, phối hợp, kết hợp các nguồn lực nầy sao cho nó hoạt động hiệu quả nhất,
hoàn thành dự án trên các phương diện thời gian, ngân sách, mục tiêu:
Trong dự án xây dựng tương đối lớn lúc cao điểm phải có trên 500 công nhân, hàng
chục kỹ sư, trên 10 nhà thầu phụ, hàng chục nhà cung cấp các bên liên quan như chủ đầu tư, tư
vấn giám sát, đơn vị thiết kế, chính quyền địa phương, các phòng thí nghiệm, tài chính, doanh
nghiệp của tôi…vv..Tôi phải sắp xếp, phối hợp các yếu tố trên để cho dự án hoạt động được
nhịp nhàng. Thời gian thực hiện công viêc, kết thúc công việc phải hết sức chặc chẽ, Vật tư
phải được cấp đúng tiến độ để phục vụ thi công, tài chính phải được chi trả hợp lý. Trình tự,
thứ tự ưu tiên của các công việc phải bố trí chính xác và sắp xếp khoa học thì hoạt động cùa dự
án mới trôi chảy. Hiện nay quản lý dự án được sự hỗ trợ bởi các phần mềm chuyên dụng
microsoft project, primavera, công việc quản lý có phần thuận lợi hơn tuy nhiên việc quản lý,
Page 15


kiểm soát công việc tại hiện trường đòi hỏi phải có nhiều kinh nghiệm, có quá nhiều nguồn lực
nhất là nhân lực: Mỗi người, mỗi nhà thầu phụ, nhà cung cấp đều có một khả năng và năng lực
khác nhau, không phải ai cũng có thể làm tốt các công việc được giao( đúng tiến độ, đúng chất
lượng).
Được đào tạo chuyên về kỹ thuật nên tính khoa học, tính logic, tư duy khá tốt cộng
với kinh nghiệm tích lũy dần qua các dự án. Tôi có một thế mạnh về kỹ năng phối hợp, điều
phối các nguồn lực hoạt động trong dự án để cho dự án đạt tiến độ, chất lượng với chi phí nhỏ
nhất.
Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm yếu nhất của anh chị? Nêu chi tiết, kèm
theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng nầy là đểm yếu nhất của anh/chị
Trong 6 kỹ năng của nhà quản lý dự án, 3 kỹ năng trên là thế mạnh còn lại 3 kỹ năng:
Kỹ năng con người, kiến thức về tổ chức, các kỹ năng khác chưa hẳn là điểm yếu tuy nhiên nó
có một số hạn chế đối với bản thân.
Các kỹ năng khác: Mỗi một dự án ngoài 5 kỹ năng trên sẽ cần một số kỹ năng đặc
thù riêng của nó. Do được đào tạo chuyên về kỹ thuật, tính chặc chẽ, rõ ràng, logic đã được
hình thành nên việc không xác định được loại kỹ năng nào cần sử dụng nên sẽ bị thụ đọng
trong việc xử lý công việc có liên quan đến nó.
Kiến thức về tổ chức: Đây là điểm yếu chung của các nhà quản lý tại Việt Nam.
Trước đây chưa được đào tạo về lĩnh vực nầy nên việc thực hiện việc tuyển dụng, bố trí nhân
sự trong tổ chức đều theo kinh nghiệm và thực tế công việc, chưa theo sách vở, khoa học .
Chưa nghiên cứu về hành vi cá nhân, hành vi nhóm, hành vì tổ chức . Động viên người lao
động chỉ là việc nâng cao chế độ lương, chưa có hình thức đánh giá năng lực nhân viên chính
xác và công bằng. Còn về văn hóa doanh nghiệp thì chưa quan tâm đến.
Do tổ chức chỉ quan tâm đến hiệu quả kinh tế trong kinh doanh nên mặc dù các kiến
thức về tổ chức được trang bị nhưng hầu như chưa hề áp dụng được.
Kỹ năng con người: Bao gồm kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng giao tiếp..vv. Đây không
hẳn là điểm yếu của bản thân: Kỹ năng lãnh đạo bao gồm chuyên môn, tư duy và tổ chức. Việc
Page 16


thực hiện thành công trên 15 dự án xây dựng lớn, tôi cho rằng bản thân không yếu về lĩnh vực
nầy. Tuy nhiên riêng kỹ năng giao tiếp thì có một số hạn chế: chỉ giao tiếp tốt trong nội bộ dự
án, các bên liên quan khác đối với dự án chưa có mối quan tâm nhiều trong giao tiếp.
Sử dụng 6 kỹ năng trên, anh/chị có thể làm gì để phát huy những kỹ năng mạnh
nhất và cải thiện các kỹ năng yếu nhất của anh chị?
Đã gần 20 năm làm trong lĩnh vực xây dựng và quản lý dự án xây dựng, tuy từng dự án
có một đặc điểm riêng của nó nhưng không khác biệt nhau nhiều lắm, sự nhàm chán do công
việc có tính lập đi lặp lại, việc hoàn thành tốt một dự án trở nên bình thường và động lực phấn
đấu không còn nữa . Nên điều đầu tiên muốn phát huy những kỹ năng mạnh và cải thiện các
kỹ năng yếu của bản thân thì phải xác định được mục tiêu cần đạt được và động lực để thực
hiện điều đó.
Kỹ năng được hình thành từ kiến thức và sự rèn luyện, trãi nghiệm thực tế nên để phát
huy các kỹ năng mạnh của bản thân là cần phải trao dồi cả hai khía cạnh nầy;
Kỹ năng kỹ thuật: Cần cập nhật thường xuyên kiến thức mới, các vấn đề kỹ thuật
trong xây dựng, cần thiết cải cách,cải tiến cách làm trước đây để công việc đạt hiệu quả cao
hơn. Dùng lý thuyết, kiến thức đã học kiểm nghiệm với thực tế công việc từ đó rút ra một qui
trình, một nguyên tắc làm việc cho bản thân.
Kỹ năng dự án: Tuy đã quản lý rất nhiều dự án xây dựng nhưng việc hoàn thành các
dự án ở những mức độ khác nhau. Việc áp dụng kiến thức đã học vào quản trị dự án chưa được
nhiều, nên đưa các kiến thức quản trị dự án vào thực tế nhiều hơn. Nguyên nhân là do phía
lãnh đạo doanh nghiệp chưa có kiến thức về quản trị dự án một cách chuyên nghiệp, nhóm
thực hiện dự án phần lớn là kỹ sư xây dựng rất ít người được đào tạo quản lý dự án.
Cần phải làm cho lãnh đạo quan tâm hơn về quản trị dự án một cách chuyên nghiệp, nhân sự
nhóm thực hiện dự án phải được trang bị kiến thức quản lý dự án. xu hướng hiện nay là áp
dụng công nghệ thông tin vào quản lý dự án( MIS: Management Information System), nên
mua phần mềm nầy hoặc thuê các hãng phầm mềm viết( Microsoft, Oracle…), nó sẽ giúp cho
việc quản lý dự án trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Page 17


Kỹ năng phối hợp: Trước đây việc lập kế hoạch, tiến độ, phối hợp các nguồn lực,
các hoạt động trong dự án với nhau là hết sức khó khăn, nó đòi hỏi người quản lý dự án có
kiến thức tổng hợp, điều phối, kết hợp các yếu tố lại thật tốt. Hiện nay phần nầy được hổ trợ
bởi các phần mềm như Microsoft project hay Primavera…nên việc lập kế hoạch về tiến độ,
điều phối các nguồn lực dễ dàng hơn. Điều quan tâm còn lại của người quản lý dự án là đưa
các kế hoạch nầy vào thực tế và kiểm soát nó. Để việc phối hợp được tốt thì các đối tác ( công
nhân, nhà thầu phụ, nhà cung cấp…vv) phải là những doanh nghiệp có đủ năng lực thực hiện
công việc của dự án như kế hoạch đề ra. Vì vậy việc đánh giá, chọn lựa đối tác là hết sức cần
thiết để nâng cao khả năng phối hợp.
Đối với các kỹ năng yếu như: Kỹ năng con người, kỹ năng tổ chức cũng cần phải trang
bị kiến thức và trãi nghiệm thực tế thì mới trở thành các kỹ năng mạnh:
Kỹ năng con người: cần khắc phục điểm hạn chế trong giao tiếp. Phải thiết lập kế
hoạch sẽ giao tiếp với ai cho từng dự án và sẽ trao đổi thông tin gì điều nầy sẽ góp phần nâng
kỹ năng giao tiếp lên.
Kỹ năng tổ chức: Bản thân đã được trang bị về kiến thức tổ chức nhưng do doanh
nghiệp chưa quan tâm đến điều nầy nên những kiến thức đã học không được rèn luyện trong
thực tế, vì vậy cần phải góp ý cho lãnh đạo, thuyết phục lãnh đạo doanh nghiệp cho họ thấy
được rằng các vấn đề tổ chức ảnh hưởng rất đến nguồn nhân lực, mà nguồn nhân lực hiện nay
rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Nếu có được trải nghiệm thực tế về tổ chức, kỹ năng
tổ chức yếu kém sẽ được khắc phục.
Các kỹ năng khác: Cần phải phán đoán, xác định được đối với một dự án ngoài 5 kỹ
năng trên người quản trị dự án cần thêm kỹ năng gì. Phải trang bị kiến thức nầy trước khi dự
án bắt đầu, khi trãi nghiệm cần có ghi nhận lại để làm bài học kinh nghiệm cho các dự án sau .
Tóm lại: Bất cứ một kỹ năng nào được hình thành nhanh hay chậm, bền vững hay lỏng
lẻo đều phụ thuộc vào khát khao, quyết tâm, năng lực tiếp nhận của chủ thể, cách luyện tập,
tính phức tạp của chính kỹ năng đó. Dù hình thành nhanh hay chậm thì kỹ năng cũng đều trải
qua:

Page 18


hình thành mục đích. Lúc này thường thì chủ thể tự mình trả lời câu hỏi “Tại sao tôi
phải sở hữu kỹ năng đó?”; “Sở hữu kỹ năng đó tôi có lợi gì?”
Lên kế hoạch để có kỹ năng đó. Thường cũng là tự làm. Cũng có những kế hoạch chi
tiết và cũng có những kế hoạch đơn giản như là “ngày mai tôi bắt đầu luyện kỹ năng đó”.
Cập nhật kiến thức / lý thuyết liên quan đến kỹ năng đó. Thông qua tài liệu, báo chí
hoặc buổi thuyết trình nào đó.
Luyện tập kỹ năng. Bạn có thể luyện tập ngay trong công việc, luyện với thày hoặc
tự mình luyện tập.
Ứng dụng và hiệu chỉnh. Để sở hữu thực sự một kỹ năng chúng ta phải ứng dụng nó
trong cuộc sống và công việc. Công việc và cuộc sống thì biến động không ngừng nên việc
hiệu chỉnh là quá trình diễn ra thường xuyên nhằm hướng tới việc hoàn thiện kỹ năng của
chúng ta. Một khi bạn hoàn thiện kỹ năng thì cũng có nghĩa là bạn đang hoàn thiện bản thân
mình.
…………………………….

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1) Bài giảng quản trị dự án-PGSM-Prof. SEAN T. NGO.
2) Project management- MIKE FIELD and LAUTIE KELLER.
3) Tài liệu bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng quản lý dự án xây dựng- ĐH Mở TP.HCMLưu Tường Văn
4) Ứng dụng IT trong quản trị dự án- Nguyễn Duy Long và Lưu Tường Văn.
5) Intergration: The essential function of project management- Linn C. Stuckenbruck.
6) Human resource Development- Jon M. Werner- Randy L. DeSimone.
Page 19


7) TS. Nguyễn Thành Hội- Nghệ thuật lãnh đạo-Viện quản trị doanh nghiệp.
8) TS. Nguyễn Thành Hội-Giao tiếp trong kinh doanh- Viện quản trị doanh nghiệp.
9) Hành vi tổ chức-Tạ thị Hồng Hạnh Đại học mở TP.HCM.

Page 20



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×