Tải bản đầy đủ

Bài giảng Quản lý dự án Chương 7

Quản lý truyền thông

Chương VII


Nội dung
1. Các hoạt động thiết yếu trong Quản lý truyền thông
a.
b.
c.
d.

Lập kế hoạch truyền thông.
Phân phối thông tin.
Báo cáo thực thi.
Quản lý Stakeholder.

2. Cải thiện truyền thông dự án
a.
b.
c.

d.

Phát triển kỹ năng truyền thông
Họp hiệu quả hơn
Dùng email hiệu quả
Dùng các mẫu trong truyền thông

QLDA

2


1.Các hoạt động thiết yếu trong Quản lý truyền thông

1.
2.
3.
4.

Lập kế hoạch truyền thông.
Phân phối thông tin.
Báo cáo thực thi.
Quản lý các Stakeholder.

QLDA

3


1.a. Lập kế hoạch Quản lý Truyền thông…
 Cần phải biết loại thông tin gì sẽ phân bổ cho stakeholder.
 Bằng cách phân tích giao tiếp với stakeholder, có thể tránh
lãng phí thời gian hay tiền bạc khi tạo hay phân phối thông tin
không cần thiết.
 Lược đồ tổ chức của dự án là điểm bắt đầu để nhận biết các
stakeholder nội bộ.
 Cũng phải để ý đến các stakeholder bên ngoài như khách
hàng, ban lãnh đạo khách hàng, nhà thầu phụ.

QLDA



4


…Lập kế hoạch Quản lý Truyền thông
 Tạo 1 số loại kế hoạch quản lý giao tiếp và kiểm tra
chúng với các stakeholder sớm sẽ giúp tránh hay giảm
được các vấn đề về giao tiếp sau này.
 Nếu tổ chức làm việc với nhiều dự án, việc xây dựng
quản lý giao tiếp trong các dự án một cách thống nhất sẽ
giúp tổ chức làm việc mượt mà hơn.
 Thông tin về nội dung của các giao tiếp dự án chủ yếu
nằm trong WBS.

QLDA

5


Nội dung của kế hoạch Quản lý truyền thông











Các yêu cầu về giao tiếp với stakeholder.
Thông tin được giao tiếp bao gồm định dạng, nội
dung và các mức chi tiết.
Ai sẽ nhận thông tin và ai sẽ tạo ra nó.
Các phương pháp và công nghệ được đề nghị để
truyền đạt thông tin.
Tần số giao tiếp.
Thủ tục điều chỉnh để giải quyết rắc rối.
Thủ tục kiểm tra nhằm cập nhật kế hoạch quản lý
giao tiếp.
Danh sách các thuật ngữ hay dùng.
QLDA

6


Bản Kế hoạch Quản lý Truyền thông
 Là 1 phần trong Bản Kế hoạch Dự án Tổng thể.
 Thay đổi theo yêu cầu của mỗi dự án, nhưng có một
số loại kế hoạch thì nên chuẩn bị trước.
 Đối với dự án nhỏ, bản Kế hoạch Quản lý Giao tiếp
có thể là 1 phần của bản hợp đồng làm việc của các
thành viên đội.

QLDA

7


Phân tích Truyền thông - stakeholder

QLDA

8


1.b. Phân phối thông tin
 Cung cấp thông tin cho đúng người vào đúng thời
điểm và đúng định dạng cũng quan trọng như tạo
thông tin.
 Các yếu tố quan trọng cần xét:
 Dùng công nghệ để cải tiến phân bố thông tin.
 Các phương pháp chính thức và không chính thức để
phân bố thông tin.

QLDA

9


Bảng lựa chọn môi trường

QLDA

10


Quan hệ giữa số người và số kênh thông tin

x

QLDA

11


Mạng truyền thông

QLDA

12


1.c. Báo cáo thực thi
 Dùng để thông báo cho stakeholder về việc tài
nguyên đã được sử dụng như thế nào
 Nhiều người dùng lẫn lộn giữa báo cáo thực thi và
báo cáo tình trạng (status report).

QLDA

13


Các loại báo cáo
 Báo cáo tình trạng (Status report): mô tả nơi mà
dự án đạt được tại 1 thời điểm nào đó. Cần phải xét
đến bộ ba ràng buộc.
 Bao nhiêu tiền đã bỏ ra đến thời điểm đó?
 Bao nhiêu lâu để làm xong 1 nhiệm vụ nào đó?
 Công việc có hoàn thành như kế hoạch không?

 Báo cáo diễn tiến (Progress report): mô tả đội dự
án đã hoàn thành cái gì trong khoảng 1 thời gian xác
định.
 Báo cáo dự báo (Forecast report): dự đoán tình
trạngvà tiến triển của dự án trong tương lai dựa vào
thông tin trước đó và khuynh hướng.
QLDA

14


1.d. Quản lý stakeholder

 Hai công cụ hỗ trợ: Ma trận Quản lý Kỳ vọng
(Expectation Management Matrix) và Nhật ký Phát
sinh (Issue Log).

QLDA

15


Ma trận Quản lý Kỳ vọng


Ma trận Quản lý Kỳ vọng


Lưới quyền lực và sự quan tâm

QLDA

18


2. Cải thiện truyền thông dự án
a.
b.
c.
d.

Phát triển kỹ năng truyền thông
Họp hiệu quả
Dùng email hiệu quả
Dùng các mẫu trong truyền thông

QLDA

19


2.a. Phát triển kỹ năng truyền thông
 Các công ty thường không chú ý đến tầm quan trọng
của phát triển kỹ năng nói, viết, và nghe.
 Dietitian Carol M. Coughlin (2000) phát biểu rằng
“người ta nhớ 10% những gì người ta đọc, 20%
những gì người ta nghe, 30% những gì người ta
thấy, và 70% những gì người ta thấy, nghe và đọc“.
 Môi trường truyền thông
 Bằng lời (verbal): bằng miệng (oral), bằng từ ngữ.
 Bằng hình ảnh (visual): biểu đồ, hình ảnh.
 Không bằng lời (nonverbal): hoạt động và hành vi.


Ngôn ngữ cơ thể…
1. Rào cản giữa bạn và người giao tiếp - khoanh tay.
2. Đăng nhập của sự hoài nghi - gãi cằm.
3. Sức khỏe tốt và thái độ tích cực - thể hiện tư thế
thẳng đứng.
4. Mệt mỏi - giảm tư thế.
5. Tức giận - siết chặt nắm tay.
6. Sự quyết đoán - chỉ ngón tay.
7. Chán nản - xoáy trôn ốc một bàn chân.
8. Che giấu điều gì đó - không có giao tiếp bằng mắt.

QLDA

21


…Ngôn ngữ cơ thể
9. Thách thức - tay lên hông.
10. Sự thống trị - ngồi ngược trên một cái ghế.
11. Tất cả mọi thứ trong tầm kiểm soát - ngón tay cái
trong vành đai hoặc quần.
12. Kỳ vọng - lòng bàn tay cọ xát.
13. Trung thực - lòng bàn tay mở thỉnh thoảng chạm vào
ngực.
14. Thiếu kiên nhẫn - trống ngón tay.
15. Mất an ninh - cắn móng tay.
16. Quan tâm đến một người nào đó hoặc một cái gì đó
- nghiêng đầu.
QLDA

22


2.b. Họp hiệu quả





Xác định định có nên tránh được buổi họp nào không
Xác định mục đích và kết quả đạt được của buổi họp
Xác định những người tham gia cuộc họp
Cung cấp chương trình họp cho người tham gia
trước buổi họp
 Chuẩn bị tài liệu và các hỗ trợ trực quan
 Tiến hành cuộc họp một cách chuyên nghiệp
 Xây dựng quan hệ


2.c. Dùng email hiệu quả










Bảo đảm email là phương tiện truyền thông hiệu quả
Bảo đảm gởi e-mail đến đúng người
Các đề trong email phải phù hợp
Giới hạn nội dung cho một chủ đề chính, càng rõ ràng và
súc tích càng tốt
Giới hạn số lượng và kích thước các tập tin đính kèm
Xóa các email không cần thiết, và không đọc email nếu lo
ngại có vấn đề
Bảo đảm luôn cập nhật phần mềm chống virút (virus)
Trả lời nhanh các email
Học cách sử dụng các tính năng hữu ích


Email
 Email rất nguy hiểm vì có thể gởi nhiều người và chỉ
bằng 1 cú nhấn nút send.
 Các bước cho email quan trọng:





Vài phút để thu thập ý.
Nghiên cứu một số sự kiện để hỗ trợ.
Chọn những từ đúng cho việc chuyển tải thông tin gởi.
Xác định thông tin gởi sẽ được xử lý bằng email điện
thoại hay với cá nhân.
 Nếu bạn viết nháp trong vội vã, đừng gởi nó cho đến
khi đọc lại ngày hôm sau. Cần thời gian cho nội dung
được tốt hơn.

QLDA

25


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×