Tải bản đầy đủ

Bài giảng Quản lý dự án Chương 4

Quản lý chi phí

Chương IV


Nội dung
1.
2.
3.
4.

Các khái niệm Quản lý chi phí
Ước lượng chi phí (Cost estimating)
Lập ngân sách chi phí (Cost budgeting)
Kiểm soát chi phí (Cost control)

QLDA

2



1. Các khái niệm Quản lý Chi phí
 Chi phí là tài nguyên được tiêu tốn hay được dự trù
trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao
đổi cái gì đó. Chi phí thường được đo bằng đơn vị
tiền tệ.
 Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy
trìnhnhằm đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong
sự cho phép của ngân sách.

QLDA

3


Qui trình quản lý chi phí
1. Ước lượng chi phí (estimating): ước tính chi phí
về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án.
2. Dự toán ngân sách (Cost budgeting): phân bổ
toàn bộ chi phí ước tính vào từng hạng mục công
việc để thiết lập một cơ sở cho việc đo lường việc
thực hiện.
3. Kiểm soát chi phí (Cost control): điều chỉnh thay
đổi chi phí cho dự án.

QLDA

4


Các thuật ngữ
 Lợi nhuận (Profit): thu nhập (revenue) – chi phí
(expense).
 Chi phí chu kỳ sống (Life cycle): chi phí dự án + cp
bảo trì.
 Phân tích luồng tiền mặt (Cash flow analysis): xác
định chi phí và thu nhập hằng năm.
 Các loại chi phí: Chi phí có thể là hữu hình hoặc vô
hình, trực tiếp hay gián tiếp.
 Chi phí đã dùng (Sunk cost) không phải là tiêu
chuẩn cho lưa chọn dự án.



QLDA

5


Phân tích luồng tiền mặt
 Cash flow analysis.
 Là phương pháp để xác định chi phí và thu nhập
ước tính hàng năm của 1 dự án và cho kết quả là
bảng luồng tiền mặt hàng năm (Annual cash flow).

QLDA

6


Chi phí/lợi nhuận hữu hình
 Tangible cost /benefit (chi phí /lợi nhuận hữu hình):
là các chi phí /lợi nhuận mà 1 công ty có thể dễ dàng
tính được bằng đô la.
 Ví dụ: nếu 1 công ty để nghiên cứu tính khả thi của dự
án nào đó mất 100.000 usd. Nếu chính phủ ước tính là
phải mất 150.000 usd để tự thực hiện nghiên cứu này.
Nếu nghiên cứu này được giao cho công ty thì chính
phủ sẽ lợi được 50.000 usd.

QLDA

7


Chi phí /lợi nhuận vô hình
 Intangible cost /benefit
 Là các chi phí /lợi nhuận khó có thể tính được bằng
tiền.
 Ví dụ: 1 vài người trong công ty sử dụng máy tính
của công ty trong giờ nghỉ để nghiên cứu 1 vài vấn
đề có liên quan đến dự án chỉ có thể xem là chi phí
vô hình. Thiện chí, uy tín, các tuyên bố chung để cải
thiện hiệu quả làm việc không thể tính cụ thể được
đó là lợi nhuận vô hình.

QLDA

8


Chi phí trực tiếp
 Direct cost
 Là các chi phí có thể liên quan trực tiếp đến việc tạo
ra các sản phẩm và dịch vụ của dự án. Kiểm soát
được Các chi phí này dễ kiểm soát
 Ví dụ: lương của người tham gia dự án, chi phí phần
cứng và phần mềm được đặt mua dành cho dự án là
các chi phí trực tiếp.

QLDA

9


Chi phí gián tiếp
 Indirect cost (chi phí gián tiếp): là chi phí không
liên quan trực tiếp đến sản phẩm hay dịch vụ của dự
án nhưng có liên quan gián tiếp đến việc thực thi dự
án. Chi phí này khó kiểm soát
 Ví dụ: chi phí điện, khăn giấy cho cả tòa nhà lớn có
hàng ngàn nhân viên làm việc cho nhiều dự án khác
nhau là chi phí gián tiếp.

QLDA

10


Chi phí đã dùng
 Sunk cost
 Là chi phí đã được chi dùng trong quá khứ (giống
như con tàu bị chìm không bao giờ có thể quay về
được).
 Ví dụ: công ty đã tiêu tốn 1 triệu USD vào dự án hệ
thống thông tin toàn cầu trong 3 năm qua nhưng chưa
bao giờ tạo ra được 1 kết quả nào. Hiện tại công ty
đang xem xét dự án gì nên đầu tư vào năm kế tiếp, nếu
có 1 ai đó đề nghị nên tiếp tục đầu tư vào dự án này vì
đã tốn cho dự án này $1 triệu. Người này đã sai lầm vì
đã dùng sunk cost như thừa số chính để chọn lựa dự
án

QLDA

11


Quỹ dự trữ
 Reserve
 Quỹ dự trữ là số tiền được tính gộp vào ước tính chi
phí để giảm bớt rủi ro chi phí khi gặp khó khăn trong
tương lai mà không dự đoán chắc chắn trước được.
 Quỹ dự trữ bất trắc (contingency reserve): được đưa
vào chi phí cơ bản
 Dành 20% doanh thu dành chi phí tuyển dụng và đào
tạo nhân viên IT nhằm đáp ứng yêu cầu mới.

 Quỹ dự trữ quản lý (management reserve)
 PM ốm trong 2 tuần, hay nhà cung cấp quan trọng
không làm ăn với tổ chức nữa.

QLDA

12


2. Ước lượng chi phí (Cost estimating)
 Liên quan đến việc tính xấp xỉ hay ước tính chi phí
tài nguyên cần thiết để hoàn tất dự án.
 Output của quy trình là các ước tính chi phí hoạt
động, các thay đổi yêu cầu, các sửa đổi vào bảng kế
hoạch quản lý chi phí
 Ba loại ước tính chi phí cơ bản:
 Độ lớn thô –ước lượng thô (ROM - rough order of
magnitude)
 Ước lượng ngân sách (Budgetary estimate)
 Ước lượng xác định (Definitive estimate)

QLDA

13


Ba loại ước tính

QLDA

14


Độ lớn thô
 Dùng để ước tính cho những gì mà dự án sẽ phải chi
phí cho nó.
 Loại ước tính này được thực hiện ngay từ đầu dự
án, thậm chí ngay trước khi dự án được bắt đầu
chính thức.
 PM và các lãnh đạo cấp cao dùng ước tính này để
chọn lựa dự án.
 Khung thời gian cho loại ước tính này thường là từ
ba hay nhiều năm hơn trước khi hoàn tất dự án.
 Độ chính xác là từ -25% đến +75%  chi phí thực
của dự án có thể là thấp hơn 25% hay cao hơn 75%
ROM.
QLDA

15


Ước tính ngân sách
 Được dùng để phân phối tiền theo ngân sách của tổ
chức.
 Nhiều tổ chức dự kiến ngân sách ít nhất là 2 năm
trong tương lai.
 Ước tính này được làm 1 hay 2 năm trước khi hoàn
tất dự án.
 Độ chính xác là từ -10% đến +25%

QLDA

16


Ước tính cuối
 Cung cấp một ước tính chính xác chi phí của dự án
 Loại ước tính này được dùng để ra các quyết định
đặt mua hàng
 Dự án liên quan đến việc mua 1000 máy tính từ nhà
cung cấp bên ngoài trong 3 tháng tới, cần phải có 1
ước tính xác định giúp đánh giá bảng kế hoạch của các
nhà cung cấp và cách trả tiền cho nhà cung cấp được
chọn.
 Ước tính này được làm 1 năm hay ít hơn trước khi kết
thúc dự án.
 Loại ước tính này chính xác nhất trong 3 loại ước tính.
 Độ chính xác thông thường là từ -5% đến +10%
QLDA

17


Hỗ trợ ước tính
 Các quy luật và giả thiết cơ bản được dùng để tạo
ước tính.
 Mô tả dự án (Phát biểu phạm vi, WBS,..).
 Các công cụ và kỹ thuật được dùng để ước tính.

QLDA

18


Công cụ và kỹ thuật ước tính






Ước tính tương tự (Analogous estimate )
Ước tính từ trên xuống dưới (Top-down estimate)
Ước tính từ dưới lên trên (Bottom up estimate)
Mô hình hóa tham số (Parametric modeling)
Mô hình chi phí xây dựng (Cocomo – Constructive
cost model)

QLDA

19


Ước tính tương tự
 Sử dụng con số chi phí thực sự của một dự án đã thực
hiện trước đây mà tương tự như dự án cần ước lượng,
và coi con số đó như lời góp ý của chuyên gia.
 Phương pháp này thì kết quả ước lượng thường thấp
hơn những phương pháp khác và độ chính xác cũng kém
hơn.
 Tuy nhiên, nó có độ tin tưởng và thuyết phục hơn khi ta
chia dự án ra từng phần và so sánh những phần đó với
dự án tương tự, sau đó tăng thêm hay giảm đi.
 Phương pháp này không hiệu quả, nếu phải ước lượng
những phần mềm, công nghệ, thiết bị mới.

QLDA

20


Ước tính từ trên xuống dưới
 Sử dụng các chi phí thực của một dự án tương tự
trước đó để ước tính cho chi phí của dự án hiện tại.
 Kỹ thuật này đòi hỏi việc đánh giá của chuyên gia và
ít tốn kém hơn nhưng cũng ít chính xác hơn các kỹ
thuật khác.

QLDA

21


Ước tính từ dưới lên trên
 Liên quan đến việc ước tính các nhiệm vụ hay hoạt
động riêng lẻ, rồi tính tổng lại để có chi phí toàn bộ.
 Nhờ tính từng nhiệm vụ riêng lẻ và kinh nghiệm của
các người đánh giá sẽ dẫn đến việc ước tính chính
xác hơn.
 Nếu có sẵn WBS, PM có thể phân công cho mỗi
người phụ trách ước tính chi phí cho công việc được
theo dõi của họ. PM sẽ cộng các chi phí này lại để
tạo ra ước tính chi phí ở mức cao hơn trong WBS và
cuối cùng cho cả dự án.
 Nhược điểm: thường tốn nhiều thời gian.

QLDA

22


Mô hình hóa tham số…
 Sử dụng các đặc tính của dự án trong mô hình toán
học để ước tính chi phí cho dự án.
 Mô hình này có thể ước tính chi phí đối với các dự
án phát triển phần mềm dựa vào các yếu tố như:
ngôn ngữ lập trình dùng trong dự án, trình độ chuyên
nghiệp của người lập trình, kích cỡ và độ phức tạp
của dữ liệu có liên quan,…
 Mô hình tham số có thể có độ tin cậy cao nhất khi
thông tin được dùng để tạo mô hình là chính xác,
các tham số có thể định lượng dễ dàng, và mô hình
dễ thích ứng với các kích cỡ khác nhau của dự án.

QLDA

23


…Mô hình hóa tham số
 Ví dụ: năm 1980, các kỹ sư của liên doanh McDonnell
Douglas đã xây dựng mô hình để ước tính chi phí cho
1 máy bay bằng cách dựa vào số liệu cũ trong CSDL
của họ. Mô hình bao gồm các thông số sau: loại máy
bay, nó bay nhanh thế nào, số lượng máy bay được
chế tạo, thời lượng để chế tạo, … Trái ngược với mô
hình phức tạp này, một số mô hình tham số khác liên
quan đến kinh nghiệm.

 Các mô hình tham số phức tạp thường được máy
tính hóa
 Mô hình tham số thông dụng là mô hình COCOMO

QLDA

24


Mô hình chi phí xây dựng
 Constructive Cost model (COCOMO).
 Được dùng để ước tính chi phí cho các dự án phát
triển phần mềm dựa vào các thông số như các dòng
mã nguồn (Source Line Of Code - SLOC) hay điểm
chức năng (function point).
 SLOC là số dòng mã do con người viết.

QLDA

25


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×