Tải bản đầy đủ

Kỹ năng quản lý thời gian đối với người làm event

Kỹ năng quản lý thời gian đối với người làm event
Nghề tổ chức sự kiện là một trong những nghề nhiều áp lực nhất, sẽ có lúc những
việc cần giải quyết chất chồng đến nỗi bạn muốn chết chìm trong biển công việc.
Rèn luyện cho mình kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả chính là một bí quyết tiên
quyết để thành công với nghề.
Để quản lý thời gian tốt nhằm giảm áp lực công việc chúng ta nên lưu ý các điểm
sau
- Xác định mục tiêu rõ ràng: Đề ra các mục tiêu chính mục tiêu phụ để từ đó có sự
sắp xếp ưu tiên đối với từng loại công việc. Ví dụ nếu đây là một Event nhắm vào
việc thu hút càng nhiều khách hàng càng tốt thì mục tiêu chính là thu hút nhiều
khách hàng, mục tiêu phụ là bán được hàng, từ đó ta mới xác định được những
việc cần ưu tiên làm theo trình tự ưu tiên đó
Chia nhỏ công việc để giải quyết và xác định công việc cần ưu tiên: Có những việc
cần phải làm trước nếu không sẽ gây đình trệ đến những công việc khác, bạn cần
phải sắp xếp theo thứ tự để ưu tiên giải quyết trước khi thời gian và nguồn lực có
hạn. Ví dụ bạn cần phải có tờ rơi trước 1 tuần diễn ra chương trình để kịp thực hiện
tuyên truyền phát tờ rơi tới tay khách mời thì phải tiến hành gấp việc thiết kế in ấn
tờ rơi trước khi lo các hạng mục khác như thiết kế phông sân khấu hay X - banner -
vốn chỉ cần có trước chương trình 1 tới 2 ngày là ổn.
Tự làm hay chuyển giao cho người khác: Vì quỹ thời gian có hạn, chúng ta sẽ
không làm được tất cả mọi việc cần làm vì vậy điều cần thiết là bạn phải san sẻ bớt

công việc cho người khác, mặc dù phải chấp nhận một điều là công việc sẽ không
đúng theo ý bạn. Nhưng sẽ thật là sai lầm và lãng phí nếu người trưởng dự án phải
dẹp hết công việc qua một bên, ngồi xếp từng gói quà trong khi việc anh ta/chị ta
cần làm là quản lý tiến độ chung để không có hạng mục nào, nhân sự nào đi trật
khỏi guồng máy.
Kiểm soát sự lãng phí thời gian: Hãy cân nhắc cách sắp xếp các công việc gây mất
thời gian cho bạn và đội ngũ của bạn để dành thời gian cho các công việc cần đầu
tư hơn. Ví dụ hãy dành việc phân loại thiệp mời và chuyển thiệp mời cho một vài
sinh viên cộng tác bán thời gian, và dành thời gian của bạn để giám sát chất lượng
thi công ngoài hiện trường.
Mất thời gian một lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần sau đó: Nhiều người nói rằng
họ không có thời gian để mà ngồi nghĩ ngợi, sắp xếp công việc, nhiều người khác
thà nhín ra một tiếng đồng hồ để làm một công việc nào đó còn hơn là phải bỏ vài
tiếng tập huấn cho người khác làm được việc đó và sau đó có thể mất thời gian để
sửa chữa nó. Nhưng nên nhớ:
 Dành thời gian để lên kế hoạch giải quyết các công việc sẽ tập cho bạn thói
quen làm việc khoa học về lâu về dài và vì vậy sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể
so với việc quay cuồng giữa mớ bòng bong suốt đời.
 Thà mất thời gian huấn luyện và sửa sai một lần cho ai đó, nhưng những
Event lần sau họ có thể đảm đương được nó thay cho bạn sẽ giúp bạn tiết
kiệm thời gian rất nhiều.

Chia nhỏ công việc và xác định các phần cần ưu tiên giải quyết để tránh bị rối
Hạn chế để công việc khác xen vào: Theo kế hoạch hôm nay bạn phải giải quyết
một số công việc như khảo sát địa điểm, duyệt layout thiết kế và họp phân công
công việc, nhưng đột xuất lại có công việc ngoài kế hoạch xen vào như là khách
hàng yêu cầu bạn cần đi gặp nhà tài trợ cùng họ, bạn lại phải dành thời gian cho nó
và làm bê trễ các công việc trong kế hoạch. Việc phát sinh các công việc ngoài dự
định là việc hết sức bình thường, nhưng tránh để mình bị cuốn theo nó mà đình trệ
kế hoạch riêng bằng cách tự đặt ra câu hỏi: Mức độ ưu tiên của công việc đó như
thế nào, có cần thiết phải chính mình làm hay ai khác, nếu dời vào lúc khác thì có
ảnh hưởng gì không...
Đừng để tồn tại cảm giác Deadline còn ở xa: Nhiều người làm nghề Event thường
có đặc tính ngần ngừ chờ đến gần hạn chót (deadline) mới thực hiện công việc
được phân công. Ví dụ thứ 4 này họ được giao hoàn thành proposal trước ngày thứ
2 tuần sau, thì họ không làm ngay mà đợi đến sát ngày đó mới làm, vì vậy kết quả
là họ làm ẩu vì không có thời gian hoặc thậm chí là trễ tiến độ. Việc này có nhiều
nguyên nhân, có thể do họ bận rộn quá, hoặc do tự tin vào năng lực của mình hoặc
đơn giản cho họ thích chần chừ, nhưng dù sao đó cũng là một tính xấu. Hãy dành
ngày dài tháng rộng để hoàn thành công việc đã được giao.
Sắp xếp bàn làm việc của bạn thật gọn gàng: Bàn làm việc bừa bộn là thói quen
của nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện. Thứ nhất nó sẽ tác động vào tâm lý, làm
cho bạn cảm thấy rất rối trong việc sắp xếp công việc, thứ hai là nó sẽ làm bạn mất
thời gian tìm kiếm những vật dụng, giấy tờ mình cần, chính vì vậy một người làm
event không nên để bàn làm việc của mình như một bãi rác.

Bàn làm việc bừa bộn của một nhân viên tổ chức sự kiện
Áp dụng những nguyên tác cơ bản trong việc quản lý thời gian hằng ngày – trong
mỗi dự án nói chung và trongg nghề event nói riêng ta thường sử dụng bản
timeline để quản lý tiến độ công việc thực hiện.
Timeline (tạm dịch là bản tiến độ công việc) – Một timeline hoàn chỉnh và có hiệu
quả sẽ giúp tiến độ công việc diễn ra một cách có trật tự và luôn chắc chắn rằng
người thực hiện công việc sẽ không để bất cứ một giai đoạn nào bị trễ hạn từ đó
gây ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến các công việc khác trong cùng một dự
án.

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×

×